Procedimiento de Requisición - Universidad Tecnológica de Nayarit

FECHA:
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE NAYARIT
CODIFICACIÓN: POCA-01/15
21/OCT/2016
PROCEDIMIENTO DE REQUISICIÓN DE COMPRAS Y/O
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TR
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LA
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SERVICIOS
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REQUISICIÓN DE COMPRAS Y/O SERVICIOS
RESPONSABLE DEL PROCESO
AUTORIZÓ
RESPONSABLE DEL ÁREA DE ADQUISICIONES Y CONTROL
PATRIMONIAL
REPRESENTANTE DE RECTORIA
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1-OBJETIVO
Efectuar las compras sin licitación y atender las solicitudes de servicios de las áreas de la UT de Nayarit, con la
finalidad de que las áreas cuenten con materiales de trabajo en tiempo y forma.
D
A
2-ALCANCE
Inicia con las solicitudes de compra por parte de las áreas y termina con la entrega de materiales y/o servicios
solicitados por dichas áreas.
LA
3-POLÍTICAS DE APLICACIÓN
El área de Adquisiciones y Control patrimonial, a través del área de Compras, debe mantener la lista de
proveedores actualizada A01POCA-01.

Los días de recepción de las requisiciones son cada lunes de la primera y tercera semana de cada mes,
en caso de ser día inhábil, este se recorre al día hábil siguiente; la requisición de compra debe entregarse
en original y dos copias.

Las áreas solicitantes deben llenar correctamente una requisición por concepto de papelería, material y
servicios.

Las áreas que necesiten copia de factura del material solicitado, deben marcarlo en el formato de
requisición de compra.

Sólo en casos justificados, se autorizan compras después del período de recepción señalado
anteriormente.

En caso de solicitarse una compra de una bien de primera adquisición, en el formato de requisiciones se
deben describir las características y alcances de la compra.

A partir de que la DAF autoriza las requisiciones de compra, se cuenta con un plazo de 21 días para
entregar el material y/o servicio solicitado por el área.

Todos los proveedores deben incorporarse a un padrón de proveedores y contar en su expediente con lo
establecido en el formato de requisitos, políticas y criterios de compra, misma que será local o foráneo
según sea el caso para cada uno de ellos.

Se evalúa a los proveedores semestralmente, dicha evaluación se aplica solo a los proveedores que se
les haya hecho por lo menos una compra en el periodo a evaluar R01POCA-01.

La adquisición de los documentos oficiales (acta de examen profesional, certificados y títulos
profesionales) lo realiza la Subdirección de Servicios Escolares en coordinación con el Abogado General a
través del Departamento de Adquisiciones y Control Patrimonial.

El área de Adquisiciones y Control Patrimonial debe enviar al área de Contabilidad las facturas y
requisiciones firmadas de recibido por cada área solicitante, para efectuar los pagos a los proveedores de
las compras generadas.
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Los servicios de mantenimiento de equipo informático, están a cargo del área correspondiente, y en caso
de requerir algún servicio de mantenimiento de equipo distinto al antes mencionado, se deberá solicitar a
través de requisición de compra del servicio de mantenimiento y seguir el procedimiento normal.

El área de Compras llevará a cabo las evaluaciones de satisfacción del cliente ó área solicitante cada
cuatrimestre, R03POCA-01.
LA
4-INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS Y/O PROCEDIMIENTOS
Todos los procesos y procedimientos del SGC.
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A

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O
5-TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Se deben tomar en cuenta todos los establecidos en la norma ISO 9000.
 DAF-Dirección de Administración y Finanzas.
 UT de Nayarit-Universidad Tecnológica de Nayarit.
 SGC-Sistema de Gestión de Calidad.
C
6-INSUMOS
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 Lista de Proveedores.
 Requisiciones de compras de las áreas.
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SERVICIOS
7-DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
ÁREA DE COMPRAS
AREA SOLICITANTE
DAF
INICIO
LA
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N
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O
Recibe requisiciones por parte del área
solicitante, sella de recibido, asigna no. de
folio y registra en el formato de
seguimiento de requisiciones.
5
N
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C
O
3
Concentra las requisiciones recibidas y
arma un paquete para firma y autorización
de DAF.
O
PI
A
Concentra las requisiciones autorizadas y
las registra en el formato de seguimiento
de requisiciones en el apartado
correspondiente.
6
C
Registra en el Seguimiento de
Requisiciones específica cuáles no fueron
autorizadas y el motivo.
7
Adquiere el producto y/o contrata el
servicio con ayuda de las áreas cuando
ésta se requiera, revisará el producto o
bien adquirido
9
8
Entrega materiales y/o servicios
solicitados por área.
D
A
1
Solicita al área de Compras el material y/o
servicio a través del formato de requisición
de la compra.
Recibe y firma de recibido, en el formato
original de requisición, y en el caso de que se
trate de equipo o mobiliario el resguardo
correspondiente.
FIN
4
Revisa, firma y autoriza requisiciones
de acuerdo al presupuesto
autorizado para cada rubro y regresa
a compras en un plazo no mayor a 5
días hábiles para suministrar
materiales y/o servicio requerido.
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RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y AUTORIDAD
FORMA O DOCUMENTO
1
Área Solicitante
INICIO.
Solicita al área de Compras el material y/o servicio
a través del formato de requisición de la compra.
A02POCA-01
2
Área de Compras
Recibe requisiciones por parte del área solicitante,
sella de recibido, asigna no. de folio y registra en el
formato de seguimiento de requisiciones.
3
Área de Compras
Concentra las requisiciones recibidas y arma un
paquete para firma y autorización de DAF.
Director de
Administración y
Finanzas
Revisa, firma y autoriza requisiciones de acuerdo
al presupuesto
autorizado para cada rubro y
regresa a compras en un plazo no mayor a 5 días
hábiles para suministrar materiales y/o servicio
requerido.
Área de Compras
Concentra las requisiciones recibidas de DAF,
registra en el formato de seguimiento de
requisiciones en el apartado correspondiente.
TR
O
LA
A04POCA-01
A02POCA-01
C
Registra en el seguimiento de requisiciones,
especifica cuáles no fueron autorizadas y el motivo
e informa al área correspondiente.
Área de Compras
Adquiere el producto y/o contrata el servicio con
ayuda de las áreas cuando ésta se requiera.
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9
C
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7
N
O
6
Área de Compras
PI
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5
O
N
4
D
A
ACT_No.
Área de Compras
Área Solicitante
Entrega materiales solicitados por área.
Recibe y firma de recibido, en el formato original
de requisición, y en el caso de que se trate de
equipo o mobiliario el resguardo correspondiente.
FIN.
A04POCA-01
A04POCA-01
A06POCA-01
A07POCA-01
R02POCA-01
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8-RESULTADOS
Suministro de material y servicios a las áreas solicitantes.
10-FORMATOS UTILIZADOS
N
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Evaluación a Proveedor, R01POCA-01.
Lista de Proveedores, A01POCA-01.
Requisición de Compras, A02POCA-01.
Seguimiento de requisiciones, A04POCA-01.
Requisitos, políticas y criterios de compra locales, A06POCA-01.
Requisitos, políticas y criterios de compra foráneos, A07POCA-01.
Orden de compra, R02POCA-01.
Encuesta de Satisfacción del cliente, R03POCA-01.
O








D
A
9-SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
Este procediendo se medirá analizando la eficiencia en el suministro de insumos a las áreas solicitadas.
Requisiciones Atendidas/Requisiciones Recibidas; y mediante la satisfacción del cliente.
C
11-INDICADORES
N
O
% de usuarios satisfechos = No. de usuarios Muy Satisfechos y Satisfechos
Total de usuarios encuestados
C
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PI
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Compras =
Total de Requisiciones Atendidas
Total de Requisiciones Recibidas
X 100
X 100