CÓDIGO: P-BS-09 PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES FECHA APROBACIÓN: 03 DE MAYO DE 2010 VERSIÓN: 3 PÁGINA: 1 DE 15 SEMOVIENTES REVISÓ PROFESIONAL UNIVERSITARIO AREA DE ALMACEN APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCION CÓDIGO: P-BS-09 PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES FECHA APROBACIÓN: 03 DE MAYO DE 2010 VERSIÓN: 3 PÁGINA: 2 DE 15 1. OBJETIVO Estandarizar las actividades realizadas por el Almacén Departamental para los movimientos de Semovientes a cargo de la Secretaría de Agricultura. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la recepción del informe de la Secretaría de Agricultura, en el que se registran nacimientos, valorización, muertes, hurto y venta de semovientes y finaliza con la actualización en el sistema de los movimientos presentados en dicho informe en stock y en servicio. 3. DEFINICIONES SEMOVIENTE: Bien que consiste en ganado de cualquier especie. NACIMIENTOS: Se presentan en el momento en que existan partos de semovientes a cargo de la Secretaría de Agricultura, dando inicio a la vida de nuevos animales, en el periodo de tiempo determinado. MUERTE: Se presenta en el momento en que se extinga el proceso homeostático del semoviente, finalizando su vida. HURTO: Se presenta cuando existe un apoderamiento ilegítimo de bienes ajenos, causando daño económico de lo hurtado. VENTA: Es el instrumento legal por el cual una persona dueña de un bien, cede su propiedad a quien lo compra a cambio de remuneración. 4. RESPONSABLE: Profesional universitario del Almacén Departamental. CÓDIGO: P-BS-09 FECHA APROBACIÓN: 03 DE MAYO DE 2010 PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES VERSIÓN: 3 PÁGINA: 3 DE 15 5. DESARROLLO No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA PUNTO DE CONTROL INICIO 1 Auxiliar administrativo Recepcionar mensualmente informe de semovientes de la Secretaría de Agricultura. El informe información Almacén? 2 Recepción informe Secretaria de Agricultura Informe mensual de Secretaría de Agricultura. SI cuenta con la requerida por 4 NO 3 Auxiliar administrativo Devolver el informe para que se agreguen los datos faltantes. Devolver informe NO Hubo nacimiento de semovientes en el mes? 4 7 SI 5 Auxiliar administrativo Realizar entrada al sistema de los nacimientos por nuevas existencias en stock, indicando costo y registro del animal. Realizar entrada al sistema Comprobante de entrada 6 Auxiliar administrativo Se realiza la salida del stock en el sistema, pasando el semoviente a servicio, cargándolo al funcionario encargado. Salida del sistema Comprobante de salida NO Se realizó compra semovientes en el mes? 7 de 10 SI 8 Auxiliar administrativo Realizar y registrar la entrada en el sistema por compra de bienes devolutivos. Realizar entrada al sistema Comprobante de entrada CÓDIGO: P-BS-09 FECHA APROBACIÓN: 03 DE MAYO DE 2010 PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES VERSIÓN: 3 PÁGINA: 4 DE 15 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 9 Auxiliar administrativo Registrar salida en el sistema por bienes en servicio, efectuando la salida de stock del semoviente. FLUJOGRAMA Registrar salida del sistema PUNTO DE CONTROL Comprobante de salida NO Se realizó venta de semovientes en el mes? 10 14 SI Auxiliar administrativo Verificar que se tengan los siguientes datos: género, plaqueta, recibo de caja y costo histórico y valorización del animal. 12 Auxiliar administrativo Realizar en el sistema el reintegro del semoviente a stock (en su costo histórico y valorización) a través de una entrada por devolución de bienes en servicio. 13 Auxiliar administrativo Registrar en el sistema la salida por venta afectando el costo histórico y la valorización acumulada del animal 11 Verificar datos Documentos Realizar reintegro al sistema Registrar salida en el sistema Comprobante de entrada Comprobante de salida NO 14 Hubo muerte de animales? 17 SI 15 Auxiliar Administrativo Realizar la entrada del animal al stock por devoluciones al servicio (costo histórico y valorización). 16 Auxiliar Administrativo Realizar salida por merma en el sistema, indicando plaqueta y costo histórico del animal y valorización. Realizar entrada Realizar salida NO 17 Se presentó robo de animales en el mes? 20 SI Comprobante de entrada Comprobante de salida CÓDIGO: P-BS-09 FECHA APROBACIÓN: 03 DE MAYO DE 2010 PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES VERSIÓN: 3 PÁGINA: 5 DE 15 FLUJOGRAMA PUNTO DE CONTROL No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 18 Auxiliar Administrativo Realizar la entrada del animal al stock por devoluciones al servicio (costo histórico y valorización). Realizar entrada Comprobante de entrada 19 Auxiliar Administrativo Registrar salida por hurto de los animales en el sistema por el valor histórico y la valorización. Realizar salida Comprobante de salida NO 20 Hay que realizar inventarios? 37 SI 21 Contador y Profesional Universitario Planear la realización del inventario físico (fecha, duración, equipo de trabajo, herramientas necesarias, etc.). 22 Auxiliar Administrativo Contador y Profesional Universitario Realizar corte en el sistema y efectuar el conteo de los animales registrando el peso e identificando la valorización del animal. Realizar corte en el sistema Reporte 23 Auxiliar Administrativo Confrontar los datos del sistema con lo encontrado en campo. Confrontar datos Reporte Hubo valorización semovientes? 24 de Planear realización de inventarios Plan de trabajo NO los 26 SI 25 Auxiliar Administrativo Registrar una entrada al sistema por mejora del bien (semoviente) en servicio cargando la valorización a la plaqueta correspondiente. Hubo desvalorización semovientes? 26 Registrar entrada Comprobante de entrada NO de 31 SI 27 Auxiliar Administrativo Realizar el reintegro del semoviente a stock por entrada devolutivos del servicio por el costo histórico más la valorización que lleve hasta ese momento. Realizar reintegro Comprobante de entrada CÓDIGO: P-BS-09 FECHA APROBACIÓN: 03 DE MAYO DE 2010 PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES VERSIÓN: 3 PÁGINA: 6 DE 15 FLUJOGRAMA PUNTO DE CONTROL No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 28 Auxiliar Administrativo Registrar en el sistema la salida por merma del costo histórico más la valorización. Registrar salida Comprobante de salida 29 Auxiliar Administrativo Registrar entrada por nuevas existencias por el valor neto del animal, de acuerdo a lo definido en el inventario. Realizar entrada Comprobante de entrada 30 Auxiliar Administrativo Realizar salida al servicio, cargando el semoviente al funcionario responsable. Realizar salida Comprobante de salida NO 31 34 Existen faltantes de animales? SI 32 Auxiliar Administrativo Realizar la entrada del animal faltante de acuerdo a la plaqueta al stock por devoluciones al servicio (costo histórico y valorización). 33 Auxiliar Administrativo Registrar salida del mismo, por hurto de los animales en el sistema por el valor histórico y la valorización acumulada. Se encontraron animales adicionales a los reportados en el sistema? 34 35 Auxiliar Administrativo Realizar la entrada al Almacén en el sistema como nueva existencia. 36 Auxiliar Administrativo Realizar salida en el sistema de stock y cargar el semoviente al responsable, es decir, realizar salida al servicio. 37 Realizar entrada Comprobante de entrada Realizar salida Comprobante de salida NO 37 SI Realizar entrada Comprobante de entrada Realizar salida Comprobante de salida FIN CÓDIGO: P-BS-09 PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES FECHA APROBACIÓN: 03 DE MAYO DE 2010 VERSIÓN: 3 PÁGINA: 7 DE 15 GENERALIDADES: DESCRIPCION DE SEMOVIENTES 1. RECEPCIÓN DEL INFORME DE SEMOVIENTES Mensualmente, la Secretaría de Agricultura, Ganadería y Desarrollo Rural debe presentar un informe a Almacén que contenga como mínimo: Nacimientos: cantidad y precio por kilo reportado en Catama para el mes. Compras: Cantidad y costo. Ventas: resolución de baja de semovientes, plaqueta, género y recibo de caja. Muertes: cantidad y plaquetas. Hurtos: Cantidad y plaquetas. 2. REGISTRO DE NACIMIENTOS De acuerdo al informe presentado, se identifica la relación de nacimientos en el mes, haciéndose una entrada al sistema por nuevas existencias. Para ello, se toma como peso promedio 40 kilogramos y el valor por kilo el presentado en Catama para el mes que se reporta, la multiplicación de estos datos brindan el costo histórico del animal y es con el cual se realiza la entrada en el sistema, para tal fin se sigue la ruta: Sistema PCTG – módulo almacén – proceso entrada – bienes devolutivos – entrada por nuevas existencias, y se visualiza de la siguiente manera: CÓDIGO: P-BS-09 PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES FECHA APROBACIÓN: 03 DE MAYO DE 2010 VERSIÓN: 3 PÁGINA: 8 DE 15 Inmediatamente se da ingreso del semoviente al stock, se debe efectuar una salida al servicio. En este caso, en que la salida es un bien devolutivo, el comprobante de salida va a la carpeta del funcionario encargado. Se debe realizar el comprobante de salida en el sistema digitando en el mismo el elemento que va a ser cargado al funcionario, a través de la ruta: Sistema PCTG – módulo almacén – proceso salida – bienes devolutivos – salida al servicio, y se visualiza de la siguiente manera: 3. REGISTRO DE COMPRAS: Son operaciones mercantiles a través de los cuales se realiza la adquisición de semovientes mediante la erogación de fondos provenientes de recursos propios, convenios o cofinanciación. Para realizar la entrada en el sistema por compra de semovientes, se sigue la ruta: Sistema PCTG – módulo almacén – proceso entrada – bienes devolutivos – entrada por compras, y se visualiza de la siguiente manera: CÓDIGO: P-BS-09 PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES FECHA APROBACIÓN: 03 DE MAYO DE 2010 VERSIÓN: 3 PÁGINA: 9 DE 15 Posteriormente se realiza la salida del stock en el sistema y se pasan los bienes devolutivos (semovientes) al servicio. 4. REGISTRO DE VENTAS DE SEMOVIENTES Cuando se realizan ventas de semovientes, se identifica la plaqueta del animal vendido, y se realiza un reintegro al stock del mismo, es decir, se registra en el sistema una entrada por devolución del servicio, para ello se sigue la ruta en el sistema: Sistema PCTG – módulo almacén – proceso entrada – bienes devolutivos – entrada por devolución del servicio, y se visualiza de la siguiente manera: CÓDIGO: P-BS-09 PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES FECHA APROBACIÓN: 03 DE MAYO DE 2010 VERSIÓN: 3 PÁGINA: 10 DE 15 Posteriormente, se realiza en el sistema una salida por venta por el costo histórico y la valorización acumulada de las plaquetas correspondientes a los animales vendidos, este trámite se realiza siguiendo la ruta: Sistema PCTG – módulo almacén – proceso salida – bienes devolutivos – salida por venta, y se visualiza de la siguiente manera: CÓDIGO: P-BS-09 PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES FECHA APROBACIÓN: 03 DE MAYO DE 2010 VERSIÓN: 3 PÁGINA: 11 DE 15 5. REGISTRO DE MUERTE DE SEMOVIENTES En el caso en que el informe relacione muerte de animales, se debe efectuar el reintegro de los mismos al stock (en costo histórico y valorización) para registrar las muertes de los mismos dándoles de baja en el sistema. Esta operación se realiza haciendo una salida por merma. Esta salida se realiza en el sistema a través de la siguiente ruta: Sistema PCTG – módulo almacén – proceso salida – bienes devolutivos – salida por merma, y se visualiza de la siguiente manera: 6. REGISTRO DE ROBO O HURTO DE SEMOVIENTES En el caso en que se relacione robo de semovientes, es necesario realizar el reintegro de acuerdo a las plaquetas de costo histórico y valorización del animal, al stock para poder así, realizar la salida por hurto de los animales en el sistema, de acuerdo al número de plaqueta, y valor histórico y valorización de los mismos. Esta salida por hurto se realiza siguiendo la ruta: Sistema PCTG – módulo almacén – proceso salida – bienes devolutivos – salida por hurto. Se visualiza de la siguiente manera: CÓDIGO: P-BS-09 PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES FECHA APROBACIÓN: 03 DE MAYO DE 2010 VERSIÓN: 3 PÁGINA: 12 DE 15 7. REALIZACIÓN DE INVENTARIOS El inventario de semovientes se debe realizar anualmente con corte 31 de diciembre, para ello es necesario planificar las herramientas y demás necesarios para la realización de esta actividad. Dicha planificación debe enmarcar entre otras cosas las fechas de realización del inventario en campo, el equipo humano, el registro del sistema a fecha de corte, el valor histórico y valorizaciones (si existen), herramientas para desplazamiento y peso de los animales, etc. Esta actividad se realiza conjuntamente con la Secretaría de Agricultura, Ganadería y Desarrollo Rural. Se procede a confrontar los datos arrojados en el sistema con lo encontrado físicamente, adicionalmente se deben pesar los animales para identificar su valorización o desvalorización frente al costo histórico. Al realizar esta actividad se puede identificar: a. Que exista valorización de los animales: En este caso, se realiza una entrada en el sistema por mejora del bien en servicio, por la diferencia positiva entre el valor a fecha de corte y el costo histórico del animal más la valorización que en ese momento lleve el semoviente. La entrada por mejora se realiza en el sistema de la siguiente manera: Sistema PCTG – CÓDIGO: P-BS-09 PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES FECHA APROBACIÓN: 03 DE MAYO DE 2010 VERSIÓN: 3 PÁGINA: 13 DE 15 módulo almacén – proceso entrada – bienes devolutivos – entrada por mejoras, y se visualiza de la siguiente manera: b. Que exista desvalorización del costo de los animales: En este caso se realiza el reintegro del semoviente a stock haciendo una entrada por devolutivos del servicio por el costo histórico más la valorización que en ese momento lleve el semoviente. Posteriormente, se realiza una baja por merma del semoviente teniendo en cuenta su costo histórico y valorización, esta se registra en el sistema como salida por merma así: Sistema PCTG – módulo almacén – proceso salida – bienes devolutivos – salida por merma. Una vez efectuada la salida, se registra en el sistema una entrada por nuevas existencias por el valor neto del animal, es decir, el valor real al momento de efectuar el inventario, y se realiza una salida al servicio para cargar el semoviente al responsable del mismo. c. Que falten en campo animales frente a lo arrojado por el sistema: En este caso, se realiza el reintegro de los animales de acuerdo a las plaquetas (costo histórico y valorización) al stock, para posteriormente realizar una salida por merma del inventario, teniendo en cuenta la afectación tanto del costo histórico como de la valorización acumulada. CÓDIGO: P-BS-09 PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES FECHA APROBACIÓN: 03 DE MAYO DE 2010 VERSIÓN: 3 PÁGINA: 14 DE 15 d. Que la cantidad de animales en campo sea superior a lo arrojado por el sistema: En este caso, se realiza una entrada al sistema por nuevas existencias y posteriormente una salida al servicio, sacando del stock la entrada por nuevas existencias registrada. Nota: El costo en las salidas siempre debe identificar independientemente los valores de costo histórico y valorización de los semovientes, por tener cuentas contables diferentes. 8. CONFRONTAR REGISTROS CON CONTABILIDAD Siempre que se realice algún movimiento de inventarios de semovientes, es necesario confrontar que la afectación contable sea correcta, con el fin de garantizar que los movimientos afecten las cuentas correctas y registre los valores exactos. CÓDIGO: P-BS-09 PROCEDIMIENTO SEMOVIENTES FECHA APROBACIÓN: 03 DE MAYO DE 2010 VERSIÓN: 3 PÁGINA: 15 DE 15 6. ANEXOS Y REGISTROS Registro Responsable Comprobante de entrada Auxiliar administrativo Comprobante de salida Auxiliar administrativo Como conservarlo Medio magnético y físico Donde conservarlo Archivo de gestión de almacén Tiempo de conservación Según tabla de retención documental l Medio magnético y físico Archivo de gestión de almacén Según tabla de retención documental l Disposición final Disponer según tabla de retención documental Disponer según tabla de retención documental 7. HISTORIAL VERSIÓN 01 02 03 VIGENCIA Según acto administrativo Según acto administrativo 03 de Mayo de 2010 IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS Versión inicial Reingeniería de proceso Revisión y ajuste como resultado la Acción Correctiva No 01 del 15 de febrero de 2010 Nota: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.