Compromisos de Gestión Guía Metodológica Versión 1 Comisión omi Reguladora de Compromisos de Gestión Setiembre de 2011 !"##! $ $%#"! % $ &## $ ! '( !# !#'! )!* &( ( (## !# $ $ '!#!+# !"#$%&'()*'+((+* $, --.-/ 01 / TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO ..................................................................................................... 1 2. DEFINICIONES........................................................................................... 1 3. PAUTAS GENERALES .............................................................................. 3 4. REQUISITOS MÍNIMOS ............................................................................. 5 5. ETAPAS DEL PROCESO Y ACTORES RELACIONADOS A CADA UNA7 ANEXO I........................................................................................................... 11 ANEXO II.......................................................................................................... 12 ANEXO III......................................................................................................... 13 1. Objeto El presente documento es una guía con recomendaciones acerca del proceso de formulación, seguimiento y evaluación de los Compromisos de Gestión (CG) establecidos en el Decreto N° 526/009, de 19 de nov iembre de 2009. En cumplimiento de lo dispuesto por el artículo 11 del Decreto Nº 44/009 de 19 de enero de 2009 que crea la Comisión Reguladora de Compromisos de Gestión (CRCG). El artículo 8 del Reglamento de los CG establece que la CRCG: “Será responsable de elaborar una guía metodológica con los siguientes fines: a. Servir de apoyo técnico y metodológico a las dependencias participantes en los CG, b. desarrollar los detalles técnicos para la aplicación de los criterios establecidos en el Reglamento, c. proveer cuando corresponda documentos modelo que sirvan de guía durante las etapas de los CG” La Guía Metodológica contiene lineamientos generales sin atender las especificidades de cada organismo ni dedicar capítulos particulares para cada modalidad de CG, a la vez que incorpora aspectos normativos imprescindibles para su cumplimiento y por tanto obligatorios para hacer efectivos los pagos. Los CG deberán centrar su objetivo en la mejora de los procesos que redunden en un mejor cumplimiento de los cometidos sustantivos del organismo. 2. Definiciones Compromiso de gestión: el compromiso de gestión es un acuerdo celebrado a nivel institucional, colectivo, grupal y/o individual, en el cual se asignan recursos como contrapartida del cumplimiento de metas fijadas en sus respectivos ámbitos de competencia, vinculadas a objetivos de mejora de la gestión. Guía Metodológica de Compromisos de Gestión 1 Objetivo: debe ser la expresión de ciertos propósitos, claros y precisos, que se pretenden obtener mediante el desarrollo de acciones previstas. Es fundamental que los objetivos estén alineados con los planes estratégicos de la Institución. Forma de Expresión de los Compromisos a) Indicadores: son una herramienta que presenta la forma en que se medirá el grado de cumplimiento de los objetivos. Deben proveer medidas específicas, y objetivamente verificables y ser relevantes y pertinentes en relación al objetivo cuyo logro se pretende alcanzar. Los indicadores proveen mediciones generalmente cuantitativas, sin embargo es posible emplear indicadores para medir aspectos cualitativos (por ejemplo la realización de un proceso, actividad o proyecto específico). b) Meta: es el logro específico que se pretende alcanzar en un tiempo determinado Cuando el indicador es cuantitativo, la meta se refiere al valor esperado de la medición del indicador en un período específico, dando información directa sobre la aproximación al logro del objetivo en dicho período. Si fuera cualitativo la meta es la expresión del logro específico a que se compromete. Deben representar un desafío que constituya una aproximación al cumplimiento del objetivo pero, a la vez, ser realistas y factibles de alcanzar en el período con los recursos financieros, humanos, físicos y tecnológicos disponibles. Para su fijación es necesario considerar una línea de base (medición previa del indicador) que permita identificar la mejora respecto a la situación inicial. Si es posible, también se deberá tomar como referencia el desempeño de instituciones similares que evidencien buenas prácticas para la comparación (“benchmarking”). El cumplimiento de dichas metas es lo que habilita los pagos previstos dentro del CG. 2 Guía Metodológica de Compromisos de Gestión Fuente de información o medios de verificación: son las fuentes de datos necesarias para efectuar las mediciones de los indicadores, o, cuando el compromiso no se exprese a través de este último instrumento, los documentos o antecedentes que muestren la ejecución de los compromisos. Pueden ser registros o estadísticas propias de la institución u otra información externa relevante. En cualquier caso, resulta imprescindible que sean confiables, es decir, posibles de ser auditadas y accesibles con facilidad. 3. Pautas generales Los CG deben contar con la más amplia difusión a los actores involucrados con anterioridad al comienzo de la aplicación del instrumento, de forma de asegurar su comprensión, así como las responsabilidades que caben a cada uno (individuos u organismos), qué aspectos van a ser evaluados y de qué modo. Asimismo, los aspectos relativos al seguimiento y la evaluación deben ser dados a publicidad oportunamente a todos los involucrados. Al considerar el diseño de un CG se recomienda: a. Qué premiar: los pagos deberán estar asociados al logro de resultados extraordinarios que impliquen un esfuerzo adicional y excedan el simple cumplimiento de las obligaciones. b. Gradualidad: definir una gradualidad de cumplimento de los compromisos asociada al pago, con un nivel de cumplimiento mínimo para tener derecho a éste. Esta gradualidad podrá expresarse en tramos porcentuales de cumplimiento que otorgan diferentes niveles de beneficios o pagos (ver ejemplo en nota al pie del Anexo II). La gradualidad evita las consecuencias no deseadas de una política de “todo o nada” que puede generar situaciones injustas y desestimular el esfuerzo cuando alcanzar el 100% se percibe imposible. Las franjas deberán fijarse en base a los niveles deseados de cumplimiento parcial. Guía Metodológica de Compromisos de Gestión 3 c. Fecha de cumplimento de las metas y pago: resulta deseable que no medie demasiado tiempo entre la fecha estipulada para el cumplimento de las metas y el pago, y en el caso de los CG no institucionales, es importante que éste se efectivice con una periodicidad distinta al pago mensual de remuneraciones. De esta forma se podrá diferenciar el incentivo monetario del salario ordinario para que el beneficio sea percibido como un premio al logro de las metas establecidas, contribuyendo a una mejor comprensión del incentivo como retribución de carácter transitorio. Adicionalmente, el período que se establezca para el cumplimento de las metas así como la periodicidad del pago de los beneficios económicos deberá considerar que una alta frecuencia de evaluación de cumplimiento de metas y de procesos de pago significara mayores costos administrativos. . d. Vínculo con productos: si bien en una primera instancia es posible que la aplicación de los CG deba centrarse en generar capacidades para la mejora de la gestión, en el mediano plazo éstos podrán tener énfasis en la gestión integral de la organización y en la generación y provisión de sus principales productos. Cuando la aplicación del mecanismo se encuentre “madura” y se disponga de la capacidad institucional necesaria, el incentivo se deberá vincular directamente a mejorar el desempeño a nivel de producto (bienes y servicios), considerando metas de cobertura y atributos de calidad de éstos que se consideren relevantes para la obtención de los resultados esperados, y cuando sea posible considerar metas de resultados. Los CG buscan en última instancia una mejora en la forma en que se proveen los productos de la organización para alcanzar resultados. En especial para los CG que se firman con individuos o grupos de individuos se recomienda: a. En cuanto al Monto: que sea lo suficientemente significativo para incentivar, pero que no sea una parte muy importante de la retribución de la persona (ej. no más del 10%). Cuando el premio es de un monto muy alto puede llevar a generar conductas no deseadas para su obtención, 4 Guía Metodológica de Compromisos de Gestión mientras que el hecho de no alcanzarlo y por tanto no recibir el ingreso correspondiente puede provocar un grado de frustración y molestia en los funcionarios que se quiere motivar, provocando que éstos disminuyan su nivel de motivación incluso hasta niveles inferiores a la situación sin incentivo. b. En cuanto al Objeto del incentivo monetario: Cabe tener presente las dificultades de asignar metas individuales respecto de objetivos que en general requieren de trabajos colectivos y por tanto es difícil precisar las contribuciones individuales. Por otra parte cuando los compromisos cubren a un gran número de personas, el control del grupo respecto a los esfuerzos y contribuciones individuales resulta más difícil. Por tanto es aconsejable que los incentivos sean de tipo grupal, pero que involucren a grupos que permitan un razonable control de sus pares. 4. Requisitos mínimos Cada CG, independientemente de su modalidad, deberá incluir como mínimo los siguientes aspectos: 1. Carátula (ver Anexo I). 2. Fecha y lugar de suscripción. 3. Partes que lo suscriben. 4. Objeto. Razones que llevan a suscribirlo e identificación del ámbito en que se producirá la mejora, presentando un marco general en el que se establezca la forma cómo la herramienta contribuirá a la mejora en la gestión, presentando la evolución esperada en los próximos años. 5. Período de vigencia del Compromiso. 6. Normas específicas a aplicar, las cuales deberán citarse expresamente. 7. Identificación de los indicadores. Los mismos deberán: (a) estar formulados de manera clara y concisa, sin que exista ambigüedad alguna en cuanto a su interpretación, contenido, alcance y forma de medición. Guía Metodológica de Compromisos de Gestión 5 (b) ser adecuados para medir la aproximación al logro de los objetivos de mejora de gestión de la dependencia, los cuales redundarán en una mejora del cumplimiento de sus cometidos. (c) utilizar variables que sean controladas por quien suscribe el compromiso y en caso de que existan circunstancias externas o haya posibles riesgos, dejarlos claramente explicitados, determinando, en lo posible, acciones a tomar. (d) contemplar la existencia de fuentes de información confiables que permitan su verificación y seguimiento. 8. Formulación clara de las metas. Deben identificarse en fichas siguiendo el modelo del Anexo II. 9. Derechos y obligaciones de cada una de las partes: establecer claramente a qué se compromete cada una de las partes, en qué plazos y bajo qué circunstancias. Si se trata de compromisos con el personal, se deberá establecer claramente el tratamiento a dar a los distintos tipos de licencia y otras situaciones que determinen la no contribución al logro del objetivo por períodos limitados. 10. Cláusula que establezca la obligación de poner a disposición la información que los evaluadores requieran para el análisis, seguimiento y verificación de los compromisos asumidos. 11. Integración de la Comisión de Seguimiento, acordado por las partes involucradas, y frecuencia de sus sesiones. 12. Frecuencia de presentación de informes (trimestrales, semestrales, anuales) de seguimiento y evaluación. 13. Forma y condiciones de pago. En el caso de los compromisos institucionales, establecer el flujo de fondos proyectado; para el caso de compromisos grupales o individuales, los períodos en los que se va a hacer efectivo el pago. En todos los casos debe considerarse la gradualidad en el pago del mismo de acuerdo al cumplimiento de la meta. 14. Cláusulas de salvaguarda En caso de que al momento de firmarse el CG alguna de las partes prevea en forma razonable y justificada la posible aparición de alguna situación especial o excepcional que pudiera impactar en el cumplimiento del CG, en el contrato deberá dejarse la constancia correspondiente y estipularse cómo afectará los términos del CG. Es decir 6 Guía Metodológica de Compromisos de Gestión que en tales casos deberán dejarse establecidas las situaciones y los mecanismos con los que se contemplarán. Si se tratara de situaciones de fuerza mayor1 estos mecanismos los determinará la CRCG el momento de redactarse el compromiso. 15. Difusión pública de los resultados. Establecer la forma y oportunidad en que se hará público el compromiso y sus avances, así como la evaluación final de su cumplimiento en el marco de la legislación vigente. 5. Etapas del proceso y actores relacionados a cada una El Decreto 526/009 establece en su Art. 4 que las actividades a desarrollar en la realización de un CG se agruparán en 3 etapas: formulación, seguimiento y evaluación. 1) Etapa de Formulación Corresponde a todas las acciones preparatorias de concepción, identificación de los objetivos de mejora de gestión y la propuesta de indicadores y metas, acuerdo entre las partes, elaboración del proyecto y aprobación por la CRCG, incluyendo como última acción de esta etapa la suscripción del CG. Al inicio de la etapa las partes involucradas solicitarán a la CRCG la designación del representante que participará como asesor. Presentación de propuestas Las partes involucradas deberán acordar y presentar ante la CRCG las siguientes propuestas: • Informe Descriptivo: breve informe en el cual se describa los antecedentes y la situación inicial en la cual se encuentra la institución, así como la 1 Aquellas situaciones resultantes de eventos imprevisibles, inevitables e incontrolables, es decir aquellas que escapan del poder de decisión de las partes y obstaculizan o impidan la realización de los trabajos o el cumplimiento de cualquiera de los términos del CG. Guía Metodológica de Compromisos de Gestión 7 visión y misión de la institución, y la forma en cómo se entiende/espera que el CG beneficiará y aportará a la consecución de los objetivos de la misma. • Proyecto de CG que deberá contener todos los requisitos establecidos en la presente guía metodológica bajo el título de Requisitos Mínimos. Las propuestas deberán ser presentadas con tres meses de antelación a la fecha de entrada en vigencia del CG. Cuando existan CG anteriores vigentes a la fecha de remitirse el nuevo proyecto, deberán ser acompañados de informe de la Comisión de Seguimiento respecto a la situación de cumplimiento de metas a esa fecha. La CRCG deberá aprobar el CG o presentar observaciones, solicitando la modificación del proyecto para su aprobación. Debe tenerse en cuenta que el CG deberá estar suscrito antes del día en que el mismo empieza a regir. Suscripción Una vez que el proyecto cuente con la aprobación de la CRCG, la versión final estará en condiciones de ser firmada por los responsables de las partes involucradas (órgano/s comprometido/s y contraparte). 2) Etapa de Seguimiento La etapa de seguimiento comienza a partir de la suscripción y se extiende durante todo el plazo de ejecución del CG. En cada CG se designará una Comisión de Seguimiento que tendrá como objetivo principal el análisis de la evolución de los indicadores en relación a las metas fijadas, identificando posibles desvíos para tomar las medidas correctivas necesarias. En el Anexo III se presenta a modo de sugerencia una propuesta de formato para realizar las actividades de seguimiento en el marco de esta Comisión. 8 Guía Metodológica de Compromisos de Gestión Las partes comprometidas deberán proporcionar a la CRCG toda información que ésta solicite relacionada con el avance en el cumplimiento del CG. 3) Etapa de evaluación La etapa de evaluación comprende el proceso de evaluación global que se efectúa inmediatamente después de culminada la vigencia del CG para determinar su grado de cumplimiento. Las actuaciones de la Comisión de Seguimiento y sus informes deberán ser registrados adecuadamente y ser entregados a la CRCG para ser tenidos en cuenta en la etapa de Evaluación. La CRCG tendrá un plazo de 30 días para expedirse a partir de que obre en su poder la información indicada en el párrafo anterior. En los casos particulares donde los períodos de evaluación sean menores a la vigencia del compromiso, se actuará en base a los mismos procedimientos anteriormente citados. Guía Metodológica de Compromisos de Gestión 9 A continuación se presenta un esquema básico de un proceso estándar de compromisos de gestión a lo largo de todas sus etapas. SEGUIMIENTO FORMULACIÓN ORGANISMO CRCG * $ ! ! "# $%!$! & ##! '! EVALUACIÓN -% 01!" . / ()##!$ +, 10 Guía Metodológica de Compromisos de Gestión ANEXO I Ficha: Principales características del contrato a suscribir Elemento de Diseño Tipo de Compromiso Partes firmantes2 Objeto Período de vigencia del CG Normativa específica Característica Ejemplo de ficha “Principales características del contrato a suscribir” Elemento de Diseño Tipo de Compromiso Partes firmantes Objeto 3 Período de vigencia del CG Normativa específica Característica Institucional Órgano comprometido: Instituto XXXX Contrapartes: Poder Ejecutivo (Ministro de Economía y Finanzas, Ministro de Educación y Cultura, Ministro de Salud Pública) Partidas a transferir por parte del MEF al Instituto XXXX, en función del cumplimiento de metas de gestión. 1º de enero de 2011 – 31 de diciembre de 2011 Ley Nº xxxxx de creación del Instituto XXXX. Ley 18.179 de 27 de diciembre de 2010, artículos 751 y 752. 2 Si el compromiso es institucional, se identificarán por un lado el organismo que se compromete a cumplir las metas y por el otro la o las contrapartes. 3 Referencia sintética a los elementos principales del objeto. Guía Metodológica de Compromisos de Gestión 11 ANEXO II Ficha: Metas Objetivo : Indicador Forma de cálculo: Fuentes de información: Valor base:4 Meta: Plazo: Responsables: 5 Rango de cumplimiento: 6 Ponderación: (cuando deben cumplirse simultáneamente más de una meta) Observaciones: (antecedentes, comentarios, descripción o cualquier información adicional que se crea oportuna). Ejemplo Ficha “Metas” Procedimientos administrativos realizados de acuerdo a nuevos protocolos. X = “Número de procedimientos administrativos realizados de Forma de cálculo: acuerdo a los nuevos protocolos” Fuentes de Listado de procedimientos administrativos realizados utilizando el información: nuevo protocolo. 180 procedimientos administrativos realizados en el 2010 (nuevos Valor base: protocolos están vigentes desde Enero 2011). 150 procedimientos administrativos actualizados e implementados. Meta: 30/12/2011 Plazo: Departamento de Administración. Responsable/s: X < 50 ≅ 0% cumplido Rango de 50 X 147 ≅ cumplimiento proporcional cumplimiento: X 148 ≅ 100% cumplido Ponderación: No corresponde Observaciones: Indicador 4 Medición previa reciente del indicador Unidad/es organizativa/s, grupo/s o persona/s responsable/s (según corresponda) 6 Porcentajes de cumplimiento exigidos relacionándolos con el porcentaje a otorgar como pago. No aplica para metas en que no admiten cumplimientos parciales. Ejemplo: Con más de un 90% el pago es proporcional al porcentaje de cumplimiento; entre un 75% y un 90% de cumplimiento, el pago se proporciona al 50% del porcentaje de cumplimiento; menos de un 75% se pierde el incentivo. 5 12 Guía Metodológica de Compromisos de Gestión ANEXO III Recomendaciones para el seguimiento de indicadores Respecto a los indicadores, los responsables del seguimiento deberán establecer: • Periodicidad en la que se medirá cada indicador. Es habitual realizar una medición mensual del indicador de CG, aunque dependiendo de la tecnología disponible, el tiempo, la volatilidad (o estabilidad) del indicador y los recursos que se requieran para la medición, el período puede ser mayor o menor al mes. • Trayectoria esperada del indicador dentro del período del compromiso. • Márgenes normales dentro de los cuales puede oscilar el indicador sin tomar medidas correctivas (habitualmente identificado con color verde) • Niveles límite de desvío, que de sobrepasarse se deben tomar medidas para modificar la tendencia (habitualmente identificado con color amarillo) • Niveles límite de desvío, que de ser alcanzado se deberán tomar medidas correctivas urgentes si se quiere alcanzar la meta (habitualmente identificados con el color rojo). Fuera de este límite se considera que el esfuerzo para conseguir la meta aun parcialmente, es demasiado elevado para el beneficio que ésta reporta a los funcionarios y la organización. • Lineamientos sobre las medidas a tomar en caso que los indicadores requieran de correcciones para mejorar. • Forma en que se comunicará la evolución y situación presente de los indicadores de CG. La trayectoria esperada depende de las características de cada indicador, podría esperarse que tenga un comportamiento lineal (la tendencia crece o decrece a la misma tasa) o estacional (en algunos meses del año tiende a incrementarse más que en otros) lo que se puede dar por diversas causas, como fenómenos naturales (ejemplo: incidencia de determinadas enfermedades), dotación de recursos a lo largo del año, etc. Guía Metodológica de Compromisos de Gestión 13 A modo de ejemplo, a continuación se presenta un gráfico con la evolución o trayectoria esperada de un indicador de CG diseñado para su control y seguimiento. 0,35 0,33 0,31 0,29 0,27 0,25 0,23 0,21 0,19 0,17 0,15 ene feb mar abr may jun Trayectoria esperada jul ago sep oct nov dic Evolución real En este ejemplo se observa que la evolución real se mantuvo dentro de los límites esperados para todos los meses del año con excepción de junio, donde probablemente se hayan tenido que tomar medidas correctivas como resultado del desvío del indicador que pasó a la “zona intermedia”, las cuales tuvieron éxito ya que se corrigió la tendencia decreciente, cumpliendo con la meta en diciembre. Se observa además que las franjas que definen las 3 áreas (superior, intermedia e inferior) se van haciendo cada vez más estrechas a medida que pasan los meses, debido que con el paso del tiempo cada vez se tiene menos margen para corregir las diferencias. En el caso que el indicador alcance valores muy por encima de la trayectoria esperada, se sugiere considerar la posibilidad de rectificar la trayectoria 14 Guía Metodológica de Compromisos de Gestión esperada y/o la meta a alcanzar en compromisos futuros, usando los mecanismos previstos para ello. Este caso se aplica únicamente a indicadores cuantitativos, cuando se presentan indicadores cualitativos, se sugiere que el seguimiento se realice a través de informes periódicos de avance que contengan un juicio de valor sobre el avance alcanzado en relación al previsto a determinada fecha. Cuando se quiere presentar la evolución de varios indicadores, una forma que puede ser más comprensible para la comunicación de los funcionarios es través de un cuadro con colores para representar cada una de las zonas. A continuación se presenta un ejemplo. Meses Indicador Meta ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC 1. Porcentaje de clientes 10 17 16 18 16 15 13 6 0 0 1 2 2 4 3,7 3,0 3,0 3,2 3,2 3,2 3,1 85 80 81 80 81 82 77 insatisfechos 2. Cantidad de cursos dictados 3. Evaluación docente promedio 4. Porcentaje promedio de asistencia de los alumnos. Cada vez que se realiza una medición prevista o cada vez que se considere pertinente se debe informar a los interesados del valor del indicador y los desvíos respecto al valor esperado, a través de una comunicación formal. Guía Metodológica de Compromisos de Gestión 15