El tiempo, el recurso más escaso.

El tiempo, el
recurso más
escaso.
Ponencia presentada en el
II Congreso Internacional de
Administración “El Rol del
Administrador Moderno”
22 y 23 de octubre de 2015
Guayaquil, Ecuador
Stalin Guamán Aguiar
Resumen
El éxito de las organizaciones está directamente
relacionado al éxito del gestor de las actividades en
ellas, es así, que a través de la correcta administración
de los recursos, se podrán alcanzar los objetivos.
Los gerentes y demás gestores de actividades dentro de
las organizaciones, conocen que su principal tarea es
coordinar que dichas actividades se realicen a través de
otras personas de manera efectiva en la búsqueda de
la implementación de las estrategias adecuadas para el
cumplimiento de los objetivos.
Esta labor en ocasiones provoca que los gerentes se
enfoquen en el correcto desarrollo de las actividades
de los demás y no toman en cuenta el tiempo que
involucran en la realización de sus propias actividades.
A través de la administración efectiva del tiempo
se puede lograr alcanzar los objetivos, no solo de la
organización, sino también los propios.
Palabras clave: Organización y gestión, operación
administrativa, técnica administrativa, administración.
Licenciado en Contabilidad y Auditoría,
Contador Público Autorizado,
Magíster en Administración de Empresas
Magíster en Gerencia Educativa.
sguamana@ulvr.edu.ec
Universidad Laica VICENTE ROCAFUERTE
de Guayaquil
Fecha de recepción:
Junio de 2015
Fecha de aceptación:
Agosto de 2015
Para citar este artículo utilice el siguiente
formato:
Guamán, S. (diciembre de 2015). El
tiempo, el recurso más escaso. Enfoque
Administrativo, 6(6). 7-9. Facultad
de Administración. Universidad
Laica VICENTE ROCAFUERTE
de Guayaquil. Guayaquil, Ecuador:
ManglarEditores
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Abstract
The success of the organizations is directly related to
the success of the manager in charge of the activities;
in such a way that through the correct administration of
the resources, the objectives will be achieved.
The managers and other activity agents inside the
organizations know that their main task is to coordinate
that these activities are carried out by other people in
an effective way searching for the implementation of
correct strategies in order to fulfill for the company´s
goals.
Sometimes this labor causes the managers to focus
in the correct development of other’s activities and
they do not take into consideration the time that they
use to accomplish their own activities.
Through the effective administration of time, it is
possible to reach the aims, not only the organization
ones but also their own.
Key words: Organization and management,
administrative operation, administrative technique,
administration.
Enfoque Administrativo, año 6 - núm. 6 (diciembre de 2015), pp. 7-9
Guamán, S.
El tiempo, el recurso más escaso.
Existen varias maneras de administrar el tiempo,
pero lo primordial para empezar a gestionarlo es
comprender que se trata del recurso más escaso,
por lo que identificar en que lo utilizamos, es
prioridad y la búsqueda de hacerlo de la manera
más adecuada, es esencial. El ejecutivo eficiente,
en mi opinión, no comienza a actuar, antes
de verificar su tiempo. Y no planifica antes de
aclarar el sentido real de éste (Drucker, 2014).
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¿Cómo sabemos si utilizamos de manera
adecuada el tiempo? Podemos identificar ciertos
síntomas o luces de alerta que nos indican que no
estamos manejando bien el tiempo, por ejemplo,
el incumplimiento de metas, el quedarse más
tiempo del normal en el trabajo, el apagar
incendios frecuentes, el postergar reuniones, etc.
Todo lo que hacemos en el transcurso del día
requiere tiempo, fuera o dentro de la oficina y si
deseamos usarlo de manera efectiva, lo primero
que se debe hacer es identificar cuáles son las
actividades a realizar, tomando en cuenta el
grado de importancia y relevancia, ya que si se
lo utiliza mal o no se lo utiliza, este no volverá
nunca y se lo habrá desperdiciado.
Los ejecutivos diseñan de varias formas su lista de
actividades y una manera de identificar el grado
de importancia de las actividades a realizar, es
con el uso del análisis de Pareto, esto es, el 20%
de esfuerzo produce el 80% de los resultados,
lo que implica que, si su tiempo es limitado o
no es suficiente, lo mejor es concentrarse en
aquellas actividades que producirán el 80% de
los resultados. (Rodríguez, 2012).
Adicionalmente, aquellas actividades que
produzcan los mayores resultados deben
ser clasificadas por orden de importancia
diferenciando de aquello que se considera
urgente.
Todo aquello que se considere importante y
urgente es lo que se debe atender y resolver
inmediatamente. No es recomendable que existan
demasiadas actividades que se enmarquen en esta
relación ya que comúnmente son aquellas que no
se han planificado o se habían dejado de hacer
porque fueron pospuestas.
Pero ¿cómo se origina el que se pospongan las
tareas?, uno de los factores principales es la
indecisión, muchas veces provocada por la falta
de conocimiento para resolver una situación y el
no permitir que los demás se enteren de aquello o
el miedo de no lograr el objetivo debido al grado
de dificultad de la tarea.
Aquel ejecutivo que obtiene los mejores
resultados es el que planifica sus actividades
importantes, anticipándose a los problemas y
minimizando la urgencia de estas.
Las actividades que se puedan identificar como
poco importantes, pero que urge su realización,
la mejor opción es que se deleguen, así no se
dejarán de hacer y se evita que se pospongan.
Probablemente existan tareas, que su ejecución
no demande mucho tiempo realizarla, es decir,
si comparamos cuanto tomaría hacerla versus el
tiempo que incurriría en planificarla o incorporarla
en su agenda, resulta que es más rápido hacerla,
lo recomendable es que se las haga de inmediato,
a pesar de que su grado de importancia no lo
amerite, pero nos liberamos de un solo golpe de
esas actividades, permitiendo que se concentre
en otras que son más importantes y demanden un
tiempo mayor.
Se debe tomar en cuenta que, durante la
ejecución de actividades, existirán los conocidos
distractores de tiempo, que no son otra cosa
que situaciones o acciones que son de poca o
ninguna importancia, es decir, no generan valor
para la consecución de los objetivos, pero que
son agradables de ejecutar, como por ejemplo la
revisión de lo que ocurre en las redes sociales, las
llamadas telefónicas inesperadas o la visita de un
familiar o amigo. Lo mejor es evitar en lo posible
el incurrir en estas actividades o en su defecto,
planificarlas, asignándoles tiempos fijos, dando a
conocer su horario o agenda a los demás, incluir
en su agenda las visitas que no sean de trabajo
así se minimiza el impacto negativo de estas en
la Gestión. (Estrada, 2011).
Cada actividad deberá ser delimitada en tiempo
de ejecución, es decir, se deberá programar el
Enfoque Administrativo, año 6 - núm. 6 (diciembre de 2015), pp. 7-9
Guamán, S.
El tiempo, el recurso más escaso
tiempo que durará ejecutar las tareas planificadas
y que fueron ordenadas según su prioridad,
pero como indica Stephen Covey, la clave
no es dar prioridad a su agenda, sino agendar
sus prioridades, por lo que se debe agendar
cada actividad para que se pueda verificar su
cumplimiento y develar si existen tiempos
disponibles que se puedan utilizar.
La programación de tareas o actividades, debe
ser verificada o monitoreada constantemente, ya
que en el transcurso del tiempo, si se desplazan
los límites, estas actividades deberán ser
reprogramadas.
Conclusiones
El tiempo es limitado y hay que utilizarlo de
forma sabia para lograr la efectividad.
Sin una meta clara y real, no podrá existir una
correcta planificación del tiempo.
Las actividades que se hayan planificado se
deben concluir y evitar en lo posible posponerlas.
Los distractores son el peor enemigo para
gestionar el tiempo.
Delega aquello poco importante pero que sea
urgente.
No es suficiente con diseñar un método para
administrar el tiempo, lo importante es ejecutarlo
y darle seguimiento.
Todas las personas contamos con la misma
cantidad de tiempo, por lo tanto dependerá de
cada uno la forma efectiva de disponer de él.
Referencias
Covey, S. (1990). Los siete hábitos de las
personas altamente efectivas. USA:
Simon & Shuster.
Drucker, P. (2014). El ejecutivo eficaz. H.
Laurora (Trad.) Buenos Aires, Argentina:
Paidós.
Estrada, M. (2011). Administración del tiempo.
México: El manual moderno.
Rodríguez, R. (2012). La Gestión del Tiempo
Personal y Colectivo: Cómo detectar
y combatir los vampiros del tiempo.
Barcelona: Editorial Graó.
Enfoque Administrativo, año 6 - núm. 6 (diciembre de 2015), pp. 7-9
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