Valor Ganado, una operativa a seguir para monitorear un proyecto Ing. Elizabeth Tello Aragón , PMP USIL Technology S.A.C. Acerca del autor Elizabeth Tello es responsable de la definición y formulación de productos y soluciones móviles de valor agregado en el Área de Negocios de USIL Technology S.A.C. Elizabeth Tello Aragón, PMP Agenda • • • • • • • • Definiciones Iníciales y Formulas ¿Cómo utilizar el Valor Ganado? Ejemplos de técnicas de control Análisis de la curva S Casos ejemplo Análisis gráfico de las métricas (TCPI vs CPI) Mitos que impiden el uso del Valor Ganado Beneficios del Valor Ganado Definiciones Iníciales y Formulas • Valor Planeado (PV o BCWS) – Es el COSTO del trabajo presupuestado de un proyecto durante un periodo de tiempo Centro Comercial Proyecto : Centro Comercial Presupuesto: $1,000,000 Duración : 10 meses Definiciones Iníciales y Formulas • Costo Actual (AC o ACWP) – Es el COSTO del trabajo actual a la fecha en un periodo determinado. PV Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 100,000 100,000 100,000 100,000 100,000 AC EV 100,000 100,000 80,000 100,000 100,000 100,000 50,000 100,000 100,000 50,000 … Definiciones Iníciales y Formulas • Valor Ganado (EV o BCWP) – Es el COSTO del trabajo TERMINADO hasta la fecha. Proyecto : Centro Comercial Mes: 5 % Trabajo Físico Completado: 40 % Costo : $ 400,000 Definiciones Iníciales y Formulas • Variaciones – Del costo (CV) CV = EV - AC CV= 0 Presupuesto correcto CV>1 Se gasto menos de lo presupuestado CV<1 Costos mayores a lo presupuestado – Del cronograma (SV) SV = EV - PV SV= 0 Cronograma al día SV>1 El proyecto esta adelantado SV<1 El proyecto esta atrasado Definiciones Iníciales y Formulas • Índices de Rendimiento – Del Costo (CPI): CPI=EV/AC CPI = 1 Igual a lo planeado CPI < 1 Menor al planeado CPI > 1 Mayor al planeado SPI=EV/PV – Del Cronograma (SPI) SPI = 1 Igual a lo planeado SPI < 1 Menor al planeado SPI > 1 Mayor al planeado CSI=CPI x SPI – Costo/Cronograma (CSI) CSI > 0.9 0.8 < CSI < 0.9 CSI < 0.8 OK CHEQUEE ALERTA Definiciones Iníciales y Formulas • Proyecciones – Del Costo Total(EAC) – Del Costo restante(ETC) – Variación de la Terminación(VAC) EAC=AC+ETC Nuevo costo EAC=(AC+BAC)-EV Variaciones atípicas EAC=AC+((BACEV)/CPI) Variaciones típicas ETC = BAC –EV Variaciones atípicas ETC = (BAC-EV)/CPI Variaciones típicas ETC = (BAC-EV)/CSI Recomendado VAC = 0 VAC > 1 VAC < 1 VAC=BAC-EAC Se gasto lo mismo que se planeo El costo es mayor a lo planeado El costo es menor a lo planeado Agenda • • • • • • • • Definiciones Iníciales y Formulas ¿Cómo utilizar el Valor Ganado? Ejemplos de técnicas de control Análisis de la curva S Casos ejemplo Análisis gráfico de las métricas (TCPI vs CPI) Mitos que impiden el uso del Valor Ganado Beneficios del Valor Ganado ¿Cómo utilizar el Valor Ganado? INICIO Pasos Iniciales • Siguiendo estos pasos: – Elaborar un WBS del proyecto – Desarrollar el cronograma – Asignar un costo a cada actividad – Establecer la línea base Elaborar WBS del proyecto Desarrollar el cronograma Asignar valores al cronograma Establecer la Línea Base NO ¿Continua? Pasos Repetitivos SI – Ejecutar las mediciones de rendimiento – Análisis de las mediciones – Acciones correctivas Ejecutar las mediciones del rendimiento Análisis de las mediciones Acciones correctivas FIN Agenda • • • • • • • • Definiciones Iníciales y Formulas ¿Cómo utilizar el Valor Ganado? Ejemplos de técnicas de control Análisis de la curva S Casos ejemplo Análisis gráfico de las métricas (TCPI vs CPI) Mitos que impiden el uso del Valor Ganado Beneficios del Valor Ganado Ejemplos de técnicas de control • Esfuerzo / (Esfuerzo+restante) – Se estimo un trabajo de 80 horas – Se uso 40 horas y aun le falta 60. – Se tiene el 40% del trabajo completado. • Porcentaje físico completado – La construcción es de 4 meses. – Visiblemente se tiene construido el armazón lo cual equivale al 30%. Ejemplos de técnicas de control • A nivel de hitos – Cuando no se puede determinar físicamente el % de avance, se puede determinar por los hitos que se van cerrando. • Las reglas 50/50, 20/80 o 0/100 – Regla de 0/100 Tarea 1 – Regla de 50/50 Tarea 1 – Regla de 20/80 Tarea 1 Agenda • • • • • • • • Definiciones Iníciales y Formulas ¿Cómo utilizar el Valor Ganado? Ejemplos de técnicas de control Análisis de la curva S Casos ejemplo Análisis gráfico de las métricas (TCPI vs CPI) Mitos que impiden el uso del Valor Ganado Beneficios del Valor Ganado Análisis de la curva S NOMBRE DE TAREA INICIO PROYECTO – CARGA MASIVA 1 DEFINICIÓN DE LA SOLUCIÓN 2 DISEÑO ADAPTADO AL CLIENTE 3 DISEÑO DIRIGIDO A LA CONSTRUCCIÓN 4 CONSTRUCCIÓN DE COMPONENTES 5 PRUEBAS DE CLIENTE 6 IMPLANTACIÓN DE LA SOLUCIÓN EJECUCIÓN CIERRE COSTO COSTO DEL PROYECTO $ 100 mil • Pasos Iniciales – Tenemos un proyecto de 4 meses de duración y un costo total planeado de $100,000. MES 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 TIEMPO Análisis de la curva S NOMBRE DE TAREA PROYECTO – CARGA MASIVA INICIO 1 DEFINICIÓN DE LA SOLUCIÓN 2 DISEÑO ADAPTADO AL CLIENTE 3 DISEÑO DIRIGIDO A LA CONSTRUCCIÓN 4 CONSTRUCCIÓN DE COMPONENTES 5 PRUEBAS DE CLIENTE 6 IMPLANTACIÓN DE LA SOLUCIÓN EJECUCIÓN CIERRE FECHA DE CONTROL 25 % ES EL AVANCE COSTO COSTO DEL PROYECTO $ 100 mil • El Avance – El PV =$50 mil – El AC =$30 mil – El EV =$25 mil COSTO PLANEADO $ 50 mil COSTO ACTUAL El valor del costo realizado en el trabajo completado $ 30 mil VALOR GANADO 25% X $100 MIL = $ 25 MIL $ 25 mil MES 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 TIEMPO Análisis de la curva S COSTO BAC = $ 100 MIL $ 100 MIL • Las Variaciones FECHA DE CONTROL – CV = - $ 5 mil – SV = - 3 semanas $ 50 MIL $ 30 MIL CV = $ - 5 mil $ 25 MIL SV = - 3 semanas MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 TIEMPO Análisis de la curva S • Proyecciones COSTO $ 132 MIL BAC = $ 100 MIL $ 100 MIL FECHA DE CONTROL $ 50 MIL $ 30 MIL $ 25 MIL VALOR PLANEADO (PV) COSTO ACTUAL (AC) MES 2 Duración Planeada = 4 meses CPI = 0.83 SPI = 0.5 BAC = $ 100 mil ETC = (BAC – EV) / CPI = $102 mil EAC = AC + ETC = $132 mil Pronostico de finalización : TIEMPO UTILIZADO VALOR GANADO (EV) MES 1 – – – – – – – MES 3 MES 4 MES 5 MES 6 TIEMPO TOTAL PLANEADO MES 7 TIEMPO UTILIZADO MES 8 TIEMPO SPI SPI 8 MESES Agenda • • • • • • • • Definiciones Iníciales y Formulas ¿Cómo utilizar el Valor Ganado? Ejemplos de técnicas de control Análisis de la curva S Casos ejemplo Análisis gráfico de las métricas (TCPI vs CPI) Mitos que impiden el uso del Valor Ganado Beneficios del Valor Ganado Casos Ejemplos Sistema de Catálogo WEB • Premisas del Proyecto: – Presupuesto (BAC) : $ 80,000 – Duración : 8 meses • WBS Gestión del Proyecto Catálogo WEB Definición Planeamiento del Proyecto. Definición Conceptual Plan de Riesgos Arquitectura Diseño Construcción Administración Funcional Técnico Plan de Comunicación Diagramas Administración de la Gestión Diseño gráfico Base de Datos Manuales Componentes Casos de Prueba Manuales Categorías Algoritmos Banners Flash Migración Productos Implementación Software Distribuido Pruebas Ejecutadas Sistema de Catálogo WEB • Desarrollo del Cronograma y asignación de valores • Establecimiento de la Línea Base Sistema de Catálogo WEB • Ejecutando las mediciones en el mes 2 A nivel de hitos El proyecto tiene un buen rendimiento sin embargo se pronostica un retraso que se debe corregir. Metro Urbano • Premisas del Proyecto: – Presupuesto (BAC) : $ 1’000,000 – Duración : 24 meses Metro Urbano Gestión del Proyecto Diseño Ingeniería Construcción Outsourcing Seguridad Plan de Seguridad Especificación Req. Diseño Conceptual Ingeniería Civil Sistema Control Trafico Sistema Eléctrico Regulaciones Diseño Preliminar Ingeniería Mecánica Remoción de Pavimento Sistema de Control Documentación Cronograma Diseño Final Ingeniería Eléctrica Reubicación de Locales Equipos de Ticketing Inspecciones Mon. Y Control Gestión de Adquisiciones Ingeniería Sistemas Apuntalamientos Túneles Vagones Servicio de Mantenimiento Estaciones Cierre Señalización Vías Metro Urbano • El resultado del rendimiento en el mes 7 – Metro Urbano • Conclusión El proyecto tiene un sobrecosto en su presupuesto y un retraso de más de 2 meses, existe un desbalance que puede ser crítico. Sistema de Seguridad de la Red • Premisas del Proyecto: – Presupuesto (BAC) : $ 500,000 – Duración : 10 meses Network Security ETL Base de Datos Procesos de Carga Tablas Procesos de Transformación Meta data Procesos de Extracción Datamart Aplicación Documentación Propuesta de Solución Parametrización Reportes Pantalla de Logeo Alarmas Mantenimientos Ataques Preferencias Trafico Eventos Plan de Trabajo Implementación Pruebas Sistema de Seguridad de la Red • El resultado del rendimiento en el mes 6 Sistema de Seguridad de la Red • Conclusión Las proyecciones superan el 100% en tiempo y mas del 50% en costo al planificado, el proyecto es muy difícil de recuperar Fin de los Casos Ejemplos Agenda • • • • • • • • Definiciones Iníciales y Formulas ¿Cómo utilizar el Valor Ganado? Ejemplos de técnicas de control Análisis de la curva S Casos ejemplo Análisis gráfico de las métricas (TCPI vs CPI) Mitos que impiden el uso del Valor Ganado Beneficios del Valor Ganado Análisis gráfico de las métricas (TCPI vs CPI) • El Valor ganado tiene 9 indicadores: – Variaciones : CV, SV y VAC – Proyecciones : ETC y EAC – Índices : CPI, SPI , CSI y una más TCPI • TCPI= To Complete Performance Index o Índice del Desempeño del Trabajo por Completar – Proyección calculada del desempeño del costo que debe lograse para el BAC o el EAC. – TCPI = (BAC- EV) / (BAC – AC) Análisis gráfico de las métricas (TCPI vs CPI) 1.00 FECHA DE CONTROL • CPI acumulado = 0.75 • TCPI (BAC) = $1.25 $ 1.25 TCPI (BAC) $ 1.10 TCPI (EAC) LÍNEA BASE $ 0.75 CPI ACUMULADO CPI acum. = (Suma EV/Suma AC) Análisis gráfico de las métricas (TCPI vs CPI) PV Acumulado • Usamos TCPI(BAC) para mantenernos dentro del BAC proyectado. Agenda • • • • • • • • Definiciones Iníciales y Formulas ¿Cómo utilizar el Valor Ganado? Ejemplos de técnicas de control Análisis de la curva S Casos ejemplo Análisis gráfico de las métricas (TCPI vs CPI) Mitos que impiden el uso del Valor Ganado Beneficios del Valor Ganado Mitos que impiden el uso del Valor Ganado • El Valor Ganado grandes. • El Valor Ganado • El Valor Ganado • El Valor Ganado software. solo se implementa en proyectos es demasiado rígido. crea mucho trabajo extra. requiere la compra de un nuevo Agenda • • • • • • • • Definiciones Iníciales y Formulas ¿Cómo utilizar el Valor Ganado? Ejemplos de técnicas de control Análisis de la curva S Casos ejemplo Análisis gráfico de las métricas (TCPI vs CPI) Mitos que impiden el uso del Valor Ganado Beneficios del Valor Ganado Beneficios del Valor Ganado • Reforzar las buenas practicas de la gestión. • Establecer un tablero de control del progreso • Brindar una herramienta gráfica para la toma de decisiones. • Determina la efectividad de los proyectos. • Es una herramienta predictiva. Conclusiones • • • • • • Elaborar un WBS del proyecto. Establecer una metodología para el Valor Ganado Elegir una adecuada técnica de control Establecer el periodo de control mas adecuado Hacer uso de una herramienta de software Apoyarse en las graficas como tablero de control Información de contacto • Compañía : USIL Technology S.A.C. • Teléfono: 998737717 • Email : elizabeth_tello@yahoo.es • Sesión: Conferencia 3C Preguntas y respuestas Valor Ganado, una operativa a seguir para monitorear un proyecto Ing. Elizabeth Tello Aragón , PMP USIL Technology S.A.C.