L_02_E_01_Administracion_de_Materiales

Administración de Materiales
ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES
FUNDAMENTOS
Desarrollado y enviado por:
Profesor Leopoldo Colmenares
lcolmen@usb.ve
Tema 1. INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE MATERIALES.
1) Definición de Administración de Materiales.
Podemos definir a la Administración de Materiales como un conjunto de técnicas
que nos permite controlar el flujo de materiales en la organización desde que se
reciben los insumos hasta la entrega de los productos terminados a los clientes.
2) Materiales o Inventarios.
Cuando nos referimos a “materiales” estamos hablando de los
productos:
siguientes
1) Aquellos que la organización adquiere para ser procesados o transformados en el
proceso productivo, es decir las materias primas.
2) Los que esta fabrica, es decir los productos terminados, y
3) Los productos que permanecen semi-elaborados (bien porque no pudieron ser
terminados en la planta de producción o aquellos que intencionalmente se
almacenan para ser acabados posteriormente (productos en proceso).
De igual forma en el rubro de “materiales” se debe incluir aquellos productos que se
utilizan en el mantenimiento de la maquinaria, equipos e instalaciones así como al
conjunto de suministros que se utilizan para realizar los trabajos de orden
administrativo.
En este curso utilizaremos como sinónimo de materiales el termino inventarios.
Normalmente los materiales o inventarios están separados físicamente en diversos
almacenes, a saber: Almacén de Materia Prima, Almacén de Productos Terminados,
y Almacén de Repuestos y Suministros, tal cual como describimos a los “materiales”
anteriormente. En algunas empresas existen almacenes de productos semiprocesados, listos para ser finalizados según las necesidades de la organización.
Existen dos tipos especiales de inventarios que son:
1) Los inventarios de distribución, son productos terminados que la organización
mantiene en almacenes especiales, fuera de su planta de producción, para facilitar su
colocación en el consumidor final.
2) Inventarios en consignación, que son cantidades de productos terminados, que
están en poder de un tercero y que este pone a la venta. Este tercero solamente
cancela (paga) a la empresa dueña del inventario la cantidad que vende del
producto.
Resumiendo, cuando nos referimos a los inventarios de una empresa, entonces,
estamos hablando de los productos que la empresa posee en diversas
locaciones.
Este curso esta enfocado hacia la “Administración de Inventarios”, ya que no
contempla algunos temas como por ejemplo, la Distribución Física que deben
estudiarse en la “Administración de Materiales”.
Notas:
1) En la practica y en muchas publicaciones en español, un termino que se utiliza
para referirse a los inventarios es “Stock”, a pesar de su origen ingles.
2) Dos términos equivalentes para el vocablo “producto(s)” que utilizaremos en este
curso serán: 'ítem(s)” y “renglón(es)”
3) Problemática de los Inventarios.
Según su naturaleza o tipo, las empresas poseerán en diversas proporciones los
tipos de inventario antes señalados. Por ejemplo, una empresa fabricante de cerveza
puede tener tan solo 20 o 30 productos en su inventario de materia prima, pero en
cambio puede contar con 12 o 15 mil renglones en su almacén de repuestos. O
empresas manufactureras puede poseer entre 400 y 500 ítems en su almacén de
materia prima y entre 2500 y 3000 productos distintos en su almacén de productos
terminados. Una empresa dedicada tan solo a la distribución puede poseer miles de
ítems en su almacén de distribución y miles de renglones en su almacén de repuestos
y suministros.
Es evidente que la tenencia de estos inventarios acarrea costos a la
organización (costos de tenencia) veamos:
a) Es necesario poseer una lugar acondicionado para su resguardo (almacén). El
almacén genera costos relacionados con su funcionamiento: alquiler, electricidad,
agua, suministros, etc.
b) El manejo de los materiales se efectúa con equipos especializados tales como:
carretillas, montacargas, grúas, etc.
c) Es necesario contar con personal que se dedique únicamente a las labores
inherentes del almacén: despacho y traslado de los productos, recepción de
proveedores, etc.
d) Las organizaciones normalmente toman pólizas de seguros para asegurar
las mercancías contra incendio, robo, terremotos, etc.
e) Existen perdidas por productos que se dañan, hurtos y obsolescencia.
f) En ultimo lugar, y no por ello menos importante: el costo de oportunidad, es decir lo
que la empresa deja de ganar por tener una cantidad de dinero inmovilizada en
inventarios, cuando, por ejemplo, pudiera tener ese dinero invertido en productos, en
un banco acreditando intereses.
Por otra parte, la carencia de inventarios, en un momento determinado puede
tener como consecuencia costos derivados de:
a) Pérdida de ventas por inexistencia de productos terminados.
b) Perdida de clientes e imagen en el mercado por la razón anterior.
c) Pérdidas ocasionadas por paradas de producción motivado a carencia de materias
primas.
d) Pérdidas de lotes de producción por carencia de otro ítem necesario para su
fabricación.
e) Pérdidas de producción en tiempo y materiales por inexistencia de repuestos.
Por lo que, tanto los excesos de inventarios, que disparan o incrementan
innecesariamente los costos de tenencia mencionados previamente y las
deficiencias de inventario, también conocidas como stock-out, atentan contra un
objetivo básico de la organización como lo es la maximización de las ganancias
y puede convertirse en un grave problema financiero para la empresa
4) Objetivos de la Administración de Inventarios.
Dada la problemática que se presento anteriormente la Administración de Inventarios
tiene como meta conciliar o equilibrar los siguientes –potencialmente en conflictoobjetivos:
 Maximizar el servicio al cliente.
 Maximizar la eficiencia de las unidades de compra y producción.
 Minimizar la inversión en inventarios.
Tema 2. FILOSOFÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS.
1) Introducción.
Anteriormente señalábamos que la Administración de Inventarios tiene como meta
conciliar o equilibrar los siguientes objetivos:
a) Maximizar el servicio al cliente.
b) Maximizar la eficiencia de las unidades de compra y producción.
c) Minimizar la inversión en inventarios.
También señalábamos que estos objetivos se encontraban potencialmente en
conflicto. Un ejemplo de este conflicto lo podemos ver en el ejemplo siguiente:
Una manera de maximizar el servicio a los clientes, es decir satisfacer todos sus
requerimientos de productos, es incrementar el tamaño de los inventarios de
productos terminados. Aquí puede observarse que se consigue el objetivo “a” pero
no se satisface el objetivo “c”.
No obstante existen maneras, probadas en la industria, de equilibrar dichos
objetivos. Para lograrlo nos basaremos en la filosofía siguiente.
2) Filosofía para la Administración de Inventarios.
Como filosofía de trabajo para la administración de inventarios tendremos:
Los inventarios son activos muy costosos que pueden ser
reemplazados con un activo menos costoso llamado información. Para
hacer esto la información debe ser exacta, confiable, consistente y debe
estar disponible a tiempo.
3) ¿Cuál es el significado práctico de esta Filosofía?
Reemplazar “inventarios” con “información” significa efectuar un uso intensivo,
pero adecuado de los sistemas de información para resolver la problemática que
confrontan las organizaciones en el manejo de los inventarios.
Se trata, fundamentalmente, pero no solamente ello, de instaurar un eficiente manejo
de las transacciones y registros referentes al uso, consumo, movimientos, etc. de los
productos, de manera tal de obtener información que permita, entre otras cosas:
a) Comprar los ítems sólo cuando se requieran.
b) Adquirir solo las cantidades de productos necesarias.
Lo anteriormente planteado permite contestar las preguntas clásicas de la
administración de inventarios como lo son: ¿Cuánto comprar? y ¿Cuándo
comprar?
De igual forma por medio del procesamiento de estos y otros datos referentes a los
ítems en inventario también podemos:
a) Efectuar pronósticos acertados de ventas y por ende producir solo las cantidades
necesarias y en la oportunidad que estas se requieran.
b) Clasificar los productos según su importancia.
c) Evaluar permanentemente a los proveedores.
Todo lo anteriormente señalado es posible ya que los sistemas de información
integrados, que en la actualidad utilizan la mayoría de las organizaciones, cuentan
con la capacidad de efectuar el procesamiento de los datos, relativos a los productos,
y así mediante la aplicación de modelos matemáticos, bien sea propios de la
administración de inventarios o de modelos genéricos, proveer la información para la
toma de decisiones, que permitan lograr los tres objetivos que se plantearon en la
introducción de este documento.
Como ejemplos de los modelos matemáticos que están disponibles para ser
utilizados en los sistemas de información, podríamos señalar:
a) Un modelo de pronósticos utilizando el método de los mínimos cuadrados (modelo
matemático general)
b) El cálculo de el lote económico de compras, que es un modelo utilizado
específicamente en la administración de inventarios (el cual estudiaremos
posteriormente)
Por ultimo podemos mencionar que por medio del uso de los sistemas de información
es posible, en cualquier momento dado, poseer la información actualizada sobre:
a) Que cantidades de producto se poseen y donde están ubicados (Existencia).
b) Cuales ítems y en que cantidad están pedidos a los proveedores y en que fechas
arribarán a la empresa. (Pedido).
c) Cuáles y que cantidades de productos serán utilizados y para que serán utilizados
(Comprometido).
d) Que cantidades de productos y cuando debemos despachar a nuestros
clientes. (Vendido).
Tema 3 TRANSACCIONES Y REGISTROS DE INVENTARIOS .
1) Introducción.
En la clase anterior hablamos de reemplazar “inventarios” con “información”,
decíamos que se trata de instaurar un eficiente manejo de las transacciones y
registros referentes al uso, consumo, movimientos, etc. de los productos, de manera
tal de obtener información que permita, entre otras cosas:
a) Comprar los items cuando se requieran.
b) Adquirir sólo las cantidades de productos necesarias.
En la presente clase estudiaremos con detalle las transacciones y registros de
inventarios, con la finalidad de entender el impacto que ellos tienen en la
consecución de una adecuada respuesta a los objetivos arriba planteados.
2) Transacciones de Inventarios.
Podemos definir las transacciones de inventarios como aquellas operaciones o
movimientos que incrementan o disminuyen la existencia de un producto en almacén.
Veamos algunos ejemplos para el caso de cualquier ítem del almacén de materia
prima.
f) En un momento dado existe en almacén una cantidad Q del producto.
g) Ocurre un envío o salida del ítem hacia el área de producción de q unidades (con
el objeto de fabricar un componente dado) Esto quiere decir que ahora están en
almacén Q1=Q-q unidades.
h) Ingresan al almacén q unidades del producto, motivado a la recepción de una
orden de compras. Entonces ahora hay: Q2=Q1+q unidades.
i) Se realiza el envío de q unidades al proveedor, las cuales son devueltas ya que
resultaron defectuosas. Ahora en almacén permanecen Q3=Q2-q unidades.
j) Se reciben q unidades del producto por una transferencia realizada desde otro
almacén de la empresa. Esto quiere decir que la existencia en almacén es de
Q4=Q3+q unidades.
Como puede observarse, la realización de las diversas transacciones afecta el nivel
de existencia del producto, haciendo que esta aumente o disminuye según sea clase
de operación que se efectúe.
Ahora bien, normalmente en las empresas con un grado mediano de organización,
se genera en su sistema de información un documento (físico o electrónico) en cada
oportunidad que se realiza una transacción de inventario, de forma tal de dejarla
registrada o documentada. Estos documentos son parte de lo que denominaremos
registros de inventarios.
2) Registros de Inventarios.
Como mencionamos anteriormente, los registros de inventarios son aquellos
documentos que reflejan las transacciones realizadas con los diversos renglones.
También debemos incluir en esta categoría a los documentos físicos o electrónicos
que reflejan las cantidades de productos que la empresa tiene disponible,
comprometido, ordenado o en proceso. En un sistema de información los últimos
parámetros pueden encontrarse centralizados en lo que se denomina el archivo
maestro de inventario.
En el archivo maestro de inventario, entonces, podemos encontrar la información
crítica sobre un producto determinado. Algunos de los datos o parámetros que típicos
de este archivo maestro son:
a) Código del producto.
b) Descripción del producto.
c) Unidad de medida del producto.
d) Cantidad en existencia.
e) Cantidad comprometida.
f) Política de lotificación. (*)
g) Tamaño del lote (*)
h) Nivel de reorden (*)
i) Proveedor habitual.
j) Stock de reserva. (*)
k) Clasificación ABC, (*)
l) Cantidad ordenada, entre otros datos
Nota: (*) Estos parámetros serán estudiados posteriormente.
3) Transacciones y Registros: El problema de la concordancia.
Podemos concluir de los puntos analizados anteriormente, que una transacción de
inventario genera un documento o registro, la cual a su vez actualiza otro registro que
contiene un parámetro fundamental como lo es la cantidad en existencia de un
producto. Podemos observar, entonces, que cada movimiento físico del producto
conlleva la realización de un movimiento lógico en el sistema.
Es necesario que todos los movimientos físicos activen dichos movimientos lógicos
en el sistema y más aun que estos reflejen cabalmente lo ocurrido en el
movimiento físico o transacción.
Si esto no ocurre entonces los parámetros críticos del sistema, y especialmente el
valor de la existencia, no reflejarán la realidad física del producto. Esto trae como
consecuencia que la información para la toma de decisiones este errada y por ende
las decisiones que se realicen sobre el producto.
En otras palabras es necesario que exista una concordancia total entre la
transacción física y el registro que esta genere.
Veamos dos casos que ilustren lo anteriormente planteado.
Supongamos el caso de un ítem de materia prima, del cual el archivo maestro de
inventario (registro) señale que su existencia es de 1500 unidades. Supongamos
también que:
1) Cada vez que se compra el producto se compran 500 unidades (Lote de compras)
2) Se coloca, es decir, se solicita al proveedor, una orden de compra cuando el
nivel de la existencia del producto es igual o menor a 800 unidades (Esto es lo
que se conoce como nivel de reorden)
Caso 1
Digamos que en el almacén se recibe un pedido del producto, es decir la recepción
de una orden de compra, por la cantidad de 500 unidades. Se realiza la recepción
efectiva de las 500 unidades, es decir la transacción, pero cuando se realiza el
registro del ingreso del producto en el sistema, el operador, por un error humano,
transcribe que se recibieron sólo 50 unidades.
¿Que sucederá?
Evidentemente, el sistema, en el archivo maestro indicará que hay en existencia 1550
unidades (1500+50) del producto, cuando físicamente en el almacén hay 2000
unidades (1500+500). Podemos observar, entonces, que la empresa, y mas
específicamente el gerente de inventario, tomará las próximas decisiones referentes
al renglón, considerando que hay en existencia 1550 unidades del producto (lo que le
indica el sistema), cuando en realidad se tienen 2000 unidades, es decir habrá 450
unidades (2000-1550) que no son visibles para los efectos de toma de
decisiones.
De aquí adelante, el valor de la existencia que señale el maestro de inventario nunca
tendrá concordancia con la cantidad que físicamente existe en el almacén.
Veamos:
Supongamos que se realizan tres transacciones de salida: una de 200 unidades, otra
de 300 unidades y otra de 400 unidades. Se realizan también, correctamente, los
distintos registros.
Las cantidades en existencia que reflejara el maestro de inventarios (MI) serán:
Al efectuar los tres registros, el sistema reflejará que hay en existencia 650 unidades,
cuando en realidad existen 1100 unidades (650+450 no visibles).
Adicionalmente, al realizarse el último registro, el sistema alertará que el nivel de la
existencia está por debajo del nivel de reorden (800 unidades) y por lo tanto se
procederá a colocar una orden de compra por 500 unidades (lote de compras).
Como podemos observar NO era necesario colocar esta orden de compras ya
que en realidad existen 1100 unidades ya que las órdenes de compra deben
colocarse cuando la existencia del producto es igual o menor a 800 unidades. Esto
causa, por lo tanto, que se generan una serie de costos innecesarios para la
organización.
Caso 2
Suponga en el almacén se recibe un pedido del producto, es decir la recepción de
una orden de compra, por la cantidad de 500 unidades. Se realiza la recepción
efectiva de las 500 unidades, es decir la transacción, pero al efectuar el registro
del ingreso en el sistema, el operador, por un descuido, realiza tal registro dos veces.
Es decir efectúa un primer registro por 500 unidades y luego un segundo registro por
500 unidades más.
¿Que sucederá?
En este caso, el sistema, en el archivo maestro, indicará que hay una existencia
de 2500 unidades del producto (1500+500+500), cuando físicamente en el almacén
sólo hay 2000 unidades (1500+500). El gerente de inventario, tomará las próximas
decisiones referentes al renglón considerando que hay en existencia 2500 unidades
del producto (lo que le indica el sistema), cuando en realidad posee 2000 unidades,
es decir habrá 500 unidades (2500-2000) que aparecen adicionalmente para los
efectos de toma de decisiones.
De aquí adelante el valor de la existencia que señale el maestro de inventario
nunca tendrá concordancia con la cantidad que físicamente existe en el almacén.
Veamos:
Supongamos que se realizan cuatro transacciones de salida: una de 400 unidades,
otra de 300 unidades, otra de 400 unidades y la ultima por 300. Se realizan también,
correctamente, los distintos registros.
La cantidad en existencia que reflejara el maestro de inventarios (MI) será:
Al terminar de efectuar los cuatro registros, el sistema reflejara que hay en
existencia 1100, cuando en realidad sólo existen 600 unidades (1100-500 unidades
“adicionales”).
Al ocurrir el último registro el sistema NO alertará que el nivel de la existencia está
por debajo del nivel de reorden (800 unidades) por lo tanto NO se tomará ninguna
decisión sobre colocar una orden de compra.
Como podemos observar este es el caso contrario al analizado anteriormente, ya
que ES necesario colocar una orden de compra porque en el almacén en realidad
sólo hay 600 unidades y el punto (nivel) de reorden es de 800 unidades.
Esta situación, es decir la presencia en los registros del sistema de información de
una cantidad de unidades que efectivamente no existen (500 unidades)
desencadenará efectos indeseables en el área de manufactura. El gerente o
planificador de producción tomará decisiones de programar la fabricación de lotes
de productos, del cual este renglón sea componente, en el entendido que existen
1100 unidades.
Así, por ejemplo, si un cliente efectúa al departamento de ventas el pedido de un
producto que requiere digamos de 1000 unidades del renglón en cuestión, el gerente
de producción comunicará al departamento de ventas que si se puede cumplir con
este pedido, quien a su vez informará al cliente que puede contar con la cantidad de
producto solicitado, cuando en realidad esto no es posible.
Por supuesto esto traerá como consecuencia que la organización, cuando detecte la
deficiencia del ítem, deba contactar al proveedor del producto y colocar con carácter
de urgencia una orden de compras, así como dar explicaciones al cliente sobre el
retardo para entregar su pedido (Si es que el cliente no cancela la orden) Lo dos
casos anteriormente señalados muestran de manera gráfica sólo algunos
problemas que se presentan cuando no existe concordancia entre las transacciones
de inventario y sus registros. No obstante pueden inferirse la naturaleza y efectos de
los problemas que afrontará la organización cuando esta situación se presenta
frecuentemente.
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