recepción de bienes de consumo de las unidades administrativas

RECEPCIÓN DE BIENES DE CONSUMO DE
LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS
DE LA SRE
Datos de Control
Copia asignada a: Lic. Armando Gallegos
Díaz.
Fecha de implantación: 1 de diciembre de 2004
Puesto: Director General Adjunto de Control
de Bienes.
Versión: 1.0
Procedimiento
Recepción de Bienes de Consumo de las
Unidades Administrativas
de la SRE
PR-DGACB-07
Fecha: 1/12/2004
Versión: 1.0
Página: 2 de 16
Unidad Administrativa: Dirección General de Bienes Inmuebles y Área Responsable: Dirección General Adjunta de Control de
Recursos Materiales
Bienes.
1.1 Propósito del procedimiento.
Describir en forma ordenada los pasos a seguir por parte del personal del Departamento
de Almacén, para una adecuada recepción extraordinaria de los bienes de consumo.
1.2 Alcance.
El ámbito de aplicación de este procedimiento aplica a la Dirección General de Bienes
Inmuebles y Recursos Materiales, a la Dirección General Adjunta de Control de Bienes,
al Departamento de Almacén y a las unidades administrativas responsables de la SRE.
1.3 Referencia.
− Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
− Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector
Público.
− Normas Internas en materia Presupuestal que deberán observar los servidores
públicos adscritos a las unidades administrativas y Delegaciones de la Secretaría de
Relaciones Exteriores.
− Políticas, bases y lineamientos en materia de Adquisiciones, Arrendamientos y
Servicios del Sector Público de la Secretaría de Relaciones Exteriores.
1.4 Responsabilidades.
Es responsabilidad de la Dirección General de Bienes Inmuebles y Recursos Materiales
la elaboración y vigilancia de este procedimiento a través de la Dirección General
Adjunta de Control de Bienes y del Departamento de Almacén.
Procedimiento
Recepción de Bienes de Consumo de las
Unidades Administrativas
de la SRE
PR-DGACB-07
Fecha: 1/12/2004
Versión: 1.0
Página: 3 de 16
Unidad Administrativa: Dirección General de Bienes Inmuebles y Área Responsable: Dirección General Adjunta de Control de
Recursos Materiales
Bienes.
1.5 Definiciones.
Bienes de consumo: Artículos de oficina, papelería, material de limpieza, material
eléctrico, material de ferretería, consumibles de computo, víveres, etc.
Kardex: Sistema computarizado en el cual se registra la recepción y distribución de los
bienes de consumo en el Almacén, identificando existencias.
Pedido contrato: Documento que utiliza la Dirección General Adjunta de Recursos
Materiales, para formalizar las adjudicaciones que se realizan a través de los diversos
procedimientos de compra.
Requisición de compra: Forma que utilizan las diversas unidades administrativas que
conforman la Secretaría, para solicitar los bienes de consumo.
Procedimiento
Recepción de Bienes de Consumo de las
Unidades Administrativas
de la SRE
PR-DGACB-07
Fecha: 1/12/2004
Versión: 1.0
Página: 4 de 16
Unidad Administrativa: Dirección General de Bienes Inmuebles y Área Responsable: Dirección General Adjunta de Control de
Recursos Materiales
Bienes.
Políticas y Lineamientos
1. El Departamento de Almacén, es el único autorizado para recibir, revisar y
resguardar los bienes de consumo adquiridos por la Secretaría, a través de
Pedido Contrato o Requisición de Compra.
2. El Departamento de Almacén, deberá verificar antes de recibir los bienes de
consumo adquiridos por la Secretaría, con la factura o remisión del proveedor,
las características específicas y cantidades establecidas en el Pedido-Contrato
y/o Requisición de Compras.
3. El Departamento de Almacén deberá registrar en el sistema kardex
(computarizado) todos los bienes de consumo que ingresen al Almacén, mismo
que servirá para conocer su existencia y control.
4. El Departamento de Almacén, reportará a través de un informe mensual de
recepción de los bienes de consumo a la Dirección General Adjunta de Control
de Bienes.
Procedimiento
Recepción de Bienes de Consumo de las
Unidades Administrativas
de la SRE
PR-DGACB-07
Fecha: 1/12/2004
Versión: 1.0
Página: 5 de 16
Unidad Administrativa: Dirección General de Bienes Inmuebles y Área Responsable: Dirección General Adjunta de Control de
Recursos Materiales
Bienes.
Descripción de Actividades
Paso
1
Responsable
Unidad
Administrativa
Actividad
Envía requisición de compra a la Dirección de
Adquisiciones y Contrataciones.
Documento
de Trabajo
(Clave)
- Requisición
de compra.
Nota: Ver el manual de procedimientos de
adquisiciones, arrendamientos y servicios de la
Dirección General de Bienes Inmuebles y Recursos
Materiales (DGBIRM).
2
Dirección de
Adquisiciones y
Contrataciones
3
Recibe requisición de compra, elabora pedido-contrato
y compra el bien de consumo.
- Requisición
de compra.
- Pedidocontrato.
Envía original del contrato-pedido a la unidad
administrativa y copia del contrato-pedido o requisición
de compra al Departamento de Almacén, a través de
la Dirección General Adjunta de Control de Bienes
(DGACB).
- Requisición
de compra.
- Pedidocontrato.
4
Departamento
de Almacén
Recibe copia del pedido-contrato o requisición de
compra de la Dirección de Adquisiciones y
Contrataciones.
- Requisición
de compra.
- Pedidocontrato.
5
Proveedor
Entrega al Departamento de Almacén los bienes de
consumo y nota remisión para su recepción.
- Nota
remisión.
6
Departamento
de Almacén
Recibe los bienes de consumo del proveedor, nota
remisión y verifica las condiciones establecidas en el
pedido contrato o requisición de compra.
- Requisición
de compra.
- Pedidocontrato.
- Nota
remisión.
7
¿Cumplen los bienes con el pedido-contrato o
requisición de compra?
NO
8
Notifica a la unidad administrativa que no se recibió el
bien por no llegar en tiempo y forma.
TERMINA PROCEDIMIENTO
Procedimiento
PR-DGACB-07
Recepción de Bienes de Consumo de las
Unidades Administrativas
de la SRE
Fecha: 1/12/2004
Versión: 1.0
Página: 6 de 16
Unidad Administrativa: Dirección General de Bienes Inmuebles y Área Responsable: Dirección General Adjunta de Control de
Recursos Materiales
Bienes.
Descripción de Actividades
Paso
Responsable
Documento
de Trabajo
(Clave)
Actividad
SI
9
Proveedor
Entrega factura al Departamento de Almacén.
10
Departamento
de Almacén
Recibe y sella factura o nota de remisión con la fecha - Factura o nota
de recepción.
de remisión.
de
consumo
al
- Factura.
11
Registra los bienes
computarizado kardex.
sistema
12
Elabora y envía oficio a la Dirección General Adjunta
de Control de Bienes anexando la factura, copia del
pedido-contrato o requisición de compra con el sello
del Almacén en donde conste la fecha de recepción,
para su firma.
- Oficio.
- Factura.
- Requisición de
compra.
- Pedidocontrato.
- Oficio.
- Factura.
- Pedidocontrato o
requisición de
compra.
13
Dirección
General
Adjunta de
Control de
Bienes
Firma y devuelve oficio con sus anexos
Departamento de Almacén para su trámite.
al
14
Departamento
de Almacén.
Recibe oficio firmado y envía a la unidad
administrativa solicitante oficio de los bienes,
anexando la factura original, copia del pedidocontrato o requisición de compra con el sello del
Almacén en donde conste la fecha de recepción.
- Oficio.
- Factura.
- Requisición de
compra.
- Pedidocontrato.
15
Unidad
Administrativa
Recibe oficio firmado de envío de factura original con
copia del pedido-contrato o requisición de compra
para el trámite de pago correspondiente.
- Oficio.
- Factura.
- Requisición de
compra.
- Pedidocontrato.
Nota: En caso de incumplimiento del pedido-contrato
la unidad administrativa debe de determinar, la
aplicación de sanciones.
16
Departamento
de Almacén
Archiva la documentación correspondiente e informa
a la Dirección General Adjunta de Control de Bienes.
FIN DE PROCEDIMIENTO
- Documentación .
Procedimiento
Recepción de Bienes de Consumo de las
Unidades Administrativas
de la SRE
PR-DGACB-07
Fecha: 1/12/2004
Versión: 1.0
Página: 7 de 16
Unidad Administrativa: Dirección General de Bienes Inmuebles y Área Responsable: Dirección General Adjunta de Control de
Recursos Materiales
Bienes.
Diagrama de Flujo
INICIO
Enviar requisición de compra a la
Dirección de Adquisiciones y
Contrataciones.
1
Requisición de
compra.
Recibir requisición de compra,
elaborar pedido-contrato y comprar
el pedido.
2
Requisición de
compra.
Pedido-contrato.
Enviar original del contrato pedido a
la unidad administrativa y copia del
pedido-contrato o requisición de
compra
al
Departamento
de
Almacén, a través de DGACB.
3
Pedido-contrato
(O-1) .
Requisición de
compra. ©
4
Recibir
copia del pedido-contrato o
requisición de compra de la
Dirección de Adquisiciones y
Contrataciones.
4
Pedido-contrato. ©
Requisición de
compra. ©
4 ntregar
E
el
proveedor
al
Departamento de Almacén los
bienes de consumo y nota de
remisión para su recepción.
5
Nota de remisión.
6
Nota:
Ver
el
manual
de
procedimientos de Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios de la
DGBIRM.
Procedimiento
Recepción de Bienes de Consumo de las
Unidades Administrativas
de la SRE
PR-DGACB-07
Fecha: 1/12/2004
Versión: 1.0
Página: 8 de 16
Unidad Administrativa: Dirección General de Bienes Inmuebles y Área Responsable: Dirección General Adjunta de Control de
Recursos Materiales
Bienes.
Diagrama de Flujo
Recibir los bienes de consumo, nota
de
remisión
y
verificar las
condiciones
estableciditas
en
pedido-contrato o requisición de
compra.
6
Pedido-contrato. ©
Requisición de
compra. ©
Nota de remisión.
¿Cumplen los
bienes con el
pedido-contrato o
requisición de
compra?
NO
8
7
SI
TERMINA
PROCEDIMIENTO
Entregar factura al Departamento de
Almacén.
9
Factura.
Recibir y sellar factura o nota de
remisión con la fecha de recepción.
10
Factura.
Nota de remisión.
Registrar los bienes de consumo al
sistema computarizado kardex.
11
Elaborar y enviar oficio a la DGACB
para su firma,
12
Oficio.
Factura.
Pedido-contrato.
13
Notificar a la unidad administrativa
que no se recibe el bien por no
llegar en tiempo y forma.
Requisición de
compra.
Procedimiento
Recepción de Bienes de Consumo de las
Unidades Administrativas
de la SRE
PR-DGACB-07
Fecha: 1/12/2004
Versión: 1.0
Página: 9 de 16
Unidad Administrativa: Dirección General de Bienes Inmuebles y Área Responsable: Dirección General Adjunta de Control de
Recursos Materiales
Bienes.
Diagrama de Flujo
Firmar y devolver oficio con sus
anexos
al
Departamento
de
Almacén.
13
Oficio.
Factura.
Pedido-contrato.
Requisición de
compra.
Recibir oficio firmado y enviar a la
unidad administrativa solicitante.
14
Oficio.
Factura.
Pedido-contrato.
Requisición de
compra.
Recibir oficio firmado de envío de
factura con copia del pedido,
contrato o requisición de compras
para
el
trámite
de
pago
correspondiente.
15
Oficio.
Factura.
Pedido-contrato.
Requisición de
compra.
Archivar
la
documentación
correspondiente e informar a la
DGACB.
16
Documentación.
FIN
Procedimiento
Recepción de Bienes de Consumo de las
Unidades Administrativas
de la SRE
PR-DGACB-07
Fecha: 1/12/2004
Versión: 1.0
Página: 10 de 16
Unidad Administrativa: Dirección General de Bienes Inmuebles y Área Responsable: Dirección General Adjunta de Control de
Recursos Materiales
Bienes.
Formatos e Instructivos
Procedimiento
PR-DGACB-07
Fecha: 1/12/2004
Recepción de Bienes de Consumo de las
Unidades Administrativas
de la SRE
Versión: 1.0
Página: 11 de 16
Unidad Administrativa: Dirección General de Bienes Inmuebles y Área Responsable: Dirección General Adjunta de Control de
Recursos Materiales
Bienes.
Formato Requisición de Compra (Anverso)
Nº de Requisición
SECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORES
1
OFICIALIA MAYOR
AREA
DIRECCION GENERAL DE BIENES INMUEBLES Y RECURSOS MATERIALES
DIRECCION GENERAL ADJUNTA
UNIDAD ADMINISTRATIVA
PROGRAMA
AA
AREA SOLICITANTE
Fecha
3
Hoja
Folio Recepción
De
Fecha
4
5
6
MES DIA AÑO
CLASIFICACION DEL GRUPO DE
ARTICULOS (VER CUADRO)
MES DIA AÑO
PARTIDA PRESUPUESTAL POR AFECTAR
9
8
7
SUBPROGRAMA
2
PROGRESIVO
10
08
Nº Prog.
Código-Descripción de los bienes
(Para mayor identificación, incluir datos técnicos y especificaciones)
Unidad
Cantidad
Existencia en Almacén
11
12
13
14
15
ELABORO
REVISO
AUTORIZO
SOLICITANTE
COORDINADOR ADMINISTRATIVO
DIR. GRAL. DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE
REVISO REQUISICION
APROBO REQUISICION
AUTORIZO REQUISICION
16
19
ADQUISICIONES
Justificación de las necesidades - Observaciones
17
20
DIRECTOR DE ADQUISICION ES Y CONTRATACIONES
22
18
21
DIR. GRAL. ADJUNTO DE RECURSOS MATERIALES
Procedimiento
PR-DGACB-07
Recepción de Bienes de Consumo de las
Unidades Administrativas
de la SRE
Fecha: 1/12/2004
Versión: 1.0
Página: 12 de 16
Unidad Administrativa: Dirección General de Bienes Inmuebles y Área Responsable: Dirección General Adjunta de Control de
Recursos Materiales
Bienes.
Formato Requisición de Compra (Reverso)
PARTIDA
PRESUP.
GRUPO
C O N C E P T O
PARTIDA
PRESUP.
GRUPO
2504
39
Materiales y suministros médicos
40
Materiales y artículos para odontología
C O N C E P T O
ARTICULOS DE CONSUMO
2101
01
Artículos para oficina (fuera del cuadro básico)
02
Artículos para ingenieria y dibujo
03
Sello de goma ( no oficiales )
41
Material y suministro de laboratorio
04
Tarjetas de presentación
42
Material fotográfico
05
Cajas de cartón y plástico
43
Accesorios para equipo de audio y video
06
Accesorios para máquina de escribir y calculadoras
2601
44
Gasolina
07
Material y artículos de limpieza
2602
45
lubricantes y aditivos
08
Artículos de polietileno
2701
46
Vestuario y uniformes de trabajo
09
Revistas, periódicos y similares
47
Blancos
10
Materiales y artículos para labores educativas
48
Artículos y uniformes deportivos
11
Cassettes y videocassettes
49
Prendas de protección
12
Material y artículos para máquinas fotocopiadoras
50
Material y artículos diversos (especificar uso)
13
Material y artículos para impresión
14
Material para encuadernación
15
Material para microfilmación
16
17
2201
18
Alimentos
2203
19
2302
20
21
Refacciones automotrices
22
23
2102
2103
2105
2106
2401
2402
2403
2404
2503
2505
2702
BIENES DE INVERSION
51
Mobiliario para oficina
Formas continuas (papel stock)
52
Otro mobiliario (ejemplo anaqueles, pupitres, etc.)
Material y artículos para computadora
53
Sellos de goma oficiales
54
Maquinas de escribir y calculadoras
Utensilios de cocina y para mesa
55
Equipos de ingeniería y dibujo
Herramientas de todos tipos
56
Equipo diverso para oficina (ejemplo engargoladoras, gullotinas, tajalapiz, etc.)
5103
57
Equipo de educacional y recreativo (ejemplo proyectores, aparatos audiovisuales, etc.)
Llantas, camaras y corbatas
5104
58
Bienes artisticos y culturales (ejemplo colecciones, enciclopedias, etc.)
Refacciones para aparatos eléctricos
5202
59
Equipo industrial (ejemplo motores, bombas, etc.)
24
Chapas, cerraduras y candados
5204
60
Aparatos de comunicación y telecomunicaciones
25
Artículos de tlapaleria y ferretería
5205
61
Maquinaria y equipo eléctrico (ejemplo plantas de luz, generadores, reguladores, etc.)
26
Material para construcción
5206
62
Equipo de computación electrónica
27
Maderas
5401
63
Equipo médico
28
Pinturas, barnices, selladores y latas
5402
64
Instrumental médico
29
Angulos y soleras
5501
65
Herramienta y máquina-herramienta (ejemplo taladro, pulidoras, gatos hidraulicos, etc.)
30
Tanques, tuberia y accesorios para plomeria
66
Esquipos diversos (especificar su uso)
31
Muebles para baño y accesorios
32
Alfombras, tapices, pisos y cortinas
33
Placas metálicasy artículos troquelados
34
Macetones, plantas de ornato, tierra y fertilizantes
35
Cristales y cubiertas de cristal
36
Material eléctrico
37
Material y artículos para telecomunicaciones
38
Medicinas y productos farmacéuticos
5101
5102
Procedimiento
PR-DGACB-07
Recepción de Bienes de Consumo de las
Unidades Administrativas
de la SRE
Fecha: 1/12/2004
Versión: 1.0
Página: 13 de 16
Unidad Administrativa: Dirección General de Bienes Inmuebles y Área Responsable: Dirección General Adjunta de Control de
Recursos Materiales
Bienes.
Instructivo de Llenado del Formato Requisición de Compra
1.- Área
Concepto
0
2.- Progresivo
3.- Fecha
4.- Hoja
5.- Folio Recepción
6.- Fecha
7.- Unidad Administrativa
8.- Área Solicitante
9.- Clasificación del Grupo de
Artículos
10.- Partida Presupuestal por
Afectar
11.- Nº Prog.
12.- Código-Descripción de los
Bienes
13.- Unidad
14.- Cantidad
15.- Existencia en Almacén
Contenido
Anotar número de área registrada en la Estructura
Programática concertada para el ejercicio fiscal de que
se trate.
Anotar número progresivo de la requisición de compra
(para ser llenado por el área de compras de la
Dirección de Adquisiciones y Contrataciones).
Anotar el día, mes y año en que se elabora la
requisición de compra.
Anotar el número inicial y final de hojas de la
requisición de compra.
Sello del número de folio de la recepción de la
requisición de compra.
Sello de la fecha de recepción de la requisición de
compra en la Dirección de Adquisiciones y
Contrataciones.
Anotar nombre de la Unidad Administrativa, conforme al
Reglamento Interior de la Secretaría de Relaciones
Exteriores.
Anotar el nombre del área solicitante, adscrita a la
Unidad Administrativa.
Anotar el número del grupo al que pertenecen los
bienes, conforme a la clasificación inscrita en el reverso
de la de la requisición de compra.
Anotar la clave de la partida presupuestal que
corresponda, conforme al Clasificador por Objeto del
Gasto vigente.
Anotar el (los) número(s) progresivo(s)
correspondan a cada bien solicitado.
que
Anotar un descripción breve de las características de
los bienes solicitados.
Anotar la unidad de medida de los bienes en existencia
(e.g. millares, kilogramos, piezas, metros, etc.
Anotar con número la cantidad de bienes solicitados.
Anotar la cantidad de bienes en existencia o, en su
caso, sello de no existencia del Almacén o Inventarios
(para ser llenado por la Dirección General de Bienes
Inmuebles y Recursos Materiales).
Procedimiento
PR-DGACB-07
Recepción de Bienes de Consumo de las
Unidades Administrativas
de la SRE
Fecha: 1/12/2004
Versión: 1.0
Página: 14 de 16
Unidad Administrativa: Dirección General de Bienes Inmuebles y Área Responsable: Dirección General Adjunta de Control de
Recursos Materiales
Bienes.
Instructivo de Llenado del Formato Requisición de Compra
16.- Elaboró
Concepto
0
17.- Revisó
18.- Autorizó
19.- Reviso Requisición
20.- Aprobó Requisición
21.- Autorizó Requisición
22.- Justificación de las
Necesidades-Observaciones
Contenido
Firma del servidor público facultado por la Unidad
Administrativa solicitante para elaborar la requisición de
compra.
Firma del Coordinador Administrativo o el responsable
de la Administración de Recursos.
Firma del Titular de la Unidad Administrativa requirente.
Firma del Titular del departamento de Adquisiciones.
Firma del Titular de la Dirección de Adquisiciones y
Contrataciones.
Titular de la Dirección General Adjunta de Recursos
Materiales.
Anotar una breve reseña que justifique la necesidad de
adquirir los bienes solicitados.
Procedimiento
PR-DGACB-07
Fecha: 1/12/2004
Recepción de Bienes de Consumo de las
Unidades Administrativas
de la SRE
Versión: 1.0
Página: 15 de 16
Unidad Administrativa: Dirección General de Bienes Inmuebles y Área Responsable: Dirección General Adjunta de Control de
Recursos Materiales
Bienes.
Formato de Pedido-Contrato
2
3
1
4
6
5
10
11
SUBDIRECTORA DE GESTIÓN DE PAGO
7
12
8
9
13
Procedimiento
PR-DGACB-07
Recepción de Bienes de Consumo de las
Unidades Administrativas
de la SRE
Fecha: 1/12/2004
Versión: 1.0
Página: 16 de 16
Unidad Administrativa: Dirección General de Bienes Inmuebles y Área Responsable: Dirección General Adjunta de Control de
Recursos Materiales
Bienes.
Instructivo de Llenado del Formato de Pedido-Contrato
Concepto
Contenido
1.- Pedido-contrato
Anotar fecha, hoja N° de, N° de pedido, año, secuencia y elaboró.
2.- Proveedor
Anotar el nombre del proveedor cotización o ref y fecha.
3.- Fecha de embarque
Se anotará el día, mes y año del embarque y las condiciones de
carga.
4.- Partida
Se anotará el número de la clave presupuestaria que representa
cada concepto del bien o servicio.
5.- Código-descripción de los bienes
Poner el código y especificar el bien.
6.- Cantidad
Anotar la cantidad que se necesita del bien.
7.- Unidad
Anotar la medida del bien, puede ser por volumen, kilogramo, litro,
etc.
8.- Precio unitario
Anotar el precio por producto.
10.- Director de Adquisiciones y
Contrataciones.
Anotar el nombre y poner firma del Director de Adquisiciones y
Contrataciones.
11.-
Subdirectora de Gestión de
Pago
Anotar el nombre y poner firma de la Subdirectora de Gestión de
Pago.
12.- Director General Adjunto de
Recursos Materiales
Anotar el nombre y poner firma del Director General Adjunto de
Recursos Materiales.
9.- Precio total neto
13.- Directora General de Bienes
Inmuebles
y
Recursos
Materiales
Anotar el precio total de los productos.
Anotar el nombre y poner firma de la Directora General Bienes
Inmuebles y Recursos Materiales.