Procedimiento Descarga y Recepción

Procedimiento Descarga y Recepción
Procedimientos de almacén Enero_2012
La operación de descarga y recepción en un almacén, tiene una gran incidencia en el mismo,
por ser el punto final de a relación con el eslabón anterior de la cadena de suministro y por la
incidencia que tiene en el inventario
1.- INTRODUCCIÓN.
La operación de descarga y recepción en un almacén se define como la fase final del acuerdo que
establecemos con un proveedor al realizarle un pedido. En esta operación se deberá:
1.
Recoger mercancía del transporte del proveedor e introducirla en nuestro almacén.
2.
Verificar contenido, cantidad y calidad de los envíos.
3.
Identificar y codificar los artículos.
4.
Dar de alta en stock.
2.- OBJETO
Realizar la descarga, control de la calidad y cantidad de mercancía que entra en el almacén, así como el
registro en archivos informáticos de toda la información que se produce en el proceso de identificación
y recepción de artículos en el almacén. También se incluye el etiquetado de bultos o pallets de los
artículos recepcionados, mejorando así la identificación posterior de estos en almacén y en la
preparación de pedidos. Opcionalmente se incluyen los controles calidad de los productos
recepcionados.
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3.- CAMPO DE APLICACIÓN
Todas las recepciones de material de nuestros proveedores o suministradores.
AUTORIZACION
CIRCULACION
1
4.- DIAGRAMA DE PROCESO
DESCARGA Y RECEPCIÓN.- Información y confronte previo
ADMINISTRATIVO ALMACÉN
COMPRAS
Recogida albarán
de entrega de
manos de
transportista
Solicita al
departamento de
compras solución a
incidencia
No
Existen
pedido
pendiente
Se
necesita el
producto
si
Grabación d e
pedido
si
No
Esta el
pedido en
papel
No
Comunica al
No
proveedor
motivos
devolución
Imprime documento
de pedido
si
si
Se
necesita el
EXCESO
Solicita a Compras
solución a la
incidencia
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Existe
diferencia a
mas entre
pedido y
albarán
si
No
Grabación d e
pedido
No
Autoriza el inicio de
la descarga
Comunica al
proveedor
motivos
devolución
AUTORIZACION
CIRCULACION
2
DESCARGA Y RECEPCIÓN.- Descarga y Recepción física. Etiquetado
ADMINISTRATIVO
ALMACÉN
RESPONSABLE ENTRADAS
Descarga de la
mercancía desde
camión a ubicación
playa
Confirma la recepción en el
ERP
Control de
cantidades y datos
logísticos
Control de calidad de
embalajes y envases
si
Dispone
de todos
los datos
logísticos
No
Recoge datos en
ficha de datos
logísticos
Recogida de
muestras para
control de calidad
Emite documentos de
transportista y etiquetas
Archiva documentación
Da conformidad a la
recepción
Entrega albarán
sellado y
documentación al
transportista
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Etiqueta mercancía
recepcionada
Grabación de Ficha de
datos logísticos en ERP
AUTORIZACION
CIRCULACION
3
5.- DESARROLLO DEL PROCESO
Un desglose de las tareas a realizar en cada una de las etapas sería:
5.1.- Información y confronte previo.
TAREA
Recepción
de
albarán
RESPONSABLE FRECUENCIA DOCUMENTO
portado
en
mano
del RESP. ENTRADAS Todas
transportista
las Albarán proveedor
DEVOLUCIONES entregas
Consulta en el listado de pedidos pendientes, los RESP. ENTRADAS Todas las
Listado de pedidos
siguientes datos:
pendientes
DEVOLUCIONES entregas

Proveedor.

Nº de pedido
Si no existe pedido, comunica al responsable de RESP. ENTRADAS Entregas sin
compras, la inexistencia de pedido de cara a que el DEVOLUCIONES pedido
tome la decisión entre:

Descarga, para lo cual deberá proceder de
manera inmediata a la grabación del pedido.

Rechazo
del
pedido
y
devolución
RESP.COMPRAS
a
proveedor.
Si no se autoriza la descarga anota los motivos del RESP. ENTRADAS Entregas
Control recepción
rechazo así como el proveedor, matricula del camión DEVOLUCIONES rechazadas
Si existe pedido pendiente, comprueba la existencia RESP. ENTRADAS Entregas
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y hora de llegada
Pedido interno
del documento físico de pedido interno en la carpeta DEVOLUCIONES aceptadas
de pedidos pendientes de entrega.
Si no existe pedido interno realiza su emisión a través RESP. ENTRADAS Entregas
del sistema informático.
AUTORIZACION
DEVOLUCIONES aceptadas
CIRCULACION
4
TAREA
Chequeo en pedido interno de los siguientes datos:

Artículos

Cantidades
RESPONSABLE FRECUENCIA
DOCUMENTO
RESP. ENTRADAS Entregas
Pedido interno
DEVOLUCIONES aceptadas
Si existe alguna discrepancia entre pedido interno y RESP. ENTRADAS Entregas
albarán, consulta al Dpto. de Compras la autorización DEVOLUCIONES incidencia
de descarga
con Albaran proveedor
Pedido interno
RESP.COMPRAS
Si no se autoriza la descarga anota los motivos del RESP. ENTRADAS Entregas
no Control recepción
rechazo así como el proveedor, matricula del camión DEVOLUCIONES aceptadas
y hora de llegada
Si la entrega es admitida, une al albarán del proveedor RESP. ENTRADAS Entregas
el pedido interno, indicando al transportista que inicie DEVOLUCIONES aceptadas
Pedido interno
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el proceso de descarga de la mercancía
Albarán proveedor
AUTORIZACION
CIRCULACION
5
5.2.- Descarga y recepción física de la mercancía.
TAREA
RESPONSABLE FRECUENCIA
Descarga los artículos y los deja preparados en la
Entregas
zona de descarga y recepción para su control
RESP. ENTRADAS aceptadas
(Ubicación PLAYA)
DEVOLUCIONES.
DOCUMENTO
Pedido interno
Control de cantidades y datos logísticos (peso, RESP. ENTRADAS Entregas
Pedido interno.
volumen, código de barras, unidades embalaje, DEVOLUCIONES. aceptadas
unidades fracción) de la mercancía posicionada en
Ficha datos
PLAYA
logísticos
Control de calidad embalajes y revisión de posibles RESP. ENTRADAS Entregas
roturas de mercancías
DEVOLUCIONES. aceptadas
Toma de muestras para control de calidad
En el caso de no disponer de todos los datos RESP. ENTRADAS Entregas
Ficha datos
logísticos, recoge dicha información.
logísticos
DEVOLUCIONES. aceptadas
Dar conformidad a la recepción señalando si es RESP. ENTRADAS Entregas
necesario
DEVOLUCIONES. aceptadas
Cantidad recepcionada valida

Cantidad
recepcionada
Albarán
proveedor
no
valida
(
devolución a proveedor que no se lleva el
transporte )
Posiciona documentación en oficina para proceder a RESP. ENTRADAS Entregas
su recepción administrativa
DEVOLUCIONES. aceptadas
Conforma albarán del proveedor entregando la copia
RESP. ENTRADAS Entregas
del mismo al transportista.
AUTORIZACION
Pedido interno
Albarán proveedor
DEVOLUCIONES. aceptadas
CIRCULACION
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
Pedido interno.
5.3.- Control administrativo de recepción.
TAREA
RESPONSABLE FRECUENCIA
Grabación de datos de albarán de entrega en el
sistema de gestión
Graba datos logísticos de los artículos o de
modificación de los mismos
En caso de ser necesario se procederá a emitir
etiquetas de todos los productos recepcionados para
su identificación física.
Archivo de los documentos recepcionados en carpeta
diaria de recepción
ADMON
Entregas
RESP ENTRADAS
aceptadas
ADMON
Entregas
RESP ENTRADAS
aceptadas
ADMON
RESP ENTRADAS
ADMON
RESP ENTRADAS
Entregas
aceptadas
DOCUMENTO
Menú Recepción
ERP o SGA
Menú Recepción
ERP o SGA
Etiquetas de
código de barras
Entregas
Albarán proveedor
aceptadas
Pedido interno
5.4.- Etiquetado de artículos.
TAREA
RESPONSABLE FRECUENCIA
Se posicionarán dos etiquetas en caras contiguas en RESP ENTRADAS
cada caja o pallet a los que haya que realizar la
Entregas
DOCUMENTO
Etiqueta
aceptadas
ubicación en el almacén.
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Ordena el inicio del proceso de evacuación de la RESP ENTRADAS
mercancía, para su ubicación en almacén.
AUTORIZACION
CIRCULACION
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