reglamento del comité de comunicación y divulgación

 REGLAMENTO DEL COMITÉ DE COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN (CCD) DE LA SOCIEDAD VALENCIANA DE NEUMOLOGÍA (SVN) Objetivos y funciones del Comité de Comunicación y divulgación Los objetivos del CCD son potenciar la comunicación de actividades, noticias y temas de interés entre los socios de la SVN y potenciar la visibilidad de la SVN entre la población general. Para ello dispone de tres herramientas principales: •
La página web de la sociedad (www.svneumo.org). •
Los servcios de una Agencia de Comunicación (F2.8) cuyas prestaciones incluirán: gabinete de comunicación, cobertura de congresos y otras actividades relevantes para la SVN y servicio fotográfico. •
Cuenta en redes sociales Facebook y Twitter. Son funciones del CCD: 1. Actualizar y dinamizar la web, decidiendo los contenidos y organización de los mismos, en colaboración con nuestro webmaster. 2. El CCD será quien decida, controle e informe mensualmente (a través del coordinador del CCD, o de otro miembro del comité que se designe para tal efecto en caso necesario) de los contenidos a cubrir por la Agencia de Comunicación contratada (F2.8) (siempre con el asesoramiento y en conformidad con la JD de la SVN) cuyas funciones serán: - Elaboración y envío mensual de noticias internas (BIT: Bulletí
d´Informació Toràcica)(*)
- Elaboración y divulgación de 3 notas de prensa mensuales (o 30 al
año, en función de las necesidades).(*)
- Actualización semanal en redes sociales (facebook y twitter).
-­‐ Elaboración historial de apariciones de la Sociedad en la prensa. - Cobertura de Congreso Anual y otras actividades relevantes SVN:
- Posible rueda de prensa.
- Elaboración notas de prensa y envío a medios.
- Atención periodistas.
- Gestionar posible entrevista
(*) Tras decidir el contenido de las noticias a publicar y siempre que se estime oportuno el CCD facilitará a la Agencia de Comunicación el contacto con el miembro de la SVN o GT más experto o implicado en el tema a publicar. Constitución del Comité Su constitución deberá ser aprobada en Asamblea General siguiendo los preceptos marcados por los Estatutos de la SVN. Composición del Comité El CCD estará compuesto por 5 miembros, todos ellos socios de la SVN, cuya distribución de cargos quedará establecida en: 1. Un Coordinador 2. Un Secretario 3. 3 vocales Elección de los componentes del Comité Del Coordinador. Será elegido por consenso entre todos los miembros de la Junta Directiva de la SVN. Ante la presencia de discrepancias será el Presidente de la SVN el que tome la decisión final. Este cargo será incompatible con la Presidencia de la SVN, la coordinación de otro comité o de un grupo de trabajo de la SVN. Del Secretario. Será elegido por consenso entre todos los miembros del CCD. De los vocales. En número de 3, serán propuestos por el coordinador del CCD entre todos los miembros de la SVN, siendo su participación voluntaria y aceptada por la JD SVN. Su cargo no será incompatible con ningún otro cargo dentro del organigrama de la SVN salvo la secretaría y la coordinación del propio Comité. Todos los miembros del Comité deberán ser socios de la SVN. Los cargos serán renovados cada tres años. Pudiendo permanecer en el comité hasta un máximo de 2 legislaturas consecutivas, siempre que la Junta Directiva de la SVN y el propio CCD lo estimen oportuno. El nombramiento de los nuevos miembros del Comité o salida de los mismos deberá constar en acta y ser aprobado tanto por el Coordinador del Comité como por la Junta Directiva de la SVN en última instancia. Funciones de sus componentes Funciones del Coordinador: •
Presidir el Comité, convocar y coordinar las reuniones tanto presenciales como no presenciales. •
Ser el interlocutor del Comité y la JD de la SVN, informando de las actividades y decisiones tomadas mediante una memoria anual de actividades o de forma extraordinaria en cualquier momento que se le requiera. •
Redactar y firmar de forma anual una Memoria de Actividades (Informe del Coordinador del Comité de Comunicación y divulgación) que será presentada en la Asamblea General de socios de la SVN en el seno del Congreso Anual. •
Dar el visto bueno y firmar las actas de las reuniones realizadas, redactadas por el Secretario •
Avalar las decisiones tomadas por el Comité •
Tomar decisiones de forma particular según la actividad en el caso de que no fuera necesario a instancias del propio Coordinador, la reunión del Comité en pleno •
Informar a todo el Comité de todas las decisiones que se tomen •
Velar por eficacia y eficiencia del Comité en sus cometidos y decisiones •
Nombrar formalmente a los colaboradores del comité •
Aquellas que le sean encomendadas de forma específica desde la Junta Directiva de la SVN siempre y cuando caigan dentro de sus competencias •
Resolver discrepancias de opinión entre miembros del comité para llegar a una decisión única •
Actuar como interlocutor con la agencia de comunicación mediante el envío vía email a principio de cada mes de los eventos e informaciones a cubrir •
Actuar como interlocutor con el webmaster, para informar de los cambios a introducir en la página web de la sociedad •
Realizar un reparto de tareas a realizar por cada uno de los colaboradores y coordinar su realización Funciones del Secretario Sustituir al Coordinador cuando sea requerido por el mismo, asumiendo todas sus •
competencias de forma excepcional y transitoria •
Convocar las reuniones del CCD •
Redactar y firmar las actas de las reuniones realizadas, tras el visto bueno del Coordinador Serán atribuciones de los colaboradores •
Acudir a las reuniones convocadas tanto presenciales como no presenciales •
Proponer, discutir y decidir el contenido tanto de la página web como de las noticias a publicar y eventos a cubrir mensualmente por la agencia de comunicación •
Llevar a cabo las tareas designadas por el coordinador del CCD Reuniones Existirá al menos una reunión presencial anual haciendola coincidir, preferiblemente, con el Congreso anual de la SVN. El resto de reuniones podrán ser presenciales o no (telemáticas), en función de las necesidades, y se convocarán con periocidad al menos mensual. Para que la reunión sea válida es necesario que los asistentes constituyan la mitad más uno del Comité. Las decisiones serán alcanzadas mediante consenso y en caso de discrepancia, mayoría simple y en caso de desacuerdo el coordinador se reserva el voto de calidad. Régimen económico La pertenencia al CCD no estará remunerada bajo ningún concepto si bien estará considerado por escrito mediante diploma firmado por el Presidente de la SVN al finalizar su pertenencia al Comité. Los costes derivados de la puesta en marcha y mantenimiento de las reuniones del Comité tanto presenciales como no presenciales correrán a cargo de la Fundación de Neumología de la Comunidad Valenciana Disolución El comité se disolverá automáticamente en caso de que se disuelva la SVN. También se podrá disolver si, a instancias de la JD, así lo acuerda la Asamblea General siguiendo los preceptos marcados en los estatutos de la SVN.