de STOCKS

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Control de Gestión
Claves para optimizar
la gestión financiera
de STOCKS
El responsable financiero ha de coordinar las áreas encargadas de la gestión operativa de
almacenes asesorando sobre las implicaciones financieras que supone mantenerlos. Conocer los
factores que condicionan los diferentes tipos de almacenes y estudiar posibles acciones de
mejora en cada uno de ellos deberán facilitarle esta labor
Arenas
, Mario Cantalapiedra
Economista
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Estrategia Financiera
Nº 230 • Julio - Agosto 2006
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Control de Gestión
Claves para optimizar la gestión financiera de stocks
i no existiesen retrasos en el proceso productivo, entendido éste, en sentido amplio, como
aquel proceso que va desde la compra de materias primas, pasando por la producción de bienes
hasta llegar a su posterior venta, no sería necesario
mantener existencias en almacén; no obstante, las demoras son prácticamente inevitables y se hace necesario corregirlas mediante los almacenes. Inclusive en
una empresa de tipo comercial deberemos determinar
un nivel de existencias que sirva de cobertura ante variaciones en la demanda de nuestros productos.
Para el responsable financiero, las existencias no
dejan de suponer una inversión dentro de la empresa
que será preciso financiar, una inversión a corto plazo
que formará parte de su activo circulante. Como en
otros órdenes de la vida empresarial, cabe la posibilidad de que surja conflicto entre los intereses del responsable financiero, el cual pretenderá mantener el
menor nivel de existencias posible, y los del director
de producción que, por su parte, tratará de garantizar
producción y suministro, aunque ello signifique contar con un mayor volumen de stocks. En este sentido,
aunque es evidente que deberá ser la actividad principal de la empresa, producción y venta, la que marque el rumbo en la gestión de stocks, será también
fundamental tener en cuenta sus implicaciones financieras, tratando de lograr un equilibrio entre los
dos elementos, es decir, entre la flexibilidad que proporcionan las existencias al proceso productivo y el
coste que supone mantenerlas.
En nuestro propósito, nos interesará dividir los
almacenes de la empresa en tres grandes grupos: materias primas, productos en curso o semiterminados y
productos terminados, y analizarlos por separado. No
obstante, sólo una empresa de tipo industrial contemplará estos tres tipos de almacén, mientras que
en una empresa comercial encontraremos únicamente el de productos terminados.
S
CÓMO GESTIONAR FINANCIERAMENTE EL
ALMACÉN DE MATERIAS PRIMAS
En este almacén, en el cual incluiremos, de una
forma general, los bienes necesarios para la producción que aún no se han incorporado al proceso productivo, interesará mantener un nivel mínimo de
stocks que garantice la marcha regular del proceso
productivo. El hecho de contar con este almacén nos
permitirá producir a un ritmo diferente al de la compra de materias primas. El volumen que alcance en la
práctica dependerá de los factores siguientes:
•
Producción prevista en el período. Es el principal
factor que influye en la compra de materias primas y en su nivel de inventario.
•
Stock de seguridad. Un porcentaje determinado
de las materias primas almacenadas cumplirá la
función de evitar las interrupciones en el proceso
productivo por falta de materias primas, es decir
lo que se conoce como “rupturas de inventario”.
•
Fuerza relativa para lograr el suministro de proveedores “just in time”. Lo ideal sería contar con
unos proveedores que estuviesen dispuestos a suministrar las materias primas en cuanto tuviésemos necesidad de ello y sin retraso, situación en
la cual podríamos trabajar, prácticamente, con almacenes de materias primas nulos. Por lo general,
sólo aquellas empresas que gocen de una fuerza
relativa importante dentro de su sector tendrán
facilidad para “exigir” este comportamiento a sus
proveedores.
•
Perspectivas sobre la evolución de precios. Ante
una coyuntura de subida de precios de las materias primas que compremos, podrá interesarnos
realizar pedidos mayores y cubrirnos contra esa
inflación futura.
•
Dificultades de aprovisionamiento. Podemos
comprar en mayores cantidades si existen problemas para realizar una compra regular en el
tiempo, como, por ejemplo, en el caso de materias
primas importadas o de tipo estacional.
•
Costes relacionados con el almacén de materias
primas:
–
Costes de almacenamiento. Los directamente soportados en el almacenamiento
como son el alquiler de las instalaciones o
los costes de su mantenimiento, así como
los que se derivan del posible deterioro de
las materias primas (pérdidas, roturas, depreciación técnica o económica, etcétera).
Algunos de estos costes no son fáciles de
calcular, sin embargo, en circunstancias normales, aumentan a medida que crece el almacén de materias primas.
Ficha Técnica
AUTOR: Cantalapiedra
Arenas, Mario
para optimizar la gestión financiera de stoks
FUENTE: Estrategia Financiera, nº 230. Julio - Agosto 2006
LOCALIZADOR: 65 / 2006
RESUMEN: El hecho de mantener stocks por parte de las empresas supone
una inversión que ha de ser financiada. Esta situación puede dar lugar a conflictos entre los intereses del responsable financiero, cuyo objetivo es mantener el menor nivel de existencias posibles, y el director de producción, que
tratará de garantizar la producción y el suministro, aunque eso signifique
contar con un mayor volumen de stock.
La labor fundamental del responsable financiero ha de consistir en coordinar
las distintas áreas operativas, proponiendo aquellas medidas que lleven a mejorar la eficiencia en la gestión de los almacenes y a mantener sus niveles en
cotas razonables.
DESCRIPTORES: Control de Gestión, stocks, materias primas, productos semiterminados, productos terminados, aprovisionamiento, modelo de Wilson,
rotaciones, presupuesto de tesorería, costes de almacén.
TÍTULO: Claves
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EL MODELO DE WILSON
La mayoría de las empresas, en
función del tipo de actividad que
desarrollen, estarán obligadas a
mantener unos determinados
niveles de stocks
Dentro de la gestión financiera de los stocks de
materias primas contamos con una sencilla técnica
que permite calcular el “lote óptimo de pedido” en
unidades físicas, a partir del volumen de materias primas que se prevé consumir en un período, los costes
fijos de procesar los pedidos y el coste de almacenar
las materias primas. Dicha técnica, conocida como
“modelo de Wilson”, parte de las siguientes hipótesis:
1. El consumo de materias primas es conocido y regular a lo largo del tiempo, no produciéndose variaciones estacionales ni cíclicas.
2. Los costes de procesar un pedido son fijos e independientes del volumen comprado.
–
•
Costes de los recursos financieros. La inversión mantenida en el almacén de materias
primas debe financiarse con recursos propios o ajenos que implican un coste para la
empresa. En el caso de los ajenos hablaríamos de los intereses y comisiones que pagamos por utilizar fondos prestados por
terceros, mientras que en el caso de los
propios tendríamos el coste de oportunidad
en cuanto a la imposibilidad de utilizar estos recursos en otro lado (coste que bien
podría medirse por la tasa de rentabilidad
ofrecida en inversiones alternativas con un
riesgo equivalente). Estos costes también
aumentarán al tener un volumen superior
de materias primas almacenadas.
Posibilidad de optimizar los pedidos. En algunas ocasiones podremos reducir el precio de los
artículos comprados o mejorar las condiciones
de pago (retrasarlo) si adquirimos mayores
cantidades por pedido, lo que llevará también a
reducir su frecuencia. Será preciso comparar
las ventajas directas obtenidas al aumentar el
volumen de los pedidos (reducción del precio y
retraso en el pago), y las logradas indirectamente al reducir la frecuencia de los mismos
(disminución de los costes de procesamiento de
cada pedido que se ocasionan por el hecho de
tramitar una nueva compra como, por ejemplo,
las llamadas telefónicas al proveedor, los costes
de los controles cualitativos y cuantitativos de
las facturas de compra o los gastos de transporte de las materias primas cuando sean a
cargo del comprador), con los costes soportados al almacenar y financiar un nivel de existencias mayor(1).
3. El coste de almacenamiento de las materias primas se expresa como un porcentaje de la inversión media mantenida en almacén dentro del período considerado. Además, en él se incluyen los
costes financieros correspondientes.
4. Tanto el consumo previsto como el coste de
almacenamiento deberán referirse al mismo
período de tiempo.
5. No se tienen en cuenta los costes de las posibles
rupturas de stocks, ni la existencia de un stock de
seguridad.
Con las premisas anteriores, el modelo plantea la
siguiente ecuación para expresar el coste total del
almacén:
Donde:
CT: Coste total del almacén de materias primas.
K: Costes fijos de procesar un pedido de materias
primas.
C: Consumo de materias primas, en unidades físicas,
previsto en el período.
Q: Lote óptimo de compra en unidades físicas.
m: Coste variable unitario de almacén, incluyendo los
costes financieros, expresado en tanto por uno de
la inversión media.
p: Valor monetario de una unidad de materia prima.
De este modo, el lote óptimo (Q) se obtendría a
partir de la minimización de la fórmula anterior (derivándola respecto al valor de Q):
(1) Aspectos ampliamente tratados en Parra, F. (2005): Gestión de
stocks. ESIC Editorial. Madrid.
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Si, por ejemplo, estimamos nuestro consumo
anual de materias primas en 27.000 unidades físicas (u.f.), sabemos que el valor unitario de cada
una de ellas es de 1,5 euros, conocemos que los
costes fijos por pedido son de 450 euros, y fijamos
el coste de almacenamiento (incluyendo los costes
financieros) en un 20% anual de la inversión media. Al aplicar la fórmula anterior nos encontramos
con lo siguiente:
Si suponemos ahora que no existen existencias iniciales en nuestro almacén de materias primas, en base a este modelo, deberíamos realizar
tres pedidos al año de 9.000 u.f. cada uno para
cumplir con el objetivo de 27.000 u.f. en el total
del ejercicio. La evolución del almacén seguiría el
desarrollo que se muestra en el gráfico 1, donde
observamos cómo, en base al comportamiento regular estimado, el almacén medio de existencias
será igual a la mitad de las unidades que representan el lote óptimo de compra (en este caso,
4.500 u.f.).
En la práctica, aunque el modelo de Wilson no
llegue a contemplarlo, convendría añadir a este almacén medio de existencias un determinado porcentaje de stock de seguridad que nos cubriera
ante posibles rupturas de nuestro almacén. En
cualquier caso, debido a las hipótesis tan restrictivas que presenta el modelo, la información que
proporciona debe ser completada con referencias
adicionales en función de las características propias de la empresa y su proceso productivo antes
de tomar nuestra decisión de compra.
Gráfico 1. Representación del modelo de Wilson
U.f.
9.000
Stock Promedio
4.500
0
1 ene.
16
Tiempo
30 abr.
Estrategia Financiera
31 ago.
31 dic.
EL ANÁLISIS DE ROTACIONES
Dentro del análisis financiero de los stocks podrá interesarnos utilizar unos ratios especiales denominados
“rotaciones”, los cuales expresan la relación existente entre una variable flujo (con carácter dinámico, referenciada a un intervalo de tiempo) y su variable fondo correspondiente (con carácter estático, definida en un momento concreto), y miden la eficiencia en el uso de los
activos de una empresa (como son los almacenes).
La rotación de materias primas (RMP) reflejará las
veces que teóricamente habré llenado y vaciado el almacén de materias primas en el período considerado,
y podremos calcularla del siguiente modo:
Donde:
RMP =
Consumo materias primas
Existencias medias materias primas
Consumo materias primas:
Existencias iniciales materias primas (Ei) + Compras netas materias primas período – Existencias finales materias primas (Ef).
Existencias medias materias primas:
Lo habitual es traducir la expresión anterior de
veces a días de almacén, obteniendo el plazo medio
de materias primas (PMP) del siguiente modo:
PMP =
365
RMP
Por ejemplo, una rotación de materias primas de
5 veces y, por consiguiente, un plazo medio de 73 días
(365/5), significa que habremos llenado y vaciado el
almacén de materias primas unas 5 veces al año y
que las materias primas habrán permanecido, por término medio, 73 días en nuestro almacén. Estos datos
podrán ser comparados a lo largo de la vida de la empresa para ver su evolución, si ganamos o no eficiencia con el paso del tiempo, y deberán ser situados
dentro del sector donde se compite.
El objetivo será reducir el plazo de permanencia de
las existencias en almacén para tener que financiarlo
durante menos días, ser más eficientes y recuperar antes la liquidez. Entre las medidas a emprender, están
las de elegir proveedores más cercanos a nuestras instalaciones a los que poder comprar en menores cantidades y con mayor frecuencia, o adquirir materias primas estándares, lo que implicará un menor número de
referencias en almacén, una mayor facilidad para reponerlas y, por tanto, un menor nivel de existencias.
Evidentemente, estas medidas escapan del ámbito de
actuación directa del responsable financiero; no obstante, su conocimiento se hace necesario con el fin de
asesorar, en su caso, a otros directores funcionales
dentro del organigrama empresarial.
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LA GESTIÓN DEL ALMACÉN DE PRODUCTOS
EN CURSO
Los bienes producidos a los que se ha incorporado cierto grado de valor añadido, pero que aún
no se encuentran terminados, los productos en
curso(2), vendrán valorados por la suma de todos
los factores que se hayan incorporados directamente al proceso productivo, es decir, el consumo
de materias primas y el coste de la mano de obra
directa empleada, así como por la parte correspondiente a los costes generales de fabricación que se
imputan de una forma indirecta, por la dificultad
que entraña asociarlos directamente a un producto(3). Entre estos últimos, encontraremos a la
mano de obra indirecta vinculada a la producción,
como por ejemplo el personal de limpieza o de
mantenimiento de las instalaciones, la energía consumida o las amortizaciones de los inmovilizados
vinculados al proceso de producción. El hecho de
contar con almacenes de productos en curso permitirá a nuestra empresa tener cadenas de producción independientes. Al igual que ocurría en el caso
de las materias primas, nos interesará conocer
aquellos factores que condicionarán su nivel de
stock:
•
Producción prevista en el período. El principal
condicionante de este almacén será el nivel de
producción previsto en la empresa.
•
Fases productivas. En función de que la empresa fabrique todos los componentes del producto final o sólo algunos de ellos, tendremos
un mayor o menor almacén de productos en
curso.
•
Duración del proceso productivo. En los procesos más cortos, la importancia relativa de los
productos en curso sobre la cifra de ventas total
habitualmente será menor que en los más
largos.
•
Precio de los factores involucrados en el proceso productivo. La evolución del coste de las
materias primas, de los salarios de los trabajadores productivos o de los costes generales de
fabricación, condicionará la valoración final de
los productos en curso.
(2) En ocasiones, los productos semiterminados no se producen directamente en la empresa adquiriéndose en mercado. Hablaríamos aquí de
los “conjuntos incorporables”.
(3) Nos basamos en el sistema de coste completo o full costing que
incorpora a la producción todos los costes directos e indirectos que
han intervenido en su obtención. Frente a éste, existe el sistema de
coste variable o direct costing que sólo incorpora al producto los costes de naturaleza variable. Un análisis más pormenorizado de ambos
sistemas lo podemos consultar en Cantalapiedra, M. (2005): Manual de
gestión financiera para Pymes. Cie Dossat 2000. Madrid.
En este caso, la rotación de los productos en
curso (RPC) la obtendremos dividiendo el coste de
los bienes terminados en el período entre la existencia media de estos productos, e indicará el número de veces que se renueva en el período este
almacén.
RPC =
Coste bienes terminados período
Existencias medias productos en curso
Donde:
Coste bienes terminados período:
Existencias iniciales productos en curso + Coste total
producción período (suma de todos los costes relacionados con la fabricación de los productos: consumo de materias primas, coste de mano de obra directa y costes generales de fabricación) – Existencias
finales productos en curso.
Y el plazo medio de productos en curso (PPC)
será:
PPC =
365
RPC
Al igual que ocurría en el caso de las materias primas, nos interesará reducir el plazo de permanencia
de los productos en curso en almacén. Algo que se
podrá lograr tratando de evitar los “cuellos de botella”
en el proceso productivo que generen volúmenes mayores de determinados productos semiterminados,
manteniendo los equipos productivos en perfecto estado de funcionamiento evitando averías o eliminando los “tiempos muertos” en las distintas fases
productivas.
LA GESTIÓN DEL ALMACÉN DE PRODUCTOS
TERMINADOS
En este último almacén se encuentran los productos acabados a la espera de su venta, que nos
permitirán vender a un ritmo distinto al que produzcamos. Como señalábamos anteriormente, en
una empresa de tipo comercial será el único almacén de existencias que nos encontremos. Su valoración se determinará, al igual que ocurría en el
caso de los productos en curso, por la suma de los
costes directos más aquellos que de forma indirecta se le deban imputar al producto. Podemos
hablar de los siguientes condicionantes del almacén de productos terminados:
•
Volumen de ventas de la empresa. Lógicamente,
el almacén de productos terminados oscilará
en función de las unidades vendidas en cada
período.
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•
Política de producción. En una empresa que trabaje
“bajo pedido” prácticamente no existirán existencias
de productos terminados, sin embargo serán mucho más corrientes en una empresa que produzca
“en serie”. En este último caso, también influirá la
política de la organización en lo referente a fabricar
series más o menos grandes del producto final.
•
Rapidez en la entrega. Si la empresa quiere responder rápidamente en el suministro, deberá
contar con un completo almacén de productos
terminados que incluya suficientes unidades de
todas las referencias ofertadas.
La rotación de los productos terminados (RPT), reflejará las veces que se renueva el almacén de productos terminados en el período:
RPT =
Coste de Ventas
Existencias medias productos terminados
Donde:
Coste de Ventas:
Existencias iniciales productos terminados + Coste
bienes terminados período(4) – Existencias finales
productos terminados.
En este caso, podremos tratar de reducir la permanencia de los bienes en el almacén de productos
terminados aplicando a nuestros clientes descuentos
en el precio de venta, con el fin de venderles más unidades, o promocionando los productos que son menos demandados.
CONCLUSIÓN
La empresa debe mantener stocks porque gracias a ellos puede producir a un ritmo diferente al
que compra materias primas, trabajar con cadenas
de producción independientes o vender a un ritmo
diferente al que produce, y el hecho de mantenerlos
supone una inversión que ha de ser financiada. La
labor fundamental del responsable financiero ha de
consistir en coordinar con las distintas áreas operativas, proponiendo las medidas estudiadas que
lleven a mejorar la eficiencia en la gestión de
los almacenes y a mantener sus niveles en cotas
razonables.
Por otro lado, los almacenes y la política operativa
de compras y gastos que subyacen detrás serán variables fundamentales a manejar por el responsable
financiero en el diseño del presupuesto de tesorería.
El objetivo será adecuar estos gastos y sus plazos de
pago al flujo de disponibilidades financieras.
BIBLIOGRAFÍA
Y el correspondiente plazo medio de productos
terminados (PPT)(5):
•
CANTALAPIEDRA, M. (2005): Manual de gestión financiera para Pymes. Cie Dossat 2000. Madrid.
365
RPT
•
FAUS, J.; TÀPIES, J. (1999): Finanzas Operativas,
Gestión financiera de las operaciones del día a día.
Estudios y Ediciones IESE. Barcelona.
•
PARRA, F. (2005): Gestión de stocks. ESIC Editorial. Madrid.
•
PÉREZ CARBALLO, A.; PÉREZ CARBALLO, J.; VELA
SASTRE, F. (2001): Principios de gestión financiera
de la empresa. Alianza Universidad Textos. Madrid.
•
SUÁREZ, A. S. (2003): Decisiones óptimas de inversión y financiación en la empresa. Ediciones Pirámide. Madrid. 9
PPT =
(4) En una empresa de tipo comercial tomaremos los costes soportados en la compra de los productos, que posteriormente revenderemos.
(5) Si a los plazos medios estudiados de materias primas, productos
semiterminados y productos terminados añadimos el plazo medio de
cobro a cliente y sustraemos el plazo medio de pago a proveedores
obtendríamos el denominado período medio de maduración de la
empresa, el cual hace referencia al tiempo que, por término medio, el
dinero invertido en la actividad tarda en volver a la tesorería de la
empresa (caja y bancos) después de haber recorrido todo el ciclo productivo.
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