C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL INFORME DIAGNOSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL CONSEJO NACIONAL DE LA MAGISTRATURA Comité de Implementación del Sistema de Control Interno en el Consejo Nacional de la Magistratura Feriel Tatiana del Aguila Zamora Presidente César Sandoval Zapata Secretario Miembros Titulares: Jorge Rucoba Rucoba Director General Alejandro Delgado Viale Jefe del Gabinete de Asesoría Técnica Mario Álvarez Quispe Secretario General Beatriz Jerí Kuriyama Directora de Selección y Nombramiento Norma Gutierrez Vega Directora de Evaluación Integral y Ratificación Marielka Nepo Linares Directora de Procesos Disciplinarios Javier Palomino Sedo Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica Luis De la Flor Sáenz Jefe de la Oficina de Administración y Finanzas Vicente Zegarra Tueros Jefe de la Oficina de Planificación y Cooperación Técnica Antonieta Urbina Mancilla Jefe de la Oficina de Presupuesto e Inversiones Víctor Díaz Cachay Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información Wagner Vidarte Montenegro Procurador Público Adjunto Abel Santibáñez Collado Jefe del Área de Comunicaciones e Imagen Institucional. C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país Miembros Suplentes: Dirección General: Guillermo Poma Gil. Jefe de Gabinete de Asesoría Técnica: Rosa María Núñez Masías. Secretaria General: Rocío Franco Chu. Dirección de Selección y Nombramiento: María Menacho Aparicio. Dirección de Evaluación Integral y Ratificación: Gustavo Román Olivos. Dirección de Procesos Disciplinarios: César Martín Córdova Gómez. Oficina de Asesoría Jurídica: Marjorie Fairlie Chávez. Oficina de Administración y Finanzas: Rafael Sifuentes del Mar. Oficina de Planificación y Cooperación Técnica: Mario Castillo Cullcush. Oficina de Presupuesto e Inversiones: Inés Tineo Merboro. Oficina de Tecnologías de la Información: Carlos Pizarro Roca. Procuraduría Pública: Javier Ramos Espinoza. Área de Comunicaciones e Imagen Institucional: Jherson Rubén García Danós. Oficina de Control Interno: Veedor San Isidro, mayo 2015. C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país INDICE Pág. 2 I. Antecedentes …………………………………………………… II. Concordancia normativa del sistema de control Interno de la institución ………………………………………… III. IV. Diagnóstico del Sistema de Control Interno Fortalezas, Debilidades Aspectos a implementar Ambiente de Control ……………………………………….. Evaluación de Riesgos ……………………………………. Actividades de Control …………………………………….. Información y Comunicación ……………………………… Supervisión ………………………………………………….. 7 y 13 21 23 29 33 Recomendaciones Ambiente de Control ……………………………………….. Evaluación de Riesgos ……………………………………. Actividades de Control …………………………………….. Información y Comunicación ……………………………… Supervisión ………………………………………………….. 34 36 37 39 41 V. Recomendaciones Generales ………………………………… 42 VI. Conclusiones ……………………………………………………. 43 2 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país I. ANTECEDENTES 1.1 El 30 de enero de 2012, mediante Acta N° 6 fue aprobado por el Comité de Implementación del Sistema de Control Interno, el “Informe de Diagnóstico del Sistema de Control Interno en el Consejo Nacional de la Magistratura”, que fue elevado al Despacho de la Presidencia con Informe N° 001-2012-CISCI/CNM de 30 de enero de 2012, y remitido a la Dirección General para su implementación e inclusión del calendario de actividades. 1.2 Por Oficio N° 086-2014-OCI-CNM del 23 de setiembre de 2014, el Órgano de Control Institucional remite a Presidencia del CNM, el Informe N° 008-03242014-004 en el que recomienda, que el Presidente del Consejo Nacional de la Magistratura, disponga que: “4.3.- El Comité de Implementación del Sistema de Control Interno en el Consejo Nacional de la Magistratura, revise el “Informe de Diagnóstico del Sistema de Control Interno en el CNM”, a efectos de establecer su vigencia, suficiencia y pertinencia como insumo para la elaboración del “Plan de Trabajo”; ello considerando que han transcurrido más de dos (2) años desde que se elevó al Titular CNM con el Informe N° 001-2012-CISCI/CNM”. 1 . 3 Por Resolución N° 043-2014-P-CNM, 044 y 058-2015-P-CNM, se reconformó el Comité con los miembros titulares y en sesión N° 2 y 4, se designaron a los miembros suplentes. 1.4 En sesión de fecha 23 de marzo de 2015 (Acta N° 2), el Comité acordó reconformar los grupos de trabajo de acuerdo a los componentes definidos en la “Guía para la Implementación del Sistema de Control Interno de las entidades del Estado”, para la revisión del diagnóstico. 1.5 Los grupos de trabajo reconformados, son los siguientes: AMBIENTE DE CONTROL Víctor Manrique Sánchez Vicente Zegarra Tueros Abel Santibáñez Collado EVALUACION DE RIESGOS Mario Álvarez Quispe Marielka Nepo Linares Alejandro Delgado Viale ACTIVIDADES DE CONTROL Beatriz Jerí Kuriyama Antonieta Urbina Mancilla Javier Palomino Sedó INFORMACION Y COMUNICACIONES Abel Santibáñez Collado Víctor Díaz Cachay Wagner Vidarte Montenegro 3 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país SUPERVISION Jorge Rucoba Rucoba Vicente Zegarra Tueros Norma Gutierrez Vega COORDINADOR GENERAL Tatiana del Aguila Zamora César Sandoval Zapata 1.6 Conforme a la información remitida se advierte que las modificaciones sugeridas responden a los aspectos formales como son las adecuación y actualización de las normas internas de la institución, manteniéndose sustancialmente en el diagnóstico las fortalezas, debilidades/causas y los aspectos a ser implementados, en tal sentido, pasamos a desarrollar los aportes realizados a los componentes, siguiendo el esquema del Informe del Diagnóstico del Sistema de Control Interno en el Consejo Nacional de la Magistratura. 4 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país II. CONCORDANCIA NORMATIVA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA INSTITUCION A continuación se presenta la concordancia normativa del Sistema de Control Interno de la institución: NORMA DE CONTROL INTERNO NORMAS INTERNAS/ SUMILLA ART. LITERAL O NUMERAL AMBIENTE DE CONTROL Filosofía de la Dirección Misión – Visión Institucional Integridad y Valores Éticos Código de Ética de la función pública Plan Estratégico Institucional 2013 – 2017. Administración Estratégica http://www.cnm.gob.pe/cnm/index .php?option=com_content&task=v iew&id=30&Itemid=125 Resolución Nº 089-2002-PCNM del 29 de Octubre del 2002 Resolución N° 168-2013-P-CNM Estructura Organizacional Organigrama – ROF- CNM Resolución N° 088-2011-P-CNM, modificada por Resolución N° 10, 118-2012-P-CNM y Resolución N° 216-2013-P-CNM. Administración de Recursos Humanos Procedimientos documentados asociados a la gestión de recursos humanos. Reglamento Interno de Trabajo, Reglamento de Capacitación y Desarrollo y diversas normas internas inherentes a RR.HH. Planilla de personal Activo Pensionistas Contratos Administrativos de Servicios (CAS) Cuadro de Asignación de Personal (CAP) Presupuesto Analítico de Personal (PAP) En cada descripción de función. Manual de Organización y Funciones (MOF). Aún no ajustado Manual de Organización y al ROF vigente. funciones (MOF). Aún no ajustado Manual de Organización y al ROF vigente. Funciones (MOF). Aún no ajustado al ROF vigente. En cada descripción de función. Competencia Profesional Asignación autoridad responsabilidad de y los En cada descripción de función 5 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país Órgano de Institucional Control El ROF define las funciones del órgano de control institucional y su accionar se rige por la normatividad competente: - Ley 27785 – Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República - Directivas anuales de Contraloría para el plan de control. Art. 18°, Ley N° 27785 El OCI reporta periódicamente a CGR y a la Presidencia del CNM. EVALUACIÓN DE RIESGOS Planeamiento de la Administración de Riesgos No hay normas internas que regulen este aspecto de control interno. No aplicable Identificación de los Riesgos No hay normas internas que regulen este aspecto de control interno. Asimismo, se ha notado la identificación integral de riesgos se ejecuta de manera empírica y de acuerdo a situaciones concretas. Se tiene avanzado el diseño de algunos sistemas de información en base a la cooperación interinstitucional e internacional. No hay normas internas que regulen este aspecto de control interno. No aplicable No hay normas internas que regulen este aspecto de control interno. No aplicable Manual de Organización Funciones (MOF) Resolución N° 041, 120, 1462004-P-CNM. Resolución N° 95-2006-P-CNM, Resolución N° 080-2009-P-CNM. Resolución N° 066-2010-P-CNM. Resolución N° 061, 069, 139, 151, 152, 154, 175, 181, 187-2013-PCNM. En cada descripción de función del MOF. Valoración de los Riesgos Respuesta al Riesgo No aplicable ACTIVIDADES DE CONTROL Procedimientos de autorización y aprobación y 6 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país Segregación de funciones Evaluación costo – beneficio Controles sobre el acceso a los recursos o archivos No hay normas internas que regulen este aspecto de control interno. No hay normas internas que regulen este aspecto de control interno. Sin embargo, se realizan acciones e verificación posterior en los procesos a cargo del CNM que podrían servir de base para las evaluaciones costo- beneficio respectivos. Asimismo, se realizan evaluaciones costo/beneficio antes de la aprobación de los procesos. Política de Seguridad de Información. La institución cuenta con No aplicable. (i) Perfiles de usuario con acceso a los módulos de los sistemas de información existentes, Directiva N° 006-2006-P-CNM Normas para la seguridad de la información en el CNM (Res. N° 091-2006-P- CNM). (ii) directivas sobre la gestión documentaria y el trámite documentario. (iii) formatos de solicitud de recursos (Pedido – Comprobante de Salida). (iv) La responsabilidad de control y custodia de los recursos o archivos físicos se ha delegado formalmente al área de archivo bajo el ámbito de la Oficina de Trámite Documentario; y la de los recursos no documentarios a la oficina de logística hasta su entrega y posteriormente sujetas al control de cada área usuaria. No aplicable. Directiva N° 009-2002-P-CNM – Gestión Documentaria del CNM aprobada por Resolución Nº 112-2002-P-CNM [Directiva N° 014-2014-P-CNM sobre Normas y procedimientos para la recepción y envío de correspondencia del CNM, aprobada por Resolución N° 1942014-P-CNM. la Conforme a las normas del sistema de abastecimiento. Directiva N° 008-2012-P-CNM Normas y procedimientos sobre la administración y control de bienes muebles del CNM aprobada por Resolución N° 065-2012-P-CNM. Resolución N° 122- 2012-P-CNM que aprueba el Reglamento para el uso y administración de vehículos. 7 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país Verificaciones conciliaciones y Evaluación de desempeño Rendición de cuentas Documentación de procesos, actividades y tareas Las acciones correspondientes a inventarios , los procedimientos de suministro y unidades de reemplazo así como las conciliaciones bancarias, Arqueos de caja, y conciliaciones entre reportes operativos y contables, se realizan en base a la normatividad de los sistemas de abastecimiento, contabilidad y tesorería del Estado. No hay normas internas que regulen este aspecto de control interno. La institución cuenta con procedimientos documentados asociados a la rendición de cuentas, por gastos realizados en acciones de naturaleza institucional. La institución cuenta con procedimientos de las unidades del área administrativa: No existen normas internas propias sobre estos aspectos de control. No aplicable. Directiva sobre viajes y viáticos en comisión de servicios. Reglamento sobre Gastos Operativos. Normas para la habilitación, administración y control del fondo fijo para caja chica. De acuerdo con los sistemas administrativos que corresponden al Estado peruano. •Administración (Contabilidad, Finanzas, Logística, Recursos Humanos) •Planeamiento (Normas y estandarización, Planeamiento, Sistemas de Información) Asimismo, se cuenta con normas y procedimientos relacionados con las funciones constitucionales del CNM: •Selección y Nombramiento. Res. N° 049-2014-CNM – Reglamento de Concursos para el Acceso Abierto en la Selección de Jueces y Fiscales. Resolución N° 348-2014-CNM – Reglamento de Concursos para el Ascenso de Jueces y Fiscales. 8 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país •Evaluación y Ratificación. Res. N° 635-2009-CNM (Ratificación de Jueces y Fiscales) modificada por la Resolución N° 120-2010-PCNM, modificado por la Resolución N° 061-2014-PCNM “Reglamento del Proceso de Evaluación Integral y Ratificación de jueces del Poder Judicial y fiscales del Ministerio Público. Jefe de la ONPE y del RENIECResolución N° 2992014-CNM modificada por Resolución N° 326-2014-CNMReglamento del proceso de evaluación integral y ratificación del jefe del ONPE y del RENIEC. Revisión de procesos, actividades y tareas •Procesos Disciplinarios. Res. N° 140-2010-CNMReglamento de Procedimientos Disciplinarios del CNM. •Nombramiento y Ratificación de Jefes de la ONPE y RENIEC. Res N° 485-2014-CNM Reglamento de Concurso para el Nombramiento de del Jefe de la ONPE, modificada por Resolución N° 319-2012-CNM. Res N° 402.2010-CNM Directiva del concurso para el proceso de selección y nombramiento del Jefe del RENIEC. La institución sustenta esta tarea básicamente en las actividades de control del OCI, que define sus revisiones en función a lo estipulado por la Contraloría General de la República. Normatividad externa propia del OCI. 9 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Funciones y características de la información La institución cuenta con procedimientos respecto del control de documentos y datos; gestión; y sobre la elaboración y seguimiento del Plan Operativo Institucional. De igual forma se encuentra alineada a las disposiciones generales en cuanto a la transparencia en la información. . Información responsabilidad La institución cuenta con procedimientos respecto del control de documentos y datos, a nivel de trámite documentario (gestión y trámite documentario); así como a nivel de datos informáticos. y Directiva Nº 005-2013-P-CNM “Normas y procedimientos para la formulación, ejecución y evaluación del POI del CNM aprobado con Resolución Nº 2322013-P-CNM. Directiva N° 009-2002-P-CNM Gestión documentaria del CNM aprobada por Res. N° 112-2002-PCNM. Directiva N° 014-2014-P-CNM Normas y Procedimientos para la recepción y envío de correspondencia del CNM, aprobado por Res. N° 194-2014-PCNM. Directiva N° 013-2014-P-CNM “Transparencia y Acceso a la Información Pública que posee o produzca el CNM”. Directiva N° 007-2002-P-CNM sobre la difusión de información de interés para los medios de comunicación y la opinión pública aprobada por Res. 092-2002-PCNM. Directiva N° 009-2002-P-CNMGestión Documentaria del CNM aprobado por Resolución N° 1122002-P-CNM Directiva N° 014-2014-P-CNMNormas y procedimientos para la recepción y envío aprobada por Resolución N° 194-2014-P-CNM. Resolución N° 032-2004-P-CNM “Plan de Prevención de Contingencias para Salvaguardar Información y Acervo”. Resolución N° 091-2006-P-CNMNormas para la seguridad de la información. 10 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país Calidad y suficiencia de la información Algunos aspectos se encuentran normados internamente: difusión de información de interés público. La información no pública se sujeta a las normas de transparencia y acceso a la información. En los procesos propios de las funciones constitucionales cada uno de los reglamentos establece el manejo de la información y los estándares de calidad y suficiencia de los mismos para lograr los objetivos de cada uno de dichos procesos. Directiva sobre la difusión de información de interés para los medios de comunicación y la opinión pública, Res. N° 092-2002P-CNM. Sistemas de información La institución cuenta con directivas para: implementación, administración y empleo de software, política institucional para administración de software y plan operativo informático 2011; adicionalmente a estas herramientas se considera la Directiva Normas para Seguridad de información. Flexibilidad al cambio No hay normas internas que regulen este aspecto de control interno. Res. N° 055-2006-P-CNM (implementación, administración y empleo de software) Res. N° 054-2006-P-CNM (Política institucional para administración de software) Res. N° 041-2011-P-CNM Plan Operativo informático 2011 Res. N° 0914-2006-P-CNM (normas para seguridad de información) No aplicable Archivo institucional Existen procedimientos de archivo de documentos físicos, así como procedimientos para la salvaguarda de datos informáticos. Res. N° 044-2010-P-CNM (Manual de Procedimientos Archivísticos) Res. N° 032-2004-P-CNM (Plan de prevención contra contingencias para salvaguardar información y acervo Comunicación Interna Regulada por los procedimientos de gestión documentaria. Res. N° 112-2002-P-CNM Comunicación Externa Regulada por los procedimientos de gestión documentaria y por las normas generales de transparencia y acceso a la información. Sin embargo Se adolece de falta de sistematización de normas internas que regulen este aspecto de control interno de manera integral (v.g. atención de solicitudes de información por parte de terceros, comunicados de prensa entre otros). Res. N° 112-2002-P-CNM Reglamentos de Selección y Nombramiento (abierto y ascenso), Evaluación y Ratificación y Procesos Disciplinarios. 11 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país Canales de Comunicación No hay normas internas que sistematicen adecuadamente este aspecto de control interno. No aplicable Se sustenta en las actividades de control del OCI. Ley N° 27785 – Ley Orgánica el Sistema Nacional de Control y de la CGR. SUPERVICIÓN Actividades de prevención y monitoreo. Directivas anuales de Contraloría para el Plan de Control ejecutado por OCI. Seguimiento de resultados Hay procedimientos internos que regulan el seguimiento periódico de los resultados Compromiso mejoramiento Se sustenta en las actividades y acciones de control a cargo del OCI. de Planes Operativos Anuales. Directiva para la elaboración de Estadísticas, aprobado por Res. N° 011-2005-P-CNM Normativa general propia del sistema nacional de control. 12 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país III. Diagnóstico del Sistema de Control Interno Fortalezas, Debilidades y Aspectos a Implementar COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO FORTALEZAS DEBILIDADES / CAUSAS ASPECTOS A SER IMPLEMENTADOS 1. AMBIENTEDECONTROL 1.1. Filosofía de la Dirección La Dirección, conformada por El estilo de dirección respecto al el Pleno del CNM, su control interno todavía no es el Presidente y las Comisiones suficientemente satisfactorio, por Permanentes del CNM; se cuanto dicha actividad de control no complementa con la Dirección hace uso de su potestad para practicar General, los órganos de con mayor frecuencia su rol preventivo asesoramiento, control, apoyo, y no solo correctivo, y porque se y las Direcciones de los aprecia una necesidad de fomentar órganos de línea. desde la Dirección a nivel del personal la cultura de control que debe orientar sus tareas diarias en la institución. La Dirección es directamente La dirección tiene un estilo de gestión responsable por todas las en el cual se prioriza la conducción actividades del CNM, más formal, es decir, confiando en incluyendo sus sistemas de políticas escritas a través de manuales Control Interno. Da forma a los y directivas, indicadores de valores, los principios y desempeño e informes, documentos principales políticas operativas de gestión interna, etc. Sin embargo que constituyen la base del aún falta mayor dinamismo en la sistema de Control Interno. ejecución de actividades dado que no es una práctica común la realización de reuniones más participativas para la toma de decisiones, las cuales sólo se realizan a nivel de Directores pero no se socializan ni difunde las acciones y decisiones adoptadas con claridad a todo el personal. La Alta Dirección es quien fija Hasta ahora el estilo de dirección ha los objetivos al nivel de sido adverso al riesgo, entidad, toma acciones precisamente porque hay temor a la relativas a la estructura sanción o a incurrir en infracción de las organizacional, contenido y disposiciones legales y normativas. comunicación de políticas claves y los tipos de sistemas de planificación e información que usa la Institución. Resulta necesario actualizar el compromiso de la dirección con el control interno, (con mayor razón ahora que hay cambio de autoridades) autoridades que se ha suscitado en el último año, a fin de motivar la mejora continua en los procesos. Realizar charlas de sensibilización al personal por lo menos en forma trimestral, a fin que se expliciten los objetivos del control interno y se busque que todos los trabajadores entiendan e interioricen su importancia en la institución. Comprometerse en el seguimiento y control de las herramientas de gestión de la política institucional. Crear y si existen Difundir los procedimientos establecidos por medio de los cuales la Dirección reconoce los aportes que el personal pueda plantear o realizar para mejorar el desarrollo de las actividades, a fin de estimular a que todos los trabajadores se sientan en confianza y tengan una actitud proactiva respecto del control interno. 13 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país Respecto a la delegación de En algunos estamentos de la autoridad, ésta se ejerce dirección por supuestas adecuadamente respaldada por razones de “confidencialidad” el Reglamento de Organización todavía hay cierta resistencia a y Funciones, y por el dominio, la implementación y ejecución especialización y experiencia de de software que nos permita sus funcionarios. contar con información en una sola base de datos, y evitar la duplicidad de tareas y actividades. Recientemente se están El estilo de dirección también implementando medidas y tiene aún la modalidad de acciones destinadas a la gestión proyectiva del corto modernización de la gestión del plazo, que CNM y a la presentación de origina que las actividades se resultados en menores plazos. ejecuten con la característica de “urgente”, y se da poca importancia a la proyección de mediano y largo plazo. Todavía falta que la dirección reconozca y promueva los aportes del personal que mejoran el desarrollo de las actividades laborales. Establecer políticas e instrucciones claras y precisas para desterrar la conducta del secretismo que todavía existe en el CNM, salvo de aquellas que si se justifica de conformidad a la normativa vigente sobre el particular Repotenciar la importancia de la programación, supervisión y control de actividades y programas de mediano y largo alcance estableciendo concurso, incentivos u otros medios a quienes lo practican o promueven 1.2. Integridad y ValoresEticos Se tiene un código de ética Si bien se tiene un código de aprobado por Res. N° 089- Etica, éste no ha 2002-P-CNM sido adecuadamente difundido El Código de Ética del CNM a través de talleres con el tiene como finalidad promover personal de la institución. entre las personas e instituciones dentro del alcance y ámbito de aplicación, una identificación institucional y un compromiso sincero, decidido y perseverante de poner en práctica los principios y valores ahí establecidos en el desempeño de las funciones que le son encomendadas. Existe la conformación de un Si bien existe un Comité de Ética ad hoc, aún no se ha Comité de Ética ad hoc. procedido a su designación formal. Estructurar y poner en práctica un plan de difusión semestral del Código de Ética el cual podría incluir, entre otros, lo siguiente: o Comunicaciones periódicas a través del correo electrónico mediante las cuales, de manera didáctica, se haga de conocimiento y se explique los temas incluidos en el Código de Ética. o Charlas periódicas al personal. o Elaboración de un documento mediante el cual el personal declare su conocimiento y adherencia al Código de Ética. Realizar la designación formal del Comité de Ética ad hoc. Que el Comité una vez en ejercicio de sus funciones actualice periódicamente el contenido del Código de ética 14 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país 1.3. Administración Estratégica La gestión institucional cuenta Falta efectuar una mayor con herramientas de trabajo difusión entre el personal de básicas para la elaboración de la visión, misión y objetivos adecuados planes estratégicos y estratégicos del CNM. operativos a corto, mediano y Si bien la dirección se asegura largo plazo, con componentes de que todas las áreas y de visión, misión, metas y departamentos, formulen, objetivos estratégicos, en el implementen y evalúen desarrollo de las actividades actividades y lineamientos de de formulación, cumplimiento, políticas concordante con su seguimiento y evaluación; plan operativo, en la definición siendo las mismas que deben del direccionamiento y estar formalizadas en desarrollo de los servicios no documentos debidamente participan todas las unidades aprobados y autorizados; orgánicas. estando a cargo del titular del CNM autorizar su difusión tanto dentro de la entidad como a la ciudadanía en general. Definir un comité de continuidad institucional que involucre a representantes de todas las unidades orgánicas, para los efectos de la actualización de los planes estratégicos y operativos del CNM. Difundir las herramientas de administración estratégica entre el personal, así como sus resultados, a fin de socializar el éxito o las necesidades de mejora entre todo el personal de la institución. Contratar los servicios de un profesional a fin de asegurar la difusión, implementación progresiva e informe de los logros alcanzados a la Alta Dirección por ser una herramienta muy importante para la mejora de la gestión institucional Se tiene un Plan Estratégico Los resultados de las 2013-2017, con los siguientes mediciones efectuadas a los componentes: planes operativos en los últimos dos semestres están VISION: Organismo dentro de los niveles constitucional autónomo con esperados, con excepción del elevado nivel de credibilidad, proceso de selección y que innova formas inteligentes nombramiento de jueces de evaluación, y desarrolla y fiscales que de lo procesos justos y transparentes programado en el año 2014 ha en la incorporación y separación sido superado en un 200% de magistrados y autoridades civiles – administrativas, para consolidar instituciones públicas que sean reconocidas y aceptadas por la sociedad en su función de administración de justicia, de legalidad y fortalecimiento del sistema democrático. 15 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país MISION: Nombrar y ratificar a Falta efectuar una mayor jueces, fiscales, Jefes de ONPE y difusión entre el personal RENIEC probos y competentes, el Plan Estratégico 2013así como destituir a los que 2017 visión, misión, transgredan sus Lineamientos de Política y responsabilidades, a través de objetivos estratégicos del procesos justos y transparentes, CNM. para contribuir con el fortalecimiento de la administración de justicia y la institucionalidad de la democracia Definir mediante documento resolutivo la implementación de un comité de continuidad institucional que involucre a representantes de todas las unidades orgánicas, para los efectos de la difusión, sensibilización e interiorización del Plan Estratégico Institucional 2013-2017 LINEAMIENTOS DE POLITICA - - Reducir la provisionalidad de jueces y fiscales. - -Sancionar a jueces y fiscales que hayan cometido faltas graves o hayan transgredido sus funciones. - Evaluar a los jueces y fiscales, y excluir a los no idóneos. - Desarrollar subprocesos desconcentrados en distritos judiciales. - Innovar, desarrollar, modernizar y actualizar permanentemente los procesos funcionales para optimizar la gestión institucional y brindar excelencia en el servicio. - Perfeccionar y actualizar el perfil del juez, fiscal según niveles y funciones desempeñadas y de características éticamente irreprochables, así como del jefe de la ONPE y del jefe del RENIEC - -Impulsar la reforma del sistema de administración de justicia, en especial para la ampliación de atribuciones del CNM. - Redefinir el ámbito funcional del CNM que incorpore mecanismos de participación ciudadana y mayor transparencia de información en los procesos y decisiones jurisdiccionales. 16 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país - Propiciar un mayor nivel de preparación de los postulantes a magistrados - Actualizar permanentemente el registro de magistrados, los reglamentos y normatividad de los procesos funcionales. - Contar con personal competitivo y comprometido con la Institución OBJETIVOS ESTRATEGICO 5.1.FOCOS ESTRATÉGICOS PROCESOS: Identificar los procesos críticos internos en los que la institución ha de ser excelente. PERSONAS: Incluye tanto la gestión de los recursos humanos como su desarrollo: mejorar la selección, capacitación y calificación; mejorar el clima interno y el bienestar. GESTIÓN: Considera los aspectos de institucionalidad, estructura y mejoramiento de la gestión interna. 5.2. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS GENERALES FOCOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS PROCESOS: Brindar servicios de calidad desarrollando procesos eficaces, eficientes y transparentes soportados en tecnologías de información. PERSONAS: Fortalecer y desarrollar las competencias del personal para su mejor desempeño. GESTIÓN: Desarrollar una gestión administrativa moderna para optimizar el desempeño del CNM. 17 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país 5.3. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS ESPECÍFICOS 2. Objetivo Estratégico General Brindar servicios de calidad desarrollando procesos eficaces, eficientes y transparentes soportados en tecnologías de información. Objetivo estratégico específico los procesos constitucionales que desarrolla el CNM. 2.1. Optimizar Objetivo Estratégico General 3. Fortalecer y desarrollar las competencias del personal para su mejor desempeño. Objetivo estratégico específico 3.1. Promover el desarrollo personal del capital humano. 4. Objetivo Estratégico General Desarrollar una gestión administrativa moderna para optimizar el desempeño del CNM. Objetivo estratégico específico 4.1. Fortalecer la gestión institucional. Objetivo estratégico específico 4.2. Consolidar la imagen institucional, facilitando a la población el conocimiento de las funciones y logros del CNM. 18 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país 1.4. Estructura Organizacional La estructura organizacional de institución se ha desarrollado sobre la base de la misión, objetivos y funciones constitucionales que competen al CNM. El CNM tiene definidas sus funciones generales y su estructura orgánica en función del Reglamento de Organización y Funciones (ROF) aprobado por Resolución N° 088-2011-P- CNM de fecha 15 de agosto del 2011. El Manual de Organización y Funciones del CNM fue aprobado por Resolución N° 041-2004 con las modificaciones mediante resoluciones N° 120-2004,1462004,095-2006, 080-2009 y 066-2010. Se cuenta con un Manual de Organización y Funciones (MOF). Si bien se tiene un Manual de Organización y Funciones (MOF), éste no está actualizado y se encuentra desfasado con relación al ROF. El Manual de Organización y Funciones (MOF) vigente no refleja todas las actividades que se realizan en la entidad. Falta la elaboración de manuales de procesos con sus respectivos flujos de información. Falta asimismo, analizar la efectividad de los procesos operativos y la velocidad de respuesta ante los cambios institucionales Establecer políticas y procedimientos para la verificación del cumplimiento de las disposiciones del ROF y MOF, y proponer cambios de ser el caso. Actualizar el MOF y alinearlo con el ROF vigente. En el ROF y MOF vigente se debería implementar una modalidad para incluir la existencia de unidades como las Comisiones Permanentes , Calificación de Sentencias, Atención al Ciudadano, Comités, que si bien es cierto algunos son temporales, pero que son importantes para la gestión del CNM, como por ejemplo el Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo, Comité de Ética, Comité de Implementación del Control Interno, Comité de Transferencia al régimen laboral de SERVIR, Comité del Plan de Desarrollo de Personas, etc. La institución cuenta con un Plan En la elaboración de los de Capacitación y Desarrollo. planes de capacitación sólo se consolida la información de necesidades formuladas por las distintas áreas, pero no se realiza un análisis de valor respecto a la formación que incidirá en mejoras en la prestación del servicio; y, no responde a evaluaciones de desempeño del personal, que integre los intereses personales de los trabajadores con los fines y objetivos de la organización. Revisar y actualizar el programa de inducción a personal que ingresa a la institución. Este programa deberá incluir, entre otros asuntos relacionados al puesto, lo siguiente: (i) Comunicación, entrega y obtención de declaración de conocimiento y adherencia del Código de Ética del CNM; y, (ii) mecanismos para evidenciar que todo trabajador que ingresa a la institución ha recibido la inducción. 1.5. Administración de los Recursos Humanos 19 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país Se cuenta con procedimientos documentados en el sistema de gestión para la selección, inducción, formación, capacitación, compensación, bienestar social, y evaluación de personal. Se encuentran normados además los siguientes aspectos: Reglamento Interno de Trabajo (Resolución N° 141-2004-PCNM, modificado por Resoluciones Nos. 075-2006- PCNM y025-2009-P-CNM) Evaluación Laboral del Personal del CNM (Directiva N° 0062002-P-CNM aprobada con Resolución N° 078-2002- P-CNM) Norma para el Uso del Uniforme del personal del CNM (Directiva N° 003-2000-GAF-CNM Resolución N° 081-2000-P-CNM, modificada por Resolución N° 072-2006- P-CNM) Reglamento de Reclutamiento, Selección, Ingreso e Inducción del personal del CNM (Resolución N 0902000-P- CNM modificado por Resoluciones Nos. 075-2006- PCNM, 062-2007-P-CNM y 0742010-P-CNM) Reglamento de Capacitación y Desarrollo del CNM (Resolución N° 083-2006-PCNM, modificado por Resolución Nº 182A-2009-P- CNM y 0752010-P-CNM) Registro de Control de Asistencia y de Salida, Compensación por Trabajo laborado en sobretiempo y control de vacaciones anuales del personal de CNM (Directiva N° 007-2006-P-CNM Resolución N° 104-2006-P- CNM, modificada por Resolución N° 121-2006-P-CNM y 179-2009-P-CNM) Normas y Procedimientos para la Encargatura de puestos o de funciones en el CNM (Directiva N° 002-2010-P-CNM Resolución N° 067-2010-PCNM) Reglamento Interno de Seguridad y salud en el trabajo (Resolución N° 032-2007-P- CNM, ) Directiva para prevenir, formular quejas y aplicar sanciones en casos de hostigamiento sexual (Directiva N° 002-2005-P-CNM Resolución N° 038-2005-P- CNM) Normas y Procedimientos para la prevención de actos de nepotismo en el CNM (Directiva N° 002- No se aprecia un adecuado procedimiento de inducción, lo que incide en que los trabajadores que ingresan, específicamente en la modalidad de contratos administrativos de servicios (CAS), aprenden en la práctica los procedimientos de la institución sin un conocimiento básico previo que asegure un eficaz y eficiente servicio a la ciudadanía. Falta la implementación de políticas y procedimientos para una apropiada planificación de la fuerza laboral necesaria, así como para asegurar el desarrollo de las habilidades potenciales. Hay limitaciones de orden presupuestal para la atención de los requerimientos de capacitación y desarrollo del personal. Falta la implementación de políticas y directivas para implementar líneas de carrera dentro de la organización, así como para identificar personal con mayor potencial como para insertarlos en un programa de formación de cuadros para asumir mayores responsabilidades. Incorporar en el plan de formación y capacitación del personal las necesidades que se identifiquen como consecuencia de las evaluaciones de desempeño. Implementar la repotenciación del Área de Recursos Humanos para darle mayor atención a la calidad del servicio a través de unidades orgánicas, personal especializado, programas y presupuesto orientados al desarrollo, crecimiento, innovación, creatividad, identificación con la organización , etc. 20 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país 2009-P-CNM Resolución N° 0382009-P- CNM, modificada por Resolución Nº 018-2010-PCNM) La escala remunerativa que tiene el CNM está bien posicionada respecto al mercado salarial de 1.6. Competencia Profesional El personal de la institución en En general cuenta con muchos años de experiencia en el desarrollo de las funciones de exclusiva competencia del CNM, por este motivo está capacitado en el desarrollo de las actividades diarias y puede ser fuente de recomendaciones que mejoren la forma en que se desarrollan los procesos actualmente. el MOF de la Definir y formalizar en el MOF, Institución se han ROF y CAP las competencias considerado los requisitos para el personal de la institución. de estudios y experiencia Formular los manuales con los necesarios que debe tener perfiles de puesto de todos los cada puesto de trabajo, sin que participan en la gestión de la embargo, a éstos falta organización (incluyendo los agregar las características requeridas por las Contratados Administrativo de competencias personales y Servicios, Practicantes, profesionales para cada Secigristas) uno de los niveles funcionales, así como para Formular una escala remunerativa poder gestionar los competitiva que se actualice procesos de selección, periódicamente de conformidad a evaluación y capacitación las remuneraciones del mercado por competencias. salarial, en la que también se Falta definir la política y las directivas para incluya a los CAS, practicantes y promover el desarrollo y Secigristas perfeccionamiento Promover programas de difusión continuo de acuerdo a las de las bondades de la funciones y responsabilidades organización para atraer de asignadas, así como para personal competitivo e idoneo actualizarlos inmediatamente después de los cambios organizacionales que periódicamente se producen en el CNM. 21 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país 1.7. Asignación de Autoridad y Responsabilidad En el Consejo Nacional de la Si bien la autoridad y Ajustar las políticas y del procedimientos internos de Magistratura se han asignado, responsabilidad aprobado y comunicado personal están claramente revisión del ROF a las normas apropiadamente en el definidas en el ROF, falta vigentes dictadas por la PCM Reglamento de Organización y actualizar el MOF que (D.S. 043-2006-PCM). Funciones, las líneas, atributos y formaliza las facultades, Actualizar el MOF, alineándolo a y la estructura organizacional límites de autoridad que obligaciones que aprobada por el ROF vigente. corresponden al ejercicio de los responsabilidades atribuciones y cargos jerárquicos en la conciernen al ámbito Delegar funcional del personal del responsabilidades al personal de institución. confianza de las Jefaturas, para Todo el personal conoce sus CNM. responsabilidades y actúa de Falta instituir que las que coadyuven a supervisar las acuerdo con los niveles de jefaturas presenten o tareas del personal a su cargo. informen el resultado de su autoridad que le corresponden. gestión. Falta que en la delegación se contemple que los jefes examinen y aprueben el trabajo de sus subordinados Falta de compromiso de las Jefaturas para supervisar que las tareas se realicen con ciertos parámetros de eficacia y ahorro. 1.8 Órgano de Institucional Control El Órgano de Control Institucional Falta mayor conciencia del Ejecutar y documentar el (OCI), como parte del Sistema personal para facilitar la seguimiento del memorando de Nacional de Control, tiene como labor de control tanto de la control interno o de las misión promover la correcta y dirección como de las recomendaciones del OCI y reportar el estatus (sin han sido transparente gestión de los unidades orgánicas. recursos y bienes de la institución, Falta gestión preventiva implementadas, están en proceso cautelando la legalidad y adicional a las actividades de implementación y/o no eficiencia de sus actos y de control ordinarias de la implementadas). operaciones, así como el logro de OCI para colaborar con la Plantear a la Contraloría General gestión del CNM. de la República la modificación sus resultados. Disconformidad de las del sistema para que la etapa de decisiones adoptadas por los descargos sea vista por una el Órganos de Control instancia superior y no sea la Institucional por no estar misma OCI quien se pronuncia de acuerdo con las sobre el particular decisiones efectuadas luego de revisado los descargos de los involucrados El OCI del CNM evalúa los Actualmente ya se cuenta controles de los procesos vigentes e identifican oportunidades de mejora acorde a su plan de trabajo. con un Jefe de OCI titular en funciones. 22 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO FORTALEZAS 2. EVALUACION RIESGOS DEBILIDADES / CAUSAS ASPECTOS A SER IMPLEMENTADOS DE 2.1. Planeamiento de la Administración de Riesgos No identificadas. No se tiene desarrollado un Es recomendable que la Alta Plan de actividades de Dirección de la institución identificación, análisis o desarrolle un Plan de valoración, manejo o Actividades que comprenda: la respuesta y monitoreo y identificación, análisis o documentación de los riesgos. valoración, manejo o respuesta y monitoreo o documentación de los riesgos. Dicho plan deberá dar respuesta, entre otros, a los siguientes temas: o ¿cuándo se va a empezar a administrar los riesgos de manera integral y formal en la institución?, o ¿quiénes van a participar directamente en el proceso de administración de riesgos?, o ¿cuándo van a realizarse las capacitaciones necesarias para una adecuada administración integral de riesgos?. El planeamiento de la administración de riesgos no es específico a los procesos y áreas funcionales de la institución, asimismo, no se ha definido la asignación de responsabilidades y monitoreo de los riesgos. 2.2. Identificación de los riesgos No identificadas Se conoce sólo de Realizar un análisis de riesgos a manera intuitiva la posibilidad nivel de toda la institución. de riesgos institucionales Establecer de un proceso internos y externos: de identificación de riesgos, el cual deberá ser permanente, RIESGOS INTERNOS: interactivo e integrado con el proceso de planeamiento. - Inseguridad física y lógica Este proceso deberá tomar del Centro de Cómputo como punto de partida los (tecnológico). objetivos estratégicos de la - Parque informático con institución. obsolescencia (tecnológico). 23 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país - - - - - - Inseguridad en el ingreso de personas a las oficinas (Operativo). Local con ambientes insuficientes (Estratégico). Falta de control de visitas. (De cumplimiento). Falta de delimitación de responsabilidades de trabajadores CAS (De cumplimiento). Gran número de trabajadores CAS (Operativo). Deficiencias en las notificaciones (De cumplimiento) Limitada integración y comunicación entre unidades orgánicas y personal (De cumplimiento) Contratación externa para calificación de sentencias y dictámenes (Operativo) Insuficiencia de archivos físicos (Operativo). El proceso deberá identificar los riesgos generales a nivel de entidad y los riesgos de cada proceso. RIESGOS EXTERNOS: Modificación Constitucional que reste funciones al CNM (estratégico). - Recortes presupuestales (financiero) - Poco conocimiento en la sociedad de las funciones del CNM (Estratégico) - Deficiente flujo de información que deben remitir el PJ y MP (De cumplimiento) - 24 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país 2.3 Valoración riesgos No identificadas de los En el desarrollo de las actividades no se ha determinado ni cuantificado la posibilidad de que ocurran los riesgos identificados (probabilidad de ocurrencia). En el desarrollo de las actividades no se ha cuantificado el efecto que pueden ocasionar los riesgos identificados (impacto). Los riesgos, sus probabilidades de ocurrencia, impacto y cuantificación no han sido registrados por escrito. Establecer un proceso de valoración de los riesgos identificados, mediante la cuantificación de la probabilidad de ocurrencia y del impacto o efecto de cada riesgo en los procesos de la institución 2.4 Respuesta al Riesgo Se tienen los siguientes Las definiciones de riesgos Establecer las acciones potenciales en el trabajo se necesarias (controles) para reglamentos: limitan a aspectos físicos y no afrontar los riesgos que sean - Reglamento de Seguridad y de procesos. previamente evaluados. Salud. - Plan de prevención contra No se han socializado Se pueden emplear estrategias contingencias para salvaguardar suficientemente las normas para: información y acervo. de seguridad entre todo el o Evitar el riesgo - Directiva sobre normas para personal. o Reducir el riesgo seguridad de información. o Compartir o transferir el riesgo - Conformación y funciones de o Asumir el riesgo Comité de Defensa Civil. Dependiendo de la naturaleza del riesgo que se trate. 25 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO FORTALEZAS DEBILIDADES / CAUSAS ACTIVIDADES DE CONTROL 3.1. Procedimientos de autorización y aprobación A NIVEL GENERAL Se tienen procedimientos de autorización y aprobación para los principales procesos de Selección y Nombramiento, Evaluación Integral y Ratificación y Procesos Disciplinarios de Jueces y Fiscales así como para las actividades de gestión administrativas. SELECCIÓN Y NOMBRAMIENTO Se tienen procedimientos de autorización y aprobación para las funciones principales los que se encuentran contenidos en su reglamento. EVALUACION Y RATIFICACION Cuenta con un Reglamento de Evaluación Integral y Ratificación de Jueces y Fiscales. PROCESOS DISCIPLINARIOS Cuenta con un Reglamento de Procedimientos Disciplinarios y con una Guía Metodológica. REGISTRO DE JUECES Y FISCALES Se tienen procedimientos de autorización y aprobación para las funciones principales contenidos en su reglamento. ADMINISTRACION Área de Contabilidad El Área de Contabilidad tiene como ente rector a la Dirección Nacional de Contabilidad Pública, su competencia es de carácter nacional, es la encargada de aprobar la normatividad contable de los sectores público y privado; elaborar la Cuenta General de la República. Cuenta con el ASPECTOS A SER IMPLEMENTADOS 3. Si bien se tienen Establecer los niveles de procedimientos de aprobación que son requeridos autorización y aprobación en por los procesos, actividades y los principales procesos, tareas del CNM en función de actividades y en algunos los riesgos que ésta esté casos hasta el nivel de tareas, dispuesta a asumir. los flujogramas no han seguido lineamientos uniformes en su documentación. Sin embargo hace falta un Se deben optimizar los niveles mayor detalle de las de aprobación que son actividades y tareas que requeridos en las actividades y identifiquen a los tareas de la Dirección. responsables en cada caso. La labor no es claramente Taller de inducción a los comunicada a los trabajadores CAS. trabajadores CAS. Las mismas no son Taller de inducción a los claramente comunicadas a los trabajadores CAS. trabajadores CAS. Si bien existen Se deben revisar los niveles de procedimientos de aprobación que son requeridos autorización y aprobación en las actividades y tareas del para las principales área, debiendo ser operaciones falta un mayor contemplados en el Manual nivel de precisión en el Metodológico. Manual Metodológico. Cuenta con reducido personal Captación de personal para para el cumplimiento de sus poder cumplir con la sobrecarga funciones. laboral por cuanto el volumen de operaciones ha aumentado sobremanera. 26 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país Sistema Integrado de Administración Financiera SIAF SP. ADMINISTRACION Área de Tesorería El Área de Tesorería tiene como Cuenta con reducido personal Captación de personal para para el cumplimiento de sus poder cumplir con la sobrecarga ente rector el Tesoro Público. laboral por cuanto el volumen de funciones. Comprende la Administración operaciones ha aumentado centralizada de los recursos sobremanera. financieros generados por el Estado y considerados en el Presupuesto del Sector Público, por parte del nivel central y de las oficinas de tesorerías institucionales, de manera racional, óptima, minimizando costos y sobre la base de una adecuada programación. Cuenta con el Sistema Integrado de Administración Financiera SIAF SP. Cuenta con el ESTESO para los comprobantes de pago. ADMINISTRACION Área de Logística El Área de Logística tiene como Cuenta con reducido personal Captación de personal para ente rector el Organismo para el cumplimiento de sus poder cumplir con la sobrecarga Supervisor de las laboral por cuanto el volumen de funciones. Contrataciones del Estado operaciones ha aumentado (OSCE), es la entidad sobremanera. encargada de velar por el cumplimiento de las normas en las adquisiciones públicas del Estado peruano. Tiene competencia en el ámbito nacional y supervisa los procesos de contratación de bienes, servicios y obras que realizan las entidades estatales. Cuenta con el Sistema Integrado de Administración Financiera SIAF SP. Cuenta con el Sistema Electrónico de Contrataciones SEACE. ADMINISTRACION Área de Recursos Humanos con reducido personal Captación de personal para El Área de Recursos Humanos Cuenta para el cumplimiento de sus poder cumplir con la sobrecarga tiene como ente rector al laboral por cuanto el volumen de funciones. Ministerio de Trabajo y a operaciones ha aumentado SERVIR y se rige por las sobremanera. normas y pautas emanadas de ambas instituciones. Cuenta con el Sistema integrado de Administración Financiera SIAF SP. 27 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país 3.2 Segregación funciones A NIVEL GENERAL No identificadas de No se ha documentado la Realizar un análisis de segregación de funciones en todos los procesos del CNM: autorización, procesamiento, revisión, control, custodia, registro y archivo de la documentación. Existe distribución de funciones Hace falta documentarlas Evaluar la segregación de las funciones del personal en todos los procesos a cargo de la Dirección: autorización, procesamiento, revisión, control, custodia, registro y archivo de la documentación. SELECCIÓN Y NOMBRAMENTO EVALUACION Y RATIFICACION PROCESOS DISICPLINARIOS REGISTRO en el equipo de trabajo. apropiada segregación de funciones. apropiadamente a fin de identificar las actividades de riesgo, de error o fraude. Evaluación costo beneficio A NIVEL GENERAL Se realizan evaluaciones El CNM no ha establecido Establecer procedimientos para procedimientos para evaluar el costo/beneficio de costo/beneficio antes de la cuantificar el costo/beneficio controles establecidos en los aprobación de los procesos. identificando y de los controles establecidos procesos, cuantificando los costos de los en algunos procesos. controles, así como los SELECCIÓN Y beneficios. NOMBRAMIENTO REGISTRO Se realizan evaluaciones costo- No se ha establecido Establecer procedimientos para beneficio de las convocatorias y formalmente un procedimiento evaluar el costo/beneficio de los de los procedimientos en cada para cuantificar el controles previstos en los etapa. costo/beneficio de los procesos. controles previstos en los procesos. EVALUACION Y RATIFICACION PROCESOS DISCIPLINARIOS No existe evaluación de costo No existe en el área personal Capacitar al personal existente beneficio antes de establecer o especializado para ello. en actividades de control. Implementar algún tipo de control. DE JUECE DE JUEC 3.3 28 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país 3.4 Controles sobre el acceso a los recursos o archivos A NIVEL GENERAL Se tienen perfiles de usuario con Falta establecer políticas y Establecer los lineamientos procedimientos uniformes para la adecuada custodia de acceso a algunos de los para la utilización y protección los recursos o archivos teniendo módulos de los sistemas de de los recursos o archivos, en consideración la importancia información, que impiden el uso debiendo actualizarlos e de cada uno de ellos. indebido de los recursos o implementarlos archivos. periódicamente. SELECCIÓN Y NOMBRAMIENTO REGISTRO DE JUECES Y FISCALES En lo interno, se tienen previstos Si bien el acceso a los Establecer los lineamientos recursos o archivos queda para la adecuada custodia de controles en cada módulo evidenciado en documentos los recursos o archivos, informático cuyo registro obra en tales como cargos, actas debiendo analizarse la calidad cada programa. Los entre otros, hace falta de los mismos, si son documentos externos que se necesarios o no. Controles de uniformizarlos. generan están debidamente entrada, salida y finalmente su numerados. mantenimiento. EVALUACION Y RATIFICACION PROCESOS DISCIPLINARIOS Existen controles que impiden Cuadernos de control y hojas Sistematizar las acciones de extravíos o pérdidas de de ruta de documentos. control interno que todavía se documentos. Aunque es necesario tiene en cuadernos. sistematizar los mismos. 3.5 Verificaciones y conciliaciones A NIVEL GENERAL Se realizan conciliaciones Sin embargo no se cuenta Establecer una lista de bancarias, arqueos de caja, con un inventario de verificaciones y conciliaciones verificaciones y conciliaciones que se deben ejecutar sobre los inventarios físicos y que se deben ejecutar sobre registros de los procesos críticos conciliaciones entre reportes los registros de los procesos del CNM, las que deberán ser operativos y contables. ejecutadas con determinada críticos. periodicidad. SELECCIÓN Y NOMBRAMIENTO REGISTRO No se ha previsto un Establecer una lista de Se realizan las conciliaciones inventario de verificaciones y verificaciones y conciliaciones entre los reportes operativos de conciliaciones que se deben que se deben ejecutar sobre los plazas vacantes de Jueces y ejecutar sobre los registros de procesos de la Dirección. Fiscales con las informadas por los procesos a cargo de la cada institución Dirección. 29 DE JUEC C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país EVALUACION RATIFICACION PROCESOS DISCIPLINARIOS No identificadas. Y No se realizan verificaciones periódicas para detectar errores o cuellos de botella, lo mismos se advierten en el momento y se tratan de solucionar allí mismo. La falta de tiempo impide que se realicen estas oportunamente. Revisar periódicamente la labor que se realiza, a fin de corregir y mejorar los procedimientos internos de trabajo. 3.6 Evaluación de desempeño A NIVEL GENERAL anualmente El CNM cuenta con indicadores Sin embargo no se realizan Realizar evaluaciones de desempeño referidas evaluaciones de desempeño del Plan del personal considerando los desempeño del personal. Estratégico (PEI) y de su Plan referidos indicadores. Operativo Institucional (POI). SELECCIÓN NOMBRAMIENTO REGISTRO No identificadas. Y EVALUACION RATIFICACION PROCESOS DISCIPLINARIOS No identificadas. Y las de DE No se realizan evaluaciones Capacitar a los responsables de las evaluaciones de desempeño de personal. No existen indicadores de Trabajar en los indicadores de desempeño. de desempeño personal teniendo en consideración el Plan Estratégico y el POI de la Dirección. desempeño para medir la gestión de la unidad orgánica. 3.7 Rendición de Cuentas A NIVEL GENERAL El CNM en cumplimiento a la Hace falta además que los Sistematizar los mecanismos funcionarios obligados a internos de rendición de normatividad vigente cumple rendir cuenta por el uso de cuentas. con las disposiciones emanadas recursos del Estado hagan de los sistemas administrativos uso de procedimientos que contempla la Administración sencillos y sistematizados. Pública. SELECCIÓN Y La Dirección no tiene Establecer mayor coordinación directamente asignados los con las áreas ejecutoras a fin de NOMBRAMIENTO recursos presupuestales para optimizar el uso de los recursos Existen mecanismos de el cumplimiento de sus asignados. rendición de cuentas de funciones. carácter funcional ante la una descentralización ciudadanía (página web), más Los concursos de selección Propiciar de los procesos de selección y no se realizan en lugares no financieros. cercanos a las plazas en nombramiento, agrupando los concurso, dificultando concursos por regiones. una mayor participación ciudadana 30 JUEC C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país EVALUACION Y RATIFICACION PROCESOS DISCIPLINARIOS REGISTRO Existen mecanismos internos Hace falta documentar y Actualizar y sistematizar los para rendir cuenta de los actos y establecer procedimientos mecanismos internos para la de la gestión del Area. claros para la rendición de rendición de cuentas de los actos y de la gestión de la cuentas. unidad orgánica. Documentación de procesos, actividades y tareas A NIVEL GENERAL El personal del CNM conoce la documentación de los principales procesos que involucran a su Unidad Orgánica y que rol le corresponde en los mismos. Los procesos se encuentran contenidos tanto en las leyes como en sus respectivos reglamentos. DE JUEC 3.8 Sin embargo resulta Elaborar y formalizar políticas y de necesario optimizar dichos procedimientos procedimientos, actualizarlos documentación de procesos del CNM, que contemplen y sistematizarlos. parámetros de documentación uniformes; elaboración de flujogramas de procesos y subprocesos, debiendo indicarse los riesgos y controles de las actividades y tareas. SELECCIÓN Y NOMBRAMIENTO REGISTRO DE JUECES establecer Establecer procedimientos que El personal de la Dirección Falta procedimientos uniformes determinen parámetros de conoce de la documentación de documentación uniformes, que faciliten el control. los procesos de concurso de los flujogramas que comprendan Jueces y Fiscales como de la todos los procesos. elección del Jefe del RENIEC y ONPE. Asimismo las principales actividades y tareas se encuentran definidas y establecidas. EVALUACION Y RATIFICACION PROCESOS DISCIPLINARIOS El procedimiento de Evaluación Las labores ordinarias del Sistematizar la labor interna de Integral y Ratificación, así como Área necesitan sistematizarse la Dirección de Evaluación el de procesos disciplinarios, ya que todavía se utilizan los Integral y Ratificación, y la de están reglamentados y Procesos Disciplinarios. cuadernos de cargo. regulados a través de las respectivas guías metodológicas. 31 Y FISCALES C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país 3.9 Controles para las tecnologías de información y comunicación A NIVEL GENERAL El CNM cuenta con controles Si bien existen controles para para el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones. su uso no todas las unidades orgánicas acceden a ellas por deficiencia física y lógica en el centro de cómputo. Optimizar los controles para la gestión del uso de las tecnologías de la información y comunicaciones dotándole del hardware, software y recursos humanos necesarios para el soporte tecnológico de todas las unidades orgánicas. SELECCIÓN Y Establecer un sistema integral NOMBRAMIENTO necesita un sistema que de selección y nombramiento, Todos los procesos de concurso Se optimice la informatización de totalmente informatizado y a cargo de la Dirección se las operaciones y productos basado en la hoja de vida sostienen en módulos electrónica. informáticos segmentados por del área etapas. EVALUACION Y RATIFICACION La Dirección cuenta con una Se requiere sistematizar todo Revisar y actualizar los perfiles base de datos contenida en los el proceso a cargo de la de usuario de personal para archivos informáticos. Dirección. Existe además acceder y hacer modificaciones deficiencia física y lógica en a los sistemas de información de los servicios informáticos. la Dirección de acuerdo a la segregación de funciones. Dotar de mayores recursos humanos y tecnológicos a la oficina responsable. PROCESOS DISCIPLINARIOS La Dirección cuenta con una Hace falta se optimicen los Revisar y actualizar los perfiles perfiles de usuario para de usuario de personal para base de datos que se sostiene delimitar las opciones para acceder y hacer modificaciones en un programa informático, acceder y hacer a los sistemas de información de Business Process Management modificaciones a los sistemas la Dirección de acuerdo a la (BPM). de información. Existe segregación de funciones. Dotar además deficiencia física y de mayores recursos humanos y lógica en los servicios tecnológicos a la oficina informáticos. responsable. REGISTRO DE JUECES Y FISCALES La Base de Registro de Jueces Hace falta se optimicen los Revisar y actualizar los perfiles y Fiscales se encuentra perfiles de usuario para de usuario de personal para informatizada. delimitar las opciones para acceder y hacer modificaciones acceder y hacer a los sistemas de información de modificaciones a los sistemas la Dirección de acuerdo a la de información. Existe segregación de funciones. Dotar además deficiencia física y de mayores recursos humanos y lógica en los servicios tecnológicos a la oficina informáticos. responsable. 32 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEBILIDADES / ASPECTOS A SER FORTALEZAS CAUSAS IMPLEMENTADOS 4. INFORMACION Y COMUNICACIÓN 4.1. Funciones y características de la información No hay normas internas que Establecer normas internas que No identificadas. las funciones y regulen las siguientes regulen funciones y características características de la información. de la información. Integridad Oportunidad Actualización Exactitud Accesibilidad Certidumbre Racionalidad Objetividad Asimismo, la información no Diseñar y ordenar la información está diseñada para cada para cada uno de los niveles de la uno de los niveles de institución, a fin de facilitar su acceso y utilización. organización, Establecer que cada Dirección defina las características de la información que administra, con la finalidad de contar con una estructura uniforme y términos únicos con un mismo significado. 4.3. 4.2.Información Responsabilidad y Cada unidad Orgánica No se cuenta con una Establecer políticas específicas normalmente mantiene política específica sobre la para determinad la relación entre responsabilidad sobre la información y la información y responsabilidad información que genera responsabilidad. del personal. conforme las funciones En razón a que no se designadas. ha solicitado el desarrollo políticas sobre la información y responsabilidad. 4.3 Calidad y suficiencia de la información 33 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país No identificadas. 4.4. Sistemas Información se han diseñado, Establecer una política de calidad que establezca las obligaciones evaluado o implementado mecanismos que asegurar del personal con respecto a la calidad de los datos, que permita la calidad y suficiencia de la dejar constancia de problemas información, no se hacen detectados en este aspecto. entrevistas periódicas a las áreas para indagar si el fondo y la forma de la información que reciben es adecuada para cumplir con sus responsabilidades. No de CNM cuenta con los El CNM tiene aplicaciones Diseñar un Plan Estratégico de algunas pendientes Tecnologías de la Información siguientes sistemas de diversas, de integrar, el cual que permita prever el desarrollo información: requiere fortalecer con de actividades informáticas que contribuyan al logro de objetivos Sistema integrado de las nuevas tecnologías. administración financiera No se cuenta con una cartera de la Institución de priorización de proyectos. (SIAF) Proveer los recursos necesarios Sistema integrado de gestión (consultoría) para que la Oficina administrativa (SIGA) de Tecnología de la información diseñe el Plan Estratégico de Sistema de información Tecnologías de Información. estadístico. Sistema de procesos judiciales. Página web. Sistema de registro de noticias del CNM. Sistema de información Jurídica (SPIJ) Sistema de padrón de postulantes. Sistema de acuerdos de sesión. Sistema de trámite documentario. Sistema de registro de jueces y fiscales. El - 4.5.Flexibilidad al cambio 34 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país El CNM cuenta con sistemas de información. No se han desarrollado Establecer políticas y políticas para realizar una procedimientos para realizar revisión y actualización revisiones periódicas de los periódica de los sistemas de sistemas de información. Estas información. Dicha política o debería considerar lo siguiente: procedimiento debería tener - Los recursos tecnológicos como objetivo el rediseño de adecuados, junto con las los sistemas de modo que personas responsables. asegure su adecuado Los sistemas de información funcionamiento. debería ser adaptables a la No se ha solicitado el Institución. desarrollo de políticas y Los mecanismos para tomar procedimientos para realizar conocimiento de las revisiones periódicas de los necesidades, reclamos o sistemas. inquietudes de los usuarios de los sistemas. - Revisiones y rediseños periódicos cuando se detecten deficiencias en su funcionamiento. Niveles de acceso a los sistemas de información - Niveles de autorización para realizar cambios. - Constatar periódicamente la relevancia de la información para los objetivos de la Institución. - Establecer procedimientos, para que las dependencias del CNM que requieren un sistema de información, definan sus requerimientos de información de manera clara y oportuna, participando en las pruebas del sistema, asignando personal idóneo y otorgando la conformidad por el sistema que recibe, con una supervisión y aprobación del jefe o director. - 4.6.Archivo Institucional 35 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país No identificadas. Si bien existen dos archivos: uno central y el Registro de Jueces y Fiscales, sólo se emplean para almacenar información que no se encuentra en giro. En cuanto al manejo de la información en giro, esta es responsabilidad de cada una de las áreas que la genera o de las áreas que la utilizan; su custodia no se encuentra debidamente habilitada, apreciándose el uso incluso de pasadizos de la institución para su conservación y manejo. Evaluar la construcción de ambientes específicos para la conservación de información en giro, ara su adecuado manejo. Restringir el acceso a áreas de información confidencial, siendo cada trabajador responsable de la existencia física, permanencia y conservación de los bienes y archivos a su cargo. Cada dependencia debe establecer un cronograma mensual y/o anual para digitalizar información histórica y evitar así la manipulación del papel. Los ambientes de los archivos, deben tener los elementos necesarios para preservar los documentos y el medio ambiente. 4.7 Comunicación Interna Se han desarrollado canales de comunicación interna informal. No se cuenta con Establecer y formalizar políticas documentos que orienten relativas a la comunicación interna la comunicación interna, que definan, entre otros, los ésta se desarrolla de manera siguientes asuntos: informal principalmente. Los canales de comunicación No se cuentan con políticas o formales para la denuncia de procedimientos para posibles actos indebidos de parte comunicar a la alta dirección del personal; así como para la de la institución respecto al recepción de propuestas del desempeño, desarrollo, personal respecto de formas de riesgos, principales mejorar la productividad, la calidad, iniciativas y cualquier otro entre otros. evento resultantes. No se cuenta con Un plan de comunicación interna, mecanismos y que permita a través de los procedimientos para la medios y soportes adecuados denuncia de actos indebidos cubrir las necesidades de por parte del personal. comunicación del personal. No se ha solicitado el Crear un sistema de comunicación desarrollo de políticas y interna en coordinación con el área procedimientos para la de recursos humanos, utilizando Comunicación interna. las tecnologías de comunicación e información para un mayor y mejor acceso de los colaboradores. 4.8.Comunicación Externa 36 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país La información que se reporta hacia terceros, pasa por niveles de revisión a nivel operativo y de la alta dirección antes de ser divulgada. La institución cuenta con un portal de transparencia ligado a Falta fortalecer políticas y procedimientos que regules la comunicación externa (v.g. Comunicados de prensa y atención de requerimientos de terceros). No se ha priorizado la elaboración de políticas y procedimientos integrales para la Comunicación externa Establecer y formalizar políticas relativas a la comunicación externa, las cuales deben considerar los siguientes asuntos: Identificar las necesidades de comunicación específicas de los usuarios externos. Identificar al personal clave en el proceso de comunicación. Contar con un adecuado asesoramiento en relación con la imagen y relaciones con los medios de comunicación (prensa escrita, radial y/o televisiva). Contar con un mecanismo de control de redacción para el envío de notas de prensa, artículos y documentos institucionales que se publiquen en los medios de comunicación externos. Organizar ruedas de prensa y otros eventos para comunicar la posición de la entidad ante sucesos de carácter institucional. Disponer de procedimientos para que las comunicaciones externas sean recibidas, registradas y documentadas. Brindar el derecho de acceso a la información pública. Designar a los funcionarios encargados de clasificar la información de carácter secreto y reservado. Adoptar las medidas de seguridad que permitan un adecuado uso y control de seguridad de la información de acceso restringido. - Fortalecer el sistema de comunicación externa a través de los medios tradicionales (televisión, radio, prensa escrita) así como de los medios sociales y la comunicación 2.0. 4.9 Canales Comunicación de 37 su página Web. La C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país Se han desarrollado canales de comunicación informal. interna No se han implementado políticas y procedimientos que regulen los canales de comunicación interna y externa. No se ha solicitado el desarrollo de políticas y procedimientos integrales que regulen los canales de comunicación interna y externa de la institución. Diseñar políticas y procedimientos para establecer medios de Comunicación que faciliten y estandaricen una comunicación interna y externa efectiva. Medios tecnológicos de bajo costo y alta accesibilidad. 38 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país COMPONENTES DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEBILIDADES / FORTALEZAS CAUSAS 5. SUPERVISION 5.1. Actividades de prevención y monitoreo Las actividades en este rubro se No se han desarrollado encentran cargo fundamentalmente políticas integrales que del OCI, que realiza actividades de regulen las actividades control periódicas y reporta sus supervisión que deben ser observaciones que son ejercidas por la alta instrumentalizadas para la mejora Dirección. de los procesos a través de las No se cuenta con políticas y Áreas respectivas. procedimientos a través de Los diversos órganos y unidades las cuales las unidades orgánicas de la institución, llevan un orgánicas realizan acciones adecuado control a los para conocer si los procesos procedimientos que realizan; en se desarrollan de acuerdo particular aquellos que cuentan con con los procedimientos un marco legal establecido como es establecidos. el procedimiento de la fiscalización Si bien las acciones de posterior. prevención y monitoreo se realizan de manera permanente, oportuna y proactiva en algunos órganos o unidades orgánicas, esta no es sistemática y de carácter integral a nivel institucional. 5.2. Seguimiento Resultados ASPECTOS A SER IMPLEMENTADOS Establecer políticas de prevención y monitoreo que son ejercidas por la alta dirección, así como sobre los diversos documentos que norman y guían el desarrollo de las funciones de la institución (manuales, reglamentos, políticas, procedimientos y circulares, etc.), con la finalidad de verificar el adecuado desarrollo del control interno. Implementar procedimientos en los órganos o unidades orgánicas para ordenar las recomendaciones de control, que permita su implementación, de forma que se puedan monitorear. de El Órgano de Control Institucional No hay normas internas que Difundir las recomendaciones emite periódicamente informes requieran la priorización de para el mejoramiento de procesos donde se detallan las observaciones las recomendaciones del institucionales, a partir de las observaciones formuladas por el detectadas. OCI. Se realizan evaluaciones del Plan No se socializan los OCI y las que detecten las Operativo Institucional Anual requerimientos de mejora unidades orgánicas. El OCI comunica las deficiencias y continua en base a los Registrar y poner a disposición de problemas detectados al Titular de resultados evaluados a nivel los responsables las debilidades y deficiencias encontradas y/o la Entidad, los que se ponen en de todo el personal. conocimiento de los órganos y Si bien el reporte de detectadas como resultado del unidades orgánicas que deben deficiencias y problemas proceso de monitoreo, a fin de implementar las mejoras. detectados en la Supervisión que adopten las acciones se comunica debidamente a necesarias para su corrección, los diversos órganos y efectuándose el seguimiento sobre su unidades orgánicas, el nivel correspondiente de compromiso para corregir implantación y resultados. las observaciones y deficiencias no es homogéneo. 39 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país 5.3 Compromiso de mejoramiento Se realiza básicamente No contemplan la autoevaluaciones en base a las autoevaluación de los funciones a cargo del OCI. procesos que no han sido Se cumple con las obligaciones documentados a cargo de formales inherentes a cada órgano cada una de las Áreas de la institución. y unidad orgánica. Si bien existe un interés y práctica de diversas áreas o unidades orgánicas o realizar el seguimiento a la implementación de mejoras y recomendaciones propuestas por el OCI, existe un compromiso de mejoramiento limitado, pues las observaciones persisten o se repiten. La identificación y evaluación de las debilidades en la gestión, no es conocida por todo el personal, lo cual afecta la retroalimentación correspondiente. Evaluar y establecer procedimientos de autoevaluación aplicables a todas las unidades orgánicas y a todos los procesos para medir la efectividad de los controles de los procesos. Promover y establecer la ejecución periódica de la autoevaluación sobre la gestión y el control interno de la entidad, orientada a garantizar la valoración y verificación periódica e imparcial del comportamiento del sistema de control interno y del desarrollo de la gestión institucional, identificando las deficiencias y recomendaciones oportunas para su mejoramiento. Dar a conocer al personal las observaciones realizadas por el OCI para conocimiento y retroalimentación. 40 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país IV. RECOMENDACIONES En base al resultado del Diagnóstico realizado, se presentan las recomendaciones respecto de las consideraciones que debe tener en cuenta la institución para alcanzar el nivel deseado de implementación y adecuación del Sistema de Control Interno. ASPECTOS A SER IMPLEMENTADOS 1. Ambiente de Control 1.1 Filosofía de la Dirección 1.1.1. Actualizar el compromiso de la dirección con el control interno, debido al cambio de autoridades que se ha suscitado en el último año, a fin de motivar la mejora continua en los procesos. 1.1.2. Realizar charlas de sensibilización al personal por lo menos en forma t r im est r al , a fin que se expliciten los objetivos del control interno y se busque que todos los trabajadores entiendan e interioricen su importancia en la institución. 1.1.3. Crear y si existen difundir los procedimientos establecidos por medio de los cuales la Dirección reconoce los aportes que el personal pueda plantear o realizar para mejorar el desarrollo de las actividades, a fin de estimular a que todos los trabajadores se sientan en confianza y tengan una actitud proactiva respecto del control interno. 1.1.4. Implementar mejoras en la transparencia institucional, promoviendo la difusión y comunicación de los procesos y actividades del CNM con absoluta libertad y acceso a la información. 1.1.5. Incentivar la cultura planificadora a mediano y largo plazo para contar con un horizonte de mayor alcance y que se conozca con la debida anticipación las metas u objetivos que se desean alcanzar en un plazo entre cinco a diez años. Facilitar y premiar el aporte de los trabajadores para contar con mayores elementos de juicio respecto a los destinos del CNM. 1.1.6. Comprometerse en el seguimiento y control de las herramientas de gestión de la política institucional 1.2 Integridad y Valores Éticos 1.2.1. Estructurar y poner en práctica un plan de difusión t r i m estral Código de Ética el cual podría incluir, entre otros, lo siguiente: a) Comunicaciones periódicas a través del correo electrónico mediante cuales, de manera didáctica, se haga de conocimiento y se explique temas incluidos en el Código de Ética. b) Charlas periódicas al personal. c) Elaboración de un documento mediante el cual el personal declare conocimiento y adherencia al Código de Ética. 1.2.2. Designar formalmente al Comité de Ética ad hoc. del las los su 41 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país 1.3 Administración Estratégica 1.3.1. Definir un comité de continuidad institucional que involucre a representantes de todas las unidades orgánicas, para los efectos de la actualización de los planes estratégicos y operativos del CNM. 1.3.2. Difundir las herramientas de administración estratégica entre el personal, así como sus resultados, a fin de socializar el éxito o las necesidades de mejora entre todo el personal de la institución. 1.3.3. Contratar los servicios de un profesional a fin de asegurar la difusión, implementación progresiva e informe de los logros alcanzados a la Alta Dirección por ser una herramienta muy importante para la mejora de la gestión institucional. 1.4 Estructura Organizacional 1.4.1. Establecer políticas y procedimientos para la verificación del cumplimiento de las disposiciones del ROF y MOF, y proponer cambios de ser el caso. 1.4.2. Actualizar el MOF y alinearlo con el ROF vigente. 1.4.3. En el ROF y MOF vigente se debería implementar una modalidad para incluir existencia de unidades como las Comisiones Permanentes, Calificación de Sentencias, Atención al Usuario, Comités, etc. 1.5 Administración de los Recursos Humanos 1.5.1. Revisar y actualizar el programa de inducción a personal que ingresa a la institución. Este programa deberá incluir, entre otros asuntos relacionados al puesto, lo siguiente: (i) Comunicación, entrega y obtención de declaración de conocimiento y adherencia del Código de Ética del CNM; y, (ii) mecanismos para evidenciar que todo trabajador que ingresa a la institución ha recibido la inducción. 1.5.2. Incorporar en el plan de formación y capacitación del personal las necesidades que se identifiquen como consecuencia de las evaluaciones de desempeño. 1.5.3. Implementar la repotenciación del Área de Recursos Humanos para darle mayor atención a la calidad del servicio a través de unidades orgánicas, personal especializado, programas y presupuesto orientados al desarrollo, crecimiento, innovación, creatividad, identificación con la organización, etc. 1.6 Competencia Profesional 42 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país 1.6.1. Definir y formalizar las competencias para el personal de la institución en los instrumentos de gestión correspondientes. 1.6.2. Formular los manuales con los perfiles de puesto de todos los que participan en la gestión de la organización (incluyendo los Contratados Administrativo de Servicios, Practicantes, Secigristas) 1.6.3. Formular una escala remunerativa competitiva que se actualice periódicamente de conformidad a las remuneraciones del mercado salarial, en la que también se incluya a los CAS, practicantes y Secigristas. 1.6.4. Promover programas de difusión de las bondades de la organización para atraer de personal competitivo e idóneo. 1.7 Asignación de Autoridad y Responsabilidad 1.7.1. Ajustar las políticas y procedimientos internos de revisión del ROF a las normas vigentes dictadas por la PCM (D.S. 043-2006-PCM). 1.7.2. Actualizar el MOF, alineándolo a la estructura organizacional aprobada por el ROF vigente. 1.7.3. Difundir entre todo el personal las funciones y responsabilidades que le compete a cada uno de ellos, estableciendo como responsables de esta acción a los jefes de cada área y que se efectúe una revisión por lo menos una vez al año para actualizarlo según los cambios que se haya producido en dicho período. 1.7.4. Delegar atribuciones y responsabilidades al personal de confianza de las Jefaturas, para que coadyuven a supervisar las tareas del personal a su cargo. 1.8 Órgano de Control Institucional 1.8.1. Ejecutar y documentar el seguimiento del memorando de control interno o de las recomendaciones del OCI y reportar el estatus (sin han sido implementadas, están en proceso de implementación y/o no implementadas). 1.8.2. Plantear a la Contraloría General de la República la modificación del sistema para que la etapa de los descargos sea vista por una instancia superior y no sea la misma OCI quien se pronuncia sobre el particular. 43 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país ASPECTOS A SER IMPLEMENTADOS 2. Evaluación de Riesgos 2.1 Planeamiento de la Administración de Riesgos 2.1.1. Desarrollar por parte de la Alta Dirección un Plan de Actividades que comprenda: la identificación, análisis o valoración, manejo o respuesta y monitoreo o documentación de los riesgos. 2.1.2. Dicho plan deberá dar respuesta, entre otros, a los siguientes temas: ¿cuándo se va a empezar a administrar los riesgos de manera integral y formal en la institución? ¿quiénes van a participar directamente en el proceso de administración de riesgos? ¿cuándo van a realizarse las capacitaciones necesarias para una adecuada administración integral de riesgos? 2.2 Identificación de los Riesgos 2.2.1. Realizar un análisis de riesgos a nivel de toda la institución. 2.2.2. Establecer un proceso de identificación de riesgos, el cual deberá ser permanente, interactivo e integrado con el proceso de planeamiento. Este proceso deberá tomar como punto de partida los objetivos estratégicos de la institución. El proceso deberá identificar los riesgos generales a nivel de entidad y los riesgos de cada proceso. 2.2.3. Priorizar en el proceso anteriormente señalado la evaluación de los riesgos en los procesos de línea referidos a las funciones constitucionales del CNM, para identificar riesgos y optimizar el desarrollo de las funciones del CNM técnica y sustantivamente. 2.3 Valoración de los Riesgos 2.3.1. Establecer un proceso de valoración de los riesgos identificados, mediante la cuantificación de la probabilidad de ocurrencia y del impacto o efecto de cada riesgo en los procesos de la institución 2.4 Respuesta al Riesgo 2.4.1. Establecer las acciones necesarias (controles) para afrontar los riesgos que sean previamente evaluados. 2.4.2. Se pueden emplear estrategias para: o Evitar el riesgo o Reducir el riesgo o Compartir o transferir el riesgo o Asumir el riesgo Dependiendo de la naturaleza del riesgo que se trate. 44 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país ASPECTOS A SER IMPLEMENTADOS 3. Actividades de Control 3.1 Procedimientos de autorización y aprobación 3.1.1. Establecer los niveles de aprobación que son requeridos por los procesos, actividades y tareas del CNM en función de los riesgos que ésta esté dispuesta a asumir. 3.1.2. Optimizar los niveles de aprobación que son requeridos en las actividades y tareas de la Dirección. 3.1.3. Realizar talleres de inducción a los trabajadores CAS. 3.1.4. Se deben revisar los niveles de aprobación que son requeridos en las actividades y tareas de las distintas áreas de la institución, debiendo ser contemplados en el Manual Metodológico. 3.1.5. Mejorar los métodos de captación de personal para poder cumplir con la sobrecarga laboral por cuanto el volumen de operaciones ha aumentado sobremanera. 3.2 Segregación de funciones 3.2.1. Realizar un análisis de segregación de funciones en todos los procesos del CNM: a u t o r i z a c i ó n , procesamiento, revisión, control, custodia, registro y archivo de la documentación. 3.2.2. Evaluar la segregación de las funciones del personal en todos los procesos a cargo de la Dirección: autorización, procesamiento, revisión, control, custodia, registro y archivo de la documentación. 3.3 Evaluación costo – beneficio 3.3.1. Establecer procedimientos para evaluar el costo/beneficio de controles establecidos en los procesos, identificando y cuantificando los costos de los controles, así como los beneficios. 3.3.2. Capacitar al personal existente en actividades de control. 3.4 Controles sobre el acceso a los recursos o archivos 3.4.1. Establecer los lineamientos para la adecuada custodia de los recursos o archivos, teniendo en consideración la importancia de cada uno de ellos. debiendo analizarse la calidad de los mismos, si son necesarios o no. Controles de entrada, salida y finalmente su mantenimiento. 3.4.2. Sistematizar las acciones de control interno que todavía se tiene en cuadernos. 3.5 Verificaciones y Conciliaciones 3.5.1. Establecer una lista de verificaciones y conciliaciones que se deben ejecutar sobre los registros de los procesos críticos del CNM, las que deberán ser ejecutadas con determinada periodicidad. 3.5.2. Establecer una lista de verificaciones y conciliaciones que se deben ejecutar sobre los procesos de la Dirección. 3.5.3. Revisar periódicamente la labor que se realiza, a fin de corregir y mejorar los procedimientos internos de trabajo. 45 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país 3.6 Evaluación del Desempeño 3.6.1. Realizar anualmente las referidas evaluaciones de desempeño del personal. 3.6.2. Capacitar a los responsables de las evaluaciones de desempeño de personal. 3.6.3. Formular indicadores de desempeño claros y que sean debidamente difundidos entre el personal de la institución. 3.7 Rendición de Cuentas 3.7.1. Sistematizar los mecanismos internos de rendición de cuentas. 3.7.2. Establecer mayor coordinación con las áreas ejecutoras a fin de optimizar el uso de los recursos asignados. 3.7.3. Actualizar y sistematizar los mecanismos internos para la rendición de cuentas de los actos y de la gestión de la unidad orgánica. 3.7.4. Mejorar los mecanismos de rendición de cuentas desde el punto de vista funcional respeto a los proceso de competencia exclusiva del CNM, específicamente en el campo de selección y nombramiento propiciando una descentralización de los concursos, agrupándolos por regiones para facilitar la participación ciudadana. 3.8 Documentación de procesos, actividades y tareas 3.8.1. Elaborar y formalizar políticas y procedimientos de documentación de procesos del CNM, que contemplen parámetros de documentación uniformes; elaboración de flujogramas de procesos y sub-procesos, debiendo indicarse los riesgos y controles de las actividades y tareas. 3.8.2. Sistematizar la labor interna de las Direcciones de Selección y Nombramiento, Evaluación Integral y Ratificación, y de Procesos Disciplinarios, en los procedimientos de coordinación documentaria y archivos. 3.9 Controles para las tecnologías de información y comunicación 3.9.1. Optimizar los controles para la gestión del uso de las tecnologías de la información y comunicaciones dotándole del hardware, software y recursos humanos necesarios para el soporte tecnológico de todas las unidades orgánicas. 3.9.2. Revisar y actualizar los perfiles de usuario de personal para acceder y hacer modificaciones a los sistemas de información de la Dirección de acuerdo a la segregación de funciones. 3.9.3. Dotar de mayores recursos humanos y tecnológicos a la oficina responsable. 3.9.4. En el campo específico de la selección y nombramiento de magistrados, establecer un sistema integral totalmente informatizado y basado en la hoja de vida electrónica. 46 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país ASPECTOS A SER IMPLEMENTADOS 4. Información y Comunicación 4.1 Funciones y Características de la información 4.1.1. Establecer normas internas que regulen las funciones y características de la información. 4.1.2. Diseñar y ordenar la información para cada uno de los niveles de la institución, a fin de facilitar su acceso y utilización 4.1.3. Establecer que cada Dirección defina las características de la información que administra, con la finalidad de contar con una estructura uniforme y términos únicos con un mismo significado. 4.2 Información y Responsabilidad 4.2.1. Establecer políticas específicas para determinar la relación entre la información y responsabilidad del personal. 4.3 Calidad y suficiencia de la información 4.3.1. Establecer una política de calidad que establezca las obligaciones del personal con respecto a la calidad de los datos, que permita dejar constancia de problemas detectados en este aspecto. 4.4 Sistemas de información 4.4.1. Diseñar un Plan Estratégico de Tecnologías de la Información que permita prever el desarrollo de actividades informáticas que contribuyan al logro de objetivos de la Institución 4.4.2. Proveer los recursos necesarios (consultoría) para que la Oficina de Tecnología de la Información diseñe el Plan Estratégico De Tecnologías de Información. 4.5 Flexibilidad al cambio 4.5.1. Establecer políticas y procedimientos para realizar revisiones periódicas de los sistemas de información. Estas debería considerar lo siguiente: - Los recursos tecnológicos adecuados, junto con las personas responsables. - Los sistemas de información debería ser adaptables a la Institución. - Los mecanismos para tomar conocimiento de las necesidades, reclamos o inquietudes de los usuarios de los sistemas. - Revisiones y rediseños periódicos cuando se detecten deficiencias en su funcionamiento. - Niveles de acceso a los sistemas de información - Niveles de autorización para realizar cambios. 4.5.2. Constatar periódicamente la relevancia de la información para los objetivos de la Institución. 4.5.3. Establecer procedimientos del CNM que requieren un sistema de información, definan sus requerimientos de información de manera clara y oportuna, participando en las pruebas del sistema, asignando personal idóneo y otorgando la conformidad por el sistema que recibe, con una supervisión y aprobación del jefe o director. 47 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país 4.6 Archivo institucional 4.6.1. Evaluar la construcción de ambientes específicos para la conservación de información en giro, ara su adecuado manejo. 4.6.2. Restringir el acceso a áreas de información confidencial, siendo cada trabajador responsable de la existencia física, permanencia y conservación de los bienes y archivos a su cargo. 4.6.3. Cada dependencia debe establecer un cronograma mensual y/o anual para digitalizar información histórica y evitar así la manipulación del papel. 4.6.4. Los ambientes de los archivos deben tener los elementos necesarios para preservar los documentos y el medio ambiente. 4.7 Comunicación interna 4.7.1. Establecer y formalizar políticas relativas a la comunicación interna que definan, entre otros, los siguientes asuntos: - Los canales de comunicación formales para la denuncia de posibles actos indebidos de parte del personal; así como para la recepción de propuestas del personal respecto de formas de mejorar la productividad, la calidad, entre otros. - Un plan de comunicación interna, que permita a través de los medios y soportes adecuados cubrir las necesidades de comunicación del personal. - Crear un sistema de comunicación interna en coordinación con el área de recursos humanos, utilizando las tecnologías de comunicación e información para un mayor y mejor acceso de los colaboradores. 4.8 Comunicación externa 4.8.1. Establecer y formalizar políticas relativas a la comunicación externa, las cuales deben considerar los siguientes asuntos: - Identificar las necesidades de comunicación específicas de los usuarios externos. - Identificar al personal clave en el proceso de comunicación. - Contar con un adecuado asesoramiento en relación con la imagen y relaciones con los medios de comunicación (prensa escrita, radial y/o televisiva). - Contar con un mecanismo de control de redacción para el envío de notas de prensa, artículos y documentos institucionales que se publiquen en los medios de comunicación externos. - Organizar ruedas de prensa y otros eventos para comunicar la posición de la entidad ante sucesos de carácter institucional. - Disponer de procedimientos para que las comunicaciones externas sean recibidas, registradas y documentadas. - Brindar el derecho de acceso a la información pública. - Designar a los funcionarios encargados de clasificar la información de carácter secreto y reservado. - Adoptar las medidas de seguridad que permitan un adecuado uso y control de seguridad de la información de acceso restringido. - Fortalecer el sistema de comunicación externa a través de los medios tradicionales (televisión, radio, prensa escrita) así como los medios sociales y la comunicación 2.0. 48 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país 4.9 Canales de comunicación 4.9.1. Diseñar políticas y procedimientos para establecer medios de comunicación que faciliten y estandaricen una comunicación interna y externa efectiva. 4.9.2. Medios tecnológicos de bajo costo y alta accesibilidad. 49 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país ASPECTOS A SER IMPLEMENTADOS 5. Supervisión 5.1 Actividades de prevención y monitoreo 5.1.1. Establecer políticas de prevención y monitoreo que son ejercidas por la alta dirección, así como sobre los diversos documentos que norman y guían el desarrollo de las funciones de la institución (manuales, reglamentos, políticas, procedimientos y circulares, etc.), con la finalidad de verificar el adecuado desarrollo del control interno. 5.1.2. Implementar procedimientos en los órganos o unidades orgánicas para ordenar las recomendaciones de control, que permita su implementación, de forma que se puedan monitorear. 5.2 Seguimiento de resultados 5.2.1. Difundir las recomendaciones para el mejoramiento de procesos institucionales, A partir de las observaciones formuladas por el OCI y las que detecten las unidades orgánicas. 5.2.2. Registrar y poner a disposición de los responsables, las debilidades y deficiencias encontradas y/o detectadas como resultado del proceso de monitoreo, a fin de que adopten las acciones necesarias para su corrección, efectuándose el seguimiento correspondiente sobre su implantación y resultados. 5.3 Compromiso de mejoramiento 5.3.1. Evaluar y establecer procedimientos de autoevaluación aplicables a todas las unidades orgánicas y a todos los procesos para medir la efectividad de los controles de los procesos. 5.3.2. Promover y establecer la ejecución periódica de la autoevaluación sobre la gestión y el control interno de la entidad, orientada a garantizar la valoración y verificación periódica e imparcial del comportamiento del sistema de control interno y del desarrollo de la gestión institucional, identificando las deficiencias y recomendaciones oportunas para su mejoramiento. 5.3.3. Dar a conocer al personal, las observaciones realizadas por el OCI para conocimiento y retroalimentación. 50 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país V. RECOMENDACIONES GENERALES Además de los 5 componentes de control evaluados, como resultado del diagnóstico realizado por el Comité especial, se formulan cuatro recomendaciones generales transversales a todo el proceso de implementación del sistema de control interno en el Consejo Nacional de la Magistratura: 1.3.1 Teniendo en cuenta el cambio de autoridades en la Alta Dirección y la recomendación que se suscriba una nueva acta de compromiso de su parte para respaldar las acciones de control interno y cuya actuación sea revisada anualmente a fin que dicho Comité pueda desempeñar sus labores vía supervisión y coordinación con el trabajo que se realice a nivel de consultoría externa. 1.3.2 Gestionar el apoyo de una consultoría externa para continuar con el desarrollo de las tareas correspondientes a la implementación del sistema de control interno en el Consejo Nacional de la Magistratura, en razón a que las recomendaciones que se sugieren en los componentes de control implican desarrollar acciones especializadas que debido a la carga de trabajo que tiene los funcionarios y servidores de la institución dificulta el desarrollo de la implementación del sistema de control interno con el éxito esperado. 1.3.3 Actualizar el marco normativo interno de la institución, toda vez que se ha advertido que muchas de las directivas contemplan denominaciones y estructuras de cargos que ya se encuentran desfasadas. 1.3.4 Incorporar como parte del equipo coordinador de las acciones de control interno a la Oficina de Planificación y al Órgano de Control Institucional, para que brinden apoyo especializado dada la naturaleza de sus funciones en la institución. 51 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país VI. CONCLUSIONES En base al resultado del diagnóstico realizado por el Comité especial, respecto de los elementos del Sistema de Control Interno en el Consejo Nacional de la Magistratura, el nivel de desarrollo, organización y grado de madurez observado para cada uno de ellos es el siguiente: Componentes Clave del Control interno Inicial optimizado (X) (X) Actividades de Control Información y Comunicació n Supervisión avanzado (X) Ambiente de Control Evaluación de riesgos En proceso de Establecido / implementació implementad n o (X) (X) Inicial: Los elementos de control interno de este componente casi no existen, ni están definidos y no es posible comprobar su operación. En proceso de implementación: Algunos elementos de control interno de este componente existen y están definidos de manera general, pero la aplicación en las áreas y procesos críticos de la institución son inconsistentes. Establecido / implementado: Los elementos de control interno de este componente están definidos de manera general, pero se aplica en un número reducido de áreas y procesos críticos de la institución. Avanzado: Los elementos de control interno de este componente están definidos de manera detallada y formalmente, y se aplica en la mayoría de áreas y procesos críticos de la institución. Optimizado: Los elementos de control interno de este componente están definidos de manera detallada y formalmente, y se aplica en todas las áreas y procesos críticos de la institución. 52 C O N S EJ O NA CI ON A L DE LA M A GI ST RA T U R A Mejores Jueces y Fiscales para el país El presente nivel de desarrollo, organización y grado de madurez ha sido evaluado en base al diagnóstico realizado por el Comité e special. Consideramos que con los aspectos a ser implementados y que se detallan en la sección Recomendaciones, la institución fortalecerá su Sistema de Control Interno y mejorará el nivel actual de desarrollo, organización y grado de madurez del mismo. En tal sentido, para la etapa de planeamiento, en caso la Alta Dirección estime necesario y conveniente la implementación de las recomendaciones, se reitera la importancia de contar con el apoyo de una consultoría externa que plantee las acciones específicas a seguir para la implementación del Sistema de Control Interno en el CNM. San Isidro, mayo de 2015. Comité de Implementación del Sistema de Control Interno en el Consejo Nacional de la Magistratura Feriel Tatiana del Aguila Zamora Presidente César Sandoval Zapata Secretario Miembros Titulares y Suplentes: Jorge Rucoba Rucoba – Guillermo Poma Gil. Alejandro Delgado Viale – Rosa María Núñez Masías. Mario Álvarez Quispe – Rocío Franco Chu. Beatriz Jerí Kuriyama – María Menacho Aparicio. Norma Gutierrez Vega- Gustavo Román Olivos. Marielka Nepo Linares – César M. Córdova Gómez. Javier Palomino Sedo - Marjorie Fairlie Chávez Luis De la Flor Sáenz – Rafael Sifuentes Del Mar. Vicente Zegarra Tueros - Mario Castillo Cullcush. Antonieta Urbina Mancilla – Inés Tineo Merboro. Víctor Díaz Cachay – Carlos Pizarro Roca. Wagner Vidarte Montenegro – Javier Ramos Espinoza Abel Santibáñez Collado - Jherson Rubén García Danós. Oficina de Control Interno: Veedor. 53