PROCEDIMIENTO: COORDINACIÓN DE LOS CONSEJOS TERRITORIALES DE ARCHIVO 1. OBJETIVO Promover la creación y/o modernización de los archivos del país, impulsando su desarrollo a través de la dirección y coordinación de la estructura del Sistema Nacional de Archivos 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a los Consejos Territoriales de Archivos Inicia con la definición de las necesidades para ser incluidas en el plan de acción de la vigencia y Cronograma de actividades de acompañamiento para la creación y funcionamiento de Consejos Territoriales de Archivos y va hasta la coordinación y convocatoria de la reunión anual de los Consejos Departamentales de Archivos. 3. REQUISITOS LEGALES Y/O INSTITUCIONALES Ley 80 de 1989 Ley 594 de 2000 Decreto 4124 de 2004 Acuerdo 07 de 1994 Circular 01 de 2006 Circular 01 de 2007 Circular 035 de 2009 4. GLOSARIO Consejos Territoriales de Archivos. Son los Consejos Departamentales de Archivos, los Consejos Municipales de Archivos, los Consejos Distritales de Archivos y los de los Territorios Indígenas, que se crearán cuando la Ley los desarrolle, encargados de dirigir y coordinar la función archivística a nivel territorial. 5. CONDICIONES GENERALES Funciones de los Consejos Territoriales de Archivos. Los Consejos Territoriales de Archivos tendrán las siguientes funciones: a) Expedir su propio reglamento; b) Vigilar el cumplimiento de las políticas y normas archivísticas; c) Apoyar la gestión de programas y proyectos de los archivos de su jurisdicción; d) Programar y coordinar acciones acordes con las políticas, planes y programas propuestos por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación y bajo la coordinación del Sistema Nacional de Archivos; e) Asesorar al Sistema Nacional de Archivos en la definición de la política archivística; f) Promover la formación y capacitación del personal vinculado a los archivos en los diferentes niveles y áreas de trabajo; g) Crear el Comité Evaluador de Documentos; h) Aprobar las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental de las entidades de su correspondiente ente territorial, exceptuando las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental de las Gobernaciones, las cuales serán aprobadas por el Archivo General de la Nación y las de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D. C., las cuales serán aprobadas por el Consejo Distrital de Archivos correspondiente; i) Ejercer funciones de asistencia técnica de conformidad con lo establecido en literal b), artículo 6° de la Ley 594 de 2000; Proceso: Desarrollo de la Política Archivística Fecha: 2011-10-10 Versión: 3 Código: PA-342-PD-037 Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc se considera NO CONTROLADO Página 1 de 3 PROCEDIMIENTO: COORDINACIÓN DE LOS CONSEJOS TERRITORIALES DE ARCHIVO j) Ejercer a prevención las facultades dirigidas a precaver y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la Ley 594 de 2000 y sus normas reglamentarias, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 35 de la citada ley; k) Informar semestralmente al Archivo General de la Nación sobre las acciones adelantadas, cuando se trate de Consejos Departamentales de Archivos y Consejo Distrital de Archivos de Bogotá; los primeros a su vez recibirán, semestralmente la información de las acciones que desarrollen los municipios de su jurisdicción en materia archivística. El acompañamiento se realizara en las regiones o en las instalaciones del AGN, según el caso. 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. 1 2 3 4 DESCRIPCIÓN RESPONSABLE INICIO Definir las necesidades para ser incluidas en el Plan de acción de la vigencia y Cronograma de actividades de acompañamiento para la creación y funcionamiento de Consejos Territoriales de Archivos, teniendo en cuenta el histórico de la vigencia anterior. Elaborar y/o actualizar el diagnóstico de la situación de cada uno de los departamentos y municipios. Elaborar los planes de trabajo a desarrollar en la reunión y visita. Coordinar las actividades necesarias y la logística requerida para la realización de reuniones de Consejos Territoriales de Archivos y visitas a los Archivos Generales de los Entes territoriales. Con un mes de anticipación (Ver procedimiento de gestión de comisiones para funcionarios y desplazamientos para contratistas) Realizar las reuniones de los Consejos Departamentales y Municipales de Archivos, en la cual se verifican acciones adelantadas, planes de trabajo y se determinan las acciones a seguir (Compromisos y/o acciones de mejoramiento), según sea el caso, de conformidad con la situación encontrada. Elaborar informes de reunión y visita, y remitirlos a los entes territoriales. 5 6 7 Solicitar mediante oficio a las Gobernaciones y Municipios el informe semestral de avance de la gestión del Consejo Departamental de Archivos (CDA). Realizar el seguimiento al cumplimiento de las actividades Proceso: Desarrollo de la Política Archivística Coordinador GSN. PUNTOS DE CONTROL DOCUMENTO Plan de acción Vo. Bo. Dirección anual General Cronograma de Actividades. Contratista funcionarios GSN. y Plan de Trabajo del Vo. Bo. Coordinador GSN. Contratista funcionarios GSN. y Oficios a las del Gobernaciones, Memorandos internos. Formato de comisión. Firma Director, Radicado correspondencia. Firmas y recibido Formato de comisión. Personal delegado Acta de Reunión Firmas de actas para la visita a los del CTA. de reunión. CTA. Personal delegado Informe de para la visita a los Reunión y visita, CTA. Oficio a Gobernadores y Alcaldes. Contratista y Oficio funcionarios del GSN Firmas del Director General en el oficio remisorio Fecha y No. De Radicado. Vo.Bo. coordinador GSN y firma del Director General Contratista y Informe y base de Radicado y fecha funcionarios del GSN datos de recibido de los Fecha: 2011-10-10 Versión: 3 Código: PA-342-PD-037 Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc se considera NO CONTROLADO Página 2 de 3 PROCEDIMIENTO: COORDINACIÓN DE LOS CONSEJOS TERRITORIALES DE ARCHIVO No. 8 DESCRIPCIÓN RESPONSABLE concertadas para los compromisos adquiridos a través de solicitudes de informes de avance, cada 6 meses, hasta su culminación según el caso. (ver circular 01 de 2006) Coordinar y convocar a la reunión Director anual de los Consejos GSN Departamentales de Archivos, con el fin de socializar los informes de actividades y concertar compromisos generales. FIN DEL PROCEDIMIENTO General DOCUMENTO y Convocatoria Agenda Acta PUNTOS DE CONTROL informes. Porcentaje de avance. Firma del acta 7. REGISTROS Oficio GD-302-FR-003 Memorando GD-302-FR-004 Acta GD-302-FR-005 Informe GD-302-FR-006 Cronograma de Actividades SA-342-FR-280 Plan de Trabajo SA-342-FR-282 8. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS Los cambios en este documento, se identificarán de acuerdo a la siguiente tabla: VIGENCIA 05-11-09 VERSIÓN 1 2010-05-25 2 2011-10-10 3 Proceso: Desarrollo de la Política Archivística IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS Emisión Se cambia el formato de fecha y se incluye frase de control de documentos del SIG. Se ajustaron los pasos 5 y 6, y se agregaron los pasos 7 y 8. Se ajustaron los requisitos legales, se trasladaron las funciones del glosario a las condiciones generales, se actualizo el responsable de las actividades y se ajusto el paso 4 y se incluyo el paso 6. Fecha: 2011-10-10 Versión: 3 RESPONSABLE Coordinadora GSN Coordinadora GSN Coordinador GSN Código: PA-342-PD-037 Este es un documento controlado; una vez se descargue o se imprima de la carpeta de compartidos SIG en Argenacodc se considera NO CONTROLADO Página 3 de 3