Discusion acerca de la posibilidad de organizar HCW 2016

Discusion acerca de la posibilidad de organizar HCW 2016
Jonathan Bossio
14 Octubre 2015
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Comentarios generales
Hadronic Calibration Workshop (HCW):
I
Workshop que se realiza una vez por año (JetEtmiss)
I
Gran interes por parte de los conviners de que se realice en Bs.As.
I
En principio vamos a estar todos en Bs.As.
I
De realizarse se necesita ayuda de todos (en menor o mayor medida)
I
De realizarse me comprometo a ser el principal organizador
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Que hay que tener en cuenta?
Instalaciones:
I
I
I
I
Posibilidades:
I
UBA: Pabellon I o Pabellon de Industrias
I
Fuera: Biblioteca nacional o Polo Tecnologico (Costo?)
I
Tendria que ser en ciudad universitaria: queda mal hacerlo fuera
A tener en cuenta:
I
Lugar para almuerzos y coffee breaks
I
Aula con wifi y proyector (Cuanta gente?)
I
Estado de Baños
Pabellon I:
I
Habria que conseguir dinero para arreglar los baños (Ej: tapas)
I
Se podria usar el aula magna (Tiene wifi?)
I
Almuerzos y coffee breaks fuera del aula magna frente al ventanal
Pabellon de Industrias:
I
Mismo problema con los baños
I
Se podria usar el aula magna: En mal estado (Varios acientos rotos)
I
Almuerzos y Coffee breaks?
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Que hay que tener en cuenta?
Presupuesto:
I
I
Ingresos:
I
Inscripciones
I
Se puede obtener un subsidio?
A tener en cuenta:
I
Como podemos recibir el dinero de inscripciones? (transferencias a que
cuenta?)
I
Cuenta personal: Mal visto
I
Potencial problema con la AFIP por ingresos de divisas extranjeras?
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Que hay que tener en cuenta?
Gastos (a grandes rasgos):
I
Coffe breaks y almuerzos: Catering?
I
Alguien que limpie los baños
I
Impresiones, credenciales, etc
I
Excursion y cena despedida
I
Agasajo de primer dia
I
Persona en recepcion (inscripciones) para el primer dia
I
Fotografo?
Estimar gastos y ver si estan cubiertos por el presupuesto!
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Opciones para comidas y excursiones
I
4 Almuerzos: Ej: Sanguches de miga, Empanadas (2 por definir) (Tener
en cuenta alternativas vegetarianas)
I
Cena de Despedida: Ej: Siga la Vaca
I
Excursion: Tigre?, Centro porteño?, Museo?
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Proveer antes del workshop
I
Instrucciones de transporte: Aeropuerto y facultad
I
Recomendar hoteles y presupuesto
I
Responder consultas?
I
Preparar pagina web?
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Cosas que se necesitan durante la semana del Workshop
I
Comida, bebida, vasos, etc para coffee breaks y almuerzos
I
Microfonos
I
Proyector
I
Zapatillas/Alargues
I
Conseguir usuario y contraseña de wifi para visitantes
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Interesados?
I
Quienes puede que no esten?
I
Quienes estan interesados y en que estan dispuestos a ayudar?
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Factibilidad?
Depende de:
I
Solucionar problemas edilicios
I
Definir manejo de dinero
I
Compromiso de todos (en menor o mayor medida)
Cualquier opinion es mas que bienvenida!!
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Backup Slides
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