Identificar a los Interesados del Proyecto

PM Update
Gestión de los interesados
del proyecto
Ing. José Antonio Santos Klee, MBA, PMP®
Guatemala, 25 de Junio de 2015
Patrocinadores
Evento: PM Update Junio 2015
Patrocinador Especial:
Agradecimiento a nuestros Patrocinadores
Miembros y Certificados
120
110
92
100
77
70
80
61
Certificados (*)
50
Miembros
30
40
50
60
20
0
2012
2013
2014
2015
(*) La cantidad de certificados incluyen CAPM, PMP, PM-SP, PgMP, PfMP. No está limitado únicamente a miembros de PMI.
Información al 31 de mayo de 2015.
20 Junio 2015
Redes Sociales
“Red de directores de proyectos de Guatemala - PMI Guatemala Chapter”
4
21 Abril 2015
PRESENTA
3er Congreso de Dirección de Proyectos
Tema: Gestión de Proyectos para Impulsar el Desarrollo
• 6 Conferencias tipo ponencias magistrales, que incluyen 3 Invitados Internacionales.
• 1 Power Panel con énfasis en la gestión de proyectos que impulsan el desarrollo.
Desarrollo del Director de Proyectos como Persona.
Desarrollo del Director de Proyectos como Profesional.
Desarrollo de las Organizaciones basado en la implementación de
buenas prácticas y procesos estándares PMI.
Desarrollo del País implementando una buena de Gestión de
Proyectos en nuestras Organizaciones..
www.pmi.gt
6
3er Congreso de Dirección de Proyectos
• Lugar y Hora
Hotel Vista Real
23 de Julio de 2015
8:00 a 18:00 horas (Todo el día)
• Precio
Q.990.00 Público en General
10% Descuento por pago en línea antes del 9 Julio.
2% Descuento por pago en línea antes del 22 Julio.
10% Descuento Adicional a Miembros de PMI Capítulo Guatemala.
www.pmi.gt
7
Gestión de Interesados:
Planeación y Comunicación
Jose Antonio Santos Klee, MBA, PMP®
Junio 16, 2015
Agenda
Gestión de Interesados: Planeación y Comunicación
• Qantas Airlines
• ¿Quiénes son los Interesados del Proyecto?
• Planeación para una efectiva gestión de los interesados
del proyecto
• Comunicaciones efectivas durante el ciclo del proyecto
• Preguntas y Respuestas
Presentation Title
QANTAS AIRLINES
• JETSMART
– Proyecto de $40M para crear una plataforma de
gestión de ingeniería y mantenimiento de la aerolínea
australiana Qantas.
– ¿Qué sucedió?
Los ingenieros de Qantas no fueron identificados como
interesados del proyecto.
• La gestión de interesados es una de las claves del éxito de
cualquier proyecto y al mismo tiempo es una de las tareas
más complicadas y más veces olvidada en los mismos.
¿Quiénes son los Interesados del Proyecto?
Presentation Title
Planeación para una efectiva gestión de los
Interesados del Proyecto
Inicio
Planeación
Ejecución
Monitoreo y
Control
Identificar a los
interesados del
proyecto
Planificar la
gestión de los
interesados
Gestionar la
participación de
los interesados
Controlar la
participación de
los interesados
Presentation Title
Cierre
Identificar a los Interesados del Proyecto
Utilizar el siguiente proceso:
1. Identificar a todos los potenciales interesados del proyecto y toda la
información relevante
2. Analizar el impacto o apoyo potencial de cada interesado y clasificarlos
para definir una estrategia de aproximación.
3. Evaluar el modo en que los interesados clave pueden reaccionar o
responder en diferentes situaciones, a fin de planificar cómo influir en ellos
para mejorar su apoyo y mitigar los impactos negativos potenciales.
Identificar a los Interesados del Proyecto
Identificar a los Interesados del Proyecto
Matriz de Poder/Interés
Otras Matrices:
•
Matriz Poder/Influencia
•
Matriz Influencia/Impacto
Identificar a los Interesados del Proyecto
• ¿Cómo documentar la información
investigada y analizada?
– Registro de los interesados
• Puede incluir:
Información de identificación
Información de evaluación
Clasificación de los interesados
18
Identificar a los Interesados del Proyecto
• Desconocedor.
Si se consume un esfuerzo importante en la identificación de las partes interesadas, los
proyectos no deberían tener, idealmente, a gente que desconoce o no son conscientes
de los beneficios o impactos potenciales que puede traer un nuevo proyecto. El
Gerente de Proyecto en esos casos debería efectuar campañas de información para dar
a conocer el proyecto.
Identificar a los Interesados del Proyecto
Clasificación de los interesados
• Reticente.
Estas partes interesadas son conscientes del proyecto y sus posibles impactos,
pero se resisten al cambio. Los Interesados clasificados en este nivel de
compromiso pueden poner en grave riesgo las prestaciones del proyecto. Esto es
aún más problemático si los interesados también tienen un alto poder o influencia
sobre el proyecto.
Identificar a los Interesados del Proyecto
Neutral.
Los interesados que tengan este nivel de compromiso son conscientes del
proyecto, pero no ofrecen ni apoyo ni resistencia. En la mayoría de los casos,
no se podrá hacer mucho aquí excepto cuando los actores que entran en este
nivel han sido identificados como de alto poder o influencia sobre el proyecto.
En esos casos, se debe dedicar un esfuerzo para llevar a las partes interesadas
a un nivel de compromiso más deseado.
Identificar a los Interesados del Proyecto
Partidario.
Son los Interesados conocedores del proyecto y de sus impactos potenciales,
y apoyan el cambio. Este debería ser el nivel deseado de involucración de la
mayoría de los Interesados.
Identificar a los Interesados del Proyecto
Líder.
Conocedor del proyecto y de sus impactos potenciales, y activamente
involucrado en asegurar el éxito del mismo. Los Interesados con alta
influencia en el proyecto deberían idealmente tener este nivel de
compromiso
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Registro de los interesados
Apellido Nombre
Ramirez
Jorge
Gomez
Javier
Rol
Organización Localidad
Sponsor Empresa 1
PM
Empresa 2
Teléfono
Celular
Email
Requerimientos Influencia
Lima
Cliente quede
satisfecho con el
24784284 40613507 Jorger@emp.com
producto del
proyectos
Lima
22328532 41516968
Jgomez@emp.co
m
Proyecto finalice
en tiempo y calidad
Clasificación
Alta
Líder
Alta
Partidario
Planeación para una efectiva gestión de los
Interesados del Proyecto
Inicio
Planeación
Ejecución
Monitoreo y
Control
Identificar a los
interesados del
proyecto
Planificar la
gestión de los
interesados
Gestionar la
participación de
los interesados
Controlar la
participación de
los interesados
Cierre
• Plan
documentado
para
interactuar con
los interesados
del proyecto a
fin de
balancear sus
expectativas
con los
objetivos del
proyecto.
¿Cómo?
• Es el proceso
de desarrollar
estrategias de
gestión
adecuadas para
lograr la
participación
eficaz de los
interesados a lo
largo del ciclo
de vida del
proyecto.
¿Para qué?
¿Qué es?
Planificar la gestión de los interesados
• Se centra en la
creación y
mantenimiento
de las
relaciones
entre el equipo
del proyecto y
los interesados
Planificar la gestión de los interesados
Interesado
Interesado 1
Desconocedor (1)
Reticente (2)
Neutral (3)
Actual
Líder (5)
Deseado
Interesado 2
Actual
Deseado
Actual
Deseado
Interesado 3
Interesado
Partidario (4)
Brecha
Acciones a tomar
•
•
•
Presentación individual del proyecto con foco en los beneficios
esperados
Inclusión del interesado en el equipo evaluador de riesgos
Envío del reporte de Estado Semanal del proyecto
4-3=1
•
•
Inclusión del interesado en el equipo evaluador de riesgos
Envió del Reporte de Estado Semanal del proyecto
4-4=0
•
Envío del Reporte Semanal del Proyecto
Interesado 1
4-1=3
Interesado 2
Interesado 3
Planificar la gestión de los interesados
Plan de Gestión de los interesados
Identifica las estrategias de gestión necesarias para involucrar a los interesados de
manera eficaz.
Los niveles de participación deseado y actual de los interesados claves
El alcance e impacto del cambio para los interesados
Las interrelaciones y superposiciones entre interesados
El método para actualizar y refinar el plan de gestión de los interesados a medida
que avanza y se desarrolla el proyecto.
Planeación para una efectiva gestión de los
Interesados del Proyecto
Inicio
Planeación
Ejecución
Monitoreo y
Control
Identificar a los
interesados del
proyecto
Planificar la
gestión de los
interesados
Gestionar la
participación de
los interesados
Controlar la
participación de
los interesados
Presentation Title
Cierre
• Aumentar las
probabilidades de
éxito del
proyecto.
• Asegura que las
partes
interesadas
comprendan
claramente los
objetivos del
proyecto, las
metas, beneficios
y riesgos.
¿Cómo?
• Es el proceso de
comunicarse y
trabajar con los
interesados del
proyecto para
satisfacer sus
necesidades y
expectativas.
¿Para qué?
¿Qué es?
Gestionar la participación de los interesados
• Con una efectiva
comunicación.
• Por medio de
acciones
preventivas para
lograr el apoyo o
minimizar los
impactos
negativos.
Modelo de comunicación
• Modelos de comunicación:
Transmitir el mensaje
Confirmar la recepción
del mensaje
Codificar el mensaje
Ruido
Ruido
Decodificar el mensaje
Codificar el mensaje
Decodificar el mensaje
Ruido
Comunicación efectiva durante el ciclo del
proyecto
Métodos de comunicación
Interactiva
Es la forma más efectiva para asegurar un entendimiento entre los interesados,
esto incluye reuniones, llamadas, mensajería instantánea, videoconferencias, etc.
Push
Se envía a receptores en especifico quienes necesitan recibir la información. Esto
incluye cartas, memos, reportes, email, faxes, blogs, etc.
Comunicación efectiva durante el ciclo del
proyecto
Métodos de comunicación
Pull
Usada para gran cantidad de información, o para audiencias muy grandes y
requiere que los receptores acedan al contenido de la comunicación a su propia
discreción. Esto incluye sitios de intranet, base de datos de lecciones aprendidas,
repositorios, etc.
Habilidades Interpersonales
Liderazgo
Escuchar
Motivación
Confianza
Influencia
Comunicación
Negociación
• "Se pueden ganar más amigos en dos meses si se
interesa uno en los demás, que los que se ganarían
en dos años si se hace que los demás se interesen
por uno."
Dale Carnegie
• “Si dices que eres un líder y nadie te sigue,
estás solo dando un paseo.”
John Maxwell
• Mantener o
incrementar la
eficiencia y la
eficacia de las
actividades de
participación
de los
interesados a
medida que el
proyecto
progresa
¿Cómo?
• Seguimiento
de las
relaciones
generales de
los
interesados
del proyecto y
de las
estrategias de
ajuste y los
planes para
involucrarlos
¿Para qué?
¿Qué es?
Controlar la Participación de los Interesados
• Monitoreo de
las estrategias
planeadas.
Comunica
Comunica
Riesgos
Próximos Hitos
Regresa a tu plan de gestión y evalúa las
estrategias y actualiza
Interesado
Desconocedor (1)
Reticente (2)
Neutral (3)
Líder (5)
Actual
Deseado
Interesado 1
Interesado 2
Actual
Deseado
Actual
Deseado
Interesado 3
Interesado
Partidario (4)
Brecha
Acciones a tomar
Interesado 1
4-4=0
•
Envío del Reporte Semanal del Proyecto
Interesado 2
4-3=1
•
•
Inclusión del interesado en el equipo evaluador de riesgos
Envió del Reporte de Estado Semanal del proyecto
Interesado 3
4-4=0
•
Envío del Reporte Semanal del Proyecto
Conclusiones
1. Identificar a los interesados
del proyecto desde el inicio
del proyecto
2. Generar y documentar un
plan de gestión de los
interesados a través del ciclo
de vida del proyecto.
3.
Aplicar
habilidades
interpersonales para una
efectiva gestión de la
participación
de
los
Interesados del proyecto.
4. Controla la participación y
el compromiso de los
Interesados y ajusta las
estrategias y los planes.
Preguntas
41
Es un gusto contar con tu presencia
– Reporta tu PDU con el código: (+1 PDU)
PMUPDATE250615GT
– Prepárate desde ya para nuestro próximo evento
PM Congress - 23 de Julio 2015.
http://www.pmi. gt/Eventos
– Redes Sociales:
Red de Directores de Proyectos en Guatemala (PMI Guatemala Chapter)
– Quieres ser voluntario en alguna de nuestras comisiones:
–
–
–
–
–
–
–
Comisión de Atención a Miembros
Comisión de Atención a Voluntarios
Comisión de Relaciones con Terceros
Comisión de Desarrollo Profesional y Eventos
Comisión de Comunicaciones y Mercadeo
Comisión de Tecnología y procesos
Comisión Especial Congreso Anual - Julio 2015
• Escribe a: voluntarios@pmi.gt