INSTRUCTIVO GUÍA PARA PRESENTACIÓN DE INFORMES

INSTRUCTIVO GUÍA PARA PRESENTACIÓN DE INFORMES FINALES
PARA EXTENSIONES DE LAS IES
INSTRUCTIVO GUÍA PARA LA PRESENTACIÓN DE INFORMES
FINALES DE LOS PLANES DE MEJORAS DE LAS EXTENSIONES
CONDICIONADAS Y FUERTEMENTE CONDICIONADAS, DE LAS
INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR
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Dirección de Aseguramiento de la Calidad
INSTRUCTIVO GUÍA PARA PRESENTACIÓN DE INFORMES FINALES
PARA EXTENSIONES DE LAS IES
ÍNDICE
Contenido
1.
OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO ............................................................................................ 4
2.
METODOLOGÍA................................................................................................................. 4
3.
ELABORACIÓN DEL INFORME FINAL ................................................................................ 7
4.
EVALUACIÓN DEL INFORME FINAL................................................................................... 9
ANEXOS
Anexo 1. Formato de Informe de Cumplimiento ……………………………………………………….……..10
Anexo 2. Formulario de Autoevaluación…………………………………………………………….…………… 11
Anexo 3. Formato de Autoevaluación (Archivo en Excel)…………………………………………….…… 15
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INTRODUCCIÓN
El Consejo de Evaluación, Acreditación y Aseguramiento de la Calidad de la Educación
Superior, CEAACES, como uno de los organismos públicos que rigen el sistema de
educación superior tiene como misión: “Ejercer la rectoría de la política pública para el
aseguramiento de la calidad de la educación superior del Ecuador, a través de los
procesos de evaluación, acreditación y categorización en las instituciones de Educación
Superior”.
Cumpliendo lo dispuesto en la Transitoria quinta de la Ley Orgánica de Educación
Superior LOES y alineándose a su misión, el CEAACES realizó el proceso de evaluación a
las extensiones de las Instituciones de Educación Superior IES. Como resultado de esta
evaluación se categorizó a las extensiones en 4 grupos de desempeño:
Grupo 1. Aprobadas
Grupo 2. Condicionadas
Grupo 3. Fuertemente condicionadas
Grupo 4. No aprobadas
Posterior a esta evaluación el CEAACES emitió el Reglamento para el Funcionamiento
Ulterior de las Extensiones de las Instituciones de Educación Superior, el 21 de junio de
2013.
El Art. 6 del reglamento establece que las extensiones ubicadas en los grupos “de las
Condicionadas” y “de las Fuertemente Condicionadas”, deben presentar un plan de
mejoras que les permita alcanzar, de acuerdo al método estadístico directo, un
promedio igual o superior al 70%, y a partir de ello, calificar dentro del grupo “de las
aprobadas”. Las extensiones ubicadas en estos dos grupos presentaron al CEAACES los
mencionados planes, los cuales fueron aprobados y están en proceso de
implementación.
El Art. 9 establece que el plazo para la ejecución del plan de mejoras es de 18 meses
desde la notificación de la aprobación. En este lapso, las extensiones debieron
presentar informes trimestrales sobre la ejecución del plan.
Adicionalmente se realizaron visitas in situ a las extensiones, con el objeto de verificar
el cumplimiento del plan de mejoras, conforme lo establece el artículo nueve.
El Art. 11 del Reglamento establece que una vez cumplido el plazo de 18 meses, las
extensiones ubicadas en el grupo “de las condicionadas” y “de las fuertemente
condicionadas”, deberán presentar al CEAACES, con toda la documentación de
respaldo, un informe final de cumplimiento del plan de mejoras. El Pleno del CEAACES
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evaluará el cumplimiento del plan de mejoras con el fin de determinar si la extensión
cumple, de acuerdo al método estadístico directo, con un promedio igual o superior al
70%; y con ello, calificar a la extensión dentro del grupo de desempeño “de las
aprobadas”.
La Disposición General Segunda del Reglamento establece que las extensiones de las
IES que hayan sido evaluadas, no estarán exentas de los futuros procesos de
evaluación, acreditación y aseguramiento de la calidad de la educación superior
realizado por el CEAACES.
Una vez que han transcurrido quince meses en los que las extensiones han venido
implementando sus planes de mejoras, lapso en el cual la Dirección de Aseguramiento
de la Calidad del CEAACES ha realizado el seguimiento y acompañamiento respectivo
que consistió en: evaluar los informes trimestrales presentados por las extensiones,
emitir las observaciones y recomendaciones correspondientes, realizar visitas de
seguimiento in situ para verificar el avance del plan y conocer los logros y dificultades
que se presentaban, y elaborar los informes respectivos, se elabora el presente
instructivo orientado a dar lineamientos para la elaboración de los informes finales,
para las extensiones ubicadas en los grupos “de las condicionadas” y “de las
fuertemente condicionadas”.
1. OBJETIVO DEL INSTRUCTIVO
El presente instructivo tiene por objeto definir los lineamientos para la elaboración,
presentación y evaluación de los informes finales correspondientes a los planes de
mejora de las extensiones de las IES ubicadas en el grupo de las condicionadas y
fuertemente condicionadas.
2. METODOLOGÍA
El proceso seguido por las extensiones ubicadas en los grupos “de las condicionadas” y
“de las fuertemente condicionadas”, se puede resumir en las siguientes etapas:
1. Conocimiento de los resultados del proceso de depuración de extensiones, por
parte de las mismas.
2. Elaboración y presentación de planes de mejoras; evaluación y aprobación de
los planes por parte del CEAACES.
3. Implementación de los mencionados planes.
4. Elaboración y presentación de informes trimestrales; evaluación de los informes
por parte del CEAACES.
5. Elaboración del informe final y evaluación del informe final por parte del
CEAACES.
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6. Evaluación del cumplimiento del plan por parte del CEAACES, por medio del
método estadístico directo.
7. Decisión de aprobación o no de la extensión.
En lo que se refiere a la revisión de los informes finales, a continuación se puede
apreciar el proceso que se seguirá:
Elaborado: CEAACES
1. Recepción de informes finales de extensiones.- Los informes deben seguir los
lineamientos definidos en el presente documento.
2. Evaluación de cumplimiento del plan.- Conforme lo establecido en el
Reglamento para el Funcionamiento Ulterior de las Extensiones, éstas deben
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elaborar un informe final que permita verificar el cumplimiento de todas las
actividades del plan y adjuntar los respaldos correspondientes. En vista de que
en los 5 informes trimestrales anteriores se han adjuntado las evidencias de los
quince meses previos; la extensión debe adjuntar únicamente las evidencias
correspondientes al sexto trimestre, para evitar duplicidad de evidencias
referidas a una misma tarea. La Dirección de Aseguramiento de la Calidad
evaluará toda la evidencia presentada.
Evaluación de resultados de Autoevaluación.- Conforme lo establecido en el
Reglamento para el funcionamiento Ulterior de las Extensiones, el plan de
mejoras debe permitir a la extensión lograr un promedio igual o superior al
70%, de acuerdo al método estadístico directo. La extensión debe presentar un
informe de autoevaluación que integre los resultados de la evaluación inicial, y
la situación actual respecto de los indicadores del modelo de evaluación; y
adjuntar las evidencias necesarias que justifiquen el mejoramiento logrado
(formato en el anexo). La autoevaluación es muy importante y constituye un
elemento de análisis dentro del proceso de evaluación.
Definición de actividades post-evaluación.- Varios de los indicadores mejoraron
sin que se realicen actividades por parte de la extensión, debido por ejemplo a
la disminución del número de alumnos matriculados.
La extensión debe garantizar el cumplimiento de estándares mínimos (que
corresponden al modelo de evaluación), una vez que la extensión pase al grupo
de las aprobadas y esté autorizada a abrir nuevamente las matrículas. Para el
efecto debe realizar una proyección realista de la oferta y de la manera en que
va a afrontar la nueva situación. En el formato de autoevaluación incluirá una
proyección de la oferta esperada y los valores requeridos de los indicadores
para poder satisfacerla; además establecerá en forma de un plan de acción, las
actividades que se requieran ejecutar para cumplir con lo anterior. Este plan
será susceptible de seguimiento y acompañamiento por el lapso de un año, por
parte del CEAACES.
Elaboración de informe por parte del CEAACES.- Una vez revisada toda la
información presentada con los respectivos respaldos, se elaborará el informe
referido a la ejecución de los planes de mejora de las extensiones condicionadas
y fuertemente condicionadas.
Presentación de resultados a Comisión de Extensiones.- El informe preparado
por la Dirección de Aseguramiento de la Calidad será presentado a la Comisión
de Extensiones, con las observaciones que se desprendan de la revisión
realizada. En caso de existir observaciones por parte de la Comisión, se
realizarán las correcciones necesarias. El Presidente de la Comisión presentará
los resultados al Pleno del CEAACES para que, conforme a derecho, tome las
decisiones correspondientes.
Entrega de resultados a Dirección de Evaluación.- Los resultados contenidos en
el informe y la evidencia de la autoevaluación serán entregados a la Dirección
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de Evaluación de Universidades y Escuelas Politécnicas, para que procedan al
proceso de evaluación, previo la aprobación o no de las extensiones de las IES.
3. ELABORACIÓN DEL INFORME FINAL
El informe final que deben presentar las extensiones ubicadas en los grupos “de las
Condicionadas” y “de las Fuertemente Condicionadas”, debe reflejar de una manera
fidedigna el grado de implementación del plan de mejoras. Adicionalmente debe
proveer información relevante que permita conocer la situación de la extensión en lo
referente a los indicadores del modelo de evaluación de extensiones, y su proyección
cuando abra nuevamente las matrículas (cuando las extensiones pasen al grupo de las
aprobadas).
El informe está dividido en 4 partes:
1. Documento informativo.- Contiene aspectos generales relacionados con el
proceso seguido por la extensión desde la notificación de los resultados del
proceso de depuración de extensiones, hasta la presentación del informe final.
Contiene una síntesis clara y concisa de la extensión, los logros alcanzados
durante el proceso (no se debe incluir en esta parte el cumplimiento a detalle
de cada una de las actividades, ya que esto se referencia en la siguiente parte),
dificultades superadas. Una estructura sugerida es:






Introducción
Objetivos generales y específicos del informe
Fundamento legal
Proceso seguido
Resultados generales y dificultades superadas
Conclusiones y recomendaciones
2. Informe de cumplimiento del plan.- En esta parte se hace referencia al
cumplimiento de cada una de las actividades del plan de mejoras, indicando el
nivel de cumplimiento logrado a través de un análisis interno exhaustivo; y
referenciando las evidencias que respaldan lo sustentado. Adicionalmente se
deben adjuntar las evidencias correspondientes al sexto semestre (no se deben
enviar las evidencias correspondientes a los períodos anteriores, ya que fueron
entregadas con los cinco informes trimestrales anteriores). Se debe utilizar el
formato establecido para el efecto, el cual consta en el Anexo 1.
3. Autoevaluación.- La extensión debe realizar una autoevaluación de la situación
actual basado en los indicadores del modelo de evaluación. Debe utilizar el
formato establecido para el efecto, donde además consta información de la
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situación actual y de la proyección estimada por la extensión, una vez que se
abran nuevamente las matrículas. La extensión debe adjuntar todas las
evidencias válidas que respalden la situación actual de la misma en relación a
los indicadores del modelo; las evidencias son un insumo fundamental para el
proceso de evaluación posterior; el resultado de la autoevaluación realizada por
la extensión debería corresponder al que se obtendría en un proceso de
evaluación externa.
La información contenida en la matriz correspondiente es:












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Criterio: Corresponde a unos de los tres criterios del modelo: Academia,
Infraestructura y Gestión.
Subcriterio: Corresponde a los subcriterios del modelo de evaluación
Indicador: Corresponde al nombre del indicador como está establecido en el
modelo de evaluación.
Descripción: Corresponde a la descripción teórica del indicador.
Forma de Cálculo: Corresponde a la manera en que es calculado el
indicador.
Evidencias: Corresponde a las evidencias aceptadas como válidas por el
CEAACES La extensión debe referenciar las evidencias que respaldan el
resultado final alcanzado. Adicionalmente, todas las evidencias deben ser
adjuntadas de una manera organizada en el informe final, tanto en formato
físico como en formato digital. Las evidencias deben ser oficiales (avaladas
por autoridad pertinente donde corresponda) y legibles.
Período de evaluación: Corresponde al lapso de tiempo considerado para la
evaluación.
Valor inicial: Corresponde al valor del indicador alcanzado por la extensión
en el proceso de depuración. La extensión debe describir por cada variable
e indicador del modelo de evaluación, cuál fue su situación inicial.
Valor actual: Corresponde al valor del indicador al final de la
implementación del plan, considerando el período establecido. La extensión
debe describir cuál es su situación actual.
Valor proyectado: Corresponde al valor del indicador estimado por la
extensión, una vez que haya sido aprobada la extensión y pueda aceptar
matrículas de alumnos nuevos.
Sustentación/Observaciones: En esta casilla se debe sustentar el valor actual
del indicador colocar cualquier aspecto que requiera ser explicado respecto
de la evidencia presentada y que permita comprender mejor lo que está
sucediendo.
Evidencias adjuntadas: Se hace referencia a las evidencias adjuntadas que
respaldan el valor actual de cada uno de los indicadores.
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4. Plan postevaluación.- Con el objeto de que la extensión esté perfectamente
preparada para funcionar efectivamente, una vez que haya sido aprobada, debe
preparar un plan de actividades donde se establezcan las acciones necesarias
para garantizar la calidad cuando se abran las matrículas y se puedan aceptar
alumnos nuevos. Este plan estará basado en la proyección presentada en el
documento de autoevaluación. El formato del plan puede basarse en el formato
utilizado para el plan de mejoras, e integrar todos los elementos necesarios:
objetivos, indicadores, actividades, tareas, responsables, fechas de
cumplimiento, evidencias, etc.); debe estar alineado con el plan de mejoras o
fortalecimiento institucional de la matriz.
Es importante resaltar que una vez que la extensión haya sido evaluada,
conforme lo establece la Disposición General Segunda del Reglamento para el
Funcionamiento Ulterior de las Extensiones, no estará exenta de los futuros
procesos de evaluación, acreditación y aseguramiento de la calidad de la
educación superior realizado por el CEAACES. De hecho, la extensión será
evaluada en lo futuro conjuntamente con la institución. Se espera que la
extensión brinde la misma calidad de educación que la institución matriz.
4. EVALUACIÓN DEL INFORME FINAL
Con base en la información presentada por la extensión, la Dirección de Aseguramiento
de la Calidad del CEAACES evaluará el informe final y presentará un informe a la
Comisión de Extensiones para su análisis, previo a la presentación al Pleno del CEAACES
para la toma de decisiones correspondientes. La evaluación se ceñirá a los elementos
presentados en el presente documento.
Adicionalmente, informará a la Dirección de Evaluación de Universidades y Escuelas
Politécnicas para el proceso de evaluación.
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Anexo 1. Formato de Informe de Cumplimiento
CRITERIO
OBJETIVO
ACTIVIDAD
Criterio conforme al
modelo de
evaluación
Colocar los objetivos
que constan en el plan
aprobado
Colocar cada una
de las
actividades del
plan
10
TAREAS
Colocar cada
tarea del plan
Fecha
inicio
Fecha
fin
%
Cumplimiento
Colocar el % de
cumplimiento a
partir de un
análisis interno
exhaustivo
Cumplimiento
Describir el grado de cumplimiento
logrado respecto a cada actividad con
información que lo sustente.
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Medios de
verificación
Referenciar los medios
de verificación
(adjuntar los
correspondientes al
último trimestre)
Observaciones
Colocar observaciones
necesarias respecto
del cumplimiento
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Anexo 2. Formulario de Autoevaluación
Formulario y Guía para la presentación de la Autoevaluación de
extensiones de las IES, ubicadas en los grupos “De las
condicionadas” y “De las fuertemente condicionadas”
A.
DATOS GENERALES
NOMBRE DE LA UNIVERSIDAD O ESCUELA POLITÉCNICA
NOMBRE DE LA EXTENSIÓN
MÁXIMA AUTORIDAD DE LA INSTITUCIÓN
RESPONSABLE DE LA EXTENSIÓN
BREVE DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL
B.
Considerando los criterios y subcriterios del modelo de evaluación, la extensión deberá realizar una
breve descripción de su situación actual con un enfoque cuantitativo o cualitativo. Este ejercicio
permitirá a la extensión tener una idea clara de las fortalezas y también de las debilidades, que le
afectarán una vez que haya sido evaluada y aprobada.
Donde corresponda se deberá detallar la metodología, modelo y criterios utilizados para la
autoevaluación, así como los procedimientos e instrumentos empleados en este proceso. También se
deben mencionar los procedimientos para obtener juicios valorativos/cualitativos, de ser el caso. En
esta sección se responde a la pregunta: ¿Qué se evaluó y cómo se lo hizo?
Ejemplo:
Suponiendo que en un proceso de evaluación, por ejemplo institucional, existe el criterio Academia y
una IES realiza su autoevaluación. Un pequeño extracto del análisis podría ser algo como lo siguiente:
“La Extensión de Zapotillo de la Universidad del Valle (institución ficticia) dispone de un claustro
conformado por 50 docentes; el 10% de ellos tienen grado de PhD y son quienes lideran la
investigación científica de la extensión. Casi todos los docentes que no tienen grado de Ph.D.
disponen de maestrías relacionadas a las áreas de conocimiento de las materias que imparten
(aproximadamente un 90%); el 15% de ellos tienen la posibilidad de iniciar sus estudios de doctorado
en universidades de prestigio internacional y la institución los está apoyando para que los ejecuten,
mediante becas que cubren su estancia en los países de destino. La universidad está ubicando al 10%
de docentes con maestría que no han estado impartiendo clases en sus áreas de formación, en
asignaturas pertinentes a su especialidad…
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(El análisis puede ir acompañado de tablas, gráficos y otros instrumentos pertinentes)
La universidad cuenta con el 55% de docentes dedicados a tiempo completo y estamos muy cerca de
cumplir con lo dictaminado por la LOES. El salario promedio de los docentes dedicados
exclusivamente a nuestra institución es de 1.550 dólares; ésta es una debilidad que nos afecta
debido a las condiciones socioeconómicas presentes en la provincia; no es posible competir con las
empresas privadas que ofrecen mejores salarios y por menos dedicación horaria; sin embargo,
estamos destinando recursos para incrementar en un 20% las remuneraciones de los docentes
dedicados a TC. Distinta es la realidad de los docentes con dedicación parcial, quienes perciben una
remuneración promedio de 40 dólares; esto no ha permitido contratar docentes para el área de las
ciencias médicas que tienen una amplia experiencia en los hospitales públicos y privados de nuestra
región...
Los procedimientos de evaluación de docentes consideran la participación de los estudiantes; sin
embargo, en una encuesta a profundidad, realizada a una muestra de alumnos, se pudo evidenciar
que la buena parte de estudiantes no toma en serio la evaluación docente (Ver tabla 5.1)…
C.
AUTOEVALUACIÓN DE VARIABLES
Se presenta la valoración que hace la institución de su situación actual en relación con las variables
obligatorias establecidas por el CEAACES.
Los hechos que dan cuenta de esa situación y su valoración deben informarse de manera objetiva,
exacta, sustentada, lógica y clara; esto se debe hacer en la parte correspondiente a la
Sustentación/Observaciones de la matriz en Excel. Básicamente, esta parte del informe responde a la
pregunta: ¿Cuál es la situación actual de la extensión en relación a las variables definidas en el
modelo del CEAACES?.
A continuación se muestra un fragmento de la matriz que se debe entregar.
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D.
CONCLUSIONES
Momento de reflexionar sobre el proceso de autevaluación y las implicaciones cuando la extensión
pueda aceptar nuevos alumnos. Las conclusiones deberían servir para la elaboración del plan
postevaluación.
E.
LINEAMIENTOS PARA EL PLAN POSTEVALUACIÓN
En correspondencia con los resultados y las conclusiones, se deben presentar los lineamientos
(políticas, estrategias, acciones, etc.) que servirán para la elaboración del Plano Postevaluación,
F.
ANEXOS
En caso de incluir elementos relevantes y distintivos del proceso.
Lugar:
Quito, D.M.
Fecha:
Formato dd-mm-aaaa
Nombre: Nombres y Apellidos
CI:Ej.: 0400299110
Nombre: Nombres y Apellidos
CI:Ej.: 0400299110
Autoridad máxima de la
IES/Representante legal de la IES
Autoridad máxima de la Extensión
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Anexo 3. Formato de Autoevaluación (Archivo en Excel)
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