INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID TECNOLOGÍAS INDUSTRIALES Y DE INFORMACIÓN EN LAS MICROEMPRESAS DE ANTIOQUIA SUSANA RAMELA Junio 2013 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID INDICE INDICE ……………………………………………………………………………………………………………………………… 1 CAPITULO I. INTRODUCCION ………………………………………………………………………………………….... 3 I.A. El Proyecto I.B. La Consultoría CAPITULO II. EFICIENCIA DEL PROYECTO …………………………………………………………………………. 9 II.A. Eficiencia de los Recursos Financieros II.B. Eficiencia de los Recursos Humanos II.C. Eficiencia de los Recursos Técnicos II.D. Grado de aporte y compromiso de los actores institucionales II.E. Organización y gobernabilidad del proyecto CAPITULO III. EFICACIA FINAL DEL PROYECTO ………………………………………………………………….. 30 III.A. Indicadores de Componentes III.B. Indicadores de Propósito III.C. Pertinencia y Eficacia del Proyecto y de su Metodología de Intervención CAPITULO IV. RESULTADOS E IMPACTO ……………………………………………………………………......... 38 IV.A. Resultados e impactos para el Proyecto en su conjunto IV.B. Resultados e impactos en las empresas participantes IV.C. Resultados e impactos en Interactuar y su entorno CAPITULO V. COBERTURA ………………………………………………………………………………………………… 68 V.A. Cobertura de empresas V.B. Empresarios participantes CAPITULO VI. SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO ………………………………………………………………… 75 VI.A. Sostenibilidad Institucional VI.B. Sostenibilidad Técnica VI.C. Sostenibilidad Financiera CAPITULO VII. CINCO CASOS RESUMIDOS QUE EJEMPLIFICAN EL IMPACTO DEL PROYECTO EN SUS BENEFICIARIOS …………………….…………………………………………………….. 89 VI.A. Gustopan VI.B. Macaia Delicias Gourmet VI.C. Confecciones Olalá VI.D. Tex Colección VI.E. Lonchiseda VIII. PERCEPCION DE LOS DIFERENTES ACTORES …………………………………………………………… 105 VIII.A. Equipo del Proyecto VIII.B. Las Empresas VIII.C. Los Consultores Externos VIII.D. Los Proveedores VIII.E. Otras Áreas de Interactuar VIII.F. Instituciones a las que se realizan transferencias Junio 2013 Susana Ramela Página 1 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID CAPITULO IX. LECCIONES APRENDIDAS QUE SIRVAN AL DISEÑO DE OTROS PROYECTOS.… 122 CAPITULO X. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES X.A. Conclusiones X.B. Recomendaciones Junio 2013 Susana Ramela Página 2 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID l. INTRODUCCION I.A. EL PROYECTO El Proyecto “Tecnologías Industriales y de Información en las Microempresas de Antioquia” surge a partir del Convenio suscripto en setiembre de 2008 entre el Fondo Multilateral de Inversiones (FOMIN) del Banco Interamericano de Desarrollo (BID) e Interactuar. El objetivo del proyecto es mejorar la gestión empresarial y los procesos productivos de las microempresas colombianas a través de la incorporación de tecnologías de la información y la comunicación (TIC) y de tecnologías industriales básicas (TIB). El propósito del mismo proyecto es diseñar, implementar, y difundir metodologías efectivas para la incorporación de soluciones en TIB y TIC a la medida para la microempresa de confección y alimentos. Se espera cumplir con los mismos mediante la ejecución de los siguientes componentes: 1. Desarrollo de metodología para gestión de la tecnología en la microempresa 2. Implementación de planes de TIC y TIB 3. Difusión y transferencia del modelo metodológico Para mayor detalle de la ejecución prevista para el Proyecto se adjunta su Matriz de Marco Lógico como Anexo 1. El plazo de ejecución inicial del Programa era de 48 meses y el de desembolso de 52 meses, a cumplirse en setiembre de 2012 y marzo de 2013 respectivamente. Posteriormente estos plazos fueron prorrogados en cuatro meses hasta enero y julio de 2013. Si bien el Convenio se firmó en el mes de setiembre de 2008, el primer desembolso se realizó en diciembre del mismo año. El monto total del Programa es de U$S 1.500.000, integrados de la siguiente manera: Contribución BID-FOMIN U$S 900.000 (60%) Contrapartida de los distintos países U$S 600.000 (40%) El Ejecutor es Interactuar, una corporación privada sin ánimo de lucro que apoya la creación y consolidación de microempresas, principalmente en población vulnerable. Fue fundada en 1983 como Actuar Famiempresas y hacia finales de 2008 renovó su nombre e imagen corporativa “conservando su esencia y compromiso institucional”. Su visión es que Interactuar será una empresa eficiente, operacionalmente rentable, descentralizada, líder en la prestación de servicios para el sector familiar y micro empresarial. Buscará la innovación, la tecnificación y la competitividad en sus procesos, contando con colaboradores de excelencia, que estén comprometidos con los objetivos de la empresa, para trabajar en su mejoramiento personal.1 La misión de Interactuar es la generación y apoyo al empleo perdurable en el departamento de Antioquia, a través de la creación y consolidación de pequeñas unidades de producción, 1 www.interactuar.org.co Junio 2013 Susana Ramela Página 3 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID comercio o servicios, liderando su desarrollo empresarial por medio de servicios financieros, de formación y comercialización, y centrando su acción en la población de escasos recursos.2 Interactuar cuenta con un modelo de activación de microempresas a través de la oferta de servicios pertinentes que generen impacto social; se trata de un modelo de desarrollo empresarial con enfoque social. Inicialmente sólo realizaba operaciones de microcrédito, con el tiempo fue generando un modelo integral que se complementó con la oferta de Servicios de Desarrollo Empresarial. Se trata del tercer proyecto BID-FOMIN ejecutado por Interactuar, los anteriores permitieron desarrollar los servicios de Asesoría Especializada y la temática de Buenas Prácticas de Manufactura en la institución. l.B. LA CONSULTORIA I.B.1. OBJETIVO Y ALCANCE La Consultoría de Evaluación Final del Proyecto “Tecnologías Industriales y de Información en las Microempresas de Antioquia” Interactuar-FOMIN/BID, de acuerdo a los Términos de Referencia, tiene por objetivo “medir el impacto sobre los beneficiarios y participantes del proyecto, teniendo en cuenta los indicadores de impacto de éste”. Dichos Términos de Referencia establecen que esta evaluación final medirá también: el grado de cumplimiento del propósito y las metas del proyecto, los niveles de eficiencia eficacia y sostenibilidad de los componentes del proyecto, las lecciones aprendidas y mejores prácticas en la implementación de TIC y TIB en ME y la eficacia de la transferencia de la metodología a las demás instituciones de desarrollo microempresarial. En el alcance de la Evaluación Final se establece que la misma incluirá la medición cuantitativa y cualitativa de la eficiencia administrativa del proyecto, su eficacia (cumplimiento de actividades/metas, grado de cumplimiento de los objetivos de desarrollo e impacto en las empresas beneficiarias), sostenibilidad institucional y financiera del programa, compromisos del Organismo Ejecutor y aportantes, las lecciones aprendidas y las recomendaciones del consultor para ser incorporados en el mejoramiento del programa. I.B.2. METODOLOGIA PROPUESTA Para contemplar tanto los objetivos y alcance, como las actividades y productos solicitados en los Términos de Referencia, se propuso para la Evaluación Final un Sistema de Evaluación que combine e integre instrumentos cualitativos y cuantitativos que permitan tanto relevar información de lo actuado y sus efectos e impactos, como recoger la visión, análisis, opinión, perspectiva y sugerencias de todos los actores vinculados al Proyecto. El trabajo se realiza en contacto, intercambio y colaboración permanente con el equipo del Proyecto “Tecnologías Industriales y de Información en las Microempresas de Antioquia”. 2 Ibid. Junio 2013 Susana Ramela Página 4 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Las principales herramientas metodológicas de relevamiento y análisis propuestas son: 1. Revisión de la información y documentación del Proyecto. Lectura del material relevante disponible relacionado con el mismo, esto incluye: Revisión y análisis de la documentación técnica, operativa y financiera del proyecto, incluyendo: - convenio, - matriz de marco lógico, - informes semestrales de progreso, - informes de visitas de inspección, - reglamento operativo, - desembolsos, - evaluación intermedia, etc. Documentos, Presentaciones, Informes, Productos de Consultoría y cualquier otro aporte que el Ejecutor juzgue relevante. Metodología de Intervención desarrollada para la atención de las empresas participantes. Todo tipo de material generado por el Proyecto (de apoyo, manuales, informes sobre asesoramientos, capacitación, evaluaciones de servicios, seguimiento a las empresas, etc.) Bases de Datos y Sistema de Información, Seguimiento y Evaluación del Proyecto. 2. Entrevistas (presenciales y telefónicas) y reuniones con distintos involucrados y/o participantes del Proyecto: Ejecutor: Directores Ejecutivo, de Cooperación Internacional, Comercial y Financiero de Interactuar, Áreas, Programas y personal de la corporación que interactúe con el Proyecto. Equipo del Proyecto: Directora, Coordinador Tecnológico, Asistente Financiero y Administrativo, Consultor Selección de Empresas, Consultor Monitoreo y Evaluación de Impacto, Auxiliar de Control y Seguimiento, Tecnóloga en Confección Industrial, Tecnóloga en Alimentos y Consultores Externos. Socio Estratégico Financiador: Especialista del FOMIN vinculado al Proyecto. Comité Asesor del Proyecto. Aliados estratégicos, actores y/o interlocutores públicos y privados actuales y/o potenciales. Junio 2013 Susana Ramela Página 5 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Empresas participantes contemplando sectores, tamaño, tiempo de finalizada la intervención, localización, etc. Entidades con las que se han hecho convenios: Alcaldía de Ceja, Comfama, Fenalco, Acopi, etc. Instituciones a las que se ha realizado la transferencia de la Metodología. Instituciones relevantes públicas y privadas vinculadas al tema y/o al Proyecto, como por ejemplo: Cámara de Comercio de Medellín, CTA, etc. Proveedores vinculados al Proyecto. Otros informantes calificados que se identifiquen a estos efectos; etc. La Consultora solicita al Ejecutor que preparare una lista de contactos relevantes que contemple por lo menos los grupos anteriores. 3. Focus Groups con distintos grupos de actores/participantes: Consultores y técnicos involucrados en el Proyecto, Participantes, 4 grupos de entre 10 y 12 empresas discriminados por sector y tamaño (uno de microempresas de confecciones, uno de pequeñas empresas de confecciones, uno de microempresas de alimentos y uno de pequeñas empresas de alimentos). 4. Visitas a: Ejecutor y Proyecto, empresas participantes, proveedores, instituciones públicas y privadas y personas vinculadas al tema que participen o sea importante integrar y/o interesar en las actividades del Proyecto. 5. Participación en actividades del Proyecto que se desarrollen durante el periodo de realización del trabajo de campo. 6. Encuestas vía Internet a efectos de obtener -desde su rol específico- la visión, valoración, aportes y sugerencias respecto a la relevancia, pertinencia, eficacia, calidad, sostenibilidad, resultados e impactos del modelo de intervención implementado a: - consultores, - empresas participantes del Proyecto e - instituciones a las que se ha hecho la transferencia metodológica. 7. Matriz DOFA. A partir de la información relevada se confeccionará la Matriz FODA del Proyecto, identificando las oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades del mismo. 8. Herramienta de Análisis, Seguimiento y Evaluación de Modelos y Procesos. La Consultora ha desarrollado y testeado en varias Evaluaciones de Programas y Proyectos una herramienta para el análisis, seguimiento y evaluación de Modelos y Procesos de Intervención para el desarrollo que aplicará en la extensión que este caso lo posibilite. 9. Modelo de Análisis de Sostenibilidad Integral. La Consultora ha desarrollado e implementado un Modelo de Análisis de Sostenibilidad con enfoque integral que Junio 2013 Susana Ramela Página 6 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID contempla las dimensiones: institucional, operativa, técnica, financiera y de impacto en los beneficiarios y el entorno de la misma. 10. Identificación de Lecciones Aprendidas. Se sistematizarán a partir de la información, visiones, opiniones y valoraciones relevadas a través de la metodología implementada. 11. Elaboración de Casos. Elaboración de cinco casos resumidos de empresas participantes en el Proyecto. El resultado de los relevamientos, intercambios y análisis realizados se volcarán en un Informe Final con los contenidos que se presentan a continuación, definidos en los Términos de Referencia. I.B.3. METODOLOGIA APLICADA Se aplicó la metodología propuesta de acuerdo a lo previsto. El Cuadro que se presenta a continuación resume las principales herramientas metodológicas utilizadas para relevar la información, visión, opinión, valoración y sugerencias de los distintos actores vinculados al Proyecto. CUADRO DE HERRAMIENTAS UTILIZADAS PARA EL ABORDAJE DE LOS DISTINTOS ACTORES ACTORES HERRAMIENTAS DIRECCION INTERACTUAR EQUIPO PROYECTO CONSULTORES DEL PROYECTO EMPRESAS PARTICIPANTES • Reunión • Entrevistas •Reunión •Entrevistas •Encuesta • Reunión • Encuesta • Focus Groups • Visitas • Encuesta PROVEEDORES • Reunión • Encuesta INSTITUCIONES CON CONVENIOS •Entrevistas INSTITUCIONES TRANSFERENCIA METODOLOGICA • Entrevistas INFORMANTES CALIFICADOS • Entrevistas FUENTE: Elaboración propia. La implementación de la Consultoría implicó la combinación de: trabajo a distancia, trabajo de campo e intercambio permanente con el Ejecutor vía Internet o localmente. Todas las actividades y etapas de la Evaluación se realizaron en un proceso de intercambio permanente con el Equipo del Proyecto. El trabajo articulado con el mismo, así como su Junio 2013 Susana Ramela Página 7 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID efectivo apoyo y disposición, permitió no sólo una revisión amplia de la abundante información disponible, sino también un abarcativo trabajo de campo. El enfoque no se concentra en identificar las actividades del Proyecto -las que son descriptas en los Informes remitidos al financiador- sino en reconocer el logro de objetivos, metas y resultados; identificar externalidades y lecciones aprendidas y valorar el impacto generado. Esta Evaluación se basa en fuentes de información diferentes y complementarias y combina instrumentos cualitativos y cuantitativos que permitieran recoger la visión, análisis, opinión, perspectiva y sugerencias de todos los actores vinculados al Proyecto. A través de ellos se ha obtenido evidencia consistente que contribuye a aportar elementos referidos tanto a los niveles de ejecución y avance del Proyecto, al desempeño de su Equipo y a la opinión de los beneficiarios y otros actores, como a la identificación de desafíos hacia el futuro; todo lo que se busca reflejar en este Informe. Junio 2013 Susana Ramela Página 8 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID II. EFICIENCIA DEL PROYECTO La dimensión de la eficiencia en la evaluación refiere a la relación entre los recursos utilizados, cualquiera sea su tipo (financieros, humanos, técnicos, etc.) y los resultados obtenidos (objetivos cumplidos, productos, etc.); al uso racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo predeterminado. La eficiencia es la capacidad de alcanzar los objetivos y metas programadas con el mínimo de recursos disponibles, logrando la optimización de los mismos. II.A. EFICIENCIA DE LOS RECURSOS FINANCIEROS Los recursos financieros de los que dispuso el Proyecto son los que se reflejan en el Cuadro que se presenta a continuación, éste recoge el Presupuesto del mismo de acuerdo al Anexo 1 del Convenio y lo compara con los recursos efectivamente ejecutados, diferenciando -en ambos casos- los recursos del Banco, los fondos de contrapartida y la suma de ambos. PRESUPUESTO VERSUS EJECUTADO (en dólares) FOMIN COMPONENTES Presupuestado CONTRAPARTIDA Ejecutado Presupuestado TOTAL Ejecutado Presupuestado Ejecutado Des a rrol l o Metodol ogía 224.498 222.321 42.275 46.546 266.773 268.867 Impl ementa ci ón pl a nes TIC y TIB 464.524 432.325 377.423 386.435 841.947 818.760 22.500 20.684 67.042 46.417 89.542 67.101 128.478 125.238 113.260 165.310 241.738 290.547 Eva l ua ci ones 30.500 15.084 30.500 15.084 Audi tori a 10.000 8.763 10.000 8.763 Acti vi da des del Cl us ter de Tecnol ogía 15.000 0 15.000 0 4.500 0 4.500 0 900.000 824.415 1.500.000 1.469.122 Di fus i ón y tra ns ferenci a metodol ogía Admi ni s tra ci ón e Imprevi s tos Contri buci ón a l a eva l ua ci ón de Impa cto TOTAL 600.000 644.707 FUENTE: Información Proyecto El Cuadro siguiente muestra la evolución de los desembolsos de los recursos del FOMIN, de contrapartida y totales desde el inicio del Proyecto hasta Diciembre de 2012, de acuerdo a los PSRs correspondientes al periodo Julio 2009 - Diciembre 2012. La Gráfica los compara -en porcentaje- con el monto presupuestado. EJECUCION FINANCIERA: DESEMBOLSOS PSRs (en dólares) SEMESTRAL FOMIN Contra pa rti da TOTAL ACUMULADO FOMIN Contra pa rti da TOTAL Dic 2009 Jun 2010 Dic 2010 Jun 2011 Dic 2011 Jun 2012 Dic 2012 TOTAL Pari- Passu 45.000 192.919 0 160.297 187.772 149.747 126.321 862.057 59% 0 55.374 0 160.200 21.652 213.510 144.096 594.831 41% 45.000 248.293 0 320.497 209.424 363.257 270.417 1.456.888 100% Dic 2009 45.000 Jun 2010 237.919 Dic 2010 Dic 2011 Jun 2012 Dic 2012 237.919 Jun 2011 398.216 585.988 735.735 862.057 0 55.374 55.374 215.574 237.226 450.736 594.831 45.000 293.293 293.293 613.791 823.214 1.186.471 1.456.888 FUENTE: Elaboración propia en base a información PSRs del Proyecto Junio 2013 Susana Ramela Página 9 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID EVOLUCION DESEMBOLSOS DE RECURSOS DEL PROYECTO 100% 80% 60% 40% 20% 0% A Dic 2009 Jun 2010 Dic 2010 Jun 2011 FOMIN Dic 2011 Jun 2012 Dic 2012 Contrapartida FUENTE: Elaboración propia en base a información PSRs del Proyecto La ejecución cumplió casi exactamente con el pari-passu previsto, representado el mismo a diciembre de 2012 por un 59% de los recursos FOMIN-BID y un 41% Interactuar. A continuación se presenta un Cuadro y una Gráfica que detallan los desembolsos anuales de los recursos del FOMIN a lo largo de la implementación del Proyecto. DESEMBOLSOS ANUALES FOMIN (en dólares) DESEMBOLSOS ANUALES RECURSOS FOMIN 350.000 AÑOS MONTO 300.000 2008 45.000 250.000 2009 0 200.000 2010 192.919 150.000 2011 348.069 100.000 2012 276.068 50.000 0 2008 2009 2010 TOTAL 862.057 FUENTE: Elaboración propia en base a información PSRs del Proyecto 2011 2012 Como es razonable en un proyecto de estas características, donde se requiere el desarrollo de una Metodología específica antes de poner en práctica el modelo de intervención para la implementación de tecnología en las microempresas de Confección y Alimentos, el grueso de los desembolsos se dio a partir del segundo año de ejecución efectiva. La siguiente Gráfica compara el nivel de avance de los Indicadores del Proyecto para cada Componente con los recursos asignados al mismo. Junio 2013 Susana Ramela Página 10 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID AVANCE DE INDICADORES VERSUS EJECUCION DE RECURSOS POR COMPONENTE (en %) I.C1.1 I.C1.2 Recursos ejecutados Comp 1 I.C2.1 I.C2.2 I.C2.3 I.C2.4 I.C2.5 Recursos ejecutados Comp 2 I.C3.1 I.C3.2 Recursos ejecutados Comp 3 0% 50% 100% 150% 200% 250% 300% 350% 400% 450% FUENTE: Elaboración propia en base a información PSRs del Proyecto Es razonable afirmar que se dio un uso eficiente de los recursos financieros ya que se lograron -e incluso superaron- los objetivos y metas buscadas con los recursos asignados al Proyecto inicialmente. La firma que tiene a su cargo la Auditoría del Proyecto, ha realizado los siguientes comentarios y observaciones respecto a su revisión del periodo Enero-Diciembre 2012: Proceso de Adquisiciones “Como Resultado de nuestra auditoría observamos que: - La Unidad Ejecutora conoce y aplica las políticas y procedimiento para la adquisición de bienes y contratación de servicios de consultoría emitidos por el BID y que le son aplicables. - Así mismo la Unidad Ejecutora, realiza monitoreo permanente y asume una actitud crítica respecto a la ejecución de las contrataciones y a los productos y/o entregables que se generan. - Continúan las buenas prácticas respecto a la integridad y orden en el archivo y custodia de la documentación soporte de los procesos de adquisiciones.” Desembolsos y Gastos “Observaciones de la auditoría: - Los recursos justificados ante el Banco son elegibles, se encuentran soportados y acumulados de forma adecuada en las solicitudes de desembolso. Junio 2013 Susana Ramela Página 11 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID - Los registros contables y financieros del proyecto están integrados con la contabilidad oficial de la Corporación, y se realizan procedimientos de revisión mensual para validar la integridad de la información contable del Proyecto. - Las funciones de aprobación, registro y pago se encuentra segregadas y se han definido niveles adecuados para la aprobación y revisión de los desembolsos efectuados con cargo a los recursos de la contribución. - Las conciliaciones bancarias de la cuenta del Proyecto se encuentran al día, y al corte de cada mes, se realiza la apropiación de los valores girados a través de la plataforma de Interactuar con cargo a los recursos de la cooperación. - Se han utilizado tasas de cambio adecuadas para la justificación de los recursos ejecutados al Banco, de acuerdo al modelo de supervisión vigente para el Proyecto. - La Unidad Ejecutora continúa aplicando herramientas para el seguimiento de la gestión financiera del Programa y procedimientos para la custodia y control de los recursos recibidos de la cooperación. - Continúan las buenas prácticas respecto a la integridad y orden en el archivo y custodia de la documentación soporte de los gastos financiados con la cooperación y la contrapartida local.” Se manifiesta también que el Proyecto consideró y levantó adecuadamente las 4 observaciones realizadas en el periodo anterior. Estos conceptos, están alineados con la opinión de la Consultora respecto al orden y la eficiencia en el uso de los recursos financieros. II.B. EFICIENCIA DE LOS RECURSOS HUMANOS Los Recursos Humanos son siempre centrales en la eficiencia y el éxito de los programas y proyectos, este caso no es la excepción. La estructura de Recursos Humanos del Proyecto funciona en base a un Equipo Ejecutor correctamente dimensionado, con capacidad de crecer -de acuerdo a las necesidades y demandas- con la participación de Consultores Externos, tal como se muestra en el Esquema que se presenta a continuación. ESTRUCTURA RECURSOS HUMANOS PROYECTO CONSULTORES EXTERNOS EQUIPO PROYECTO FUENTE: Elaboración propia Junio 2013 Susana Ramela Página 12 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID La línea punteada representa la capacidad de adaptación a las necesidades específicas de cada momento que tiene el Grupo de Consultores Externos en términos de tiempo. El Organigrama propuesto por la Consultoría que definió la Metodología y el Modelo de Intervención es el siguiente: FUENTE: Consultoría Corporate Solutions Los cambios que se fueron introduciendo en el Proyecto en la etapa de implementación, como consecuencia de su proceso de mejora continua, hicieron necesario diseñar una nueva estructura, capaz de hacerse cargo de la diversidad, perfil y volumen de las actividades involucradas. El Organigrama que el Equipo del Proyecto considera pertinente para llevar adelante el Modelo de Intervención con el formato actual y futuro es el que se presenta a continuación. El mismo es consistente con la visión, estrategia, responsabilidades y actividades del Proyecto y responde razonablemente al principio de administración que establece que “la estructura sigue a la función”. Junio 2013 Susana Ramela Página 13 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID FUENTE: Documentación del Proyecto. Se señalan dentro del rectángulo rojo, las figuras técnicas a cargo de los Consultores Externos, las mismas no forman parte del Equipo permanente del Proyecto. El Equipo del Proyecto actualmente cuenta con 7 integrantes, a saber: Directora Coordinador Tecnológico Asistente Financiero y Administrativo Consultor Selección de Empresas y Consultor Monitoreo y Evaluación de Impacto, son dos posiciones que han estado a cargo de la misma persona Auxiliar de Control y Seguimiento Tecnóloga en Confección Industrial Tecnóloga en Alimentos El Proyecto cuenta con un excelente Equipo ejecutor, sumamente profesional, capacitado, involucrado y comprometido, a lo que suma pasión por su trabajo. Se trata de un Equipo multidisciplinario, con funciones claramente definidas, donde todos y cada uno conocen y desempeñan con alto nivel de eficiencia y efectividad su tarea, pero que adicionalmente a su especialización - también conocen y articulan activamente con las de los restantes integrantes. Todo el Equipo conoce las características y situación de cada empresa participante en lo relativo a cualquiera de las áreas de intervención y en cada momento del proceso. Esto trae como consecuencia no solamente mayor pertinencia y asertividad en el trabajo -de cada uno y del conjunto- con el cliente, sino también el desarrollo de la pertenencia y el vínculo de las empresas con el Proyecto y el servicio como tal, más que con un técnico específico. Junio 2013 Susana Ramela Página 14 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Existe un muy buen clima laboral. Se percibe colaboración y articulación, a la vez que una sana autoexigencia y exigencia compartida, así como responsabilidad sobre la tarea personal y también sobre el conjunto del Modelo y sus procesos. Este ambiente y trabajo de equipo es generado y promovido por la Directora del Proyecto, quien suma a su formación y vasta experiencia (en: Interactuar, servicios de desarrollo empresarial y trabajo con micro y pequeñas empresas) un remarcable y positivo liderazgo. Se trata de un liderazgo experto, que genera espacios relevantes para el desarrollo y la acción de todos los integrantes; identifica puntos fuertes y débiles en cada uno de ellos y potencia y trabaja unos y otros. También delega, a la vez que mantiene la responsabilidad y el control. Son múltiples los aspectos que contribuyen a la eficiencia y al alto desempeño de los Recursos Humanos del Proyecto, ellos se vinculan tanto a la constitución de Equipo y a la Metodología de trabajo definida para el mismo, como al diseño del proceso de gestión del Proyecto. Algunos de los más destacados son: La composición del Equipo combina personas de Interactuar (Directora y las Tecnólogas en Confección y Alimentos) y externas incorporados especialmente para el Proyecto. Esto permite enriquecer la visión institucional con nuevos aportes, a la vez que enmarcar y apoyar el trabajo del Proyecto en el enfoque, estrategia y experiencia institucional. La incorporación en el modelo de intervención -no prevista inicialmente en el Proyectode una visión sectorial transversal a los servicios, a cargo de especialistas en ambos sectores de amplio compromiso, experiencia y conocimiento constituyó un importante valor agregado y un diferencial tanto para el Modelo de Intervención como para el Equipo. Tanto el Equipo en su conjunto, como cada uno de sus integrantes combina en sus actividades Gestión del Proyecto y de su área con trabajo de campo directo con las empresas, esto enriqueció la visión y enfoque en ambos ámbitos. La Directora asignó a todos los cargos -aún a los inicialmente administrativos u operativos- temas y responsabilidades de gestión, de manera de que ellos también tuvieran la experiencia del contacto directo con las empresas, lo que generó mayor empoderamiento y fortaleció el vínculo con los clientes. A vía de ejemplo: - la función de Asistente Financiero y Administrativo se convirtió la de un Coordinador Financiero, quien fue clave complementando su área de especialización con la del Coordinador Tecnológico, diseñando herramientas de análisis financiero, brindando asesoría financiera a las empresas, etc. - la Auxiliar de Control y Seguimiento, adicionalmente tiene a su cargo la tarea de coordinación de las Actividades Complementarias, a saber: capacitaciones, seminarios, participación en ferias, pasantías, etc. La combinación en la misma persona de las funciones de Consultor de Selección de Empresas y Consultor de Monitoreo y Evaluación de Impacto, esto tiene la enorme ventaja de quien evaluó al empresario y propuso su ingreso al Proyecto, lo vuelve a ver 6 meses después de finalizada la implementación y puede visualizar los cambios ocurridos a partir de la misma. Al concentrarse la selección en la primera parte del Proyecto y el monitoreo en la segunda, la misma persona puede abrir y cerrar el servicio. El esfuerzo volcado por el Equipo a la gestión del conocimiento y mejora continua del Modelo y de la Metodología es muy importante y está incorporado en su proceso de trabajo y se refleja -entre otros aspectos- en: Junio 2013 Susana Ramela Página 15 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID - todos comparten información y enseñan a los restantes miembros sobre su área de trabajo, así como también conocen las de los demás, - existen instancias de intercambio y construcción de conocimiento a partir de la experiencia concreta de trabajo con las empresas, - no se trabaja con un formato estándar que se aplica a todas las empresa, sino que permanentemente se investiga y buscan soluciones “a medida” del sector y de las características y necesidades de las empresas. El Equipo atiende de manera pertinente, efectiva y altamente valorada el relacionamiento con diversos actores y clientes, tanto internos como externos, a vía de ejemplo: con las empresas participantes, mostrando un fuerte compromiso con sus procesos y resultados, con los Consultores Externos con los proveedores, con las entidades a las que se ha transferido la Metodología, con otras áreas de Interactuar con quienes ha compartido y/o a las que ha transferido la Metodología y los Consultores formados, un Director expresa al respecto que el Proyecto “ha vendido hacia afuera y hacia adentro”, etc. Pero, sin lugar a dudas, una de las claves del éxito del Proyecto radica en la claridad conceptual de su Directora respecto a la relevancia del rol de la gestión, en su capacidad para trasmitirla a su Equipo y en su consistencia para implementarla. Gestionar el Modelo de Intervención -no en una versión estática, sino con todo lo que implica su mejora continua- es el core business del Proyecto y, como tal, no se terceriza a Consultores Externos. Se menciona que esta es una lección aprendida en el anterior proyecto ejecutado por Interactuar con el apoyo del FOMIN-BID. Para hacerlo, es clave el Sistema de Información que el Proyecto ha montado. El Monitoreo permanente de todos los ámbitos de intervención y niveles del Proyecto es una parte muy importante de la gestión y -como tal- una prioridad del Equipo, integrada a las actividades de todos los integrantes, como insumo y como producto. Pero la actividad del Equipo no se reduce a la gestión del Proyecto, sino que se articula con trabajo de campo y existe en el Equipo no sólo la capacidad de dirigir y supervisar el trabajo con las empresas, sino que también pueden atender directamente un número limitado de ellas. Para la atención de las empresas, el Proyecto cuenta con un Grupo de Consultores Externos que permite un crecimiento modular en función de las demandas. Se trabajaba en equipos multidisciplinarios, con un Consultor Líder como responsable y Consultores Especializados en caso de ser necesario. Ese equipo se ve fortalecido por la visión del Asistente Técnico Sectorial (Alimentos o Confección) y Consultores Comerciales y/o en Productividad, asignados en función de las necesidades específicas de cada empresa. Para integrar estos equipos fueron seleccionados 65 Consultores Externos en 4 convocatorias, el Proyecto los capacitó y fue ajustando el perfil de los mismos para adaptarlos a la Metodología y el Modelo de Intervención que se deseaba aplicar. Resultó evidente la inexistencia del tipo de Consultores requeridos por el Proyecto, por lo que se propuso y logró generar un nuevo tipo de Consultor. Junio 2013 Susana Ramela Página 16 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID No todos ellos fueron capaces de adaptarse, por lo que finalmente se consolidó un grupo de 30, de los cuáles entre 12 y 15 trabajaron a tiempo completo con el Proyecto. El trabajo de Capacitación, apoyo y articulación con los Consultores fue intenso y permanente a lo largo de la ejecución del Proyecto y contempló por ejemplo: un curso inicial de 20 horas donde se abordaron temas vinculados a la Metodología, herramientas de enseñanza y aprendizaje de adultos, herramientas de consultoría, etc. presentación de los productos y servicios de los distintos proveedores participantes, reuniones mensuales de puesta en común, presentación de casos, consultas y aprendizaje colectivo, etc. Los Consultores Externos debieron aprender -además del enfoque y Metodología del Proyectode otras áreas y disciplinas a los efectos de poder tener una visión y abordaje integral de la empresa; todos ellos debieron -por ejemplo- manejar temas financieros y de gestión. Se destaca y valora muy especialmente por parte de los empresarios y resulta evidente en la reunión mantenida con los Consultores Externos, que éstos no solamente cuentan con una formación acorde a las necesidades del Proyecto, sino que además -y sobre todo- tienen una amplia experiencia de trabajo con empresas y -más concretamente- en plantas industriales. Esto, asociado a características personales imprescindibles para trabajar con este segmento, los hace muy respetados y comprensibles en el proceso, a la vez que pragmáticos y efectivos en el logro y consecución de resultados. La capacitación, el seguimiento y el aseguramiento de la calidad de los servicios de los Consultores están a cargo del Equipo del Proyecto. Ellos señalan que ha sido un aspecto difícil, algo desgastante y muy demandante de tiempo, pero imprescindible y clave para la pertinencia y efectividad del Proyecto. Esa tarea llevó a una natural depuración del grupo inicial de Consultores Externos, permaneciendo los que cuentan con las características requeridas y están dispuestos a invertir tiempo y esfuerzo en capacitarse, articular y ser un actor más de un equipo y en un proceso. El Cuadro que se presenta a continuación muestra la distribución de las empresas entre los distintos Consultores participantes: DISTRIBUCION DE EMPRESAS ENTRE LOS CONSULTORES CONSULTORES CONSULTORES CON: Cantidad EMPRESAS % Cantidad % Ha s ta 2 empres a s 8 26% 10 3% Entre 3 y 5 empres a s 4 13% 16 5% Entre 6 y 10 empres a s 6 19% 44 15% Entre 11 y 15 empres a s 7 23% 95 31% Entre 16 y 20 empres a s 2 6% 34 11% Entre 21 y 30 empres a s 4 13% 104 34% 31 100% 303 100% TOTAL FUENTE: Elaboración propia en base a información del Proyecto El 13% de los Consultores Externos ha atendido al 34% de las empresas y el 19% tuvo a cargo el 45% de las intervenciones; lo que muestra una natural y “saludable” concentración. La depuración y concentración del trabajo en un número más reducido de Consultores realizada por el Proyecto, es una práctica habitualmente recomendada por varios motivos, permite: generar mayor pertenencia y compromiso al asignar una mayor carga de trabajo a cada uno, el logro de un nivel de calidad homogénea y una combinación pertinente de Junio 2013 Susana Ramela Página 17 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Consultores atendiendo tanto su especialización como sus características personales; a la vez que facilita el apoyo, supervisión y monitoreo de los mismos. Los Consultores Externos tienen una muy buena articulación con el Equipo del Proyecto y muestran un alto nivel de satisfacción con todos los aspectos vinculados a su trabajo en el mismo, tal como se describirá en el capítulo correspondiente. La eficiencia de los Recursos Humanos del Proyecto se refleja también en un conjunto de actividades complementarias -no previstas inicialmente- que se diseñaron, organizaron e implementaron a partir de necesidades y/o demandas detectadas por el Equipo y que resultaron de alta participación y muy relevantes para las empresas. Entre ellas se pueden citar: Capacitación. Productividad: se organizaron 23 grupos, en los que se atendieron a 322 personas de 169 empresas. Excel: se organizaron 10 grupos, en los que se atendieron a 144 personas de 88 empresas. Seminarios. TICs: se organizaron 8 grupos, en los que se atendieron a 77 personas de 59 empresas. Ambiental: se organizaron 12 grupos, en los que se atendieron a 122 personas de 84 empresas. Asistencia guiada a Ferias. Alimentación: Alimentec, asisten 17 personas de 13 empresas. Confección: Colombiatex, asisten 32 empresas. Pasantías: 11 personas en el SENA para conocer el manejo de una máquina cortadora digital donada por el gobierno Italiano, en el marco del Proyecto de Innovación, ejecutado por Inexmoda con recursos de BID - FOMIN, además de varias organizadas por los Consultores para que algunos empresarios conocieran empresas cuya experiencia pudiera serles de utilidad. Estas actividades fueron altamente valoradas por las empresas, a la vez que sirvieron de ámbitos de conocimiento e intercambio para las mismas; resultando a partir de ellas encadenamientos productivos y comerciales espontáneos entre 20 empresas. II.C. EFICIENCIA DE LOS RECURSOS TECNICOS El Proyecto ha sido muy eficiente en el diseño, gestión y mejora permanente de sus Recursos Técnicos. Más allá del equipamiento técnico y de los muy buenos productos de capacitación, difusión, comunicación y promoción, etc. elaborados, disponibles y utilizados, la Consultora considera que los principales recursos de este tipo del Proyecto son su Metodología -la que define y estructura al Modelo de Intervención- y su Sistema de Información. El diseño inicial de la Metodología del Proyecto fue realizado, de acuerdo a lo previsto, en el marco de una Consultoría; la misma estuvo a cargo de Corporate Solutions. A continuación se presentan los esquemas de: el Proceso General, la Implementación de TIC y TIB en Microempresas y el Plan de Implementación Técnico Financiero, propuestos por Corporate Solutions. Junio 2013 Susana Ramela Página 18 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Junio 2013 Susana Ramela Página 19 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID FUENTE: Consultoría Corporate Solutions proporcionado por el Proyecto. Junio 2013 Susana Ramela Página 20 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID En términos sencillos el proceso por el que pasan las empresas participantes, de acuerdo a lo definido en los Términos de Referencia, puede esquematizarse de la siguiente manera: PROCESO RESUMIDO POR EL QUE PASAN LOS PARTICIPANTES EVALUACION PERFIL: Pre Diagnóstico DIAGNOSTICO: Análisis empresa y elaboración PIT IMPLEMENTACION: Acompañamiento ejecución PIT MONITOREO FUENTE: Elaboración propia en base a información del Proyecto. El servicio tiene una carga horaria estimada de 80 horas para las microempresas y de 110 horas para las pequeñas empresas. Los ciclos de implementación previstos eran de entre 3 y 4 meses para el caso de las microempresas y de entre 6 y 7 para las pequeñas empresas. En la práctica se dio que los mismos se ampliaron, siendo de entre 5 y 6 meses para Confección y de entre 8 y 9 para Alimentos. Un aprendizaje importante del Proyecto es que no es el tamaño, sino el sector, el que define los ciclos de implementación. Parte de la eficiencia de la Metodología se relaciona con el diseño original, por ejemplo: etapas claramente definidas y concatenadas, diseño de actividades y herramientas razonables para cada una de ellas, requisitos de ingreso, diagnóstico inicial y capacidad de financiar la inversión, gran parte de la eficiencia y efectividad del Proyecto se debe a la correcta selección de sus participantes, etc. Este diseño externo, estuvo sometido permanentemente a un proceso de mejora y “up grade” de la Metodología a cargo del Equipo del Proyecto, a partir de la experiencia y resultados recogidos en campo. Esto trajo como consecuencia que se ampliara mucho la propuesta y alcance inicial y que en buena medida la eficiencia del Proyecto se base en los ajustes y escalamiento metodológicos realizados internamente por el propio Equipo. El Equipo no se ciñó ni fue limitado por el diseño preestablecido, sino que con gran proactividad desarrolló e incorporó diversos aspectos que en muchos casos son señalados como algunas de las fortalezas más relevantes del Modelo de Intervención, a vía de ejemplo: La Metodología diseñada originalmente se basaba en el Mejoramiento Continuo, a lo que el Equipo del Proyecto incorporó los fundamentos de la Teoría de las Restricciones, Gestión del Cambio y Direccionamiento Estratégico. Se diseñó una herramienta de análisis financiero que no sólo resulta una pieza clave de la Metodología y del Modelo de Intervención, sino que también sirve como soporte a las solicitudes de crédito o de leasing que realizan las empresas participantes. Junio 2013 Susana Ramela Página 21 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Se hicieron cambios en la composición y en algunas funciones de los Recursos Humanos del Proyecto y también fue necesario formar un nuevo tipo de Consultores. La figura del Analista se convirtió en un Coordinador Financiero, incorporando esta área a los apoyos con que la empresa podía contar. Se incorporó el Consultor Comercial, que si bien no estaba previsto en el diseño resultó una necesidad evidente en la implantación. Se incorporaron consultores especialistas con amplia experiencia en las áreas técnicas o sectores Alimentos y Confección, lo que significó un valor agregado y un diferencial muy importante para estos servicios en términos de relevancia, pertinencia y efectividad. Se cambió, con muy buenos resultados, la capacitación en Productividad prevista inicialmente en la etapa de implementación para el inicio del proceso, como forma de sensibilizar sobre el tema y de identificar falencias a corregir en la empresa. Se definió el concepto de Valor Minuto, central para la Metodología ya que muchas de estas empresas -especialmente las maquiladoras- venden minutos y no productos; se desarrolló la herramienta de cálculo para el mismo en Excel. Se pusieron en marcha un conjunto de Actividades Complementarias no previstas inicialmente, a vía de ejemplo: capacitación adicional (Excel), seminarios (TICs, temas ambientales, etc.), ferias, pasantías, etc. Se incorporó el Monitoreo como forma de control y seguimiento oportuno del trabajo conjunto de empresas y consultores, lo que resulta un valor agregado para el Proyecto. Se pusieron en valor y evolucionaron herramientas de las que Interactuar disponía y no utilizaba (plantillas Excel para análisis de costos, tiempos, proceso productivo, etc.). El Recuadro que se adjunta a continuación fue elaborado por el equipo del Proyecto y presenta con detalle el estado inicial y los aprendizajes realizados en la implementación, los que dan lugar a los cambios introducidos en distintos aspectos y etapas de la Metodología. Los mismos han contribuido fuertemente a la eficiencia del Proyecto. DESCRIPCIÓN GENERAL DE LA METODOLOGÍA EN SU ESTADO INICIAL: La metodología está conformada por cuatro macro procesos a saber: Diagnóstico, Plan de implementación tecnológica, Implementación y Monitoreo; de estos macroprocesos se desprenden 21 actividades, relacionadas con el levantamiento de la información, evaluación de la propuesta de inversión, estudio de fuentes de financiación, acompañamiento en el proceso de implementación, normalización y ajustes a los procesos productivos y/o administrativos, seguimientos a las implementaciones e indicadores. Estructura y Administración Inicial: En la estructura operativa la metodología estaba inicialmente conformada por: Director de Programa, Coordinador Tecnológico, Consultores Líderes, Consultores Especialistas, Ejecutivo de Cuenta y Monitor. En la administrativa cuenta con los cargos adicionales de: Analista Administrativo y Financiero y Auxiliar de Control y Seguimiento. Estructura y Administración Final: En la estructura operativa final de la metodología está conformada por: Director de Programa, Coordinador Tecnológico, Consultor Financiero de Análisis Técnico, Consultor Asistencia Técnica en Alimentos, Consultor Asistencia Técnica en Confección, Consultores Líderes, Consultores Especialistas, Ejecutivo de Cuenta y Monitor. En la administrativa cuenta con los cargos adicionales de: Analista Administrativo y Financiero, Auxiliar de Control y Seguimiento. Junio 2013 Susana Ramela Página 22 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Enfoque. Metodología bajo un enfoque de productividad y gestión administrativa para las micro y pequeñas empresas. Modelo. Está soportado en Postulados del Mejoramiento Continuo (MC), Teoría de Restricciones (TOC) y Direccionamiento Estratégico. Contacto e identificación de las características de la empresa. Etapa mediante la cual se filtran las bases de datos, con el fin de identificar empresas que cumplan con las características mínimas que exige el perfil, en cuanto a número de empleados, nivel mínimo de ventas y sector al que pertenecen. Estado inicial: Microempresas con mínimo de ventas de $6 millones. Aprendizaje: las empresas más receptivas para un programa de incorporación de tecnología son de un perfil más alto, mínimo de ventas $15 millones. Sensibilización. Etapa de motivación y persuasión al empresario sobre la importancia de la incorporación de tecnología en la ME. Estado Inicial: Convocatorias masivas. Aprendizaje: Dadas las condiciones y características del proyecto, es más efectiva la sensibilización 1 a 1 que la grupal. Para ello se hace un primer contacto telefónico que debe estar basado en un discurso altamente comercial, a fin de que el empresario se motive y acepte la visita del consultor quien le ampliará la información e impacto del proyecto en la empresa. Se mencionan aspectos de la TOC, como identificación de cuellos de botella y acompañamiento en el mejoramiento productivo. De ser posible, en esta visita se realizaría el prediagnóstico. Prediagnóstico. Herramienta que permite al equipo operativo evaluar el perfil de la empresa, a fin de que haya un filtro en el ingreso, buscando ingresar empresas que efectivamente vayan a implementar tecnología. Los aspectos analizados están relacionados con el Proceso productivo, manejo del área administrativa, situación financiera y disposición del empresario para ingresar al programa al proyecto. Estado inicial: Análisis de la empresa desde el punto de vista productivo y de gestión, pero ante todo interés y voluntad del empresario para implementar. Aprendizaje: Importante conocer el flujo de caja y nivel de endeudamiento de la empresa, así como el estado crediticio del empresario, a través de las centrales de riesgo. Se creó una herramienta financiera que permitió registrar la información de la empresa y consignarla como base de los análisis posteriores a las futuras implementaciones. Diagnóstico Productivo-Tecnológico. Herramienta que permite la captura y análisis de la información desde los procesos productivos y de gestión en las siguientes áreas: Productos y Procesos, Ventas y Distribución, Calidad, Seguridad y Prevención, Tecnología Industrial, Tecnología de Información, Mejoras de Producto de Tecnología y Factores de Competitividad, En esta etapa hay un acercamiento a las propuestas iniciales de soluciones, a partir de unas hipótesis de trabajo y un objetivo específico. La calificación de la empresa es el punto de partida para el diseño del PIT, considerando la matriz DOFA como herramienta de direccionamiento estratégico de la ME. Estado inicial: Se asignaron cinco (5) horas para la toma de la información y calificación de la ME, independiente del tamaño (tipo 1 o 2) y del sector económico. Se trató de asignar el menor número de horas a esta etapa para no saturar al empresario de diagnósticos. A nivel metodológico, la herramienta permitía la captura de información para las TICs; pero en cuanto a necesidades de TIBs no estaba clara, pues no se tenía previsto la toma de tiempos de producción para los procesos identificados como críticos en la ME; la propuesta inicial de intervenciones se limitaba a sugerir equipos y software sin ninguna justificación preliminar. Junio 2013 Susana Ramela Página 23 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Aprendizaje: Se incrementó el número de horas de acuerdo con el tamaño de la ME; se asignan 7 y 10 horas para empresas tipo 1 y tipo 2 respectivamente. El tiempo adicional se destinó para la toma de tiempos de producción, lo que posteriormente se convirtió en insumo importante para la justificación financiera y técnica de la implementación. Plan Implementación Tecnológica (Análisis Tecnológico y Financiero). Herramienta diseñada para presentar las propuestas de soluciones tecnológicas en las ME; posee dos componentes importantes en la justificación del proyecto: el análisis técnico y el análisis financiero; en el primero se justifica desde los enfoques del Mejoramiento Continuo (MC) y la Teoría de Restricciones (Theory of Constraints - sus siglas en inglés: TOC); y el segundo, se justifica desde el enfoque del Direccionamiento Estratégico (DE). Los principales insumos son la información financiera del pre-diagnóstico; información detallada de los procesos administrativos y productivos del diagnóstico (costos, tiempos, precios de venta, restricciones identificadas, entre otros); cada una de las posibles implementaciones identificadas (TICs y TIBs y el valor de las inversiones a implementar. Estado Inicial: Se asignaron inicialmente 5 y 6 horas para la estructuración del documento, de acuerdo con el tamaño de la empresa. Aprendizaje: Incrementar las horas para la elaboración del PIT a 7 y 10 según el tipo de empresa, con el fin de realizar un análisis más profundo desde el punto de vista técnico y financiero, de manera que se demuestre el impacto sistémico en la empresa. - Se destinaron 2 horas para la entrega del PIT al Empresario. - No realizar evaluación financiera a las implementaciones en TIC, debido a su intangibilidad. - Evaluar las pertinencias de las implementaciones de acuerdo con las capacidades y necesidades de la ME y no desde el propuesta comercial del proveedor. - En el momento de la entrega del informe, se deben involucrar todas las personas que tienen poder de decisión para llevar a cabo la inversión. -Mantener informado el empresario sobre la evolución del PIT y hacerlo partícipe a él y a la persona responsables del proyecto en la construcción del mismo. Presentación de Proveedores. El objetivo de esta etapa es hacer un acercamiento a la tecnología propuesta a través de los proveedores de la misma. Estado Inicial: se consideró que ésta sería ejecutada por el consultor en el proceso de preparación y elaboración del PIT y al inicio de la implementación. Aprendizaje: Se destinaron 4 y 5 horas (empresas tipo 1 y 2) para la presentación de los proveedores al Empresario, ya que es importante para él y genera confianza realizar un primer contacto e iniciar una relación más cercana con el futuro proveedor. Esta etapa es fundamental ya que se pueden hacer pruebas pre-PIT para definir la pertinencia de la implementación propuesta. Es considerada decisiva para el Empresario. Posibilita sinergias entre empresario consultor - proveedores. -Acompañamiento a los proveedores en el mejoramiento de sus producto y servicios desde las experiencias adquiridas en el proyecto, tanto del equipo ejecutor como de ellos mismos. Definición de Recursos (Empresario). Etapa en la cual el empresario define su fuente de financiación e inicia procesos de adquisición del dinero para la compra de equipos o software con las que se realizaran las implementaciones. Al hacerse previamente las consultas a centrales financieras, se reducen los riesgos de no implementación. Algunos proveedores ofrecen financiación de sus productos. Implementación y normalización de procesos. Etapa en la cual se llevan a cabo las implementaciones seleccionadas por el empresario hasta dejarlas en funcionamiento e integradas al proceso productivo y/o de gestión de la empresa. Junio 2013 Susana Ramela Página 24 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Aprendizaje: Es la etapa crítica del proceso, donde el consultor debe estar atento de la compra o fabricación de los equipos o software; cumplimiento por parte del proveedor; adecuación de la planta e instalación de maquinaria y equipos; pruebas; ajustes en la implementación; establecer medidas que garanticen una capacitación óptima, que genere en el empresario un aprendizaje significativo; capacitar al personal involucrado en la implementación en gestión del cambio. Seguimiento. Etapa en la cual se lleva a cabo el cierre de los procesos de implementación y normalización. Se pueden realizar pequeños ajustes al proceso de Implementación y Normalización; así como el levantamiento de los indicadores finales propuestos en cada implementación; u otros nuevos indicadores no descritos en la línea base (PIT). Cierre definitivo del proceso en la empresa. Medición y monitoreo impacto. Etapa de verificación de Indicadores de impacto en las empresas, seis meses después de finalizada la intervención. Permite analizar además, el grado de absorción e incorporación de tecnología por parte del empresario. Aprendizaje: Estandarizar la toma de los indicadores en las empresas desde el inicio del programa; verificar que todos los consultores tengan claro la manera como se levantan los indicadores; documentar los por menores surgidos en la empresa a fin de que el evaluador esté enterado previamente y verificar la información con tiempo cronómetro. Empresas. Perfil de las empresas a ser impactadas por el proyecto. Estado Inicial: Las empresas más pequeñas del rango micro, ubicadas en los estrato 1,2,3, con aprox. 3 empleados; informales. Aprendizaje: Las empresas del rango superior de la categoría micro y pequeñas empresas; sectores 3, 4, 5 e industrial; formalizadas; ventas superiores a $15 millones; aprox.10 empleados. Empresario. Perfil de los empresarios a ser impactados por el Proyecto. Estado inicial: Empresarios con poco conocimiento; tecnológico; dispuestos a invertir en la empresa y aceptar las recomendaciones de los consultores Aprendizaje: Empresarios con visión y proyección de empresa; dispuestos al cambio. Consultor. Perfil de los Consultores que trabajan en el Proyecto. Estado inicial: profesionales de las áreas administrativas y/o procesos con más de 5 años de experiencia. Aprendizaje: Profesionales o tecnólogos de las de los sectores confección y alimentos, con experiencia en procesos productivos; inquietos por el conocimiento y dispuestos al aprendizaje de otras disciplinas; lo más importante: compromiso y amor por el servicio a los demás. Junio 2013 Susana Ramela Página 25 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Los aprendizajes señalados han redefinido el Modelo de Intervención, originando el Proceso General y el de Implementación de TIC y TIB en Microempresas que se presentan a continuación. CUADRO PROCESO GENERAL Junio 2013 Susana Ramela Página 26 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID CUADRO IMPLEMENTACION DE TIC Y TIB EN MICROEMPRESAS FUENTE: Elaboración Equipo del Proyecto. Junio 2013 Susana Ramela Página 27 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID En opinión de la Consultora una de las claves del éxito del Proyecto -y también determinante para la eficiencia- es la incorporación de lo que el Equipo denomina Actividades Complementarias. La Consultora las ha encerrado en un rectángulo rojo en el Cuadro de Proceso General, las mismas han sido incorporadas aún en el Cuadro de Implementación de TIC y TIB en Microempresas. Estas actividades poco tienen actualmente de complementarias y se han convertido -debido a su pertinencia y relevancia- en parte importante del core del servicio, contribuyendo al enfoque y abordaje integral e integrado aplicado y que constituye una de las principales fortalezas del Modelo. Otros aspectos relativos a la Metodología serán tratados en el apartado correspondiente a la pertinencia y eficacia de la misma. El Sistema de Información, debilidad o carencia bastante común en Programas y Proyectos, es una fortaleza fundamental del Proyecto Interactuar-BID/FOMIN. El mismo está muy bien diseñado y es usado como una herramienta de gestión permanente, a la vez que de mejora del Modelo de Intervención. El Cuadro que se presenta a continuación resume algunas de sus características. SISTEMA DE INFORMACION DEL PROYECTO AMBITOS QUE CONTEMPLA AREAS QUE CONTEMPLA MOMENTOS DE MEDICION ASPECTOS QUE MIDE COMPONENTES Y/O HERRAMIENTAS •Proyecto en su conjunto •Empresas en conjunto •Empresas por sector •Empresas individuales •Consultores •Proveedores •Convenios •Transferencias, •FOMIN/BID, etc. •Administrativa •FInanciera •Productiva •Comercial •Gestión •Servicios •Capacitación •Otras actividades complementarias •Difusión, etc. •Antes o Inicio (Línea de Base) •Durante (Implentación) •Después (Monitoreo) •Actividades •Resultados •Impactos •Desempeño •Calidad •Productividad •Presupuesto, etc. •Central del Proyecto •Agregado del conjunto de empresas •Carpeta individual de cada empresa •CRM, etc. FUENTE: Elaboración propia. Junio 2013 Susana Ramela Página 28 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Este Sistema es transversal a todas las áreas, ámbitos y actores y cubre toda la extensión temporal del Proyecto. II.D. GRADO DE APORTE Y COMPROMISO DE LOS ACTORES INSTITUCIONALES Además del Equipo del Proyecto, funcionó en Interactuar a lo largo de la ejecución, un Comité de Seguimiento integrado por los Directores de la institución. El mismo se reunió periódicamente, con una frecuencia mensual inicialmente y cada dos meses una vez que el Proyecto superó la fase inicial de mayor requerimiento de decisiones estratégicas, revisión de metas y acompañamiento cercano. Se valora muy positivamente la existencia de este ámbito, tanto desde la Dirección de Interactuar como desde la del Proyecto. Se resalta la contribución a la mejora del Proyecto a través de la información, aporte e intercambio desde distintos roles, así como el empoderamiento y compromiso real del máximo nivel institucional, derivado del conocimiento, seguimiento y análisis de los aspectos estratégicos y de los resultados del mismo. El Proyecto preveía el funcionamiento de un Consejo Asesor integrado por representantes de: Interactuar, Microempresas, Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia, Academia, Medellín Mi Empresa y un experto en Gestión Tecnológica. Se buscó que los mismos fueran referentes indiscutidos y de primer nivel, lo que trajo como consecuencia que tuvieran intensas agendas y múltiples tareas que imposibilitaron su participación activa y propositiva en el Proyecto. Por ese motivo la asistencia a las convocatorias fue muy escasa y las reuniones se vieron espaciadas en el tiempo. La figura del Comité Asesor no desapareció, pero tanto la Dirección de Interactuar como del Proyecto considera que no cumplió cabalmente su cometido. Si bien el funcionamiento del Comité de Seguimiento interno no sustituyó al Comité Asesor, complementó la función asignada originalmente al mismo. El FOMIN-BID tuvo un papel fundamental como socio para el desarrollo en esta iniciativa y éste excedió el rol de cofinanciador. El Ejecutor subraya su apertura y pronta respuesta a los planteos presentados a lo largo de la ejecución, así como su receptividad y disposición a apoyar los cambios que se identificaron como necesarios en el proceso de mejora continua del Modelo de Intervención. Tanto Interactuar como el Equipo de Proyecto valoran positivamente el compromiso y relacionamiento mantenido, así como el nivel de aporte realizado por las contrapartes del FOMIN. II.E. ORGANIZACIÓN Y GOBERNABILIDAD DEL PROYECTO Se trata de un Proyecto sumamente organizado, ordenado, claro y transparente en todos sus niveles (estratégico, gestión y operativo) y ámbitos de actuación (administrativo, financiero, técnico, contable, servicios, etc.). La información está disponible, es accesible y atiende no solamente a los clientes internos del Proyecto, sino también a los externos: financiador, aliados estratégicos, la propia Interactuar, etc. La información también es relevante, oportuna, exacta y está respaldada por registros y evidencias razonables. La calidad de los Informes de Actividad, Financieros, etc. y de los distintos reportes es muy buena y el Equipo es capaz de elaborar, adicionalmente, otros que se les soliciten aunque no formen parte de los que se manejan habitualmente. Junio 2013 Susana Ramela Página 29 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID La organización es buena, con definición y división clara de tareas, correcta supervisión y sistemas eficientes de control tanto internos como externos. El Proyecto está sujeto a Auditoría externa anual, siendo los informes positivos en todos los casos. Junio 2013 Susana Ramela Página 30 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID III. EFICACIA FINAL DEL PROYECTO La dimensión de la eficacia analiza la capacidad de lograr el efecto esperado y previamente definido. El análisis de la eficacia del Proyecto se focaliza en el nivel de cumplimiento de las metas y el alcance de objetivos previstos en la Matriz de Marco Lógico del mismo. La lógica de análisis implica recorrer la Matriz de Marco Lógico desde abajo hacia arriba, en el entendido de que el cumplimiento de las actividades, agrupadas a su vez en componentes, genera productos y servicios cuya prestación hará posible el logro de las metas definidas a nivel de Propósito y Fin respectivamente. III.A. INDICADORES DE COMPONENTES Los Componentes involucrados, como ya fuera mencionado, son: 1. Desarrollo de metodología para gestión de la tecnología en la microempresa 2. Implementación de planes de TIC y TIB 3. Difusión y transferencia del modelo metodológico El Cuadro que se presenta a continuación muestra la evolución de los indicadores correspondientes a los distintos Componentes del Proyecto en el periodo Julio 2009-Diciembre 2012. El mismo fue elaborado a partir de la información de los PSRs que la Dirección del Proyecto presentó al FOMIN. La última columna del Cuadro muestra el nivel de avance de cada indicador al cierre respecto a la meta esperada. EVOLUCION DE LOS INDICADORES DE COMPONENTES JULIO 2009 – DICIEMBRE 2012 N° INDICADOR Dic 2009 Jun 2010 Dic 2010 Jun 2011 Dic 2011 Jun 2012 Dic 2012 META CUMPLIMIENTO COMPONENTE 1 Actuar-Antioquia cuenta con una metodología operativa para la incorporación y gestión de TIC y TIBs para la Microempresa, la cual ha incorporado el trabajo de la 1 consultoría internacional y los resultados preliminares del piloto. La metodología del proyecto incluye unos indicadores que han medido los beneficios del proyecto. Actuar-Antioquia cuenta con una metodología de TIC y TIB para la microempresa que ha incorporado las lecciones 2 aprendidas del proyecto y constituye un referente en la región para el desarrollo microempresarial. 0,8 1 1 1 1 1 1 1 100% 0 0 0 0 0 0 1 1 100% 0 20 16 130 215 304 304 70 434% 0 0 14 32 93 174 228 200 114% 0 0 0 0 0 0 73 75 97% 0 0 2 91 139 174 174 50 348% 0 0 0 0 30 60 90 150 60% 0 0 0 0 0 1 4 4 100% 0 0 0 0 0 3 3 3 100% COMPONENTE 2 MECAAs seleccionadas para el esquema de operación de Actuar.Antioquia. MECAAs beneficiarias de planes de implementación que 2 se han iniciado, los cuales incluyen componentes técnicos, financieros y operativos. Según las implementaciones evaluadas la mitad de las MECAAs muestran que han cumplido con los objetivos 3 financieros de su plan de inversión mediante mejoras en los indicadores de tiempos, costos, calidad, ventas y otros factores definidos en la metodología. MECAAs han participado en talleres de capacitación y 4 conocen las posibilidades de incorporación de TIC y TIB. 1 5 Implementaciones evaluadas. COMPONENTE 3 El Ejecutor y otras 3 entidades más de apoyo a la ME cuentan con una metodología de incorporación y gestión de tecnologías en las ME. Entre las organizaciones de 1 desarrollo empresarial y sus beneficiarios ha aumentado el conocimiento de casos exitosos de introducción de tecnologias en ME y la demanda dMe introducir TIC y TIB. 2 Seleccionadas las instituciones candidatas a recibir la transferencia metodológica del proyecto. Junio 2013 Susana Ramela Página 31 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Es posible observar que de los 9 indicadores definidos para los Componentes, el Proyecto alcanzó y/o superó las metas fijadas en prácticamente 8 de ellos (incluyendo uno con un nivel de cumplimiento del 97%). Es necesario realizar algunas precisiones relativas a la meta que no ha podido ser alcanzada, así como también a la casi lograda, ya que el nivel de avance del Cuadro anterior no refleja exactamente la situación del Proyecto. El Proyecto sufrió un retraso en la etapa de diseño de la Metodología, esto implicó que tanto el piloto como la implementación posterior se difirieran en el tiempo. Por lo tanto, no fue posible llegar en esos plazos a las 150 empresas esperadas (Indicador 5 del Componente 2) con el monitoreo previsto a los 6 meses de finalizadas las implementaciones. Se contaba con 90 empresas monitoreadas a la fecha, de las cuales 73 “muestran que han cumplido con los objetivos financieros de sus planes de inversión mediante mejoras en los indicadores de tiempos, costos, calidad, ventas u otros factores definidos en la metodología” (Indicador 3 del Componente 2). Por lo tanto el 81% de las empresas, y no el 50% como estaba previsto, cumple con la meta del Indicador 3 del Componente 2. Puede afirmarse entonces, que todos los Indicadores vinculados a los Componentes han tenido un muy buen desempeño. III.B. INDICADORES DE PROPOSITO Los Componentes mencionados contribuyen al Propósito del Proyecto, que busca diseñar, implementar, y difundir metodologías efectivas para la incorporación de soluciones en TIB y TIC a la medida para la microempresa de confección y alimentos. El logro del mismo se considerará alcanzado si al final del Proyecto se cumplen los indicadores definidos en la Matriz de Marco Lógico. A continuación, se presenta la evolución en el avance de los indicadores vinculados al Propósito en el periodo Julio 2009 - Diciembre 2012. La última columna muestra los niveles de avance en cada indicador al 31 de diciembre de 2012 respecto a la meta fijada. EVOLUCION DE LOS INDICADORES DE PROPOSITO JULIO 2009 – DICIEMBRE 2012 N° INDICADOR Dic 2009 Jun 2010 Dic 2010 Jun 2011 Dic 2011 Jun 2012 Dic 2012 META CUMPLIMIENTO PROPOSITO Las empresas participantes, por al menos 2 años en el proyecto, evidencian mejora en al menos uno de los 1 siguientes aspectos; tiempos, reducción de costos fijos y variables de producción. 0 0 0 0 0 0 73 100 73% 0 0 0 0 0 0 228 200 114% 0 0 0 0 0 0 4 4 100% Las empresas beneficiarias que han realizado inversiones 2 en tecnología conforme a los planes de implementación del proyecto. Actuar-Antioquia y tres otras entidades de apoyo a microempresa en Colombia están implementando el 3 modelo de incorporación de TIV y TIB a microemrpesas en el país. FUENTES: PCRs del Proyecto. En los Indicadores relativos al Propósito ocurre lo mismo que se señalara en el apartado referido a los Componentes, ya que por el motivo señalado no se cuenta con 100 empresas con 2 años de antigüedad en el Proyecto para medir el primer indicador. Junio 2013 Susana Ramela Página 32 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Hecha esta salvedad es posible afirmar que el Proyecto ha cumplido adecuadamente las metas establecidas en su diseño a nivel de Propósito. El Cuadro que se presenta a continuación muestra la evolución de la calificación otorgada por el BID-FOMIN al desempeño y al riesgo del Proyecto a lo largo de su ejecución, comparándola con los valores de ambas variables para el conjunto de la cartera FOMIN. EVOLUCION COMPARATIVA DEL DESEMPEÑO Y RIESGO DEL PROYECTO Y DE LA CARTERA FOMIN DESEMPEÑO Proyecto Ca rtera FOMIN RIESGO Proyecto Ca rtera FOMIN Dic 2009 Jun 2010 Dic 2010 Jun 2011 Dic 2011 Jun 2012 Dic 2012 2,36 2,32 2,003 2,304 2,304 2,075 3,1 2,399 2,348 2,455 2,461 2,49 2,506 2,524 Dic 2009 Jun 2010 Dic 2010 Jun 2011 Dic 2011 Jun 2012 Dic 2012 1,2 1,2 1,267 1,24 1,24 1,248 0 0,793 2,926 0,772 0,703 0,668 0,651 0,642 FUENTES: PCRs del Proyecto. A lo largo de su tiempo de implementación el Proyecto estuvo generalmente levemente por debajo de la cartera en lo relativo al desempeño y algo más rezagado que la misma en lo relativo al riesgo. Esto se debió al corrimiento del cronograma previsto como consecuencia del retraso en la obtención de la Metodología que ya fuera mencionado. No obstante ello, el Proyecto finaliza mejor que el conjunto de la cartera, tomada como referente para la comparación. Más allá de estas consideraciones, los resultados e impactos del Proyecto son lo suficientemente elocuentes y no dejan dudas sobre la eficacia del mismo, tanto en términos de relevancia y pertinencia, como de desempeño y efectividad. El análisis de los resultados e impactos del Proyecto, si bien constituyen el centro de la eficacia del mismo, ameritan un capítulo particular debido tanto a la disponibilidad de información relativa a ellos, como a la relevancia y magnitud de los mismos. III.C. PERTINENCIA Y EFICACIA DEL PROYECTO Y DE SU METODOLOGIA DE INTERVENCION Pertinencia y eficacia son conceptos estrechamente relacionados cuando se trata de proyectos. Si, como ya se expresara, la eficacia analiza la capacidad de lograr el efecto esperado y previamente definido, ésta solamente podrá lograrse si el proyecto es pertinente como respuesta al problema planteado. Los resultados e impactos obtenidos, y que se presentan en el siguiente capítulo, indican inequívocamente que el Proyecto ha sido pertinente y eficaz; la magnitud de los mismos señala que -adicionalmente- ha sido altamente relevante. El Memorando de Donantes establece que “son escasos los programas y proyectos que tratan a las microempresas como empresas sujetas a mejorar su competitividad mediante la tecnología”. El Proyecto busca romper, desde su propia formulación, el paradigma de que tecnología y competitividad no son temas aplicables a este tipo de empresa. El éxito de la implementación ha demostrado que la microempresa también es sujeto de incorporación de tecnología y de mejoras significativas en la competitividad si se utiliza un Modelo de Intervención basado en una Metodología pertinente. Junio 2013 Susana Ramela Página 33 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID “Pertinencia” es una de las palabras claves en este Proyecto, pertinentes son no sólo el Modelo de Intervención y la Metodología, sino también la propia tecnología que se propone incorporar a las empresas. La pertinencia es transversal en este Proyecto, y está presente tanto a nivel estratégico y de gestión del mismo, como en la propia Metodología. A continuación se comentarán brevemente cada uno de ellos. III.C.1. PERTINENCIA Y EFICACIA DEL PROYECTO A NIVEL ESTRATEGICO En primer lugar es pertinente y eficaz el enfoque del Proyecto, es realmente de desarrollo y parte del potencial de las micro y pequeñas empresas y no desde sus restricciones, asumiendo que las mismas son aptas y capaces para incorporar tecnología y para ser -por esa vía- más competitivas. En segundo lugar es pertinente y eficaz la visión del Proyecto. El Memorando de Donantes menciona que “entre el 80% y 90% de las microempresas presenta problemas en sus capacidades básicas de gerencia y operaciones” y la categorización de empresas (A, B y C) que realiza el Proyecto para la implementación de su metodología también considera ambas limitaciones. No obstante ello, en la práctica, el enfoque y las actividades definidos en la Metodología original se centran en la productividad y en la incorporación de tecnología vinculada a la producción. Las Consultora experimentó reservas inicialmente respecto a este tema, en el entendido de que generalmente los problemas de las empresas no se limitan a la productividad (muchas veces entendida como incorporación de maquinaria), sino que son más amplios y abarcativos. Por lo tanto, ya sea por lo señalado anteriormente o porque al incorporar tecnología surgen y/o se hacen evidentes dificultades en otras áreas, no parece pertinente que incorporar tecnología de manera aislada consolide a las empresas o contribuya a mejorar sus capacidades gerenciales. Los cambios realizados a la Metodología, el intercambio con el Equipo del Proyecto y con los Consultores, pero -sobre todo- el contacto con los propios empresarios (en los focus groups y visitas a sus empresas) permitió comprobar que el Proyecto tiene una visión y abordaje integral de las empresas que no se limitó al proceso productivo. Esto se hace evidente en: atención a las empresas a través de un conjunto articulado de distintas modalidades de prestación de servicios de desarrollo, a saber: capacitación, asesoría, asistencia técnica, acompañamiento, crédito, etc. funcionamiento a partir de equipos multidisciplinarios que trabajaron de manera integrada, agrega valor y se diferencia al incorporar la visión sectorial, la tecnología termina funcionando casi como excusa (es un tema especialmente sensible y convocante para las empresas) para generar un espiral virtuoso donde se tocan otras áreas (organización, gestión, procesos, recursos humanos, etc.), es claro para todas las partes que la tecnología no es la máquina, es el proceso en su conjunto, el flujo que genera, el ordenamiento general de la empresa que se da, los flujos financieros que demanda y genera, etc. Todos los aspectos mencionados anteriormente hacen a la pertinencia y eficacia del Proyecto. Junio 2013 Susana Ramela Página 34 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID III.C.2. PERTINENCIA Y EFICACIA DEL PROYECTO A NIVEL DE GESTION También a nivel de gestión son varios los factores que han apuntado -con muy buenos resultados- a la pertinencia y eficacia del Proyecto, los mismos se vinculan fundamentalmente a la gestión del Proyecto como tal y al Modelo de Intervención resultante de la Metodología diseñada y mejorada. En lo relativo a la Gestión del Proyecto son muy pertinentes y eficaces: La flexibilidad, innovación y capacidad de adaptación y cambio permanente del Equipo del Proyecto para hacer más efectivas todas sus acciones. El mejoramiento permanente de la Metodología, completamente pertinente para el tamaño, tipo y sector de empresas atendidas. La conceptualización y diseño de la gestión del Proyecto como un proceso que integra incluso a la generación y gestión del conocimiento y al monitoreo y evaluación permanentes como partes del mismo. La capacidad para encarar -de manera integral e integrada- la atención de las restantes áreas a ser atendidas en el marco y/o a partir de la incorporación de tecnología. La integración, articulación, complementación, proactividad, capacidad de propuesta, conocimiento generalizado de todos los casos, compromiso e involucramiento del Equipo de Proyecto. La claridad para diferenciar las tareas tercerizables en Consultores externos de aquellas que deben conservarse en el Equipo porque representan el core business del Proyecto. La seguridad respecto al Perfil de Consultores necesario y la disposición -ante su inexistencia en el mercado- de formarlos, a sabiendas de que de su actuación depende en buena medida- la pertinencia de la implementación de los servicios. La gestión de conocimiento que se realiza, con reuniones periódicas de intercambio y discusión de casos, sistematización de los aprendizajes, formación y actualización en temas relevantes, a la vez que contribuye a fortalecer y articular al grupo. El Sistema de Información utilizado como herramienta de gestión permanente que permite identificar dificultades, áreas de mejora y oportunidades, a la vez que conocer los resultados e impactos del Proyecto casi en tiempo real. La articulación, cercanía y relacionamiento con todos los actores del Proyecto: empresas clientes, consultores, proveedores, etc., La cobertura alcanzada y la capacidad de llegar al cliente con la misma calidad de servicio allí donde éste se encuentre. El diseño del Proyecto, especialmente en lo focalizado de sus componentes y el énfasis en los indicadores. III.C.3. PERTINENCIA Y EFICACIA DE LA METODOLOGIA En lo relativo al Modelo de Intervención, a partir fundamentalmente de la Metodología diseñada y mejorada, son muchos los aspectos pertinentes y eficaces; sólo a vía de ejemplo se mencionan: El reconocimiento de que se trata de un servicio para un segmento determinado de micro y pequeñas empresas y la consistencia con esa definición mostrada en: Junio 2013 Susana Ramela Página 35 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID realización de convocatorias uno a uno porque las masivas no funcionan, filtro importante al ingreso en la rigurosidad de la selección (“parte del secreto es que a muchos les dijimos que no”), necesidad de que el empresario, con recursos propios o de crédito, pudiera hacerse cargo de la inversión haciéndolo co-responsable del proceso total en un entorno habituado al “todo gratis”, etc. La realización del Diagnóstico inicial, que permite conocer las características, necesidades y posibilidades de cada empresa, para así ofrecer un servicio “a medida”. El “Proyecto de Inversión” que se elabora con el empresario al inicio contribuye a la visualización y clarificación -en muchos casos por primera vez- no sólo de la situación financiera de la empresa, sino también del proceso integral de la empresa visto en términos de usos y fuentes de fondos a lo largo del tiempo. La importancia de posicionar, a veces por primera vez, al empresario como gerente; enseñándole a mirar su empresa “desde arriba” y de manera integral, ayudándole a comprender las relaciones de causa-efecto de muchas de sus decisiones. El Análisis de un “Proyecto de Inversión”, les facilita la incorporación al circuito financiero en las mejores condiciones a las que la empresa pueda acceder, ya que no es una condición que el crédito se solicite a Interactuar. El hecho de que el Análisis y Proyección Financiera se realice con criterio conservador, no incorporando incrementos en las ventas, sino fundamentalmente en base a los ahorros por productividad contribuyen a concientizar al empresario de que muchas veces “las inversiones en tecnología se pagan solas”. El diferenciarse de la oferta existente de programas y servicios vinculados a tecnología y productividad en otras instituciones, en muchos casos gratis, al no limitarse a una capacitación e ir hasta el acompañamiento en la implementación; el acompañar al empresario más allá” no lo hacía nadie anteriormente. “El no dar sólo una recomendación, sino acompañar en todo sentido, el empresario se identificaba con el consultor que viene de experiencia de planta y se unta y mete en su empresa y procesos”. El apoyo en la selección de “tecnología pertinente” para sus necesidades y escala, el acompañamiento en el contacto y negociación con el proveedor, asegurarse que las condiciones de venta de los productos y servicios y el funcionamiento de los mismos sea adecuado, no sólo contribuye a rentabilizar la inversión, sino también a reducir las asimetrías entre proveedores y microempresarios. El que el Consultor trabaje con los operarios para una mayor receptividad a los cambios y haciendo muchas veces de vaso comunicante entre el micro o pequeño empresario y sus trabajadores. La incorporación de Capacitación en Productividad, que sensibiliza y ayuda a cambiar la forma de pensar del empresario, le evidencia las pérdidas por falta de control y la necesidad de la información para evitarlas. La incorporación de TICs, se trate o no de software administrativo, permite al empresario entender la necesidad de una buena gestión para -como Gerente- tener control de su empresa. El ir más allá de lo planteado originalmente tanto en servicios como en actividades, atendiendo necesidades y oportunidades detectadas; acompañando la implementación de tecnología con: Capacitaciones, Seminarios, participación en Ferias, pasantías, etc. Junio 2013 Susana Ramela Página 36 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID La incorporación de los proveedores al Modelo como aliados estratégicos clave y actuar -sin ser parte del negocio ni cobrar por este servicio- como garante de la relación entre el empresario y el proveedor, quien muchas veces no conocía este mercado. El valor agregado del servicio al articular en el abordaje la visión “generalista” productiva y empresarial con la sectorial, todo a cargo de profesionales de sólida formación, con amplia experiencia y capacidad para trabajar con este sector de empresas. La incorporación de lo que el Equipo denomina “Actividades Complementarias” en el Esquema de Proceso General (Consultorías Productividad y Comercial, Capacitación Productividad y Excel y Asistencia Técnica), cuyo carácter de “complementarias” es un tanto discutible, han mostrado ser parte imprescindible y relevante del servicio integral necesario para una implementación exitosa. El entender que “la tecnología sin asistencia técnica no funciona, se necesita el acompañamiento de la misma para el encadenamiento con todos los demás aspectos de la empresa”. Junio 2013 Susana Ramela Página 37 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID IV. RESULTADOS E IMPACTOS Se cuenta con un excelente Sistema de Información que permite monitorear y gestionar tanto al Proyecto y al Modelo de Intervención en su conjunto, como conocer y dar seguimiento al proceso de trabajo completo con cada una de las empresas participantes. El Esquema que se presenta a continuación, resume -en opinión de la Consultora- la estructura conceptual del Sistema de Información utilizado por el Proyecto. SISTEMA DE INFORMACION EMPRESAS PARTICIPANTES PROYECTO EN SU CONJUNTO Gestión y Monitoreo TécnicoEmpresas en su conjunto Recursos Humanos Financiero Vínculo con Interactuar y con el entorno Carpetas Individuales FUENTE: Elaboración propia. A diferencia de la ausencia y/o debilidad en materia información que suele verse en distintos programas y proyectos, éste prioriza y define indicadores desde su propio diseño y monta y perfecciona a lo largo de su ejecución un robusto Sistema de Información que utiliza como herramienta de gestión permanente, para el registro, el monitoreo, la toma de decisiones y la mejora continua. Por lo tanto, el Proyecto no solo cuenta con información valiosa, pertinente y relevante, sino que -adicionalmente- pudo elaborar fácilmente aquella que la Consultora requirió para profundizar y/o ampliar su análisis. Esto hace posible llenar, conocer y entender la brecha que va de las actividades al impacto de acuerdo al siguiente esquema: Resultados Actividades Productos Impactos FUENTE: Elaboración propia Qué productos se generan con el conjunto de actividades que el Proyecto ejecuta, qué resultados se logran a través de esos productos y qué impactos se generan a partir de esos Junio 2013 Susana Ramela Página 38 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID resultados. Esa es la lógica de eslabonamiento causa-efecto que el Sistema permite conocer, entender y monitorear. El Proyecto presenta resultados e impactos en distintos ámbitos, algunos de los cuales exceden incluso aquellos de su actuación específica. A continuación se presenta la información relativa a los principales Resultados e Impactos del Proyecto, la elocuencia de la misma hace innecesario en muchos casos análisis y comentarios mayores. Los Resultados e Impactos se presentan agrupados en relación a si son de o para: el Proyecto en su conjunto las empresas participantes Interactuar el entorno (instituciones de transferencia o convenios, otros Programas, Consultores, entorno de desarrollo micro y pequeñas empresas) IV.A. RESULTADOS E IMPACTOS PARA EL PROYECTO EN SU CONJUNTO IV.A.1. EL PROYECTO COMO PROCESO El Proyecto, a los efectos del cumplimiento de su Fin y su Propósito y del logro de sus Metas, desarrolla e implementa su propio Modelo de Intervención. Dicho Modelo está compuesto -al menos- por su: Metodología, Equipo Técnico, Sistema de Información, población objetivo e infraestructura de respaldo. El Modelo, en este caso a partir de su Metodología, define un proceso de intervención pautado por una sucesión de etapas o fases. La eficacia del Proyecto en su conjunto depende -en buena medida- tanto de lo que ocurre en cada etapa, como de la facilidad o dificultad con que se da el pasaje de una a otra. Resulta pertinente y de interés analizar el proceso en cifras, lo que aporta información útil y permite llegar a conclusiones a ser tenidas en cuenta a futuro. A los efectos de reflejar el proceso se toman las 6 etapas definidas por el Proyecto y se presenta en el Cuadro y Gráfica siguientes la cantidad de personas que han pasado por ellas. EL PROCESO EN CIFRAS ETAPAS Cantidad Sens i bi l i za da s 1028 Predi a gnós ti co 420 Ingres a n 311 Pl a n Impl ementa ci ón Tecnol ógi ca 303 Impl ementa n a l go tecnol ogía 228 Termi na ron o termi na rá n 210 FUENTE: Elaboración propia a partir de información del Proyecto. Junio 2013 Susana Ramela Página 39 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID FUENTE: Elaboración propia a partir de información del Proyecto. Es posible observar que de 1028 empresas sensibilizadas, son 210 las que recorren exitosamente todas las etapas del proceso y terminan la implementación tecnológica o van a hacerlo. Otras 18 (incluidas en la etapa anterior), si bien no finalizan la implementación, realizan algún tipo de avance y por lo tanto también reciben -aunque en menor medida- los beneficios del Proyecto. Se observa una caída significativa en el número de empresas que pasan de la primera a la segunda etapa (señalada por la flecha roja). Si bien a primera vista la cifra en que desciende el número de empresas podría parecer elevada, es razonable pensar que no necesariamente lo es en virtud de que se trata de la respuesta a una convocatoria relativamente masiva y con información limitada. Muchas de las empresas, una vez informadas, resultan no estar interesadas, no ser parte del segmento objetivo o no cumplir con los requisitos de ingreso. Si se analizara una serie de Gráficos como éste, con cortes en distintos momentos del tiempo, se observaría que ese escalón entre la primera y la segunda etapa se fue reduciendo a medida que avanzaba la ejecución, como consecuencia de un aprendizaje del propio Proyecto. Al tratarse de un Proyecto “de nicho” el Equipo del Proyecto se dio cuenta de que las convocatorias y sensibilizaciones masivas no funcionaban, a la vez que significaban un desperdicio de tiempo y recursos y optó -con muy buenos resultados- por el “uno a uno”. El Cuadro anterior permite observar la calidad del proceso evidenciada en la inexistencia de saltos significativos en las etapas posteriores. A los efectos de contar con una forma rápida de visualizar el proceso en cifras se elaboró una herramienta -Matriz de Monitoreo del Proceso en Cifras- consistente en una matriz de doble entrada con la que es posible analizar y monitorear a partir de cualquiera de las etapas, qué porcentaje de empresas permanecen en el proceso y lo culminan exitosamente. Junio 2013 Susana Ramela Página 40 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID MATRIZ DE MONITOREO DEL PROCESO EN CIFRAS ETAPAS Sensibiliz Prediagn Ingresan PIT Implem algo Terminan Sens i bi l i zadas 100% Predi agnós ti co 41% 100% Ingres an 30% 74% 100% Pl an Impl ementaci ón Tecnol ógi ca 29% 72% 97% 100% Impl ementan al go tecnol ogía 22% 54% 73% 75% 100% 68% 69% 92% Termi naron o termi narán 20% 50% FUENTE: Elaboración propia a partir de información del Proyecto. 100% También a los efectos del monitoreo y análisis se ha elaborado un indicador denominado Tasa de Logro, el mismo se puede calcular para cada una de las etapas del proceso y se define como: Cantidad de empresas que terminaron o terminarán la implementación tecnológica / Cantidad de empresas que llegan a la etapa de que se trate. TASA DE LOGRO CORRESPONDIENTE A CADA ETAPA 92% 69% 68% 50% 20% Sensibilizadas Prediagnóstico Ingresan PIT Implem algo tecnología FUENTE: Elaboración propia a partir de información del Proyecto. A través de la Tasa de Logro es posible mostrar que recorrieron exitosamente el proceso implementaron tecnología- el: 20% de las empresas sensibilizadas, 50% de las empresas diagnosticadas, 68% de las empresas que ingresaron, 69% de las empresas a las que se les elaboró un Plan de Implementación Tecnológica (PIT) y el 92% de las empresas que implementaron al menos algo de tecnología. El monitoreo y evaluación permanente del proceso debería ser una herramienta integrada a la gestión del servicio a futuro, apuntando a la mejora continua. Esto se hace aún más relevante a medida que se suman empresas, municipios, transferencias a otros departamentos y que se realizarán adaptaciones a la Metodología atendiendo a su sostenibilidad al finalizar el Proyecto. Se recomienda el uso tanto de la Matriz de Monitoreo del Proceso en Cifras como de la Tasa de Logro para el seguimiento, monitoreo y evaluación permanente del servicio en el futuro. Se deberían manejar estas 2 herramientas tanto a nivel de cada uno de los ámbitos mencionados como a nivel global (acumulado de todos los servicios). Junio 2013 Susana Ramela Página 41 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Si bien las tasas de logro actuales son muy buenas, es importante -a la luz de las modificaciones que puedan operarse en el servicio a futuro- el monitoreo permanente del proceso. Esto permite mejorar la pertinencia, eficiencia y eficacia del mismo; en la medida que se aprende a través de la acción y se introducen mejoras, las Tasas de Logro deberían ir siendo mayores, hasta llegar a su propio límite natural. El seguimiento de las mismas permitirá identificar en qué etapas del proceso hay problemas y/o debilidades a ser atendidos o desviaciones de las tendencias, atender particularidades locales y -en términos generalescontrolar la calidad del proceso a lo largo del tiempo. Es importante también analizar lo que ocurre específicamente una vez que ingresan al servicio como tal aquellas empresas que responden al perfil de clientes del Proyecto. Estas son las que en la Matriz de Monitoreo del Proceso en Cifras que se presentara anteriormente, se señalan las celdas en violeta. Esto no implica, de modo alguno, que la primera etapa de llegada a las empresas carezca de relevancia (muy por el contrario, es fundamental para la sostenibilidad futura del Proyecto), sino que en este punto se prioriza exclusivamente el análisis de la prestación del servicio. A continuación se presentan el Cuadro y la Gráfica que muestran el proceso en cifras focalizado en la prestación del servicio. EL PROCESO DE PRESTACION DEL SERVICIO EN CIFRAS CATEGORIA % Ingres a n 100% Pl a n Impl ementa ci ón Tecnol ógi ca 97% Impl ementa n a l go tecnol ogía 73% Termi na ron o termi na rá n 68% PROCESO DESDE EL INGRESO 100% 97% 73% 68% Ingresan Plan Implem Tecnolog Implem algo tecnolg Terminaron/lo harán FUENTE: Elaboración propia a partir de información del Proyecto. La efectividad del Proyecto en mantener a sus empresas clientes a lo largo del proceso de prestación del servicio es realmente excelente. A la casi totalidad de las ingresadas se les elabora un Plan de Implementación Tecnológica y algo más de 7 de cada 10 implementan algo de tecnología y casi 7 de cada 10 terminan la implementación. Estos indicadores muestran un altísimo nivel de logro y una muy baja deserción y son superiores a los que se observan en proyectos y programas de esta naturaleza y con este público objetivo. Junio 2013 Susana Ramela Página 42 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID El Equipo conoce la causa de cada una de las deserciones, las que en la mayoría de los casos se deben a empresas que deciden cerrar y ya tenían elaborado el PIT. El Equipo del Proyecto se caracteriza por una actitud de aprendizaje y mejora continua, lo que se ve reflejado en la mejora permanente de los resultados a través de las innovaciones que se incorporaron en el mismo a lo largo de su ejecución. Una prueba de ello es la diferencia notoria en el desempeño del proceso en cifras en la etapa piloto, cuyo Cuadro y Gráfica se muestra a continuación, frente al de la etapa de implementación. EL PROCESO EN CIFRAS EN LA ETAPA PILOTO PROCESO EMPRESAS DEL PILOTO 100% 61% CATEGORIA Cantidad 15% % Ingresan 33 100% Plan Implementación Tecnológica 20 61% Ingresan Terminan 5 15% FUENTE: Elaboración propia a partir de información del Proyecto. Plan Implementación Tecnológica Terminan En este caso se les hace el PIT a 6 de cada 10 empresas que ingresan y sólo 1,5 de cada 10 (5 en 33) terminan el proceso de implementación de tecnología. Evidentemente la etapa piloto debió significar un importante aprendizaje para que la efectividad del Proyecto cambiara tan radicalmente. IV.A.2. LAS EMPRESAS A LAS QUE SE IMPACTÓ Como resultado del Proyecto se trabaja con 303 micro y pequeñas empresas de los sectores Alimentos y Confección. En lo relativo al tamaño de las empresas participantes el Proyecto atendió, de acuerdo a lo previsto, tanto micro como pequeñas empresas; tal como lo muestran el Cuadro y Gráfico que se presentan a continuación. EMPRESAS ATENDIDAS POR TAMAÑO Pequeñas empresas 24% EMPRESAS PARTICIPANTES CLASIFICADAS POR TAMAÑO TAMAÑO Cant Empresas Microempresas 229 76% 74 24% Pequeñas empresas % TOTAL 303 100% FUENTE: Información proporcionada por el Proyecto. Junio 2013 Susana Ramela Microempre sas 76% Página 43 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID El 76% de las empresas atendidas coinciden exactamente con el segmento de microempresas, tradicional de Interactuar; solamente 74 de las participantes son pequeñas empresas. Ante la dificultad inicial para convocar microempresas interesadas y que cumplieran con las condiciones de ingreso al Proyecto, se solicitó y obtuvo por parte del FOMIN-BID la autorización para ampliar la participación de pequeñas empresas prevista inicialmente. A medida que se perfeccionó la convocatoria y que el Proyecto se fue haciendo más conocido, ese problema desapareció y no fue necesario cambiar demasiado la población objetivo definida originalmente. Este punto marca otro cambio de paradigma relevante, ya que el Proyecto demuestra que la implementación de tecnología y la mejora de la productividad no están destinadas exclusivamente ni son privativas de empresas de mayor tamaño. Su pertinencia y el estar enmarcadas en un modelo de intervención adecuado, hacen que su aplicación, resultados e impactos sean igualmente exitosos en las microempresas. Una de las principales lecciones aprendidas de este proyecto es que la incorporación de tecnología, la productividad y la competitividad, no dependen del tamaño de la empresa, sino de las aptitudes y -sobre todo- las actitudes del empresario. La participación de las empresas de los sectores contemplados en el Proyecto se muestra en el Cuadro y Gráfico que se presentan a continuación. EMPRESAS ATENDIDAS POR SECTOR Confección 42% EMPRESAS PARTICIPANTES CLASIFICADAS POR SECTOR TAMAÑO Cant Empresas Alimentos 58% % Alimentos 177 58% Confección 126 42% TOTAL 303 100% FUENTE: Información proporcionada por el Proyecto La mayor parte de las empresas atendidas son del sector Alimentos (58%), la participación de las mismas supera en 16 puntos porcentuales a las de Confección. En lo relativo a la formalización, el 37% de las unidades productivas participantes cuentan con NIT. El Cuadro que se presenta a continuación muestra cuál es la situación de las empresas participantes al cierre del Proyecto, en qué categoría del proceso se encuentran, por sector y en total.3 3 La categoría Terminadas corresponde a una clasificación operativa del Proyecto para indicar a aquellos servicios recién finalizados que tienen pendiente el Informe Final; por lo que son tratados a efectos del análisis como equivalentes a los Cerrados. Junio 2013 Susana Ramela Página 44 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID SITUACION EMPRESAS PARTICIPANTES AL CIERRE DEL PROYECTO ALIMENTOS CATEGORIAS Cant Empresas Impl ementa ci ón CONFECCIONES % Cant Empresas TOTAL % Cant Empresas % 11 6% 1 1% 12 4% 7 4% 3 2% 10 3% Cerra da s 99 56% 89 71% 188 62% Cerra da s i ncompl eta s 11 6% 7 6% 18 6% Implementan tecnología 128 72% 100 79% 228 75% 49 28% 26 21% 75 25% 177 100% 126 100% 303 100% Fi na l i za da s Reti ro con PIT TOTAL FUENTE: Elaboración propia en base a información proporcionada por el Proyecto. Al respecto se puede comentar que: El 75% de las empresas a las que se les elaboró el PIT implementaron -de manera completa o incompleta- algún tipo de tecnología. El nivel de implementación de tecnología fue mayor en 7 puntos porcentuales en el sector de Confección (79%) que en el de Alimentos (72%). Las Cerradas y Finalizadas (se tratan como equivalentes) constituyen el 73% de los casos en el sector Confección y el 60% en Alimentos, mientras que las Cerradas incompletas representan el 6% en ambos sectores. Si bien las empresas del sector Alimentos son mayoría en el Proyecto (58%), el nivel de implementación tecnológica y de finalización de los procesos es superior en el sector Confección. IV.A.3. TECNOLOGIAS IMPLEMENTADAS – INVERSION ASOCIADA Como resultado del Proyecto las empresas implementan distintas tecnologías, y es a partir de las transformaciones generadas en torno a las mismas que se dan los resultados e impactos a nivel de cada una de ellas que se describirán más adelante. En este punto es necesario reiterar lo señalado en el apartado Eficiencia de la Metodología, en referencia a que el éxito del Modelo -y por lo tanto los resultados e impactos generados- se debe a la visión y abordaje integral e integrado, a través de un conjunto diverso de apoyos a la empresa en su proceso e incorporación de tecnología. En ese sentido, el concepto de tecnología manejado por el Proyecto -y muy pragmáticamente también por las empresasexcede la incorporación de la maquinaria, herramienta o equipo, aunque las más de las veces la incluye. Por lo tanto, si bien la inversión que realizan las empresas en la implementación de tecnología, es un factor importante y su posibilidad para hacerlo era una condición de ingreso, no es el único involucrado en este proceso. Los Cuadros que se presenta a continuación muestran los resultados del Proyecto en su conjunto en lo relativo al tipo de tecnología implementada y a las inversiones realizadas, tanto a nivel global como por sector y en promedio. La información relativa a los montos invertidos fue la entregada por el Equipo del Proyecto y puede estar sujeta a algunos ajustes al cierre del mismo; en todos los casos dichos ajustes -al finalizar todas las implementaciones- representarán incrementos en el monto invertido. Junio 2013 Susana Ramela Página 45 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID CLASIFICACION DE LAS EMPRESAS POR TIPO DE TECNOLOGIA IMPLEMENTADA ALIMENTOS TIPO DE TECNOLOGIA Cant Empresas CONFECCIONES % Cant Empresas TOTAL % Cant Empresas % TIC 13 10% 28 28% 41 18% TIB 61 48% 12 12% 73 32% TIC Y TIB 54 42% 60 60% 114 50% 128 100% 100 100% 228 100% TOTAL MONTO IMPLEMENTADO POR TIPO DE TECNOLOGIA (en pesos colombianos y dólares) MONTO IMPLEMENTADO TIPO DE TECNOLOGIA $ U$S PROM IMPLEMENTADO P EMPRESA % $ U$S TIC 115.585.880 62.784 8% 2.819.168 1.531 TIB 585.807.840 318.201 40% 8.024.765 4.359 TIC Y TIB 776.768.988 421.928 53% 6.813.763 3.701 1.478.162.708 802.913 100% 6.483.170 3.522 TOTAL FUENTE: Información proporcionada por el Proyecto Los resultados más destacados del Proyecto en lo relativo a las tecnologías TIC y TIB previstas y a la inversión asociada a la implementación de las mismas son los siguientes: La mitad del conjunto de las empresas participantes implementa tanto TICs como TIBs, siendo diferente el comportamiento a nivel de cada sector. En el sector Alimentos casi la mitad de las empresas participantes implementan TIBs, seguidas del 42% que implementa ambos tipos de tecnología y solamente 1 de cada 10 empresas implementa exclusivamente TICs. En el sector Confección la mayoría de las empresas (6 de cada 10) implementa ambas tecnologías, el 28% TICs y solo el 12% de estas empresas implementa exclusivamente TIBs. Las empresas participantes llevan invertido al momento de corte de la información U$S 803.000 en tecnología y es razonable asumir que este monto va a aumentar; esto es muy relevante si además se tiene en cuenta que las empresas debían contar con o poder obtener los recursos para las inversiones que debieran realizar. Más de la mitad de dicha inversión la han realizado las empresas que incorporaron tanto TICs como TIBs, 40% corresponde a inversiones de aquellas que sólo implementaron TIBs y el 8% restante a las que exclusivamente implementaron TICs. La inversión promedio por empresa fue de U$S 3.522; el mayor promedio de inversión se dio en TIBs (U$S 4.359), seguido de promedio de TICs y TIBs conjuntamente (U$S 3.701), siendo el menor promedio invertido el de las empresas que implementaron TICs (U$S 1.531). Fueron muy dispares los montos invertidos en la implementación de tecnología en las distintas empresas; algunas no requirieron de inversiones ya que simplemente dieron uso a equipamiento de distinto tipo con el que ya contaban y que no estaba siendo utilizado, en las que sí lo hicieron en algunos casos se trató de tecnología muy básica y en otros muy avanzada. Los Cuadros que se presentan a continuación profundizan en los resultados asociados a variables y ratios relativos a la inversión en tecnología; teniendo en cuenta en este caso el comportamiento sectorial. Junio 2013 Susana Ramela Página 46 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID VARIABLES VINCULADAS A LA EJECUCION DEL PROYECTO (en pesos colombianos) ALIMENTACION CONCEPTOS Total Total de Empresas Va l or i mpl ementaci ón propues ta ($) CONFECCIONES Promedio Total TOTAL ALIMENTOS Y CONFEC Promedio Total Promedio 177 126 303 2.083.725.933 12.044.659 1.436.686.694 11.493.494 3.520.412.627 Va l or fi na l de l o i mpl ementado ($) 837.739.360 641.623.348 1.479.362.708 Crédi to Intera ctua r ($) 265.250.000 13.960.526 84.000.000 12.000.000 349.250.000 13.970.000 2.184,0 12,3 1.409,3 11,2 3.593,3 11,9 Mes es en el Proyecto (mes es ) Empresas que implementan Va l or i mpl ementaci ón propues ta ($) 128 100 228 1.628.807.839 12.725.061 1.145.476.214 11.454.762 2.774.284.053 Va l or fi na l de l o i mpl ementado ($) 837.739.360 9.519.765 640.423.348 Crédi to Intera ctua r ($) 261.250.000 13.750.000 83.500.000 12,8 1139,5 Ca ntida d Crédi tos Intera ctua r 19 Mes es en el Proyecto (mes es ) 1637,6 7.624.087 1.478.162.708 11.928.571 344.750.000 11,4 2777,1 7 11.813.465 12.167.913 8.593.969 13.259.615 26 12,2 VARIABLES VINCULADAS A LA EJECUCION DEL PROYECTO (EN DOLARES) ALIMENTACION CONCEPTOS Total Total de Empresas Va l or i mpl ementa ci ón propues ta (U$S) CONFECCIONES Promedio Total 177 1.131.845 Va l or fi na l de l o i mpl ementa do (U$S) 455.046 Crédi to Intera ctua r (U$S) 144.079 Empresas que implementan TOTAL ALIMENTOS Y CONFEC Promedio 126 6.542 6.243 348.519 45.627 128 Promedio 303 780.384 7.583 Total 1.912.228 6.417 803.565 6.518 189.707 100 7.588 228 Va l or i mpl ementa ci ón propues ta (U$S) 884.741 6.912 622.203 6.222 1.506.944 6.609 Va l or fi na l de l o i mpl ementa do (U$S) 455.046 5.171 347.867 4.141 802.913 4.668 Crédi to Intera ctua r (U$S) 141.907 7.469 45.356 6.479 187.262 7.202 FUENTE: Información proporcionada por el Proyecto RATIOS VINCULADAO A LA INVERSIÓN EN IMPLEMENTACION DEL PROYECTO Indicadores o Ratios ALIMENTACION CONFECCIONES TOTAL % Empres a s a tendi da s que i mpl ementa n 72% 79% 75% % que s e i mpl ementa del va l or tota l propues to 40% 45% 42% % q s e i mpl ementa de l a propues ta hecha a l os q i mpl ementa n 51% 56% 53% % de i mpl ementa ci ón fi na nci a do con crédi to Intera ctua r 31% 13% 23% % empres a s q i mpl emeta n q us a n crédi to Intera ctua r 15% 7% 11% FUENTE: Elaboración propia en base a Información proporcionada por el Proyecto Los comentarios siguientes se refieren fundamentalmente a aquellas empresas que efectivamente implementan: El valor promedio de las propuestas de implementación realizadas para el conjunto de las empresas participantes ascendió a U$S 6.609, el promedio invertido efectivamente por empresa fue de U$S 4.668. El valor promedio de las propuestas de implementación realizadas para las empresas de Alimentación ascendió a U$S 6.912, el promedio invertido efectivamente por empresa del sector fue de U$S 5.175. El valor promedio de las propuestas de implementación realizadas para las empresas de Confección ascendió a U$S 6.222, el promedio invertido efectivamente por empresa del sector fue de U$S 4.141. Solamente 26 empresas necesitaron utilizar el Crédito de Interactuar, el 73% de las cuales pertenecen al sector Alimentos y el crédito promedio fue de U$S7.202 y los promedio de Junio 2013 Susana Ramela Página 47 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID crédito por sector fueron similares; se utilizó todo el fondo de crédito comprometido y hay una sola empresa en situación de mora. Interactuar ofrece un producto de crédito especial para el Proyecto (con un periodo de gracia de 6 meses), pero no exige que el financiamiento deba ser de la institución; en muchos casos se dio que la inversión se realizó con recursos propios y/o crediticios de otras fuentes (en mejores condiciones) a los que el empresario tuvo acceso. Como ya se mencionara el 75% de las empresas participantes implementan, el 79% de las del sector Confección y el 72% de Alimentos. Se invierte en las implementaciones el 53% del valor de las propuestas realizadas a las empresas que efectivamente implementaron tecnología; correspondiendo el 56% a Confección y el 51% a Alimentos. Si bien solamente el 11% de las empresas que implementan (15% en Alimentos y 7% en Confección) utilizan el crédito de Interactuar, estos recursos financian el 23% de las implementaciones realizadas (31% en Alimentos y 13% en Confección). Queda demostrada la inexactitud del mito relativo a la imposibilidad de este tipo de empresas para invertir en tecnología, ya que sí lo hacen si la misma es pertinente y se les demuestra que tendrá retornos adecuados y que -en muchos casos- “se paga sola”. IV.A.4. IMPACTO EN LA SITUACION DEL CONJUNTO DE LAS EMPRESAS Las empresas se categorizan a su ingreso al Proyecto en función del nivel de madurez de sus procesos productivos y gerenciales de acuerdo al siguiente Cuadro: FUENTE: Programa Interactuar-FOMIN/BID Al finalizar el Proyecto se volvió a evaluar a las empresas participantes y se las recategorizó. El Cuadro y la Gráfica que se muestran a continuación, presentan la situación -en cantidad de empresas y porcentajes- del conjunto de empresas que implementaron tecnología al inicio del servicio y al final el Proyecto. Adicionalmente se muestra la cantidad de empresas que ascendieron de categoría como consecuencia de la mejora de sus procesos tecnológicos y/o gerenciales, así como también qué proporción de cada categoría ascendió a la siguiente. Junio 2013 Susana Ramela Página 48 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID CARACTERIZACION POR MADUREZ EN LOS PROCESOS 69% 59% CARACTERIZACION POR MADUREZ EN LOS PROCESOS TIPO INICIAL EMPRESA CANTIDAD FINAL % CANTIDAD ASCENSO DE CATEGORIA % CANTIDAD 27% 21% % 14% A 62 27% 24 11% 38 61% B 134 59% 157 69% 15 11% C 32 14% 47 21% TOTAL 228 100% 228 100% 53 23% 11% INICIO FINAL A B C FUENTE: Elaboración propia en base a información del Proyecto A partir de la información presentada, es posible afirmar que: El 61% de las empresas que tenían debilidades tanto en los procesos productivos como gerenciales, lograron superar al menos una de ellas y “ascender” de categoría. Por ese motivo la Categoría A pasó de representar el 27% de las empresas que implementaron tecnología a ser, únicamente, el 11%. El 11% de las empresas que tenían debilidades en uno de los dos procesos (productivos o gerenciales), lograron “ascender” a la categoría siguiente. Como consecuencia del efecto combinado y contrapuesto correspondiente -por un ladoal aumento en la cantidad de empresas por las que vienen de la categoría A (38) y -por otro- a la disminución en las mismas (15) por aquellas que ascienden a la categoría C, la categoría B pasa de representar el 59%% de las empresas que implementaron tecnología al 69%. La Categoría C aumenta su relevancia en el total, pasando de representar el 14% a ser el 21%. En ningún caso las empresas que implementan tecnología total o parcialmente descienden de categoría. Es importante precisar que si bien algunas de las empresas inician y finalizan en la categoría B, esto no significa que no hayan mejorado procesos o realizado avances importantes. En muchos casos se identifican en el diagnóstico inicial más de un problema o restricción y se trabaja sobre el que se considera prioritario y más relevante; una vez superado el mismo los niveles de avances son evidentes, pero persisten aquellos no atendidos y esto hace que no se esté aún ante una empresa categoría C. La categorización de las empresas, si bien aún puede ser mejorada como método a futuro, es estratégica y relevante para mostrar los avances que hacen las participantes en el proceso de mejora continua y profesionalización. El objetivo de este servicio, más allá del Proyecto, debería ser llevar a todas las empresas involucradas un escalón más arriba en su proceso de desarrollo. Junio 2013 Susana Ramela Página 49 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID IV.B. RESULTADOS E IMPACTOS EN LAS EMPRESAS PARTICIPANTES IV.B.1. EL SISTEMA DE INFORMACION - LOS INDICADORES El Proyecto dispone de un Sistema de Información muy potente. Cada empresa cuenta con su propia Carpeta, en la que se respalda, detalla y conserva todo el proceso de trabajo realizado. A esto se ha sumado un CRM que resume el historial de relacionamiento con cada una de las 303 empresas con las que se ha trabajado. Esto permite -a diferencia de lo que se observa habitualmente en los programas y proyectosidentificar, relevar, documentar y cuantificar los resultados e impactos de distinto tipo que se dan en distintos niveles. Es posible conocer, a partir de la información disponible los resultados e impactos en: las empresas individuales, las empresas por sector, las empresas por municipio, las empresas de cada convenio, el total de las empresas, etc., etc. El Proyecto utiliza otras herramientas, adicionales a su set de indicadores, para identificar y documentar los cambios generados en el proceso de trabajo con sus “clientes”; por ejemplo: registros fotográficos del antes y el después, encuestas de satisfacción de clientes, etc. El Proyecto estableció originalmente seis Indicadores que podrían ser definidos como de resultados, cuatro de ellos vinculados al proceso productivo y dos a las prácticas gerenciales. Estos Indicadores son generales para todas las empresas. Una vez en la etapa de implementación, el Equipo del Proyecto -en el marco de sus procesos de mejora continua del Modelo de Intervención- consideró importante en términos de efectividad, pertinencia y relevancia enriquecer y complementar lo anterior en dos sentidos, a saber: Incorporar un set de Indicadores específicos, propios de cada empresa; esta decisión se alinea y contribuye con la estrategia del Proyecto de ofrecer un servicio “a la medida” de cada cliente, atendiendo así en el proceso de desarrollo de cada empresa sus factores de riesgo y oportunidad, fortaleza y debilidad particulares. Incluir un set de Indicadores que registren y reflejen con claridad otros aspectos de la empresa y el empresario que se “mueven” y dinamizan -a partir de la implementación- en un plazo mayor una vez que se generan los resultados buscados; la Consultora los considera una buena aproximación al impacto del Proyecto. Por lo tanto, si bien no representaban un compromiso en el diseño del Proyecto, se cuenta con Indicadores de Impacto que se miden en cada una de las empresas. El Sistema de Indicadores del Proyecto relativo a las Empresas participantes se puede esquematizar de la siguiente manera: Junio 2013 Susana Ramela Página 50 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID INDICADORES DEL PROYECTO DE RESULTADOS DE IMPACTO GENERALES PROCESO PRODUCTIVO Tiempo Fabricación Producto Unidades Producidas Costo de Producto ESPECIFICOS PRACTICAS GERENCIALES Devoluciones por Calidad Implementac Tecnológica p manejo Información Particulares para cada Empresa GENERALES Incremento Ventas Generación Empleo Tiempo Gestión Administrativa FUENTE: Elaboración propia. Todos los componentes del Sistema que están en color azul son incorporaciones realizadas por el Equipo de Proyecto en la etapa de implementación, estos representan un salto cuantitativo y cualitativo muy importante en términos de monitoreo y evaluación. Estos Indicadores se miden, para su comparación, en tres momentos del tiempo tal como se muestra en el siguiente Esquema. MOMENTOS DE MEDICION DE INDICADORES DE LAS EMPRESAS PARTICIPANTES Inicio del Servicio / Línea de Base Final de la Implementación Tecnológica Monitoreo a los 6 meses FUENTE: Elaboración propia. IV.B.2. PRINCIPALES RESULTADOS GENERALES EN LAS EMPRESAS En el presente apartado se realiza un análisis de los resultados generados en las empresas participantes medidos a partir de los Indicadores Generales mencionados. SI bien el Proyecto dispone de toda esta información relativa a los Indicadores Específicos de cada empresa, la misma no es analizada en el presente Informe ya que implicaría analizar cada caso particular, lo que excede esta Consultoría. Junio 2013 Susana Ramela Página 51 Implmenta ción Post Proyecto INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID El Cuadro y la Gráfica siguientes muestran la proporción de empresas participantes del Proyecto que muestran resultados favorables en los Indicadores de Resultado Generales, considerando separadamente cada uno de los sectores. INDICADORES ORIGINALES DE RESULTADOS EMPRESAS QUE LOGRAN: CONFECCION ALIMENTOS Reducci ón Ti empo fa bri ca ci ón producto 87,5% 91,7% Aumento Uni da des produci da s 85,5% 80,3% Di s mi nuci ón Cos to producto 86,3% 87,5% Reducci ón Devol uci ones por Ca l i da d 64,7% 58,3% Impl em Tecnol og control -ma nejo i nforma ci ón 90,8% 93,6% Reducci ón Ti empo Ges ti ón Admi ni s tra ti va 84,7% 72,7% RESULTADOS - INDICADORES ORIGINALES 91,7% Reducción Tiempo fabricación producto 87,5% 80,3% Aumento Unidades producidas 85,5% 87,5% Disminución Costo producto 86,3% 58,3% Reducción Devoluciones por Calidad 64,7% 93,6% Implem Tecnolog control-manejo información 90,8% 72,7% Reducción Tiempo Gestión Administrativa 84,7% Alimentos Confección FUENTE: Elaboración propia a partir información del Proyecto Resulta evidente el altísimo porcentaje de empresas -más de 8 de cada 10 en prácticamente todos los Indicadores- que han logrado “mover” positivamente y de manera inmediata estas variables relevantes vinculadas tanto al proceso productivo como a las prácticas gerenciales. Dado que es posible hacerlo a partir de la información disponible, la Consultora solicitó al Equipo del Proyecto estimar y profundizar con un mayor nivel de detalle la magnitud en que los Indicadores de Resultados Generales se modificaron en las empresas participantes; intercambiando además sobre criterios, tramos a considerar, etc. Los Cuadros que se presentan a continuación reflejan el trabajo realizado por el Equipo del Proyecto a partir de procesamientos adicionales de la información disponibles para 164 casos monitoreados. Junio 2013 Susana Ramela Página 52 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Cada Cuadro refiere a las variaciones generadas -clasificadas por tramos- en cada uno de los Indicadores de Resultado Generales y presenta la cantidad y el porcentaje de empresas comprendidas en cada caso, para los sectores Alimentos y Confección separadamente. Se colorea con amarillo la celda de la variación donde se concentra el mayor número de empresas y con violeta la segunda y tercera en importancia. Finalmente se establece la cantidad de empresas totales monitoreadas, para cuántas de ellas se hizo seguimiento de ese indicador particular y para cuántas no aplica el mismo. Se cierra cada Cuadro con el valor promedio de la mejora para cada Indicador. La claridad, detalle y contundencia de los resultados presentados en los Cuadros hace innecesario un mayor análisis, por lo que solamente se resumen algunos puntos a continuación de los mismos. RESULTADOS EN TIEMPO FABRICACION REDUCCION TIEMPO FABRICACION ALIMENTOS CONFECCION CANTIDAD EMPS % EMPRESAS CANTIDAD EMPS % EMPRESAS De 0% a 10% 7 10% 10 18% De 10% a 20% 16 22% 16 29% De 20% a 30% 5 7% 8 14% De 30% a 40% 4 6% 4 7% De 40% a 50% 11 15% 4 7% De 50% a 60% 8 11% 4 7% De 60% a 70% 5 7% 1 2% De 70% a 80% 5 7% 0 0% De 80% a 90% 3 4% 0 0% Má s de 90% 2 3% 2 4% Se ma nti ene o a umenta 6 8% 7 13% Emps moni torea da s p i ndi ca dor 72 100% 56 100% No a pl i ca 10 26 Tota l empres a s 82 82 Promedio mejora 33% 14% RESULTADOS EN UNIDADES PRODUCIDAS AL MES AUMENTO UNIDADES PRODUCIDAS AL MES ALIMENTOS CONFECCION CANTIDAD EMPS % EMPRESAS CANTIDAD EMPS % EMPRESAS De 0% a 10% 10 14% 6 11% De 10% a 20% 7 10% 7 13% De 20% a 30% 4 6% 9 16% De 30% a 40% 5 7% 2 4% De 40% a 50% 4 6% 7 13% De 50% a 60% 7 10% 1 2% De 60% a 70% 4 6% 4 7% De 70% a 80% 1 1% 3 5% De 80% a 90% 2 3% 0 0% Má s de 90% 13 18% 8 15% Se ma nti ene o di s mi nuye 14 20% 8 15% Emps moni torea da s p i ndi ca dor 71 100% 55 100% No a pl i ca 11 27 Tota l empres a s 82 82 Promedio mejora 27% 23,3% Junio 2013 Susana Ramela Página 53 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID RESULTADOS EN COSTO TOTAL DEL PRODUCTO REDUCCION COSTO TOTAL DEL PRODUCTO ALIMENTOS CONFECCION CANTIDAD EMPS % EMPRESAS CANTIDAD EMPS % EMPRESAS De 0% a 10% 14 22% 10 20% De 10% a 20% 20 31% 11 22% De 20% a 30% 5 8% 9 18% De 30% a 40% 3 5% 5 10% De 40% a 50% 3 5% 6 12% De 50% a 60% 5 8% 3 6% De 60% a 70% 1 2% 0 0% De 70% a 80% 3 5% 0 0% De 80% a 90% 1 2% 0 0% Má s de 90% 1 2% 0 0% Se ma nti ene o a umenta 8 13% 7 14% Emps moni torea da s p i ndi ca dor 64 100% 51 100% No a pl i ca 18 31 Tota l empres a s 82 82 Promedio mejora -13% -14% RESULTADOS EN REDUCCION DE DEVOLUCIONES REDUCCION DEVOLUCIONES ALIMENTOS CONFECCION CANTIDAD EMPS % EMPRESAS CANTIDAD EMPS % EMPRESAS De 0% a 10% 0 0% 0 0% De 10% a 20% 0 0% 0 0% De 20% a 30% 1 4% 0 0% De 30% a 40% 0 0% 1 3% De 40% a 50% 1 4% 1 3% De 50% a 60% 2 8% 2 6% De 60% a 70% 0 0% 0 0% De 70% a 80% 3 13% 2 6% De 80% a 90% 1 4% 0 0% 47% Má s de 90% 6 25% 16 Se ma nti ene o a umenta 10 42% 12 35% Emps moni torea da s p i ndi ca dor 24 100% 34 100% No a pl i ca 58 48 Tota l empres a s 82 82 Junio 2013 Susana Ramela Página 54 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID RESULTADOS EN TIEMPO UTILIZADO EN GESTION ADMINISTRATIVA DISMINUCION TIEMPO ALIMENTOS GESTION ADMINISTRATIVA CONFECCION CANTIDAD EMPS % EMPRESAS CANTIDAD EMPS % EMPRESAS De 0% a 10% 0 0% 0 0% De 10% a 20% 0 0% 0 0% De 20% a 30% 1 9% 1 3% De 30% a 40% 1 9% 7 18% De 40% a 50% 1 9% 7 18% De 50% a 60% 1 9% 1 3% De 60% a 70% 1 9% 6 15% De 70% a 80% 1 9% 6 15% De 80% a 90% 2 18% 2 5% Más de 90% 0 0% 3 8% Se mantiene o aumenta 3 27% 6 15% Emps monitoreadas p indicador 11 100% 39 100% No aplica 71 43 Total empres as 82 82 Promedio mejora -49% FUENTE: Elaboración propia a partir información del Proyecto A modo de síntesis, es posible afirmar respecto a los resultados obtenidos por las empresas participantes que: El 92% de las empresas de Alimentos redujeron su tiempo de fabricación; si bien el promedio de la mejora asciende al 33%, el 53% redujo sus tiempos en más del 40%. El 87% de las de Confección redujeron su tiempo de fabricación; si bien el promedio de la mejora asciende al 14%, el 50% redujo sus tiempos entre el 10% y del 40%. El 80% de las empresas de Alimentos aumentaron las unidades producidas; si bien el promedio de la mejora asciende al 27%, el 18% aumentó su producción en términos de unidades en más del 90%. El 85% de las de Confección aumentaron las unidades producidas; si bien el promedio de la mejora asciende al 23,3%, el 15% aumentó su producción en términos de unidades en más del 90%. El 87% de las empresas de Alimentos redujeron el costo total de sus productos; el 53% los redujo hasta en un 20%, siendo el promedio de la mejora del 13%. El 86% de las de Confección redujeron el costo total de sus productos; el 50% los redujo entre el 10% y el 40%, siendo el promedio de la mejora del 14%. La reducción de devoluciones en las empresas de Alimentos solo aplica para 24 empresas ya en muchos casos las empresas no disponían de mediciones para ser tomadas como línea de base; el 58% de mencionadas en primer término redujeron sus devoluciones. La reducción de devoluciones en las empresas de Confección sólo aplica para 34 empresas por el motivo ya mencionado, el 65% de mencionadas en primer término redujeron sus devoluciones. La reducción del tiempo utilizado en la gestión administrativa en las empresas de Alimentos solo aplica para 11 empresas ya en muchos casos las empresas no disponían de mediciones para ser tomadas como línea de base; el 73% de mencionadas en primer término redujeron sus devoluciones. Junio 2013 Susana Ramela Página 55 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID El 85% de las empresas de Confección reducen el tiempo utilizado en la gestión administrativa en un 49% como promedio; el 36% lo hace entre un 30% y un 50% y el 30% de las empresas entre el 60% y el 80%. IV.B.3. PRINCIPALES IMPACTOS GENERALES EN LAS EMPRESAS Como consecuencia de los Resultados logrados en cada empresa a partir de la implementación de tecnología, se desencadenan procesos que generan Impactos en otros aspectos y variables de la misma. El Equipo del Proyecto eligió tres Indicadores para medir dichos Impactos: el nivel de ventas, la generación de empleo y la implementación de tecnología post Proyecto. El Cuadro y la Gráfica siguientes muestran la proporción de empresas participantes del Proyecto que muestran resultados favorables en esos Indicadores de Impacto, considerando separadamente cada uno de los sectores. ALGUNOS INDICADORES DE IMPACTO EMPRESAS QUE LOGRAN: CONFECCION ALIMENTOS Incremento de Venta s 88,0% 83,1% Genera ci ón de Empl eo 30,6% 16,4% Hi ci eron Impl ementa ci ón pos t Proyecto 48,8% 38,9% ALGUNOS INDICADORES DE IMPACTO 83,1% Incremento de Ventas 88,0% 16,4% Generación de Empleo 30,6% 38,9% Hicieron Implementación post Proyecto 48,8% Alimentos Confección FUENTE: Información del Proyecto El 83% de las empresas de Alimentos participantes que fueron monitoreadas y el 88% de las de Confección experimentaron Incremento en Ventas. Este Indicador, excelente en sí mismo, es aún más significativo si se tiene en cuenta que el Incremento de las Ventas no era un objetivo ni un compromiso del Proyecto, pero es razonable suponer una cadena lógica de causa-efecto donde una empresa que reduce su tiempo de fabricación, baja el costo total de sus productos y produce más unidades, venda más. Es importante acotar que para que eso ocurra, no alcanza con que se den los tres resultados que el Proyecto busca generar. Es necesario -adicionalmente- que otras áreas de la empresa funcionen y acompañen esos cambios. Junio 2013 Susana Ramela Página 56 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID También existe la posibilidad de que el empresario no desee o no pueda -por limitaciones en su capacidad de producción por ejemplo- incrementar sus ventas, pero aun así se beneficiaría por la incorporación de metodología ya que la reducción de tiempos y costos le permitiría mejorar la rentabilidad de su empresa. El Cuadro siguiente muestra la magnitud del impacto en este Indicador en las empresas monitoreadas, diferenciando el comportamiento para cada sector. Es posible afirmar que: El 83% de las empresas de Alimentos y el 89% de las de Confecciones monitoreadas incrementaron sus ventas. El 25% de las empresas de Alimentos incrementó sus ventas en más del 90% y el promedio de mejora de este Indicador para el conjunto del sector fue del 104%. El 14% de las empresas de Confección incrementaron sus ventas en más del 90%, el 38% lo hicieron entre un 10% y un 40% y el promedio de mejora del Indicador para el sector fue del 19%. El 16,4% de las empresas de Alimentos participantes que fueron monitoreadas y el 30,6% de las de Confección Generaron Empleo. La generación de empleo no era un objetivo del Proyecto y -adicionalmente- es habitual asociar necesariamente la incorporación de tecnología con la sustitución de la mano de obra y destrucción de puestos de trabajo. Si bien esto puede darse en el corto plazo, el proceso de crecimiento de estas empresas las coloca en posición de necesitar más personal en el mediano plazo. Este Proyecto también ha sido virtuoso al lograr generar puestos de trabajo. En lo relativo al empleo, la incorporación de tecnología generó distintas situaciones y procesos, a saber: Empoderó a los empresarios de sus propios procesos productivos, muchas veces poco dominados por ellos, pero conocidos, gestionados, impulsados o frenados por sus trabajadores. Junio 2013 Susana Ramela Página 57 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Racionalizó los roles y funciones y buscó la polifuncionalidad (anteriormente por lo general cada trabajador estaba asociado a una máquina) lo que llevó a una mayor eficiencia y eficacia y en muchos casos las personas que salieron de algunas funciones permanecieron en la empresa siendo redistribuidas en otras. Generó sentido de pertenencia, compromiso y depuró al personal; el Consultor en muchos casos actuó como articulador entre el empresario y los trabajadores en las etapas más dificultosas del proceso. Se capacitó al personal no sólo en el uso de los equipos, sino en nuevas formas de organización y ejecución del trabajo más efectivas y pertinentes tanto para el trabajador como para la empresa. En algunos de los casos en que se debió prescindir del personal, al tiempo y ante el aumento del volumen de negocios se retomó a esos mismos trabajadores El crecimiento de estas empresas generó una demanda de trabajadores adicionales. Mejoraron en muchos casos las condiciones de trabajo tanto físicas como de cobertura de beneficios sociales, lo que es reconocido y valorado por los trabajadores. El Cuadro siguiente muestra la magnitud del impacto de la generación de empleo en las empresas monitoreadas, diferenciando el comportamiento para cada sector. IMPACTO EN GENERACION DE EMPLEO GENERAN EMPLEO ALIMENTOS CONFECCION CANTIDAD EMPS % EMPRESAS CANTIDAD EMPS % EMPRESAS De 0% a 10% 0 0% 3 4% De 10% a 20% 1 1% 3 4% De 20% a 30% 1 1% 3 4% De 30% a 40% 1 1% 4 6% De 40% a 50% 1 1% 1 1% De 50% a 60% 5 7% 1 1% De 60% a 70% 0 0% 3 4% De 70% a 80% 0 0% 1 1% De 80% a 90% 0 0% 0 0% Má s de 90% 3 4% 3 4% Se ma nti ene 53 73% 40 56% 8 11% 10 14% 73 100% 72 100% Di s mi nuyen Emps moni torea da s p i ndi ca dor No a pl i ca 9 10 Tota l empres a s 82 82 Creación Neta de Empleo 12 50 A modo de síntesis: El 89% de las empresas monitoreadas de Alimentos y el 86% de las de Confección generaron empleo. En las empresas de Alimentos el 73% mantiene la cantidad de trabajadores, el 29% los incrementa y el 11% reduce su plantilla de trabajadores; la creación neta de empleo de las empresas de este sector es de 50 de puestos de trabajo. En las empresas de Confección el 56% mantiene la cantidad de trabajadores, el 30% los incrementa y el 14% reduce su plantilla de trabajadores; la creación neta de empleo de las empresas de este sector es de 12 de puestos de trabajo. Junio 2013 Susana Ramela Página 58 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID El tercer Indicador -Implementaciones de Tecnología Post Proyecto- es en opinión de la Consultora muy relevante, ya que implica un cambio cultural importante en el empresario y la empresa. Demuestra que el proceso de innovación e incorporación de la tecnología como parte de la estrategia de desarrollo de la empresa es sostenible en el tiempo y que no se acaba con el apoyo recibido del Proyecto. El 39% de las empresas de Alimentos y el 49% de las de Confección han realizado implementaciones de tecnología posteriores a su participación en el Proyecto. Esto es especialmente importante teniendo en cuenta que en la mayoría de los casos las implementaciones acaban de ser finalizadas y aún en las más antiguas, es muy el corto tiempo que ha transcurrido desde que cerraron el servicio del Proyecto. Adicionalmente varias empresas han solicitado más servicios de apoyo para otras implementaciones y/o procesos, asumiendo el 100% del costo fijado por Interactuar. Un impacto del Proyecto que los empresarios de Confección -en su casi totalidad trabajando en el sistema de maquila- valoran y reiteran, es el poder de negociación que han ganado frente a las empresas contratantes al conocer sus costos y el valor minuto. Se han dado cuenta de que en muchos casos trabajaban a pérdida y no están dispuestos a seguir haciéndolo. Este es un elemento constitutivo importante del “ser empresario” y del cambio de enfoque en lo relativo a la empresa, que definitivamente deja de ser un estrategia de supervivencia. La relevancia de los Resultados e Impactos es aún mayor si se tiene en cuenta el corto periodo de tiempo en que se produjeron los mismos. IV.B.4. RETORNO SOBRE LA INVERSION En virtud de la cantidad y calidad de la información disponible, la Consultora solicitó al Equipo del Proyecto realizar el ejercicio de calcular la información que se incluye en este apartado. La misma corresponde solamente a las 164 empresas monitoreadas, las restantes son más recientes y no han cumplido el plazo establecido para la tercera medición. Se realiza una aproximación al retorno sobre la inversión de las empresas a través de la comparación entre: Incremento o diferencial de Ventas mensuales como consecuencia de la implementación tecnológica. La inversión total realizada por la empresa, compuesta por: inversión en tecnología, honorarios consultores e ingreso; los dos últimos conceptos en algunos casos fueron total y en otros parcialmente subsidiados. Los resultados obtenidos son los siguientes: El promedio del 80 % de las empresas de Alimentos por cada peso invertido experimentaron un incremento en las ventas mensuales de: $ 12,83. El promedio del 89 % de las empresas de Confección por cada peso invertido experimentaron un incremento en las ventas mensuales de: $ 13,41. Esto lleva a los empresarios a afirmar, en la mayoría de los casos, que “la inversión se pagó sola”. Junio 2013 Susana Ramela Página 59 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Es interesante y relevante realizar una aproximación al retorno de la inversión para el Proyecto en su conjunto. El Cuadro que se presenta a continuación muestra el incremento agregado de Ventas Mensuales de las empresas monitoreadas, por sector y total, operado en un muy corto lapso a partir de la implementación de tecnología que promovió y apoyó el Proyecto. INCREMENTO DE VENTAS MENSUALES EMPRESAS MONITOREADAS CONCEPTO $ Colombianos U$S Dólares Incremento Ventas Mens uales Confección 820.908.756 440.875 Incremento Ventas Mens uales Alimentos 1.194.222.258 641.365 Incremento Ventas Mensuales Totales 2.015.131.014 1.082.240 El Proyecto ha generado -solamente en las micro y pequeñas empresas monitoreadas y en un muy corto plazo- un incremento de Ventas mensuales de U$S 1.082.240, lo que significan U$S 13.000.000 anuales. Esto equivale a: Mensualmente el 72% de los recursos totales del Proyecto y anualmente 8,7 veces el presupuesto total del mismo. Mensualmente el 120% de los recursos aportados por el BID-FOMIN y anualmente 14,5 veces el monto de los mismos. Mensualmente el 180% de los recursos aportados por Interactuar y anualmente 21,6 veces el monto de los mismos. En el entendido de que los proyectos que coejecuta el FOMIN con sus socios para el desarrollo no tienen como objetivo un retorno económico (en el sentido de rentabilidad mientras se ejecuta el Proyecto) para ninguna de las dos instituciones, sino que los resultados económicos deben medirse en las empresas que se atienden, este es un Proyecto con un retorno enorme y -no menos importante- cuantificable. El BID-FOMIN e Interactuar han logrado apalancar con sus recursos aplicados a un Proyecto relevante, pertinente, eficiente, eficaz y efectivo un incremento en los ingresos anuales de las micro y pequeñas empresas de Alimentos y Confección de U$S 13.000.000. IV.B.5. SOSTENIBILIDAD DE LOS RESULTADOS E IMPACTOS EN EL TIEMPO No escapa a la Consultora la necesidad e importancia de que estos resultados sean sostenibles y aún escalados en el tiempo por parte de las empresas y que no desaparezcan una vez finalizado el Proyecto. Algunos elementos concretos aportan señales positivas al respecto, a saber: La Metodología y el Modelo de Intervención determinan un inicio y un final claro de los servicios y el Equipo de Proyecto pone esfuerzo y trabajo en que las implementaciones se cierren en el tiempo y con los resultados acordados. Queda en la empresa la tecnología, pero sobre todo la organización de los procesos y la capacidad instalada en el empresario y los trabajadores para continuar y profundizar los mismos. Si bien las empresas en muchos casos se mantienen en contacto a través de consultas esporádicas tanto al Equipo como a los Consultores, las mismas tienen como objetivo consolidar el proceso de innovación y tecnificación comenzado. Junio 2013 Susana Ramela Página 60 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Existen evidencias concretas y documentadas, ya mencionadas, relativas a nuevas implementaciones tecnológicas post Proyecto en un conjunto significativo de las empresas que finalizaron su participación en el mismo. Si bien se preveía un solo monitoreo a los 6 meses de finalizada la implementación, el Equipo del Proyecto realizó -a pedido de la Consultora- una nueva medición en una empresa de cada sector que hubiera terminado el proceso en un plazo de un año, a los efectos de evaluar la sostenibilidad de los procesos, resultados e impactos. Los principales resultados son los siguientes: a. Empresa de Confección que termina de implementar en febrero de 2012. Continúa implementando la metodología del Proyecto. Actualmente participa de un programa de Bancoldex para asignación de capital para compra de más equipamiento. En los 8 meses posteriores al monitoreo anterior ha: reducido costos y tiempos de fabricación y de manejo administrativo y redujo a 0 las devoluciones. Incrementó sus ventas en un 72% en el año 2012 respecto al 2011, aprovechando el incremento en su capacidad productiva. b. Empresa de Alimentos que termina de implementar tecnología en enero de 2012. Continúa mejorando sus procesos productivos e innovando en el portafolio de productos, ha incorporado 6 nuevos productos. Logra nuevos cliente distribuidores en ciudades de otros departamentos Continúa reduciendo costos e incrementando las unidades producidas. Sus ventas mensuales promedio febrero-abril 2013 respecto al mismo periodo del año anterior se han incrementado un 32,3%. Lo anterior, sumado al conocimiento e información de la situación de las empresas que tienen tanto el Equipo como los Consultores que las atendieron, parece indicar que los procesos generados por el Proyecto están consolidados y -no solo- tienen sostenibilidad, sino que se profundizan en el tiempo. IV.B.6. LOS RESULTADOS E IMPACTOS EN PRIMERA PERSONA A continuación se presentan algunos Resultados e Impactos señalados por las propias empresas, sus opiniones fueron recogidas en: 5 focus groups, 4 de ellos organizados en Medellín combinando los criterios de sector y tamaño de empresa (micro y pequeña) y uno en el Municipio de Santuario, integrado por empresas de confección Visitas a empresas Encuesta enviada por Internet al total de las empresas participantes y respondida -por esta vía-por 24 de ellas, además fue completada por todas las empresas visitadas y participantes de los focus groups. El alcance y los recursos de la Consultoría no preveían una encuesta a una muestra representativa de las 303 empresas participantes (la que hubiera superado los 170 casos). Por lo tanto este ejercicio realizado para obtener información adicional carece de validez estadística, ya que -si bien contempla empresas muy distintas- tiene el sesgo natural de haber sido completada por aquellos más proactivos y entusiastas. Esto no invalida, con las salvedades realizadas, los juicios y opiniones recogidos en la misma. Junio 2013 Susana Ramela Página 61 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID En primer lugar se presenta un Cuadro con la caracterización de las alrededor de 50 empresas que responden, a los efectos de conocer el perfil de las mismas y asociarlo -si fuera pertinentea las repuestas obtenidas. ALGUNA INFORMACION RELEVANTE DE LAS EMPRESAS QUE COMPLETAN FORMULARIO CONFECCIÓN ALIMENTACIÓN CONCEPTO Ca nt. % Ca nt. % TOTAL Ca nt. % Relación con interactuar Ya tra ba ja ba 8 32% 16 67% 24 Nuevo 17 68% 8 33% 25 49% 51% Ca s os 25 100% 24 100% 49 100% Tipo tecnología TIC 1 4% 4 16% 5 10% TIB 9 35% 15 60% 24 47% Amba s 16 62% 6 24% 22 43% Ca s os 25 100% 21 100% 46 100% Inversión Total 206.250.000 Ca s os PROMEDIO 716.770.000 923.020.000 23 25 48 8.967.391 28.670.800 19.229.583 Recursos fueron Propios 17 71% 18 72% 35 71% Crédito Intera ctua r 3 13% 4 16% 7 14% Prés tamo fa milia r 0 0% 2 8% 2 4% 5 21% 9 36% 14 29% Otros créditos Ca s os 24 25 49 Implementación post proyecto Si 16 70% 20 83% 36 No 7 30% 4 17% 11 23% 23 100% 24 100% 47 100% Si 26 100% 25 100% 51 100% No 0 0% 0 0% 0 0% 26 100% 25 100% 51 100% Ca s os 77% Recomienda el servicio Ca s os FUENTE: Formulario llenado por las empresas NOTA: Los Recursos no suman 100% debido a que en algunos casos las fuentes de los mismos fueron múltiples. Los resultados e impactos obtenidos a partir de los servicios brindados por el Proyecto se resumen en el siguiente Cuadro. RESULTADOS DE LA IMPLEMENTACION DE LOS SERVICIOS EN LAS EMPRESAS QUE RESPONDEN FORMULARIO CONCEPTO Ventas Rentabilidad Cantidad de trabajadores Cantidad clientes Tempo de fabricación Unidades producidas Costos de producción Calidad Control y manejo de información PROMEDIO Cantidad de empresas CONFECCIÓN ALIMENTACIÓN TOTAL Mejoró Está igual Empeoró Mejoró Está igual Empeoró Mejoró Está igual Empeoró 86% 14% 0% 91% 9% 0% 88% 12% 0% 87% 13% 0% 91% 9% 0% 89% 11% 0% 50% 50% 0% 48% 52% 0% 49% 51% 0% 55% 45% 0% 86% 14% 0% 70% 30% 0% 88% 13% 0% 95% 5% 0% 91% 9% 0% 88% 13% 0% 95% 5% 0% 91% 9% 0% 82% 18% 0% 95% 0% 5% 89% 9% 2% 68% 32% 0% 95% 5% 0% 82% 18% 0% 88% 13% 0% 91% 9% 0% 89% 11% 0% 77% 23% 0% 88% 12% 1% 82% 18% 0% 24 22 46 FUENTE: Formulario llenado por las empresas Junio 2013 Susana Ramela Página 62 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID También se preguntó en el Formulario respecto a los Resultados e Impactos del Proyecto en tres órdenes: el empresario, su empresa y la calidad de vida de él y de su familia. A continuación se presentan las respuestas, acompañadas de la cantidad de menciones. En usted como Empresario: Cambio de mentalidad y/o de visión (15) Más conocimientos acerca del negocio y toma de decisiones más técnica (9) Actitud de proyección y crecimiento / Actitud frente al cambio / Nuevas posibilidades (8) Conciencia de la necesidad de estar capacitados (4) En su Empresa Mejor organización y procesos más eficientes (20) Mayor productividad (17) Mayor flujo de producción (11) Disminución de tiempos de producción(9) Mejores resultados (9) Ahorro en costos (7) Mejor relacionamiento y mayor involucramiento de los operarios (7) Más controles (5) Mejor calidad (5) En su Calidad de Vida la de su Familia Mayor tiempo para compartir con la familia (21) Más ingresos (10) Mayor seguridad / tranquilidad (8) Menos stress y presión (6) Se presentan textualmente algunos de los comentarios de los empresarios recogidos en las distintas instancias del trabajo de campo. Recortamos las horas extras y sacamos más trabajo ahora en 8 horas, antes no nos programábamos y ahora sabemos cuánto tiempo lleva todo; salen las prendas ya empacadas y a diario hay producto y facturación. Antes pasaban los días y estaba todo empezado, en proceso y no se facturaba, ahora aprendimos que tenemos que facturar diario. Ante perdíamos $ 2.000.000 mensuales en sesgos y la máquina que compramos para solucionar el problema nos costó $ 3.000.000. Sin horas extras se puede ser más productivo, uno puede irse a la casa antes. Aprendimos a: manejar el tablero, trabajar por procesos y en forma modular, facturar diario, calcular el valor minuto y conociéndolo negociar con los clientes, no trabajar con un solo proveedor. Ahora no me dejo presionar ni acorralar por los clientes, con toda la serenidad y la información se les puede decir qué cantidad se puede hacer y con qué costo. Conociendo mi capacidad instalada puedo negociar mejor con los clientes. Junio 2013 Susana Ramela Página 63 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Hemos formalizado a las operarias. Con motores ahorradores bajamos el consumo en un 40%, se bajó el ruido y hay menos cansancio. El ciclo de entrega bajó de 73 a 17 días. Aprendimos de métodos y tiempos, combinamos especialización con polivalencia, tenemos software de registro de actividades y somos más productivos. Pasamos de 15 a 26 personas vinculadas directamente y del tercer piso de la casa a 227 mts2. Yo trabajaba con mi esposa y mi hijo pero estaba en todo, ahora dividimos los roles y cada uno está en el suyo y trabajamos más organizados. Tengo las herramientas y aprendí a delegar. Cambia el nivel, la calidad de vida, tenemos más tiempo. Uno ahora tiene tiempo y pasa a ser persona. Las respuestas y comentarios de los empresarios hablan por sí mismos sobre resultados e impactos relevantes, de naturaleza diversa y en distintos órdenes. IV.B.7. LOS RESULTADOS E IMPACTOS VISTOS POR OTROS ACTORES A continuación se plantean de manera textual algunos de los Resultados e Impactos señalados por los Consultores, los mismos son muy elocuentes de los cambios que generó el Proyecto en las empresas participantes: “En las empresas más pequeñas el impacto más fuerte es que el Proyecto los transformó en empresarios”. “En todas las empresas más grandes se elevó el nivel de productividad, necesitaban ojos externos para mejorar sus procesos productivos y se dio un cambio de actitud”. “Aprendieron a medir su productividad y el Valor Minuto y lo usan como elemento de negociación”. “Han aprendido a costear, relacionar sus costos con el tiempo de producción”. “En las más chicas ya se están sacando su salario”. “Se vincula y afilia a los trabajadores y cambia el ambiente laboral”. “A partir de resultados tangibles (facturar más o -si no lo hacen- producir en menor tiempo y a menores costos) pasan a los intangibles”. “Han pasado de un rincón de la casa a consolidar proyecto industriales y familiares”. “Se da un cambio, personal, empresarial y familiar”. “Trajo a la hermana del campo, ahora trabaja con él y estudia”. “El 50% de los que atendí ya se mudaron, a locales apropiados o más grandes o a barrios más seguros”. “Se dan impactos muy fuertes desde el punto de vista humano”. “Hablan como empresarios y ahora pueden ser personas”. Junio 2013 Susana Ramela Página 64 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID “En un caso se voltearon completamente. Tenían un solo teléfono, entonces vendían o cobraban, ahora exportan, se inscribieron en Medellín Ciudad Cluster y venden $ 65.000.000 mensuales”. “Se parte de la tecnología pero se termina impactando en la calidad de vida de la persona, que sale de la máquina y pasa a gerenciar su empresa”. IV.B.8. EXTERNALIDADES POSITIVAS El Proyecto ha generado, en muy corto tiempo, impactos no esperados o externalidades positivas en ámbitos que superan largamente los objetivos y expectativas del mismo. Sólo a vía de ejemplo se pueden citar: Muchos de los participantes más pequeños se convirtieron en empresarios (“me levanté de la máquina y empecé a ver mi empresa como empresario”) y su unidad productiva pasó de una estrategia de supervivencia a una empresa con un proyecto de desarrollo. Si bien el Proyecto no tenía como objetivo la formalización, mostraba a los participantes las ventajas -incluso económicas en muchos casos- de la misma para poder crecer sostenidamente. Muchas de las empresas se mudaron, saliendo de los hogares en algunos casos y en otros, ampliando sus locales para poder hacer frente al proceso de crecimiento en que se embarcaron. Los participantes coinciden en señalar el “cambio de vida” que les permitió el Proyecto, afirman que ahora tienen tiempo para sus familias y para actividades personales, que han “vuelto a ser personas”. El Esquema que se presenta a continuación muestra el proceso ascendente de cambios radicales en las empresas y los empresarios generados por el Proyecto. Impactos en Ventas, Empleo, Proceso Innovación y Tecnificación Resultados en Productividad Impactos en: Empresarialidad, Cultura Empresarial, Formalización, Calidad de Vida. DEL AMBITO EMPRESARIAL AL FAMILIAR Y PERSONAL Actividades Implementación Tecnología del Proyecto FUENTE: Elaboración propia. Junio 2013 Susana Ramela Página 65 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Son muchos los participantes que recorren este camino de Resultados e Impactos ascendentes, que simultáneamente aumentan y amplían sus ámbitos de incidencia. Esto ocurre cuando la contraparte con la que el Proyecto se articula es un empresario con actitud, disposición y voluntad de innovación, crecimiento y superación. IV.C. RESULTADOS E IMPACTOS EN INTERACTUAR Y SU ENTORNO El Proyecto ha tenido Resultados e Impactos importantes también para Interactuar, entre los que se pueden mencionar: Le ha permitido incursionar en un tema nuevo para la institución, diferenciándose de otros prestadores por el enfoque innovador a nivel de la ciudad y el departamento. Ha logrado mayor cobertura geográfica con sus servicios de desarrollo empresarial, llegando a municipios y regiones donde no era conocido y no lo había hecho antes; así como también a otros departamentos a través de las transferencias de la Metodología. Ha desarrollado, incorporado y probado exitosamente un Modelo de Intervención que apunta a la innovación tecnológica en la micro y pequeña empresas, compuesto por: Metodología, proceso, Equipo Técnico, herramientas, productos de conocimiento, etc. La incorporación de este servicio a su portafolio le permite segmentar su oferta y desarrollar intervenciones más “a la medida” de distintos segmentos de clientes. Ha atraído clientes nuevos y distintos a Interactuar, algunos de los cuales ya se han hecho usuarios de otros servicios de la institución. Los resultados del Proyecto en las empresas le han dado visibilidad y reconocimiento y le han permitido desarrollar credibilidad en los empresarios participantes y en sus entornos. Ha desarrollado una Metodología pertinente, relevante, efectiva, con resultados probados y de rápido y alto impacto; que puede ser adaptada a otros sectores. El Proyecto ha sido una oportunidad para articular y poner en valor, en un nuevo entorno, la tradicional mirada transversal sectorial de Interactuar, lo que ha potenciado el Modelo de Intervención. Dispone de un Equipo de primer nivel, de alta profesionalidad, orientado a resultados y capaz de gerenciar exitosamente en distintos entornos, de manera integral e integrada, servicios variados y complejos, equipos multidisciplinarios y clientes exigentes. Cuenta con un Grupo multidisciplinario de Consultores comprometidos y probados, capacitado y entrenado en la Metodología y con características inexistentes en el medio. Ha aplicado exitosamente la Metodología desarrollada por el Proyecto, así como involucrado a los Consultores del mismo en otros Programas y Proyectos institucionales. Los resultados, impactos y testimonios de los empresarios son herramientas tanto para la visibilidad y difusión de los servicios, como argumentos de venta de los mismos tanto para cooperantes como para clientes. Las múltiples Lecciones Aprendidas del Proyecto (vinculadas a la ruptura de paradigmas, enfoque, visión, gestión, equipo, Sistema de Información, etc.) pueden ser de gran utilidad para Interactuar, especialmente atendiendo a la reestructura de los Servicios de Desarrollo Empresarial en la que se encuentra embarcada. Junio 2013 Susana Ramela Página 66 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Los Resultados e Impactos del Proyecto han excedido el ámbito de Interactuar y del propio Proyecto y se han extendido por ejemplo a: Instituciones con las que se han realizado Convenios y han subsidiado la participación de empresas; privadas como Comfama y Mineros o públicas como los gobiernos locales de La Ceja y Río Negro. Instituciones a las que se realizó la transferencia de Metodología como Actuar por Bolívar, Actuar por Caldas y Cámara de Comercio de Ibagué; hasta ellas se trasladaron los técnicos y Consultores del Proyecto, obteniendo como resultados: la Metodología implementada, Consultores locales formados, empresas atendidas y nuevas demandas de servicio. Programas como Medellín Ciudad Cluster, en los que se está involucrando a los Consultores capacitados y aplicando esta Metodología incluso en otros sectores. El ecosistema de desarrollo empresarial de micro y pequeñas empresas, que se fortalece al contar con una Metodología probada y con Consultores formados por el Proyecto. Los proveedores que han sido incorporados en el Modelo de Intervención implementado y que cuentan actualmente con productos y servicios adaptados y pertinentes y con más y mejor acceso a este tipo de empresas. Junio 2013 Susana Ramela Página 67 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID V. COBERTURA La población objetivo del Proyecto está determinada por los siguientes elementos: Sectores económicos: Alimentos y Confección Tamaños: mínimo uno y máximo diez empleados y/o hasta 500 SMLV en activos para micro empresas; mínimo once y máximo cincuenta empleados y/o de 501 hasta 5000 SMLV en activos para pequeña. Si se da diferencia en los valores indicados priman los activos. Ventas promedio: mínimo 15 SMMLV por mes. Disposición para inversión: actitud y capacidad del empresario frente a la posibilidad de inversiones y cambios en sus procesos administrativos y productivos al interior de la empresa. Antigüedad: las empresas deben tener por lo menos un año de funcionamiento. La cobertura del Proyecto ha sido relevante y significativa en múltiples sentidos y dimensiones. En lo relativo a las empresas participantes se destacan entre otros: el alcance geográfico y la cantidad de las empresas atendidas. El alcance, vinculado a los empresarios participantes, ha sido amplio al menos en términos de: nivel educativo, estrato y género. V.A. COBERTURA EMPRESAS La cobertura geográfica alcanzada por el Proyecto es muy importante, el mismo llegó 303 empresas de 8 regiones del departamento de Antioquia, tal como se muestra en el Mapa, Gráfico y Cuadro que se presentan a continuación. REGIONES ALCANZADAS POR EL PROYECTO Junio 2013 Susana Ramela Página 68 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID REGIONES Cantidad Valle de Aburrá 235 77,6% Oriente 45 14,9% Suroeste 12 4,0% Norte 9 3,0% Nordeste 1 0,3% Bajo Cauca 1 0,3% 303 100% TOTAL COBERTURA GEOGRAFICA % 4% 3% 0% 0% 15% 78% Valle de Aburrá Oriente Suroeste Norte Nordeste Bajo Cauca FUENTE: Información proporcionada por el Proyecto. Generalmente se observa en proyectos ejecutados desde ciudades importantes de América Latina, la dificultad para expandir el alcance de sus servicios más allá de su entorno geográfico inmediato. Esto se debe -generalmente- a una combinación de factores vinculados tanto a la oferta como a la demanda de dichos servicios. Por el lado de la oferta, se dan entre otros: la dificultad de contar con consultores idóneos en lugares más alejados, la baja disposición de consultores de la ciudad principal para trasladarse a esos lugares, los mayores costos asociados a los servicios, la dificultad de gestión y control a distancia y el limitado conocimiento de las distintas realidades locales. Por el lado de la demanda pueden mencionarse factores como el desconocimiento de este tipo de servicio en zonas más alejadas o la desconfianza de actores que no conocen y que son externos al ámbito local. Este proyecto ha logrado romper ese paradigma. Si bien el 77,6% de las empresas participantes están localizadas en el Valle de Aburrá y el 45,5% más precisamente en Medellín, los servicios han llegado a empresas de 27 municipios; tal como lo muestra el Cuadro que se presenta a continuación. COBERTURA DE EMPRESAS DEL PROYECTO POR MUNICIPIO VALLE DE ABURRA 235 ORIENTE 45 SUROESTE Medel l ín 138 El Sa ntua ri o 12 NORTE 9 NORDESTE 1 BAJO CAUCA 1 1 El Ba gre 1 14 Jeri có 4 Ya ruma l 6 Sa n Roque Bel l o 28 La Ceja 11 Tá mes i s 4 Don Ma tía s 3 Itaguí 25 Río Negro 11 Sa nta Bá rba ra 2 Invi ga do 14 Gua rne 3 Fredoni a Sa ba neta 12 Gua tape 2 Ba rbos a 5 Ca rmen de Vi bora l 2 Sa n Antoni o 3 El Peñol 1 La Es trel l a 3 Ma ri ni l l a 1 Copa ca ba na 3 Ca l da s 2 Gi ra rdota 2 2 FUENTE: Elaboración propia a partir de información brindada por el Proyecto. Esto fue facilitado, en algunos casos, por la presencia de una oficina de Interactuar en la localidad, dedicada fundamentalmente al microcrédito, pero siempre fue posible por la decisión y el trabajo efectivo del equipo del Proyecto, asociado al involucramiento de los Consultores externos. El Proyecto ha ido aún más lejos en términos de cobertura geográfica, avanzado a nivel nacional y ampliando su alcance más allá de las fronteras del departamento a través de la transferencia de su Metodología y Modelo de Intervención a: Caldas, Bolívar e Ibagué. Junio 2013 Susana Ramela Página 69 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Si bien dichas transferencias estaban previstas desde el diseño, la experiencia indica que las mismas no siempre son fácilmente implementables en plazos tan cortos como el de ejecución de un Proyecto, especialmente teniendo en cuenta que deben ser precedidas del diseño metodológico y las etapas piloto y de implementación. Por lo expresado anteriormente, la cobertura geográfica del Proyecto es otro resultado muy destacable del mismo. La cobertura en términos de la cantidad de empresas participantes es también importante. De las 303 empresas atendidas a las que se les elaboró el Plan de Implementación Tecnológica (PIT), 228 efectivamente realizaron implementaciones de distinto tipo; que 3 de cada 4 empresas lo hayan hecho representa una tasa de éxito elevada para un Proyecto vinculado a los temas tecnología y productividad aplicados al segmento de las microempresas. Si bien la cobertura de empresas a las que se llega es importante en términos absolutos, la Consultora intenta realizar también una aproximación a la significación de la misma en términos relativos. Esto implica estimar a qué proporción o porcentajes de las micro y pequeñas empresas de Alimentos y Confección del departamento de Antioquia se logra impactar con este Proyecto. No es sencillo realizar esa estimación a partir de la información recogida en la documentación del Proyecto por no disponerse de la cantidad de empresas del departamento de Antioquia clasificadas simultáneamente por tamaño y sector productivo. Del Documento “Investigación Estadística de Perfiles Tecnológicos de las Microempresas de Confección y Alimentos de Antioquia”, elaborado para el Proyecto por Esumer, se extrae la cantidad de microempresas de Alimentos y Confección de la ciudad de Medellín de acuerdo a tres fuentes distintas: Encuesta de Calidad de Vida de Medellín, 2008 Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia, 2009 y Esumer, Censo en Comunas de Medellín. Se conoce además, a partir del estudio de Esumer, que las microempresas de Medellín representan el 73,4% del total de las microempresas de Antioquia. A partir de esta información se estima la cantidad de microempresas de ambos sectores para el departamento en su conjunto. A partir de estos datos, la Consultora calcula para cada fuente una aproximación a: Porcentaje de Participación de las empresas atendidas (del departamento) respecto al total de microempresas de los sectores de Alimentos y Confección de Medellín, Porcentaje de Participación de las empresas que implementan (del departamento) respecto al total de microempresas de los sectores de Alimentos y Confección de Medellín, Porcentaje de Participación de las empresas de Medellín atendidas respecto al total de microempresas de los sectores de Alimentos y Confección de Medellín. Esa es la información que se presenta en los Cuadros adjuntos a continuación para cada una de las fuentes mencionadas. Junio 2013 Susana Ramela Página 70 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID IMPORTANCIA RELATIVA DE LAS EMPRESAS ATENDIDAS Y QUE IMPLEMENTAN CONCEPTO Tota l Empres a s con PIT CONFECCION ALIMENTACION TOTAL 126 177 303 Encuesta Calidad Vida Medellín 2008 8195 1813 10008 Participación empresas atendidas 1,5% 9,8% 3,0% Tota l Empres a s que i mpl ementa n 100 128 228 Encuesta Calidad Vida Medellín 2008 8195 1813 10008 Participación empresas que implementan 1,2% 7,1% 2,3% Empres a s de Medel l ín con PIT 138 Encuesta Calidad Vida Medellín 2008 7346 Participación empresas atendidas Medellín 1,9% FUENTE: Encuesta Calidad de Vida Medellín, 2008. IMPORTANCIA RELATIVA DE LAS EMPRESAS ATENDIDAS Y QUE IMPLEMENTAN CONCEPTO Tota l Empres a s con PIT Cám Comercio Medellín p Antioquia Participación empresas atendidas Tota l Empres a s que i mpl ementa n Cám Comercio Medellín p Antioquia Participación empresas que implementan CONFECCION ALIMENTACION TOTAL 126 177 303 10119 2238 12357 1,2% 7,9% 2,5% 100 128 228 10119 2238 12357 1,0% 5,7% 1,8% Empres a s de Medel l ín con PIT 138 Cám Comercio Medellín p Antioquia 9070 Participación empresas atendidas Medellín 1,5% FUENTE: Elaboración propia a partir información de Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia. IMPORTANCIA RELATIVA DE LAS EMPRESAS ATENDIDAS Y QUE IMPLEMENTAN CONCEPTO Tota l Empres a s con PIT ESUMER, Censo Comunas de Medellín Participación empresas atendidas Tota l Empres a s que i mpl ementa n ESUMER, Censo Comunas de Medellín Participación empresas que implementan CONFECCION ALIMENTACION TOTAL 126 177 303 12292 2721 15012 1,0% 6,5% 2,0% 100 128 228 12292 2721 15012 0,8% 4,7% 1,5% Empres a s de Medel l ín con PIT 138 11029 ESUMER, Censo Comunas de Medellín 1,3% FUENTE: : Elaboración propia a partir información de Esumer, Censo Comunas de Medellín Participación empresas atendidas Medellín Reiterando la salvedad de que se trabaja con aproximaciones, es posible afirmar que: La participación de las empresas de Confección atendidas en el total de las microempresas del sector de Antioquia oscila, dependiendo de la fuente, entre el 1% y el 1,5%. La participación de las empresas de Alimentos atendidas en el total de las microempresas del sector de Antioquia oscila, dependiendo de la fuente, entre el 9,8% y el 6,5%. La participación de las empresas de Confección y Alimentos atendidas en el total de las microempresas ambos sectores de Antioquia oscila, dependiendo de la fuente, entre el 3% y el 2%. Junio 2013 Susana Ramela Página 71 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID La participación de las empresas de Confección que implementan en el total de las microempresas del sector de Antioquia oscila, dependiendo de la fuente, entre el 1,2% y el 0,8%. La participación de las empresas de Alimentos que implementan en el total de las microempresas del sector de Antioquia oscila, dependiendo de la fuente, entre el 7,1% y el 4,7%. La participación de las empresas de Confección y Alimentos que implementan en el total de las microempresas ambos sectores de Antioquia oscila, dependiendo de la fuente, entre el 2,3% y el 1,5%. La participación de las empresas de Confección de Medellín atendidas en el total de las microempresas del sector de Medellín, dependiendo de la fuente, entre el 1,9% y el 1,3%. Más allá de las oscilaciones de los indicadores construidos -en función de las distintas fuentesy de que se trate de aproximaciones, resulta muy significativo que en el escenario más desfavorable, con un proyecto de un monto y una duración acotados se haya: intervenido a 2 de cada 100 microempresas de estos dos sectores en Antioquia, acompañado la implementación en 1,5 de cada 100 microempresas de estos dos sectores en Antioquia, intervenido a 1,3 de cada 100 microempresas de estos dos sectores en Medellín. Si bien la incidencia del Proyecto ha sido significativa en ambos sectores, su relevancia en el sector Alimentos es especialmente remarcable. En el mismo -y en el peor de los escenarios- 6,5 de cada 100 empresas participaron y casi 5 de cada 100 implementaron; mientras que, en el mejor escenario, 1 de cada 10 participaron y 7 de cada 100 implementaron. La contundencia de los datos habla por sí sola. V.B. EMPRESARIOS PARTICIPANTES Se presenta a continuación la cobertura relativa a los participantes en términos de: género, estrato y nivel educativo. En lo relativo al género de los participantes, los mismos se dividen en partes iguales en mujeres y hombres, tal como lo muestran el Cuadro y la Gráfica que se presenta a continuación. COBERTURA PARTICIPANTES POR GENERO Masculino 50% GENERO Cantidad Femenino 50% % Femeni no 152 50% Ma s cul i no 151 50% TOTAL 303 100% FUENTE: Información proporcionada por el Proyecto. Junio 2013 Susana Ramela Página 72 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID La cobertura del Proyecto por estratos de sus Participantes es muy amplia, tal como lo reflejan el Cuadro y la Gráfica que se presenta a continuación. COBERTURA DE PARTICIPANTES POR ESTRATO 6 3% ESTRATO Cantidad % % s/Pers Físicas 1 58 19% 25% 2 36 12% 15% 3 83 27% 35% 4 35 12% 15% 5 13 4% 6% 6 9 3% 4% Empresas 69 23% 303 100% TOTAL 1 19% Empresas 23% 2 12% 5 4% 4 12% 3 27% 100% FUENTE: Información proporcionada por el Proyecto El 23% de los participantes están considerados como empresas y por las mismas no están clasificadas por estrato. El estrato 3 es el que tiene una mayor representatividad (27%), seguido del 1 (19%) y el 2 y 4 (11%). En los estratos 1, 2 y 3 se concentra el 58% de los participantes que no son empresas. Si no se consideran las empresas, el estrato 3 concentra el 35% de los participantes, el 1 el 25% y el 2 y el 4 el 15%; el 75% de los participantes que no son empresas pertenecen a los estratos 1, 2 y 3. No obstante ello todos los estratos están representados en los participantes del Proyecto. Lo mismo ocurre con el nivel educativo, contando el Proyecto con participantes de la más diversa formación; tal como lo muestran el Cuadro y la Gráfica siguientes. NIVEL EDUCATIVO DE LOS PARTICIPANTES Postgrado 6% Universitario 29% NIVEL EDUCATIVO Cantidad Bachillerato 28% % Primaria 41 14% Bachillerato 84 28% Técnico 43 14% Tecnológico 29 10% Universitario 88 29% Postgrado 18 6% 303 100% TOTAL Primaria 13% Tecnológico 10% Técnico 14% FUENTE: Información proporcionada por el Proyecto. El nivel educativo con mayor representación es el universitario (29%), seguido del Bachillerato (28%) y Primaria y Técnico con el 14% cada una. Junio 2013 Susana Ramela Página 73 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Es importante señalar que el Proyecto llega a hombres y mujeres empresarios de todos los estratos y con todo tipo de formación, lo que contribuye a afianzar el concepto de que el elemento discriminante para su participación y aprovechamiento es la actitud de empresario más que ningún otro elemento. Al considerar que el éxito de la implementación de tecnología y los avances en la productividad de las microempresas depende de manera muy relevante de las características del empresario, se convierte en un factor estratégico el poder definir con precisión los “perfiles ganadores” a: identificar, promover y fortalecer. Junio 2013 Susana Ramela Página 74 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID VI. SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO El Fondo Multilateral de Inversiones (FOMIN) considera como una de las dimensiones clave de sus proyectos a la sostenibilidad futura de los servicios implementados por los mismos. Si bien habitualmente cuando se piensa en términos de sostenibilidad se lo hace al acercarse el fin de la cooperación y el énfasis se centra en el monto y el origen de los recursos necesarios para continuar con las prestaciones desarrolladas por los programas, la Sostenibilidad debería encararse desde el momento cero y está muy lejos de ser un fenómeno unidimensional limitado al ámbito financiero. Otro aspecto relevante vinculado a la misma es el hecho de que la misma es dinámica, y si bien el análisis se realiza en un momento del tiempo, su perspectiva temporal hace que esté condicionada por la evolución de comportamientos pasados y por las presencia o ausencia de estrategias pensadas a futuro. En este sentido la Consultora ha desarrollado un Modelo de Análisis de Sostenibilidad Integral, el mismo la enfoca desde 5 dimensiones diferentes, cada una de las cuales se integra por distintos componentes, para cada uno de los que deben definirse indicadores de medición y análisis a lo largo del tiempo. Brevemente, la Sostenibilidad integral se compone -al menos- de las siguientes dimensiones: Sostenibilidad Institucional, compuesta por aspectos vinculados a la formalización y consolidación del Proyecto en el marco de Interactuar, su articulación e inserción en la corporación y en distintos ámbitos del entorno nacional e internacional. Sostenibilidad Operativa, asociada a su infraestructura física y de recursos humanos permanentes, su modelo de gestión propio y la cobertura de empresas a las que llega, tanto en términos de alcance, diversidad de actividades, como de intensidad. Sostenibilidad Técnica, compuesta por una metodología propia de atención y trabajo con las empresas y un equipo técnico con determinadas “figuras profesionales” para el trabajo con las empresas también propias del Proyecto. Sostenibilidad Financiera, vinculada a los costos de mantener el servicio, así como a fuentes alternativas para su financiamiento y la evolución de las mismas a futuro. Sostenibilidad de Impacto en las Empresas Clientes y el entorno, la sostenibilidad del Proyecto no puede ni debe ser vista independientemente del comportamiento y compromiso de sus clientes. A partir de los análisis y comentarios realizados en los capítulos anteriores, resulta evidente que la sostenibilidad del Proyecto no presenta desafíos importantes en las dimensiones Operativa, Técnica (de mantenerse el Modelo de Intervención incambiado) y de Impacto. Por lo tanto, solamente se profundizará en las dimensiones Institucional y Financiera, mencionando en el caso de la Técnica, los riesgos asociados a modificaciones en el Modelo de Intervención, entendiendo por tal: Metodología, Equipo Técnico (interno y Consultores Externos) y Herramientas. VI.A. SOSTENIBILIDAD INSTITUCIONAL Existe en Interactuar un importante nivel de satisfacción con el desempeño, resultados e impactos del Proyecto, por lo que se ha resuelto a nivel de Dirección incorporar y mantener los servicios desarrollados por el mismo como un programa institucional. Esto implica que formarán parte de su oferta permanente de Servicios de Desarrollo Empresarial (SDE), tal Junio 2013 Susana Ramela Página 75 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID como ocurrió con los dos proyectos anteriores ejecutados con apoyo del BID-FOMIN, cuyos servicios aún se mantienen como parte del portafolio de Interactuar. La Corporación se encuentra actualmente en un proceso de reformulación de sus Servicios de Desarrollo Empresarial, a partir de la propuesta resultante de una Evaluación Estratégica que también estuvo a cargo de la Consultora. Como consecuencia de esto, a nivel de dirección se está elaborando una reestructura organizativa que permita implementar, sostener y desarrollar la versión de esta propuesta que finalmente Interactuar decida llevar adelante. Esta coyuntura institucional es una oportunidad muy importante para los servicios generados por el Proyecto, sobre todo en términos de sostenibilidad institucional y técnica, por múltiples motivos. En primer lugar, Interactuar se está repensando y rediseñando a sí misma en lo que constituye el ámbito natural de inserción de estos servicios; ello hace que exista apertura para el análisis de prácticamente todas las posibilidades de incorporación de los mismos. En segundo lugar, la propuesta de rediseño estratégico se basa en la jerarquización de los Servicios de Desarrollo Empresarial y en el reconocimiento de que -si bien se complementanson de naturaleza, enfoque, lógica y gestión diferente a los servicios financieros. Los servicios desarrollados por el Proyecto son funcionales y constituyen una respuesta altamente relevante, pertinente y consistente con varios de los planteos y recomendaciones que se realizan a Interactuar a efectos de jerarquizar su oferta de SDE en el marco de la Evaluación Estratégica mencionada. A continuación se enumeran brevemente algunos de ellos. VI.A.1. NECESIDAD DE DIFERENCIACION En un mercado de SDE con muchos ofertantes, servicios homogéneos o iguales y en muchos casos gratuitos, es imprescindible diferenciar tanto el Portafolio de SDE como el Modelo de Intervención. La Consultora presenta en el siguiente Esquema los factores de diferenciación propuestos: pertinencia, relevancia, calidad, innovación e impacto. FACTORES DE DIFERENCIACION DE LOS SDE FUENTE: Elaboración propia Los servicios implementados por el Proyecto -a diferencia de algunos otros que actualmente brinda Interactuar- no sólo incluyen, sino que además se basan en todos estos factores. Junio 2013 Susana Ramela Página 76 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID VI.A.2. NECESIDAD DE COMBINAR VOLUMEN/COBERTURA E IMPACTO La oferta de SDE institucional debería combinar, de manera equilibrada, servicios que contemplen ampliación de cobertura (como lo hacen la mayoría de los actuales) con otros que generen impacto. FUENTE: Elaboración propia La cobertura e impacto de los SDE que componen la cartera actual de Interactuar pueden reflejarse en las dos “pirámides” que se presentan a continuación. VOLUMEN/COBERTURA IMPACTO FUENTE: Elaboración propia Mayor cobertura implica -necesariamente- menor impacto y desarrollar empresas requiere impacto y -adicionalmente- impacto sostenido en el tiempo. Los servicios del Proyecto (incluidos en este Esquema en Asesorías Especializadas) han demostrado que pueden generar ambas cosas. La institución necesita incorporar y dar fuerza en su oferta a este tipo de SDE, para que la misma sea realmente efectiva y cumpla con su objetivo de “activar microempresas”. Tal como se muestra en el siguiente Esquema, un Portafolio exitoso es aquel que logra conectar de manera “pertinente” la oferta con la demanda, es decir que cuenta con servicios diferenciados que responden a distintos segmentos de clientes. Esto, y no servicios genéricos que consideran a las microempresas como un universo homogéneo, es lo que hace posible lograr y sostener resultados e impactos. Junio 2013 Susana Ramela Página 77 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Para saber si efectivamente se están logrando resultados e impactos, es necesario saber cuáles son los que se esperan lograr y cómo se miden; lo que lleva a la necesidad de un Sistema de Información para el Monitoreo y la Gestión adecuados. FUENTE: Elaboración propia Diferenciación y Sistema de Información son dos aspectos que Interactuar necesita fortalecer en su oferta de SDE y que el Proyecto tiene incorporados en su ADN. VI.A.3. MODELO DE ACTIVACION DE MICROEMPRESAS El modelo propuesto para el conjunto de los SDE a los efectos de cumplir con el objetivo de Interactuar de “activar microempresas”(1) se basa en algunos aspectos claves, a saber: oferta de SDE integral e integrada (más que una sumatoria de servicios independientes y sin articulación), mirada y abordaje integral de la empresa, con respuesta multidisciplinaria, segmentación de clientes y oferta de servicios específicos para cada segmento, con la posibilidad de estructurarlos en rutas de desarrollo, enfoque del Modelo de Intervención a través de los SDE como proceso (actualmente concentrado en la etapa de ejecución), (2) incorporación de la Gestión de Conocimiento a dicho proceso, Sistema de Información para Monitoreo y Evaluación utilizado como herramienta de gestión permanente, Rol relevante de la Gestión Estratégica para gestionar la complejidad, articulando la alta estrategia de Interactuar con el nivel operativo.(3) A continuación se presentan los Esquemas explicativos de algunos de los conceptos mencionados anteriormente. Junio 2013 Susana Ramela Página 78 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID MODELO DE ACTIVACION DE MICROEMPRESAS (1) FUENTE: Elaboración propia PROCESO DE GESTION PROPUESTO PARA EL CONJUNTO DE SDE Y PARA CADA UNO DE ELLOS (2) FUENTE: Elaboración propia Este Modelo de Intervención sólo puede funcionar si existe una gestión estratégica del conjunto integrado de los SDE, que asegure la traducción e implementación de la alta estrategia institucional a nivel operativo. GESTION DE ESTRATEGICA - GESTION DE LA COMPLEJIDAD (3) FUENTE: Elaboración propia Junio 2013 Susana Ramela Página 79 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Esta gestión implica -entre otras cosas- la capacidad de identificar, diseñar e implementar -de manera permanente y dinámica- los cambios y respuestas necesarias a nivel de gestión y operativo para seguir cumpliendo con el objetivo y los lineamientos estratégicos institucionales. Resulta evidente que el Modelo de Intervención (Metodología, Equipo y Herramientas) desarrollados por el Proyecto está completamente alineado con la propuesta efectuada para el conjunto de los SDE, con anterioridad a esta Consultoría, a partir de las áreas de mejora y las ventanas de oportunidades identificadas. Podría decirse incluso, que el Proyecto ha funcionado como un “modelo a escala” de lo que se propone para la oferta de SDE de Interactuar, por lo que su incorporación como Programa permanente es no solo pertinente, sino que además representará un aporte relevante en el sentido de los cambios propuestos. Como consecuencia de la satisfacción con los resultados e impactos logrados por el Proyecto4, existe en la Dirección no sólo la decisión de mantener estos servicios, sino también de darles una inserción de privilegio. Por lo tanto su permanencia en la institución está asegurada y se los piensa como “eje o producto estrella” dentro del Portafolio de SDE. No obstante ello, la sostenibilidad institucional efectiva dependerá -en buena medida y más allá de la intención señalada- de dónde y cómo se lo haga. Estos servicios, por su naturaleza, deberían ser -en la estructura actual- parte de Asesoría Especializada; tanto el nivel en que se inserten, como las relaciones de dependencia y la articulación con otros SDE y de apoyo son claves para su viabilidad futura. La Consultora considera que -en la situación actual y con las salvedades relativas a la dimensión técnica- es más lo que la visión, enfoque y Modelo de Intervención del Proyecto debería escalar hacia la oferta total de SDE, que lo que esta última debería absorber a los servicios del Proyecto. VI.B. SOSTENIBILIDAD TECNICA La sostenibilidad técnica está asegurada si se mantiene el funcionamiento actual del Modelo de Intervención, para ello es importante cuidar la Metodología, el Equipo y las Herramientas. Existe el riesgo de pensar en modificarlo al menos por dos motivos, uno vinculado al enfoque de su inserción técnica efectiva y otro a su sostenibilidad financiera (que se tratará en el siguiente apartado). En cuanto a la inserción efectiva desde el punto de vista técnico, a nivel de dirección se menciona que “Productividad será el centro de los servicios” y que “esta metodología y este servicio serían el producto o eje estrella de Fortalecimiento Empresarial (Asesoría Especializada actualmente)” y ”como “temas accesorios” y semillero de empresas para este servicio estaría Buenas Prácticas Gerenciales, más como un soporte o complemento”. Estas afirmaciones tan positivas podrían implicar riesgos para la sostenibilidad técnica de los servicios desarrollados por el Proyecto, por ello la Consultora cree necesario advertir sobre ciertos aspectos, a saber: 4 Opinión de un Director, compartida por los restantes: “No esperaron que fuera tan bueno, la dinámica interna del Proyecto sustentó los resultados, que son mérito del Equipo”. Junio 2013 Susana Ramela Página 80 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Debería respetarse el objetivo, el foco, la especialización y la naturaleza del servicio y no pretender que el mismo se aplique para todo los temas y/o para todas las empresas de cierto perfil. Si bien el Modelo ha generado una espiral virtuosa donde, a partir de la productividad, también se dinamizan otras áreas de la empresa, debería evitarse buscar que haga cosas para las que no fue diseñado. Este servicio debería articular con el resto de la cartera de SDE, donde debería haber otros productos fuertes de manera de contar con una oferta balanceada; los temas y servicios que podrían caber dentro de “Buenas Prácticas de Gestión" son lo suficientemente relevantes y necesarios para la casi totalidad de empresas que atiende Interactuar que no deberían visualizarse como complementarios o accesorios. En lo relativo al Modelo de Intervención, se debería mantener la Metodología. “Tocarla” o “recortarla” ya sea para: tratar de encuadrarla en la de Asesoría Especializada, aplicarle las mismas metas e indicadores que usa el resto de los SDE, reducir sus costos y/o hacer menos exigente el ingreso de empresas al servicio, sería desnaturalizarla y seguramente conllevaría a no lograr los resultados e impactos actuales. Se debería tratar de acercar a los restantes SDE de Interactuar a esta Metodología, especialmente al tipo de gestión estratégica y técnica del proceso, más que intentar enmarcar a los servicios desarrollados por el Proyecto en la Metodología actual de Interactuar. Una de las claves del éxito del Proyecto es su Equipo Técnico, conformado tanto por el interno como por los Consultores Externos; ellos son los que han generado el Modelo de Intervención definitivo y los que han hecho posible los resultados e impactos logrados. El Equipo del Proyecto presenta una fortaleza importante en términos de sostenibilidad, la misma radica en que 3 de sus componentes claves (Directora y Especialistas Sectoriales) son parte de la plantilla de Interactuar. Esta decisión -inteligente y estratégica- evita lo que ocurre muchas veces en los programas y proyectos de cooperación en que la Unidad Ejecutora se integra solamente con externos, a saber: funciona como un satélite que no llega a integrarse completamente a la institución ejecutora mientras dura proyecto, el ejecutor no se empodera del proceso, desaparecen o decaen los servicios al poco tiempo de finalizado el proyecto al no haber existido apropiación de los procesos ni del aprendizaje por parte del ejecutor. La institución no solamente asignó personal propio al Proyecto, sino que además el mismo es de primer nivel y tiene a su cargo funciones muy relevantes, a la vez que es muy reconocido y valorado por las empresas clientes. Pero no es suficiente con estas tres personas para asegurar la sostenibilidad técnica de los servicios, los mismos -para ser efectivos- requieren de la estructura que los llevó adelante en la etapa anterior. Interactuar ha invertido en el marco del Proyecto en formar y consolidar un cuerpo técnico que le permite diferenciarse ante su competencia actualmente. Perderlo implicaría: renunciar a ese diferencial, no poder asegurar el nivel anterior de pertinencia, calidad, resultado e impacto de los servicios y -casi con certeza- que sean reclutados por entidades competidoras. Atendiendo a la sostenibilidad técnica se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos: Junio 2013 Susana Ramela Página 81 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Los recursos humanos a cargo del servicio son claves para el éxito del mismo y las innovaciones, desarrollos y formación realizadas hacen que estos no sean intercambiables por otros técnicos. En SDE, especialmente cuando se trata de servicios con este nivel de especialización y calidad, debe pensarse en términos del equipo y capacidad instalada “pertinente” y no en capacidad mínima. Es relevante y adecuado, a la vez que más económico, contar con una capacidad interna pertinente en términos de cantidad y composición técnica que permita atender -al menos- la demanda mínima permanente y crecer a través de Consultores Externos en los picos zafrales. Se ha formado un perfil de Consultores inexistente anteriormente, sumamente asertivos y efectivos en el tema, atractivos para otras instituciones y que no debería perderse ni desvincularse. Se recomienda hacer una nueva depuración del Grupo de Consultores Externos para reducir su número y asegurar a los que se desee mantener una carga de trabajo y un nivel de honorarios semejante a los del Proyecto; la institución no puede renunciar a estos recursos escasos. Interactuar no debería perder al Equipo del Proyecto, no solamente porque es imprescindible para mantener el nivel del servicio, sino porque -adicionalmente- pueden serle de gran utilidad en su proceso de reestructura de los SDE, ya que cuentan con la visión, el enfoque, la formación y experiencia en un Modelo de Intervención muy alineado con el propuesto a la institución a futuro. La Directora del Proyecto puede jugar un rol importante en el nuevo esquema institucional más allá de estos servicios; no solamente cuenta con formación, experiencia y compromiso, sino que ha demostrado gran capacidad estratégica, de innovación, gestión y articulación de la complejidad, a la vez que un liderazgo positivo y constructivo. Los restantes miembros del Equipo del Proyecto -en función del desempeño demostradopueden también ocupar posiciones de mayor responsabilidad, a vía de ejemplo: el Coordinador Tecnológico está preparado para hacerse cargo del servicio, las Especialistas Sectoriales suman a su conocimiento y experiencia un muy marcado reconocimiento por parte de las empresas, que debería ser recogido en la Metodología ya que muchas veces su aporte sustituye el que correspondería a los Consultores Externos. En el mismo sentido es necesario mantener las tareas de apoyo administrativas y financieras, complementarias, de selección y monitoreo, etc. El trabajo articulado en el conjunto de los SDE permitiría a los restantes servicios poder utilizar (como ya lo hacen algunos programas y proyectos) la metodología, consultores y otros apoyos generados por el Proyecto; con el mismo fin parece importante retomar -de ser posible- al Especialista Financiero que desarrolló las herramientas de análisis y apoyó esa área de los servicios, por contar con un enfoque y un perfil que podría ser de utilidad a la institución. Varios de estos temas requieren de una rápida resolución en la etapa de pasaje de Proyecto a Programa, en virtud de que de ellos depende la “continuidad” sin interrupciones del servicio. En la etapa final del Proyecto existen ya demandas del servicio, tanto de nuevos apoyos en aquellas empresas clientes que continúan su proceso de innovaciones con implementaciones post-proyecto, como de nuevos clientes referidos por las mismas. Junio 2013 Susana Ramela Página 82 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Estas demandas se direccionan a Asesoría Especializada que le vende “horas de asesoría” al valor de la hora Interactuar ($ 38.000 aproximadamente) y las empresas demuestran disposición a pagar. Acá se presentan dos problemas vinculados a la sostenibilidad técnica que deben ser resueltos, a saber: Algunos aspectos conceptuales: Asesoría Especializada no está en condiciones de elaborar propuestas en este tema, no es consistente con el desarrollo del Modelo de Intervención vender “horas de asesoría” sino que se debería definir un PIT, compromisos por ambas partes, etc. y -por último- de qué manera la cantidad de horas que se le venden se definen por las necesidades reales del cliente o por su capacidad de pago. Aspectos económicos: Interactuar paga ahora a los Consultores del Proyecto (que recibían en ese marco $ 48.000 por hora de Consultoría y aproximadamente la mitad por capacitación y seguimiento) $28.000 que es el valor hora que maneja la institución y cobra a la empresa $ 38.000. Según se informara a la Consultora el valor hora en el mercado para un Consultor Senior como los que utiliza el Proyecto es superior a los $ 50.000. Existe entonces un peligro real de perder a los Consultores, elemento clave de este servicio. Estos son los principales desafíos con los que se encuentra Interactuar en la dimensión Técnica, todos ellos se remiten a cómo efectivamente incorporar e integrar y no perder ningún elemento valioso del Proyecto. VI.C. SOSTENIBILIDAD FINANCIERA La sostenibilidad financiera de estos servicios es una inquietud justificada a futuro. Partiendo de la afirmación de que el servicio debe mantenerse en condiciones que garanticen su nivel de efectividad, calidad y logros, deberían analizarse dos aspectos: el costo que implica una implementación pertinente y las fuentes de financiamiento de la misma. VI.C.1. COSTO DE UNA IMPLEMENTACION PERTINENTE En términos de la sostenibilidad futura de los servicios es fundamental lograr un equilibrio adecuado entre la dimensión financiera y la técnica. Si bien es necesario llegar a un costo que permita no sólo mantenerlos, sino también hacerlos accesibles para las empresas, esto no debería hacerse a costa de la calidad ni de recortes y/o sacrificios metodológicos. El Cuadro que se presenta a continuación muestra la clasificación de las empresas que intervinieron en el Proyecto (totales y por sector) de acuerdo a la forma de financiamiento de su participación. Junio 2013 Susana Ramela Página 83 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID CLASIFICACION DE LAS EMPRESAS DE ACUERDO A LA FORMA DE FINANCIAMIENTO DE SU PARTICIPACION ALIMENTOS FORMA DE FINANCIAMIENTO Cant Empresas CONFECCIONES % Cant Empresas TOTAL % Cant Empresas % Pa ga ndo $ 180.000 61 34% 41 33% 102 34% Pa ga ndo $ 380.000 12 7% 11 9% 23 8% Cero pa go 40 23% 27 21% 67 22% Conveni o Comfa ma 48 27% 43 34% 91 30% Conveni o Al ca l día La Ceja 10 6% 1 1% 11 4% Conveni o Río Negro 5 3% 3 2% 8 3% Conveni o Mi nero 1 1% 0% 1 0% 177 100% 100% 303 100% TOTAL 126 Si bien todas las empresas debieron hacerse cargo del costo de su implementación tecnológica, en lo que refiere a los costos asociados a su participaron se dieron 3 tipos de situaciones: empresas que no pagaron nada y fueron totalmente subsidiadas por el Proyecto en momentos en que no existían demandas y era necesario promover el servicio, generar casos y experiencia, empresas cuya participación se dio en el marco de convenios donde instituciones o grandes empresas subsidiaron el 100% de los costos, a excepción del Convenio con Comfama en el que las empresas tuvieron un subsidio parcial y pagaron $ 167.200 y empresas que pagaron $ 180.000 o $ 380.000 por su participación. El costo directo de estos servicios es de $ 2.896.123 en el caso de las microempresas y de $ 4.288.753 en el de las pequeñas; estimándose 80 horas en el primer caso y 110 en el segundo, distribuidas a lo largo de varios meses, tal como se muestra en el Cuadro siguiente. TIEMPO INVOLUCRADO EN LOS SERVICIOS (en horas) EMPRESAS ACTIVIDADES MICRO PEQUEÑAS ACTIVIDADES BASICAS Di a gnós tico 7 10 Pl a n Impl ementa ci ón Tecnol ógi ca 7 12 Entrega PIT 2 2 Sel ecci ón Proveedor 4 5 11 25 Impl ementa ci ón Es peci a l i s ta 5 Segui mi ento 4 6 35 65 Ca pa ci ta ci ón Productivi da d o TICs 20 20 As i s tenci a Técni ca Producci ón 15 15 Acompa ña mi ento Comerci a l 10 10 HORAS ACTIVDS COMPLEMENTARIAS 45 45 HORAS TOTALES 80 110 COSTO DIRECTO 2.896.123 4.288.753 HORAS BASICAS ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS FUENTE: Información del Proyecto Junio 2013 Susana Ramela Página 84 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Es importante tener presente que: no están tomadas en cuenta aproximadamente 3 horas de Sensibilización 1 a 1 y Prediagnóstico y que las 20 horas de Capacitación corresponden solamente al Taller de Productividad y la empresa puede realizar además el de Excel de 32 horas. Un cambio que se dio a lo largo de la implementación del Proyecto radica en que las actividades complementarias, dada su relevancia y pertinencia, se volvieron obligatorias. Se hace referencia de forma permanente a lo elevado del costo del servicio, percepción que está influenciada por el hecho de que gran parte de la oferta de SDE existente a nivel local es gratuita. Si se tiene en cuenta la duración, intensidad y naturaleza del apoyo al empresario, la relación costo-beneficio es altamente satisfactoria. No obstante ello, el costo no deja de ser una restricción para el acceso de ciertas empresas. La difusión masiva, segmentada y boca a boca -tanto por parte de Interactuar como de las propias empresas- de los resultados que genera este servicio hará menos relevante, aunque posiblemente no inexistente, esta restricción. Si bien no debería renunciarse a subsidiar parte del servicio a través de cooperación, el potencial de este servicio debe llevar a Interactuar a pensar en formas y mecanismos innovadores de financiamiento y de cobro del servicio. Paralelamente a la consecución de fondos, es necesario trabajar en formas de abatir parte de esos costos, sin que esto implique consecuencias relevantes tanto en la prestación como en el resultado de este servicio. Esta es una preocupación central del Equipo del Proyecto, que se encuentra trabajando en el tema, por lo que algunas de las propuestas realizadas por la Consultora para reducir costos estaban ya siendo consideradas. El conjunto de las mismas se enumeran a continuación: Contar con un Equipo propio que asegure una fuerza interna importante de prestación de servicio que cubra el nivel de demanda permanente; al existir ya dicha demanda, no habría capacidad ociosa y los costos de atenderla con los integrantes del equipo interno son menores que los de hacerlo con Consultores Externos. El Equipo a cargo del servicio debería estar integrado por: un Coordinador Tecnológico, los especialistas sectoriales, un responsable de Selección y Monitoreo y se propone incorporar de manera permanente un especialista financiero y técnicos en las áreas cubiertas por los Consultores Externos más requeridas hasta la fecha; estos último podrían estar al también al servicio y ser compartidos con otros SDE. Seguir disponiendo de un Grupo de Consultores Externos, menor, más depurado y que atienda los incrementos de escala que se vayan dando en la demanda. Organizar actividades colectivas y/o aprovechar este tipo de instancia para atender solamente aquellos temas que se encaran actualmente de manera individual y que no se verían afectados si se lo hace de manera grupal, a vía de ejemplo: que la capacitación en Productividad tenga una mayor duración y se convierta en un Curso de Productividad Aplicada, donde cada empresa participante trabaje en ese ámbito su propio caso, a partir de su información y tenga como resultado un Diagnóstico que el Consultor validará posteriormente con una visita a la empresa. trabajar en Grupos de Mejora de Gestión, donde empresas con características y/o problemáticas semejante -con el apoyo de un facilitador- intercambien, encuentren y/o sean guiados a soluciones pertinentes para varias de ellas, etc. Junio 2013 Susana Ramela Página 85 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Para facilitar el punto anterior, realizar convocatorias periódicas que permitan tener a una masa crítica de empresas importante en etapas semejantes del proceso simultáneamente. Incorporar otros sectores que puedan ser atendidos con el mismo o con pequeñas adaptaciones en el Modelo de Intervención, la Metodología ha sido implementada exitosamente por algunos de los Consultores del Proyecto en Medellín Ciudad Cluster. Para mantener la calidad y efectividad del servicio es necesario reconocer los costos que hacen a ellas; es imprescindible -por ejemplo- reconocer en las horas de trabajo del Equipo las tareas de preparación, registro, sistematización, investigación, seguimiento, elaboración de informes, generación de conocimiento, etc. que han hecho posible el éxito de este Proyecto. VI.C.2. FUENTES DE FINANCIAMIENTO DE LOS SERVICIOS Los resultados e impactos del servicio de incorporación de tecnología son su mejor argumento de venta, tanto a financiadores como a las empresas que puedan ser clientes potenciales y como tal se debería difundirlos, comunicarlos y hacerlos visibles en el entorno más amplio posible. El cierre del Proyecto es una oportunidad inmejorable para dar visibilidad a lo hecho, mostrar los resultados e impactos y relanzar la nueva etapa, el Proyecto cuenta con testimonios de empresas participantes, podría realizar una conferencia de prensa y una publicación de cierre con resultados, impactos, testimonios, etc. Esto constituiría además una importante campaña de consecución de recursos de distintas fuentes. Las principales fuentes de financiamiento para este servicio que podrían combinarse son: entidades de cooperación nacional e internacional públicas y privadas, empresas y el propio Interactuar. Todas ellas estarían potencialmente interesadas en apoyar, ser socios y/o participar de un Programa que no sólo genera cambios, resultados e impactos demostrables y cuantificables, sino que además apalanca recursos de la manera en que ya se ha mencionado. Ello requiere de un trabajo sistemático y permanente de procuración de fondos. En el caso de entidades públicas nacionales y locales, podría pensarse en al menos: MINTIC (en el marco del rol asignando a las micro y pequeñas empresas en su estrategia de inclusión digital), SENA (“en el papel” a través del Fondo Emprender), Municipio ( a través de los Cedesos y/o si se lo convence de que éste es un mecanismo idóneo para llevar a Interactuar y la tecnología a un sector al que hasta ahora no llegaba), Alcaldía, y gobiernos locales . Programas exitosos que puedan cuantificar y demostrar sus resultados siempre resultan atractivos para algunos organismos de cooperación internacional, por lo que se podría pensar en ellos como aliados estratégicos en la expansión y consolidación de estos servicios. Entidades privadas o mixtas que incluyan en su misión y estrategia el apoyo al desarrollo de micro y pequeñas empresas, como por ejemplo: Cámaras de Comercio, Cajas de Compensación, ONGs, etc. Interactuar ve la necesidad de sumar a futuro un socio que permita involucrar a la academia, y considera que Colciencia podría ser socio de conocimiento para investigación aplicada en este campo. A nivel corporativo podrían estar interesadas en apoyar estos servicios: Junio 2013 Susana Ramela Página 86 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID grandes empresas en un enfoque de Valor Compartido, empresas en el marco de su trabajo de Responsabilidad Social Empresaria, empresas tractoras para el desarrollo de sus proveedores o maquiladores, empresas proveedoras de equipamiento, tecnología y servicios TIC y TIB para desarrollar nuevos segmentos de mercado, etc. Es muy importante -además de posible- en este tipo de servicios incluir a las propias empresas clientes como fuente de financiamiento, al menos por los siguientes motivos: cambiar la cultura y la práctica del “todo gratis”, diferenciar y valorizar los servicios y -a través de esto- diferenciar y valorizar también a las empresas que los utilizan, existen resultados que demuestran la calidad y efectividad de los servicios, se cuenta con evidencia de que las empresas que los han usado continúan el proceso de innovación, están dispuestas a pagar por los apoyos y aún generan referidos dispuestos a pagar, generar compromiso, involucramiento y proactividad. El Proyecto cuenta con información demostrativa de que las empresa que pagaron son las que más se han comprometido con el proceso de implementación y que por lo tanto, es razonable suponer, son las que han tenido mejores resultados. El Cuadro que se presenta a continuación muestra el nivel de avance al que llegó cada grupo de empresas -clasificadas de acuerdo al financiamiento de su participación en el Proyecto- en las distintas etapas del proceso del Proyecto. NIVEL AVANCE DE EMPRESAS PARTICIPANTES EN EL PROCESO DE ACUERDO A TIPO PAGO ASUMIDO CERO PAGO CATEGORIAS Reti ro con PIT Impl ementaci ón i ncompl eta CANTIDAD CONVENIOS % CANTIDAD 18 27% 27 PAGO % CANTIDAD 24% 30 TOTAL % CANTIDAD 24% 75 % 25% 7 10% 6 5% 5 4% 18 6% Termi nan i mpl ementaci ón 42 63% 78 70% 90 72% 210 69% TOTAL 67 100% 111 100% 125 100% 303 100% El Cuadro refleja claramente como el nivel de compromiso con la implementación es distinto en función del esfuerzo financiero realizado por la empresa para participar en el Proyecto. El concepto de que -normalmente- si no se paga no se valoran y aprovechan los servicios es manejado habitualmente en temas de desarrollo, el excelente Sistema de Información del Proyecto permite disponer de evidencia cuantitativa de este hecho en este caso. Si bien los resultados e impactos en las empresas que ya han recibido estos servicios es un importante argumento de venta que debe ser usado, es tarea de Interactuar encontrar los mecanismos adecuados para facilitar la disposición y capacidad de pago de las empresas interesadas en participar de los servicios. A vía de ejemplo: posibilitar y facilitar el pago en cuotas de los servicios, determinar el costo del servicio como la suma de un monto fijo reducido más un componente variable vinculado a los resultados obtenidos en la empresa, etc. Junio 2013 Susana Ramela Página 87 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Interactuar destina anualmente el 30% de las ganancias de su negocio de microcrédito a subsidiar SDE, por lo tanto la propia institución es una fuente muy importante de recursos. Ella también debería considerar el apalancamiento y los resultados e impactos que logra con su dinero al momento de priorizar que SDE apoyar. Los servicios de incorporación de tecnología son, sin lugar a dudas y especialmente en esta etapa, una muy buena opción de inversión. Junio 2013 Susana Ramela Página 88 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID VII. CINCO CASOS RESUMIDOS QUE EJEMPLIFIQUEN EL IMPACTO DEL PROYECTO ENTRE SUS BENEFICIARIOS Se seleccionaron cinco casos que permiten mostrar los resultados e impactos del Proyecto en empresas de ambos sectores, de distinto tamaño, con y sin conocimiento previo de Interactuar y en Medellín y distintas regiones y municipios. A los efectos de ilustrar también el tipo de información que se releva, registra y monitorea, parte del resumen se realiza con fragmento de los distintos informes y documentos que integran la Carpeta que -de cada empresa cliente- lleva el Proyecto,. VII.A. GUSTOPAN Localización: La Ceja, Oriente Sector: Alimentos, Panadería Nombre empresarios: Carlos Osorio y Ana Arenas Situación Inicial: Propuestas implementadas TIC. Plantillas Excel para: relevamiento y seguimiento de la información para conocer los números del negocio y para la toma de decisiones; flujo de procesos, toma de tiempos, recetas, costos, valor minuto, etc. TIB. Se adquiere balanza de precisión, se incorpora a la producción batidor que no se usaba. Programa de orden y aseo Redistribución de espacios Diseño de layout y flujo de proceso en planta Se invirtió en tecnología $ 110.000. Junio 2013 Susana Ramela Página 89 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Resultados y Logros A partir de las implementaciones realizadas se obtienen los siguientes resultados y logros: INDICADORES Valor Inicial Valor Final Fin implementación Seguimiento Ti empo fa bri ca ci ón producto Uni da des produci da s mes Cos to tota l producto Variación 1,19 1,1 -8% 15.423 17.208 12% -40% 363 216 Oportuni da d i nforma ci ón cri ti ca No exi s tía Si Venta s (i ni ci a l : predi a gnós ti co) 6.500.000 8.000.000 23% FUENTE: Información del Proyecto Algunos comentarios: La empresa tiene 7 años de actividad, pero “1 año y 3 meses trabajando con la cabeza”; trabajan en ella 3 personas. El empresario se inició en el sector con la capacitación en Panadería que realizó en Interactuar. Se levantaban a las 4 de la mañana y trabajaban todo el día, no sabían cuánto costaba ningún producto, estaban desorganizados, tenían pérdidas e iban a cerrar. Tenían todo, necesitaban reorganizarse; la transformación se hizo sin crédito. Ahora en 4 o 5 horas hacen la producción del día y el empresario puede descansar; tienen contacto con el público, que les pregunta si la panadería cambió de dueño. Ahora tienen ratos de descanso, tiempo para estudiar Tortas en Medellín, pasear, etc. Consideran que el Proyecto ha sido un punto de apoyo muy grande y no les gustaría desvincularse. Junio 2013 Susana Ramela Página 90 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID VII.B. MICAIA DELICIAS COURMET Localización: La Ceja, Oriente. Sector: Alimentos Nombre empresaria: Carolina Valencia Principales problemas identificados: Propuestas implementadas: TIB. Diseño y distribución en el local del proceso productivo, asesoramiento para determinación del equipamiento necesario, se adquirió: El monto de la inversión asciende a $ 2.380.000. El acompañamiento realizado por el Proyecto en el proceso de implementación consistió en: Resultados y logros: A partir de las implementaciones realizadas se obtuvieron los siguientes resultados: Junio 2013 Susana Ramela Página 91 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID INDICADORES Valor Inicial Valor Final Variación Ti empo fa bri ca ci ón producto 2,2 1,2 -45% Uni da des produci da s mes 800 1.250 56% Cos to tota l producto 733 595 -19% Si Si Oportuni da d i nforma ci ón cri ti ca Des a rrol l o nuevos productos 1 9 800% Oportuni da des de empl eo 1 3 200% 517 342 -34% 3.800.000 7.850.000 107% Cos to Va l or mi nuto Venta s (i ni ci a l : predi a gnós ti co) FUENTE: Información del Proyecto Se pueden mencionar además los siguientes logros: Algunos comentarios: La empresaria es Ingeniera Industrial y trabajó durante 12 años en el sector de la floricultura llegando a tener 150 personas y 5 sedes a su cargo. Su marcada vocación emprendedora la llevó a combinar su anterior trabajo con la fabricación de productos en base a chocolate en la cocina de su casa, hasta que debió optar por una de las dos actividades y decidió “seguir el sueño”. Ganó el premio Atrévete Antioquia. Actualmente produce artículos de chocolatería, repostería, empanadas, servicios para eventos y tiene una chocolatería/cafetería que apunta a un perfil gourmet. Junio 2013 Susana Ramela Página 92 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Abrió el local en 8 días en marzo 2011 y empezó con Interactuar desde ese momento, “en todo el proceso ha estado Interactuar, el Proyecto me ayudó a hacer de Micaia lo que es”. No sabía que el Proyecto existía, lo aprovechó al máximo, “los asesores son grandes profesionales y personas y cada uno entendió mi concepto y mis ganas de hacer las cosas bien y puso su grano de arena”. “Pude conocer este mundo gracias al Proyecto, que siga por favor, denme más!”. La empresaria ha tenido malas experiencias con Microempresas Antioquia y la Gobernación, con algunos de los premios que ha ganado incluso, ya que considera que “te dan la herramienta y te dejan”, no hay acompañamiento de y en la empresa y “no todo es teoría”. “Las cosas son paso a paso y el empresario necesita ese tiempo, yo no necesitaba plata, sino saber qué y cómo hacer. El Equipo del Proyecto te enseña cómo hacerlo y te enfoca.” Ahora necesita trabajar en un Plan de Mercadeo con acompañamiento y a futuro en lo productivo para mejorar los procedimientos de producción a escala. Está dispuesta a pagar en la nueva etapa, ya que conoce la forma de trabajo y los resultados. Junio 2013 Susana Ramela Página 93 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID VII.C. CONFECCIONES OLALA Localización: El Santuario, Oriente. Sector: Confección. Productos: Confección prendas de vestir en tejido de punto que se venden en remates de distintas ciudades del país. Nombre empresaria: Yadid Soto Gómez. Situación inicial: Junio 2013 Susana Ramela Página 94 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID En Asistencia Técnica la Especialista sectorial identifica la siguiente situación inicial: Propuestas implementadas TIC: Adquisición de software DSI Moda para control administrativo y de producción TIB: Máquina cortadora de sesgo (su costo equivale a menos de 2 meses de ahorro en la operación) Se invirtió en tecnología un total de $ 7.700.000, esto equivale a 8 meses de ahorro en el costo de la operación de corte y enrollado de sesgo. Se realiza un importante apoyo y acompañamiento tanto desde el Consultor como desde Asistencia Técnica. Resultados y logros A partir de las implementaciones realizadas se obtienen los siguientes resultados y logros: INDICADORES Ti empo demora cortar y enrol l ar 1,6 mt s es go Cos to prom mens ual operc corte y enrol l ado s es go Uni dades produci das al mes Ventas promedi o mens ual es FUENTE: Información del Proyecto. Junio 2013 Susana Ramela Valor inicial Valor final Variación 60 3,3 -95% 2.243.640 374.940 -83% 6.000 8.900 48% 40.000.000 63.000.000 58% Página 95 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Los principales logros y resultados de la Asistencia Técnica son: Algunos comentarios: Se trata de una empresa con 9 años de actividad, dirigida por un matrimonio de jóvenes empresarios y con mucho empuje. El esposo tiene a su cargo la comercialización y ella se encarga del gerenciamiento administrativo y de producción. Tanto los registros fotográficos como los relatos de los empresarios evidencian los cambios radicales que el Proyecto ha generado en la empresa. Nunca tuvieron problemas de venta, el empresario vendía producción que no tenían y no podían cumplir en tiempo y forma. El taller estaba siempre desordenado y lleno de productos en proceso pero sin terminar, a lo que se sumaba el descontrol respecto a la producción que tenían en talleres satélites ya que trabajan combinando taller propio y maquila. Actualmente cuentan con un software que les gestiona toda la administración, procesos productivos, inventarios, talleres satélites, proveedores, clientes, pedidos, órdenes de producción, facturación, cuentas a cobrar y pagar, etc. La implementación del software implicó un importante volumen de trabajo a los efectos de relevar, ordenar y cargar información, que muchas veces estaba solamente en la cabeza del empresario. Se han ordenado el taller y el depósito; se trabaja con tablero, por módulo, se factura diario, existe división de tareas y responsabilidades y se ha asignado un espacio -físico, de responsabilidad y control- a la administración y gerencia de la empresa. Junio 2013 Susana Ramela Página 96 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Esta empresa tiene un efecto multiplicador y dinamizador importante hacia su entorno. Por una parte, vienen apoyando -orientando técnicamente y dándoles producción- a varios talleres vecinos, en varios casos dirigidos por familiares y –además- forman parte de una interesante experiencia en El Santuario. Una corporación local sin ánimo de lucro -con apoyo y promoción del Municipio- nuclea y desarrolla como alternativa productiva en una zona muy agrícola a empresas de confección. Realizan “tertulias” e intercambios mensuales, se reúnen, articulan y realizan actividades de colaboración mutua importantes, etc.. Olalá tiene un rol importante en este grupo. Afirman que el Proyecto les quitó el temor a ser chicos y que se dan cuenta de que es su propio el negocio el que les “da para invertir” y -no menos importante- asocian a otros a su desarrollo. Si bien ocupan directa e indirectamente a decenas de personas, tienen un buen nivel de ventas y están comenzando a funcionar con criterios y organización empresarial, no se han formalizado, lo que implica un riesgo real en virtud de su tamaño y volumen operativo. Los empresarios manifiestan que ven la formalización como el siguiente paso. Junio 2013 Susana Ramela Página 97 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID VII.D. TEX COLECCION Localización: Medellín. Sector: Confección Nombre empresarios: Lina Velásquez y Diana Franco. Situación inicial: Junio 2013 Susana Ramela Página 98 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID En Asistencia Técnica, la especialista del área señalaba: Propuestas implementadas TIB: 1- Mejora en distribución de zonas de la empresa 2- Cambio estrategia de mercado 3- Estanterías para insumos y bodega final 4- Nueva metodología en bodega final 5- Distribución de funciones 6- Revisor de prendas 7- Formación de un módulo de costura TIC: 8- Sistema de Administración de la Producción Resultados y logros A partir de las implementaciones se obtuvieron los siguientes resultados y logros: INDICADORES Valor Inicial Ti empo fa bri ca ci ón producto A 10 Variación 8,9 -11% Ti empo fa bri ca ci ón producto B 4 4 0% Ti empo fa bri ca ci ón producto C 15 12,5 -17% 10.000 14.350 44% 3.960 2.890 -27% Uni da des produci da s mes Cos to total producto Devol uci ones 50 Oportuni da d i nforma ci ón cri tica No Si Ti empoproces o des pa cho 25 10 -60% Rotaci ón productos 30 18 -40% Ti empo ci cl o productivo 24 12 -50% 0,19 -41% 3 13 333% 55% 75% 36% 104.208.335 161.522.000 55% Oportuni da des de empl eo % producci ón mens ua l Ventas (i ni ci a l : predi a gnós tico) FUENTE: Información del Proyecto. 0 0,32 Revi s i ón de prenda s Junio 2013 Valor Final Susana Ramela Página 99 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Cambio estratégico de mercado: no se produce para inventario sino para pedidos, esto significa un ahorro de $ 20.000.000 por colección. Manejo de las 5s: permitió recuperar insumos olvidados en un “agujero negro” que han sido usados durante 5 meses generando un ahorro de U$S 23.000. Distribución de la bodega: antes se recibía mercadería para estoquear y ahora para despachar, esto hace que solamente el 10% del espacio de bodega sea para stock y el 90% para despacho rápido. Sistema de Administración de la Producción en funcionamiento permite organizar la información, ahorrar tiempos, controlar insumos y productos a lo largo de todo el proceso, etc. Implementación del revisor: ahorra U$S 1.800 al año y deja tiempo a la persona a cargo de la tarea para dar asistencia general al taller. Se organiza un taller propio con apoyo de los técnicos del Proyecto, la empresa disponía de la maquinaria y anteriormente la entregaba para el uso a talleres en los que tercerizaba su producción. Algunos comentarios: Los empresarios llevan muchos años en el sector Confección. El esposo de la empresaria tenía su propia empresa separada y la misma quebró, pasando a apoyar a Tex Colección en el área de la comercialización. Gracias al Proyecto empezaron a ver los errores que tenían y a generar grandes cambios con pequeñas acciones como: identificar lugares donde quedaban insumos sin utilizar, dar un orden lógico al proceso productivo sin necesidad de grandes desplazamientos internos, uso de Junio 2013 Susana Ramela Página 100 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID software para organizar y gestionar la producción y las ventas (de esa manera hacer las órdenes de producción pasó de requerir una mañana a hacerse en 10 minutos), saber dónde están los lotes, etc. Los técnicos del Proyecto recomendaron instalar un taller interno con las maquinarias que tenían prestadas a los talleres a los que pasaban producción. Ante una situación de escasez de mano de obra en octubre de 2012 pusieron ellos mismos -con el apoyo del Proyecto- a trabajar el taller. Ahora tienen 12 máquinas (compraron 3 nuevas), 10 personas dirigidas por una supervisora identificada y formada por la especialista en Confección del Proyecto que “me llevó una persona de operaria a supervisora”. Consideran que los Consultores son excelentes, “todos saben de lo que hablan y generan credibilidad en todo el personal de la empresa”, “me quiero quedar con Angela”5. En la empresa son actualmente 27 personas y trabajan con 25 pequeños talleres externos de 3 o 4 personas cada uno. Ingresaron al Proyecto Medellín Ciudad Cluster de Interactuar y pidieron continuar con el mismo Consultor del Proyecto FOMIN/BID, lo que -además de reducir el tiempo que requeriría familiarizarse con la empresa- facilita el empalme entre ambos. Han tenido algunas dificultades con el proveedor de software en el último tiempo, luego de que terminara el trabajo del Consultor. El Coordinador Tecnológico del Proyecto les informa que dicha empresa está experimentando problemas de personal. Como sugerencias a Interactuar manifiestan -al igual que sus colegas- la inquietud y necesidad generalizada de formar mano de obra para el sector de Confección e -incluso- disponer de una Bolsa de Trabajo. La empresaria es muy enfática al manifestar que “el principal cambio en la empresa fui yo, ahora soy menos operativa y más gerente”. 5 La Especialista en el sector de Confección del Proyecto. Junio 2013 Susana Ramela Página 101 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID VII.E. LONCHISEDA Localización: Medellín. Sector: Alimentos Productos: Alimentos congelados (panzerotis, palos de queso, pizzas, empanadas, etc.) Nombre empresaria: Paula Gil. Situación inicial: Propuestas implementadas TIB: Equipo cortador de panzerotis Cortador de queso (picaban manualmente 200 bloques de queso diarios) Mojadora Laminadora con sistema de corte para pizza El valor de la inversión en tecnología ascendió a $ 70.000.000. TIC: Actualización del programa de Costos que ya tenían de la asesoría anterior de Interactuar. Los técnicos del Proyecto no solamente apoyaron el diseño, la compra, instalación, funcionamiento y capacitación en el uso de la maquinaria adquirida, sino que tuvieron además Junio 2013 Susana Ramela Página 102 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID un rol estratégico en la pertinencia y aprovechamiento de la ampliación de planta de producción que se realizaba de manera simultánea a la intervención. El proyecto de la misma estuvo a cargo de un arquitecto, por lo que fue clave la intervención de la especialista en Alimentos del Proyecto para asesorar en lo relativo a la distribución de las áreas, procesos y maquinarias en la planta para generar los flujos adecuados de los distintos procesos. También la especialista jugó un papel clave en la elaboración de la argumentación técnica de la empresa ante un importante cliente (que representaba al momento el 70% de las ventas), acompañando además a Bogotá a la empresaria a la realización de la presentación. Resultados y logros La empresa finalizó recientemente el servicio por lo que no ha transcurrido el tiempo suficiente para el monitoreo, por lo tanto los resultados que se muestran a continuación comparan al prediagnóstico con el final de la implementación. A partir de las implementaciones se obtuvieron los siguientes resultados: INDICADORES Valor inicial Ti empo fabri caci ón producto Valor final Variación 0,12 0,052 -57% Uni dades produci das (*) 96.000 96.000 0% Cos to total del producto 88 38 -57% Oportuni dad i nformaci ón críti ca Uni dades por moje Si Si 450 500 11% (*) Queda la capacidad instalada para ampliarlas para atender a los nuevos clientes previstos FUENTE: Información del Proyecto. Algunos comentarios: Junio 2013 Susana Ramela Página 103 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Esta empresa resulta especialmente interesante y relevante como ejemplo de hasta dónde puede llegar una famiempresa cuando al potencial y deseos de superación del/os empresario/s se suma la visión, estrategia, modelo de intervención y oferta de servicios de una institución como Interactuar. La empresa comienza con un matrimonio cuya esposa fabrica palitos de queso y empanadas en su casa, el esposo los vende en el vecindario y sus 3 hijas los entregan. Al crecer el negocio deciden formalizarse y para ello - 8 años atrás- recurren a Interactuar. A partir de ese momento han trabajado siempre con distintos servicios de Interactuar y consideran que “tenemos una gran cercanía con esta entidad que nos han acompañado y ayudado siempre; han aparecido siempre cuando más los necesitábamos”. Han recibido distintos tipos de asesorías además del apoyo a la formalización, en el marco de los anteriores Proyectos con el FOMIN/BID (Diagnóstico y Asesoría y Buenas Prácticas de Manufactura), Costos, Crédito, etc. Actualmente el padre se encarga de la producción, la madre del punto de venta y las hijas están a cargo del área financiera y de las gerencias de Lonchiseda y de la quesera. El queso es un insumo clave para el producto y al tener problemas con los proveedores decidieron producirlo ellos mismos. Para esta iniciativa han recibido de Interactuar asesoría en lácteos. Desde el año 2012 tienen clientes muy grandes que piden de a 10.000 unidades mensuales de pizzas, panzerotis y/o deditos de queso. Vendían a minimercados y tenían vendedores en otros municipios, a lo que han sumado grandes cadenas que los han contactado como proveedores. Actualmente le venden al Éxito en todo el país y a una cadena alemana (asociada con accionistas colombianos) y otra francesa que se han instalado en el país. Una de ellas planea abrir 400 tiendas en Colombia y la otra 450 en Antioquia. Esto los ha obligado a modernizar su tecnología para poder aumentar la producción y responder al nivel de requerimiento; para ello requirieron incorporar tecnología en procesos manuales para los cuales no existía la maquinaria adecuada. El Proyecto contribuyó también al desarrollo de las mismas conjuntamente con el proveedor. Han debido agregar un camión refrigerado para el transporte y control de la cadena de frio. La empresa, que inició con los 5 miembros de la familia, cuenta actualmente con 50 personas y 10 de sus trabajadores están desde el primer día. Cuentan con un local exclusivo para la empresa, hicieron la planta industrial en el segundo piso y reconocen el enorme apoyo de la Especialista sectorial en la infraestructura, distribución de planta y flujograma. Actualmente ya comenzaron a construir más superficie de fabricación en el tercer piso para poder atender a la cadena francesa. Se trata de una empresa que cuenta con una planta modelo, que ha continuado el proceso de innovación luego de la implementación realizada por el Proyecto, saneada financieramente y que accede a recursos de Bancolombia en condiciones muy favorables. Es éste un muy buen ejemplo de la ruta de desarrollo que Interactuar puede generar, promover y apoyar en aquellas empresas y empresarios con las actitudes y aptitudes requeridas para crecer, generar empleo y escapar efectivamente de las trampas de la pobreza. Lonchiseda fue elegida por Interactuar Famiempresa del año 2007 y formará su caso parte de la publicación que hará la corporación por sus 30 años. Junio 2013 Susana Ramela Página 104 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID VIII. PERCEPCIÓN DEL PROYECTO ANTE LOS DIFERENTES ACTORES INSTITUCIONALES La información cualitativa y cuantitativa recogida por la Consultora a través de distintas herramientas es consistente en mostrar una percepción muy positiva del Proyecto por parte de todos los actores involucrados. Además de realizarse entrevistas, reuniones grupales y visitas, se diligenciaron formularios a todos los actores del Proyecto. A continuación se presenta un breve resumen de la percepción recogida, tanto del Equipo ejecutor como de los distintos actores internos y externos vinculados al Proyecto, transcribiéndola en algunos casos de forma textual para no perder su significación y elocuencia. VIII.A. EQUIPO DEL PROYECTO El Equipo del Proyecto considera que los principales diferenciales del mismo son: Acompañamiento: El factor diferenciador de este proyecto está dado en el acompañamiento y asesoría personalizada que se brinda a todos los empresarios desde el inicio del Proyecto. Acompañar al empresario en etapas críticas para él como son: la elección de tecnología; relacionamiento con proveedores; normalización de los procesos y puesta en marcha de la empresa con nueva tecnología; acompañamiento en otras áreas que se mueven con la incorporación de la tecnología. El acompañamiento personalizado en la empresa y el no dejar solo al empresario durante la toma de decisiones y normalización del proceso con el cambio o introducción de nueva tecnología. La posibilidad de darle al empresario un servicio y acompañamiento acorde con las necesidades reales de su empresa, integral y con personal capacitado para el fin. Integralidad Ni Interactuar ni otras ofertas en el mercado tienen esta integralidad y forma de abordar las empresas, con resultados ya tangibles y sus excelentes impactos. Integrar los servicios ofrecidos al empresario de manera congruente y de fácil aplicación a su empresa. Opción por la tecnología La principal característica del proyecto es que es algo nuevo, ya que los servicios de desarrollo empresarial que existen en el mercado se enfocan en un solo problema de la empresa, en cambio el acompañamiento realizado por el proyecto BID, a partir de la tecnología trata de afectar todas las aéreas de la empresa. La metodología desarrollada no es para prestar una asesoría técnica, se busca la incorporación de tecnología (TIC o TIB) para el mejoramiento de los procesos en la productividad y la gestión empresarial, partiendo del análisis financiero. Se definir la opción tecnológica a implementar en las empresas, basado en un análisis financiero, técnico y operativo. Junio 2013 Susana Ramela Página 105 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Monitoreo Se monitorean los resultados en las empresas, lo que permite evaluar, conocer y hacer correctivos. El Equipo señala como mejores prácticas: Diagnóstico, recolección de datos e información: El control de la información obtenida en la empresa por parte de los consultores. El constante monitoreo de las intervenciones en las empresas. El análisis de la información financiera y técnica de la empresa. La integración de los temas tratados a partir de una información veraz trasmitida a cada consultor participante en la empresa. Depurar la información necesaria de la empresa y sobre la cual se va a intervenir (no pretender conocer de todo en el diagnóstico). Hacer un buen diagnóstico para proponer un plan de trabajo acertado (no subestimar el diagnóstico). La gestión documental del proyecto. Metodología Trabajo continuo en la mejora de la metodología. Asistencia técnica y comercial personalizada. Asesoría y acompañamiento en la selección de equipos y maquinaria personalizado. Cada una de las etapas del proyecto tiene sus beneficios, potencializa y da la fortaleza necesaria para impactar positivamente la empresa. Mirar la empresa como un todo, aunque la intervención sea en una sola área. Incentivar al mejoramiento continuo. Recursos Humanos La cohesión que hay en el equipo ejecutor. La comunicación entre el consultor y el equipo ejecutor. Toma de decisiones compartidas. Tener personal interno de Interactuar, comprometidos con el buen desarrollo de las intervenciones y el servicio al empresario. Comunicaciones efectivas. Analizar la problemática de las empresas con un equipo de trabajo interdisciplinario. Capacitación Capacitación en productividad grupal. La realización de la capacitación en Productividad antes del acompañamiento. Junio 2013 Susana Ramela Página 106 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID La Matriz DOFA definida por el Equipo del Proyecto es la siguiente: Debilidades Consultores Externos: capacitar a consultores que después se van, fuga de conocimiento; no todos tuvieron el mismo sentido de pertenencia, compromiso y dedicación al empresario; no retener a futuro al personal externo del Proyecto en la institución. Costos: programa costoso para el empresario; presupuesto muy elevado al momento de ejecutarse el proyecto; altos costos para el empresario si no están subsidiados, metodología y equipo de trabajo costoso de mantener. Interactuar: demora en la apropiación de la metodología del Proyecto; desconocimiento del alcance real de este tipo de proyectos; lentitud en la toma de decisiones; no hay dirección estratégica clara para continuar; no darle continuidad inmediata al Proyecto; la reducción futura de los pagos a los Consultores de acuerdo a las tarifas de Interactuar. Otras: convocatorias de las empresas; cumplimiento de metas a tiempo; débil difusión del proyecto en el mercado. Oportunidades (se incluyen las principales respuestas si bien algunas de ellas son fortalezas) Derivadas de la experiencia: conocimiento de las necesidades de las empresas, insertar la metodología a nuevos segmentos, aprovechar los buenos resultados de algunos empresarios como vitrina para el Proyecto, posibilidad de mostrar casos exitosos que demuestren los alcances de este tipo de proyectos, gestionar recursos de cooperación y/o convenios a partir de las cifras de impacto reales. Cartera productos: ampliarla, nueva metodología para ofrecer como servicio o producto para el mercado, diversificar el servicio para el fortalecimiento de la microempresa, incorporar a los SDE un programa exitoso. Respecto a la competencia: no hay competencia directa de este servicio, primer programa en la ciudad con esta metodología, diferenciación en el mercado con respecto a proyectos similares en la ciudad, es un modelo de acompañamiento innovador. Otras: convenios para ingreso de empresas, respaldo de Interactuar en el mercado, reconocimiento del Proyecto en el área metropolitana y municipios aledaños, empresarios más dispuestos a la participación en este tipo de programas, políticas y programas de gobierno para subsidiar la metodología. Fortalezas Equipo Ejecutor: calidad y formación en la Metodología, compromiso, responsabilidad y solidaridad. Consultores: capacitados en la Metodología y con experiencia. Metodología: desarrollo metodológico, enfoque en la productividad, metodología final validada, desarrollo según experiencias y necesidades de los sectores, posibilidad de aplicar cuatro teorías administrativas a la microempresa, aplicación de conocimientos y apropiación de tecnologías básicas, capacitación en Productividad, asesoría personalizada. Otras: flexibilidad necesaria para adaptarse a la necesidad del microempresario mediante una buena comunicación, buena imagen de la Corporación, calidad del servicio, conocimiento del ambiente de trabajo del microempresario, buscar estrategias partiendo del conocimiento y experiencia del empresario. Junio 2013 Susana Ramela Página 107 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Amenazas El Empresario: poca disposición al cambio, falta de compromiso con el proyecto, que el empresario no pague el valor del servicio, empresario no conforme con la participación en el proyecto. El “todo gratis”: los programas de desarrollo empresarial del mercado son gratis, acostumbramiento en la ciudad al “todo gratis”, proyectos gubernamentales “todo gratis”, mercado de apoyo empresarial a la MIPYPE gratuito y de baja calidad. Competencia y otros Programas: malas experiencias de los empresarios en otros programas de apoyo empresarial, entidad con metodología similar en la ciudad de Medellín, otras entidades de apoyo a las microempresas mercadeen el tema de productividad como un servicios más, nuevos competidores a precios bajos o gratuitos, saturación de programas para microempresas en la ciudad. A futuro: no continuidad de la metodología, adaptación lenta de la metodología a los otros servicios, no contar con el personal formado en la metodología, considerarlo un proyecto solo para pequeñas, medianas y grandes empresas, dejando de lado a las microempresas. VIII.B. LAS EMPRESAS Si bien el Proyecto cuenta con varios clientes internos y externos, las micro y pequeñas empresas participantes son sus clientes naturales y más relevantes; de ahí la importancia de conocer su percepción sobre el mismo. Como parte del Sistema de Seguimiento del Proyecto se realiza Encuestas de Satisfacción a las empresas participantes. En las mismas se califican de 1 (juicio más bajo) a 5 (juicio más alto) todos los componentes de la Metodología que apliquen en cada caso particular y dos dimensiones vinculadas a los efectos del servicio (Mejoras en las condiciones de trabajo y Mejora de la Empresa después del Acompañamiento). A continuación se presenta el Cuadro que resume los resultados de dicha Encuesta. ENCUESTA SATISFACCION EMPRESAS CALIFICACION DE: 1 2 3 4 5 Proyecto 0% As i s tenci a Técni ca NA 2% 10% 44% 44% 1% 0% 2% 18% 52% Cons ul tor Líder 0% 4% 15% 38% 43% Ca pa ci ta ci ón Producti vi da d 0% 0% 17% 41% 17% 25% Ca pa ci ta ci ón TIC 0% 0% 5% 13% 6% 76% Mejora condi ci ones de tra ba jo 1% 6% 22% 64% 7% Mejora empres a des pués a compa ña mi ento 0% 6% 21% 63% 10% 27% FUENTE: Información del Proyecto En todos los casos las respuestas se concentran fuertemente en 4 y 5, lo que refleja una alta satisfacción de los clientes del Proyecto con los componentes que éste involucra y algunos de los efectos que genera. Junio 2013 Susana Ramela Página 108 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Las opiniones, juicios y valoraciones de las empresas fueron recogidas a través de: visitas, focus groups e implementación de un Formulario especialmente diseñado con ese fin. El Formulario, como ya se mencionara, fue enviado a través de Internet al total de las 303 empresas vinculadas al Proyecto y administrado directamente tanto a las visitadas como a las participantes en los focus groups realizados. De los 50 formularios obtenidos, un total de 45 tienen respuestas válidas para calificar las dimensiones consultadas. Los datos obtenidos carecen de rigor estadístico y seguramente presentan un sesgo positivo para el Proyecto al ser respondido por empresas más proactivas, tanto en términos de participación en las instancias organizadas en el marco del trabajo de campo, como de receptividad al Formulario enviado por Internet. No obstante ello, constituyen una aproximación a la percepción de las empresas. El Cuadro que se presenta a continuación refleja los resultados obtenidos. EVALUACION DE LAS EMPRESAS CONCEPTO CONFECCIÓN ALIMENTACIÓN Metodol ogía /forma de tra ba jo con s u empres a 4,4 4,4 Adecua ci ón del s ervi ci o y l a s propues tas a s u empres a 4,3 4,3 Ca l i da d del s ervi ci o 4,4 4,3 Conoci mi entos de l os cons ul tores 4,7 4,5 Rel a ci ona mi ento con l os cons ul tores 4,8 4,5 Compromi s o de l os Cons ul tores con s u empres a 4,6 4,5 Segui mi ento y a compa ña mi ento del proyecto 4,5 4,5 Ca pa ci taci ón 4,4 4,3 Res ul tados e i mpa ctos en s u empres a 4,2 4,3 Ca l i fi ca ci ón Genera l del Servi ci o reci bi do 4,5 4,4 Sa tis fa cci ón con el proveedores tecnol ógi co 4,2 3,9 PROMEDIO 4,4 4,3 Ca ntida d de fi rma s 24 21 FUENTE: Elaboración propia en base a información del Formulario de Encuesta TOTAL 4,4 4,3 4,3 4,6 4,6 4,5 4,5 4,3 4,2 4,4 4,1 4,4 45 La evaluación de los participantes se ubica entre Muy Bueno y Excelente en todos los conceptos. Esta evaluación es consistente con toda la evidencia recogida en las restantes fuentes utilizadas para conocer la situación, opinión y valoración de las empresas. A continuación se presentan en forma textual algunas de las opiniones de las empresas participantes respecto al Proyecto, recogidas en el trabajo de campo. Quitan el temor por ser chicos, vemos que tenemos acceso a lo mismo que las empresas grandes. Le dicen al empresario “su taller le va a dar para invertir” y es así; me ayudaron a salir de un rincón de mi casa. Se necesita mentalidad abierta, dejarse acompañar; hay que cambiar paradigmas. Si se sienta en la máquina pierde la visión del negocio. Los consultores se adaptan a las necesidades, recursos y características de cada uno y con eso lo hacen productivo y se logra crecer. No “recortan y pegan”, en cada empresa se trabaja como se necesita, porque todas somos distintas. Primero nos asustamos, pero han sido espectaculares todos, no trabajan mirando el tiempo, me siguieron asesorando aún después de finalizado el Proyecto, “somos importantes para ellos”. Tienen calidad humana y gran experiencia, no inventaban conmigo. Junio 2013 Susana Ramela Página 109 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Los Consultores nos ayudan mucho con el personal, a que entiendan que los cambios pueden ser buenos para todos. Ayudan a organizar y ordenar los pasos de la producción, a ubicar bien las máquinas, con nueva tecnología y a cambiar el chip a los operarios. La presencia externa da credibilidad, sensibiliza a los trabajadores y los resultados son palpables. Medellín Ciudad Cluster y la Cámara de Comercio dan servicios de productividad sin ver las plantas, el Proyecto está metido con la gente, trasmiten e informan al personal y acompañan. La Metodología es muy valiosa: acompañan directamente en la planta, se aseguran que se inicia y se termina el proceso, le dan continuidad, muy personalizado, es un compromiso al tener una persona ahí con usted. En la empresa tenemos que reeducar y reeducarnos. Mi hija empezó a trabajar conmigo y a estudiar empresariales, la juventud se está metiendo en estas cosas, son jalonadores y muy emprendedores. Creí que sabía todo, yo soy empírico, más que la tecnología me ayudó mucho el ordenarme. Yo era muy terca, soy la dueña y soy operaria, pero me veía como operaria y me ayudaron mucho a cambiar mi visión. Yo construí mi empresa al lado de Interactuar, desde hace 8 años estoy haciendo capacitaciones y he solicitado créditos. Me abrió los ojos. Dan ganas de crecer, de organizarse, uno cambia la actitud. Podemos crear trabajos dignos y formales, sacar los negocios de las casas, pensar en una mejor educación para nuestros hijos. Teníamos necesidad de cambios, nos ayudaron a los jóvenes a posicionarnos frente a la tecnología y procesos y respecto a cómo convencer a los padres temerosos de eso; ahora mi padre cambió su cabeza, trabaja con sus archivos de Excel, su portátil y su tablet, con cámaras de seguridad. Cambió la imagen de la empresa y sus relaciones comerciales. Con el BID mejoró mucho la productividad, hoy hace parte de nuestra cultura organizacional; perdimos el miedo, abrimos mercados y pasamos de lo artesanal a lo industrial. El Proyecto BID ha sido clave en el desarrollo del negocio. Los pequeños datos no tienen precio porque se hacen grandes en el proceso, de aquí no me echan facilito ahora. Conociendo el servicio estaríamos dispuestos a pagar, pagar hace que uno se interese más, este servicio “no tiene precio”. He mandado notas de agradecimiento, no tengo palabras, me cambió la vida. Se lo recomendamos permanentemente a nuestros colegas. La mejor inversión que he hecho en mi empresa es el Proyecto BID, siempre recomiendo mucho a Interactuar. Junio 2013 Susana Ramela Página 110 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID VIII.C. LOS CONSULTORES EXTERNOS A los efectos de enmarcar las respuestas, se presenta en primer lugar un Cuadro con un perfil básico de los Consultores Externos de los 20 que llenaron el Formulario diseñado por la Consultora (ya sea en la reunión grupal o vía Internet). PERFIL CONSULTORES QUE RESPONDEN FORMULARIO Edad 21-30 10% 31-40 55% 41-50 10% 51-60 25% Ya trabajó con interactuar Si 25% No 75% Especialización Alimentos 45% Producción 35% Ges tión (finanzas, administración, contabilidad) 20% Ca ntida d de cons ultores 20 FUENTE: Elaboración propia en base a información Formulario Es importante destacar que el 75% de los Consultores fueron identificados, reclutados y capacitados por el Proyecto y no formaban parte de la plantilla de Interactuar. Esto se debe a que a pesar de que interactuar tiene una oferta integral de SDE a las microempresas, no contaba con consultores pertinentes para trabajar este tema. Tampoco existía este perfil, como ya se mencionara, en el medio. El consolidar este Grupo do Consultores es un aporte importante del Proyecto a la institución, ya que los mismos no sólo representan un diferencial en términos de fortaleza competitiva a nivel local, sino que, además, varios de ellos están ya trabajando también en otros programas institucionales. Mantener vinculados a estos Consultores a futuro, significa mantener la ventaja competitiva señalada en el tiempo. Los Consultores mencionan como principales diferenciales del Proyecto a: la organización, los recursos humanos y su forma de trabajo, la metodología, la integralidad, el acompañamiento al empresario y al consultor y la medición, monitoreo y evaluación. Junio 2013 Susana Ramela Página 111 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID La Matriz DOFA resumida definida por los Consultores Externos del Proyecto es la siguiente: FORTALEZAS DEBILIDADES •Metodología •Recursos humanos (experiencia, formación, conocimiento, etc.) •Equipo Proyecto •Acompañamiento a la empresa •Relación con el empresario •Oferta de crédito para implementación •Resultados e impactos a nivel empresal y personal •Mejora calidad de vida •Respaldo del BID •Restricciones de tiempo (para seguimiento, continuidad futura, etc.) •El empresario es reacio al cambio •Alta costo del crédito de Interactuar •Selección (pudo ser más exigente) •Herramientas teconológicas para comunicación interna (CRM por ejemplo, ya se diseñó e implementó) OPORTUNIDADES AMENAZAS •Expandir el Proyecto (como parte de la oferta de SDE de Interactuar, en el tiempo, a otros sectores, a otras regiones, etc.) •Crecimiento y necesidades de las empresas •Oportunidades estratégicas nacionales (tratado de ibre comercio) e institucionales •Empresario (falta visión y cultura emprendedora y empresarial, desconfianza) •Competencia •Proveedores (bajo cumplimineto y nivel de servicio en algunos casos) •No continuidad •Factores macro (internacionales, legales, comerciales, etc.) FUENTE: Elaboración propia en base a información recogida en Formularios A continuación se presenta la valoración del Proyecto hecha por los Consultores, considerando los siguientes juicios: 1 (muy malo), 2 (malo), 3 (bueno), 4 (muy bueno) y 5 (excelente). Junio 2013 Susana Ramela Página 112 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID VALORACION DEL PROYECTO POR PARTE DE CONSULTORES CONCEPTO Metodología Implementación en empresas Pertinencia Calidad de los servicios Resultados e impactos en su empresa Gestión del proyecto: * Marco de actuación claro para el consultor y la empresa * Apoyo y seguimiento del Equipo de proyecto * Relacionamiento del proyecto con las empresas * Relacionamiento con los consultores * Coordinación/interacción entre los consultores * Coordinación del proyecto Calificación general PROMEDIO Cantidad de consultores PUNTAJE PROM 4,5 4,2 4,5 4,5 4,4 4,2 4,7 4,4 4,6 4,2 4,6 4,2 4,4 20 FUENTE: Elaboración propia en base a información Formulario El excelente juicio de los Consultores respecto al Proyecto se refleja también en las opiniones vertidas en las reuniones realizadas, algunas de las cuales se presentan a continuación: Cambia el perfil de empresas en Interactuar, el perfil de las empresas que recibe el Proyecto es muy distinto al de las que reciben otros servicios. Son empresas que parecen iguales inicialmente pero son muy distintas después. El Proyecto demostró cómo al impactar la implementación de tecnología se disparan modificaciones en las otras áreas; se ve y maneja a la empresa de manera sistémica e integral y estos desarrollos los realizó el propio Proyecto y no las áreas de servicios que ya existían en Interactuar. Es como lanzar una piedra en un lago quieto. El Proyecto genera cambios muy radicales en la empresa y el empresario. Se trata de vender una idea “realizable”. Se acabó en estas empresas el “yo creo que”, ahora se trata de “el cálculo me dice que…”. El éxito radica en que no se trata de una recomendación solamente, se lo acompaña en todas las etapas y en todos los sentidos. Uno vuelve a la empresa que terminó la implementación y la ve seguir haciendo, innovando, tecnificándose. El Modelo de Intervención del Proyecto y su Equipo han sido excelentes, desde la administración hay una actitud y una metodología que han permitido que esto se desarrollara; hay: amplitud y confianza, seguimiento para facilitar y apoyar, apropiación. El Modelo es flexible, se pudo adaptar a cualquier condición y recursos de las microempresas. El Modelo es dinámico, combinó muchos factores (capacitación, entrenamiento, asesoría, acompañamiento), disciplinas y condiciones y permite continuidad en el ejercicio con el empresario. Junio 2013 Susana Ramela Página 113 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID El Modelo es dialéctico porque fue creciendo de menos a más en un proceso de mejora continua. Se apunta a un elemento (tecnología) al que las empresas pueden dar continuidad y sostenibilidad en el tiempo. Parte del éxito se basa en que cualquiera del Equipo conoce qué pasa en cada una de las empresas y el trabajo se hace muy “dialogado” entre ellos y los Consultores. Agradecimiento al Equipo por el enriquecimiento profesional y personal, los Consultores venían muy “sesgados” y fueron “aterrizados” adecuadamente; se dio un fuerte enriquecimiento profesional a través de retroalimentación de casos especiales, devoluciones metodológicas, buena comunicación entre internos y externos, todos manejaban la misma información, lo que generaba credibilidad ante los microempresarios. VIII.D. LOS PROVEEDORES Un elemento innovador y un diferencial importante de este Proyecto lo constituye la incorporación de los proveedores en el Modelo, actores importantes tanto para permitir y/o facilitar el acceso a la tecnología, como para asegurar la pertinencia, apoyo en la instalación y servicio postventa de la misma. La información de los proveedores que se presenta a continuación proviene de la reunión realizada con los mismos, así como del Formulario que se elaborado para relevar: características de los proveedores, adaptación de su oferta, involucramiento y rol en el Proyecto, resultados del mismo para la empresa y valoración del Proyecto. El Cuadro que se presenta a continuación presenta el perfil de los Proveedores y algunos aspectos relevantes de su participación en el Proyecto, lo que permite enmarcar las opiniones y valoraciones realizadas por los mismos. PERFIL DEL LOS PROVEEDORES Tipo de tecnología que vende TIC 50% TIB 33% Ambas 17% ¿De cuántas empresas del Proyecto ha sido proveedor? de 1 a 10 57% de 11 a 20 29% de 21 a 30 0% de 31 a 40 14% ¿Les brinda a las empresas del Proyecto una atención diferencial frente a otras semejantes? Sí 100% No 0% ¿Ha realizado adaptaciones a la tecnología que vendía para hacerla más adecuada y pertinente para las micro y pequeñas empresas? Sí 67% No 33% Cantidad de proveedores 7 FUENTE: Elaboración propia a partir información Formulario Junio 2013 Susana Ramela Página 114 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Resulta altamente relevante el cambio que el Proyecto ha generado en el acceso y relacionamiento de este segmento de empresas con los proveedores de tecnología, a vía de ejemplo se puede mencionar: se ha brindado a los microempresarios la información de un Banco de Datos de proveedores de distinto tipo de tecnología útil para sus empresas, el 100% de los proveedores contactados ha generado mejores condiciones comerciales en esa relación, se han realizado adaptaciones para responder de manera adecuada y pertinente a necesidades específicas de estas empresas en el 67% de los proveedores contactados, se ha acompañado a las empresas en el proceso de relevamiento de información, evaluación y toma de decisiones respecto a la tecnología a implementar y su pertinencia, se ha apoyado a las empresas en el relacionamiento con los proveedores, contribuyendo de manera importante a reducir las asimetrías existentes previamente entre ambos, etc. El Cuadro que se presenta a continuación sintetiza alguna información relativa a la relación comercial entre las empresas participantes del Proyecto y los proveedores. RELACIONAMIENTO COMERCIAL ENTRE PROVEEDORES Y EMPRESAS ¿Qué bienes y servicios brinda a esas empresas? Equipamiento 29% Maquinaria 43% Software 43% Servicio postventa 14% Capacitación 29% ¿Qué servicios adicionales ofrece a las empresas participantes del proyecto? Mejores precios 71% Crédito 29% Información 57% Descuentos especiales 86% Capacitación 71% Otros 14% ¿Qué resultados ha obtenido su empresa al estar participando del Proyecto? Mayores ventas 100% Mayor cantidad de clientes 86% Mejor rentabilidad 71% Ampliación de productos y servicios ofrecidos 57% Cantidad de proveedores 7 FUENTE: Elaboración propia a partir información Formulario Resultan evidentes los beneficios significativos de esta relación, para ambas partes, en diversos ámbitos. A continuación se presenta la valoración del Proyecto hecha por los Proveedores, considerando los siguientes juicios: 1 (muy malo), 2 (malo), 3 (bueno), 4 (muy bueno) y 5 (excelente). Junio 2013 Susana Ramela Página 115 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID VALORACION DEL PROYECTO POR PARTE DE LOS PROVEEDORES CONCEPTO PROMEDIO Forma de tra ba jo del Proyecto con mi cro y pequeña s empres a s 4,6 Impl ementa ci ón de tecnol ogía en mi cro y pequeña s empres a s 4,4 Perti nenci a y a decua ci ón tecnol ogía a l a s mi c y peq empres a s 4,3 Ca l i da d de s ervi ci os del Proyecto a mi cro y peq empres a s 4,4 Apoyo y a compa ña mi ento Proyecto a l a s mi c y peq empres a s 4,4 Forma de tra ba jo del Proyecto con l os proveedores 4,6 Rel a ci ona mi ento del Proyecto con l os proveedores 4,0 Apoyo, i nforma ci ón y s egui mi ento del Proyecto a l os proveedores 4,3 Res ul ta dos del Proyecto pa ra s u empres a 4,3 Ca l i fi ca ci ón Genera l 4,3 PROMEDIO 4,4 Ca nti da d de proveedores 7 FUENTE: Elaboración propia a partir información Formulario A continuación se enumeran algunas de las opiniones relativas al Proyecto volcadas por los proveedores: “El Proyecto me cambió la perspectiva, no solamente las grande empresas son buenos clientes”. “Es muy gratificante llevar tecnología a este tipo de empresas”. “Con esta metodología nueva para aplicar tecnología, Interactuar enfoca al cliente en que se trata de una inversión y no de un gasto”. “En el caso del software, Interactuar tiene muy claro que es muy distinto montar un software que organizar un proceso productivo; sensibiliza y trabaja con las personas en la empresas antes de pasar a la etapa de montaje”. “Estas cosas son de procesos, no es de un día para otro que se dan los cambios”. “Hay un abismo entre las empresas atendidas por Interactuar y otros clientes”. “Nos ayudaron a mejorar nuestros productos”. “Es una muy buena experiencia, aprendí mucho, es una excelente alianza estratégica entre la tecnología y el que mejora el proceso”. “Han sido árbitros imparciales”. “Aprendimos mucho con los Consultores y el Equipo del Proyecto; son muy organizados, intensos, profesionales y cumplidos”. “Los Consultores de Interactuar son excelentes y se ve la credibilidad y buena relación entre ellos y los microempresarios”. “Los Consultores son excelentes (otros mandan estudiantes) y de una gran honestidad, nunca pidieron comisión, que es a lo que estamos acostumbrados”. “Hemos cambiado cosas en nuestra propia empresa aprendiendo del servicio que Interactuar da a nuestros clientes”. “Hemos hecho una alianza estratégica con otro de los proveedores del Proyecto y complementamos nuestra oferta, ya tenemos un cliente en común”. “Han apoyado a la industria nacional, que es tan buena como la extranjera y han generado un mercado de tecnología para las microempresas”. Junio 2013 Susana Ramela Página 116 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID “Para nosotros es más importante a la hora de presentarnos a los clientes decir que trabajamos con Interactuar y que ganamos el premio Antójate Antioquia que estar certificados, que sí lo estamos”. “A Interactuar tenemos que decirle gracias por creer en nosotros”. V.III.E. OTRAS AREAS DE INTERACTUAR Se mantuvo una reunión con las distintas áreas de la corporación que interactúan con el Proyecto, a saber: Metodología, Asesoría Especializada, Capacitación, Crédito, Laboratorio, Mercadeo y Ventas. Existe una alta valoración del Proyecto de parte de todas ellas. A continuación se citan textualmente las principales percepciones manifestadas. Metodología Refrescó e inyectó modernismo y una mirada distinta a las asesorías de Interactuar. Su éxito se basa en que tiene un enfoque y alcance muy claro, eso hace que tenga un impacto más fuerte y preciso, a veces desde la metodología se quiere alcanzar y pegar a todo. La Metodología trabaja con una dinámica administrativa muy especial: - conocen muy bien los problemas de las empresas, - funciones muy bien delimitadas, - funciones multidisciplinarias y complementarias, - mirada y gestión integral, - conocimiento profundo desde cada área y encadenamiento del líder, - muy buena dinámica entre los integrantes del Equipo, mucha claridad en los roles y aportes. Se definieron nortes muy claros a las microempresas, se centraron desde la productividad muchas problemáticas. Cuenta con una metodología con ”mucho carácter”, con seguimiento, revisión y ajustes permanentes. Asesoría Especializada Tiene un resultado tangible al final, ésta debería ser la base de cualquier programa de asesoría de interactuar, habría que replicar esto en todas las áreas. Los clientes del Proyecto quieren continuar y vuelven con nuevas demandas, ya sea para seguir con el tema productividad o en otras áreas. Apunta al primer problema y es excelente porque se pueden cuantificar los resultados. Del mismo modo que el Proyecto, Asesoría Especializada no debería ser cátedra en temas sino aplicación y acompañamiento. La capacitación a los consultores cambió mucho el perfil en la implementación. A futuro lo difícil es la transición y continuidad en términos de costos. Existen limitaciones prácticas para la incorporación del servicio en este formato a futuro, como por ejemplo que no pueden vender en cuotas ni a 30 días. Junio 2013 Susana Ramela Página 117 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Capacitación La capacitación se orientó a un tema muy tangible como la productividad, esto cambió la mentalidad frente a la capacitación, se trata de algo práctico y aplicable, que a la vez los ayudó a incorporar los cambios. Laboratorio Es un Proyecto muy bien logrado, muy atinado, oportuno, de soluciones reales y factibles. Es un proyecto de investigación aplicada, ya que se estudia cada caso y se da una solución individual “a medida”. Ha sido un gran proveedor de clientes para Laboratorio; se percibe a través de esas visitas que han reducido costos, optimizado procesos, que su resultado redunda en dinero. Crédito El Equipo del Proyecto planificó y analizó desde el inicio los requerimientos de Interactuar para otorgar sus créditos a los efectos de articular este tema con su metodología. Créditos nunca tuvo presión del Proyecto respecto a las aprobaciones con el objetivo de llegar a la contrapartida, sino que por el contrario, el propio Proyecto actuó como un proveedor de clientes. Muchos no lo usaron porque disponían de recursos propios o de acceso a otras fuentes. El éxito del Proyecto en lo relativo al crédito está en: la planificación inicial, las solicitudes llegan muy bien estructuradas y los filtros son muy buenos. Se trata de una cartera muy sana, con un único caso de mora y varios clientes exitosos que han regresado -luego de pagar su crédito inicial- a solicitar uno mayor para -por ejemplo- abrir nuevos puntos de venta. Mercadeo Es para un nicho, se necesita capacidad económica más mentalidad especial. El cliente es clave en todos los servicios de Interactuar, es fundamental que -como en este caso- la propuesta sea tangible para él y es crítico que sepa qué va a lograr para que se decida a tomar el servicio. Es necesario hacer lo mismo con otros servicios, hay que “animarse a la promesa”. En las visitas a microempresarios se percibe que el Proyecto es muy valorado por ellos. En la organización y funcionamiento del Equipo cada uno tiene un rol al hablar con el empresario, éste percibe que se trata de un equipo multidisciplinario y que no tiene que empezar a contar su historia cada vez desde cero. Todos en el Equipo tienen en la cabeza a la empresa. Los costos de la continuidad nunca van a cerrar, deben ser subsidiados y debe analizarse como hacer más equitativo el costo de los mismos, pero -aun así- deben tener un costo para el microempresario. Junio 2013 Susana Ramela Página 118 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Ventas Se trata de un proyecto muy bien logrado, que apunta a las necesidades del microempresario y a un nicho muy específico. Puede mostrar indicadores que son un buen argumento de venta y dan confianza al cliente. Recoge muy buenos indicadores que demuestran que es pertinente. A futuro debería verse como adecuar los costos para que sea accesible a los empresarios, tiene un diferencial muy grande pero debe competir con la amenaza de lo gratis. V.III. F. INSTITUCIONES A LAS QUE SE REALIZARON TRANSFERENCIAS Si bien se establecieron contactos y existió interés de muchas entidades por recibir la Metodología, no todas terminaron concretándolo, principalmente por razones financieras. La transferencia fue realizada en los casos de: Actuar por Caldas, Actuar por Bolívar y Cámara de Comercio de Ibagué. El proceso de transferencia tuvo como antecedente un Diagnóstico Institucional de las entidades, a los efectos asegurar que contaban con las características organizacionales y los recursos humanos, físicos, financieros y relacionales requeridos para la transferencia y posterior implementación de la Metodología. La capacitación en la Metodología se realizó en cada caso mediante un taller intensivo de una semana, lo que implicó el traslado de técnicos del Equipo y Consultores a cada uno de los lugares a formar al personal que cada institución determinó. La asistencia fue variada, en función del diseño institucional que cada entidad previera para su propia implementación; esto implicó -dependiendo del caso- que se capacitaran: técnicos internos propios, consultores externos, consultores del SENA, de la universidad, etc. La etapa posterior consistió de un seguimiento y apoyo a distancia en la implementación que las tres instituciones realizaron a su primer grupo de empresas. La percepción del Proyecto que manifiestan las instituciones a las que se ha realizado la transferencia es altamente positiva. Se trata de instituciones con experiencia de trabajo con cooperación internacional y nacional (fundamentalmente pública) y en el área de los Servicios de Desarrollo Empresarial, pero que carecían de una respuesta en el tema incorporación de tecnología. Si bien cada una de ellas tiene su perfil, estructura y forma de trabajo propia, en todas pudo implementarse la Metodología de manera adecuada. Atendiendo tanto a las características de cada entidad, como a la vocación productiva de cada localidad, las empresas atendidas por las mismas en la primera etapa han sido, no sólo de los sectores de Alimentos y Confección, sino también agroindustriales. En el caso de la Cámara de Comercio de Ibagué se implementó en 4 empresas piloto y si bien es muy corto el tiempo transcurrido, se considera que el modelo es muy pertinente y ya se ven resultados. Actualmente la institución está iniciando el trabajo con otras 30 empresas, con recursos de la Gobernación; éstas pagan entre el 5% y el 10%. La Cámara tiene buen poder de convocatoria, tiene bien identificadas a sus empresas, sabe quiénes necesitan el servicio y tiene demanda para el mismo. Junio 2013 Susana Ramela Página 119 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID En el caso de Actuar por Bolívar cuentan con un equipo exclusivo para el Proyecto compuesto por: 2 Ingenieros full time (uno Industrial y otro de Alimentos) y 3 apoyos a tiempo parcial (un Economista, y 2 Administradores de Empresas). Los docentes fueron proporcionados a través de un convenio con una Fundación de Cartagena. Se trabajó con 2 empresas en la etapa piloto (una de las cuáles ya accedió al financiamiento para la implementación) y luego con otras 2; actualmente tienen 8 con Prediagnóstico. Tienen más demandas por el servicio y piensan extender el servicio a otros sectores. Siempre fueron apoyados por Interactuar y existió total disposición a responder cualquier duda, ya que están “a un mail de distancia”. Consideran que la Metodología es tan buena y completa que su herramienta financiera ha servido incluso para mejorar a la propia institución Actuar por Bolívar. Actuar por Caldas involucró en el proceso de transferencia a personal interno y a un grupo importante de los Consultores externos con los que trabajan de manera permanente, valorando muy positivamente el intercambio y los aportes surgidos entre ellos y los técnicos de Interactuar. Se trabaja con 4 empresas, 2 de Alimentos y 2 de Confección. Hasta el momento se ha validado la tecnología existente en las mismas y se han propuesto cambios pequeños, que no han implicado cambio de tecnología, sino mejoramientos. Aun así, los resultados e impactos logrados en 3 meses muestran un 22% de mejoramiento en productividad (promedio de las 4 empresas) y se está pendiente de hacer la valoración económica de los ahorros y el mejoramiento de la productividad en 3 meses más. También en este caso se tienen demandas de nuevas empresas El inconveniente que se ha presentado con estas transferencias ha sido la falta de proveedores a nivel local, pero el Proyecto ha colaborado proporcionándoles información de otros en ciudades de mayor tamaño. Se valora altamente, que además de poder disponer localmente de una Metodología efectiva, el Proyecto les permitiera generar capacidades locales. En todos los casos se manifiesta el agradecimiento a Interactuar y al BID. Se presenta a continuación la valoración del Proyecto hecha por las instituciones que han recibido la transferencia de la Metodología, considerando los siguientes juicios: 1 (muy malo), 2 (malo), 3 (bueno), 4 (muy bueno) y 5 (excelente). CONCEPTOS Trans ferencia Metodología Implementación en empres as (*) Pertinencia Calidad Res ultados e Impactos (*) Apoyo y acompañamiento proyecto Calificación general PROMEDIO Cantidad de ins tituciones trans ferencias PROMEDIO 5,0 4,5 3,8 4,8 4,6 4,2 4,7 4,3 4,5 3 FUENTE: Elaboración propia en base a información formulario (*) Estos dos conceptos tienen una calificación más baja “por razones ajenas al Proyecto”, tal como lo mencionara el responsable de la transferencia en la Cámara de Comercio de Ibagué. La dificultad de esa entidad en conseguir los recursos para la implementación es lo que ha Junio 2013 Susana Ramela Página 120 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID dificultado, en uno de los tres casos, la implementación en las empresas y la obtención de resultados e impactos. También son altamente positivos los juicios expresados por Comfama, quien -a través de un convenio- cofinanciara la participación de más de 50 de sus empresas, a las que monitoreo de manera permanente articulando de forma muy efectiva con Interactuar. Estas empresas obtuvieron resultados e impactos muy relevantes. Junio 2013 Susana Ramela Página 121 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID IX. LECCIONES APRENDIDAS QUE SIRVAN AL DISEÑO DE OTROS PROYECTOS HACIA EL FUTURO El Proyecto ha permitido recoger varias Lecciones Aprendidas útiles para otros diseños a futuro, entre las que se pueden mencionar: La incorporación de tecnología no es privativa solamente de las empresas grandes y medianas, también las micro y pequeñas empresas pueden hacerlo de manera efectiva y exitosa si ésta se enmarca en un Modelo de Intervención adecuado. No es el tamaño de la empresa la variable más relevante para la incorporación de tecnología, sino -fundamentalmente- la mentalidad, actitud, aptitud y disposición del empresario. Es importante reconocer la importancia y pertinencia de los proyectos “de nicho” frente a los de cobertura, cuando lo que se busca es impacto y desarrollo sostenible en las microempresas. En los proyectos “de nicho” las empresas deben sensibilizarse una a una y los resultados e impactos en ellas dependen -en buena medida- de la correcta aplicación de los “filtros” de ingreso predefinidos6. Se demuestra una vez más que -al menos en las micro y pequeñas empresas- la tecnología por si sola nunca es la solución a todos los problemas de éstas, el ejecutor o el proyecto deben ser capaces de ofrecer servicios en otras áreas, tanto para atender necesidades de apoyo preexistentes, como aquellas que surjan de la implementación tecnológica.7 En este tipo de empresas y en este tema no existen las soluciones generales, es fundamental el Diagnóstico inicial, tanto para conocer la prioridad del tema tecnológico en la empresa, como para diseñar una solución “a medida”. Al ser la tecnología un tema atractivo para el empresario, puede actuar como un dinamizador, “excusa” o puerta de ingreso que derive en una “espiral virtuosa” de revisión global de la empresa, con un enfoque integral y una respuesta multidisciplinaria. Es necesario visualizar a la tecnología en sentido amplio, nunca debería limitarse a la máquina o el equipo, sino referir al proceso en su conjunto, a los flujo que produce, al ordenamiento general que implica, a los recursos financieros que demanda y genera, etc. Es recomendable, tanto en términos de calidad de gestión e implementación como de sostenibilidad futura, que el Equipo del Proyecto combine personal del Ejecutor y nuevo, visión multidisciplinaria y sectorial y que pueda crecer -en función de las demandas- a través de Consultores Externos especialmente capacitados, orientados y monitoreados. Es importante distinguir con claridad las tareas tercerizables en Consultores externos de aquellas que deben conservarse en el Equipo porque representan el core business del proyecto, como por ejemplo el Sistema de Información, Monitoreo y Evaluación. Es necesario tener flexibiIidad, actitud y aptitud para mantener el Modelo de Intervención y la Metodología en permanente revisión y mejora a partir del feed back generado por la implementación. 6 En este caso: prediagnóstico, capacidad de obtener los recursos para la inversión necesaria y asignación de una persona responsable del proceso. 7 Esto queda evidenciado en este caso por el análisis financiero que se introduce al evaluar la implementación de tecnología y por la necesidad de desarrollar una serie de servicios inicialmente considerados “complementarios”, que terminan convirtiéndose en obligatorios y en parte integral de la Metodología. Junio 2013 Susana Ramela Página 122 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Es conveniente gestionar el proyecto como proceso, incorporando en el mismo el Sistema de Información, Monitoreo y Evaluación, así como también la construcción y gestión de conocimiento. Es importante incluir y priorizar desde el diseño del Proyecto8 la definición de indicadores cuantitativos que permitan medir y evaluar los resultados e impactos de la intervención realizada. Es relevante disponer de un eficaz, eficiente y pertinente Sistema de Información, Monitoreo y Evaluación, usado como herramienta de gestión permanente que permita: identificar problemas y oportunidades, corregir el rumbo, medir desempeño, resultados e impactos y generar y gestionar conocimiento. Es necesario tener en cuenta las particularidades y dificultades adicionales que se presentan a la hora de transferir y/o implementar el Modelo de Intervención en otras localidades (por ejemplo: poco conocimiento de la realidad local, desconfianza del que viene de otro lugar, falta de capacidades profesionales locales adecuadas, pocos proveedores, etc.). La selección de socios para el desarrollo reconocidos, solventes, con trayectoria y experiencia en la gestión de proyectos y que -además- incorporan a las nuevas ejecuciones lecciones aprendidas en proyectos anteriores, incrementa considerablemente las posibilidades de éxito de las nuevas iniciativas. 8 Se lo incluyó en las Condiciones Previas en este caso. Junio 2013 Susana Ramela Página 123 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID X. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES X.A. CONCLUSIONES El análisis del Proyecto Interactuar-BID/FOMIN realizado en el marco de su Evaluación Final permite extraer abundantes conclusiones, siendo las principales las que se enumeran a continuación: El Proyecto ha permitido romper con varios paradigmas y mitos relativos a las micro y pequeñas empresas gracias a un enfoque realmente de desarrollo, basado en el potencial de las micro y pequeñas empresas y no en sus restricciones. Es posible afirmar que se está ante un Proyecto de excelencia, esto es consecuencia de la pertinencia, efectividad y calidad del diseño, definiciones estratégicas, implementación, gestión y monitoreo permanente del mismo. La integralidad, articulación y consistencia entre ellos, así como la disposición a su revisión permanente, es lo que ha permitido los importantes logros, resultados e impactos que se mencionan a lo largo de este Informe. Desde el diseño del Proyecto se contemplan y articulan tres aspectos relevantes, no siempre presentes en esta etapa, que recogen lecciones aprendidas a partir de la experiencia del FOMIN-BID: foco, profundidad y medición. El diseño focaliza al Proyecto en el servicio que se busca poner a disposición de las empresas objetivo (la incorporación de tecnologías TIC y TIB y lo que esto moviliza en la empresa) y no distrae atención ni recursos en temas o acciones más allá de este alcance. Contempla toda la serie lógica de fases que implica el proceso: desarrollo metodológico, etapa piloto, implementación efectiva, a las que agrega -como ya es habitual para el FOMIN en los últimos años- la difusión y transferencia del modelo metodológico. Esto implica agregarle al “foco” mencionado, la “profundidad” necesaria en las acciones a lo largo del tiempo que requiere ese proceso. Todas las fases de ese proceso “ideal” fueron cumplidas a lo largo del plazo de ejecución del Proyecto esto no siempre ocurre, porque el tiempo no es suficiente y/o porque al requerir la voluntad de terceras partes sobre las que el Ejecutor no tiene incidencia, las transferencias suelen quedar como una “manifestación de intención”. El Proyecto prevé y prioriza desde su diseño la medición y evaluación de impacto desde el momento cero, incorporando -como condición previa- la construcción de un set de Indicadores cuantitativos que alimentan un Sistema de Información a ser usado como herramienta permanente para la gestión del Proyecto. Esto contempla una debilidad habitual de la ejecución y gestión de este tipo de iniciativas. La implementación del Proyecto ha sido prolija, certera y efectiva; el Modelo de Intervención gestionado por el Equipo Técnico se basa en una Metodología de probada pertinencia y efectividad gracias a un permanente proceso de revisión y mejora, adecuadamente medido y monitoreado. La relevancia, profesionalismo, calidad y compromiso de la gestión del Proyecto ha sido clave para su éxito y es importante diferenciarla de la mera implementación del proyecto diseñado, ya que es habitual observar que la ejecución -muchas veces- se limita a la implementación de las actividades previstas en los componentes, sin la imprescindible visión crítica, gestión de conocimiento y revisión necesarios a partir de la dinámica resultante de la propia ejecución. Junio 2013 Susana Ramela Página 124 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID El Equipo del Proyecto ha sido clave para el éxito del mismo y determinante para el logro de los resultados e impactos alcanzados; el mismo tiene a cargo el core business y combina y articula de manera eficiente y eficaz bajo un liderazgo experto y positivo: personal de Interactuar con incorporaciones, distintas disciplinas, visiones especializadas y sectoriales, profesionalismo y preocupación por las personas. Se dispuso de una capacidad escalable de atención de las demandas a través de un Grupo de Consultores Externos inexistente previamente en el mercado; luego de un proceso de depuración natural como parte del seguimiento y el proceso de mejora continua, se consolidó un grupo experiente, especialmente capacitado, comprometido y con muy buena llegada a los empresarios y a las empresas. La Metodología que desarrolló y consolidó el Proyecto a lo largo de su ejecución constituye uno de los principales factores diferenciadores y determinantes de la excelencia y el éxito del mismo; la misma es distinta a la diseñada originalmente, es el producto de un proceso permanente de análisis y mejora continua. Se ha comprobado, a partir de su aplicación exitosa en otros programas institucionales y en las transferencias realizadas, que es aplicable a otros sectores y entornos. Las definiciones estratégicas claves y definitorias del Proyecto hacen parte de la Metodología, en muchos casos no desde el inicio sino como consecuencia del mejoramiento realizado por el Equipo, a saber: visión y abordaje integral de la empresa, enfoque de proceso y multidisciplinario de la intervención, servicio de nicho, especializado y “a medida”, filtro inicial, sistema de información y seguimiento, etc. El Proyecto cuenta con un excelente Sistema de Información y Seguimiento que utiliza como herramienta de gestión permanente y le permite, no sólo el monitoreo a todos los niveles (Proyecto, empresas en conjunto, por sectores e individuales, etc.), sino también alimentar el proceso de mejora continua y tomar decisiones. El Proyecto ha sido eficiente tanto en la gestión y el uso de sus recursos financieros, humanos y técnicos, como en el logro del involucramiento y compromiso de sus diversos actores; esto ha sido facilitado por el orden, transparencia, control y adecuada información en todas sus áreas. El Proyecto ha demostrado ser eficaz en el logro de sus metas tanto a nivel de Propósito como de Componentes, así como pertinente y relevante a nivel estratégico y de gestión, logrando -adicionalmente- una amplia cobertura geográfica, llegando directamente a 303 empresas de 27 municipios de 8 regiones del departamento de Antioquia. Se trata de un Proyecto exitoso. En el desarrollo de empresas los aportes de un proyecto pueden ser múltiples9, pero cuando éstos involucran trabajo directo con las empresas, el éxito -más allá de los distintos aportes relevantes- debe reflejarse necesariamente en los resultados, efectos e impactos reales, efectivos, demostrables y mensurables que logra generar en las empresas; y mejor aún si llegan también a los empresarios y sus entornos. El Proyecto ha incorporado “tecnología pertinente” y “a la medida” de cada caso, esto no necesariamente implica inversiones importantes ni altos niveles de sofisticación tecnológica, es -en muchos casos- la incorporación de los conocimientos lo que hace la 9 Por ejemplo: creación y/o mejoramiento de servicios; generación y/o acceso a mercados, clientes y/o proveedores; diseños de metodología y modelos de intervención; cobertura lograda; conformación de equipos especializados en la prestación de servicios; altos niveles de autofinanciamiento; etc. Junio 2013 Susana Ramela Página 125 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID diferencia; los empresarios sienten que lo que les cambió la historia y en lo que basan su desarrollo futuro es en la aplicación de conceptos como: procesos, flujo, distribución de planta, organización modular, polifuncionalidad, facturar diariamente, valor minuto, tablero, orden administrativo, etc. Los servicios del Proyecto han probado ser relevantes y pertinentes para empresarios y empresas muy diversos, desde las que inician su proceso de desarrollo, hasta aquellas que ya están más adelantadas en el mismo y que desean dar un salto importante o que experimentan crisis de crecimiento. Los resultados e impactos del Proyecto son múltiples y muy relevantes y alcanzan no sólo a la empresa, sino también al empresario (tanto en su ámbito personal como familiar) y al sector. Como resultado del proceso de 420 empresas a las que se les hace el prediagnóstico: 311 ingresan, a 303 se les elabora el PIT, 228 implementan algo de tecnología y -de ellas- 210 finalizan todo el proceso; esto implica que de las que ingresan: al 97% se les elabora el PIT, el 73% implementan algo de tecnología y el 68% finalizan todo el proceso. El Proyecto logró muy buenos resultados en las variables que se previó monitorear inicialmente para gran parte de las empresas atendidas, tal como lo muestra el siguiente Cuadro, las magnitudes de esos cambios también son significativas. INDICADORES ORIGINALES DE RESULTADOS EMPRESAS QUE LOGRAN: CONFECCION ALIMENTOS Reducci ón Ti empo fa bri ca ci ón producto 87,5% 91,7% Aumento Uni da des produci da s 85,5% 80,3% Di s mi nuci ón Cos to producto 86,3% 87,5% Reducci ón Devol uci ones por Ca l i da d 64,7% 58,3% Impl em Tecnol og control -ma nejo i nforma ci ón 90,8% 93,6% Reducci ón Ti empo Ges ti ón Admi ni s tra ti va 84,7% 72,7% El Proyecto logró muy buenos impactos en las variables que posteriormente decidió monitorear para gran parte de las empresas atendidas, tal como lo muestra el siguiente Cuadro, las magnitudes de esos cambios también son significativas. ALGUNOS INDICADORES DE IMPACTO EMPRESAS QUE LOGRAN: CONFECCION ALIMENTOS Incremento de Venta s 88,0% 83,1% Genera ci ón de Empl eo 30,6% 16,4% Hi ci eron Impl ementa ci ón pos t Proyecto 48,8% 38,9% No solo son importantes los resultados e impactos, sino también su sostenibilidad en el tiempo, existe evidencia cierta de esto se está logrando y se percibe un cambio en la cultura empresarial al incorporar a los procesos habituales tanto la innovación, como la incorporación de tecnología. Las empresas participantes realizaron inversiones en tecnología -de distinto tipo y con distinto nivel de complejidad y sofisticación- y en muchos casos lo hicieron con recursos propios y/o “la tecnología se pagó sola”, a la fecha de corte de la información el monto invertido rondaba los U$S 803.000. Junio 2013 Susana Ramela Página 126 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Como retorno sobre la inversión promedio el 80 % de las empresas de Alimentos experimentaron un incremento en las ventas mensuales de $ 12,83 por cada peso invertido y las de Confección $ 13,41. Una aproximación pertinente al retorno sobre la inversión del Proyecto podría medirse a través del incremento de ventas que ha generado en el conjunto de las empresas participantes, el mismo asciende a U$S 1.082.240 mensuales, lo que significan U$S 13.000.000 anuales10. El BID-FOMIN e Interactuar han logrado apalancar con sus recursos aplicados a un Proyecto relevante, pertinente, eficiente, eficaz y efectivo un incremento en los ingresos anuales de las micro y pequeñas empresas de Alimentos y Confección de U$S 13.000.000; esto representa 8,7 veces el presupuesto total del mismo. Los resultados e impactos del Proyecto no se limitan a las empresas atendidas, sino que se extienden también a otros actores: Consultores, proveedores, entidades con las que se realizan convenios o transferencia de la Metodología, el propio Interactuar, etc. Todos los involucrados manifiestan niveles de satisfacción y valoraciones muy altas del Proyecto, así como también muestran su preocupación en lo relativo a su continuidad. El Proyecto ha contribuido a romper algunos paradigmas o mitos, demostrando que: la implementación de tecnología y la mejora de la productividad no están destinadas exclusivamente a las empresas de mayor tamaño y que las micro y pequeñas pueden y están dispuestas a invertir en tecnología si la misma es pertinente y se les demuestra que tendrá retornos adecuados y que -en muchos casos- “se paga sola”. Si bien se trata de un servicio “de nicho” -que excluye a las unidades productivas que son en realidad estrategias de supervivencia- el Proyecto ha demostrado que la incorporación de tecnología, la productividad y la competitividad, no dependen prioritariamente del tamaño de la empresa, sino de las aptitudes y -sobre todo- las actitudes del empresario. Se está demostrando también, que el abordaje de la compleja problemática de las micro y pequeñas empresas desde una visión parcial basada en la tecnología no es pertinente; el éxito de este Proyecto se basa en que la tecnología11 funcionó como excusa (es un tema especialmente sensible y convocante para las empresas) para generar un espiral virtuoso donde se tocan y atienden otras áreas (organización, gestión, procesos, recursos humanos). Fue necesario incorporar a la Metodología el abordaje de otras áreas y el uso de otras herramientas y formatos de intervención que se integraron al Modelo de Intervención y que -si bien actualmente se les denomina “Asesorías Complementarias”- son centrales. Interactuar ha decidido integrar este servicio como programa permanente a su oferta de Servicios de Desarrollo Empresarial y está trabajando actualmente en la determinación del lugar, la forma y en adecuar los costos de los mismos a la nueva realidad. 10 Este monto se va a incrementar sensiblemente, ya que muchas de las empresas participante acaban de finalizar la implementación, por lo que aún no se ha experimentado y/o medido el incremento de ventas. 11 Es claro para todas las partes que la tecnología no es la máquina, es el proceso en su conjunto, el flujo que genera, el ordenamiento general de la empresa que se da, los flujos financieros que demanda y genera, etc. Junio 2013 Susana Ramela Página 127 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID La excelencia y el éxito del Proyecto (medido en términos de sus resultados e impactos) se basan en gran medida en su Equipo, su gestión y su Metodología; esto obliga a ser muy cuidadosos respecto a las modificaciones que se hagan de estos componentes a futuro atendiendo a las distintas dimensiones de su Sostenibilidad. El Proyecto es un buen ejemplo del aporte y relevancia del rol del FOMIN/BID en el desarrollo y profesionalización no sólo de las micro y pequeñas empresas, sino también de las instituciones y el ecosistema de apoyo a las mismas. El Proyecto evidencia el fuerte apalancamiento de los recursos y el gran salto cuantitativo y cualitativo (tanto en lo metodológico como en resultados e impactos) que la cooperación logra generar cuando acompaña con sucesivos proyectos el desarrollo institucional de los socios estratégicos; esto se evidencia tanto en la calidad de sus ejecuciones, como en la relevancia, pertinencia y efectividad de su oferta de SDE. X.B. RECOMENDACIONES A continuación se enumeran algunas recomendaciones que apuntan a la consolidación y escalamiento, pero -sobre todo- a la sostenibilidad futura de los servicios, Metodología y Modelo de Intervención del Proyecto. Es clave determinar y formalizar la manera en que efectivamente se integran los servicios y áreas incorporadas en el proceso de mejora continua del Modelo (a las que se denomina “Actividades Complementarias” 12) en el diseño actual del Proceso. Esto implica al menos: - aspectos de forma: cambiarles el nombre de manera de reflejar su relevancia y definir cómo incorporarlas en el diseño del Proceso atendiendo a que han sido estratégicas para el éxito de las implementaciones y - aspectos de fondo: establecer el modo en que se articularán estos servicios y los Consultores que los desarrollan con las consultorías y capacitaciones que desarrolla actualmente Interactuar a través de sus áreas de Asesoría Especializada y Capacitación. Resultaría un diferencial importante el incorporar de manera permanente al Modelo de Intervención un componente vinculado a la promoción del conocimiento, la información, la actualización y el vínculo de las empresas con su entorno. Se recomienda que formen parte del mismo, al menos, algunas de las actividades que se implementaron de manera coyuntural (asistencia a ferias, pasantías en otras empresas, talleres en temáticas actuales, etc.), a las que se pueden agregar otras nuevas. Es relevante romper el aislamiento en que funcionan este tipo de empresas, a la vez que potenciarlas, a través de una línea de trabajo que apunte a la asociatividad; la que podría ser más abarcativa e incluir empresas que utilicen también otro tipo de SDE de la corporación. Se debería considerar tanto: - Generar ámbitos de intercambio, confianza y colaboración empresarial13 a través de: charlas y seminarios en temas de actualidad (que combinen exposiciones de expertos 12 Se trata de las Consultorías en Productividad y Comercial, la Asistencia Técnica Sectorial y las Capacitaciones en Productividad y Excel. 13 Algo de esto ya se ha producido espontáneamente y sin la participación del equipo. A partir del conocimiento en las capacitaciones del Proyecto, se produjeron 20 encadenamientos productivos y a Junio 2013 Susana Ramela Página 128 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID con presentación de casos exitosos), grupos de mejora gestión, tutorías de empresas más grandes o consolidadas, pasantías estructuradas, participación en ferias y ruedas de negocios, promoción de encadenamientos y valor compartido entre ellas y con empresas externas, etc. - Desarrollar una imagen, marca y/o un grupo de pertenencia, esto permitiría generar visibilidad, sinergias y sentido de pertenencia. Podría pensarse en una identificación como “Empresa Interactuar”, lo que implicaría un reconocimiento a aquellas que hayan recorrido su ruta de Desarrollo y alcancen y sostengan ciertos estándares predefinidos. La mismas formarían parte de un Grupo con actividades de fortalecimiento y actualización empresarial propias, con al menos una actividad periódica de encuentro y difusión denominada -por ejemplo- Café Empresarial. Desde el punto de vista operativo se recomienda realizar una revisión de las herramientas, informes y archivos que reflejan todos los pasos del proceso de cada empresa participante e integran su Carpeta, a los efectos de darles una organización u ordenamiento que simplifique -especialmente a un tercero- seguir la ruta de desarrollo de cada caso. Se resumen a continuación algunas de las recomendaciones abordadas en este Informe relativas a la sostenibilidad de los servicios desarrollados por el Proyecto. Interactuar se encuentra en un proceso de rediseño de sus Servicios de Desarrollo Empresarial a partir de una Evaluación Estratégica de los mismos; la experiencia del Proyecto y la incorporación de este servicio a la oferta permanente de Interactuar puede contribuir positivamente en esa construcción. Al mismo tiempo, esta coyuntura de la organización es una oportunidad importante para los servicios generados por el Proyecto en términos de sostenibilidad institucional, especialmente porque: - Interactuar se está repensando y rediseñando a sí misma en lo que constituye el ámbito natural de inserción de estos servicios, - la propuesta de rediseño estratégico se basa en la jerarquización de los SDE y en el reconocimiento de que -si bien se complementan- son de naturaleza, enfoque, lógica y gestión diferente a los servicios financieros, - los servicios desarrollados por el Proyecto son funcionales y constituyen una respuesta altamente relevante, pertinente y consistente con varios de los planteos y recomendaciones que se realizan a esos efectos. Las características fundamentales del Proyecto están muy alineadas con algunas de las recomendaciones tendientes a jerarquizar los SDE que se hicieron a Interactuar en el Marco de la Evaluación Estratégica, éstas apuntan a la necesidad de: - diferenciarse frente a la competencia a través de la pertinencia, relevancia, calidad, innovación e impacto de estos servicios, - estructurar un portafolio de SDE exitoso, combinando servicios que apunten a cobertura y volumen (como la mayoría de los actuales) con impacto (como los del Proyecto), - medir para: llenar la brecha que va de las actividades a los impactos, identificar debilidades y oportunidades y alimentar los procesos de mejora continua y gestión del conocimiento, partir del intercambio en los Focus Groups se dio naturalmente el intercambio de información relativa a maquinarias, software, proveedores, servicios, etc. Junio 2013 Susana Ramela Página 129 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID - disponer de un Modelo de Intervención a través de los SDE que permita cumplir con el objetivo institucional de “activar empresas”. El Proyecto ha funcionado como un “modelo a escala” de lo que -con anterioridad a esta Evaluación Final- se había planteado a Interactuar para su portafolio de SDE; por lo tanto, es altamente recomendable utilizar los recursos humanos, técnicos y metodológicos del Proyecto para las transformaciones institucionales que se están llevando a cabo. Algunos de los elementos fundamentales del Modelo de Activación de Empresas propuesto son: - oferta de SDE integral e integrada (más que una sumatoria de servicios independientes y sin articulación), - mirada y abordaje integral de la empresa, con respuesta multidisciplinaria, - segmentación de clientes y oferta de servicios específicos para cada segmento, con la posibilidad de estructurarlos en rutas de desarrollo, - enfoque del Modelo de Intervención a través de los SDE como proceso (actualmente concentrado en la etapa de ejecución), - incorporación de la Gestión de Conocimiento a dicho proceso, - Sistema de Información para Monitoreo y Evaluación utilizado como herramienta de gestión permanente, - Rol relevante de la Gestión Estratégica para gestionar la complejidad, articulando la alta estrategia de Interactuar con el nivel operativo. La sostenibilidad técnica está asegurada si se mantiene el funcionamiento actual del Modelo de Intervención, para ello es importante cuidar la Metodología, el Equipo y las Herramientas. Atendiendo a la sostenibilidad técnica se recomienda: - Respetar el objetivo, el foco, la especialización y la naturaleza del servicio y no pretender que el mismo se aplique para todo los temas y/o para todas las empresas. - Si bien el Modelo ha generado una espiral virtuosa donde, a partir de la productividad, también se dinamizan otras áreas de la empresa, debería evitarse buscar que haga cosas para las que no fue diseñado. - Articular este servicio con el resto de la cartera, donde debería haber otros SDE fuertes de manera de contar con una oferta balanceada; dando también el peso adecuado a los temas y servicios vinculados a la Gestión, los que por su relevancia y necesidad para las empresas objetivo no deberían visualizarse como complementarios o accesorios. - Mantener la Metodología del Proyecto, “tocarla” o “recortarla” para: encuadrarla en la de Asesoría Especializada, aplicarle las mismas metas e indicadores que usan el resto de los SDE, vender horas en lugar de productos o soluciones, reducir sus costos y/o hacer menos exigente el ingreso de empresas, sería desnaturalizarla y seguramente implicaría no lograr los resultados e impactos actuales. - Tratar de acercar a los restantes SDE de Interactuar a esta Metodología -tanto al tipo de enfoque, abordaje y gestión estratégica y técnica del proceso, como a su “venta” y relacionamiento con el empresario- más que intentar enmarcar a los servicios desarrollados por el Proyecto en la Metodología actual de Interactuar. Una de las claves del éxito del Proyecto es su Equipo Técnico, conformado tanto por el interno como por los Consultores Externos; ellos son los que han generado el Modelo de Junio 2013 Susana Ramela Página 130 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID Intervención definitivo y los que han hecho posible los resultados e impactos logrados. A este respecto y atendiendo a la sostenibilidad técnica se recomienda: - Conformar rápidamente un “Equipo pertinente” -no un “Equipo Mínimo”- que permita dar continuidad sin interrupciones a los servicios, no es suficiente con los 3 funcionarios de Interactuar para asegurar la sostenibilidad técnica de los mismos; es relevante y adecuado, a la vez que más económico, contar con una capacidad interna pertinente en términos de cantidad y composición técnica que permita atender la demanda mínima permanente y crecer a través de Consultores Externos en los picos zafrales. - Interactuar ha invertido en el marco del Proyecto en formar y consolidar un cuerpo técnico que le permite diferenciarse de su competencia, perderlo implicaría: renunciar a ese diferencial, no poder asegurar el nivel anterior de pertinencia, calidad, resultado e impacto y -casi con certeza- que sean reclutados por entidades competidoras. - La Directora del Proyecto puede jugar un rol importante en el nuevo esquema institucional proyectado más allá de estos servicios; los restantes miembros del Equipo pueden también ocupar posiciones de mayor responsabilidad en el esquema de prestación futura de los servicios del Proyecto y los Consultores integrarse a la Base de Datos de la corporación. Es importante y estratégico el aporte que el Proyecto puede hacer a Interactuar en esta coyuntura en términos de: gestión, conocimiento, recursos humanos, desarrollos metodológicos, herramientas, sistema de información y monitoreo, etc. Es fundamental lograr un equilibrio adecuado entre la dimensión financiera y la técnica, llegando a un costo que permita mantener los servicios y también hacerlos accesibles para las empresas, sin que esto afecte la calidad o recorte y sacrifique la metodología. La sostenibilidad financiera de estos servicios es una inquietud justificada a futuro, mantener el servicio en condiciones que garanticen su nivel de efectividad, calidad y logros, requiere del análisis y trabajo simultáneo en dos aspectos: el costo que implica una implementación pertinente y las fuentes de financiamiento de la misma. Se propone abatir algunos costos combinando los siguientes mecanismos: - Contar con un Equipo propio “pertinente” -tanto en cantidad como en perfil de sus integrantes- que cubra el nivel de demanda permanente, asegure una fuerza interna importante de prestación de servicio y desarrolle las tareas de gestión y seguimiento,14 - Seguir disponiendo de un Grupo de Consultores Externos, menor, más depurado y que atienda los incrementos de escala que se vayan dando en la demanda. - Incorporar otros sectores que puedan ser atendidos con el mismo o con pequeñas adaptaciones en el Modelo de Intervención. Si bien no debería renunciarse a subsidiar parte del servicio a través de cooperación, tanto la difusión de los resultados obtenidos como el potencial de los mismos, deben llevar a Interactuar a pensar en formas y mecanismos innovadores de financiamiento y de cobro. En cuanto al financiamiento futuro de los servicios se recomienda: 14 Al existir ya la demanda, no habría capacidad ociosa y los costos de atenderla con los integrantes del equipo interno son menores que los de hacerlo con Consultores Externos. Junio 2013 Susana Ramela Página 131 INFORME EVALUACION FINAL PROYECTO INTERACTUAR-FOMIN/BID - Las principales fuentes de financiamiento para este servicio que podrían combinarse son: entidades de cooperación nacional e internacional públicas y privadas, empresas clientes, otras empresas (interesadas en trabajar: valor compartido, RSE, desarrollo de proveedores y de clientes, etc.) y el propio Interactuar. - Se trata de un servicio con resultados evidentes y mensurables, es posible desarrollar un mercado para estos servicios donde los clientes estén dispuestos a pagar por -al menosbuena parte de los mismos, en la medida en que se desarrollen los mecanismos adecuados para ello. - Se debería estudiar institucionalmente la alternativa de pago del servicio por parte de las empresas combinando una suma fija más un componente variable, asociado a resultados e instrumentar una opción de pago en cuotas de los servicios. - Interactuar aporta recursos propios importantes de sus servicios de microfinanzas para subsidiar los SDE, podría priorizar los servicios del Proyecto considerando el apalancamiento y los resultados e impactos que logra con la aplicación de su dinero a los mismos. El cierre del Proyecto es una oportunidad inmejorable para dar visibilidad a lo hecho, mostrar los resultados e impactos y relanzar la nueva etapa. Se debería realizar una actividad de cierre de gran visibilidad y difusión, bien direccionada a actores claves, acompañada de: conferencia de prensa, publicación de cierre con resultados, impactos, testimonios, etc. Esto constituiría -además- una importante campaña de “venta” a empresas potenciales clientes y de consecución de recursos de distintas fuentes nacionales e internacionales. Junio 2013 Susana Ramela Página 132