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Minería con sala de juntas eficiente en Lonmin
Caso de éxito
Minería con sala de juntas eficiente
en Lonmin
Lonmin es uno de los principales productores primarios de
platino en el mundo. La compañía realiza sus operaciones
en Sudáfrica y tiene su sede corporativa en Londres. La junta
directiva de Lonmin asiste a seis reuniones programadas al
año, de las cuales dos se realizan en Sudáfrica. Según las
necesidades del negocio, a veces se requieren reuniones
adicionales. Rob Bellhouse, el secretario de la compañía,
es el encargado de organizar estas reuniones. Bellhouse
es también responsable de velar por las responsabilidades
legales de las cotizaciones de la compañía en las bolsas de
valores de Londres y Johannesburgo.
RETO
Los miembros de la junta directiva de Lonmin residen en numerosas jurisdicciones:
la mitad en Sudáfrica, uno en España y el resto en el Reino Unido. Todos los
miembros de la junta directiva tienen complicados itinerarios de viaje, lo que
dificultaba al personal de Bellhouse la producción a tiempo de los tradicionales
materiales impresos para la sala de juntas. Señaló que “los itinerarios de viaje más
las distintas ubicaciones en el mundo no nos favorecían. Después de todo, con
documentos impresos era sencillamente imposible hacer llegar la información a
las personas a tiempo”.
El esfuerzo necesario para producir el material para la junta directiva requería
de seis personas para fotocopiar, perforar, encuadernar y organizar, a lo que
Bellhouse llamaba “un proceso endemoniado”. Para los usuarios, la situación era
igualmente inmanejable. Cada uno de los paquetes de documentos para la junta
directiva podía llegar a tener hasta 300 páginas. Además, cuando ocurría algún
evento excepcional, como la aprobación de un prospecto o la recepción de un
informe anual, ese número a veces se duplicaba o incluso triplicaba de modo tal
que los informes podían llegar a tener más de 850 páginas. Era siempre necesario
agregar papeles para las reuniones de la junta directiva y, con frecuencia, los
directores viajaban con archivadores repletos de papeles. La seguridad también
constituía una preocupación en lo que se refería a las copias impresas.
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Minería con sala de juntas eficiente en Lonmin
Los paquetes enviados por correo podían quedar afuera de la casa de
alguien, desprotegidos. Además, también existía el problema de desechar
las copias anteriores. Algunos directores las devolvían a la compañía para
su correcta eliminación; sin embargo, otros las almacenaban en sus oficinas
en casa y la compañía perdía el control sobre éstas. Con el transcurrir
del tiempo, se hizo evidente que los paquetes de documentos impresos
para la junta directiva ya no constituían una opción sostenible para la junta
directiva de Lonmin.
ENFOQUE
En la búsqueda de una solución digital, Bellhouse condujo una exhaustiva
investigación del mercado. Identificó más de una docena de proveedores
y redujo la lista a tres proveedores de portales. “Verdaderamente
buscábamos la mejor solución que combinara una seguridad firme, las
mejores funciones de producción para el equipo de secretaría y una
interfaz agradable para los directores en sus dispositivos iPad”, comentó
Bellhouse.
La única compañía que satisfacía todos los criterios de Lonmin era Diligent
Corporation. Las características que más se destacan de la solución de
Diligent Boards™ son su facilidad para que los directores lean y realicen
anotaciones, junto con su impresionante nivel de seguridad. Lonmin incluso
contrató a un experto de TI para someter la solución a prueba desde una
perspectiva de seguridad. Después de que fueron satisfechas todas las
expectativas, Lonmin decidió adoptar la solución de Diligent Boards.
RESULTADOS
Antes de la primera reunión de la junta directiva con el portal, algunos
de los directores solicitaron copias impresas ya que estaban convencidos
de que la solución no satisfaría sus necesidades. Sin embargo, Bellhouse
notó que dichas solicitudes desaparecían gradualmente después de la
primera reunión. “Después que utilizaron la solución de Diligent Boards
y experimentaron personalmente lo fácil que era, la aceptación ocurrió
muy rápidamente. La transición de papel a iPad requiere un cambio de
mentalidad, pero haber elegido Diligent Boards significó que esto no fuera
un gran problema para nosotros”.
Caso de éxito
“Verdaderamente
buscábamos la
mejor solución que
combinara una
seguridad firme, las
mejores funciones
de producción
para el equipo de
secretaría y una
interfaz agradable
para los directores
en sus dispositivos
iPad”. La única
compañía que
satisfacía todos los
criterios de Lonmin
era Diligent Boards”.
Adicionalmente, Lonmin es capaz de realizar cambios de último minuto y
estar seguros de que, sin importar en qué parte del mundo se encuentren
los ejecutivos, estos recibirán los cambios en tiempo real. A pesar de que
Bellhouse jamás ha cuantificado el ahorro monetario, asegura que es
evidente. “Ciertamente el papel sí tiene un costo, debido a que teníamos
muchos directores en sedes en el extranjero y teníamos que pagar a un
servicio de encomienda para que enviase los documentos a los directores
de una día al otro. Eso es costoso. Pero después de todo, estamos
mucho más enfocados en las ganancias en eficiencia, las cuales han sido
Para mayor información o solicitar una
enormes”.
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