GUÍA PRÁCTICA PARA CONDOMINIOS

GUÍA PRÁCTICA PARA CONDOMINIOS
¿Qué es el documento de condominio?
El régimen de propiedad horizontal reglamenta la forma en que se divide un bien inmueble y la relación entre los propietarios de
los bienes privados y los bienes comunes que han sido segregados de un terreno o edificio, por lo que tiene componentes de propiedad
particular y colectiva en diversos grados. Cada integrante de la comunidad de copropietarios es dueño de su apartamento o local, es
“medio dueño” de su techo, piso y paredes medianeras con otros copropietarios que son sus vecinos inmediatos, y es “parte dueño” de
los pasillos, ascensores, escaleras y demás áreas comunes, en proporción equivalente a su alícuota de condominio. Un régimen con
estas características, no puede permitirse dejar “vacíos” que confundan o permitan la administración discrecional y por ello prevé la
existencia de un instrumento que explica detalladamente las particularidades de cada condominio en específico. Este instrumento es el
documento de condominio.
¿Por qué debe existir un documento de condominio?
Su razón de ser radica en la necesidad de regular el inmueble en general y su uso, a los fines de establecer normas de para la
vida común, que faciliten la convivencia de los propietarios
¿Quién debe tener el documento de condominio?
A pesar de que este documento lo podemos encontrar en el Registro Público donde se protocolizó la compra de su apartamento,
de seguro los primeros compradores tienen copia y es muy positivo que cada propietario tuviese una copia del mismo.
¿Qué leyes o normas lo regulan?
Ley de propiedad Horizontal y Código Civil.
¿Se puede modificar el documento de condominio?
Sí, pero ello sólo es posible si la totalidad (100%) de los copropietarios está de acuerdo con la modificación.(Art. 29, L.P.H.), a
través de Asamblea de Propietarios.
La modificación que se haga de este instrumento, no podrá obviar las formalidades que el Artículo 26 de la L.P.H. establece
para su elaboración original, con el agregado que el Documento de Condominio resultante de las consultas de trabajo, debe ser
aprobado por los copropietarios, por vía de Asamblea y escrita con las formalidades que estos actos también demandan.
¿Cuándo se constituye la junta de condominio?
El artículo 18 de la L.P.H establece que la Junta de Condominio será designada por la Asamblea de Copropietarios y sus
integrantes; la cual estará conformada por tres (3) copropietarios por lo menos, y tres (3) suplentes que llenarán sus faltas en orden a su
elección.
Esta Junta deberá constituirse en un plazo no mayor a sesenta (60) días.
¿Quiénes pueden integrar la junta de condominio?
Cualquier copropietario.
¿Cuántos integrantes pueden tener la junta de condominio? ¿Cómo se eligen?
Estará conformada por al menos tres (3) copropietarios y por lo menos tres (3) suplentes que llenarán sus faltas en orden a su
elección. Se eligen por Asamblea de Copropietarios.
¿Cuáles son los cargos de los miembros de la junta de condominio?
-Presidente -Tesoreros -Vocales -Suplentes
¿Cuáles son las facultades de la junta de condominio?
La Junta de Condominio tendrá las atribuciones sobre vigilancia y control en la administración del Edificio y en todo caso, a tenor
de la L.P.H Artículo 28, tendrá las siguientes competencias:
-Convocar en caso de urgencia a la Asamblea de Copropietarios
-Proponer a la Asamblea de Copropietarios la destitución del Administrador
-Ejercer las funciones del Administrador en caso de que la Asamblea de Copropietarios no hubiere procedido a designarlo
-Velar por el uso que se haga sobre las cosas comunes y adoptar la reglamentación que fuere necesaria
-Velar por el correcto manejo de los fondos por parte del Administrador.
¿Cuáles son las funciones del administrador?
A tenor del artículo 20 L.P.H. corresponde al administrador:
-Cuidar y vigilar las cosas comunes
-Realizar o hacer los actos urgentes de administración y conservación, así como las reparaciones menores de las cosas comunes
-Cumplir y velar por el cumplimiento de las disposiciones del documento de condominio, de sus reglamentos y de los acuerdos a que han
llegado los propietarios.
-Recaudar de los propietarios, lo que a cada uno le corresponda sobre los gastos y expensas comunes y, si hubiere apartamentos
rentables propiedad de la comunidad, recibir los cánones de arrendamiento y aplicarlos a los gastos comunes; en caso de que lo
recaudado supere a los gastos comunes, los propietarios por mayoría, podrán darle un destino diferente u ordenar su distribución.
-Ejercer en juicio, la representación de los copropietarios en los asuntos concernientes a la administración de las cosas comunes,
debidamente asistido por abogado o bien otorgando el correspondiente poder. Para ejercer esta facultad deberá estar debidamente
autorizado por la Junta de Condominio, de acuerdo con lo establecido en el respectivo documento. Esta autorización deberá constar en
el Libro de Actas de la Junta de Condominio.
-Llevar la contabilidad de los ingresos y gastos que afecten al inmueble y a su administración, en forma ordenada y con la especificación
necesaria, así como conservar los comprobantes respectivos, los cuales deberán ponerse a la disposición de los propietarios para su
examen durante días y horas fijadas con conocimiento de ellos.
-Llevar los libros de: a) Asamblea de Copropietarios, b) Actas de la Junta de Condominio, c) Libro diario de la contabilidad.
Estos libros deberán estar sellados por un Notario Público o un Juez de Municipio en cuya jurisdicción se encuentre el inmueble.
-Presentar el informe y cuenta anual de su gestión.
La violación o incumplimiento de cualquiera de las obligaciones a que se refiere este artículo, por parte del administrador, dará lugar a su
destitución, sin perjuicio de las acciones civiles y penales a que haya lugar.
¿Quiénes conforman la administración del condominio?
Esta conformada por cualquier persona natural o jurídica
¿Cómo y quién nombra al administrador de condominio?
La L.P.H establece en su artículo 19, que la Asamblea de Copropietarios designará por mayoría de votos una persona natural o jurídica
para que desempeñe las funciones de Administrador por un período de un (1) año, sin perjuicio de revocarla en cualquier momento o
reelegirla por períodos iguales.
¿Quién y cómo destituye al administrador?
Deberá ser revocado por la Asamblea de Copropietarios en la oportunidad de la designación de la Junta de Condominio o en cualquier
otra oportunidad que la Asamblea de Copropietarios así lo considere.
¿Cómo debe conocerse la voluntad de los copropietarios?
A través de Asambleas de Copropietarios, en los cuales ellos tengan la oportunidad de dirigirse a la Junta de Condominio o
Administrador.
¿Quién convoca una asamblea?
La Junta de Condominio o administradora. Las Asambleas de Copropietarios son el momento más importante en la vida de un
Condominio, pues definen el curso que la Administración deberá tomar. Por eso es vital una correcta elaboración de la convocatoria.
¿Cómo se convoca a una Asamblea?
Para elaborar una convocatoria, hay que incluir los siguientes elementos
1.- Identificaciones básicas: El nombre del Condominio, su número de cédula y la fecha de la convocatoria, entre ellos.
2.- Día y hora de las convocatorias 3.- Lugar de celebración. 4.- Agenda de la Asamblea 5.- Convocante.
Hay muchas presentaciones posibles y éste es sólo un ejemplo.
Finalmente, asegúrese de que la convocatoria llegue con la antelación necesaria y guarde el respaldo para poder corroborar que se
convocó adecuadamente y en tiempo a todos los condóminos.
Si una Asamblea ha sido mal convocada es preferible volver a convocarla de forma correcta, que celebrarla mal convocada. Un acuerdo
tomado por una Asamblea mal convocada puede ser impugnado y muy seguramente no podrá sostenerse en la sede judicial.
¿Cuál es el quórum requerido para decidir en una asamblea?
Si a la asamblea no concurriere un número de propietarios suficientes (la mitad mas uno) como para tomar el acuerdo
correspondiente, se procederá a realizar una nueva consulta y la decisión se tomará por la mayoría de los presentes
¿Quiénes tienen derecho al voto?
Todos los copropietarios y aquellos que se encuentren debidamente facultados a través de poder para hacerlo.
¿Se puede votar a través de un poder?
Los poderes que acreditan la representación de un propietario ausente por parte de un inquilino, vecino o familiar, deben estar
conformados por un escrito, donde el copropietario ausente se identifica plenamente y autoriza a otra persona, también plenamente
identificada, a asumir su representación en la asamblea. Es conveniente acompañar esta comunicación, con fotocopia de la cédula de
identidad de ambas personas, a fin de verificar que la firma del poder, efectivamente corresponde con la del copropietario ausente y
dejar constancia que la firma “extraña” que suscribe el acta y los acuerdos, tiene la cualidad de validarlos.
¿Qué es el libro de actas de la asamblea?
Es el lugar donde por ley, deben asentar los Acuerdos de las Asambleas de condominio que se celebren. El libro puede ser de
folios fijos o de folios removibles, opción ésta muy cómoda para la transcripción de actas pues lo único que hay que hacer es imprimir
directamente en el libro lo que se digitó en la computadora, sin tener que pasar los acuerdos a mano.
¿Es obligatorio levantar las actas de las asambleas?
Si, estas deben ser firmadas por todos los copropietarios asistentes, dejando constancia de lo acordado en las Asambleas.
¿A quién compete levantar las actas de la asamblea?
Le corresponde al Secretario.
¿Pueden ser impugnadas las asambleas?
Artículo 25º L.P.H. establece, los acuerdos de los propietarios tomados en Asamblea serán obligatorios para todos los
propietarios. Cualquier propietario podrá impugnar ante el Juez los acuerdos de la mayoría por violación de la Ley o del documento de
condominio o por abuso de derecho. Si esta ha sido mal convocada podría traer como consecuencia la impugnación de los acuerdos
dados en la misma.
El recurso deberá intentarse dentro de los treinta (30) siguientes a la fecha de la celebración de la asamblea correspondiente o
de la comunicación de la decisión hecha por el administrador, si el acuerdo hubiere sido tomado fuera de la asamblea.
Si no se hubiere convocado la asamblea o si no se hubiese participado el acuerdo tomado fuera de ella, los treinta (30) días
indicados se contarán a partir de la fecha en que el recurrente hubiere tenido conocimiento del acuerdo.
¿Quién responde por los daños de las cosas comunes?
-Artículo 22 L.P.H. Lo concerniente a la administración y conservación de las cosas comunes a todos los apartamentos, será resuelto
por los propietarios. A falta de disposición en el documento de condominio, se aplicará lo dispuesto en los dos artículos siguientes:
-Artículo 23º L.P.H. Las consultas a los propietarios sobre los asuntos que deban someterse a su decisión conforme al artículo anterior
(reparación de cosas comunes), así como las respuestas de los propietarios respectivos, se hará por escrito. Los acuerdos salvo
disposición contraria de la Ley, se tomarán por mayoría de los propietarios interesados que representen por lo menos dos tercios del
valor atribuido, a la totalidad del inmueble o de los apartamentos correspondientes.
Si dentro de los ocho (8) días siguientes a la consulta del último propietario interesado, el administrador no hubiere recibido un
número de respuestas que permita dar por aprobada o negada la proposición consultada, se procederá a una nueva consulta. En tal
caso, para la aprobación de la proposición consultada se requiere siempre que la Ley no exija unanimidad, el voto favorable de los que
representen más de la mitad del valor atribuido a los apartamentos cuyos propietarios hubieren hecho llegar su voluntad al administrador
dentro de los ocho (8) días siguientes a la segunda consulta hecha al último interesado.
El Administrador comunicará por escrito a todos los propietarios el resultado de la votación, asentará los correspondientes
acuerdos en el libro de acuerdo de los propietarios y conservará los comprobantes de las consultas dirigidas y de las respuestas
recibidas.
-Artículo 24º L.P.H. No obstante lo dispuesto en el artículo anterior, el administrador puede, si lo estima conveniente convocar a una
asamblea de los propietarios interesados, para deliberar sobre los asuntos a que se refiere el artículo 22 y debe hacerlo cuando se lo
exijan los propietarios que representen, por lo menos, un tercio del valor básico del inmueble o de los apartamentos correspondientes.
¿Qué es el recibo de condominio?
Es un documento al cual la ley le otorga “fuerza ejecutiva”. Esto significa que tiene la misma jerarquía legal que una letra de
cambio. Se presume, salvo prueba en contrario, que los datos que contiene son ciertos. En consecuencia, el administrador, en caso de
falta de pago oportuno, podría llegar a exigir su pago por vía judicial, es decir, a través de la demanda en un tribunal. El recibo de
condominio es el documento que contiene y demuestra la deuda de gastos comunes de cada propietario de algún inmueble regulado
bajo la Ley de Propiedad Horizontal en el periodo de un mes, aunque puede reflejar los datos de deudas acumuladas de otros períodos.
¿Qué información debe contener el recibo de condominio?
-Nombre del Edificio, Conjunto o Centro Comercial, Nombre y R.I.F. de la Administradora, en caso de no ser la Junta de Condominio
quién ejerza estas funciones.
-Identificación del apartamento, local, depósito o inmueble deudor del recibo. Mes y año al que corresponda
-Porcentaje o alícuota que sirva de base para el cálculo del monto del gasto a cobrar al propietario, de acuerdo a lo que establezca el
documento de condominio.
-Gastos comunes efectuados en el mes.
-Monto acumulado de fondo de reserva y de otros fondos creados.
-Deuda de ese período del propietario destinatario del recibo y su deuda acumulada.
-Los recibos de condominio, además pueden contener otros datos, como gastos no comunes que hayan sido originados por el
propietario destinatario del recibo y que tengan que ver directamente con la administración de las cosas comunes.
-En principio la sumatoria de las cantidades de dinero reflejadas en todos los recibos de condominio en un mes de un conjunto
residencial, centro comercial, etc., deben totalizar el cien por ciento (100%) de los gastos comunes.
¿Quién es el deudor del recibo de condominio?
La persona que compre o adquiera un inmueble regulado bajo la Ley de Propiedad Horizontal, estará en la obligación de pagar
los recibos de condominio no pagados, aun de fechas anteriores al momento en que adquirió su inmueble.
¿Por qué es obligatorio pagar el recibo de condominio?
De acuerdo con el artículo 14, de la LPH, el Recibo de Condominio tiene fuerza ejecutiva; es decir, ante situaciones de impagos
o retrasos en los pagos de algún o algunos propietarios, el administrador o la junta de condominio podrán ejercer acciones legales
contra el moroso o los morosos que incurrieran en estos hechos. Por eso la importancia de pagar a tiempo el Recibo, ya que la
morosidad es un enemigo mortal que atenta contra la conservación de las cosas comunes.
¿Qué consecuencias puede traer no pagar el condominio?
Lo primero que debemos saber es que todo propietario de apartamento o local, tiene la obligación de contribuir a los gastos
comunes, de acuerdo al porcentaje que se haya establecido a su inmueble en el respectivo documento de condominio (Arts. 7 y 12 de la
Ley de Propiedad Horizontal).
Esta obligación recae directamente sobre el inmueble y por esto la obligación de pagar, incluye los gastos comunes que se
pudieran haber generado aun antes de comprar el apartamento o local. (Art. 13 LPH)
Los gastos comunes son exigidos por el administrador del Edificio y tienen la misma tarifa legal que una letra de cambio, es
decir, tienen fuerza ejecutiva. (Art. 14 LPH)
En caso de falta de pago por parte de algún propietario, el Administrador puede intentar una acción judicial contra el deudor
(demanda), pero para poder tramitarla, debe estar autorizado por la Junta de Condominio conforme a lo que señale el Documento de
Condominio, mediante acta inscrita en el libro de actas de Junta de Condominio. (Art. 20, literal “e”).
Lo antes comentado es lo único que señala la Ley de Propiedad Horizontal con relación a la forma de cobrar las deudas de
gastos comunes, por lo que en lógica consecuencia, cualquier otra acción distinta a la “demanda”, no se encuentra avalada, autorizada o
prevista en la ley. Medidas contra propietarios morosos como el corte de agua, prohibición de uso de algunas áreas comunes,
etc., aunque parecieran justas, no tienen, repito, base legal y lo que es peor, pudieran constituir el delito de hacerse justicia por
sí mismo.
Lo dicho no significa, que de manera extrajudicial se puedan implantar mecanismos de presión para que los propietarios
morosos cumplan con su obligación de pago, tales gestiones pueden ser, por ejemplo, la visita directa por parte de la junta de
condominio al propietario deudor con la finalidad de realizar el cobro personal y directo, o la contratación de algún abogado para que
efectúe la cobranza extrajudicial, pero si estas gestiones no resultaran exitosas, la única vía legal que quedaría para la recuperación de
la deuda sería demandar judicialmente al propietario moroso.