SICME MACROPROCESO: MISIONAL PROCESO: BIENESTAR Nombre del Procedimiento: Trámite de apoyos educativos Código: PT-M-320-01 Versión: Vr.1 Fecha de aprobación: Junio 25 de 2014 Página 1 de 6 1. OBJETIVO: Determinar las actividades que se deben efectuar para garantizar el desarrollo del programa de apoyos educativos escolares y universitarios. 2. ALCANCE: El procedimiento describe la recepción, organización, revisión de documentos, control y giro de los recursos de los apoyos educativos escolares y universitarios a los beneficiarios del programa. 3. RESPONSABLE: Profesional especializado grado 19 Grupo Recreación Cultura y deporte, Técnico Administrativo grado 14 Grupo Gerencias Departamentales. 4. DEFINICIONES: 4.1. Apoyo educativo: Financiación mediante recursos económicos para pagos de estudios educativos formales para los hijos de funcionarios de la Contraloría General de la República. 4.2. Pagos Masivos Múltiples Beneficiarios: Lineamiento dado desde el Administrador del aplicativo SIIF-II mediante la guía “Como realizar pagos masivos” de fecha 04 de octubre de 2011. 4. DOCUMENTOS REFERENCIA: Acuerdo de Junta Directiva No. 005 del 21 de febrero de 2013. “Por el cual se modifica el Acuerdo 005 de 2012 Programa de Apoyo Educativo universitario para los hijos de los funcionarios de la Contraloría General de la República y del Fondo de Bienestar Social”. Acuerdo de Junta Directiva No. 004 del 2 de marzo de 2012 “por el cual se amplía el Programa de Apoyo Educativos para las Gerencias Departamentales”. 5. DESARROLLO: No. Actividades 1 Elaborar y comunicar mediante Circular a los funcionarios en general, informando sobre el cronograma y requisitos del proceso de apoyos educativos. 2 3 Recibir los documentos soportes del apoyo educativo. Organizar los documentos según orden de llegada, dentro de los tiempos Responsable Técnico administrativo grado 14 del Grupo Gerencias Departamentales Colegiadas Auxiliar administrativo grado 21, técnico administrativo grado 14 del Grupo de Atención al Usuario Profesional especializado Documento Generado Circular Punto de Control Acuerdo s de Junta Directiva 05 de 2013 SICME MACROPROCESO: MISIONAL PROCESO: BIENESTAR Nombre del Procedimiento: Trámite de apoyos educativos No. Actividades establecidos por circular publicada Responsable Código: PT-M-320-01 Versión: Vr.1 Fecha de aprobación: Junio 25 de 2014 Página 2 de 6 Documento Generado Punto de Control grado 19, Grupo de Recreación, cultura y deporte. Técnico Administrativo grado 14 Grupo Gerencias Departamentales. Revisar los documentos según circular. Para los apoyos educativos Universitarios se deben revisar: 1. Fotocopia Carnet del funcionario. 2. Certificación bancaria del funcionario actualizada (menor 6 meses). 3. Registro civil del hijo, en caso de adopción sentencia judicial de adopción en firme. 4. Original Certificación de estudios que indique semestre, valor a pagar. 5. Fotocopia de Recibo de pago de la universidad cancelado. 6. Certificación representación legal expedido Mineducación. 7. Fotocopia del RUT de la universidad. 8. Fotocopia 4 Para los apoyos educativos escolares se deben revisar: 1. Registro civil del hijo, en caso de adopción sentencia judicial de adopción en firme. 2. Certificación de estudios donde indica el calendario, valor a pagar mensual y fecha de expedición. 3. Resolución de Secretaria de Educación y/o Ministerio de Educación de autorización de educación formal. 4. Fotocopia de RUT de la institución educativa. 5. Fotocopia Certificación bancaria de la universidad (menor 6 meses). 6. Fotocopia Certificación bancaria del funcionario actualizada (menor 6 meses). 5 Diligenciar el formato denominado Apoyos educativos (F-M-340-04), según Profesional especializado grado 19 Grupo de Recreación, cultura y deporte, Técnico Administrativo grado14 Grupo Gerencias Departamentales. Profesional especializado Circular de apoyos educativ os emitida para la vigencia Apoyos educativos Circular de SICME MACROPROCESO: MISIONAL PROCESO: BIENESTAR Nombre del Procedimiento: Trámite de apoyos educativos No. Actividades Responsable se indica: a.) Datos del funcionario de la CGR o el FBSCGR. 1. Número de cédula del funcionario Cuando los datos del funcionario están creados en la base del SIIF se continúa el proceso con la actividad número cinco (5). SI los datos del funcionario no están creados se procede a llenar una base de datos para crear del tercero donde se consigna la cedula de ciudadanía, nombre del funcionario, dirección, teléfono, ciudad, departamento, información bancaria(banco, Nit del banco, digito de verificación, código del banco, tipo de cuenta y número de cuenta). b). Información del beneficiario 1. Nombre del beneficiario 2. Documento de identidad 3. Verificación de tipo de nombramiento del funcionario: De carrera o en caso de provisionalidad y libre nombramiento con 10 años de servicio seguidos en la Entidad. 4. Nombre de hijos y funcionario dentro del registro civil para verificar grado de consanguinidad y fecha de nacimiento para comprobar los derechos del beneficiario (desde 3 años y no mayor a 25 años) al cierre de la convocatoria 5. Revisión de la certificación de estudio: verificación de nombres, valor a pagar y periodo escolar c). Información del Tercero 1. NIT de la institución educativa. 2. Información bancaria de la institución educativa. Cuando la entidad educativa esta grado 19 Grupo de Recreación, cultura y deporte, Técnico Administrativo grado14 grupo Gerencias Departamentales. Código: PT-M-320-01 Versión: Vr.1 Fecha de aprobación: Junio 25 de 2014 Página 3 de 6 Documento Generado (F-M-340-04) Archivo plano Punto de Control apoyos educativ os emitida para la vigencia SICME MACROPROCESO: MISIONAL PROCESO: BIENESTAR Nombre del Procedimiento: Trámite de apoyos educativos No. Actividades Responsable Código: PT-M-320-01 Versión: Vr.1 Fecha de aprobación: Junio 25 de 2014 Página 4 de 6 Documento Generado creada en la base de SIIF se continúa el proceso en la actividad cinco (5). SI la entidad educativa no está creada se procede a llenar una base de datos para crear del tercero donde se consigna el Nit, nombre de la institución educativa, dirección, teléfono, ciudad, departamento, código CIU, correo electrónico, información bancaria(banco, Nit del banco, digito de verificación, código del banco, tipo de cuenta y número de cuenta). d) Valor aporte mensual o semestral Registrar el valor del aporte mensual o semestral de conformidad con el Acuerdo de Junta Directiva que reglamenta el programa de apoyos educativos e) Apoyo a girar por parte del Fondo de Bienestar Social. Registrar en la columna correspondiente a “Apoyo a girar por el FBS” el monto del valor que girará el FBSCGR según el tipo de apoyo (universitario o escolar), con base en el Acuerdo de la Junta Directiva reglamentario del programa. 6 7 Remitir mediante memorando a la Dirección Administrativa y Financiera por parte de la Dirección de Desarrollo y Bienestar indicando el valor total a girar, CDP que afecta y la Gerencia Departamental Colegiada o Nivel Central a la que corresponde el giro, anexando el formato F-M-340-04 y los soportes suministrados por los beneficiarios del Programa para su giro. Sigue el procedimiento PT-A-442-01 Reconocimiento y legalización de pagos masivos. Elaborar el archivo plano a partir de la información del formato F-M-340-04 y Profesional especializado grado 19 Grupo de Recreación, cultura y deporte, Técnico Administrativo grado 14 Grupo Gerencias Departamentales. Profesional especializado Memorando Punto de Control SICME MACROPROCESO: MISIONAL PROCESO: BIENESTAR Nombre del Procedimiento: Trámite de apoyos educativos No. Actividades enviarlo por ALFANET a presupuesto. Responsable Código: PT-M-320-01 Versión: Vr.1 Fecha de aprobación: Junio 25 de 2014 Página 5 de 6 Documento Generado Punto de Control grado 19 Grupo de Recreación, cultura y deporte. Técnico Administrativo grado 14 Grupo Gerencias Departamentales. Recibir y revisar la información con los anexos. En caso que se presenten novedades como documentación incompleta, o incumplimiento en las características descritas en la circular (grado de consanguinidad, edad del beneficiario, tipo de nombramiento del funcionario presentación), extemporaneidad en la presentación de documentos, se debe proceder de la siguiente manera: 8 1. Para el nivel central se hace un oficio remisorio devolviendo la documentación e indicando el motivo de devolución, en el caso de las novedades bancarias estas tendrán un plazo para que se subsane de 10 días hábiles. Profesional especializado grado 19 Grupo de Recreación, cultura y deporte. Técnico Administrativo grado 14 Grupo Gerencias Departamentales. 2. Para el nivel desconcentrado se remite correo electrónico a los delegados de bienestar reportando todas las novedades, indicando el motivo de devolución, en el caso de las novedades bancarias estas tendrán un plazo para subsanar de 10 días hábiles. 7. REGISTROS: R-M-340-04. Apoyos educativos 8. NORMATIVIDAD: Ley 489 de 1998 que regula el ejercicio de la Función Administrativa y define los principios y reglas básicas de la organización y funcionamiento de la Administración pública. Ley 734 de 2002, por la cual se expide el Código Disciplinario único. Ley 872 de 2003, Sistema de Calidad en las entidades del Estado. Ley 87 de 1993 “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones” SICME MACROPROCESO: MISIONAL PROCESO: BIENESTAR Nombre del Procedimiento: Trámite de apoyos educativos Acuerdo de Junta Directiva No. 004 del 2 de marzo de 2012 Acuerdo de Junta Directiva No. 004 del 2 de febrero de 2012 Acuerdo de Junta Directiva No. 005 del 2 de marzo de 2013 9. ANEXOS: 10. CONTROL DE CAMBIOS: CONTROL DE CAMBIOS Código: PT-M-320-01 Versión: Vr.1 Fecha de aprobación: Junio 25 de 2014 Página 6 de 6