Lista de criterios que deben utilizarse para la definición de los

ANEXO 3
GUÍA ORIENTATIVA PARA RECURRIR A REDES DE AGENCIAS NACIONALES
PARA LA GESTIÓN DE PROGRAMAS COMUNITARIOS
Lista de criterios que deben utilizarse para la definición de los programas o acciones comunitarias
que se prestan a una gestión por red de agencias nacionales (AN)
1. Acciones simultáneas y metodológicamente coordinadas a escala nacional.
2. Programas descentralizados, en particular, de masa, ya que la proximidad de los beneficiarios es un elemento
determinante de los mismos.
3. Una masa critica desde el punto de vista financiero o de las tareas a realizar.
4. Existencia de organismos a escala nacional que actúen en un sector próximo al del programa o acción comunitaria,
con capacidad de asumir tareas adicionales basándose en su infraestructura y experiencia técnica.
5. Dotaciones financieras por país.
6. Cofinanciación de las acciones previstas.
7. Ámbito de aplicación limitado cuya aplicación requiera una valoración técnica y no ofrezca apenas margen
discrecional.
8. El recurso a la red ofrece una mejor calidad o un mejor coste-eficacia
NOTA:
Habida cuenta de la especificidad de los programas o acciones comunitarias, estos criterios no deben cumplirse simultáneamente ni en el mismo grado.
No obstante, todos los criterios son aplicables a todos los programas o acciones comunitarias con excepción de los criterios n° 4 (que no debe
necesariamente aplicarse simultáneamente a todos los Estados en cuestión), n° 5 y n° 6.
En cualquier caso, el recurso a la gestión por red de agencias nacionales debe presentar una relación coste-eficacia más favorable que otras soluciones.
CF= Convenio de funcionamiento
CAD= Convenios Acciones Descentralizadas
DEC= Decisión de la Comisión
22
ANEXO 3
Comisión (COM)
Estados (EM)
Agencia nacional (AN)
Acto
I. Marco jurídico
Instrumentos
jurídicos
•
•
La posibilidad de recurrir a
una red de AN como método
de gestión de un programa o
de una acción deberá preverse
en la base jurídica. En ésta
deberá disponerse que la COM
podrá fijar las modalidades
detalladas relativas a sus
propias responsabilidades, a las
de los EM y a las de las AN en
cuestión...
... en que se basa la Decisión
de la COM (DEC) por la que
se adoptan disposiciones
relativas a las
responsabilidades de la COM
(y de los EM) en lo
concerniente a las AN en el
marco de las orientaciones
generales de aplicación del
programa.
•
•
•
La Decisión de la COM
establecerá las
responsabilidades de los
EM (y de la COM) en lo
concerniente a las AN en el
marco de las orientaciones
generales de aplicación del
programa
El EM establecerá
"disposiciones
administrativas o
contractuales" con las AN
sobre sus modalidades de
funcionamiento, a efectos de
garantizar una aplicación
eficaz del programa a escala
nacional
El EM adoptará las medidas
necesarias para garantizar
una (co)financiación
adecuada de la AN, con el
fin de que ésta pueda llevar
a cabo su cometido
convenientemente.
Las relaciones entre COM y AN podrán ser
reguladas por uno o más Convenios separados
A. Un "Convenio (de funcionamiento)" (CF)
(referente a un programa de trabajo anual o
plurianual) en el que se fijen:
• El papel y las actividades de la AN.
• La contribución financiera comunitaria a los
gastos de funcionamiento de la AN.
• En su caso, las modalidades de transferencia de
los fondos operativos para la aplicación de las
acciones descentralizadas.
• Las orientaciones de la COM en materia de
información y visibilidad del programa
B. Los "Convenios acciones descentralizadas"
(CAD) sobre la gestión de los fondos destinados a
los proyectos, los cuales:
• Entrarán en vigor después del "Convenio de
funcionamiento".
• Establecerán las normas administrativas y
financieras de gestión de los fondos comunitarios
y las modalidades de control.
• Estipularán que los fondos administrados se
destinarán exclusivamente a los beneficiarios de
proyectos.
CF= Convenio de funcionamiento
CAD= Convenios Acciones Descentralizadas
DEC= Decisión de la Comisión
23
ANEXO 3
Designación de
la AN
Comisión (COM)
La decisión de la Comisión fijará
en las disposiciones relativas,
previo dictamen del Comité del
programa, los requisitos mínimos
de las AN, en los que deberán
basarse los EM para su elección.
•
•
•
Estados (EM)
El EM establecerá la AN e
informará a la COM a su
debido tiempo para que pueda
tomar las disposiciones
necesarias respecto a los
convenios.
La designación de la AN será
válido, en principio, por toda
la duración del programa
Si el EM prevé la revocación
de la AN, deberá informar a
la COM a su debido tiempo
para poder hallar una
solución alternativa durante la
aplicación del programa
Agencia nacional (AN)
La designación convierte a la AN en un organismo
investido de una misión de servicio público (de
conformidad con la disposición prevista en la
propuesta de refundición del RF).
Acto
DEC
CF= Convenio de funcionamiento
CAD= Convenios Acciones Descentralizadas
DEC= Decisión de la Comisión
24
ANEXO 3
Comisión (COM)
Requisitos
mínimos
exigidos a las
AN
Estados (EM)
•
•
•
•
•
•
1
Agencia nacional (AN)
Contexto administrativo que permita realizar
convenientemente las tareas y evitar todo
conflicto de interés1.
Capacidad de aplicar las normas de gestión de los
fondos y las condiciones contractuales
establecidas a escala comunitaria.
Capacidad financiera y de gestión en consonancia
con el volumen de los fondos comunitarios que la
AN deberá administrar.
Personal con cualificación profesional y
lingüística apropiada a un trabajo administrativo
en un entorno de cooperación internacional.
Competencias de gestión administrativa,
financiera e informática, y conocimientos en el
ámbito de intervención del programa.
Infraestructuras de comunicación (equipamientos
informáticos y medios de telecomunicación) con
un amplio abanico de usuarios y con la COM y
otras AN.
Acto
DEC
A este respecto, queda excluido (salvo en los casos expresamente previstos) que la AN y, en su caso, las estructuras regionales dependientes puedan participar como beneficiarios de
subvenciones procedente de fondos comunitarios cuya gestión les incumba.
CF= Convenio de funcionamiento
CAD= Convenios Acciones Descentralizadas
DEC= Decisión de la Comisión
25
ANEXO 3
II. Estructura presupuestaria y financiación de la AN
Consignación
presupuestaria
•
La Comisión propone a la Autoridad Presupuestaria en el marco del procedimiento presupuestario los créditos
destinados a cubrir los gastos de funcionamiento de la red de AN y los créditos operativos consignados en la línea del
programa en cuestión. Los créditos destinados a cubrir los gastos de funcionamiento se basarán en estimaciones
orientativas de los importes que deberán ser gestionados por la Agencia. Cualquier ayuda financiera entregada a la AN por
la COM se imputará a los créditos del programa.
Financiación de • Los créditos para gastos de funcionamiento de la red de AN se fijarán en el marco de la preparación del Anteproyecto
la AN
de Presupuesto. La financiación deberá garantizar el buen funcionamiento de la AN ininterrumpidamente durante la
ejecución del programa, ajustándose a los procedimientos presupuestarios nacionales.
• En caso de cofinanciación de los gastos de funcionamiento de la AN, éstos deberán fijarse en el marco del "Convenio de
funcionamiento". El importe se determinará, en su caso, adicionando una parte fija, igual para todos los EM, y una parte
variable, en función del volumen de actividad de la AN (ej.: población del país); la cofinanciación será fijada por la COM por
cada período contractual.
• Deberán aplicarse, mutatis mutandis, las mismas disposiciones que las relativas a los gastos operativos: control a posteriori
por la COM de la admisibilidad de los gastos de funcionamiento de la participación comunitaria, cuando se efectúe el cálculo
del saldo a liquidar con cargo a un convenio (o cuando se determine el importe del anticipo a recuperarse, en caso de
recaudación); posibilidad de que la COM y el Tribunal de Cuentas efectúen controles in situ... Recaudación ante el EM en
caso de incumplimiento por parte de la AN.
Medidas en caso En caso de irregularidades o negligencias de la AN, las autoridades del EM y la COM se pondrán de acuerdo sobre:
de irregularidad a. Las posibles medidas a adoptar:
de la AN
- No renovación o resolución de los convenios.
- Revocación de la AN y designación de otra AN.
b. Los medios para evitar posibles interrupciones en la aplicación del programa.
Regl.
Finan
ciero
DEC
CF
DEC
CF= Convenio de funcionamiento
CAD= Convenios Acciones Descentralizadas
DEC= Decisión de la Comisión
26
ANEXO 3
III. Tareas
Ejecución de los
programas
comunitarios
•
•
•
2
Comisión (COM)
Definición del marco a respetar
para la aplicación de las
acciones comunitarias que
formen parte del programa
(incluyendo guías, impresos,
manuales administrativos y
financieros o análogos).
Control de que las AN han
ejecutado bien la parte de
gestión del programa que les
incumbe (gestión
descentralizada o mixta).
P.m.: en su caso, ejecución de
las acciones administradas de
modo centralizado.
•
•
•
Estados (EM)
Participación en la
coordinación, gestión
integrada y seguimiento de
la realización de los objetivos
del programa a escala
nacional2.
Comprobación periódica de
que la AN sigue cumpliendo
los "Requisitos mínimos".
Medidas necesarias para
garantizar:
• La información y la
publicidad de las
acciones del programa.
• El buen funcionamiento
del programa.
• La eliminación de
restricciones al acceso al
programa.
•
•
•
•
•
•
Agencia nacional (AN)
Consejo, información y asistencia a los
participantes, socios y beneficiarios efectivos o
potenciales, a lo largo del proceso de concepción
y realización de los proyectos.
Ayuda a la investigación, desarrollo y
consolidación de asociaciones transnacionales.
Establecimiento y desarrollo de contactos con los
distintos medios de intervención del programa
para garantizar una amplia divulgación de las
posibilidades ofrecidas por el programa.
Concepción y producción de materiales e
instrumentos de información para la promoción
del programa, la información del público a que va
destinado y la difusión de los resultados.
Organización de conferencias, reuniones,
seminarios y otras acciones y acontecimientos
para garantizar la promoción y la visibilidad del
programa, mejorar su gestión y presentar,
divulgar y valorizar los resultados del mismo.
Divulgación de los documentos comunes de
aplicación ([guías, impresos, manuales
administrativos y financieros o análogos])
redactados por la COM.
DEC
Asociando a todas las partes interesadas, de acuerdo con las prácticas nacionales.
CF= Convenio de funcionamiento
CAD= Convenios Acciones Descentralizadas
DEC= Decisión de la Comisión
27
ANEXO 3
Procedimiento
de selección de
los beneficiarios
- Normas
generales
•
•
•
Procedimientos
de selección
mixtos (ej.:
proyectos piloto
en los programas
de educación)
•
•
•
•
3
La elección del procedimiento
de selección que debe ponerse
en práctica depende
esencialmente del ámbito de
aplicación.
La COM será responsable de la
fijación de las normas comunes
que habrán de aplicarse a
escala comunitaria o nacional,
en relación con:
• Prioridades.
• Ccondiciones de
admisibilidad.
• Criterios de selección en
cuanto a la calidad.
• Plazos a respetar.
Publicación de la convocatoria
de propuestas a escala europea.
Fijación de un pliego de
condiciones a las AN, para el
examen de las propuestas.
Elaboración de modelos de
fichas para el examen, a su
nivel, de las propuestas previas
y de las propuestas definitivas3.
Posibilidad de asistir a las
reuniones de selección a escala
nacional.
Evaluación de los proyectos
propuestos a escala europea (en
su caso, con asistencia de
expertos externos
independientes).
•
•
•
•
Posible participación en la
organización del
procedimiento de selección
de acuerdo con las
disposiciones de la Decisión
y con las normas
establecidas a escala
comunitaria.
Los EM garantizarán a la
COM el acceso a la
información relativas al
procedimiento de selección.
Control que la AN aplica a
los procedimientos de
examen y selección de
acuerdo con el pliego de
condiciones de la COM.
Información oportuna de la
COM sobre la fecha de las
reuniones nacionales de
selección y las reuniones
previstas con los promotores
de los proyectos.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Publicación de la convocatoria de propuestas a
escala nacional.
Organización del procedimiento de selección
según las instrucciones establecidas a escala
comunitaria.
Las AN facilitarán el acceso a la COM a la
información relativa al procedimiento de
selección.
DEC
Instauración de procedimientos y dispositivos de
evaluación de las propuestas.
Evaluación de las propuestas mediante criterios
acordados a escala comunitaria.
Preparación de la documentación técnica de las
propuestas para preparar la selección.
Organización de reuniones de selección y
relaciones con los grupos de expertos en selección
o evaluación.
Posibles consultas entre las AN (a escala nacional
o con los demás países participantes).
Envío a la COM de una lista descriptiva y
razonada de las propuestas que pueden ser
seleccionadas, a la que se adjuntará un informe
sobre el procedimiento de examen de las
propuestas.
DEC
Acuerdo con las autoridades del EM sobre su aplicación a escala nacional.
CF= Convenio de funcionamiento
CAD= Convenios Acciones Descentralizadas
DEC= Decisión de la Comisión
28
ANEXO 3
•
Procedimientos
de selección de
carácter
descentralizado
(ej.: proyectos de
movilidad en
programas de
educación)
Decisión final sobre la lista de
proyectos seleccionados y
sobre la distribución de ayuda
financiera, previo dictamen del
Comité.
• Definición con los EM de las
modalidades de seguimiento y
divulgación de buenas
prácticas.
Como los procedimientos de
selección mixtos mencionados
supra, pero entre las tareas de la
COM se excluyen:
• La Decisión final sobre la lista
de proyectos seleccionados y
sobre la distribución de ayuda
financiera, previo dictamen del
Comité.
• La evaluación de los proyectos
propuestos a escala europea (en
su caso, con asistencia de
expertos externos
independientes).
•
Como los procedimientos de
selección mixtos mencionados
supra, pero los EM:
• Podrán participar en la
decisión de selección de las
propuestas admitidas.
Tratamiento y
suministro de
datos relativos a
los proyectos
•
Suministro a las Agencias de
sistemas informáticos
apropiados.
Delegación de
tareas
•
Acuerdo con los EM sobre la
•
configuración precisa de las
relaciones contractuales entre la
COM y las AN.
Aprobación de cualquier
•
Velar por que los
beneficiarios reciban, por
parte de la AN, una
explicación relativa a las
decisiones de selección.
En caso de designación de
varias AN por el EM:
designación de una AN como
coordinadora o de una
estructura nacional de
•
Comunicación escrita a los solicitantes sobre los
resultados de la selección.
Como los procedimientos de selección mixtos, pero
la AN:
• Deberá hacer un análisis y valoración de las
solicitudes formal, cualitativa y
presupuestariamente, con ayuda de los criterios
acordados a escala comunitaria en vez de una
evaluación de las propuestas.
• No deberá enviar a la COM una lista descriptiva
y razonada de las propuestas que pueden ser
seleccionadas, a la que se adjuntará un informe
sobre el procedimiento de examen de las
propuestas.
• Información oportuna a la COM sobre la fecha de
las reuniones nacionales de selección.
• Decisión final de selección sobre las propuestas
aceptadas.
• Introducción de los datos de las solicitudes por
medio de sistemas informáticos apropiados.
• Actualización de estos datos basándose en el
análisis de los informes intermedios y finales.
CF
CF= Convenio de funcionamiento
CAD= Convenios Acciones Descentralizadas
DEC= Decisión de la Comisión
29
ANEXO 3
delegación de tareas de gestión
administrativa o contractual
que la AN pretenda efectuar en
favor de otros organismos,
regionales o no.
•
•
Gestión
•
contractual
(convenios
celebrados entre
la AN y los
beneficiarios)
(a raíz de una
selección
descentralizada o
mixta)
Posibilidad de controles in situ
de los beneficiarios.
coordinación de las AN del
programa4.
Se mantendrán informados
sobre el trabajo de las
estructuras regionales y
adoptarán medidas
apropiadas en caso de
disfunción, informando a
tiempo a la COM.
Garantizarán una buena
articulación entre la AN y las
eventuales estructuras
regionales, en cuanto a los
estatutos jurídicos, relaciones
contractuales y trabajos
confiados a estas agencias.
•
•
•
•
•
4
Comprobación del estatuto jurídico de los
beneficiarios y, en su caso, de su capacidad
financiera en función de las necesidades
específicas de las distintas acciones y medidas del
programa, según las prácticas nacionales.
Preparación de los convenios (según modelos
normalizados acordados con la COM),
elaboración, firma y envío de los convenios.
Gestión administrativa de los convenios y de sus
posibles claúsulas adicionales mediante el
establecimiento de un sistema de seguimiento
administrativo de los proyectos (intercambio de
correspondencia, emisión y seguimiento de las
claúsulas adicionales y cartas de reclamación,
recepción y tratamiento de los informes).
Análisis de los informes de actividad y los
informes financieros de los proyectos.
Cierre de los convenios con los beneficiarios.
Si las autoridades del EM deciden crear una AN dentro de un Ministerio, tratarán de que la AN disponga de un entorno de trabajo con la flexibilidad necesaria en materia de
gestión de recursos humanos, materiales y financieros.
CF= Convenio de funcionamiento
CAD= Convenios Acciones Descentralizadas
DEC= Decisión de la Comisión
30
ANEXO 3
Gestión
financiera
•
•
•
•
•
Cooperación y
coordinación
Acuerdo con los EM sobre la
configuración precisa de las
relaciones financieras entre la
COM y las AN.
Aprobación de cualquier
delegación de tareas de gestión
financiera que la AN pretenda
efectuar en favor de otros
organismos, regionales o no.
Emisión de órdenes de ingreso
con carácter de título
ejecutorio, en caso de
irregularidad, negligencia o
fraude imputable a la AN que
generen derechos de crédito de
la COM frente a la AN.
Control de la conformidad del
gasto efectuado por la AN con
las disposiciones del programa,
los actos reglamentarios
comunitarios relativos al
programa y los convenios
firmados entre la COM y la
AN.
Al término de cada período y
previa verificación por parte de
la COM, cálculo del saldo a
devolver a la AN o a recuperar
ante ésta (gastos conformes con
relación a los anticipos
efectuados por la COM).
•
•
Las "disposiciones
administrativas o
contractuales" y los
convenios determinarán el
alcance de las
responsabilidades financieras
de la AN ante las autoridades
del EM y de la COM
respectivamente en caso de
incumplimiento o fallo en la
ejecución de sus tareas.
Si no se recuperan por
completo los importes
adeudados por la AN a la
COM en un determinado
plazo, las autoridades del EM
serán responsables de los
fondos no recuperados, por lo
que la recaudación se
efectuará a su costa.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Gestión de los fondos comunitarios según los
DEC
principios de buena gestión financiera y de
CAD
conformidad con las disposiciones del programa,
los actos reglamentarios comunitarios relativos al
programa y a los convenios firmados entre la
COM y la AN.
Responsabilidad por parte de la AN de emitir las
solicitudes de recaudación de fondos en caso de
incumplimiento por parte de un beneficiario.
Interposición, en consulta con la COM, de
posibles acciones judiciales contra el beneficiario
para la recaudación de fondos. Los costes de tales
acciones serán asumidos por el presupuesto del
programa.
La AN presentará cuentas certificadas a la COM.
Establecimiento de sistemas generales de
contabilidad e indicadores financieros,
actualizados regularmente, sobre los proyectos
(en curso o cerrados). Instauración de sistemas
informáticos adecuados que permitan una gestión
en red integrada y compatible puesta a disposición
por la COM.
Gestión de la tesorería y de los movimientos
financieros (flujo de caja).
Pagos (primeros anticipos, anticipos intermedios
y saldos) a los contratantes según las cláusulas de
los convenios.
Cooperación con la COM para realizar los
objetivos del programa y mejorar su ejecución.
Cooperación con las AN de otros países que
participen en el programa.
Cooperación con las AN de otros programas
DEC
CF= Convenio de funcionamiento
CAD= Convenios Acciones Descentralizadas
DEC= Decisión de la Comisión
31
ANEXO 3
•
Seguimiento,
evaluación e
informes sobre
el programa o
acción.
•
•
•
•
•
•
Control
•
•
5
Seguimiento y evaluación de
las actividades de la AN según
las disposiciones de los
convenios CF y CAD.
Fijación de las orientaciones
comunes para el seguimiento
de los proyectos y el
aprovechamiento de los
resultados5.
Definición con los EM de las
modalidades de seguimiento y
difusión de las buenas
prácticas.
Animación de la red
comunitaria de AN, reuniones
periódicas de los representantes
de las AN.
Redacción de "Manuales
operativos": instrucciones para
el trabajo diario de las AN.
Valoración de la Comisión
sobre las evaluaciones y los
informes proporcionados por
las Agencias.
Control a posteriori de la
conformidad de los gastos
efectuados por la AN con las
disposiciones jurídicas.
Establecimiento de directrices
para los controles que la AN
debe efectuar y sobre el
•
•
•
Consultas periódicas con la
COM sobre el
funcionamiento de la AN.
Seguimiento de las
actividades de la AN según
las disposiciones
administrativas o
contractuales.
Velar por que la AN realice a
escala nacional sinergias con
otros programas
comunitarios.
•
•
•
•
•
•
•
Las instancias nacionales de
control garantizarán la
aplicación de sistemas de
gestión y control, de modo
que la AN utilice eficaz y
regularmente los fondos
comunitarios. Dichas
•
•
dentro del EM.
Conexión con los organismos asociativos, los
interlocutores sociales, etc. , que actúen en el
ámbito del programa.
Seguimiento estructurado de los proyectos según
distintos enfoques (zona geográfica, acciones y
medidas, sector, tema, tipo de beneficiario, etc.).
Visitas in situ, seminarios y talleres de
seguimiento, introducción en la red y
reagrupación de proyectos, etc.
Puesta a disposición de datos estadísticos e
indicadores.
Estudios y análisis sobre los resultados y las
realizaciones de los proyectos, basándose
especialmente en los informes intermedios y
finales de los beneficiarios.
Contribución a los informes, destinados a la
COM, efectuados por las autoridades nacionales
sobre la ejecución del programa a escala nacional.
Contribución a las actividades de evaluación del
programa, en particular, facilitando datos
estadísticos e indicadores y cooperando con los
evaluadores externos.
Comprobación de los gastos de los beneficiarios
por parte de la AN en cumplimiento de las
normas definidas por la COM en cuanto a la
naturaleza de los documentos justificativos de los
extractos financieros.
Conexión con los servicios de auditoría de la
COM y, en su caso, del Tribunal de Cuentas
DEC
DEC/
CAD
Acuerdo con los EM sobre los posibles requisitos nacionales especiales a tener en cuenta.
CF= Convenio de funcionamiento
CAD= Convenios Acciones Descentralizadas
DEC= Decisión de la Comisión
32
ANEXO 3
•
•
•
principio del derecho de acceso
de las autoridades del EM y del
Tribunal de Cuentas a los
documentos de la AN relativos
a su gestión administrativa y
financiera de los fondos
comunitarios.
Aprobación, en su caso, de los
sistemas de gestión y control
aplicados por los EM.
Control in situ de la AN o de
los beneficiarios en relación
con los proyectos y sistemas de
gestión y control.
Información de los EM sobre
los resultados de los controles y
auditorías efectuadas, así como,
en su caso, de las medidas
adoptadas.
•
•
instancias comunicarán a la
COM una descripción de
tales sistemas.
Las instancias nacionales de
control comprobarán los
sistemas de gestión y control,
sin perjuicio de la
responsabilidad de la COM
en la ejecución del
Presupuesto General de la
UE.
Las instancias nacionales de
control informarán a la COM
sobre los resultados de los
controles y auditorías
efectuadas, así como de las
medidas adoptadas a escala
nacional.
•
Europeo.
Auditoría de los proyectos (p.ej.: muestreo,
recurso a auditores externos, visitas in situ...)
CF= Convenio de funcionamiento
CAD= Convenios Acciones Descentralizadas
DEC= Decisión de la Comisión
33