Oficio 340-072554 del 29 de octu

Oficio 340-072554 del 29 de octubre de 2003
RECONOCIMIENTO CONTABLE DE LOS CONTRATOS DE APRENDIZAJE
Debido al cumplimiento de la Ley 789 de diciembre 28 de 2002, la cual enuncia el
nuevo contrato de aprendizaje, que lo define como un contrato de aprendizaje,
quitándole el carácter de contraprestación laboral. Debido a estas nuevas directrices
que da la ley, se le presentan los siguientes interrogantes contables:
1. “ El pago realizado al trabajador como “ Cuota de apoyo y sostenimiento” como
se debería registrar de acuerdo al Plan Único de Cuentas, como gasto de personal,
de servicios, asesorías o diversos?
2. El pago por aportes realizados por los aprendices por seguridad social (salud y
riesgos profesionales), se registraría en que cuenta del pasivo 2370 retenciones y
aportes de nómina?, según la ley no son pagos de nómina.
3. Se debe realizar la nota de contabilidad establecida en el Decreto 522 de 2003 y
se debe causar retención por servicios?
4. El pago de la monetización se debe registrar en que cuenta? Multas y
sanciones” .
Antes de proceder a resolver sus inquietudes, es necesario hacer las siguientes
precisiones:
A. El artículo 30 de la citada ley, el cual se relaciona con la naturaleza y
características de la relación de aprendizaje, señala que el contrato de aprendizaje
es una forma especial dentro del derecho laboral, mediante la cual una persona
natural desarrolla formación teórica práctica en una entidad autorizada, a cambio de
que una empresa patrocinadora proporcione los medios para adquirir formación
profesional metódica y completa requerida en el oficio, actividad u ocupación y esto
implique desempeñarse dentro del manejo administrativo, operativo comercial o
financiero, propios del giro ordinario de las actividades de la empresa, por cualquier
tiempo determinado no superior a dos (2) años, y por esto reciba un apoyo de
sostenimiento mensual, el cual en ningún caso constituye salario.
B. Constituyen elementos particulares y especiales del contrato de aprendizaje, los
siguientes:
a) La finalidad que es la de facilitar la formación de las ocupaciones en las que se
refiere el presente artículo;
b) La subordinación que está referida exclusivamente a las actividades propias del
aprendizaje;
c) La formación que se recibe a título estrictamente personal;
d) El apoyo del sostenimiento mensual que tiene como fin garantizar el proceso de
aprendizaje.
Durante toda la vigencia de la relación, el aprendiz recibirá de la empresa un apoyo
de sostenimiento mensual que sea como mínimo en la fase lectiva el equivalente al
50% de un (1) salario mínimo mensual vigente.
El apoyo del sostenimiento durante la fase práctica será equivalente al setenta y
cinco por ciento (75%) de un salario mínimo mensual legal vigente.
C. El Decreto 2650 de 1993, en la descripción de las cuentas 5195 y 5295 —
Diversos, de Gastos Operacionales de Administración y de Ventas,
respectivamente, indica que en ellas se registran los gastos operacionales
ocasionados por conceptos diferentes, lo anterior dependiendo de la actividad
comercial o financiera en que se desempeñe.
Hechas las anteriores aclaraciones, se procede a dar respuesta a sus inquietudes
en el mismo orden en que fueron planteadas, así:
1. Los pagos por concepto de apoyo de sostenimiento mensual, producto del
contrato de aprendizaje, por expreso mandato legal no constituyen salario, toda vez
que no se dan los presupuestos para que exista la relación laboral conforme a la
ley; en consecuencia tales hechos económicos se deben registrar en los rubros
519595— Gastos Operacionales de Administración, 529595 — Gastos
Operacionales de Ventas, o Costos de Producción o de Operación, grupos 72 o 73
en el caso de que el aprendiz este asignado a la actividad productora, del Plan Único
de Cuentas para Comerciantes, sujeto a la operación económica que realice la
persona natural o jurídica.
2. Aunque no se trate de pagos por los aprendices por seguridad social y además,
no constituyan pagos de nómina, para efectos de control de la empresa que realiza
dicha erogación y con el fin de mantener un registro adecuado, estos deben
registrarse en la cuenta 2370 retenciones y aportes de nómina que, de acuerdo a la
descripción del Plan Único de Cuentas, señala:
Registra las obligaciones del ente económico a favor de entidades oficiales y
privadas por concepto de aportes parciales y descuentos a trabajadores de
conformidad con la regulación laboral, Igualmente registra otras acreencias de
carácter legal y descuentos especiales debidamente autorizados, a excepción de lo
correspondiente a préstamos y retención en la fuente.
3. En relación con este ítem, debe dirigirse a la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales, DIAN, por cuanto, la inquietud formulada es de carácter tributario.
4. Sobre la cuota de aprendizaje, la Ley señala que los obligados a la cuota de
aprendizaje podrán cancelar al SENA una cuota mensual resultante de multiplicar
el 5% del número total de trabajadores, excluyendo los trabajadores independientes
o transitorios, por un salario mínimo legal vigente. En caso que la monetización sea
parcial esta será proporcional al número de aprendices que dejan de hacer la
práctica para cumplir la cuota mínima obligatoria.
De acuerdo con lo expuesto anteriormente, el pago de la monetización no
representa sanción ni multa propiamente dichas, toda vez que esta es una cuota
que se liquida mensualmente a favor del SENA, en el evento de no contratar a los
aprendices, por consiguiente la cuenta que debe afectarse es la 519595 Gastos
Operacionales de Administración.