IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE MEJORA DE LA UNIDAD – 20 ADMINISTRACIÓN DE CENTROS Nº 1 2 3 4 5 ACCIONES DE MEJORA Mantenimiento de reuniones periódicas para consensuar y establecer criterios comunes de procedimientos entre los responsables de los Centros FECHA DE GRADO DE EJECUCIÓN EJECUCIÓN 30 mayo 2009 100% Unificación de procedimientos para la gestión de procesos 30 oct. 2008 100% Desarrollo y aplicación de medios tecnológicos y mecanización de procesos. 31 dic 2009 11% mayo 2009 50% 28 feb. 2008 100% Ofrecer al personal mayores posibilidades de participación en acciones formativas destinadas a ampliar los conocimientos específicos de su trabajo y en gestión de calidad.. Establecimiento de estudios y análisis de los puestos y sus competencias ACCIONES REALIZADAS Se mantienen reuniones con una periodicidad superior a la mensual de los Responsables de Unidad de los Centros Se han mantenido reuniones semanales o quincenales para la unificación de procesos El porcentaje de participación del personal del servicio en cursos de formación y actualización de procesos de gestión es muy bajo. El responsable de unidad propone anualmente nuevos cursos.. Se realizan propuestas anuales de formación a la Gerencia y al Servicio de Formación, tras el estudio de necesidades por parte de cada Centro. Se ha elaborado el cuadro de competencias por puestos tipo 6 30 oct. 2008 100% Se ha realizado la cuarta revisión del Mapa de Procesos Clave 30 junio 2009 80% Se ha elaborado y publicado la carta de servicios Extender y mejorar las Encuestas que se realizan y aprovechar los resultados obtenidos para 20 feb. 2009modificar, si es preciso, las estrategias y las acciones Avanzar en la programación anual de los objetivos de la Unidad, en la adecuación de las tareas a cada puesto, en el establecimiento de prioridades necesarias y en el fomento de la comunicación y el trabajo en equipo para la consecución de objetivos, revisando periódicamente las acciones realizadas 20 feb. 2009 100% Se ha realizado la medición y análisis de encuestas 28 feb. 2009 100% 10 Mejorar la coordinación con otros Servicios y/o Unidades. 30 dic. 2009 25% 11 Que el personal funcionario pueda participar en cursos específicos para sus puestos de trabajo 30 dic. 2009 - 12 Fomentar las iniciativas del personal y apoyar su puesta en marcha. 30 junio 2009 100% 13 Mantener reuniones periódicas de trabajo con los Jefes de Unidades de Centros 28 feb.2009 100% 7 8 9 Estudiar y debatir el Mapa de Procesos en las reuniones de equipo de la Unidad de cada Centro. Publicar la “Carta de Servicios” de la Unidad y darla a conocer ampliamente Se han identificado de Procesos Clave, descrito los diagramas y fichas y seguimiento de los mismos Se realizan reuniones (una o dos al año) con los responsables del Servicio de Alumnos Se solicita anualmente a la Gerencia y al Servicio de Formación la realización de cursos específicos para el personal de la unidad. Se realizan de forma habitual reuniones de equipos de trabajo en cada uno de los Centros Se realizan reuniones, de forma periódica, de los Responsables de Unidad de los Centros 14 Dotación de personal suficiente y de un responsable que coordine administrativamente a todos los centros 15 Revisión y seguimiento de las medidas necesarias para la adaptación o remodelación de edificios para la supresión de barreras arquitectónicas. 16 Plantear y revisar los posibles acuerdos que se adoptasen para la mejora del Servicio con los clientes. 17 Establecer acuerdos de colaboración con otros Centros o Unidades similares 18 Elaboración de reglamento de procedimientos de gestión. 19 Establecer un sistema fiable de información y captación de necesidades 20 Mejorar el sistema de captación de información para conocer el grado de satisfacción de los clientes 21 Establecer un sistema de medición y comparativo de la gestión de procesos con los establecidos en otras Unidades similares de la Universidad 22 Mejorar el sistema de medición del grado de satisfacción de los clientes-usuarios de la Unidad. 23 Análisis de la información recabada como medio que posibilite el cambio 30 dic. 2009 50% Se ha solicitado a la Gerencia de la cobertura de plazas de RPT no cubiertas 30 junio 2009 75% Se efectúan informes y partes de trabajo de incidencias y adaptaciones. 30 junio 2009 75% Se resuelven las demandas y solicitudes de los clientes dentro de nuestras competencias 30 sep 2009 50% 30 enero 2009 100% Existen acuerdos firmados para determinados procesos de la unidad (cursos, prácticas,...) Se ha elaborado el manual de procesos 30 oct. 2009 10% 30 oct. 2009 75% Junio 2009 10% Se han realizado reuniones informales con responsables de otros servicios para intercambio de resultados en procesos de calidad 30 nov 2009 10% Se comenzó a realizar una encuesta específica para los Centros Enero 2009 100% Se han realizado análisis de la encuestas de los distintos tipos de clientes Se comenzó a realizar una encuesta específica para los Centros Se han establecido buzones de sugerencias. 24 Sistematizar la forma y periodicidad de la recogida de datos. 25 Conseguir datos comparativos con otra Unidades 26 Desarrollar un sistema de medición de impacto en la sociedad. Enero 2009 100% Se han realizado las fichas modelos de encuestas Octubre 2009 10% Febrero 2010 - Se han realizado algún tipo de transferencia de información, aunque no datos comparativos. Se ha debatido sobre la posibilidad de solicitar al Rectorado estudios sobre la imagen de los Centros universitarios en la comunidad onubense (está fuera de nuestras competencias realizarlos por la propia unidad)