CENTRO DE INVESTIGACIONES BIOLÓGICAS DEL NOROESTE, S.C. Manual de Organización y Procedimientos del Departamento de Control Patrimonial CONDICIONES QUE DEBEN CUMPLIR LAS REQUISICIONES #1.- Para iniciar cualquier trámite de compra, el responsable de un proyecto que cuente con disponibilidad presupuestal deberá enviar la requisición al buzón almacen@cibnor.mx, en el formato que se ejemplifica enseguida: -------------------- PRINCIPIO DE FORMATO -------------------------------NUMERO DE REQUISICIÓN: **asignado en su momento por el encargado** PROYECTO Y % DE AFECTACIÓN: ABM1 = 50%, ABM2 = 5%, ABM3 = 5%, ABM4 = 10%, ABM5 = 30% PARTIDA PRESUPUESTAL: 2501 FECHA REQUERIDA: 28-FEB-2000 PROVEEDOR SUGERIDO: Magna Medical, S.A. de C.V., tel./fax 01-800-2844224, correo electrónico magna@telnor1.net, Tijuana, B.C. No.pda. CANTIDAD UNIDAD CLAVE ARTICULO DESCRIPCIÓN 1 2 3 Agarosa c/100 g Acido sulfúrico al 90%, c/4 litros Ampicilina sal sódica c/5 g 4 12 2 FC PZ FC A-9539 ZZZA0727 A-9518 OBSERVACIONES: ------------------------ FIN DE FORMATO ---------------------------------- #2.- No se permite que en una misma requisición se incluyan bienes de diferentes partidas presupuestales; ejemplificando: la requisición 1, incluirá sólo substancias químicas; la 2, sólo materiales de laboratorio; la 3, sólo consumibles de cómputo; la 4, sólo refacciones y accesorios para equipo de cómputo, etc.; adicionalmente, en substancias químicas y materiales de laboratorio, deberá cumplirse con: a) El acuerdo 4.IV de la reunión CIB-CC-99-007-BCS del Comité de Compras, el cual establece que deben solicitarse en requisiciones separadas los bienes incluidos en los catálogos "Reactivos y Productos Químicos para Investigación en Ciencias de la Vida, SIGMA" y "EL Catalogo de Productos Científicos VWR" b) El acuerdo de la reunión CIB-CC-01-002-BCS, el cual establece que deben solicitarse en requisiciones separadas las substancias químicas que requieran permisos especiales (DEA, Secretaria de Salud, etc.) para su ingreso al país, o, que requieran manejo especial (hielo seco, flete especial, etc.); en este aspecto, el solicitante deberá mantenerse actualizado sobre las substancias que podrían estar en estas situaciones e indicar en las observaciones de la requisición los detalles. Como guía, a continuación se enlistan las partidas presupuestales más comunes: CENTRO DE INVESTIGACIONES BIOLÓGICAS DEL NOROESTE, S.C. Manual de Organización y Procedimientos del Departamento de Control Patrimonial CAPITULO 2000 2101 Materiales y útiles de oficina 2102 Material de limpieza 2103 Material didáctico 2104 Material estadístico y geográfico 2105 Materiales y útiles de impresión y reproducción 2106 Materiales y útiles para el procesamiento en equipos y bienes informáticos 2204 Alimentación de personas 2207 Productos alimenticios para animales 2301 Refacciones, accesorios y herramientas menores 2302 Refacciones y accesorios para equipo de cómputo 2303 Utensilios para el servicio de alimentación 2401 Materiales de construcción 2402 Estructuras y manufacturas 2403 Materiales complementarios 2404 Material eléctrico 2501 Materias primas 2502 Sustancias químicas 2503 Plaguicidas, abonos y fertilizantes 2504 Medicinas y productos farmacéuticos 2505 Materiales, accesorios y suministros médicos 2506 Materiales, accesorios y suministros de laboratorio 2603 Combustibles, lubricantes y aditivos 2701 Vestuario, uniformes y blancos 2702 Prendas de protección 2703 Artículos deportivos CAPITULO 5000 5101 Mobiliario 5102 Equipo de administración 5204 Equipos y aparatos de comunic. y telecom. 5206 Bienes informáticos 5401 Equipo medico y de laboratorio 5402 Instrumental medico y de laboratorio #3.- Las requisiciones deberán recibirse de la cuenta de correo electrónico del responsable y ello se considerará como la firma de dichas requisiciones por parte de él. Asimismo, el responsable podrá autorizar por escrito que otras cuentas de correo, envíen requisiciones con cargo a sus proyectos, especificando en el escrito el alcance de la autorización: determinados proyectos, plazos, etc.. A manera de ratificación de que el responsable ha tenido conocimiento de las requisiciones cuya compra se aplicará o ha sido aplicada presupuestalmente a su proyecto, se le enviara a su buzón copia del mensaje de aceptación de esas requisiciones y mensualmente un informe detallado por artículo de las mismas. CENTRO DE INVESTIGACIONES BIOLÓGICAS DEL NOROESTE, S.C. Manual de Organización y Procedimientos del Departamento de Control Patrimonial #4.- No se aceptarán requisiciones enviadas como "archivos atados", por diversos inconvenientes que actualmente se tendrían al manejar la información en esa forma. #5.- No se aceptarán requisiciones que mezclen proyectos de recursos fiscales y de propios, es decir, en una requisición sólo se incluirán proyectos de recursos fiscales, y, en el caso de los recursos propios, Las requisiciones deberán elaborarse por proyecto independiente, pues la documentación (facturas principalmente) debe integrarse en expedientes separados. #6.- La aceptación de requisiciones de "materiales y útiles de oficina" (partida 2101), se sujetará a: a) El acuerdo 5.III de la reunión CIB-CC-97-010-BCS del Comité de Compras de la Entidad, que establece: "Aprobar que no se compren materiales de oficina como: lápices, plumas, plumines, minas para lapicero y similares, al personal que cuente con el concepto de percepción de apoyo para compra de 'materiales e instrumentos profesionales de trabajo'. Esto como respuesta a la inquietud que diversas áreas usuarias han manifestado sobre las causas de que no se les compre este tipo de mercancía; adicionalmente, se establece que la Dirección de Administración autorizara expresamente las requisiciones de estos bienes que sean presentadas por las áreas". b) Para cargo a proyectos Conacyt, Simac o similares, deberá contarse con la autorización escrita de dichas instancias. En ambos casos, adjunto a la solicitud (impresa del correo electrónico) o requisición, el responsable deberá entregar en el departamento, copia de la autorización expresa de las instancias referidas. #7.- Para la aceptación de requisiciones de bienes de capitulo 5000, adjunto a la solicitud (impresa del correo electrónico) o requisición, el responsable deberá entregar en el departamento, copia del documento en el que conste la autorización de la instancia respectiva: Conacyt, Simac, Conabio, Dirección de Administración (en el caso de recursos propios o fiscales), etc. #8.- Para la aceptación de requisiciones de artículos informáticos de Las partidas 2106 (solo programas de computo), 2302 (ref. y accesorios para equipo de computo) y 5206 (bienes informáticos), previamente el responsable deberá obtener por correo electrónico o firma autógrafa, el visto bueno de la Subdirección de Informática; el buzón electrónico para ello es "voboinfo@cibnor.mx". #9.- En situaciones excepcionales (problemas en la red informática, urgencias, etc.) o en los casos de las condiciones #6, #7 y #8, se podrán ingresar las requisiciones en papel, entregando original y 3 copias en el departamento; en su caso, también deberán adjuntarse las autorizaciones referidas en los puntos #6, #7 y #8. Estas requisiciones se sujetarán al procedimiento antes descrito, con excepción (si fuera el caso) de su envío al buzón "almacen@cibnor.mx", indicado en el punto #1, manteniéndose el plazo de respuesta de 3 días hábiles, salvo en las requisiciones urgentes que será de 1 dia hábil como máximo. CENTRO DE INVESTIGACIONES BIOLÓGICAS DEL NOROESTE, S.C. Manual de Organización y Procedimientos del Departamento de Control Patrimonial #10.- La fecha límite para recibir requisiciones estará en función de las fechas límite para el Proceso Presupuestario correspondiente al Ejercicio Fiscal en turno, emitidas por la S.H.C.P.. Lo anterior, a fin de que se tenga plazo suficiente para recibir los bienes contratados, dentro del ejercicio fiscal. Después de esa fecha, solo se recibirán requisiciones con la autorización del Director General o del Director Administrativo. #11.- El responsable del proyecto podrá solicitar la compra de materiales con carácter urgente, hasta por el 10% del monto anual asignado al proyecto en capitulo 2000; si se rebasa este limite, entonces deberá justificar la urgencia y solicitar el visto bueno del director de área o programa, mismo que podrá obtenerse por correo electrónico. Para que una requisición se considere URGENTE, deberá contener dicha palabra en las OBSERVACIONES; el carácter urgente de una requisición, llevará implícita la aceptación de gastos extraordinarios para cumplir con el plazo: fletes urgentes, precio mayor al normal por disponibilidad inmediata con proveedores o distribuidores diferentes a los habituales, etc., quedando establecido que sólo habrá reintegración de estos gastos cuando exista incumplimiento del proveedor y sea factible su recuperación. Para lo anterior, los plazos de entrega estimados son: MATERIALES LOCALES NACIONALES EXTRANJEROS Urgentes 1a3 5 a 10 7 a 15 Normales 7 a 20 20 a 40 25 a 50 Los plazos se indican en DIAS HABILES, contados a partir de la fecha de aceptación de la requisición y quedan sujetos a que los materiales estén en existencia con los proveedores, de lo contrario el plazo variará dependiendo del tipo de material, entre otros aspectos. Asimismo, los plazos de entrega para materiales extranjeros, quedan sujetos a que no se requieran permisos especiales para su internación al país. #12.- El visto bueno del director de área o programa, que se requiere en la condición #11, y, las autorizaciones mencionadas en las condiciones #6a, #7 (solo lo que compete a la Dirección de Administración), podrán obtenerse por correo electrónico; copia del correo en el que se acepte la requisición, se enviara al buzón de quien haya otorgado la respectiva autorización o visto bueno; esto último aplicará también para el "voboinfo@cibnor.mx". ***fin de texto***