Código: GF-PD-03 PROCESO GESTIÓN FINANCIERA PROCEDIMIENTO EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Versión: 2.0 Fecha: Mayo 27 de 2013 Página: 1 de 5 1. Objetivo Establecer las actividades necesarias para la expedición del certificado de disponibilidad presupuestal. 2. Alcance Inicia con el recibido del formato de solicitud aprobado debidamente diligenciado y va hasta la entrega del original del CDP expedido y el archivo de la copia del CDP y soportes en carpeta. Este procedimiento aplica para el Nivel Central, para las Direcciones Territoriales y Oficinas Especiales del Ministerio. 3. Definiciones Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP): es el documento expedido por el jefe de presupuesto o quien haga sus veces con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos. DT: Dirección Territorial. Presupuesto de funcionamiento: son erogaciones que tienen por objeto atender las necesidades de los órganos para cumplir a cabalidad con las funciones asignadas en la constitución política y la ley. Presupuesto de inversión: son aquellas erogaciones susceptibles de causar réditos o de ser de algún modo económicamente productivas, o que tengan cuerpo de bienes de utilización perdurable, llamados también de capital por oposición a los de funcionamiento, que se hayan destinado por lo común a extinguirse por su empleo. Así mismo, aquellos gastos destinados a crear infraestructura y proyectos de inversión social. SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera: Herramienta modular autorizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la nación y de sus entidades descentralizadas y de brindar información oportuna y confiable. 4. Generalidades del procedimiento: El CDP de funcionamiento o inversión se expide de acuerdo con la solicitud recibida por las dependencias del Ministerio del Trabajo. En el nivel central del Ministerio, el formato de solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal GF-PD-03-F-01 no se requiere en los casos relacionados con la nómina y con los servicios públicos. El ordenador del gasto para el nivel central y para los fondos especiales es la Secretaria General del Ministerio del Trabajo o quien delegue el ministro. Para las Direcciones Territoriales, los ordenadores del gasto serán los Directores Territoriales. Código: GF-PD-03 PROCESO GESTIÓN FINANCIERA PROCEDIMIENTO EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Versión: 2.0 Fecha: Mayo 27 de 2013 Página: 2 de 5 En la Sede Central, al Grupo de Presupuesto se envía únicamente un original del oficio y/o memorando, una vez suscrito por el ordenador del gasto (no se necesitan copias adicionales). En el Nivel Central, para el trámite de CDP´S de recursos de funcionamiento se debe radicar directamente en la Subdirección Administrativa y Financiera. Teniendo en cuenta las particularidades en las justificaciones de solicitud de CDP de las Direcciones Territoriales y del Nivel Central, se generan dos formatos diferentes para la solicitud. • Formato de Solicitud de Certificado de Disponibilidad GF-PD-03-F-01 aplicable al Nivel Central del Ministerio. • Formato de Solicitud de Certificado de Disponibilidad GF-PD-03-F-02 aplicable a las Direcciones Territoriales. 5. Descripción de las actividades Nro. 1. 2. 3. Actividad Diligenciar el formato de disponibilidad presupuestal. Responsable solicitud de Funcionario de cada dependencia y/o Director en las DT. Si la solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal se realiza en el Nivel Central ir a la actividad 3, en el caso de que corresponda a solicitud de certificado de disponibilidad presupuestal de Dirección Territorial ir a la actividad 11. Entregar solicitud a la Oficina Asesora de Funcionario de cada Planeación, en caso de tratarse de recursos de dependencia inversión y continua con la actividad 4. En el caso de que la solicitud del certificado de disponibilidad se refiera a recursos de funcionamiento va a la actividad 6. Recibir, revisar y dar visto bueno a la solicitud Funcionario de CDP de recursos de inversión. Oficina Asesora de Planeación Si no cumple se devuelve a la dependencia solicitante. Registro /documento Formato de Solicitud de Certificado de Disponibilidad GFPD-03-F-01 ó GF-PD-03-F-02 para las Direcciones Territoriales. Formato de Solicitud de Expedición de Certificado GF-PD03-F-01 Formato de Solicitud de Certificado de Disponibilidad GFPD-03-F-01 con visto bueno de la Oficina Asesora de Planeación Código: GF-PD-03 PROCESO GESTIÓN FINANCIERA PROCEDIMIENTO EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Versión: 2.0 Fecha: Mayo 27 de 2013 Página: 3 de 5 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Entregar a la dependencia solicitante la Funcionario solicitud de certificado de disponibilidad con Oficina Asesora visto bueno de la Oficina Asesora de Planeación Planeación. Memorando de Recibir la solicitud de CDP y verificar frente al Subdirección Formato de Solicitud Plan de Adquisición de Bienes y Servicios para Administrativa y de Certificado de Financiera/ Funcionario su visto bueno. Disponibilidad GFPresupuesto PD-03-F-01 ó Si no cumple se devuelve a la dependencia GF-PD-03-F-02 para solicitante. las Direcciones Territoriales. Remitir documento para firma por parte del Funcionario Formato de Solicitud Ordenador del Gasto. Subdirección de Certificado de Administrativa y Disponibilidad GFFinanciera / PD-03-F-01 ó GF-PDDependencia solicitante 03-F-02 y/o funcionario perfil Presupuesto en DT. Recibir, revisar y autorizar por parte del Ordenador del gasto Formato de Solicitud Ordenador del Gasto y dar traslado al Grupo de de Certificado de Presupuesto o al funcionario con perfil Disponibilidad Presupuesto de la DT. GF-PD-03-F-01 Recibir el formato de solicitud de CDP Funcionario debidamente diligenciado y aprobado por el Presupuesto Ordenador del gasto Revisar la solicitud de C.D.P. Coordinador Grupo de ¿Presenta inconsistencias?: Presupuesto No: pasar a actividad 11 Si: Devolver solicitud para ajuste o trámite de firmas a Dependencia responsable. Entregar la solicitud de CDP al funcionario de Coordinador Grupo de presupuesto para la elaboración. Presupuesto y/o funcionario perfil Presupuesto en DT. Código: GF-PD-03 PROCESO GESTIÓN FINANCIERA PROCEDIMIENTO EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Versión: 2.0 Fecha: Mayo 27 de 2013 Página: 4 de 5 11. 12. 13. Verificar disponibilidad de recursos para CDP. Funcionario Presupuesto ¿Existe disponibilidad presupuestal? Si: continuar con actividad 13 No: Devolver a la dependencia solicitante, comunicando el motivo de devolución. Fin del procedimiento. Elaborar la Solicitud del CDP en aplicativo SIIF. Funcionario Presupuesto Número de Solicitud de CDP en el SIIF Elaborar e imprimir desde el SIIF dos (2) ejemplares del CDP. (En DT sólo un ejemplar). Revisar que el objeto y el rubro presupuestal del C.D.P. este acorde con el formato de solicitud de C.D.P. ¿El CDP es consistente con la solicitud? No: continuar con actividad 16 Si: continuar con actividad 17 Corregir si es posible o volver a elaborar e imprimir desde el SIIF dos (2) ejemplares del CDP. (En DT sólo un ejemplar). Funcionario Presupuesto Número de CDP en el SIIF Coordinador Grupo de CDP Presupuesto 16. Aprobar y firmar CDP 17. Entregar CDP a dependencia solicitante. Coordinador Grupo de CDP Presupuesto y/o Funcionario con perfil Presupuesto en DT. Funcionario Presupuesto CDP 18. Archivar copia de CDP y soportes de solicitud Funcionario en carpeta. Presupuesto 14. 15. Funcionario Presupuesto CDP Archivo 6. Requerimientos Técnicos Puntos de control: Actividad 1. Debe estar totalmente diligenciado el formato de solicitud de certificado de disponibilidad a fin de facilitar el proceso de aprobación de la misma. Actividad 4. La Oficina Asesora de Planeación verificará que el objeto de la solicitud de certificado de disponibilidad esté articulado con el Plan de Acción y con los proyectos de inversión señalados. Código: GF-PD-03 PROCESO GESTIÓN FINANCIERA PROCEDIMIENTO EXPEDICIÓN DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Versión: 2.0 Fecha: Mayo 27 de 2013 Página: 5 de 5 Actividad 6. Se verificará que el objeto de la solicitud de certificado de disponibilidad esté incluido en el Plan de Adquisición de Bienes y Servicios. Actividades 10 y 15. Se verificará que el objeto de la solicitud de certificado de disponibilidad, los rubros presupuestales, los vistos buenos. Actividad 13. Para la expedición del CDP, debe existir apropiación en el rubro correspondiente. 7. Anexos.