GUIA PARA EL PROCESO DE ENTREGA DE CALIFICACIONES

Universidad de Puerto Rico
Recinto Universitario de Mayagüez
Decanato de Asuntos Académicos
Mayagüez, Puerto Rico
OFICINA DE REGISTRADURIA
GUIA PARA
EL PROCESO DE ENTREGA
DE CALIFICACIONES FINALES
Y REMOCION DE INCOMPLETOS
EN LINEA
Revisado enero 2011
Pasos a seguir
El proceso de entrega de calificaciones y remoción de incompletos en
línea consiste de dos pasos:
1. Asignar calificaciones finales a estudiantes
2. Someter la lista oficial de calificaciones
Usted debe de completar estos dos pasos para cada uno de los cursos
que tenga asignado y si corresponde, los que tenga para remover
incompletos.
Para utilizar el programa de entrega de calificaciones finales en línea
usted necesita una computadora con acceso a internet, un navegador de
internet (Internet Explorer, Netscape, Mozilla, FireFox, Safari, etc).
Para acceder al programa
En su computadora una vez conectado al internet, abra el navegador de
Internet y acceda su cuenta de “Mi Portal Colegial” en la dirección
http://home.uprm.edu donde escribirá su nombre de usuario y su
contraseña. Si tiene problemas con su nombre de usuario o “Username”
y contraseña o “Password”, comuníquese con el Centro de Tecnologías
de Información en la extensión 3311.
Con su información entrará a su área de forma segura.
Tenemos dos (2) formas de acceder los cursos:
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1) Escoja el icono de Faculty. Dentro de “Faculty”, escogerá el icono
de “Grades”.
A la izquierda, aparecerán desplegados los cursos y secciones que están
registradas en HORARIO, bajo su seguro social y los cursos que tiene
pendiente de remover incompletos del semestre anterior. En la pantalla se
incluyen las instrucciones para la entrada de calificaciones. Asegúrese de
leer las instrucciones cuidadosamente antes de continuar con el proceso.
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2) Escoja el icono de MY Courses. Dentro de “My Courses”,
escogerá el icono que corresponda al curso.
Luego de mostrarle el curso y los iconos relacionados al curso
procederá a escoger el icono de “Grades”.
Cada curso tiene un indicador para identificar los cursos que usted ha
completado. Cursos con la marca de cotejo coloreado de verde, son
aquellos que han sido sometidos a la Oficina de Registraduría. Ejemplo a
continuación de un curso sometido para remoción de incompletos.
Para comenzar la entrada de calificaciones presione “doble click” en el
curso con el que desea trabajar. Cuando presiona en el icono de un curso
o en el enlace de un curso que aparece listado en el menú, el sistema le
muestra el curso.
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Si no le aparece algún curso o sección de un curso, debe
comunicarse con la Oficina de Registraduría y hacer la entrada de
calificaciones personalmente en nuestra Oficina.
Cursos del semestre
En pantalla se presentará la lista de nombres de todos los estudiantes
matriculados oficialmente en ese curso y para la correspondiente
actualización el encasillado donde seleccionará la calificación a otorgar.
¿Cómo seleccionar una calificación?
El primer encasillado de “Grade” le permitirá seleccionar una calificación
para el estudiante en esa fila. Solamente puede escoger de la lista de
calificaciones presentadas. Si la nota no aparece, no es de las
calificaciones permitidas para el tipo de curso que ofrece. Los cursos de
Tesis, Proyecto e Investigación solamente aceptan S o NS, si el
estudiante es candidato a graduación le permitirá escoger una calificación
regular.
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Si usted interesa escribir algún comentario, puede utilizar la columna de
“Remarks” para tales efectos.
Incompletos
Luego de seleccionado el curso en pantalla presentará la lista de nombres
de los estudiantes con incompleto en el curso y para la correspondiente
actualización el encasillado donde seleccionará la calificación a otorgar.
Para seleccionar la calificación de la remoción del incompleto utilice la
columna de “Grade”. Según lo establecido en el Reglamento de la
Escuela Graduada, los incompletos de los estudiantes a nivel graduado
no conllevan nota.
En ambos procesos, cursos del semestre e incompletos, en el
encabezado siempre aparece el botón de “Download”. Este botón nos
permite descargar la lista en PDF.
Guardar cambios
El sistema permite que se trabaje con una lista de forma parcial y que se
guarde el trabajo oprimiendo el botón de “SAVE”, que aparece en el
“footer” del listado. No tiene que terminar la lista en un sólo momento, se
puede guardar los cambios parciales y luego regresar a la lista. Es
importante que se indique “SAVE” de lo contrario cualquier trabajo parcial
se pierde. Cuando se oprima “SAVE” en una lista que no está completa
(parcial) aparecerá el siguiente mensaje.
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Una vez oprima “OK”, el sistema procede a guardar la lista. Si todo salió
bien el usuario recibe el siguiente mensaje en su listado:
Los estudiantes con bajas no se cuentan en el total de cambios
guardados que aparece en el mensaje de “Changes saved”.
Cada vez que se guarda un cambio el sistema le envía un email con un
recibo de la transacción. En este recibo aparece un número de
transacción que se puede utilizar para ver los detalles de la misma en
bitácora. El recibo muestra lo recibido y lo que el sistema pudo procesar.
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Cuando termine la entrada de calificaciones, antes de guardar los
cambios verifique que todas las calificaciones estén correctas. Es
importante que usted guarde los cambios realizados a cada lista de
calificaciones. Si existe un error, indicará cual es el estudiante y lo llevará
a la línea para corregir el mismo. Luego de corregir el error debe de
presionar nuevamente “SAVE”.
Estudiante que nunca asistió
El programa no permitirá que haya algún estudiante sin nota. Si el
estudiante nunca asistió a su curso, escoja Nunca Asistió (Never
Attended). La asistencia está atada a la Otorgación de Becas, por lo que
no deben dar esta nota a estudiantes que asistieron y/o tomaron una
prueba. Si tiene dudas, no someta la lista hasta que consulte con nuestra
Oficina.
Falta un estudiante en la lista
Si tiene un estudiante que asiste a su curso y no está en la lista
Oficial. Debe comunicarse con la Oficina de Registraduría, un oficial de la
oficina, investigará y decidirá, con la debida evidencia, si se le añadirá el
curso al expediente del estudiante afectado.
Bajas de estudiantes
El sistema no permitirá asignar calificación de “W” (bajas) a ningún
estudiante. El sistema reflejará las bajas recibidas oficialmente por la
Oficina de Registraduría.
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Someter la lista de calificaciones
En este proceso es cuando guardamos una lista como final. Una vez se
somete como final no se le puede hacer cambios. Una lista que no pase
por el “SUBMIT AS FINAL”, NO se considera como completada y los
estudiantes NO tendrán nota aunque se haya guardado con “SAVE”.
Antes de someter la lista verifique que todas las calificaciones
fueron asignadas correctamente.
Guardar cambios NO significa que usted ha sometido la lista. Si presiona
el botón de “SAVE” los cambios se guardan y podrá continuar haciendo
cambios a la lista. Recuerde que la lista aún NO ha sido sometida
como final y tiene que regresar y someter la misma antes de la fecha
límite.
Cuando una lista se somete el indicador que aparece al lado del curso
cambia de una marca de cotejo gris a una de color verde. El sistema
automáticamente, le enviará un e-mail confirmando el recibo de la lista.
Cuando se guarda una lista que está completa y que ha pasado la
validación, el sistema muestra el siguiente mensaje:
Bajo las mismas circunstancias anteriores, estando completa y habiendo
pasado la validación, si se guarda una lista de remoción de incompleto el
sistema muestra el siguiente mensaje:
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Si oprime “SUBMIT AS FINAL” aparece el siguiente mensaje:
Si oprime “OK” la lista es enviada para ser “sometida”. Si la lista pasa los
cotejos recibe el siguiente mensaje:
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De forma similar a cuando se guarda, el sistema también le envía un
recibo por email cuando se somete el curso como final.
El texto de ese email también se guarda en un archivo en la carpeta de
“Grade Report Receipts” en “My Files”.
Una vez el curso ha sido sometido las listas que vimos anteriormente
cambian tal que ahora son “Read Only”.
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IMPORTANTE: Una vez sometido NO tiene que imprimir las listas para
firmarlas y entregarlas a la Oficina de Registraduría.
Errores:
NUM
Message
Explanation
ERR000
NOT TEACHING
No se encontraron cursos en Horario para
este usuario. El departamento no le
asignó los cursos o se los asignó a otra
persona. (Poco probable: Su cuenta de
Mi Portal no tiene SSN o Número de
estudiante correcto.)
ERR001
course is invalid
En una operación se envió un ID de un
curso pero el sistema no consigue ese
curso en el listado de cursos del profesor.
Alguien está manipulando los URL. (Poco
probable: alguien reasignó un curso en
horario mientras el profesor estaba en el
sistema.) (El sistema no pudo acceder la
base de datos)
ERR006
You can not modify this
course
El periodo de entrega de calificaciones ya
pasó, o el curso ya fue sometido
anteriormente.
ERR007
No submit ticket found.
Sólo aparece al someter un curso como
final, cuando oprime en “SUBMIT AS
FINAL”. El sistema no pudo cotejar el
ticket o transacción que vamos a
someter. Solo puede ocurrir si: el profesor
está tratando de someter un curso y
luego de haber guardado otro en otra
pestaña (tab) del browser (reescribieron
en la sección). El profesor debe dar
“back” para regresar a la página y
guardar el curso nuevamente dándole a
“save” y luego someter otra vez.
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NUM
Message
Explanation
ERR008
Submit ticket is invalid
Sólo aparece al someter un curso como
final, cuando oprime en “SUBMIT AS
FINAL”. El sistema no pudo cotejar el
ticket o transacción que vamos a
someter. Solo puede ocurrir si: el profesor
está tratando de someter un curso y
luego de haber guardado otro en otra
pestaña (tab) del browser (reescribieron
en la sección). El profesor debe dar
“back” para regresar a la página y
guardar el curso nuevamente dándole a
“save” y luego someter otra vez.
ERR009
You can not submit this
course
Uno de los cotejos al someter el curso no
los paso. Puede ser un curso sin nota, un
incompleto sin nota (cuando sea el caso)
etc.
ERR010
Unable to submit this
course
La operación de submit tuvo un error
guardando en la bases de datos.
ERR005
You can not save this
course
El cotejo que hace el javascript no se
pudo evidenciar. El usuario apagó el
javascript en su browser. Alguien está
manipulando la data?
ERR020
Integrity check failed for
student count
El número de estudiantes recibidos en un
SAVE no concuerda con los records.
Integrity check failed
student in row
El estudiante que esperamos en una fila
del SAVE no es el que tenemos en
records. O el estudiante tiene una W y me
enviaron otra cosa.
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Cambiar calificaciones una vez ha sometido la lista
Si las listas fueron sometidas y trata de entrar nuevamente a ellas,
solamente podrá verlas. El sistema no permite modificaciones. Si
desea cambiar alguna nota deberá someter un cambio de nota siguiendo
el procedimiento establecido por el Decanato de Asuntos Académicos del
Recinto. El procedimiento lo puede ver en la siguiente dirección
electrónica: (http://www.uprm.edu/registrar/cambiocalificaciones.html)
Concluir Sesión
Una vez concluya la entrada de datos, presione “logout” en la esquina
superior derecha para que el sistema cierre su cuenta o presione “home”
para regresar a otras opciones.
Esperamos que este sistema sea para su conveniencia. Nos agradará
recibir sus comentarios o poder aclarar sus dudas. Puede enviar sus
comentarios
o
preguntas
a:
briseida.melendez@upr.edu,
o
ismael.segarra@upr.edu
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