GUÍA PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FUNDACIÓN

GUÍA PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS FUNDACIÓN
UNIVERSIDAD DEL VALLE SEDE
CAICEDONIA
Actualizado 20 de Septiembre de 2012
Organizado por:
Coordinación deAutoevaluación y Calidad
Sede Regional Caicedonia
Dirección de Regionalización
Ubicación: Universidad del Valle Sede Caicedonia
Cra 14 Nº 4-48
Tel. 2160070 - 2160071
Sitio Web: http://www.univallecaicedonia.edu.co/
E-mail: calidad.caicedonia@correounivalle.edu.co
GA-REGCAI-01-11-04
Elaborado por: Coordinación de Recursos
Tecnológicos
V-01-2012
Caicedonia
Sede
CONTENIDO
1.
OBJETIVO ..................................................................................................................... 3
2.
ALCANCE ...................................................................................................................... 3
3.
DEFINICIONES ............................................................................................................... 3
3.1.
VINCULACIÓN............................................................................................................................ 3
3.2.
DESPIDO .................................................................................................................................... 3
3.3.
RENUNCIA ................................................................................................................................. 3
3.4.
INDUCCIÓN ............................................................................................................................... 3
3.5.
REGISTRO .................................................................................................................................. 4
3.6.
CAPACITACIÓN .......................................................................................................................... 4
3.7.
PERSONAL ADMINISTRATIVO ................................................................................................... 4
3.8.
DOCENTES HORA CÁTEDRA ...................................................................................................... 4
3.9.
MINUTA DE VIGILANTES ........................................................................................................... 4
3.10. PAGO POR TRANSFERENCIA...................................................................................................... 4
3.11. PRESTACIONES SOCIALES .......................................................................................................... 5
3.12. LIQUIDACIÓN ............................................................................................................................ 5
3.13. CUMPLIDO DE COMISIÓN ......................................................................................................... 5
3.14. SISTEMA APORTES EN LÍNEA..................................................................................................... 5
3.15. PLANILLA INTEGRADA DE AUTOLIQUIDACIÓN DE APORTES .................................................... 5
3.16. SEGURIDAD SOCIAL APORTES A EPS Y ARP ............................................................................... 5
3.17. PARAFISCALES ........................................................................................................................... 6
3.18. NOVEDADES DE SEGURIDAD SOCIAL ........................................................................................ 6
3.19. FORMATO SOLICITUD DE CONSTANCIAS LABORALES .............................................................. 7
3.20. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ................................................................................................ 7
4.
POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES. ....................................................................... 7
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Elaborado por: Coordinación de Calidad y Mejoramiento
Sede Caicedonia
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4.1.
RESPECTO A LOS PROCEDIMIENTOS DE VINCULACIÓN Y DESVINCULACIÓN DEL PERSONAL. . 7
4.2.
RESPECTO AL PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN. ...................................................................... 8
4.3.
RESPECTO AL PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIONES.............................................................. 8
4.4. RESPECTO A LOS PROCEDIMIENTOS DE PAGO DE NÓMINA, PAGO DE CUENTAS DE COBRO,
LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES, SOLICITUD Y PAGO DE GASTOS DE TRANSPORTE,
AFILIACIÓN Y PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES, DOTACIONES, CONSTANCIAS
LABORALES, INCAPACIDADES Y PERMISOS. ........................................................................................ 9
4.5.
RESPECTO AL PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO ....................................... 10
4.5.1.
NIVELES DE APLICACIÓN PARA LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO ................................. 10
4.6. RESPECTO AL PROCEDIMIENTO DE VINCULACIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO Y
DOCENTE HORA CÁTEDRA ................................................................................................................ 11
4.7. RESPECTO AL PROCEDIMIENTO DE CANCELACIÓN DE CUENTAS DE COBRO Y
FACTURAS. ......................................................................................................................................... 11
5.
PROCEDIMIENTOS ...................................................................................................... 12
5.1.
VINCULACIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO. ................................................................... 12
5.2.
VINCULACIÓN DE PERSONAL DOCENTE HORA CÁTEDRA. ...................................................... 14
5.3.
VINCULACIÓN DE PERSONAL DOCENTE DE EXTENSIÓN. ........................................................ 17
5.4.
DESVINCULACIÓN DE PERSONAL. ........................................................................................... 19
5.5.
INDUCCIÓN PARA EL NUEVO PERSONAL ADMINISTRATIVO. ................................................. 20
5.6.
REUNIÓN SEMESTRAL CON EL PERSONAL DOCENTE HORA CÁTEDRA. .................................. 22
5.7.
REUNIÓN SEMESTRAL CON EL PERSONAL DOCENTE DE EXTENSIÓN ..................................... 23
5.8.
CAPACITACIÓN DEL PERSONAL. ............................................................................................... 23
5.9.
ELABORACIÓN DE LA NÓMINA DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO .......................................... 26
5.10. ELABORACIÓN DE LA NÓMINA DE DOCENTES HORA CÁTEDRA. ............................................ 28
5.11. PAGO DE CUENTAS DE COBRO Y FACTURAS ........................................................................... 30
5.12. LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES PERSONAL ADMINISTRATIVO Y DOCENTES
HORA CÁTEDRA ................................................................................................................................. 31
5.13. SOLICITUD Y PAGO VIÁTICOS Y GASTOS DE TRANSPORTE ..................................................... 32
5.14. SOLICITUD DE PRESUPUESTO PARA REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES ..................................... 33
5.15. PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES ...................................................................... 33
5.16. DOTACIÓN DEL PERSONAL ...................................................................................................... 34
5.17. EMISIÓN DE CONSTANCIAS LABORALES ................................................................................. 35
5.18. INCAPACIDADES ...................................................................................................................... 36
5.19. SOLICITUD DE PERMISOS ........................................................................................................ 37
5.20. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO PERSONAL ADMINISTRATIVO ................................................ 38
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1. OBJETIVO
Establecer y describir las políticas y los procedimientos necesarios para llevar a cabo una
completa gestión de personal para los empleados administrativos, docentes y demás
personal prestador de servicios contratados por la Fundación Universidad del Valle sede
Caicedonia.
2. ALCANCE
Esta guía es de aplicación general para la Universidad del Valle Sede Caicedonia y la
Fundación Universidad del Valle Sede Caicedonia; comprende los procedimientos:
Vinculación de Personal Administrativo, Vinculación de Personal Docente Hora Cátedra,
Desvinculación de Personal, Inducción Para el Nuevo Personal Administrativo, Reunión
Semestral con el Personal Docente Hora Cátedra, Capacitación del Personal, Elaboración
de la Nómina del Personal Administrativo, Elaboración de Nómina de Docentes Hora
Cátedra, Pago de Cuentas de Cobro, Liquidación de Prestaciones Sociales Personal
Administrativo y Docentes Hora Cátedra, Solicitud y Pago de Gastos de Transporte, Pago
de Seguridad Social y Parafiscales, Dotación del Personal, Constancias Laborales,
Incapacidades, Permisos y Evaluación de Desempeño.
3. DEFINICIONES
3.1. VINCULACIÓN
Proceso para el trámite de documentos, revisión de antecedentes y afiliaciones
requeridas para la inclusión en planta de un nuevo funcionario, así como la Metodología
para que reciba la inducción institucional y en el puesto de trabajo.
3.2. DESPIDO
Es la extinción de la relación laboral por decisión unilateral del empleador.
3.3. RENUNCIA
Manifestación por escrito en forma espontánea e inequívoca, que por decisión propia
del empleado da por terminada la relación laboral.
3.4. INDUCCIÓN
Es la transmisión de conocimiento que se le debe dar a un empleado nuevo de la
institución, respecto a las labores que debe desempeñar en su puesto de trabajo y sobre
el funcionamiento de la institución en sus diferentes procesos.
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3.5. REGISTRO
Documento que presenta los resultados obtenidos o evidencias las actividades
desempeñadas. Se utilizan para documentar la trazabilidad y proporcionar evidencia de
verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas.
3.6. CAPACITACIÓN
Conjunto de procesos organizados, relativos tanto a la educación no formal como a la
informal de acuerdo con lo establecido por la ley general de educación, dirigidos a
prolongar y complementar a la educación inicial mediante la generación del
conocimiento, el desarrollo de habilidades y el cambio de actitudes, con el fin de
incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir al cumplimiento de la
misión institucional, a la mejor prestación de servicios, a la comunidad, al eficaz
desempeño del cargo y al desarrollo personal integral.
3.7. PERSONAL ADMINISTRATIVO
Personal que dedica la totalidad de la jornada laboral al servicio de la Universidad y/o
Fundación Universidad del Valle Sede Caicedonia; estos son: Auxiliares Administrativos,
Servicios Generales (aseo y vigilancia), Docentes Tiempo Completo, Coordinadores de
Programas Académicos, Coordinador Administrativo, Secretario Académico y los
Coordinadores de áreas como: Investigación, Calidad y Mejoramiento y Gestión
Documental, Bienestar Universitario y Extensión y Proyección Social.
3.8. DOCENTES HORA CÁTEDRA
Personal que no dedica la totalidad de la jornada laboral al servicio de la Universidad;
estos funcionarios están vinculados por medio de un contrato de servicios, que
determina el total de horas asignadas por semestre el cual debe cumplirse. Igualmente
generan pagos de aportes a seguridad social y parafiscal.
3.9. MINUTA DE VIGILANTES
Formato de control de turnos, donde cada vigilante hace la respectiva anotación de sus
turnos de vigilancia, incluyendo fecha, hora, novedades y firma.
3.10.
PAGO POR TRANSFERENCIA
Servicio de Dispersión Electrónica de Fondos o Pago a Proveedores- herramienta que
permite cancelar las cuentas por pagar a terceros a través de la transferencia electrónica
de fondos, debitando el valor a cancelar de las cuentas de ahorros y/o corrientes de la
Fundación para ser abonadas a las cuentas de ahorros y/o corrientes de sus empleados,
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docentes y/o proveedores, quedando como evidencia el soporte de pago que entrega el
Banco.
3.11.
PRESTACIONES SOCIALES
Son los dineros adicionales al Salario que el empleador debe reconocer al trabajador
vinculado mediante contrato de trabajo por sus servicios prestados. Estos son: prima de
servicios, vacaciones, cesantías e intereses a las cesantías.
3.12.
LIQUIDACIÓN
Procedimiento que busca establecer y cuantificar un valor a reconocer y pagar por un
concepto determinado.
3.13.
CUMPLIDO DE COMISIÓN
Constancia escrita que certifica que una persona o empresa cumplió satisfactoriamente
la actividad por la cual dirige la cuenta de cobro; dicho cumplido debe estar firmada por
el coordinador o director de la dependencia responsable del servicio que presta la
persona que dirige la cuenta de cobro.
3.14.
SISTEMA APORTES EN LÍNEA
Aplicativo que permite pagar en línea los aportes a seguridad social y parafiscales
correspondientes al empleado y empleador de un periodo correspondiente desde
cualquier entidad bancaria; este pago debe hacerse a través de la Planilla Integrada de
Autoliquidación de Aportes a la Seguridad Social.
3.15.
PLANILLA INTEGRADA DE AUTOLIQUIDACIÓN DE APORTES
Es un medio alternativo para realizar el pago en formato electrónico de los aportes al
sistema de seguridad social y parafiscal, implementado por el Ministerio de la
Protección Social.
3.16.

SEGURIDAD SOCIAL APORTES A EPS Y ARP
EPS: Entidad Promotora de Salud, a la cual por ley el empleador debe afiliar al
empleado y realizar sus respectivos aportes durante el tiempo de permanencia
laboral; el aporte total es del 12.5% sobre su IBC, el 8.5% de éste le corresponde
al empleador y el 4% al empleado.
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
AFP: Administradora de Fondo de Pensión, a la cual por ley el empleador debe
afiliar al empleado y realizar sus respectivos aportes durante el tiempo de
permanencia laboral; el aporte total es del 16% sobre su IBC, el 12% de éste le
corresponde al empleador y el 4% al empleado.

ARP: Administradora de Riesgos Profesionales, este aporte es obligatorio
durante la relación laboral a cargo exclusivo del empleador y se liquida sobre el
IBC cada empleado. El porcentaje a aportar depende de los tipos de riesgos
laborales que se detecten en la Institución.
3.17.
PARAFISCALES
Aportes que el empleador debe realizar por cada empleado según su salario promedio;
estos son Caja de Compensación (4%), SENA (3%) y ICBF-Instituto Colombiano de
Bienestar Familiar (2%).
3.18.
NOVEDADES DE SEGURIDAD SOCIAL

RET: Retiro de trabajadores, se marca para ratificar el retiro del trabajador.

ING: Ingreso de trabajadores, se marca para ratificar el ingreso del trabajador.

VSP: Variación permanente del salario, se marca cuando cambia el salario básico
por aumento, promoción, etc.

VTE: Variación de tarifa especial.

VST: Variación transitoria del salario, se marca cuando cambia el Ingreso Base de
Cotización IBC con respecto al salario básico por el pago de horas extras,
recargos nocturnos, prima y bonificaciones entre otros que constituyan salario.

SLN: Suspensión temporal del contrato de trabajo y licencia no remunerada.

IGE: Incapacidad general.

LMA: Licencia de maternidad.

VAC: Vacaciones.

IRP: Incapacidad por accidente de trabajo o enfermedad profesional. Se debe
marcar el número de días de incapacidad.
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
3.19.
IBC: (Ingreso Base Cotización), es el total del salario reportado por la empresa
que devenga el trabajador durante un período determinado, que se toma como
base para la liquidación de aportes; se aproxima al múltiplo de mil más cercano.
FORMATO SOLICITUD DE CONSTANCIAS LABORALES
Listado que relaciona nombre del interesado, fecha y descripción de la solicitud de
constancias laborales.
3.20.
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Es un procedimiento estructural y sistemático para medir, evaluar, comportamientos y
resultados relacionados con el trabajo, , con el fin de descubrir en qué medida es
productivo el empleado y si podrá mejorar su rendimiento futuro. Igualmente permite
implantar nuevas políticas de compensación, mejora el desempeño, ayuda a tomar
decisiones de ascensos o de ubicación, permite determinar si existe la necesidad de
volver a capacitar, detectar errores en el diseño del puesto y ayuda a observar si existen
problemas personales que afecten a la persona en el desempeño del cargo.
4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES.
4.1. RESPECTO A LOS PROCEDIMIENTOS DE VINCULACIÓN Y DESVINCULACIÓN DEL
PERSONAL.
La vinculación y desvinculación del personal se realizará por medio de la
Fundación Universidad del Valle Sede Caicedonia.
Política de desvinculación unilateral. El empleador podrá dar por terminado el
contrato en los términos que se describen en los artículos: 7 del Decreto Ley 2351/65
y artículo 62 del CST.
Un trabajador tiene derecho a renunciar a su cargo, sin previo aviso, pero como mínimo
debe ser responsable de notificar a la Dirección, con antelación, para que ésta pueda
tomar las medidas del caso como es el conseguir su reemplazo (ley 789 de 2002).
Circular 004 de 2003 del Archivo General de la Nación con respecto a los requisitos
que debe cumplir el archivo de las historias laborales.
Acuerdo No. 004 de 1984, del Consejo Superior "Por el cual se expide el Estatuto de
Personal Administrativo".
Acuerdo No. 012 de 2006 del Consejo Superior: Por el cual se modifica el Acuerdo No.
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005 de octubre 21 de 2005, emanado del Consejo Superior.
Acuerdo No.007 de 2007 del Consejo Superior "Por el cual se expide el Estatuto del
Profesor de la Universidad del Valle”.
Resolución No.
077 de 2006 del Consejo Superior: Se actualiza la reglamentación
sobre evaluación de méritos para el nombramiento de profesores de tiempo completo
y de medio tiempo y se dictan otras disposiciones.
Resolución No.1.202 Abril 21 del 2006 - RECTORÍA - Se fijan las tarifas para viáticos y
gastos de transporte que la Universidad del Valle reconoce a los funcionarios
vinculados a la institución para desarrollar actividades fuera de su sede habitual de
labores y se dictan otras disposiciones.
4.2. RESPECTO AL PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN.
Para una adecuada inducción de los empleados contratados a través de la Fundación
Universidad del Valle Sede Caicedonia se ha efectuado el levantamiento de la GA-REGCAI03 V-01-2012 Guía Institucional de Inducción para el nuevo personal, creado por la
Coordinación de Calidad Universidad del Valle Sede Caicedonia, el cual busca
introducirlos en la cultura organizacional de la Universidad, su filosofía,
principios, propósitos, estructura, metas, procesos, procedimientos, las tareas
específicas del cargo. Además de darles a conocer acerca de las diferentes unidades,
como Direcciones, Dependencias, Programas Académicos, Oficinas, Equipos, etc, así
como las relaciones y resultados contractuales que genera el hecho de pertenecer a la
Universidad del Valle Sede Caicedonia.
En la reunión de inducción al personal nuevo, los temas tratados deberán ser:
1) Estructura y organización
2) Objetivos de la Universidad del Valle Sede Caicedonia
3) Instrucción sobre procesos
4) Funcionarios y sus cargos
5) Grupos y equipos formales de trabajo
6) Normas y políticas en general
7) Beneficios de Bienestar Universitario
En la reunión de Inducción la Coordinación de Calidad junto con la Dirección de la Sede
serán los encargados de brindar esta información y deberán entregar la guía de
Inducción al nuevo personal docente y administrativo.
4.3. RESPECTO AL PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIONES.
•
Plan Nacional de Formación y Capacitación; Decreto N° 682 de 2001 “Por el cual
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se adopta el Plan Nacional de Formación y Capacitación de Servidores
Públicos”.
•
Plan Nacional de Formación y Capacitación - Actualización - Resolución 425 de
2003 Departamento Administrativo de la Función Pública.
• Las actividades de capacitación que se realicen serán evaluadas a través del
formato F-02-MP-10-03-01 Evaluación de Actividades de Capacitación.
En Las capacitaciones realizadas al personal Docente y Administrativo organizadas
internamente en la institución debe diligenciarse el REGISTRO DE ASISTENCIA A
INDUCCIÓN, REINDUCCIÓN O CAPACITACIÓN y la CONSTANCIA DE INDUCCIÓN AL
CARGO.
4.4. RESPECTO A LOS PROCEDIMIENTOS DE PAGO DE NÓMINA, PAGO DE CUENTAS DE
COBRO, LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES, SOLICITUD Y PAGO DE GASTOS
DE TRANSPORTE, AFILIACIÓN Y PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES,
DOTACIONES, CONSTANCIAS LABORALES, INCAPACIDADES Y PERMISOS.
•
Constitución Política de Colombia define en su artículo 48: “La Seguridad Social
es un servicio público de carácter obligatorio que se prestará bajo la dirección,
coordinación y control del Estado, en sujeción a los principios de eficiencia,
universalidad y solidaridad, en los términos que establezca la Ley”.
• Código Sustantivo del Trabajo.
•
Ley 50 de 1990 “Por la cual se introducen reformas al Código Sustantivo del
Trabajo y se dictan otras disposiciones
•
Ley 100 de 1993 "Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se
dictan otras disposiciones".
•
Ley 789 del 2002 “Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar
la protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo
deTrabajo”.
•
Ley 797 del 2003 "Por la cual se reforman algunas disposiciones del sistema
general de pensiones previsto en la Ley 100 de 1993 y se adoptan disposiciones
•
sobre los Regímenes Pensiónales exceptuados y especiales".
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•
Decreto 1887 de 1994, por el cual se reglamenta el inciso 2º del parágrafo 1º del
Artículo 33 de la Ley 100 de 1993.
• Decreto 1748 de 1995 "Por el cual se dictan normas para la emisión, cálculo,
redención y demás condiciones de los bonos pensiónales y se reglamentan los
Decretos Leyes 656, 1299 y 1314 de 1994, y los artículos 115, siguientes y
concordantes de la Ley 100 de 1993"
•
Decreto 3798 de 2003 "Por el cual se reglamenta parcialmente el artículo 17 de
la Ley 549 de 1999, se dictan medidas en relación con la emisión de bonos
pensiónales, se establecen mecanismos para la compensación de obligaciones
entre entidadespúblicas por concepto de obligaciones pensionales".
•
Decreto 3366 de 2007 “Por la cual se reglamenta el artículo 117 de la Ley 100 de
1993”.
•
Circular No. 13 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y el Ministerio de la
Protección Social.
4.5. RESPECTO AL PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
4.5.1. NIVELES DE APLICACIÓN PARA LA EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
Nivel 1
Para Funciones con personal a cargo, serán evaluados directamente por la Dirección de la
Universidad del Valle Sede Caicedonia, donde se medirá el desempeño de los empleados
con base en el plan de trabajo presentado al inicio del semestre, concertando las metas
de desempeño y la calificación de dichas metas.
Nivel 2
Para Funciones sin personal a cargo serán evaluados por el Jefe o Coordinador de Área.
Donde se califican las metas de desempeño.
Evaluación de Desempeño para Docente
Durante el semestre académico se llevarán a cabo dos (2) evaluaciones para medir el
desempeño de los docentes. La primera evaluación cuantitativa se efectuará en la
semana 11 y segunda evaluación cualitativa se realizará en la semana 14. Los estudiantes
harán la evaluación cuantitativa en las salas de sistemas, mientras la evaluación
cualitativa será un espacio de construcción colectiva brindada por el docente, en donde
el estudiante representante de curso será el encargado de elaborar el acta con los
compromisos adquiridos los cuales serán garantes del proceso de mejoramiento
continuo. Estas herramientas permiten medir y mejorar el desempeño académico del
profesor.
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4.6. RESPECTO AL PROCEDIMIENTO DE VINCULACIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO Y
DOCENTE HORA CÁTEDRA
En el caso de la vinculación de personal administrativo o de hora cátedra que haya
sido recomendado o escogido por una unidad académica (Facultad, Escuela,
Instituto) de la Universidad del Valle, se omitirán los pasos 2 y 3 del procedimiento
(6.1) Vinculación de Personal Administrativo o (6.2) Vinculación de Personal Docente
Hora Cátedra.
4.7. RESPECTO AL PROCEDIMIENTO DE CANCELACIÓN DE CUENTAS DE COBRO Y
FACTURAS.
Toda cuenta de cobro por ejercicio de actividades académicas (clases dictadas,
supervisiones de práctica, asesorías de tesis, etc.) o servicios durante el mes, deberá ser
fechada y enviada, a más tardar, el antepenúltimo día de ese mes.
La norma específica que la causación de las cuentas de cobro debe reflejarse
inmediatamente se preste el servicio o actividad académica, solo para efectos
contables, según la DIAN. Sin embargo, de acuerdo a la misma norma, el pago de ellas
puede hacerse bien sea inmediata o posteriormente.
No se aceptaran por ningún motivo cuentas de cobro o soportes (facturas) en donde
se relacionen compras, servicios o actividades de meses anteriores.
Toda cuenta de cobro deberá contener la siguiente información: fecha, nombre y Nit de
la Fundación, nombre y cédula del cobrador, valor de la cuenta (en cifras y letras),
concepto del servicio prestado, firma de quien cobra y número de cédula, dirección de
residencia, teléfono residencial y/o número de celular, cuenta bancaria y nombre del
banco, e-mail (opcional) y, por último, cumplido debidamente firmado del área que
corresponda y soportes.
La presentación del RUT actualizado y la fotocopia de la cédula son obligatorias al
momento de presentar por primera vez una cuenta de cobro (el proveedor estará
en la obligación de entregar copia de RUT nuevamente en caso de actualización o
modificación en su información). Las personas que reciben de la Fundación
honorarios deberán actualizar su RUT de lo contrario, estarían sujetas a las sanciones
descritas en el Estatuto Tributario, artículo 658-3.
Las facturas y cuentas de cobro generadas a razón de la dinámica propia de la
Fundación Universidad del Valle (como compra de papelería, transportes, gastos de
menor cuantía, mantenimiento de equipos, gastos por caja menor, entre otros) se
pagarán con recursos propios de la Fundación y requerirán de la autorización del
Director Ejecutivo de turno o quien haga sus veces. Para inversiones de mayor cuantía
con recursos propios de la Fundación, se deberá solicitar autorización expresa a la
Junta Directiva de la Fundación o de acuerdo a la relevancia del gasto a la Asamblea
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General de la Fundación y debe constar en acta debidamente firmada. Los montos de
las inversiones deben ser fijados y autorizados de acuerdo a la disponibilidad de recursos
y ajustarse a las limitaciones estatutarias.
5. PROCEDIMIENTOS
5.1. VINCULACIÓN DE PERSONAL ADMINISTRATIVO.
ETAPA
ACTIVIDAD
A- Identificar la necesidad de
vinculación
de
nuevo
personal administrativo. Si
se requiere, realizar proceso
externo de oferta de
empleo.
BManifestar mediante
1. Identificación de comunicación escrita a la
la necesidad de la dirección de la Sede y
vacante
solicitar la aprobación su
aprobación
C- Verificar en la Guía de
Planta de Cargos las
funciones y competencias
requeridas
del
cargo
solicitado.
D. Hacer la convocatoria
abierta del Cargo
A- Recepción de Hojas de
VidaB- Seleccionar de todas las
hojas
de
vida,
2. Estudio de Hojas aquellas que cumplan con el
de vida
perfil requerido.
C- Estudiar las hojas de vida,
comprobando la veracidad
de
la
información
consignada en ésta (si es
requerido).
A-Realizar la presentación de
3.
Entrevista, las hojas de vida para la
pruebas
y entrevista.
selección (en caso
que se requiera).
B-Programar las entrevistas.
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RESPONSABLE
REGISTRO
Coordinador de Área
o Director de Sede
Coordinador de Área
Carta de solicitud
Coordinador de Área
o Director de Sede
Descripción y
Perfil del Cargo
Coordinador de Área
o Director de Sede
Coordinador de Área
o Director de Sede
Publicación de
convocatoria
Coordinador de Área
o Director de Sede
Hojas de Vida
Dirección de la Sede
o Coordinador
Programa/Área de la
Dependencia
solicitante
Dirección de la Sede
o Coordinador
Programa/Área de la
Dependencia
solicitante
Hojas de vida
Dirección de la Sede
o Coordinador
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Programa/Área de la
Dependencia
solicitante
C- Citar telefónicamente a
los candidatos a presentar la
entrevista
Secretaria de
Dirección
D- Realizar la entrevista a los
candidatos y diligenciar el
formato
Dirección de la Sede
o Coordinador
Programa/Área de la
Dependencia
solicitante
E- Realizar
psicológicas
4. Vinculación
las
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Psicólogo
F- Seleccionar la persona de
acuerdo con lo analizado en
la entrevista y las pruebas.
Dirección de la Sede
A- Informar al candidato
que ha sido seleccionado
para recibir su aceptación.
Dirección de la Sede
o Coordinador
Programa/Área de la
Dependencia
solicitante
B- Entregar al candidato
seleccionado el listado de la
documentación
necesaria
para iniciar el proceso de
vinculación.
CRecepcionar
documentos para
vinculación,.
5. Afiliación a la
Seguridad Social
(EPS, Fondo de
Pensiones
y
Cesantías, ARP y
caja
de
Compensación
Familiar)
pruebas
los
la
A- Indagar al candidato
sobre su anterior afiliación
a los servicios de salud,
pensión,
riesgos
profesionales y caja de
compensación; para solicitar
los documentos necesarios
para la afiliación.
B- Recibir y diligenciar
completamente
los
formularios
de
salud,
pensión, ARP, caja de
compensación, verificando la
información tanto por parte
del empleador como del
Tesorera o Auxiliar
de la Fundación
Tesorera o Auxiliar
de la Fundación
Formato Hoja de
análisis de la
entrevista
Pruebas
psicológica y
concepto
psicológico
Listado de
documentos para
vinculación
Documentos y
Requisitos para la
Vinculación
Contrato Laboral
Tesorera
o
Auxiliar de la
Fundación
Tesorera o Auxiliar
de la Fundación
Formularios de
Seguridad Social y
registro en página
Web de ARP
Elaborado por: Coordinación de Calidad y Mejoramiento
Sede Caicedonia
13
empleado.
C- Firmar los formularios.
D- Revisar los formularios de
Seguridad Social, dar el
Vo.Bo y firma.
E- Enviar los formularios de
Seguridad
Social
y
parafiscales,
completamente
diligenciados y firmados a
las respectivas entidades
para
ingresar
a
los
empleados solicitantes y
esperar a que sean devueltas
las copias.
Nuevo personal
Director Ejecutivo de
la Fundación
Tesorera o Auxiliar
de la Fundación
F- Entregar la copia de los
formularios de afiliación al
empleado.
Tesorera o Auxiliar
de la Fundación
G- Realizar el ingreso
electrónico a la planilla
única de pago de aportes en
Internet.
Tesorera o Auxiliar
de la Fundación
AIngresar
toda
la
información
del
nuevo
personal administrativo a la
base
de
datos
de
información general del
personal administrativo y a
la de la nómina.
7. Archivo registros A- Archivar los registros
derivados del procedimiento
en la carpeta destinada para
este fin, de acuerdo a lo
establecido en las TRD.
Tesorera o Auxiliar
de la Fundación
6. Ingreso a la base
de datos del nuevo
personal
administrativo
Tesorera o Auxiliar
de la Fundación
Formularios
Firmados
Formularios de
Seguridad Social
Formularios
Copia
Afiliación
de
Planilla
Electrónica
Base de
datos personal
Carpetas Archivo
5.2. VINCULACIÓN DE PERSONAL DOCENTE HORA CÁTEDRA.
ETAPA
ACTIVIDAD
A- Identificar la necesidad
1. Identificación de de vinculación de personal
la necesidad de la docente.
vacante
BDefinir
los
requerimientos de servicio
de personal docente para el
GA -10-01-04 - REGCAI
V-01-2012
RESPONSABLE
REGISTRO
Coordinador
Programa Académico Programación
Académica
y/o
SecretarioAcadémico
Los coordinadores
de programa
académico
Elaborado por: Coordinación de Calidad y Mejoramiento
Sede Caicedonia
14
nuevo semestre, con base
en las directrices dadas por
la Dirección de la Sede y
con
la
programación
académica establecida para
el semestre académico que
inicia,
evalúa
los
proveedores antiguos que
continúan y determina las
vacantes restantes.
BHacer convocatoria
abierta publicada en la
página de la Sede y en
carteleras de la misma.
Coordinador
Académico
Coordinador
de A- Recepción de Hojas de
Académico
VidaB- Seleccionar de todas las
Coordinador
hojas
de
vida,
Académico
aquellas que cumplan con el
perfil requerido.
C- Estudiar las hojas de vida,
comprobando la veracidad
Coordinador
de
la
información
Académico
consignada en ésta (si es
requerido).
D- Preseleccionar las hojas
Coordinador
de vida de los Docentes
Programa
de
acuerdo
a
las
Académico
competencias requeridas.
EPresentar lashojas
de
vida
preseleccionadas
a
la
Coordinador
Académico
Dirección de la Sede y si se
requiere a la Unidad
Académica respectiva.
A- Programar las entrevistas
Coordinador
para los posibles Docentes a
Académico
vincular.
Citar telefónicamente a Coordinador
3. Entrevistas para Blos Docentes para la
Académico
evaluar la
entrevista
disponibilidad de C- Llevar a cabo la
los Docentes (si es entrevista, indagando sobre Coordinador
la real disponibilidad de Académico
requeridos).
los Docentes de acuerdo al
nivel de ocupaciones que
tenga, para conocer si
cuenta con el tiempo
Publicación
2.Proceso
Selección
GA -10-01-04 - REGCAI
V-01-2012
Hojas de Vida
Hojas de Vida
Programación
de Entrevistas
Citación
telefónica
Formato Hoja de
análisis de la
entrevista
Elaborado por: Coordinación de Calidad y Mejoramiento
Sede Caicedonia
15
necesario para preparar y
dictar
sus
clases.
Y
diligenciar el formato.
D- Realizar
psicológicas
4. Vinculación
las
Dirección de la Sede
A- Informar al candidato
que ha sido seleccionado
para recibir su aceptación.
Dirección de la Sede
o Coordinador
Programa/Área de la
Dependencia
solicitante
B- Entregar al candidato
seleccionado el listado de la
documentación necesaria
para iniciar el proceso de
vinculación.
los
la
A- Indagar al candidato
sobre su anterior afiliación
a los servicios de salud,
pensión,
riesgos
profesionales y caja de
compensación; para solicitar
los documentos necesarios
para la afiliación.
B- Recibir y diligenciar
completamente
los
formularios
de
salud,
pensión, ARP, caja de
compensación, verificando
la información tanto por
parte del empleador como
del empleado.
C- Firmar los formularios.
D- Revisar los formularios de
Seguridad Social, dar el
Vo.Bo y firma.
E- Enviar los formularios de
Seguridad
Social
y
parafiscales,
GA -10-01-04 - REGCAI
V-01-2012
Psicólogo
E- Seleccionar la persona de
acuerdo con lo analizado en
la entrevista y las pruebas.
CRecepcionar
documentos para
vinculación.
5. Afiliación a la
Seguridad
Social
(EPS, Fondo de
Pensiones
y
Cesantías, ARP y
caja
de
Compensación
Familiar)
pruebas
Tesorera o Auxiliar
de la Fundación
Tesorera o Auxiliar
de la Fundación
Pruebas
psicológica y
concepto
psicológico
Listado de
documentos para
vinculación
Documentos y
Requisitos para la
Vinculación
Contrato Laboral
Tesorera
o
Auxiliar de la
Fundación
Tesorera o Auxiliar
de la Fundación
Nuevo personal
Director Ejecutivo de
la Fundación
Tesorera o Auxiliar
de la Fundación
Formularios de
Seguridad Social y
registro en página
Web de ARP
Formularios
Firmados
Formularios de
Seguridad Social
Formularios
Elaborado por: Coordinación de Calidad y Mejoramiento
Sede Caicedonia
16
completamente
diligenciados y firmados a
las respectivas entidades
para
ingresar
a
los
empleados solicitantes y
esperar
a
que
sean
devueltas las copias.
F- Entregar la copia de los
formularios de afiliación al
empleado.
G- Realizar el ingreso
electrónico a la planilla
única de pago de aportes en
Internet.
AIngresar
toda
la
6. Ingreso a la base información del nuevo
de datos del nuevo personal administrativo a la
personal
base
de
datos
de
administrativo
información general del
personal administrativo y a
la de la nómina.
7. Archivo registros A- Archivar los registros
derivados del procedimiento
en la carpeta destinada para
este fin, de acuerdo a lo
establecido en las TRD.
Tesorera o Auxiliar
de la Fundación
Tesorera o Auxiliar
de la Fundación
Tesorera o Auxiliar
de la Fundación
Tesorera o Auxiliar
de la Fundación
Copia
Afiliación
de
Planilla
Electrónica
Base de
datos personal
Carpetas Archivo
5.3. PERSONAL DE PROYECCIÓN SOCIAL Y EXTENSIÓN.
Resulta sumamenteimportante aclarar que los docentes no tienen ningÚn tipo de vinculación
con la Fundación Universidad del Valle Sede Caicedonia, dado que para este personal el pago se
efectúa a través de cuenta de cobro por concepto de prestación de servicios. También es
importante aclarar que no hay un perfil definido pues este se ve condicinado al proyecto o curso
que se oferte.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
A- Identificar la necesidad
de vinculación de personal
docente.
Coordinador
Proyección social y
Extensión
BDefinir
los
1. Identificación de
la necesidad de la requerimientos de servicio
de personal docente para el
vacante
nuevo semestre, con base
en las directrices dadas por
la Dirección de la Sede y
con
la
programación
académica establecida para
Coordinador
Proyección social y
Extensión
ETAPA
GA -10-01-04 - REGCAI
V-01-2012
REGISTRO
Resolución
Aprobación
de
Cursos
Proyecto
Elaborado por: Coordinación de Calidad y Mejoramiento
Sede Caicedonia
17
el semestre académico que
inicia,
evalúa
los
proveedores antiguos que
continúan y determina las
vacantes restantes.
CHacer convocatoria
abierta publicada en la
página de la Sede y en
carteleras de la misma.
2. Procesos de
Selección
3. Entrevistas para
evaluar la
disponibilidad de
los Docentes (si es
requeridos).
GA -10-01-04 - REGCAI
V-01-2012
Coordinador
Proyección social y
Extensión
Publicación
A- Recepción de Hojas de
VidaB- Seleccionar de todas las
hojas
de
vida,
aquellas que cumplan con el
perfil requerido.
C- Estudiar las hojas de vida,
comprobando la veracidad
de
la
información
consignada en ésta (si es
requerido).
B- Preseleccionar las hojas
de vida de los Docentes
de
acuerdo
a
las
competencias requeridas.
CPresentar las hojas
de
vida
preseleccionadas
a
la
Dirección de la Sede.
Coordinador
Proyección social y
Extensión
Coordinador
Proyección social y
Extensión
A- Programar las entrevistas
para los posibles Docentes a
vincular.
Coordinador
Proyección social y
Extensión
Program
ación de
Entre
vistas
B- Citar telefónicamente a
los Docentes para la
entrevista
C- Llevar a cabo la
entrevista, indagando sobre
la real disponibilidad de
los Docentes de acuerdo al
nivel de ocupaciones que
tenga, para conocer si
cuenta con el tiempo
necesario para preparar y
dictar
sus
clases.
Y
diligenciar el formato.
D- Realizar las pruebas
psicológicas
Coordinador
Proyección social y
Extensión
Citación
telefónica
Coordinador
Proyección social y
Extensión
Coordinador
Proyección social y
Extensión
Coordinador
Proyección social y
Extensión
Coordinador
Proyección social y
Extensión
Coordinador
Proyección social y
Extensión
Hojas de Vida
Hojas de Vida
Formato Hoja de
análisis de la
entrevista
Pruebas
psicológica y
Elaborado por: Coordinación de Calidad y Mejoramiento
Sede Caicedonia
18
concepto
psicológico
4. Vinculación
5. Afiliación a la
Seguridad
Social
(EPS, Fondo de
Pensiones
y
Cesantías, ARP y
caja
de
Compensación
Familiar)
6. Ingreso a la base
de datos del nuevo
personal
administrativo
7.Forma de pago
E- Seleccionar la persona de
acuerdo con lo analizado en
la entrevista y las pruebas.
A- Informar al candidato
que ha sido seleccionado
para recibir su aceptación.
Coordinador
Proyección social y
Extensión
Coordinador
Proyección social y
Extensión
A- Indagar al candidato
sobre su anterior afiliación
a los servicios de salud,
pensión,
riesgos
profesionales.
AIngresar
toda
la
información del nuevo
personal administrativo a la
base
de
datos
de
información general del
A- No existe ningún tipo de
contrato y al docente se le
pagara por cuenta de cobro
cada mes o cada que preste
el servicio.
Tesorera o Auxiliar
de la Fundación
Base de
datos personal
Tesorera o Auxiliar
de la Fundación
Cuenta de cobro,
RUT, fotocopia de
la cédula y si
aplica soporte de
actividad
RESPONSABLE
REGISTRO
5.4. DESVINCULACIÓN DE PERSONAL.
ETAPA
1. Comunicación
de Terminación de
Contrato, Despido
por Justa Causa o
Renuncia
GA -10-01-04 - REGCAI
V-01-2012
ACTIVIDAD
A- Comunicar a través
de
una
carta
la
terminación del contrato Director Ejecutivo de
(con 30 días mínimo de
la Fundación
antelación a la fecha de
terminación) o retiro por
justa causa.
Carta de
Terminación de
Contrato
(Preaviso) o
Despido
Elaborado por: Coordinación de Calidad y Mejoramiento
Sede Caicedonia
19
B- Comunicar a través de
Empleado
una carta la renuncia del
empleado
2. Verificación
A- Verificar si efectivamente
de finalización
ha finalizado las funciones Director Ejecutivo de
del contrato
descritas
dentro
del
la Fundación
laboral
contrato laboral para poder
realizar la desvinculación.
AVerificar
posibles
deudas del personal a Director Ejecutivo de
la Fundación
desvincular y el inventario
que tiene a cargo
Solicitar
a
las
3. Expedición de Bdependencias
de
la
Empleado
Paz y Salvo
Universidad la firma y sello
de paz y salvo.
C- Elaborar la carta oficial de Director Ejecutivo de
Terminación de Contrato.
la Fundación
4. Desvinculación A- Ingresar a la página de Director Ejecutivo de
en
la
planilla pago de aportes y realizar la la
Fundación
o
electrónica
novedad
de
retiro Auxiliar
correspondiente.
Administrativa
5. Proceso y pago A- Realizar la respectiva Contador
de liquidación.
liquidación de acuerdo al
total de tiempo laborado y
al tipo de contrato realizado
con la firma del contador.
B- Solicitar el Vo.Bo de la Director de Sede
Dirección de la Sede.
C- Elaborar y firmar el pago Dirección de la Sede.
de la liquidación.
6. Archivo registros A- Archivar los registros Auxiliar
de
la
derivados
del Fundación
procedimiento
en
la
carpeta destinada para
este fin, de acuerdo a lo
establecido en las TRD.
Carta de
Renuncia
Contrato laboral
Formato
inventario
de
Formato de Paz y
Salvo con Firmas y
Sellos
Carta Terminación
de Contrato
Planilla
Electrónica
Liquidación
Liquidación
Firmada
Pago
Vía
Electrónica.
Carpetas Archivo
5.5. INDUCCIÓN PARA EL NUEVO PERSONAL ADMINISTRATIVO.
ETAPA
ACTIVIDAD
A- Identificar el listado de
1. Planeación de la personal que debe recibir la
inducción.
Inducción
B- Preparar la logística y el
GA -10-01-04 - REGCAI
V-01-2012
RESPONSABLE
Encargado
inducción.
de
Encargado
de
REGISTRO
Listado
la
Personas
de
la Material
Elaborado por: Coordinación de Calidad y Mejoramiento
Sede Caicedonia
20
material
necesario inducción.
para realizar la inducción
programada.
C- Solicitar el espacio para la
Encargado
aplicación
de
la
inducción.
Inducción a la Secretaria
D- Reservar el salón
respectivo
para
la
realización de la inducción.
A- Dar algunas palabras
introductorias que den la
bienvenida
al
personal
recién llegado para hacerlos
sentir parte del equipo.
B- Presentar al nuevo
colaborador con todo el
personal
administrativo
(Dirección de la Sede,
auxiliares administrativos,
docentes tiempo completo,
coordinadores de programa
2. Bienvenida
y de área o dependencia) y
el de servicios varios
(porteros y personal de
aseo) de todas las
Sedes.
C- Mostrar al nuevo
colaborador
todas
las
instalaciones
de
la
Universidad para realizar un
reconocimiento
de
la
misma (inducción
locativa).
3. Realización de la A- Realizar una inducción de
inducción a nivel nivel
institucional
institucional y del y
corporativa
de
la
puesto de trabajo
Universidad y la Fundación,
en donde se dé a conocer la
misión,
visión,
reseña
histórica,
estructura,
normatividad,
reglamento
interno
de
trabajo, beneficios que la
GA -10-01-04 - REGCAI
V-01-2012
Informativo
(virtual o impreso)
de
Material
la Informativo
(virtual o impreso)
Secretaria
Agenda
Encargado
inducción.
de
la
Encargado
inducción
de
la
Encargado
inducción
de
la
Encargado
inducción
de
la Presentaciones y
documentos de
los
subprocesos,
virtuales o físicos
Elaborado por: Coordinación de Calidad y Mejoramiento
Sede Caicedonia
21
Universidad ofrece a sus
colaboradores,
en
fin
todos aquellos procesos que
la
persona
al
ser
nueva debe conocer para
iniciar
su
adaptación
a la Universidad; igualmente
dar a conocer el programa
de Sistema De Gestión de
Calidad
con su política y objetivos de
calidad,
la
parte
de Gestión Documental ,
productos
y
servicios
ofrecidos
por
la
institución.
B- Llevar a cabo la inducción
en la fecha, hora y lugar
establecido, diligenciando el
registro de inducción.
C- Realizar la inducción del
puesto
de
trabajo,
diligenciando el registro de
inducción
4. Archivo registros A- Archivar los registros
derivados del procedimiento
en la carpeta destinada para
este fin, de acuerdo a lo
establecido en las TRD.
Responsable de la
Fase de inducción.
Responsable Fase de
Inducción
Auxiliar de la
Fundación
Registro de
asistencia a
inducción,
reinducción o
capacitación
Constancia del
inducción al cargo
Carpetas archivo
5.6. REUNIÓN SEMESTRAL CON EL PERSONAL DOCENTE HORA CÁTEDRA.
ETAPA
1. Bienvenida
2. Reunión
Docente
GA -10-01-04 - REGCAI
V-01-2012
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
A- Dar algunas palabras Director de la Sede y
introductorias que den la
Coordinadores
bienvenida
al
nuevo
Académicos
docente para hacerlo sentir
parte del equipo.
Dirección de la Sede
A- Hacer presentación de
los avances en materia
REGISTRO
Registro
Fotográfico
Presentación de
Elaborado por: Coordinación de Calidad y Mejoramiento
Sede Caicedonia
22
Power Point
Control de
Asistencia.
académica de la Sede (si se
requiere), presentar los
temas que atañen al
profesorado de la sede,
entre otros.
3. Archivo
registros
B- Realizar la contratación Tesorera o Auxiliar
de la
docente según las etapas 4,
Fundación
5,
6
y
7
del
procedimiento
6.1
Vinculación de Personal
Administrativo
del
presente Instructivo de
Procedimiento.
A- Archivar los registros
Auxiliar de la
derivados del
procedimiento en la carpeta Fundación
destinada para este fin, de
acuerdo a lo establecido en
las TRD.
Contrato Laboral,
afiliaciones a
Seguridad Social
y
Afiliación a
Planilla
Electrónica
Carpetas archivo
5.7. REUNIÓN SEMESTRAL CON EL PERSONAL DE PROYECCIÓN SOCIAL Y EXTENSIÓN
ETAPA
1. Bienvenida
2. Reunión
Docente
3. Archivo
registros
ACTIVIDAD
A- Dar algunas palabras
introductorias que den la
bienvenida
al
nuevo
docente para hacerlo sentir
parte del equipo.
A- Hacer presentación del
área de Proyección social y
Extensión (si se requiere), y
generales de la Sede,
además del GICUV
RESPONSABLE
Director de la Sede
y/o Coordinador
Proyección social y
Extensión
Coordinador
Proyección social y
Extensión
A- Archivar los registros
Coordinador
derivados del
Proyección social y
procedimiento en la carpeta Extensión
destinada para este fin, de
acuerdo a lo establecido en
las TRD.
REGISTRO
Listado de
asistencia (si
aplica)
Registro
Fotográfico
Presentación de
Power Point
Control de
Asistencia.
Carpetas archivo
5.8. CAPACITACIÓN DEL PERSONAL.
ETAPA
ACTIVIDAD
1. Identificación AIdentificar
de
las necesidades
capacitación,
necesidades de
GA -10-01-04 - REGCAI
V-01-2012
RESPONSABLE
las Director Sede
de
éstas
REGISTRO
Encuestas o
solicitudes de
capacitación
Elaborado por: Coordinación de Calidad y Mejoramiento
Sede Caicedonia
23
Capacitación
2. Elaboración
del Plan de
Capacitación
pueden ser: Por la visión
que tiene la institución
de tareas futuras; por
proyectos presentes y
futuros de cada proceso;
por
avances
tecnológicos,
por
ascensos, promociones o
traslados horizontales,
por
requerimientos
generados por nuevas
responsabilidades
relacionadas con las
actividades desarrolladas
por cada subproceso, así
como también por los
resultados
de
las
evaluaciones
de
desempeño.
A- Elaborar el Plan
de
Capacitación
anualmente con base en
la detección de las
necesidades
de
capacitación.
B- Enviar a la Dirección
de la Sede el plan
semestral
de
capacitaciones
A- Solicitar la aprobación
a la Dirección de la Sede
para
realizar
las
capacitaciones
adjuntando
un
presupuesto de costos
en caso de que se
necesite un entrenador /
docente externo.
3. Solicitud de BAprobar
la
aprobación
de capacitación teniendo en
capacitaciones
cuenta el presupuesto de
(si se requiere).
costos, la necesidad real
de la capacitación y los
beneficios
que
ésta
pueda
traer
a
la
Institución
y
al
mejoramiento de los
subprocesos.
4. Programación ADefinir
de la
específicamente
el
capacitación (si
tema
de
la
se
capacitación y el número
GA -10-01-04 - REGCAI
V-01-2012
Responsables de
procesos
Plan semestral
Capacitación
Responsables de
procesos
Plan semestral
Capacitación
Responsables de
procesos
Comunicación
Escrita y
Presupuesto
Dirección de la Sede
Aprobación de
la Solicitud y
Presupuesto
Responsable de la
capacitación
Programa
del
Curso
o
Capacitación
Elaborado por: Coordinación de Calidad y Mejoramiento
Sede Caicedonia
24
requiere)
de personas a las que va
dirigida.
BConseguir
con
proveedores externos o
internos la capacitación.
(en caso de que se
requiera)
CConfirmar
el
Entrenador/docente
y
el material
necesario
para llevar a cabo la
capacitación.
D- Definir el tiempo de
duración de la
capacitación para
programar el
cronograma con las
fechas, horarios, lugar de
la, nombre del
entrenador/docente y
Capacitación el número
de personas a capacitar.
Responsable de la
capacitación
Hojas de vida
Responsable de la
capacitación
Listado
de
Equipos, Útiles
y Herramientas
para
la
Capacitación
Responsable de la
capacitación
Cronograma de
la Capacitación y
Listado de
Personas
Interesadas
E- Comunicar a las
personas a ser
capacitadas sobre el
cronograma de las
capacitaciones.
Responsable de la
capacitación
A- Reservar el espacio y
el equipo adecuado
Responsable de la
capacitación
Correos
Electrónicos o
comunicaciones
escritas
para cada capacitación,
al igual que el material
necesario.
5. Realización de
la capacitación
B- Llevar a cabo la
capacitación en el lugar,
la fecha y el horario
convenido con
antelación y firmar el
formato de asistencia.
C- Tomar el registro
fotográfico de la
capacitación (si es
requerido).
D- Si la capacitación se
realiza en entidades
GA -10-01-04 - REGCAI
V-01-2012
Entrenador/docen Control de
te y Colaboradores
Asistencia
Responsable
capacitación
delegado
Empleado
de Fotos
o
Cumplido
Comisión
de
Elaborado por: Coordinación de Calidad y Mejoramiento
Sede Caicedonia
25
6. Evaluación
de
la
capacitación (Si
es requerido)
externas,
solicitar
cumplido de comisión
(incluido en el Formato
de
Gastos
de
transporte).
AEvaluar
la
capacitación.
Aplicar
una
evaluación
de
entendimiento
y
aplicabilidad al terminar
la capacitación y enviar a
la Fundación una vez
calificada.
Entrenador/docen Evaluación de
te
y Actividades de
Capacitación
Personal
Capacitado
7.
Archivo
A- Archivar los registros
Registros
derivados
del Responsable de
procedimiento en la la capacitación
carpeta destinada para
este fin.
Carpetas Archivo
5.9. ELABORACIÓN DE LA NÓMINA DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO
ETAPA
1. Recolección de
novedades
2. Cálculo de
novedades
ACTIVIDAD
A- Recolectar las horas
extras, incapacidades
médicas, aportes a
seguridad social,
bonificaciones, gastos de
transporte de
desplazamiento, auxilio de
transporte que se han
presentado en el período
de pago.
A- Calcular las horas
festivas diurnas, horas
festivas nocturnas, horas
con recargo nocturno,
horas extras diurnas, horas
extras nocturnas, horas
extras festivas diurnas,
horas extras festivas
nocturnas, que cada uno
de los vigilantes ha
devengado en el
periodo respectivo.
RESPONSABLE
REGISTRO
Tesorera
Turnos de
Vigilancia, Carta de
Descuentos,
Certificados de
Incapacidad.
Turnos de
vigilancia,
Tesorera
B- Calcular el respectivo
descuento del FSP a
aquellos empleados que le
corresponda dicho
GA -10-01-04 - REGCAI
V-01-2012
Elaborado por: Coordinación de Calidad y Mejoramiento
Sede Caicedonia
26
aporte.
CCalcular
las
incapacidades médicas o
licencias de maternidad
generadas
en
los
empleados administrativos.
Certificados de
incapacidad de la
respectiva EPS
D- Calcular los valores
de gastos de transporte
de desplazamiento de los
empleados, de acuerdo a
los días movilizados.
E- Calcular el respectivo
descuento de salud y
pensión
que
le
corresponde aportar a
cada empleado en un
periodo determinado.
F- Calcular el auxilio de
transporte
que
le
corresponde
a
cada
empleado, de acuerdo al
valor vigente y monto
salarial.
A- Digitar la información
calculada y recolectada en
la etapa anterior
B- Verificar los cálculos y
3. Elaboración de registros
de
cada
empleado,
con
el
fin
de
nómina
garantizar que sean los
correspondientes antes de
imprimirla
los
desprendibles de nómina
4. Revisión y
Aprobación de
Nómina
5. Pago de Nómina
GA -10-01-04 - REGCAI
V-01-2012
C- Imprimir la nómina.
A- Revisar la nómina, para
verificar que realmente los
pagos relacionados en ella,
sean los adecuados para
cada empleado.
Tesorera
Planilla
Automatizada Excel
Auxiliar Contable
Software contable
Desprendibles de
nómina
Auxiliar Contable
Nómina
Coordinador
Administrativo
Nómina
Coordinador
B- Revisar la nómina.
Administrativo
Director de la Sede o
C- Dar el Vo.Bo a la nómina.
delegado
A- Digitar en la plantilla de Tesorera y Auxiliar la plantilla de Excel
Excel y en el Software el Contable
valor de los salarios para
cada empleado.
B- Ingresar a la página
Comprobante de
Tesorera
Elaborado por: Coordinación de Calidad y Mejoramiento
Sede Caicedonia
27
6. Elaboración de
Volantes de Pago
(si se requiere)
7. Archivo registros
5.10.
web del banco y realizar
el pago individual a cada
funcionario
D- Imprimir el respectivo
soporte y detalle de pago,
suministrado por el portal
del banco.
A- Imprimir y entregar los
Volantes de Pago por cada
periodo
al
personal
administrativo, cuando este
lo requiere
A- Archivar los registros
derivados del
procedimiento en la
carpeta destinada para
este fin.
Sucursal virtual
Tesorero o se
delegado
Auxiliar Contable
Auxiliar Contable
Soporte y Detalle
de
Pago
Formato de
Volante de Pago
Administrativos
Carpetas archivo
ELABORACIÓN DE LA NÓMINA DE DOCENTES HORA CÁTEDRA.
ETAPA
1. Recolección de
horas cátedra
2. Cálculo de
novedades
ACTIVIDAD
A- Recolectar las horas
cátedra que han registrado
los docentes en su
respectivo formato de
control de asistencia o en el
informe de Asistencia
Docentes que envían las
monitoras de asistencia
docente cada 25 de cada
mes.
A- Liquidar el número de
hora cátedra de cada
docente en el periodo
respectivo.
B- Calcular el respectivo
descuento del FSP a
aquellos docentes que le
corresponda dicho
aporte.
CCalcular
las
incapacidades médicas o
licencias de maternidad
generadas
en
los
docentes.
RESPONSABLE
REGISTRO
Auxiliar de la
Fundación
Resumen de
Horas Mensuales
para Liquidación
de
Nómina Docente
Hora Cátedra.
Tesorera
Parcelador
Certificados de
incapacidad de la
respectiva EPS
D- Calcular los valores
de gastos de transporte
GA -10-01-04 - REGCAI
V-01-2012
Elaborado por: Coordinación de Calidad y Mejoramiento
Sede Caicedonia
28
de desplazamiento de los
docentes, de acuerdo a los
días movilizados.
E- Calcular el respectivo
descuento de salud y
pensión
que
le
corresponde aportar a
cada docente en un
periodo determinado.
F- Liquidar el transporte
de docentes de acuerdo a
su
dinámica
de
desplazamiento.
3. Elaboración de A- Digitar la información
nómina
calculada y recolectada en
la etapa anterior
B- Verificar los cálculos y
registros de cada docente,
con el fin de garantizar que
sean los correspondientes
antes de imprimirla los
desprendibles de nómina
4. Revisión y
Aprobación de
Nómina
5. Pago de Nómina
6. Elaboración de
Volantes de Pago
(si se requiere)
GA -10-01-04 - REGCAI
V-01-2012
C- Imprimir la nómina.
A- Revisar la nómina, para
verificar que realmente los
pagos relacionados en ella,
sean los adecuados para
cada docente.
B- Revisar la nómina.
Tesorera
Auxiliar Contable
Planilla
Automatizada Excel
Software contable
Desprendibles de
nómina
Auxiliar Contable
Nómina
Coordinador
Administrativo
Nómina
Coordinador
Administrativo
C- Dar el Vo.Bo a la nómina. Director de la Sede o
delegado
A- Digitar en la plantilla de Tesorera y Auxiliar la plantilla de Excel
Excel y en el Software el Contable
valor de los salarios para
cada docente.
B- Ingresar a la página
Comprobante de
Tesorera
web del banco y realizar
Sucursal virtual
el pago individual a cada
docente.
D- Imprimir el respectivo
Tesorero o se
Soporte y Detalle
delegado
soporte y detalle de pago,
de
suministrado por el portal
Pago
del banco.
Auxiliar Contable
A- Imprimir y entregar los
Formato de
Volantes de Pago por cada
Volante de Pago
periodo
al
personal
Administrativos
docente, cuando este lo
Elaborado por: Coordinación de Calidad y Mejoramiento
Sede Caicedonia
29
requiere
7. Archivo registros
5.11.
A- Archivar los registros
derivados del
procedimiento en la
carpeta destinada para
este fin.
Auxiliar Contable
Carpetas archivo
PAGO DE CUENTAS DE COBRO Y FACTURAS
ETAPA
1. Radicación de
cuentas
de
cobro.
2. Cálculo de la
Retención en la
Fuente
de
las
cuentas de cobro y
facturas
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
A- Revisar que la cuenta de
cobro o la factura incluya
todos los datos requeridos,
tales como fecha, nombre y
Nit de la Fundación, nombre e
identificación del proveedor
(Nit o cédula), valor a pagar,
concepto de la cuenta, firma y
cuenta
bancaria
del
beneficiario (opcional).
Coordinador
B- Verificar que esté adjunto Administrativo
el RUT y fotocopia del
documento de identificación
de la persona beneficiaria en
caso de ser primera vez que la
dirige; en caso contrario
verificar su existencia en los
documentos de apoyo.
C- Radicar la cuenta de cobro
o factura.
A- Calcular y registrar la Contador de la
retención en la fuente de cada Fundación
y
cuenta de cobro según su Tesorera
concepto, base y tarifa (%) a
descontar.
A- Relacionar las Cuentas de Coordinador
Cobro y/o facturas en la Administrativo
plantilla dispuesta para ello.
B- Aprobar las Cuentas de Director de Sede
Cobro para pago.
4. Pago de cuentas A- Digitar en el Software
Cobro y/o facturas. contable el valor de cada
cuenta de cobro o factura el
valor de cada una restándole Auxiliar Contable
su respectiva retención.
3.
Aprobación
para pago
GA -10-01-04 - REGCAI
V-01-2012
REGISTRO
Cuenta de Cobro o
factura
Documentos
Apoyo
de
Cuenta de Cobro
Radicada, registro
de acreedores
Cuentas de Cobro
y
Tabla
de
Retención en la
Fuente Actual.
Autorización Pago
a Proveedores.
Documento
con
firma del Director
Asiento contable o
comprobante
Elaborado por: Coordinación de Calidad y Mejoramiento
Sede Caicedonia
30
B- Imprimir el respectivo Tesorera
soporte y detalle de pago,
suministrado por el portal del
banco.
5. Devolución de A- Hacer entrega de la cuenta Tesorera
cuantas de cobro de cobro a la persona o área
respectiva
(Si es requerido)
6. Archivo registros A- Archivar los registros Auxiliar Contable
derivados del procedimiento
en la carpeta destinada para
este fin.
5.12.
Certificado
transferencia
bancaria
de
Cuenta de cobro
Soportes
comprobantes
y
LIQUIDACIÓN DE PRESTACIONES SOCIALES PERSONAL ADMINISTRATIVO Y
DOCENTES HORA CÁTEDRA
ETAPA
ACTIVIDAD
1. Programación de A- Elaborar la Programación de
vacaciones
vacaciones de forma colectiva e
individual: se puede tener en
cuenta las solicitudes de
empleados.
B. Recepcionar solicitudes de
vacaciones del Recurso Humano
C- Dar Vo.Bo y remitir la
programación a la oficina de la
fundación.
D- Archivar la documentación
de la historia laboral del
funcionario, como constancia de
la autorización de vacaciones.
2. Recepción de ARecolectar
toda
la
información
para información del personal que
liquidación.
sea de referencia para la
liquidación: estos son: fecha de
inicio y terminación del
contrato (Tiempo laborado) y
salario promedio del periodo a
liquidar.
3. Elaboración de la
A- Realizar los cálculos de
vacaciones, primas, cesantías e
liquidación de
intereses a las cesantías de
Prestaciones
cada empleado para obtener la
Sociales
liquidación de prestaciones
sociales.
GA -10-01-04 - REGCAI
V-01-2012
RESPONSABLE
Coordinador
Administrativo
REGISTRO
Programación
de vacaciones
Director de Sede
Cartas
Dirección de Sede Programación
de vacaciones
Tesorera
Tesorera
Contratos
laborales
nominas
Contador
y/o
Auxiliar de la
Fundación.
Liquidación de
Prestaciones
Sociales.
y
Elaborado por: Coordinación de Calidad y Mejoramiento
Sede Caicedonia
31
4.
Revisión
Aprobación de
Prestaciones
Sociales
y A- Revisar la liquidación de Contador de la
prestaciones sociales.
Fundación
B- Dar el Vo.Bo a la liquidación Coordinador
Sociales.
Administrativo
C- Aprobar la liquidación de Dirección
pensiones sociales para pago. Sede
5.
Pago
liquidación
prestaciones
sociales.
de A- Digitar en la página virtual
de del Fondo los valores netos a
cancelar para cada empleado.
B- Imprimir el respectivo
soporte y detalle de pago,
suministrado por el portal del
banco.
6. Archivo registros A- Archivar los registros
derivados del procedimiento
en la carpeta destinada para
este fin.
5.13.
de
Liquidación de
Prestaciones
Sociales.
Liquidación de
Prestaciones
Sociales
Liquidación de
Prestaciones
Sociales.
Tesorera
Comprobante
virtual
Tesorera
Soporte
y
detalle de pago
Auxiliar de
Fundación
la Carpetas
archivo
SOLICITUD Y PAGO VIÁTICOS Y GASTOS DE TRANSPORTE
ETAPA
ACTIVIDAD
A-Enviar una carta a la dirección
de Sede, solicitando el recurso
requerido para la ejecución de
actividades
1. Solicitud viáticos y Recibir la carta de solicitud de
gastos de transporte viáticos y/o transporte con el
VoBo de la Dirección de Sede.
A- del formato solicitud de
Gastos de Transporte -cumplido
de comisión diligenciado, con
su respectivo
2. Pago de gastos
A- Determinar el valor a pagar
de transporte
de acuerdo a la ciudad visitada
y condiciones de viaje.
B- Realizar el recibo de caja
menor o generar pago en línea,
dejando soporte firmado por el
solicitante.
3. Recepción de
Cumplido
Comisión.
GA -10-01-04 - REGCAI
V-01-2012
ARecibir
el
formato
de cumplido de comisión y
asegurarse de que la firma y
nombre de quien debe
certificar que la visita se
RESPONSABLE
REGISTRO
Funcionario
solicitante
Carta
Coordinador
Administrativo
Carta
Auxiliar Contable
de Solicitud de
Gastos
de
Transporte Cumplido de
Comisión
Tesorera
Tesorera
Recibo de Caja
menor Soporte
y
detalle
de pago
Tesorera
Cumplido de
Comisión
Elaborado por: Coordinación de Calidad y Mejoramiento
Sede Caicedonia
32
realizó, esté registrada.
4. Archivo registros
5.14.
B-Generar comprobante de
egreso para firma del
solicitante
A- Archivar los registros
derivados del procedimiento
en la carpeta destinada para
este fin.
Comprobante
de egreso
Auxiliar
Contable
Carpetas
Archivo
SOLICITUD DE PRESUPUESTO PARA REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES
ETAPA
ACTIVIDAD
A-Enviar una carta a la dirección
de Sede, solicitando el recurso
requerido para la ejecución de
1.Solicitud
actividades
presupuesto para la B- Recibir la solicitud, con su
actividad
respectivo día, concepto y valor
con Vo.Bo de la Dirección de
la Sede o su delegado.
C-Remitir a Tesorería la carta con
VoBo de Dirección y con sello de
PRESUPUESTADO
2. Autorización del
A-Se realiza el pago en cheque,
pago
efectivo o por sucursal virtual.
3. Archivo registros
5.15.
Auxiliar
Contable
RESPONSABLE
Funcionario
solicitante
REGISTRO
Carta
Coordinador
Administrativo
Coordinador
Administrativo
Tesorera
B- Recolectar firma de los Auxiliar contable
soportes contable por parte del
solicitante
Auxiliar
A- Archivar los registros
Contable
derivados del procedimiento
en la carpeta destinada para
este fin.
Carta
Soportes
contables
Soportes
contables
Carpetas
Archivo
PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES
RESPONSABLE
ETAPA
ACTIVIDAD
1. Novedades de A- Revisar las novedades Tesorera
Seguridad social
presentadas en el periodo a
liquidar, tales como ING, RET,
VSP, VTE, VST, SLN, IGE, LMA,
VAC, IBC.
Ingresar a
la
2. Ingreso de datos ATesorera
página
web
al
sistema Aportes en pagosimpe.com y marcar las
novedades presentadas en las
Línea
casillas asignadas en el sistema
de pago en línea.
GA -10-01-04 - REGCAI
V-01-2012
REGISTRO
Planilla
de
pago simple
Planilla
de
pago simple
Elaborado por: Coordinación de Calidad y Mejoramiento
Sede Caicedonia
33
3. Archivo registros
5.16.
B- Verificar y confrontar los
datos resultantes de
la
liquidación de aportes, con
los datos reportados por la
Nómina en el resumen de
descuentos de
nómina;
principalmente constatar la
VST de los Docentes Hora
Cátedra y Vigilantes.
C. Ingresar a la página Web de
aportes en línea, ir a
liquidaciones,
pago
liquidación y Pagos PSE
e
ingresar para realizar la
transacción desde el banco.
D- Autorizar el pago por el
valor total de la planilla e
imprimir el soporte de pago
para ser archivado.
A- Archivar los registros
derivados del procedimiento
en la carpeta destinada para
este fin.
Tesorera
Planilla
de
pago simple
Tesorero
Planilla
de
pago simple
Tesorero
Planilla
de
pago simple
Auxiliar
Contable
Carpetas
Archivo
RESPONSABLE
REGISTRO
DOTACIÓN DEL PERSONAL
ETAPA
1. Definición de
personal a recibir
dotación
2.
Cotización
selección
proveedor
y
de
3. Negociación de
la compra
4. Contratación y
compra
de
la
dotación
GA -10-01-04 - REGCAI
V-01-2012
ACTIVIDAD
A- Identificar el personal que
recibirá la dotación, de
acuerdo
al cargo y la
dependencia donde labora.
B- Actualizar la información de
las tallas del personal.
A- Solicitar la cotización con
varios proveedores.
B- Analizar las diferentes
cotizaciones para realizar la
elección
de
acuerdo
a
necesidades y requisitos de la
dotación.
CSeleccionar
la
mejor
cotización.
A- Después de seleccionado
el
proveedor realizar
la
negociación con apoyo de la
Coordinación Administrativa.
AFijar
pautas
de
cumplimiento con el proveedor
de acuerdo a los parámetros de
Coordinador
Administrativo
Listado
Tallas
Personal
de
del
Cotización
Coordinador
Administrativo
Listado
Tallas
personal.
Coordinador
Administrativo
Cotización
Director de Sede
Cotización
Director de Sede
Cotización
Coordinador
Administrativo
Soportes
de
del
Elaborado por: Coordinación de Calidad y Mejoramiento
Sede Caicedonia
34
la negociación y las necesidades
de la dotación
A- Entregar la compra de la
dotación a la oficina de la Proveedor
Fundación Universidad del Valle
5. Entrega de la con su factura respectiva.
dotación por parte B- Recibir la dotación y
verificar que corresponda con
del proveedor
las unidades, tallas, colores y Coordinador
especificaciones relacionadas Administrativo
en el contrato, con firma de
recibido.
6. Distribución de
la dotación al
personal
7. Archivo registros
5.17.
A- Distribuir la dotación
del
personal, utilizando el
formato F-01-08-06
V-01-2010
A- Archivar los registros
derivados del procedimiento
en la carpeta destinada para
este fin.
de
Oficio
Recibido
de
formato
F-01-08-06
V-01-2010
Coordinador
Administrativo
Auxiliar de
Fundación
Factura
Compra
la
Carpetas
Archivo
EMISIÓN DE CONSTANCIAS LABORALES
ETAPA
1. Solicitud
constancias
Laborales
ACTIVIDAD
de A- Solicitar por correo,
telefónica
o
personalmente
la
elaboración
de
la
constancia laboral.
2. Elaboración de AVerificar
si
la
Constancia
persona que solicita la
laboral
constancia está activa o
inactiva.
B- Tomar la información
personal y laboral de la
persona
solicitante,
ubicando en el archivo su
carpeta
laboral
de
acuerdo a la actividad
anterior; estos datos son:
nombre
completo,
documento
de
identificación,
tiempo
laborado, salario, tipo de
contrato, cargo.
C- Elaborar la constancia
laboral de acuerdo a la
información obtenida en
la anterior actividad y
según el requerimiento
del interesado.
GA -10-01-04 - REGCAI
V-01-2012
RESPONSABLE
Empleado
Persona
Solicitante
REGISTRO
-
Tesorera
Hojas de Vida, Archivo
Secretaría Académica
Tesorera
Hojas de Vida, Archivo
Secretaría Académica
Tesorera
Constancia laboral
Elaborado por: Coordinación de Calidad y Mejoramiento
Sede Caicedonia
35
D- Imprimir la constancia
laboral.
E- Revisar, firmar y
fijar el sello en la
constancia
laboral,
otorgándole un aval de la
información allí descrita.
3. Entrega
Constancia
Laboral
4. Archivo
registros
5.18.
Tesorera
Constancia Laboral
Presidente
Ejecutivo
de la Fundación
Constancia Laboral
de AInformar
al Tesorera
interesado
por
vía
Internet, telefónica o
personalmente que la
constancia ya está lista y
debe
ser
éste
personalmente quien lo
recibe.
de A-Archivar los registros Tesorera
derivados
del
procedimiento en la
carpeta destinada para
este fin.
Copía de constancia
INCAPACIDADES
ETAPA
1.
Recepción
verificación
incapacidad
RESPONSABLE
Tesorera
REGISTRO
Incapacidad
legalizada
Tesorera
Incapacidad
legalizada
Tesorera
Incapacidad
legalizada
2.
Difusión
de
información de las
incapacidades (Si se
requiere)
ACTIVIDAD
A- Recepcionar las incapacidades
legalizadas
por
la
EPS
correspondiente
B- Verificar los nombres, fechas,
cantidad de días. Valor y
conceptos de incapacidad
A- Informar a todas aquellas
áreas
que puedan verse
afectadas por la ausencia de la
persona incapacitada.
3. Recolección de
información para la
liquidación
de
nómina
A- Tener presente el monto del Tesorera
salario y los días
de
la
persona incapacitada para la
liquidación de nómina.
Nómina
de A- Cuando le corresponda Tesorera
asumir el valor de la incapacidad
a la EPS, ésta será efectiva a
través de la página de aportes en
línea donde mensualmente se
cancelan los aportes de los
empleados.
A- Descontar el valor de la Tesorera
incapacidad en la página web de
liquidación de aportes.
Planilla
Aportes
Sociales
de
Planilla
Aportes
de
4. Cancelación
aportes
5. Descuento
de
Incapacidad
GA -10-01-04 - REGCAI
V-01-2012
y
de
Elaborado por: Coordinación de Calidad y Mejoramiento
Sede Caicedonia
36
B- Verificar que la aprobación Tesorera
haya sido exitosa
en
la
planilla
de
autoliquidación
electrónica.
6. Comunicación
AElaborar
comunicación Tesorera
de descuento de
escrita
(Carta o correo
incapacidades
electrónico) informando a la
EPS el descuento
de la
incapacidad
teniendo
en
cuenta: Número de Planilla
pagada, Período de la planilla,
fecha de pago, código (s) de la
Incapacidad (es), monto o valor
de la(s) incapacidad (es),
nombre
y
cédula
del
incapacitado.
7.
Archivo
de A- Archivar los registros Tesorera
derivados del procedimiento en
Registros
la carpeta correspondiente.
5.19.
Sociales
Planilla
de
Aportes
Sociales
Carta o correo
Electrónico.
Hoja de Vida
del Funcionario
SOLICITUD DE PERMISOS
ETAPA
1.Solicitud
permiso
de
2. Recepción y
análisis
de
solicitudes
3.
Archivo
Registros
GA -10-01-04 - REGCAI
V-01-2012
de
ACTIVIDAD
ASolicitar
por
vía
electrónica,
impresa
o
verbalmente el permiso a la
Dirección, Subdirección o
Coordinación Administrativa
B. Diligenciar el formato de
Control de permisos laborales
y el desplazamiento del
personal en diligencia oficial
A- Entregar el formato de
solicitud
a la Dirección,
Subdirección o Coordinación
Administrativa
para
su
aprobación y firma
A- Archivar los registros
derivados
del
procedimiento en la carpeta
destinada
para
este fin, de acuerdo a lo
establecido
en
las
TRD.
RESPONSABLE
REGISTRO
Funcionario
Carta o correo
Electrónico
Funcionario
Formato
Funcionario
Formato
Secretaria
Carpetas
Archivo
Elaborado por: Coordinación de Calidad y Mejoramiento
Sede Caicedonia
37
5.20.
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO PERSONAL ADMINISTRATIVO
RESPONSABLE
REGISTRO
ETAPA
ACTIVIDAD
Dirección
de
la
Sede
A-Planear
las
fechas
y
el
Cronograma
1. Planeación (si es
y
Coordinación
de
Calidad
personal
que
será
requerido)
evaluado, así como la
logística para su óptimo
desarrollo
y
entrega
oportuna
de
las
evaluaciones.
2. Ejecución de la A- Llevar a cabo las Dirección de Sede
Evaluación
de Evaluaciones
de
Desempeño
desempeño
correspondientes (reunión
entre jefe y funcionario)
3.
A-Revisar el proceso de
Calificación
calificación definitiva para Director de Sede
de
la
funcionarios
cada
evaluación
de
evaluación
de
desempeño
Desempeño
(Ponderaciones
y
promedios).
4. Análisis de los ADeterminar
la Director de Sede
Resultados
necesidad
de funcionarios
implementar
acciones
correctivas,
preventivas
o
de
mejora, de acuerdo a
los
resultados
satisfactorios
o
insatisfactorios de la
evaluación. Seguir el
instructivo
de
procedimiento Gestión del
mejoramiento.
5. Entrega de A. Enviar resultados a la Director de Sede
Resultados
coordinación de calidad
para
hacer
las
correcciones planteadas
en la reunión
6.
registros
BRealizar
las
correcciones e imprimir
para las firmas del
director de Sede y el
funcionario evaluado
Archivo AArchivar
los
registros derivados del
procedimiento
en
la
GA -10-01-04 - REGCAI
V-01-2012
Coordinación
Calidad
Formatos de
Evaluación del
desempeño
Formatos de
y evaluación del
desempeño
diligenciados
y Formatos de
evaluación del
desempeño
diligenciados y
Formato
de
ACPMs
Formatos de
evaluación del
desempeño
diligenciados
de
Formatos de
evaluación del
desempeño
definitivo
Fundación de Apoyo –
Talento Humano
Carpetas
Archivo
en
Hojas de vida
Elaborado por: Coordinación de Calidad y Mejoramiento
Sede Caicedonia
38
carpeta destinada para
este fin, de acuerdo a lo
establecido
en
las
TRD.
de funcionarios
evaluados
PERÍODO DE PRUEBA: Se establece para el movimiento interno de personal un
período de prueba de un (1) semestre.
Evaluación Docentes.
Durante el semestre académico se llevarán a cabo dos (2) evaluaciones para medir el
desempeño de los docentes. La primera evaluación cuantitativa se efectuará en la
semana 11 y segunda evaluación cualitativa se realizará en la semana 14. Los
estudiantes harán la evaluación cuantitativa en las salas de sistemas, mientras la
evaluación cualitativa será un espacio de construcción colectiva brindada por el
docente, en donde el estudiante representante de curso será el encargado de elaborar
el acta con los compromisos adquiridos los cuales serán garantes del proceso de
mejoramiento continuo. Estas herramientas permiten medir y mejorar el desempeño
académico del profesor
El profesor debe presentar al coordinador de programa un informe de avance del curso
y un informe final del desarrollo del mismo, el cual debe incluir: el Plan de trabajo,
metodología, utilizada, registro de evaluación, actividades realizadas, sugerencias y
recomendaciones.
Los docentes que obtengan un puntaje inferior a 3.8 puntos en los ítems que hacen
referencia al desempeño del docente, deberán presentar un plan de mejoramiento
individual, el cual será concertado con su Coordinador de Programa Académico, quien
realizará el seguimiento pertinente a este plan.
En el caso que un Coordinador de Programa, sea al tiempo un proveedor del servicio de
docencia (docente) del programa que dirige, y este se encuentre dentro del rango de los
proveedores críticos que deben presentar plan de mejoramiento, la Dirección de la Sede
será la encargada de revisar el plan individual propuesto y de realizar el seguimiento.
Evaluación instructores de Bienestar Universitario
Una vez al semestre se realizará la evaluación de los proveedores de Bienestar
Universitario, que el Coordinador de Bienestar debe evaluar a los docente encargados
de las actividades artísticas, culturales y deportivas, para lo cual se diligenciará
Evaluación Docente de Bienestar Universitario, ésta evaluación es realizada teniendo en
cuenta los siguientes criterios:
GA -10-01-04 - REGCAI
V-01-2012
Elaborado por: Coordinación de Calidad y Mejoramiento
Sede Caicedonia
39
1. La presentación oportuna y explicación del plan de trabajo para cada actividad.
2. El desarrollo y cumplimiento del plan de trabajo para cada actividad que realiza el
docente.
3. El cumplimiento del horario establecido para las actividades programadas.
4. La metodología de enseñanza para alcanzar la experticia requerida por los
estudiantes en cada actividad.
5. La disposición del instructor para consultas y asesorías solicitadas por el estudiante
en el desarrollo de cada actividad.
6. La claridad en el desarrollo de las actividades y la forma de exaltar a los estudiantes
más destacados en las mismas.
7. El trato del instrcutor con los estudiantes y demás miembros de la comunidad
universitaria
La calificación final del instructor se obtendrá de ponderar los valores otorgados por el
estudiante mediante el diligenciamiento de dicha evaluación. Los proveedores docentes
que obtengan un puntaje inferior a 3.8 puntos en los ítems que hacen referencia al
desempeño del docente, deberán presentar un plan de mejoramiento individual, el cual
será concertado con el Coordinador de Bienestar Universitario, quien realizará el
seguimiento pertinente a este plan.
Evaluación Personal de Proyección Social y Extensión
El personal pertenecientes a la Oficina de Proyección Social y Extensión serán evaluados
mediante el formato institucional del Curso.
Aunque deberán cumplir con los siguientes lineamientos:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Planeación del trabajo académico.
Estrategias didácticas y metodológicas del docente.
Material de apoyo recomendado.
Disposición del docente para con el grupo
Cumplimiento en el desarrollo del programa
Cumplimiento en el horario del seminario
Dicha evaluación es tabulada y se emite un Informe donde se realiza un análisis del
desarrollo del seminario y del desempeño del docente. En el caso que un curso alcance
un puntaje superior al 30% de no conformidad por parte de sus participantes, se
procederá a revisar la programación y el contenido del seminario, así como el
desempeño del docente. Éste último deberá presentar un plan de mejoramiento
individual.
GA -10-01-04 - REGCAI
V-01-2012
Elaborado por: Coordinación de Calidad y Mejoramiento
Sede Caicedonia
40
CONTROL DE CAMBIOS
NÚMERO
DESCRIPCIÓN
FECHA
1.0
Versión inicial de la Guía.
Octubre 2012
Elaboró:
Lina María Pineda S.
Cargo: Coordinadora de
Autoealuación y Calidad
Fecha: 15 de agosto de
2012
GA -10-01-04 - REGCAI
V-01-2012
Revisó:
Cargo:
Aprobó:
Víctor Mario Estrada Os´pina
Cargo: Director de Sede
Fecha:
Fecha: 2012
Elaborado por: Coordinación de Calidad y Mejoramiento
Sede Caicedonia
41