SITRA 24 de febrero de 2016 Proyecto: T-Sigo Autores: Rendon J./ Ospina Y. EJERCICIO DE SIMULACIÓN Nº 1 INTRODUCCIÓN AL DISEÑO DE PROYECTOS: DEL CONFLICTO AL PROBLEMA TÉCNICO MARCO CONCEPTUAL REQUERIDO PARA LA REALIZACIÓN DE ESTE EJERCICIO Operación Proyecto Teoría General de Sistemas Visión sistémica Caracterización de problemas Formulación hipotética Variables cualitativas y cuantitativas Formulación de objetivos Indicadores de evaluación Esta ejercitación se orienta hacia una descripción del PROBLEMA que da origen a la Operación Proyecto y que intentará ser resuelto a través de la realización de un proyecto, así como la formulación del OBJETIVO que se pretende alcanzar y los RESULTADOS que se desean obtener, más un esbozo de los posibles CAMINOS para lograrlos. El ejercicio se encuentra en el CUADRANTE REALIDAD-PROBLEMA del marco conceptual. Realidad pues se plantea como una descripción de la situación existente (sistema real); y problema dado que aún no se presentan soluciones. Los autores del trabajo deben comportarse como observadores externos e imparciales no involucrados en el caso, y con VISIÓN SISTÉMICA. 1.1 1.1.1. CARACTERIZACIÓN DEL CONFLICTO QUE DA ORIGEN AL PROYECTO Descripción del problema y su contexto. a) COMITENTE: Grupo Orbis; Empresa Colombiana con presencia en más de 16 países con sus 4 Negocios de Pinturas, Químicos, Aguas y Comercio; cuenta con más 5000 mil Empleados dentro de Su cobertura podemos destacar Centro América, Brasil, Panamá, Venezuela, Ecuador y Colombia. b) CONTEXTO: El área de Transporte está bajo la Dirección de Planeación y Logistica contiene 5 Gerencias dentro de estas la Gerencia de Transporte, que cuenta con 3 coordinadores y más de 15 Analistas; La Herramienta actual ya no cuenta con la capacidad necesaria para soportar la Operación de Transporte no solo en Colombia si no en los demás países. c) CONFLICTO: En los Últimos años se ha evidenciado la falta de Información oportuna y precisa en las Operaciones Logísticas de Transporte, generando así poca confiabilidad en los resultados presentados ante los comités de Nivel Superior; pese a existir otras herramientas de apoyo los procesos manuales y el desgaste Operativo son mayores cada día. 1 SITRA 24 de febrero de 2016 Proyecto: T-Sigo Autores: Rendon J./ Ospina Y. d) PROBLEMA: En el Área de Transporte se requiere una herramienta de mayor capacidad que permita la gestión adecuada en el proceso transporte a nivel Colombia, generando así valor el proceso y credibilidad en la Información. 1.1.2. Descripción del sitio donde ocurre el conflicto. Grupo Orbis, con sede Administrativa en Medellin y con Plantas de Producción en Medellin, La Estrella y Centros Distribución en Cali, Bucaramanga, Funza, Pasto y Rionegro 1.1.3. Descripción del momento en que ocurre el conflicto. Grupo Orbis, realiza procesos de Manufactura de productos en Poliéster, Resinas Alquidicas, comercialización de Productos Químicos, Ferreteros, Accesorios y tuberías para Aguas, el conflicto ocurre en las planeación y gestión vehicular, Liquidación de Fletes, Cumplidos, e Indicadores de Gestión. 1.1.4. Personas involucradas. PERSONAS, INSTITUCIONES, EMPRESAS U ORGANISMOS INVOLUCRADOS Coordinadores Transporte CÓMO LO AFECTARÍA LA ELIMINACIÓN DEL PROBLEMA ¿POSITIVO Ó NEGATIVO? de Información Oportuna confiable y en Línea (+) y MOTIVO POR EL QUE ESTARÍA AFECTADO O ALCANZADO SI EL PROBLEMA SE SUPRIMIERA Acceso Rápido y Directo Información de Transporte Seguimiento despachar. Supervisores de CEDIS Control completo sobre los volúmenes y capacidades de despacho por día. (+) de los a la pedidos a Acceso Rápido y Directo Información de Transporte a la Control de Gastos y Fletes pagados Analistas de Transporte Facilita la operación de Planeación en todas las modalidades de Transporte (+) Información Oportuna para la toma de decisiones en el día a día. Proceso Contable Permite la contabilización de las facturas en cada uno de los puestos de trabajos y desde los Lugares de Operación evitando la pérdida de Información (+) Asegura la completa contabilización de las facturas generadas por el servicio. 2 SITRA 24 de febrero de 2016 Proyecto: T-Sigo Autores: Rendon J./ Ospina Y. 1.2 SITUACIÓN DESEADA 1.2.1. Descripción de una situación hipotética deseada donde el problema no existiera. Una Operación de Transporte completamente Integrada con Información directa y Oportuna, permitiendo un control Total en costo, Gestión Vehicular y pagos de los servicios prestados, con un alcance hacia las demás áreas ( SAC, Comercial, Compras, Cartera, entre otras) 1.3. 1.3.1. ACTUACIÓN HIPOTÉTICA CAPAZ DE ELIMINAR EL PROBLEMA Resultados de una hipotética actuación que eliminara el problema. TRANSFORMACIONES, sustituciones o cambios que se deberían introducir en la situación actual para que el problema desaparezca Aumentar las competencias en manejo de bases de datos, fortaleciendo el perfil del cargo acorde a la labor realizada. UTILIDAD que se espera lograr con la solución del problema Información concreta y Oportuna para la toma de decisiones en el proceso LÍMITES espaciales de planteamiento de la solución Sometido al cronograma de formación personal y Sistema de gestión de desempeño. HORIZONTE temporal mínimo aceptable de planteamiento de la solución El tiempo estimado es de 9 Meses Toma de DECISIONES que se habrán producido para solucionar el problema Compromiso directo de los involucradas Otros puntos relevantes para el caso Orientación al Logro y Resultados, Cultura Organizacional, Orientación al cambio, comprometidos con la Estrategia. 3 colaboradores y de las gerencias SITRA 24 de febrero de 2016 Proyecto: T-Sigo Autores: Rendon J./ Ospina Y. 1.3.2. Constricciones y restricciones a tener presentes en la solución. IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DE FACTORES LIMITANTES O CONDICIONANTES A TENER EN CUENTA EN LA SOLUCIÓN POSIBILIDAD DE ALTERACIÓN ¿CONSTRICCIÓN O RESTRICCIÓN? Resistencia al Cambio GRADO DE LIBERTAD DE INTERVENCIÓN (1a 5)* Restricción 4 Personal Capacitado para el proceso de salida en Vivo. Restricción 4 Presupuesto Restricción 3 Plataforma Tecnológica Restricción 3 1.4. OBJETIVO Con mención de los límites del planteamiento y el alcance temporal de la solución VARIABLES cualitativas y cuantitativas que definen el problema existente, sobre las que deberemos actuar FUNCIONES que se habrán de conseguir y PRESTACIONES que se proporcionarán con la solución FORMULACIÓN TÉCNICA DEL PROBLEMA Implementar una herramienta de mayor capacidad que permita la gestión adecuada en el proceso transporte a nivel Colombia, generando así valor el proceso y credibilidad en la Información. - Confiabilidad en la Información e Indicadores de Gestión. - Control en el proceso de Planeación, y Seguimiento a Entregas - Tramite de Cumplidos, Liquidación de Fletes. - Aprobación de Tarifas y Gestión Documental. - División entre áreas, SAC, Facturacion, Operaciones, Calidad. - Manejo centralizado de la Información. - Perfiles de Usuarios según su Rol en la compañía. - Biblia de clientes actualizadas. - Soporte Técnico - Administración de los recursos en la planeación de transporte 4 SITRA 24 de febrero de 2016 Proyecto: T-Sigo Autores: Rendon J./ Ospina Y. RESULTADOS, Tener un completo sistema de Transporte que permita el manejo de la operación a todo nivel en temas como: productos o cambios que se habrán conseguido materializada la solución Otros puntos relevantes para el caso 1.5. - Planeación de despachos - Gestión vehicular - Preliquidación y Liquidación de fletes - Retorno de Cumplidos - Tracking de la Operación - Causación de facturas ( Ingresar a la contabilidad) - Tiempos en la Operación - Aprobaciones de ajustes a fletes - Integración de Áreas - Información en Línea Dar un cambio en el modo que opera hoy día el área en busca de una mejora continua. POSIBLES MODALIDADES DE ACTUACIÓN PARA LA SOLUCIÓN 1.5.1. Presentación de diferentes modalidades posibles de utilizar para solucionar el problema. - Consolidar el Área de Transporte como un proceso de Apoyo y que así sea visto por los demás Usuarios con Información permanente. - Realizar Macros que permita una mejor funcionalidad en la Planeación de la operaciones - Adoptar un Sistema de Transporte con mayor alcance y mejor funcionalidad. - Incorporar nuevo personal para dinamizar el proceso y hacerlo más eficiente. 1.6. CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN DE LA SOLUCIÓN 1.6.1. ENFOQUE desde el cual se evaluará el éxito en la superación del problema. El problema será resuelto cuando desde el área se puedan tener mejores tiempos en la planeación y gestión vehicular, permitiendo una atención Oportuna en el servicio y un equipo de trabajo comprometido con sus funciones y resultados. 1.6.2. INDICADORES con los que se evaluarán las soluciones al problema. a. Costo por kilo transportado: Total fletes/Kilos Movidos b. Flete como % de Venta: Flete pagado/Total ventas c. Ocupación vehicular: Kilos Movidos/Capacidad Instalada d. Cumplimiento de Presupuesto: Pto Gasto/Real Gasto 5 SITRA 24 de febrero de 2016 Proyecto: T-Sigo Autores: Rendon J./ Ospina Y. 1.7. ANEXOS QUE SE ADJUNTAN 1.7.1. Presentación y fundamentación de los anexos que se adjuntan. NOMBRE DEL ANEXO Contexto problema del FUNDAMENTACIÓN DE LA PRESENTACIÓN DE ESTE ANEXO del 1.1.1 Literal a) Organigrama del área de proyectos Estructura organizacional de proyectos en el comitente. 1.1.1 Literal b) Requisitos software Características actuales de las herramientas tecnológicas para la gestión de proyectos y las características que se necesitan adicionalmente. 1.4 del Breve descripción problema. Fecha de entrega del ejercicio Nombre y apellido de los autores con indicación del coordinador del grupo y del responsable del ejercicio del ambiente APARTADO DEL EJERCICIO AL QUE COMPLEMENTA 24/02/2016 Jorge Armando Rendon Yulieth Ospina Barrera 6