PROC-SGC-PRT-002 - Ossa y Asociados

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
PROCESO DE PROVEEDORES
TURISTICOS
Fecha: 04/08/2015
Versión: 4
Página 1 de 5
Cód: PROC-SGC-PRT-002
DOCUMENTO CONTROLADO
1.
OBJETIVO.
Determinar las acciones y requisitos para evaluar y seleccionar a los proveedores de
servicios turísticos y soporte administrativo, de acuerdo a su capacidad para suministrar
sus productos según los requerimientos de OSSA Y ASOCIADOS S.A.
Realizar seguimiento a los proveedores para verificar su comportamiento a través del
tiempo con el fin de que se tomen decisiones en pro de la mejora continua.
2.
ALCANCE.
Este proceso aplica desde la identificación de los proveedores, evaluación y selección hasta
la comunicación de los resultados obtenidos para la toma de decisiones.
3.
3.1
RESPONSABLES.
Gerente General. Es responsable de:
 Generar recursos para el cumplimiento del proceso de auditoría a proveedores, su
respectiva evaluación, selección y reevaluación.
3.2
Gestor de Proveedores. Es responsable de:
 Garantizar la implementación y cumplimiento de este documento.
 Evaluar, seleccionar de los proveedores de acuerdo a los requisitos definidos.
 Control y seguimiento a los proveedores con el fin de generar los criterios para la
evaluación.
 Informar a los proveedores, los resultados de su evaluación.
 Mantener la comunicación con los proveedores.
 Generar visitas de inspección.
 Realizar nuevas alianzas con los proveedores.
 Definir si se continua o no con los proveedores actuales, de acuerdo a su
comportamiento.
 Mantener actualizada la base de datos de los proveedores.
3.3
Agente de Viajes. Es responsable de:
 Informar el comportamiento de los proveedores para hacer la reevaluación.
 Realizar la reserva directamente con los proveedores, de acuerdo al tipo de servicio.
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
AUTORIZADO POR:
Javier Mantilla
Gestor de Calidad
Carlos Torres
Gerente de Operaciones
Marisol Grillo
Representante por la Dirección
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3.4. Personal Administrativo. Responsable de proveedores administrativos:
 DIRECTOR DE TECNOLOGÍA: Tiene la responsabilidad de los proveedores de
tecnología como cámaras, equipos de informática y cableado y mantenimiento.
 GESTOR DE TALENTO HUMANO: Tiene la responsabilidad de los proveedores de
Papelería, Aseo y cafetería, Seguridad, Dotaciones, Archivo y Gestión documental.
 ASISTENTE DE PRESIDENCIA: Tiene la responsabilidad de los proveedores de
infraestructura tales como mantenimiento, Sillas y mantenimiento, Fumigaciones,
Ventilación mecánica y Extintores.
4.
DEFINICIONES.
4.1
Proveedor.
Organización o persona que proporciona un producto.
4.2
Compra.
Adquisición u obtención de algo a cambio de un precio.
4.3
Requerimiento.
Es la necesidad de una compra.
4.4
Evaluación.
Recopilar y analizar información que permita determinar un rango de calificación.
Nota: Realizar nuevamente la evaluación al proveedor de acuerdo a los
seguimientos, en caso de no cumplir con un aspecto dentro de la evaluación.
5.
CONDICIONES GENERALES.
5.1
Tipo de proveedores.
Para evaluar y seleccionar proveedores OSSA Y ASOCIADOS S.A, tiene en cuenta el tipo
de proveedor determinando los siguientes:
 Hoteles.
 Mayoristas: Agencias de viajes especializados en destinos turísticos, específicos y/o
especializados.
 Aerolíneas
 Administrativo
 Otros (Transporte terrestre, Cruceros y Tarjetas de asistencia)
Se debe registrar el proveedor con el formato de calidad FMTO-SGC-COM-001 más la carta
de compromiso sostenibilidad con proveedores FMTO-SGC-COM-018.
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Criterios de Selección
Para la selección de un proveedor de servicios turísticos se debe tener en cuenta los
criterios establecidos en el formato de calidad FMTO-SGC-COM-015 y realizar la FMTOSGC-PRT-004 - Evaluación a Proveedores de acuerdo a los criterios establecidos en dicho
formato.
5.2
Evaluación del proveedor.
Para la evaluación de proveedores turísticos el Gestor de Proveedores diligencia el formato
FMTO-SGC-PRT-004, con el cual define si el proveedor cumple con los requisitos de OSSA
Y ASOCIADOS S.A para prestar el servicio.
5.2.1 Criterios de Evaluación.
CRITERIOS SELECCIÓN PROVEEDORES NUEVOS
NRO.
ITEM
DESCRIPCION
CALIFICA
CION
1
CALIDAD DEL
PRODUCTO
Los productos ofrecidos cumplen con las características presentadas en su propuesta
comercial.
20
2
CALIDAD DEL
SERVICIO
Cuenta con el personal calificado, para estar tendiente a satisfacer todas las necesidades del
cliente.
20
3
TRAMITE DE
QUEJAS Y
RECLAMOS
Presenta una línea o persona dedicada para atención y tratamiento de PQRS
10
4
RENTABILIDAD
PARA LA
AGENCIA
Ofrece beneficio para la agencia o con tarifas competitivas o porcentaje de comisión como
mínimo al 10%
10
5
SOSTENIBILIDAD
Conocen los aspectos de sostenibilidad en tres factores (Ambiental, Económico y
Sociocultural), tienen implementado un sistema de gestión de sostenibilidad
20
6
LEGALIDAD
Cumple con requisitos legales y reglamentarios exigidos en el formato de calidad FMTO-SGCCOM-001
10
Envío de documentación Completa y a tiempo
7
CAPACITACIÓN
Realiza capacitaciones de productos / servicios y ofrece material publicitario
TOTAL
10
100
CRITERIOS SELECCIÓN PROVEEDORES NUEVOS: HOTELES
ITEM
NRO.
OBSERVA
CIONES
CALIFICACION
Puntaje
1 =MENOR A 60%
5 = ENTRE 60% Y 80%
10 = ENTRE 80% Y 100%
Calificación
proveedor
NO CONFORME
POR MEJORAR
CONFORME
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Nota:
 El 50% del papel utilizado en la agencia debe tener en cuenta criterios ambientales,
para lo cual debe solicitarse evidencia al proveedor.
 En caso de comprar nuevos equipos adquirir aquellos diseñados con ahorro de
energía.
5.3
Clasificación Proveedores evaluados.
Los proveedores se clasifican según el puntaje obtenido en la evaluación de proveedores
así:
CALIFICACIÓN
Conforme
Por Mejorar
No Conforme
PUNTAJE OBTENIDO
10
5
1
Proveedor Conforme: Es aquel que al ser evaluado obtiene calificación de 10 puntos. Este
proveedor será incluido en el FMTO-SGC-PRT-017 Listado de Proveedores. Este formato
debe ser actualizado cada vez que exista inclusión de un nuevo proveedor.
Proveedor Por Mejorar: Es aquel que al ser evaluado obtiene calificación de 5 puntos.
Este proveedor será incluido en el FMTO-SGC-PRT-017 Listado de Proveedores. Este
formato debe ser actualizado cada vez que exista inclusión de un nuevo proveedor.
Proveedor No Conforme: Es aquel que al ser evaluado obtiene calificación de 1 punto.
Este proveedor no será tenido en cuenta para ser proveedor de OSSA Y ASOCIADOS.
Cuando el proveedor ya es seleccionado, el responsable del proceso hace la apertura de
la hoja de vida del proveedor con el formato Registro de proveedores FMTO-SGC-COM001, con el fin de ser enviado a los agentes de viajes, para que identifiquen a que proveedor
se le puede generar la compra.
Nota: Los documentos que los proveedores deben enviar a OSSA Y ASOCIADOS S.A son: los
descritos dentro del formato de Calidad FMTO-SGC-COM-001, como anexos digitales Esta
información reposa digitalmente en la Intranet y en la computadora del gestor de proveedores.
5.4
Seguimiento y Evaluación de Proveedores.
La evaluación corresponde a una valoración estadística que corresponde y debe ser el 25%
sobre el total de proveedores, estos mismos deben ser los más recurrentes y/o más
utilizados (Que hayan tenido ventas durante el año) que se hace para ver el comportamiento
y desempeño de los proveedores a través del tiempo.
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Gerente de Operaciones
Marisol Grillo
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Cada vez que el proveedor nos presta un servicio, el responsable de la verificación de los
servicios prestados, se actualiza el formato (mínimo 1 vez al año) Evaluación y de
proveedores SGC-PRT-004 evaluando el nivel de desempeño de los Proveedores, según
corresponda, donde se valida en cumplimiento del proveedor en los aspectos definidos por
OSSA Y ASOCIADOS, esta evaluación debe hacerse anualmente.
6.
REGISTROS DE CALIDAD.
Código y
Nombre
FMTO-SGC-COM001 “ Registro de
Proveedores”
Responsable
Protección Física
y Magnética
Tiempo de
Retención
Digital:
Carpeta de nombre
Proveedores
De acuerdo a
lo
establecido
dentro del
SGD.
FMTO-SGC-PRT004 - Evaluación a
Proveedores
FMTO-SGC-COM015 “ Criterio
Selección
Proveedores”
FMTO-SGC-PRT017 - Listado de
Provees
APROBADOS
FMTO-SGC-COM018 - Carta
Compromiso
Proveedores
Gestor de
Proveedores
Turísticos.
Disposición
Final
De acuerdo a
lo establecido
dentro del
SGD.
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