Tesorería y los estados bancarios electrónicos

Área Administración Financiera del Sector Público
Área
Administración Financiera
del Sector Público
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Ficha Técnica
Autor: Staff de profesionales
Título : Tesorería y los estados bancarios electrónicos
Fuente: Actualidad Gubernamental, Nº 59 - Setiembre 2013
Sumario
1.Introducción
2.Concepto
3. Presentación del libro bancos
4. Estracto bancario
5. Conciliación bancaria
6. Reporte del libro bancos en el SIAF-SP
7. Estados bancarios electrónicos
8. Aplicaciones informáticas
1.Introducción
El libro bancos es considerado un libro
auxiliar de contabilidad, la importancia
de este radica en determinar los saldos
financieros de las entidades a una fecha
determinada, siendo responsabilidad del
Área de Tesorería el registro, control y
conciliación. Los saldos finales del libro
bancos son conciliados con los reportes
bancarios, práctica que se realiza todos los
meses, dicho saldo debe ser comparado
con los saldos contables para su presentación en los estados financieros; los saldos
del libro bancos sirven para la toma de
decisiones de índole financiero. Por otro
lado, cabe precisar que recientemente la
Dirección General de Endeudamiento y
Tesoro Público ha creado el módulo de
información bancaria de las entidades
del sector público, que es un sitio web
en donde las entidades públicas podrán
acceder al estado bancario en forma
electrónica, ingresando al siguiente link.
<http://apps2.mef.gob.pe/siafmib/>.
2.Concepto
Este libro es un auxiliar de contabilidad
de rayado especial, en el cual se anotan
todas las operaciones financieras que
realiza la entidad pública, con la entidad
bancaria donde se mantiene su cuenta
corriente. Desde el punto de vista legal,
es un libro voluntario y desde el punto
de vista técnico-contable se le considera
como un libro auxiliar.
Las entidades pueden llevar varios libros
bancos, de preferencia para cada fuente de
financiamiento, en todo caso, es por cada
una de las cuentas corrientes que maneja.
Su importancia radica en que mediante
este libro, se ejerce un mejor control de
las operaciones bancarias en lo referente
a entregas o depósitos, retiros, cheques,
cartas de orden, código de cuentas interbancarias CCI, emisión de notas de cargo,
notas de abono o cualquier otra operación
que signifique aumentar o disminuir el
saldo de la cuenta corriente de la entidad.
El mejor control ejercido sobre las operaciones bancarias es un elemento que
facilita la optimización de los recursos
financieros de la entidad y por ende facilita la administración eficaz que viene a
ser el objetivo final.
El libro bancos, al igual que todo libro
auxiliar, se relaciona con los otros libros.
Por ejemplo, cuando se trata de pagos a
proveedores, la relación con el libro de
caja, con el auxiliar de proveedores; cuando se trata de cobros a clientes, la relación
está con el libro caja, con el auxiliar de
registro de ventas, entre otros.
3. Presentación del libro bancos
El libro bancos, al no ser un libro oficial,
adopta el rayado que considere cada
entidad, de acuerdo con sus necesidades
de información. El rayado más simple
se presenta como un cuadro dividido en
cuatro columnas, en las que se anota en
forma continua:
a)Fecha
Cada transacción financiera de ingresos y gastos es registrado cronológicamente.
b)Concepto
Detalle de la operación, pudiendo
ser un depósito o la realización de
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pagos a terceros. Asímismo, se considera el saldo inicial, saldo final,
entre otros.
c)Debe
Columna del libro bancos donde se
registra las operaciones que dieron
ingreso a la cuenta corriente, como
por ejemplo: depósitos realizados
mediante papeletas de depósitos, o
transferencias recibidas del Gobierno
mediante notas de abono.
d)Haber
En esta columna del auxiliar libro
bancos se registran las operaciones
de salida de dinero de las cuentas
corrientes cuando la entidad cumple
con pagar a proveedores por concepto de bienes y servicios, también se
considera el pago al personal activo
y cesante y otros gastos propios de la
entidad. Que generalmente se utilizan
cheques, carta de orden, CCI, pagos
electrónicos, entre, otros.
e)Saldo
Tan pronto se efectúa una operación
de ingresos o de gastos en el libro
bancos se debe detallar cuál es el
saldo real financiero que posee la
entidad pública; para ello, tenemos
dos resultados, cuando el saldo es
positivo, declaramos que el saldo es
deudor y cuando el saldo es negativo,
declaramos que el saldo es acreedor,
este último significa que la entidad
está financieramente sobregirada, la
cual no es aceptada por la normas
gubernamentales, puesto que los
ingresos deben ser iguales o mayores
a los gastos.
Debemos precisar que no toda venta
necesariamente sea un ingreso en
el libro bancos, sobre todo cuando
la venta se realizó al crédito y no al
contado; asimismo las operaciones
de compras solo se registran en el
libro bancos cuando sea realizado al
contado y no al crédito, de manera
que todo lo relacionado con el efec-
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Informes Especiales
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Informes Especiales
tivo que se gira o se deposita, será
reflejado en dicho libro.
En ocasiones se suele incurrir en errores u omisiones; con alguna frecuencia, el banco efectúa transacciones que
solo dará a conocer a la entidad con
posterioridad, mediante el registro
de una papeleta de depósito, nota de
cargo o nota de abono en el estado de
cuenta corriente de la entidad.
4. Estracto bancario
El extracto bancario, denominado también
estado bancario, es el reporte emitido por
las entidades financieras a las entidades
públicas que tienen aperturadas cuentas
corrientes en el cual se detalla el movimiento (cargos y abonos) que ha tenido
la cuenta corriente de la entidad en un periodo determinado, generalmente un mes.
Hay que tener en cuenta que el registro
de los movimientos bancarios de este
documento, están en forma contraria
a los registrados en el libro bancos de
la entidad. Esto sucede porque la fecha
de emisión de un título valor como por
ejemplo un cheque es cobrado por el
portador en fecha distinta o quizás una
nota de cargo emitida por la entidad financiera no fue registrada por la entidad
en la oportunidad de su emisión (ejemplo:
mantenimiento de cuenta, chequera, portes, gastos bancarios, entre otros).
El estado bancario tiene tal importancia
para que la empresa pueda verificar la
exactitud de las operaciones realizadas,
a través de la conciliación bancaria. El
rayado de este documento es muy similar
al libro bancos, toda vez que ambos se
refieren a la misma información.
Procedimiento Nº 2
Este procedimiento consiste en llegar al
saldo obtenido por el banco partiendo del
que hemos obtenido en el libro bancos de
la entidad. Este procedimiento se resume
de la siguiente forma:
• Saldo según libro bancos
• Más: cheques girados pendientes de
cobro
• Menos: entregas no consideradas por
el banco
• Saldo igual extracto bancario
El saldo según extracto o según libro bancos puede ser positivo o negativo. Cualquiera sea el procedimiento adoptado, es
necesario establecer primero, las diferencias que existen entre las anotaciones hechas en el auxiliar bancos y las anotaciones
que figuran en el extracto bancario; lo que
supone que esto se conseguirá si se tiene a
la mano estos dos elementos: la chequera
y el legajo de documentos que sustentan
el movimiento de la cuenta corriente de
la entidad.
6. Reporte del libro bancos en el
SIAF-SP
Las entidades públicas tienen la obligación
de registrar las operaciones financieras y
presupuestales en el Sistema Integrado
de Administración financiera del Sector
Público – SIAF-SP. Sin embargo, a partir
de la versión 13.03 el reporte de libro
banco solo mostrará las cuentas bancarias
administradas por la entidad. Tales como
los rubros 08 – Otros impuestos municipales, rubro 09 Recursos directamente
recaudados, entre otros. Es importante
que se entienda que la columna del DEBE
mostrará el ingreso recaudado y en la columna HABER mostrará el Gasto Girado.
Para acceder al reporte del libro bancos,
ingresamos a la siguiente ruta:
A continuación, se presenta el modelo de libro bancos emitido por el SIAF-SP.
5. Conciliación bancaria
Es un procedimiento mediante el cual se
verifica el movimiento de las operaciones
efectuadas con la institución bancaria,
permitiendo comprobar la exactitud de
nuestro saldo y el obtenido por el banco.
Existen dos procedimientos para llevar
a cabo una conciliación bancaria. Con
los dos se cumple el mismo objetivo,
existiendo entre ellos solo diferencia
de forma.
Procedimiento Nº 1
Este procedimiento consiste en tomar
como punto de partida el saldo que acusa
el extracto bancario para confirmarlo o
hacerlo llegar al obtenido en el auxiliar
de bancos de la entidad; procedimiento
que se sintetiza así:
• Saldo según extracto bancario
• Menos: cheques girados pendientes
de cobro
• Más: entregas no consideradas por el
banco
• Saldo igual al libro bancos
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7. Estados bancarios electrónicos
Para acceder a los estados bancarios electrónicos, se debe ingresar a la siguiente
dirección: <http://apps2.mef.gob.pe/
siafmib/> Este link tiene por finalidad
describir en forma detallada e ilustrada
las funcionalidades del módulo de información bancaria de las entidades del
sector público, el cual permite consultar
y exportar la información de los estados
bancarios. Asimismo, permite registrar
a los usuarios secundarios, que tendrán
acceso a los estados bancarios conforme
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a los requerimientos establecidos por la
Dirección General de Endeudamiento
y Tesoro Público. Dicho aplicativo fue
puesto en producción el pasado mes de
abril de 2013.
Cabe precisar que la Dirección General
de Endeudamiento y Tesoro Público ha
emitido el comunicado N° 007-2013EF/52.01 dirigido a las unidades ejecutoras del Gobierno nacional, Gobiernos
regionales y los pliegos presupuestarios de
los Gobiernos locales en la cual se detalla
lo siguiente:
Área Administración Financiera del Sector Público
- En el marco de lo establecido en el
artículo 8° de la Resolución Directoral N° 063-2012-EF/52.03, a partir
de la información correspondiente al
mes de junio del presente, los estados bancarios de la totalidad de las
cuentas bancarias en el Banco de la
Nación, de titularidad de las unidades ejecutoras del Gobierno nacional
y Gobierno regional y los pliegos presupuestarios de los Gobiernos locales,
se obtienen de manera electrónica a
través del SIAF-SP.
- Para tal efecto, los responsables titulares y suplentes de las mencionadas
cuentas bancarias podrán acceder a
dicha información a través de la siguiente dirección electrónica <http://
apps2.mef.gob.pe/siafmib/index.
jsp>, utilizando su respectiva clave
Tesoro a que se contrae el numeral
2.1 de artículo 2° de la Resolución
Directoral N° 050-2012-EF/52.03.
- En dicha dirección electrónica y únicamente dichos funcionarios, también
podrán registrar los datos de personal
que, a nivel de la Dirección General
de Administración o funcionario
que haga sus veces, sean designados
para consultar la antes mencionada
información de estados bancarios,
generando a través de dicho medio
sus correspondientes claves de acceso (“Claves para consultas”), previo
registro de sus datos en el módulo de
registro de planillas del sector público
(MCPP), del módulo administrativo.
- Para mayor información, se pone a
disposición de las citadas entidades
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el “Manual del usuario del módulo
de información bancaria de las entidades del sector público, a través
de la siguiente dirección electrónica
<http://www.mef.gob.pe/contenidos/
siaf/manuales/manual>.
- En consecuencia, el Banco de la Nación solo procederá a emitir la versión
impresa de estados bancarios a requerimiento expreso de la entidad titular
de la cuenta y sujeto a las condiciones
de dicha entidad.
- Asimismo, las consultas y/o reclamos
que, de ser el caso, requieran ser formulados respecto de la información
contenida en los estados bancarios
electrónicos, serán atendidos directamente por el Banco de la Nación
mediante los procedimientos acostumbrados.
Finalmente, podemos generar archivos PDF o archivos Excell.
Ingresamos a la opción Consultas/Estados bancarios electrónicos,
tal como se aprecia a continuación:
8. Aplicaciones informáticas
En seguida se visualiza la relación de cuentas corrientes aperturadas en el Banco de la Nación.
Luego, podemos consultar los saldos disponibles:
Queremos mencionar a nuestros usuarios que también podemos
acceder a los estados bancarios electrónicos ingresando a la
página del Ministerio de Economía y Finanzas seleccionando la
opción Tesoro Público.
Tras lo cual, elegimos la opción Aplicaciones informáticas y finalmente ingresamos a la opción Módulo de información bancaria
de las entidades del sector público.
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