Formulación de Proyectos

Ing. Alex Ruiz Lázaro
Esp. Gerencia de Proyectos
M. Administración de Empresas e Innovación
CONTACTO
 Celular: 300 4915185
 Skype: aruizlazaro
 alexruizlazaro@yahoo.com
 aruiz25@unisimonbolivar.edu.co
“¿De cuántas cosas nos perdemos
por miedo a perder?”
QUÉ ES UN PROYECTO?
“Un proyecto es un esfuerzo temporal que se
lleva a cabo para crear un producto, servicio
o resultado único”.
Project Management Institute (PMI).
Temporal: tiene un inicio y un final.
Único: productos o servicios diferenciados.
QUÉ ES UN PROYECTO?
“Proyecto es el conjunto de actividades
planificadas ejecutadas y supervisadas que
con recursos finitos, tiene como objeto crear
un producto o servicio único”
Alberto Domingo. Dirección y Gestión de Proyectos
QUÉ ES UN PROYECTO?
“Proceso único formado por un conjunto de
acciones coordinadas y controladas, para
lograr un objetivo conforme con requisitos
específicos, que incluyen los compromisos de
costes, plazos y recursos”.
Norma UNE 166000:2006
QUÉ ES UN PROYECTO DE
INVERSIÓN?
“Conjunto de informaciones sistemáticamente
ordenadas que nos permiten estimar los
costos y beneficios de una inversión para la
producción de bienes o servicios”.
Proyectos
Formulación
Fichas de Presentación de
Proyectos
• MGA
• Colciencias
• SENA
• Innpulsa
• Sistema General de Regalías
• Cooperación Internacional
Gerencia
Normas Gerencia de
Proyectos
• PMI
• UNE – ISO 21500: 2013
•UNE 166000
Expansión Empresarial
Infraestructura
Proyectos
Investigación Científica
Sociales
Claves para formulación de proyectos.
1
• Identificación
de
una
necesidad,
oportunidad, problemática, interés
• Reunir la información más valiosa
2
• Emplear una metodología de planificación
de proyectos eficaz: EML
• Estructurar la idea en una sola página
3
• LEER y releer muy bien los TR
• Estructurar la propuesta
Componentes del Proyecto
1. Título del Proyecto.
2. Resumen Ejecutivo.
3. Descripción del Problema o Necesidad.
Causas Directas e Indirectas
Efectos Directos
4. Justificación.
5. Objetivos
6. Metodología
7. Resultados Esperados
8. Cronograma
9. Presupuesto
10. Anexos
Ing. Alex Ruiz Lázaro
Título
 Responde a: Qué se va hacer, dónde y para qué.
 Breve, conciso y de acuerdo con los objetivos y líneas
temáticas de la convocatoria.
ARTICULACIÓN CON
Ing. Alex Ruiz Lázaro
Clave para diseñar el
proyecto
Construir
lineamientos que
faciliten la definición
de políticas orientadas
a la transferencia de
tecnología vía creación
de Spin-Off en
Universidades
Privadas en Colombia,
enfatizando en las
particularidades del
Caso: Universidad
Simón Bolívar.
Lineamientos de política para la
creación de spin-off en
universidades privadas en
Colombia: caso Universidad Simón
Bolívar
Título
PROYECTO
Objetivo
Problema
¿Cómo pueden las
universidades privadas
en Colombia generar
condiciones para el
fomento y creación de
spin –off que generen
valor..?
Clave para diseñar el
proyecto
Desarrollar un
prototipo para el
manejo del
semicultivo de jaiba
roja (Callinectes
bocourti) para la
obtención de jaiba
suave como producto
de innovación y
aumento de la
productividad en la
industria pesquera
Título
Desarrollo de un prototipo para el
semicultivo
de
jaiba
roja
(Callinectes bocourti) para la
obtención de jaiba suave como
producto
de
innovación
y
mejoramiento de la productividad
en la industria pesquera
PROYECTO
Objetivo
Problema
¿Es posible mejorar la
productividad de la
industria jaibera
mediante el desarrollo
del prototipo
propuesto para el
manejo de semicultivo
para obtención de jaiba
blanda?
Identificación del Problema
 Es lo más complejo y estratégico en la formulación
de un proyecto.
 No describir el problema como la “falta de algo”
FALTA DE
PROBLEMA
Ineficiencia de proceso de
producción para producir más
Aumento de costos de producción
Pérdida de posicionamiento en el
mercado
Ing. Alex Ruiz Lázaro
Problema
Vs
Proyecto
Deficiencia de un Servicio Público
Aumento de índice de delitos
Desbordamiento de un Río
Pérdida de clientes
Altos niveles de analfabetismo
Ing. Alex Ruiz Lázaro
?
Preparación del Proyecto
Dos elementos esenciales se deben elaborar
1. Diagnóstico Situación Actual
2. Estudio Técnico
• Definición del área de estudio.
• Situación base optimizada.
• Determinación del área de
influencia.
• Análisis y estimación de la
población.
• Determinación de la demanda.
• Determinación de la oferta actual.
• Cálculos y proyecciones: costo
beneficio
• Tamaño.
• Localización: macro y micro
• Tecnología.
• Participación de la comunidad.
• Gestión ambiental
Ing. Alex Ruiz Lázaro
Ciclo de Vida de un Proyecto
Niveles de Evaluación
• Estudio de Oportunidad: Se trabaja básicamente con supuestos
y usa elementos mínimos.
• Estudio de Pre factibilidad: Abundan fuentes secundarias, se
prepara un perfil del proyecto, se evalúa y se promociona entre
los interesados.
• Estudio de Factibilidad: Real posibilidad de que una alternativa
pueda llevarse a cabo. Usa fuentes primarias se usan para dar
mayor confiabilidad al análisis, se pueden usar algunas fuentes
secundarias.
Claves para formulación de proyectos.
1
• Identificación
de
una
necesidad,
oportunidad, problemática, interés
• Reunir la información más valiosa
2
• Emplear una metodología de planificación
de proyectos eficaz: EML
• Estructurar la idea en una sola página
3
• LEER y releer muy bien los TR
• Estructurar la propuesta
Términos de Referencia
• 1. Objeto: cuál es el propósito de la convocatoria?
• 2. A quién va dirigida?: empresas, universidades, personas
•
•
•
•
•
•
naturales, etc..
Requisitos mínimos: antigüedad, experiencia, contrapartida.
Montos máximos a cofinanciar.
Rubros: financiables y no financiables.
Calendario: fechas de cierre y de publicación de resultados.
Documentos de soporte: lista de chequeo.
Plazo de ejecución
MODULO 1
HERRAMIENTAS DE
DIAGNÓSTICO
•Análisis de involucrados
•Análisis de problemas
GENERALIDADES EML
SITUACIÓN ACTUAL
1. Análisis de involucrados
2. Árbol de problemas
SITUACIÓN DESEADA
3. Árbol de Objetivos
4. Análisis de Alternativas
Antecedentes Históricos EML
Naciones Unidas utilizan el EML
USAID
GTZ
Banco
Mundial
1969
Años 70
1977
GTZ
UE
1981
Años 90
Comienzan a utilizar el
EML
EML fue creado por la
firma
consultora
Practical Concepts Inc.
bajo contrato de la
agencia USAID
BID
1996
Comienza a
utilizar el
EML
Mejora el EML con ZOOP
(Planificación
de
Proyectos Orientada por
Objetivos) introduciendo
nuevas herramientas
La Comisión Europea
edita el “Manual de
Gestión del Ciclo del
Proyecto.
Enfoque
Integrado
y
Marco
Lógico
Conceptualización de un proyecto
1. Análisis de Involucrados.
“Se utiliza para esclarecer
cuales grupos y
organizaciones están
directa o indirectamente
relacionados
involucrados con la
situación de
insatisfacción
identificada.”
1. Análisis de Involucrados.
Sirve para determinar:
 Qué grupos apoyarían o estarían en contra de un
posible proyecto.
 Cuáles son sus intereses en relación con la situación
actual.
 Sus percepciones sobre los factores que causan el
problema o situación.
 La autoridad legal que tienen las organizaciones para
utilizar sus recursos para solucionar la insatisfacción
presentada
 Los recursos que cada uno de los actores tiene para
aportar a la solución.
1. Análisis de Involucrados.
Sirve para determinar:
 Qué
cambios de prácticas o actitudes deben
generarse desde el grupo objetivo.
 Qué mandatos tienen los diferentes actores,
incluyendo los organismos públicos y privados para la
ejecución del proyecto.
 Qué mandatos, recursos, políticas y prioridades
tienen los organismos externos en relación con el
financiamiento de un proyecto
1. Análisis de Involucrados.
Grupos
Intereses
Problemas
percibidos
Recursos y
mandatos
Se relacionan todos los actores que tienen relación con el proyetco:
•Organizaciones del sector público
•Organizaciones del sector privado
•Organizaciones de la sociedad civil
•Grupos de la población
•Grupos políticos
•Etc.
1. Análisis de Involucrados.
Grupos
Intereses
Problemas
percibidos
Recursos y
mandatos
En esta columna se colocan los intereses de cada grupo y que están
relacionados de manera directa con la situación actual insatisfactoria
identificada. Los intereses también pueden reflejar soluciones sugeridas
porcada grupo que este perjudicado por la situación actual.
1. Análisis de Involucrados.
Grupos
Intereses
Problemas
percibidos
Recursos y
mandatos
En esta columna se colocan los problemas específicos o condiciones
negativas, de tal manera que son percibidos por el grupo de involucrados
en estudio, en relación con la situación insatisfactoria. Hay que resaltar
que los problemas percibidos deben ser planteados de la manera mas
negativa posible y NO deben constituir soluciones encubiertas
1. Análisis de Involucrados.
Grupos
Intereses
Problemas
percibidos
Recursos y
mandatos
Recursos son aquellos que un grupo puede poner a disposición para
contribuir a solucionar la situación insatisfactoria o para bloquearla.
Pueden ser financieros (presupuesto) y no financieros (mano de obra,
influencia, huelgas, etc.).
Mandatos se refiere a la autoridad formal (legal o estatutaria) que tiene un
grupo de involucrados para proporcionar un servicio o cumplir una
función determinada.
1. Análisis de Involucrados.
Ejemplo
PROBLEMA DE CONTAMINACIÓN DE AGUA Y SUELOS EN UNA ZONA CAFETERA
GRUPOS
INTERESES
PROBLEMAS PERCIBIDOS
RECURSOS MANDATOS
Productores de café
Es su fuente de ingresos
No pueden dejar de utilizar
químicos porque la
producción se afecta
Capacitarse para mejorar la
producción
Ganaderos
Utilizan el agua del río para
el ganado
No pueden comerciar ni
consumir los productos
contaminados
Que los productores de café
cambien de forma de
cultivar el café o se
vayan de la zona
Agricultores
Utilizan el agua del río para
los cultivos
No pueden comerciar ni
consumir los productos
contaminados
Que las autoridades
intervengan para
obligar a los
cafetaleros que dejen
de contaminar
Amas de casa
Utilizan el agua para
cocinar
Ellas y sus familias se
enferman
constantemente
No pueden comerciar ni
consumir los productos
contaminados
Comerciantes
Compran el café
El café de baja calidad no
tiene mercado
Que no se puede hacer
nada
Fuente: Banco Interamericano de Proyectos -BID
2. Árbol de Problemas.
Analiza
las
características
negativas esenciales de una
situación actual.
Sirve para identificar problemas
con sus causas y efectos.
Visualiza
efecto
relaciones
causa
-
2. Árbol de Problemas.
El Análisis de Problemas se utiliza para describir en
forma gráfica y conceptual la problemática de una
situación actual asociando las causas y los efectos que
de estas se derivan.
Corresponde a la identificación del problema central que
afecta la situación que será transformada con el
proyecto, mostrando la lógica causa–efecto del problema
que se buscará resolver con el proyecto.
2. Árbol de Problemas.
2. Árbol de Problemas.
Mediante la colocación de los problemas principales de acuerdo con su
relación de causa – efecto así como sus interrelaciones, el árbol de problemas
nos ayuda a establecer el modelo lógico en el cual estará basado el proyecto.
Efecto
Efecto
Efecto
Problema principal
Causa
Causa
Causa
2. Árbol de Problemas.
Metodología para elaborar el árbol de problemas
1.
Tome la situación insatisfactoria identificada (problema principal) y colóquelo en
la parte superior.
2.
Identifique los problemas percibidos por los involucrados, que son causas
directas de la situación insatisfactoria (el cual se convierte en efecto de esas
causas) y colóquelos debajo del problema principal
3.
Continué colocando los otros problemas percibidos, que son causas de los
problemas identificados en el paso 2, hasta que llegue a las causas que son
“raíces”.
4.
Determine si algunos de los problemas percibidos por los involucrados son
efectos del problema principal (situación insatisfactoria) y colóquelos por encima
del problema principal
5.
Por último, trace líneas con flechas que apunten de cada problema que es una
causa, al (os) problema (s) que representa (n) efectos y asegúrese que el
diagrama tiene sentido.
2. Árbol de Problemas.
En la práctica cómo se hace?
1.
Ambientarse y conocer los detalles de la situación.
2.
Identificar el problema principal. Lluvia de Ideas con los involucrados. (diferentes
caras del problema. Ubicar el problema en el centro y NO PERDERLO.
3.
Examinar los efectos que provoca el problema (Ojo, un efecto puede ser resultado
de un efecto anterior. NO PERDER DE VISTA EL PROBLEMA).
4.
Identificar las causas del problema (Revisar cuales son las causas que están
generando el problema y sus efectos.) Debemos incluir en el análisis LAS CAUSAS
de las CAUSAS.
5.
Por último, trace líneas con flechas que apunten de cada problema que es una
causa, al (os) problema (s) que representa (n) efectos y asegúrese que el
diagrama tiene sentido.
2. Árbol de Problemas.
ANÁLISIS
PROBLEMAS
Efecto 1
DE
Efecto A
Efecto 2
Efecto 3
Efecto 4
n…
Problema Principal
Causa 1
Causa 2
Causa A
Causa 3
Causa 4
n…
2. Árbol de Problemas.
Un problema no es la ausencia de su solución, sino
un estado existente negativo
Falta de repuestos:
Incorrecto
Equipo no funciona:
Correcto
No hay pesticidas disponibles
Cosecha reducida por las plagas
Incorrecto
Correcto
La importancia de un problema no está determinada por su ubicación en el Árbol de
Problemas
Identificar problemas existentes (no los posibles, ficticios o futuros)
Formular el problema como un estado negativo
Escribir un solo problema por tarjeta
3. Árbol de Objetivos.
Convierte
los
problemas
identificados en el paso anterior,
en soluciones.
Describe una situación futura
deseada.
Identifica y visualiza relaciones
medio - fines
FINES
RESULTADO ESPERADO
MEDIOS
3. Árbol de Objetivos.
Se describe la situación futura que será alcanzada
mediante la solución de los problemas
En esta fase se comienza la identificación de las
alternativas
1. Formular todas las condiciones negativas del Árbol de Problemas en forma de
condiciones positivas que son: deseadas y realizables en la práctica
2. Examinar las relaciones "medios - fines" establecidas para garantizar la lógica e
integridad del esquema
3. Si fuera necesario hay que modificar frase existentes, eliminar objetivos no
necesarios
ESCASO DESARROLLO
SOCIOECONÓMICO
AGRICULTURA DESORDENADA
VULNERABILIDAD
ABANDONO DE LA
MIGRACIÓN A
SIN CRITERIO EMPRESARIAL
ALIMENTARIA
AGRICULTURA
LA CIUDAD
Árbol de
problemas
ESCASA OFERTA DE PRODUCTOS
BAJOS INGRESOS
AGROPECUARIOS
DEL AGRICULTOR
BAJA RENTABILIDAD DE LOS PEQUEÑOS PRODUCTORES
AGRARIOS
BAJOS RENDIMIENTOS Y MALA CALIDAD
DE LOS CULTIVOS
MAL MANEJO DEL
MERCADO INCIERTO
USO DE CULTIVOS
INACCESIBILIDAD
ESCASEZ DE ACCESO A
AGUA DE RIEGO
E INSEGURO
TRADICIONALES
AL CREDITO
INFORMACION SOBRE
MERCADOS Y PRECIOS
MANTENIMIENTO
INADECUADO DE LA
INFAESTRUCTURA
DE RIEGO Y DRENAJE
INSUFICIENTE
INFRAESTRUCTURA
DE RIEGO Y DRENAJE
ESCASA
CAPACITACION
EMPRESARIAL
ORGANIZACIONES
DEBILES DE LOS
AGRICULTORES
SISTEMAS DE
TRANSFERENCIA
BAJO COSTO DE LA TARIFA
DE AGUA
NORMATIVIDAD
ESCASA CONCERTACIÓN
INADECUADA
DE ACTORES AGRARIOS
TECNOLOGICA
EDUCACION
ATOMIZACION DE
Y DE INVESTIGACION
DEFICIENTE
LA PROPIEDAD
AGRICOLA DEFICIENTE
ALTO DESARROLLO
SOCIOECONÓMICO
AGRICULTURA ORDENADA,
AGRICULTURA
ATRACTIVA
EDONÓMICAMENTE
SEGURIDAD
ALIMENTARIA
CON CRITERIO EMPRESARIAL
OFERTA ADECUADA
DE PRODUCTOS
AGROPECUARIOS
FIJACIÓN DEL HOMBRE
EN ACTIVIDAD AGRÍCOLA
INGRESOS ADECUADOS
DEL AGRICULTOR
ALTA RENTABILIDAD DE
Árbol de
objetivos
LOS PEQUEÑOS PRODUCTORES AGRARIOS
ALTOS RENDIMIENTOS Y BUENA CALIDAD
DE LAS COSECHAS
MANEJO EFICIENTE Y EFICAZ DEL
CONOCIMIENTO
CULTIVOS
AGUA DE RIEGO
DEL MERCADO
ALTERNATIVOS
ACCESIBILIDAD
AL CREDITO
RENTABLES
MANTENIMIENTO
ADECUADO DE LA
INFAESTRUCTURA
DE RIEGO Y DRENAJE
SUFICENTE
INFRAESTRUCTURA DE RIEGO Y
DRENAJE
EMPRESARIAL DEL
COSTO BAJO
DE LA TARIFA
NORMATIVIDAD
ADECUADA Y
CUMPLIDA
ORGANIZACIONES
FUERTES DE LOS
AGRICULTORES
CAPACITACION
AGRICULTOR
ACCESO ADECUADO
A INFORMACION
SOBRE MERCADOS
Y PRECIOS
ORGANIZACIÓN EN
CADENAS PRODUCTIVAS,
ECONOMIA DE ESCALA
EDUCACION
CONCERTACIÓN DE
PARA EL DESARROLLO
ACTORES AGRARIOS
DE CAPACIDADES
EFICIENTES SISTEMAS
DE TRANSFERENCIA
TECNOLOGICA Y
DE INVESTIGACION
AGRICOLA
4. Análisis de Alternativas.
En forma de diagrama se consignan las alternativas
identificadas y validadas conjuntamente con las
diferentes estrategias que de ser ejecutadas, podrían
contribuir a cambiar la situación actual “insatisfactoria”
a la situación futura “deseada”.
Consiste en identificar estrategias alternativas a
partir del árbol de objetivos, que si son ejecutadas,
podrían promover el cambio de la situación actual a la
situación deseada.
4. Análisis de Alternativas.
En la práctica cómo se hace?
1.
Identificar diferentes conjuntos de objetivos - acciones.
2.
Eliminar los objetivos – acciones que no son éticamente deseables o
políticamente factibles.
3.
Evaluar las alternativas respecto de los recursos disponibles, la viabilidad
política, los intereses de los beneficiarios, de la entidad ejecutora prevista y de las
fuentes de financiamiento.
4.
Realizar los estudios pertinentes: económico, financiero, social y ambiental.
5.
Decidir cuál es es la estrategia o combinación de estrategias (alternativas) más
apropiada para ser la del proyecto