GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN Y/O

PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN
DE ACCIÓN Y/O CORRECCIÓN
Revisó:
Directora Control Interno y
Evaluación de Gestión
Aprobó:
Rector
Código: GSE.02
Versión: 01
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Fecha de aprobación
Abril 14 de 2015
Resolución No. 723
1. OBJETIVO
Facilitar la elaboración del Plan de Acción y/o Corrección resultado de las Auditorías Internas de
la D.C.I.E.G, con el fin de contribuir en el cumplimiento a las actividades propuestas.
2. ALCANCE
Aplica para la formulación de Planes de Acción y/o corrección resultado de las Auditorías
Internas, realizadas por la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión a todas las
Unidades Académico Administrativas de la Universidad Industrial de Santander.
3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS








1
DCIEG: Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión1.
Hallazgo de Auditoría2: Resultados de la evaluación de la evidencia recopilada en la
auditoría, frente a los criterios de la misma. Los hallazgos pueden indicar conformidad o
no conformidad con los criterios de la auditoría, u oportunidades de mejora.
Los tipos de hallazgos que se pueden presentar son: Fortalezas, No Conformidades y
Aspectos por Mejorar.
Fortalezas: Cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y normativos con
posibles oportunidades de mejora
No conformidades (NC): Incumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios o
normativos que afecta la conformidad del producto o servicio.
Aspecto por Mejorar (AM): Hallazgo de auditoría que indica una oportunidad de
mejora o un riesgo potencial de constituirse en No Conformidad.
Plan de Acción: Es el conjunto de acciones correctivas o aspectos diseñados con el fin
de subsanar las No Conformidades y Aspectos por Mejorar presentados durante los
procesos de Auditoría Interna.
Corrección3: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Una
corrección puede ser, por ejemplo, un reproceso o una reclasificación.
UAA: Unidad académico administrativa de la UIS.
Creada mediante Acuerdo del Consejo Superior No. 070 de 2005
Tomado ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de Calidad Fundamentos y Vocabulario
3
Tomado ISO 9000:2005 Sistema de Gestión de Calidad Fundamentos y Vocabulario
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4. CONTENIDO DE LA GUÍA
4.1. IDENTIFICACIÓN
Después de recibir el Informe Definitivo de Auditoría Interna Integral, según formato FSE.21, el
Proceso y/o Unidad debe construir un Plan de Acción y registrarlo en el formato FSE.22, el cual
se encuentra disponible en la intranet, en el Mapa de Procesos de la universidad, Proceso de
Seguimiento Institucional, https://www.uis.edu.co/intranet/calidad/calidad.html, identificando:

PROCESO/UAA/PROYECTO QUE ELABORA EL PLAN: Proceso del Sistema de
Gestión Integrado, UAA o Proyecto que fue auditado. Ejemplo: Contratación, Financiero,
Admisiones, Escuela de Estudios Industriales y Empresariales, etc.

Fecha de aprobación: Fecha generada por la Dirección de Control Interno y Evaluación
de Gestión.

Proceso: Aplica para los Procesos del Sistema de Gestión Integrado que fue auditado.
Ejemplo: Contratación, Financiero, Admisiones.

Hallazgo: Hallazgo registrado en el Informe de Auditoría.

Tipo: Puede ser No Conformidad (NC) o Aspecto por mejorar (AM).
4.2 ANÁLISIS DE CAUSAS
Con el fin de determinar las causas que originaron la No Conformidad y/o Aspecto por mejorar
y aportar al mejoramiento continuo, se debe realizar un análisis de causas que le permitirá
enfocar los esfuerzos de las actividades propuestas a eliminar las razones por las que se
evidencio y reducir al máximo su probabilidad de ocurrencia.
A continuación se proporciona una herramienta que le permitirá realizar un análisis de las causas
de la no conformidad a través de una metodología sencilla de preguntas y respuestas, que puede
ser utilizado por la Unidad si lo considera adecuado, según sea el caso.
VARIABLE
ANÁLISIS DE CAUSAS
Aplica
1. ¿Por qué?
1. Talento Humano:
Fallas presentadas por el personal involucrado:
funcionarios, estudiantes, contratistas, visitantes y
comunidad en general. Ej.: desconocimiento, desempeño,
falta de toma de conciencia.
Si
No
x
2. ¿Por qué?
3. ¿Por qué?
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VARIABLE
ANÁLISIS DE CAUSAS
Aplica
1. ¿Por qué?
2. Servicios y suministros:
Incumplimiento de especificaciones de los insumos,
productos y/o servicios solicitados para el desarrollo de
las actividades en la Universidad. Ej.: Materia prima,
información.
3. Medición:
Fallas en los mecanismos de control establecidos en el
proceso o subproceso. Ej.: Indicadores HSEQ, registros,
encuestas, comités, grupos
primarios, Monitoreos
ambientales, mediciones en seguridad y salud ocupacional.
4. Metodología:
Fallas que se presentan en la documentación, los
controles operacionales, respuesta a emergencias,
investigación de incidentes entre otros; en cuanto a su
nivel de cumplimiento y conformidad con los requisitos
de la organización, legales y de las normas.
5. Infraestructura/Equipos:
Fallas respecto a la adecuación de infraestructura,
desempeño de los equipos que se utilizan durante la
realización del producto o la prestación del servicio. Ej.:
Cumplimiento del mantenimiento preventivo, correctivo.
6. Factores Externos:
Hace referencia a todos los agentes generadores del
medio que inciden directamente en la conformidad de los
requisitos establecidos en el S.G.I.
Ej: Hechos de la naturaleza, actos o ausencia de actos del
gobierno, actos de desorden civil, leyes.
Si
No
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2. ¿Por qué?
3. ¿Por qué?
x
x
x
x
x
Nota: De manera breve, en la casilla de análisis de causas del formato FSE.22, Formato plan de
acción y/o corrección, debe registrar los resultados de este análisis, los cuales le permitirán
construir una corrección y/o plan de acción efectivo.
4.3 PLAN DE ACCIÓN
Teniendo en cuenta el análisis de causas realizado, se debe definir si se requiere de un plan de
acción para subsanar el hallazgo presentado, o si por el contrario, se realizará una corrección
inmediata.
En el formato se debe registrar la corrección establecida y las fechas del cronograma en las
cuales se dará cumplimiento a la actividad planteada.
En el caso de formularse un plan de acción, deben establecerse los siguientes campos:
4.3.1 Actividades: Se debe registrar la lista de actividades que se requieren para dar
cumplimiento al Plan de Acción.
4.3.2 Meta: Está conformada por:
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-
Descripción de la meta: Es la herramienta que se utilizará para medir el cumplimiento
del plan de acción planteado.
-
Unidad de Medida de la Meta: Expresa la métrica de los pasos o metas que contiene
cada acción con el fin de poder medir el grado de avance, puede darse en porcentaje
o unidad.
EJEMPLO:
Descripción de la Meta
Informes a la Dirección de la Universidad sobre el
avance del proyecto
Unidad de Medida de la
Meta
4
4.3.3 Responsable: Son los actores de la comunidad universitaria, cargo o grupo de personas,
encargadas de coordinar y hacer seguimiento al desarrollo del Plan de Acción de la
Unidad Auditada.
4.3.4 Cronograma: Establece las fechas estimadas de inicio y terminación de la
implementación del Plan de Acción. Se recomienda establecer las fechas de esta manera:
día / mes / año.
Nota: En caso de requerirse la reprogramación de una actividad, se debe realizar la
solicitud de prórroga a la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión con
anterioridad al vencimiento de la actividad, evidenciando las razones por las cuales no se
dará cumplimiento oportuno. La Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión,
notificará la aprobación de la prórroga.
4.4 SEGUIMIENTO
La Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión realizará mínimo 2 visitas en el año
para verificar el avance y la eficacia de los planes de acción registrados.
Nota: Todo lo registrado en el formato de Plan de Acción o Corrección es sujeto a revisión por
parte de los Entes de Control. Por tal razón se debe contar con la evidencia que soporte el
desarrollo de cada una de las actividades.
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4.5 VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL PLAN DE ACCIÓN
Finalizado el tiempo establecido en el cronograma se realizará una verificación del cumplimiento
del Plan de Acción con el fin de establecer si fue eficaz o no y proceder al cierre del mismo.
Al finalizar el cumplimiento de todas las acciones, correcciones y actividades que hacen parte del
Plan de Acción, la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión remitirá a la Unidad y/o
Proceso una comunicación informando el cierre del Plan de Acción o Corrección suscrito.
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
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FECHA DE APROBACIÓN
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DESCRIPCIÓN DE
CAMBIOS REALIZADOS
Creación del documento.