Congreso de Investigadores en COMUNICACIÓN -Santa Cruz (Bolivia), 5-8 de junio de 2002- TÍTULO Intranets corporativas y comunicación interna: la gestión del cambio a través de las percepciones OBJETO DE ESTUDIO Comunicación en las organizaciones DESCRIPTORES Imagen corporativa, capital intelectual, capital emocional, identidad, participación, comunicación corporativa RESUMEN Las percepciones de los trabajadores influyen decisivamente en el futuro de su organización, ya que es a partir de ellas desde donde el individuo genera las interpretaciones sobre las que entiende la identidad de su institución -sus modos de ser y hacer- y su particular papel dentro de ella. La existencia de este marco de percepciones sobre la propia empresa obliga a una gestión más completa del universo simbólico del individuo, dentro de la que se consideren el conjunto de intangibles emocionales e intelectuales. La comunicación interna, y la gestión de ese conjunto de información que denominamos Conocimiento Organizacional Disponible a través de las nuevas tecnologías -en concreto, las intranets corporativas- permite orientar de forma eficaz estas percepciones a través de la satisfacción de las necesidades de información y la generación de mecanismos que permitan la modificación o consolidación de activos emocionales. DATOS José Carlos LOSADA DÍAZ, Facultad de Ciencias de la Comunicación, Universidad Católica San Antonio de Murcia Adjunto de Ordenación Académica en la titulación de Periodismo Profesor de la asignatura de Comunicación Institucional y de Empresa e-mail: jclosada@ucam.edu Dirección: Campus de los Jerónimos s/n, Guadalupe (Murcia) -30107- España 1 DESARROLLO Las Intranet Corporativas Las Intranet corporativas representan la aplicación más directa del encuentro entre las tecnologías de la información y el ámbito interno de la empresa, fruto del desarrollo vertiginoso del primero y de las necesidades cambiantes del segundo. En esencia, las Intranet son una infraestructura de comunicación basada en los estándares de internet y que, por lo tanto, utiliza las mismas herramientas y protocolos que las utilizadas por la red de redes para la transmisión de información y de recursos en línea. Villafañe (1999: 308) aporta su propia definición sobre esta herramienta: “una intranet es una red corporativa de información, con las mismas propiedades que internet, que integra las personas, los procesos y las informaciones de una empresa” La diferencia de esta arquitectura de comunicación respecto a los usos habituales de la red Internet es, fundamentalmente, su destinatario, encarnado en el conjunto de públicos internos de la empresa, es decir, todos los sujetos que, de una forma u otra, forman parte activa en la vida de la organización 1. Por ello, su diseño y gestión debe realizarse considerando, básicamente, los requerimientos del conjunto de individuos que conviven con la realidad de la institución de forma regular. Por lo demás, la estructura poco difiere, en esencia, de otras fórmulas de presentación en Internet2: “Tecnológicamente, el punto de partida es el mimo que el de un sitio Web o un portal corporativo: lo que difiere es su orientación estratégica. Así pues, una intranet está basada en tecnología Web y está orientada a los empleados de una organización” Pero la llegada de las Intranet ha supuesto que, como en otras ocasiones, la pasión por la tecnología haya hecho olvidar que estas herramientas son, ante todo, un proyecto de comunicación en el que las posibilidades técnicas juegan un papel 1 Los públicos internos pueden definirse como el conjunto de personas que se ven afectadas de forma directa y regular por las decisiones y cambios que se producen en una organización 2 meramente instrumental, reservado a servir como plataforma que permita el tránsito de la información de un lugar a otro de la compañía -sin que ello deba condicionar ni la forma, ni el contenido ni mucho menos la efectividad del tránsito de los mensajes-. Las ventajas intuitivas generadas por una intranet son evidentes3. En primer lugar, estas redes poseen unas enormes posibilidades de almacenamiento de información en cualquier formato. Además, permiten a los trabajadores -independientemente de su posición en el organigrama, sus funciones o responsabilidades- conectarse con su organización en cualquier momento y lugar, superando las limitaciones espaciotemporales y haciendo posible la resolución más rápida de decisiones. A estas ventajas iniciales hay que añadir otras, como la alta capacidad de acceso libre y abierto para el conjunto de públicos -lo que supone una apariencia de “democratización del discurso”-, la confidencialidad de la comunicación, la rapidez y facilidad de su uso y, además, la cualidad de ser una herramienta económicamente ventajosa, ya que permite un considerable ahorro en material y gastos de distribución y envío -mensajería, papel o fax-. Villafañe (1999: 310) resume éstas y otras ventajas sobre los beneficios directos de la aplicación de estas tecnologías al mundo empresarial: “(..) incrementa la productividad, fomenta la colaboración en el seno de la empresa y constituye el sistema de gestión de la información más eficaz” Pero la existencia de una Intranet no garantiza ni su utilización ni su eficacia. De hecho, su efectividad debe ser estudiada teniendo en cuenta su funcionamiento como una herramienta de comunicación verdaderamente útil, lo que significa que un análisis objetivo debe centrarse en la forma en la que canaliza el tránsito de la información significativa a través de la estructura de la organización. Por ello, Así lo aseguran los expertos por la revista económica Cinco Días en “Cómo hacer negocios en Internet” (2000: 215) 3 Prueba de ello es su extendida utilización por las grandes compañías españolas. En concreto, y según el estudio comparativo realizado para El Estado del Corporate en España (VVAA, 2001: 106), las cinco compañías elegidas por su representatividad en su sector (BBVA, Gas Natural, Grupo Eroski, Iberia y Retevisión) contaban ya con la Intranet como uno de los elementos fundamentales para su comunicación interna 2 3 debemos preguntarnos sobre las posibilidades reales de que la intranet aporte algún valor añadido en la gestión de la comunicación interna y en el contacto con el elemento interno de la organización. Comunicación Interna En cuanto a la comunicación interna, el actual, parece ser un momento particularmente dulce en el reconocimiento de las posibilidades que su gestión profesional puede proporcionar a la institución, como lo demuestra el incremento exponencial de los órganos de comunicación en todo el tejido empresarial y la inversión creciente en este campo. La comunicación se ha convertido en uno de los instrumentos más valiosos con los que cuenta la organización para motivar al empleado y para fomentar su talento, ante la evidencia de que estos dos mecanismos acabarán propiciando mayores niveles de productividad en la organización. Así lo entiende Del Pozo (2000: 27): “(...) si somos conscientes de que la participación de los trabajadores en los procesos de gestión empresarial pueden propiciar un cambio de actitud en el trabajo, nos daremos cuenta de la rentabilidad y eficacia de la comunicación interna” La preocupación y desarrollo de la comunicación interna en estos últimos años ha estado guiada por los siguientes objetivos generales: - Proporcionar un RETORNO INFORMATIVO a los directivos acerca de los métodos de trabajo utilizados y las decisiones adoptadas, lo que significa procurar aumentar el conocimiento que los superiores poseen acerca de la forma en la que los empleados entienden su trabajo y el de sus compañeros. En definitiva, superar, al menos informativamente, las barreras impuestas por la jerarquía de la organización - Hacer posible el establecimiento de cauces de PARTICIPACIÓN activa y real del empleado en el futuro de la organización, en sus modos de ser y hacer 4 - Dar a los empleados todos los datos acerca de los objetivos estratégicos y los principios de la organización en cada momento, así como el PAPEL que cada uno de los sujetos debe desempeñar en ese contexto particular - Aprovechar e incrementar el POTENCIAL del EMPLEADO, reconociendo su papel dentro del proceso productivo - Solucionar todas las DEMANDAS DE INFORMACIÓN insatisfechas de los miembros de la organización Todos ellos son objetivos estratégicos con una indudable influencia en el rendimiento del capital humano y, por ello, en el beneficio institucional, por lo que resulta sencillo suponer que la consolidación de una estructura de comunicación eficaz permitirá generar valor a la institución a partir de sus personas, siempre que sea posible superar la visión simplificadora de un sistema informativo rigurosamente vertical, jerárquico y centralizado. El objetivo inicial es, por lo tanto, que la información circule de forma fluida y alcance, en las mejores condiciones, al conjunto de sujetos de la organización, aunque no de un modo absoluto ni arbitrario, sino teniendo en cuenta los objetivos perseguidos en cada momento y la identidad real de la que partimos. En ese sentido, las intranets corporativas permiten, como herramientas de comunicación formal, generar ciertas ventajas en el contacto con el empleado, beneficios que podemos resumir en las siguientes categorías: Accesibilidad: las intranets permiten un acceso constante y sencillo a toda la información generada por la organización Actualización: la información útil es aquella que no es obsoleta ni se encuentra caducada y que, por lo tanto, responde a las expectativas cambiantes de los individuos. Un medio como la intranet permite que esta renovación de los contenidos, en función de las demandas reales, se lleve a cabo con celeridad Retroalimentación: son altas las posibilidades de feed-back que una intranet permite a cualquier individuo en cualquier posición del escalafón jerárquico - 5 aunque ello, claro está, no implica la respuesta a la solicitud por parte del destinatario-. Participación: también son altas las posibilidades de participación real o casi real que hacen posibles la red interna, en un grado proporcionalmente muy alto respecto a cualquier otro canal formal Utilidad: la posibilidad del contacto punto a punto, de acceso a todos los lugares de la organización, en cualquier formato, con destino particular o grupal, con información sustancial o anecdótica, urgente o aplazable, y todo con rapidez y facilidad, permite un intercambio mayor de información significativa entre los empleados Teniendo en cuenta estas categorías, parece claro que la particular naturaleza de las intranets hace posible que pueda existir una mayor circulación de información entre los miembros de la empresa, punto de arranque imprescindible para su gestión más efectiva en función de las necesidades y circunstancias particulares. Así lo reconoce el estudio del diario económico Cinco días (2000: 216): “...la intranet se presenta como la mejor opción para conseguir proporcionar a los trabajadores la mejor información, tanto interna como externa, e implicarles en el proceso productivo, pues aporta una plataforma efectiva de comunicación” En este sentido, parece sencillo deducir que una de las consecuencias casi inmediatas del uso extendido de la Intranet lo representa el intercambio equilibrado de información entre los empleados, y la influencia recíproca entre los sujetos que esta nueva relación formal permite, configurando lo que Benavides denomina (VVAA, 2001: 32) “escenarios comunicativos”, espacios de intercambio de información con carga significativa. La creación de estos escenarios armónicos de intercambio se producen siempre, pero demasiadas veces de forma independiente a la línea organizativa -como una estructura paralela- por lo que no se aprovecha de la disposición formal de la comunicación que, supuestamente, beneficia a la organización. Con las intranets corporativas se asegura, al menos formalmente, la 6 posibilidad de circulación fluida de información, condición necesaria para la participación del grupo. Así lo asegura Cuesta (2000:158): “para que un grupo funcione eficaz y adecuadamente la premisa inicial y más importante es que la información fluya libre, rápida, eficaz y sin distorsiones ni redundancias entre los miembros del grupo” Pero la circulación de información no tendría sentido si no consideramos la materia que circula por la red. Hay que recordar que ningún tránsito de información es un proceso aséptico y, por ello, es necesario considerar lo que Piñuel (1998: 101) denomina la “mediación cognitiva de la comunicación”, es decir, el proceso mental de transformación e interpretación de la información por parte de los destinatarios. Es en este punto donde conviene recordar lo que podemos denominar Conocimiento Organizacional Disponible (COD). El concepto de Conocimiento Organizacional Disponible hace referencia a la existencia de contenidos referidos a la vida en la organización y compartidos por los públicos internos, lo suficientemente significativos y útiles como para poder ingresar dentro del proceso cognitivo del individuo -y de su grupo- y condicionar parte de su interpretación de la realidad. No toda la información sobre la organización tiene capacidad real de traspasar el umbral entre la información y el conocimiento, pero la inexistencia o ineficacia de los canales formales que permitan, al menos, el tránsito de la información útil de quien la tiene a quien la necesite, acaba convirtiéndose en el principal obstáculo para que exista esta conexión. Una de las claves estaría, por lo tanto, en el concepto “conocimiento”, del que han hablado ya abundantemente la psicología cognitiva y hasta la filosofía de la ciencia, por lo que no es de un interés central para esta comunicación. En cualquier caso, hablamos de un conocimiento no estrictamente asociado a las capacidades o destrezas -el know how-, sino de un conocimiento de carácter más intangible, formado por habilidades, experiencias, sensaciones y creencias, y constituido a partir de la información que el individuo recibe desde su propia experiencia o a partir de la 7 intermediación de un tercero. A este conocimiento, más allá de lo tangible y de lo práctico, se refiere Barceló (2001: 53) “el conocimiento tiene un componente, por su naturaleza, intrínsecamente unido a las personas y que tiene que ver con la creación de relaciones conceptuales en el nivel cognitivo y con la incorporación de esas relaciones de los valores, de las percepciones y de las emociones que provienen de la experiencia” El conocimiento, por tanto, tendría una dimensión emocional y una dimensión racional -capital intelectual-. En primer lugar, la parte afectiva repercute directamente en el nivel de motivación sin la cual es menos efectiva o duradera la aportación del empleado a su trabajo. Son activos ligados al compromiso y a la implicación, la seguridad, la satisfacción, la realización personal e, incluso, a la socialización. La parte afectiva es, en este sentido, inseparable en todo contacto humano dentro de la organización, independientemente del canal y del contenido. Por lo que respecta a la dimensión racional, durante los últimos años estudiada bajo la etiqueta de “gestión del conocimiento”, ésta ha prosperado en directa conexión con su utilidad real4 y, en gran medida, gracias a las posibilidades de interconexión que le han permitido las nuevas herramientas tecnológicas, especialmente las intranets, que han hecho posible conectar el conocimiento particular de las personas y orientarlo para generar conocimiento laboral nuevo. Así lo asegura Karl-Erik Sveiby (en Barceló, 2001: 9): “al contrario de lo que ocurre con los activos tangibles convencionales, el conocimiento crece cuando se comparte. Cada vez que se genera un flujo de conocimiento, este valioso activo se dobla” “Muchas empresas han entendido ya que su capital intelectual, el conocimiento y la experiencia acumulados durante años por el trabajo de sus empleados, es un activo más. Los procesos encaminados a mejorar ese capital, denominados gestión del conocimiento, se han puesto de moda. También en España. El 62% de las empresas asegura que ha puesto en marcha alguna iniciativa en este campo (...)”. Texto publicado en el diario El País, 17 de marzo de 2002, pag. 38 4 8 Ambas dimensiones del conocimiento -la racional y la emotiva-, presentes en el conjunto de mensajes que circulan en todas las direcciones del organigrama, sirven al individuo para interpretar la vida en la organización y situarse dentro de ella, por lo que resulta fundamental conocer y gestionar la información susceptible de ingresar en él. Ambas dimensiones configuran, también, el marco de las PERCEPCIONES a través de las cuales el individuo selecciona la información relevante para construir sus representaciones sobre su propia organización. Estas percepciones pueden definirse como aquellos constructos mentales que el sujeto utiliza como mecanismos de selección de la realidad existente y que le sirven para interpretar lo que le rodea en base a su carácter relevante y significativo, como recuerda Cuesta (2000: 124) cuando afirma que “el acto perceptual íntegro debe ir acompañado de captación de significado de lo que se percibe”. La parte más importante de estas percepciones lo representa la imagen. Imagen La imagen es, probablemente, la parte de las percepciones que cuenta con mayores posibilidades de generar algún tipo de consecuencia en los miembros de una organización. De hecho, este constructo es muchas veces la única excusa que utilizamos para situarnos ante la nueva información que nos llega y las circunstancias que pueda provocar. Rebel (1997: 212) llega más lejos al asegurar: “Only on thinking through an image, may a person be able to articulate attributory elements. Which elements will surface mainly depends on the interest a person has in an organization” La imagen, por lo tanto, es parte esencial de las percepciones de los sujetos aunque, en ocasiones, puede permanecer, en un nivel de inconsciencia. Sin embargo, las implicaciones objetivas que acaba provocando condicionan la toma de posiciones del individuo ante la realidad y justifican, muchas veces, sus decisiones. De hecho, algunos autores llegan a reconocer que no debemos establecer una barrera entre las imágenes y las actitudes, por cuanto ambas forman parte del mismo constructo. 9 La imagen que un empleado tiene sobre su empresa depende de la información que maneja, fruto de su propia experiencia o de los datos recibidos por otros canales o individuos, conformando un conjunto de referencias con capacidad de ingresar activamente en sus conocimientos sobre esa realidad. Pero, para que se produzca ese nuevo ingreso, es imprescindible que esa nueva información resulte significativa. Sin ese ingrediente inicial, los nuevos datos no estarán en condiciones de ingresar dentro del proceso mental y, por lo tanto, no modificarán la imagen en forma de conocimientos con la que el sujeto califica o interpreta la realidad, en este caso de su organización, o lo que es lo mismo, los atributos que utiliza para designarla. Por lo tanto, el primer paso para la creación o modificación de estos atributos es el carácter necesariamente significativo, por parte del receptor, de la información recibida con respecto a la organización, lo que tiene mucho que ver con el interés o la utilidad de tales datos. Esto une nuestro planteamiento a lo que antes denominábamos como Conocimiento Organizacional Disponible, o la existencia de información capaz de generar algún tipo de cambio cognitivo en el individuo y que, en el caso de la organización, tiene directa relación con lo que Van Dijk (1996) denomina “modelos de realidad”, estructuras mentales con las que una persona interpreta y se sitúa en su entorno laboral o social. Los mensajes van ingresando en los modelos de realidad de los sujetos y van provocando cambios que afectan, de una u otra forma, a la cultura de la propia organización5 -entendiéndola como el modo de trabajar y entender la vida dentro del lugar de trabajo-. De hecho, los comportamientos no serían más que la parte tangible 5 Existen numerosas definiciones sobre la Cultura de la Organización. Entre ellas está la que explica Horario Andrade (en VVAA coord. por Fernández Collado, 1997: 109), quien afirma que los elementos de la cultura son los valores y las creencias, y define a éstas como “aquellas proposiciones o ideas reconocidas como verdaderas por los miembros de un sistema cultural, independientemente de su validez objetiva” y aquellos, los valores, como “ideales que comparten y aceptan, explícita o implícitamente, los integrantes de un sistema cultural, y que, por consiguiente, influyen en su comportamiento”. Otros autores prefieren referirse a la cultura, como el conjunto de premisas que indican al trabajador la forma más correcta de percibir, pensar y sentir en la organización 10 de la cultura de la organización que, como el resto de las dimensiones, deben ser guiadas hacia el beneficio institucional, como recuerda Lucas (1997: 73) "la función de la cultura de la organización no puede ser otra que la de guiar el comportamiento hacia los modos de acción que convienen a la organización y a sus objetivos" Y si hablamos de cultura, debemos referirnos al elemento que parece constituirse como esencial dentro de la actual cultura organizativa, como es la necesidad de adaptación al cambio. Todas las organizaciones, independientemente de su naturaleza, estructura, propiedad u objetivos, están incluidas dentro de un sistema que les obliga a readaptarse constantemente a una realidad tan cambiante como competitiva en la que es fundamental la implicación del conjunto de sujetos de la organización de manera indiferente a su posición en la organización. Y no hay que olvidar que el cambio requiere, primero, la aceptación de que es necesario y, después, la implicación decidida en él. Como recuerda Costa (1999: 13): “todo cambio (...) afecta a la empresa y exige de ella respuestas eficientes en su toma de decisiones y en sus formas de relacionarse, de gestionar y de actuar” La influencia en la cultura es evidente. De hecho, algunos autores como Verdana (2002) han estudiado la forma general en la que las redes han influido en el cambio cultural de las organizaciones: “(...) la observación y el análisis de lo que está pasando en las organizaciones que han introducido Intranet-Internet indica que la transformación cultural que están experimentando está afectando tres áreas fundamentales: primero, la manera como se consigue y procesa la información para la producción de conocimiento. Segundo, la manera de entender y ejercer el poder, favoreciendo la construcción de una organización más horizontal, más democrática y más participativa. Y tercero, la manera cómo se trabaja” 11 Pero parece imprescindible que para asumir el cambio y llevarlo a los comportamientos -como base de la cultura compartida por los miembros de la institución- es necesario que el empleado conecte la dimensión racional y la emotiva algo que, en buena medida, se logra con la satisfacción de la información necesaria en cada momento y la consiguiente construcción de conocimiento organizacional incluyendo la imagen- que disipe dudas y sitúe a cada individuo en el papel que tiene asignado. Las intranets, que como hemos dicho favorecen el tránsito e intercambio de información, podrá acercar a los trabajadores a un conocimiento más próximo de la realidad existente y su papel para la creación de la realidad deseable, algo que debe lograrse con una implicación personal fruto de una nítida conciencia de su necesidad. De esta forma, la puesta a disposición de información que solucione los vacíos existentes genera de forma inmediata una reacción de carácter emocional, de adhesión o, al menos, de comprensión, como explica Cuesta (2000: 161), en referencia a otros estudios: “Shaw /1954) y Shaw y Rothschild (1956) han demostrado que los canales de comunicación de los grupos influyen sobre los aspectos psicoemocionales de sus miembros, especialmente sobre componentes tales como la satisfacción y la autovaloración. Probablemente el mecanismo que incide sobre este fenómeno hace referencia a la mayor disponibilidad de información generada por ciertas posiciones centrales de estos canales, así como por la percepción de mayor autoridad derivada de éstas (...). Estos miembros, como consecuencia de tales aspectos, se sienten más motivados y satisfechos. Puesto que la satisfacción y la motivación correlacionan fuertemente con el rendimiento, es de esperar que estos miembros rindan más que aquellos que ocupan posiciones periféricas en las redes de comunicación” Puede establecerse, así, una conexión directa entre el conocimiento real de los públicos, y sus motivaciones. Sólo si tenemos en cuenta esta relación directa podremos gestionar la información con alguna posibilidad de éxito en el cambio de las formas de pensar del individuo en la organización, conforme al gráfico que exponemos a continuación: 12 INTRANET Conocimiento Organizacional Disponible Percepciones Accesibilidad Actualización Retroalimentación Participación Utilidad Imagen Activos Emocionales Actitudes / Comportamientos El proceso cognitivo completo al que nos referimos es resumido por Rebel (1997: 210). Según este autor, la información que llega a los empleados se convierte en determinadas percepciones (perceptions), que dan forma a las interpretaciones y, desde ellas, se van configurando las intenciones (intentions). Por lo tanto, podemos afirmar que el recorrido mental más habitual conduce a la información significativa que circula por la organización hasta los individuos transformándose en representaciones -verdaderas o no- de la realidad, para convertirse, al final, en modelos particulares de actitudes y comportamientos -la parte más visible de la cultura corporativa-. En definitiva, solucionando los problemas de información que repercuten en el Conocimiento Organizacional Disponible, sobre todo, la imagen -gracias a las posibilidades particulares que permiten las intranets- puede lograrse una mayor implicación emocional del individuo6 en la realidad institucional -satisfacción, 6 La aplicación y análisis de campo de este trabajo se lleva a cabo en la actualidad en el marco de la investigación “Transformaciones e innovaciones en las estrategias, protocolos y perfiles de los profesionales de la comunicación en los nuevos entornos tecnológicos”, del grupo de Investigación 13 valoración, seguridad-, promoviendo su motivación y la participación más decidida dentro del desarrollo y futuro de la organización. Esta información debe valorarse en función de la carga racional y emocional que contiene, y la posibilidad de que ingrese dentro de las percepciones -entre ellas la imagen-, a través de las cuales el individuo se sitúa en situación más ventajosa ante la realidad empresarial cambiante. Lo que Bartoli resume (1992: 103) en un principio de corte estratégico, aquel que asegura que para “promover”, el empleado debe “creer”, debe “querer” pero, en primer lugar, debe “saber”. BIBLIOGRAFÍA - BARCELÓ M. (2001): Hacia una economía del conocimiento, EsicPrincewatehouse, Madrid - BARTOLI, A. (1992): Comunicación y Organización, Paidós Empresa, Barcelona - DEL POZO, M. (2000): Gestión de la Comunicación Interna en las organizaciones, Eunsa, Pamplona - GARZÓN A. y SEOANE, J. (1982): “La memoria del procesamiento de información” en DELCLAUX y SEOANE (eds.), Psicología cognitiva y procesamiento de la información, Pirámide, Madrid - LUCAS, A. 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