ASOCIACIÓN MEXICANA DE DISTRIBUIDORES DE AUTOMOTORES, A.C. Anexo 3. Sugerencias tratamiento recibos de caja que amparen depósitos para pagos de placas y tenencias Estimados asociados: Como complemento al tema de los recibos de caja, en este anexo damos a ustedes algunas sugerencias para el tratamiento de los recibos de caja que amparen pagos de placas y tenencias y cualquier otro concepto que se refiera a pagos que van a realizarse por cuenta de terceros1. La solución la haremos considerando las siguientes alternativas: PRIMERA ALTERNATIVA La empresa tiene la política de expedir recibos de caja NO FISCALES por aquellos ingresos a la caja que no impliquen un ingreso fiscal para la empresa. SEGUNDA ALTERNATIVA La empresa tiene por política expedir un comprobante fiscal (COFI) por todos los ingresos que recibe. Nota: en ambos casos se recomienda registrar los movimientos de placas y tenencias en una cuenta de clientes por separado a la que controle el importe de la venta. 1. Datos primer ejemplo. Supongamos que se recibe un pago del cliente por $20,000, donde se identifica claramente que el mismo corresponde a pagos por concepto de placas y tenencias. La operación normalmente se maneja como sigue: # Fecha Concepto 1 10/dic / 2011 Pago para placas y tenencias importe $20,000 Documento tradicional que se expide Recibo de caja. Se abona a la cuenta de Clientes/placas y tenencias 1 Un pago que se recibe para realizar pagos por cuenta de terceros no constituye un ingreso para la distribuidora. MERCADERES NO. 134, COLONIA SAN JOSÉ INSURGENTES, 03900, MÉXICO, D.F. FAX 36.88.36.51 www.amda.org.mx TEL. (01.55) 36.88.36.50 1 ASOCIACIÓN MEXICANA DE DISTRIBUIDORES DE AUTOMOTORES, A.C. 1A. Manejo de la primera alternativa La primera alternativa implicaría lo siguiente: # Fecha Concepto 1 10/dic / 11 Pago para placas y tenencias Importe Documento a expedir $20,000 Recibo de caja sin requisitos Información que recibe el SAT Al ser un recibo sin efectos fiscales, no se estaría reportando la operación al SAT. 1B. Manejo de la segunda alternativa La segunda alternativa implicaría elaborar un comprobante fiscal (COFI)2 por el recibo de caja al momento de recibir el pago, y para neutralizarlo se requeriría elaborar una nota de cargo al momento de identificar que el pago corresponde a trámites por cuenta del cliente (o al realizar el pago de las placas y tenencias) que no constituyen un ingreso fiscal. Los movimientos serían: # Fecha Concepto Importe 2 10/dic / 11 Pago para placas y tenencias $20,000 3 10/dic / 11 Nota de cargo/traspaso para separar el pago de placas y tenencias $(20,000) Documento a expedir COFI recibo de caja (naturaleza ingreso) COFI nota de cargo/traspaso recibo caja (naturaleza egreso) Información que recibe el SAT Como se puede ver, la información que recibiría el SAT sería un ingreso de $20,000 y un egreso de $20,000, por lo que al final, en forma correcta, el saldo sería de cero. 2. Datos segundo ejemplo. Supongamos que se recibe un pago del cliente por $30,000, donde no se identifica que parte del mismo corresponde a un pago de unidades y cual parte corresponde a pagos por concepto de placas y tenencias, por lo mismo el pago se le abona inicialmente en su totalidad al cliente por concepto de pago de unidad. 2 En este trabajo nos referiremos al comprobante fiscal como COFI. MERCADERES NO. 134, COLONIA SAN JOSÉ INSURGENTES, 03900, MÉXICO, D.F. FAX 36.88.36.51 www.amda.org.mx TEL. (01.55) 36.88.36.50 2 ASOCIACIÓN MEXICANA DE DISTRIBUIDORES DE AUTOMOTORES, A.C. Posteriormente, al quinto día se conoce que $20,000 del mismo pago corresponden a placas y tenencias. En ese momento, la empresa reclasifica el pago de $30,000, llevando $20,000 a la cuenta de clientes/pago de placas y tenencias. Se vuelve a sugerir que este último movimiento se ampare con una nota de cargo que lo ampare. La operación normalmente se maneja como sigue: # Fecha Concepto Importe 1 10/dic / 2011 Pago a cuenta del cliente $ 30,000 2 15/dic/ 2011 Traspaso a la cuenta de Palcas y tenencias $(20,000) Documento tradicional que se expide Recibo de caja Se abona a la cuenta de clientes Se carga a la cuenta de clientes y Se abona a la cuenta de clientes/placas y tenencias 2A. Manejo de la primera alternativa La primera alternativa, al no poder identificar que se trata de un pago de placas y tenencias y considerarlo como un pago a cuenta de la unidad, implicaría que al recibir el pago se elaborará un COFI como recibo de caja por el pago a cuenta de la unidad Posteriormente, al conocer que parte del pago recibido no corresponde a la unidad y que debe aplicarse al pago de palcas y tenencias, se requiere elaborar un COFI como nota de cargo para separar los $20,000 que equivocadamente se aplicaron al pago de la unidad. Los movimientos serían: # Fecha Concepto importe Documento a expedir 1 10/dic/ 11 Pago a cuenta (sin identificar, se abona a la cuenta del cliente) $30,000 2 15/dic/ 11 traspaso del pago anterior a la cuenta de placas y tenencias $(20,000) COFI Recibo de caja con datos de pago parcial (naturaleza ingreso IVA) COFI nota de cargo/traspaso al recibo de caja anterior con datos de pago parcial (naturaleza egreso IVA) Al final, estaría quedando un saldo de $10,000 que corresponden a los pagos a cuenta de la unidad. MERCADERES NO. 134, COLONIA SAN JOSÉ INSURGENTES, 03900, MÉXICO, D.F. FAX 36.88.36.51 www.amda.org.mx TEL. (01.55) 36.88.36.50 3 ASOCIACIÓN MEXICANA DE DISTRIBUIDORES DE AUTOMOTORES, A.C. Información que recibe el SAT La información que recibe el SAT sería un ingreso de $30,000 y un egreso de $(20,000), por lo que al final, en forma correcta, el saldo sería de $10,000. Los movimientos, al referirse únicamente a pagos (y estar identificados como pagos parciales), no deben generar un ingreso para ISR y si lo deben hacer para el IVA y el IETU. 2B. Manejo de la segunda alternativa La segunda alternativa se estaría manejando en forma similar a la primera pues la empresa tendría por política elaborar un COFI fiscal por todos los ingresos que recibe y posteriormente debería elabora un COFI por la nota de cargo/traspaso que ampare la reclasificación del pago a la cuenta de placas y trámites. MERCADERES NO. 134, COLONIA SAN JOSÉ INSURGENTES, 03900, MÉXICO, D.F. FAX 36.88.36.51 www.amda.org.mx TEL. (01.55) 36.88.36.50 4