control visual de planta y 5s, herramientas de mejoramiento continuo

CONTROL VISUAL DE PLANTA Y 5S, HERRAMIENTAS
DE MEJORAMIENTO CONTINUO
Juan Gregorio Arrieta Posada
Departamento de Ingeniería de Producción
Universidad EAFIT - Medellín ( Colombia )
jarrieta@eafit.edu.co
Resumen
El siguiente trabajo presenta la situación actual de muchas empresas pequeñas del medio
Colombiano, específicamente en la ciudad de Medellín, donde se ve claramente una gran
cantidad de problemas e inconvenientes para el control visual de planta. Basado en trabajos
académicos de los estudiantes de la asignatura herramientas de producción.
Diferentes escenarios son mostrados dentro de las empresas, además de los condicionantes
puestos tanto por las directivas y por la parte operativa para buscar un proceso de mejora.
Como herramientas se proponen las cinco S y el control visual de planta, las cuales son algo
fáciles de aplicar pero que requieren gran entrenamiento y compromiso.
Palabras clave: escenarios, control visual de planta.
ESCENARIOS EN LAS ORGANIZACIONES
Se puede definir escenario como el sitio en el cual se desarrolla la acción. En
nuestras plantas de producción este sitio es el piso, por lo tanto todo proceso de
mejoramiento en términos de POM debe partir de allí, donde están las materias primas, el
producto en proceso, las máquinas y el personal operativo.
Al hablar de escenario se habla de escenas y dentro de las más comunes que se presentan en
una empresa son las siguientes.
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•
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Recuento de piezas
Búsqueda de herramientas
Maquinaria averiada
Manipulaciones y transportes
Ingreso de cifras en computadoras o llenar planillas de control
Esperas por material a procesar
Mirar el funcionamiento de una máquina
Causantes de los escenarios
En nuestro medio el principal causante de escenarios es una mala administración de
la planta de producción debido a la premura que se tiene en la adquisición de pedidos por
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la parte de ventas y el deseo de satisfacer a todos los clientes por la parte de mercadeo sin
diferenciar si las demandas a las cuales se les va a trabajar son sobre pedido o por volumen,
lo cual genera grandes trastornos en producción llevando esto a no tener tiempo para
pensar en procesos de mejoramiento, sino a estar en función del día a día. Logrando estos
escenarios cuya base es producción, que más temprano que tarde afecten toda la
organización.
Hoy en día en Medellín, ciudad textilera ( confección) por excelencia, los procesos de
mejoramiento continuo han empezado a tener una gran fortaleza, esto debido
primordialmente a la apertura económica la cual en el país empezó a mediados de la década
del noventa. Pero dichos procesos de mejora están centrados básicamente en las empresas
más grandes y con mayores niveles de exportaciones, en las empresas pequeñas, las cuales
están empezando a exportar o incluso pueden no tener una vocación exportadora definida,
estos procesos no existen o no son interesantes o sus directivas no los conocen y su
principal preocupación es sobrevivir en el mercado interno y allí la competencia es a
muerte.
CONTROL VISUAL DE PLANTA
El control visual de planta es una herramienta de mejoramiento continuo que busca
de una manera sencilla que cualquier persona en la organización e inclusive ajena a esta
pueda determinar con una sola mirada, sin preguntarle a nadie, sin tener que consultar en un
computador que es lo que ocurre en la empresa o en el sitio de trabajo, como cumple sus
metas, que rendimientos se están logrando. Lo anterior se puede ver claramente en la figura
número 1, la cual muestra un sitio de trabajo visual con todos los elementos necesarios para
conocerlo.
Propósito de un sitio de trabajo visual
Su propósito es que en menos de cinco minutos se conozca con certeza el qué, el
quién, el cuándo, el dónde, y por qué de cada área de la organización y así el trabajador
pueda realizar su trabajo con mayor facilidad, seguridad, eficiencia, con alta calidad y a un
menor costo por medio la generación de ideas que utilicen sistemas visuales para resolver
problemas y alcanzar los objetivos trazados.
Para definir si un sitio de trabajo esta bajo los preceptos de control visual o no, se debe
definir la situación actual, la cual se apoya en el concepto de escenarios, y se refuerza con
las dos siguientes preguntas.
¿Cómo puede describir su sitio de trabajo en términos de organización, orden, limpieza y
adherencia a los estándares?
¿ Qué información específica, que no esta obteniendo, necesita para hacer su trabajo
más efectivamente.?
Visión de un sitio de trabajo visual
El concepto de visión de un sitio de trabajo visual busca determinar en que grado de
visibilidad se encuentra su lugar de labores si esta organizado o desordenado,
preguntándose lo siguiente.
• No existe nada extra o innecesario
• Existe un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar
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• Esta inmaculadamente limpio, donde la chatarra, aceites, desperdicios, caen
directamente en contenedores
• Se presenta limpieza constante de pared a pared
• La información, los formatos, las tarjetas de control de producción, los procesos que
allí se realizan se reconocen de un solo vistazo
• Es fácil distinguir inmediatamente si se está presentando una situación anormal o no
• El papeleo es simple y mínimo
• El desperdicio y las anormalidades en el producto son reconocidas por cualquier
persona
• Los procedimientos estándar son entendidos con facilidad y visualmente claros
• Se muestran los niveles de desempeño actuales e históricos
• Todos los factores y características de los materiales requeridos, las operaciones, la
máquina, la calidad y la seguridad están controlados adecuadamente para poder hacer
un trabajo efectivo
Un concepto fundamental que debe quedar claro cuando se inicia el proceso de mejora de
un puesto de trabajo en términos de control visual es el siguiente.
ES DIFICIL CAMBIAR EL CARÁCTER DE LA GENTE, PERO........
SI SE MEJORA EL SITIO DE TRABAJO Y LA MANERA DE TRABAJAR,
SE PUEDE CAMBIAR SU ACTITUD.
La organización de las empresas debe reforzar el pensamiento anterior con una constante
evaluación del ambiente de trabajo y preguntarle a todos los empleados, especialmente los
del piso de la planta lo siguiente.
•
•
•
¿Cómo podría usted describir su sitio de trabajo en términos de organización, orden,
aseo, disponibilidad de información y cumplimento de los estándares?.
¿Qué información específica usted necesita para desarrollar un mejor trabajo y ahora
no está disponible para usted.?
¿Cuál es la visión de su sitio de trabajo y qué le gustaría ver, oír, sentir en él? .
Respuestas típicas a las tres preguntas sobre el control visual
Se ha encontrado en nuestro medio que las respuestas de los operarios a las 3 preguntas
sobre control visual son básicamente las mismas, es necesario aclarar que las preguntas
fueron hechas en empresas pequeñas donde poco o nada existía sobre este concepto de
mejoramiento.
La gran mayoría de operarios respondió que su sitio de trabajo era desordenado, que no se
seguía ningún estándar establecido visualmente y es suficiente con la limpieza que hace la
persona de aseo. Otros respondieron mostrando un alto nivel de desapego al proceso de
mejoramiento, "yo para que voy a limpiar y a organizar si mi trabajo no es ese, a mi por eso
no me pagan"
Con respecto a la pregunta sobre que información específica que no esta obteniendo
desearía tener para hacer más efectivamente su trabajo, la gran mayoría respondió que lo
que necesitaba era tener información visual de los estándares de control del proceso como
variables tipo temperaturas y también les gustaría tener a mano instructivos de
mantenimiento y verificación de los equipos.
La tercera pregunta de control visual fue la que mayor complacencia causó porque los
operarios se sintieron participes del proceso de mejora al poder expresar sus deseos al
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preguntarles cual es su visión de su sitio de trabajo visualmente hablando. Ellos
respondieron quiero un sitio de trabajo donde me pueda sentir como en mi casa, limpio,
organizado y que pueda poner plantas y cuadros y que de gusto ir todos los días a trabajar
LAS 5S
Dentro del control visual y los procesos de mejoramiento conducentes al logro de una
mejor disposición y organización del piso de la planta se tiene como herramienta de apoyo y
guía a las 5S, las cuales provienen del Japón y buscan crear la conciencia del ¿Por qué no
puede ser el sitio de trabajo como la propia casa, igual de limpio, organizado y ordenado?.
En el contexto del control visual las cinco eses son el punto de partida para una
administración visual y usan como referencia inicial de trabajo los escenarios antes
presentados.
La idea de los programas 5S es la sencillez personificada buscando conservar las cosas
escrupulosamente limpias y ordenadas, aunque esta afirmación es la principal crítica que se
ha encontrado en las empresas del medio, quienes consideran que esto es una pérdida de
tiempo y energía y que los beneficios son poco tangibles en términos de producción, que el
tiempo invertido limpiando y organizando pudo haber sido utilizado en fabricando.
Pensamiento más errado no puede existir, si en el proceso de 5S, todo fue medido y
documentado es claro que ahorros existen y beneficios inmediatos, pero se deben levantar
indicadores tales como: Porcentajes de área usada, factor de uso de máquinas y equipos,
distancias recorridas, tiempos de búsqueda de herramientas y equipos, porcentajes de
devoluciones, porcentaje de cumplimiento a los pedidos y a las ordenes, ciclo de
producción, throughput
Definición de las 5S
Las cinco eses están formadas por cinco palabras provenientes del Japón las cuales
describen claramente que se debe hacer y tener en un sitio de trabajo para lograr una
adecuada administración visual, estas son.
JAPONES
INGLES
Seiri
Sort
Seiton
Stabilize
Seiso
Shine
Seiketsu
Standardize
Shitsuke
Sustain
Tabla 1: Elementos de las 5s
ESPAÑOL
Seleccionar
Ordenar
Limpiar
Estandarizar
Sostener
Se encontró de una manera muy clara que en nuestro medio el concepto de trabajo bajo la
filosofía de las 5S era casi que nulo y si alguna empresa lo llevaba a cabo era de una manera
empírica pero no siguiendo todos los pasos recomendados.
Definición de cada uno de los elementos
Seiri : Separar.
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Esta S consiste en diferenciar y separar todo lo necesario de los innecesario y ante la duda
desechar. Se encuentra que este primer paso es el más dificil de lograr debido a que
nuestros empleados y todos nosotros estamos acostumbrados a guardar cosas para usarlas
en un futuro y este nunca llega.
La tabla número 2 presenta una sencilla ayuda para guiar el proceso de separación de los
artículos bajo el concepto de Seiri
PRIORIDAD
BAJA
Frecuencia de Uso
Menos de una vez al año
PROMEDIO
Una vez cada 6 meses
Una vez al mes
Una vez a la semana
Una vez al día
Cada hora
ALTA
Donde Colocar
Botar
Colocar en lugar retirado
Colocar juntas en algún sitio
de la planta
Llevarlas o dejarlas en un
sitio concreto de trabajo o en
el mismo sitio de trabajo
Tabla 2: Prioridades de separación
Seiton : Organizar ( Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar)
Esta ese no es sólo organizar por organizar, consiste en las cosas que son necesarias
después de haber hecho la separación organizarlas de forma tal que su localización y uso
sea más fácil y rápido. Buscando que todo este disponible cuando se necesita. Para el
proceso de organizar se deben tener en cuenta ciertas recomendaciones básicas que
permiten el logro de un orden mejor.
• Determinar un lugar para todos los artículos identificados como necesarios
• Determinar cuantos artículos de cada tipo deben estar almacenados en dicho lugar. Se
pueden colocar límites de altura y tamaño
• Facilitar a cualquier persona encontrar, usar y devolver a su lugar los artículos
• Usar equipos estándar
Seiso : Limpiar
Esta ese consiste en no solo barrer y trapear sino también buscar métodos para
mantener el sitio de trabajo limpio, como recomendaciones para implementar dicha
herramienta es bueno tener en cuenta las siguientes fases.
Fase 1: Dividir zonas, decidir papeles.
Indicar el papel exacto que cada persona debe desempeñar y la zona exacta de
responsabilidad
Fase 2: Hacer la limpieza por zonas, por equipos
La limpieza cuidadosa y sistemática de zonas concretas y piezas de los equipos puede
ayudar a descubrir probables problemas antes de que estos se presenten.
Fase 3: Introducir mejoras
Tratar de pensar constantemente en manera de acelerar el proceso de limpieza y de
llegar a lugares que son difíciles de alcanzar, además de esto idearse mecanismos y/o
dispositivos que eviten que la mugre llegue al piso.
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Fase 4: Crear normas para el mantenimiento
Consisten en los cinco minutos cinco eses, en los cuales se busca limpiar diariamente y
pensar constantemente en mejoras.
Seiketsu : Estandarizar
Consiste en mantener y monitorear las 3 primeras S
Un paso mas allá de aplicar simplemente las tres eses en el que se idean métodos para
mantener la selección, el orden y la limpieza con el fin de:
• Evitar acumulaciones
• Asegurar que todo es devuelto a su propio lugar
• Mantener todo, Limpio como lo encontró
Normalmente son utilizadas listas de chequeo con las actividades de limpieza a realizar.
Shitsuke : Disciplina, Sostener
Consiste en apegarse a las normas escrupulosamente, es crear autodisciplina, por medio
de métodos para crear costumbres de eficiencia y seguridad y para conservarlas una vez
estas se hayan adquirido, por lo tanto se habla de fomentar costumbres y conservar
costumbres. Un ejemplo de un proyecto de disciplina se puede ver en la tabla 3.
PASO
QUE HACER EN DEPTO
DE PRODUCCIÓN
3 minutos de 5S
Comprobar la ropa
5 minutos de 5S
Organizar la colocación de
las herramientas
10 minutos de 5S
Limpiar el piso
Tabla 3: Proyecto de disciplina
QUE HACER EN LAS
OFICINAS
Despejar la mesa
Quitar
las
cosas
no
necesarias, objeto personales
Revisar archivos
RECOMENDACIONES Y CONSIDERACIONES FINALES
La implementación de las 5s, por medio de sus estrategias poco complicadas, permiten
que los procesos de producción sean mas fáciles de efectuar, que la suciedad que oculta o
induce a los errores de operación disminuyan, logrando el mejoramiento del ambiente de
trabajo y generando condiciones para que la gente trabaje mejor y comprenda de mejor
manera como hacer las cosas. Lo cual conlleva a la obtención de un apoyo para cualquier
proceso de gestión de la calidad en una empresa.
La importancia del papel de la administración es inmensa en el proceso de implementación
del sistema de mejoramiento continuo, esta área debe trabajar como una guía y como
persona que de ejemplo y retroalimente la información obtenida de cada una de las
diferentes etapas del proceso.
En los diferentes trabajos académicos llevados a cabo en el proceso de mejoramiento se
ven diferentes actitudes tanto de la parte operativa como administrativa que deben el líder y
responsable del proyecto tener en cuenta. A continuación se mencionan algunas
experiencias que han tenido las personas que se han involucrado en procesos de
mejoramiento relacionados con control visual y 5s, esta mención se hace en términos de las
diferentes áreas de las empresas en cuestión.
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Producción: Este proceso se debe aplazar hasta que se logre el nivel deseado de
producción o se termine de fabricar el pedido pendiente.
Finanzas: No existen actualmente recursos para adquirir equipos y/o ayudas visuales
para el control de la planta y cuanto esta dispuesto a invertir la empresa en capacitación y
entrenamiento.
Aseo: Como la gran mayoría de empresas tiene personal dedicado a estas labores, es
necesario redefinir las funciones de este puesto y entrenar a los operarios y empleados de la
empresa en elementos de aseo y limpieza.
Personal de planta: No será que esta nueva forma de trabajo no llevará a una mayor
cantidad de tareas a realizar y recibiendo el mismo pago. Aunque también ve que si a las
personas se les da la oportunidad de participar, de desarrollar su creatividad y mostrar que
sus aportes son importantes para la compañía y para ellos mismos, se obtiene una respuesta
inmediata de compromiso y cooperación.
Dirección: Normalmente esta área toma el proceso de control visual y mejoramiento
como algo muy bonito y factible pero puede no prestarle el suficiente apoyo puesto que los
resultados son a mediano plazo y la inversión en equipos, instalaciones y entrenamiento es
requiere de un desembolso inmediato.
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
PRODUCTIVITY PRESS (1996) 5S para todos, 5 pilares de la fábrica visual. Productivity
Press, Portland Oregon
IMAI, MASAAKI. (1998) Cómo implementar el Kaizen en el sitio de trabajo. McGrawHill, Santafé de Bogotá
HIRANO, HIROYUKI (1990) “Las 5s”, en Manual para la implementación del justo a
tiempo, H. Hirano. Capítulo 12. Editorial Productivity Press, Cambridge Massachusets.
GREIF, MICHEL. La fábrica visual, métodos visuales para mejorar la productividad.
Productivity Press, Cambridge Masachussets.
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figura nro 1: Visión de un sitio de trabajo visual.
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