Contabilidad de Gastos de Representación

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DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Contabilidad de Gastos de Representación
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“ESTE DOCUMENTO SUFRIO UN CAMBIO SIGNIFICATIVO”
I.
Objetivo:
Contar con la correcta y oportuna comprobación de los recursos autorizados a funcionarios
del ICAI, CG Y DG. Por concepto de Gastos de Representación, esto en forma mensual.
II.
Alcance:
El procedimiento de contabilizar los gastos de representación de funcionarios del ICAI, es un
proceso indispensable para lograr un correcto y oportuno reporte de los recursos ejercidos de
este Instituto y sus Funcionarios de Primer Nivel.
La Dirección Administrativa y el Encargado de Contabilidad son los responsables del control y
desarrollo de este procedimiento. Este Procedimiento se realiza a través del Sistema Integral
de Información Financiera (SIIF)
III.
Definiciones:
Gastos de Representación: Monto autorizado por el Consejo General, destinado al desarrollo
de las actividades inherentes al puesto, esto atañe únicamente al Consejo General y la
Dirección General de este Instituto
SIIF. Sistema Integral de Información Financiera
CG: Consejo General
DG. Dirección General
Funcionarios ICAI: Consejeros y Dirección General
IV.
Responsables:
La Dirección Administrativa y el Responsable de contabilidad son los responsables del
control y registro contable de los mencionados gastos.
V.
VI.
Referencia:
Marco legal.
·
Ley de la Auditoría Superior del Estado de Coahuila de Zaragoza
Presupuestos de Egresos de Estado de Coahuila de Zaragoza para el ejercicio en curso.
·
Presupuesto de egresos del ICAI.
Lineamientos:
Para el procedimiento de contabilizar los gastos de representación se tiene como directriz,
la aprobación del Consejo General de este Instituto, y los requisitos fiscales indispensables,
así como la normatividad emitida por la Auditoria Superior del Estado
El Responsable de Contabilidad, tendrá un catálogo de cuentas de egresos, autorizado
la Dirección de Administración y Finanzas.
por
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VII. Desarrollo:
Sujeto involucrado: Funcionario ICAI
1. El funcionario del ICAI, cuenta con una tarjeta corporativa destinada exclusivamente para Gastos de
Representación, con la cual deberá de cubrir el pago de todos los gastos generados en el desempeño de
labores inherentes al puesto. (alimentación de personas)
2. El funcionario del ICAI, previo ejercicio de esta prestación, deberá de presentar la facturación
correspondiente, relacionada en forma mensual de acuerdo al formato ICAI-DA-F-06 autorizado para
tal efecto, incluyendo la presentación física y electrónica (archivos PDF y XML) cubriendo los
requisitos fiscales.
Sujeto involucrado: Jefe de contabilidad
1. En el momento en que se recibe el estado de cuenta bancario de la cuenta n° 0157074700 se
analizan los movimientos de cada uno de los funcionarios, identificándolos con el numero de cuenta
bancario de cada uno de ellos, se llena el formato ICAI-DA-F-06, en la columna del CARGO EN ESTADO
DE CUENTA BANCARIO con los cargos correspondientes a cada empleado.
2. Recibe la relación de gastos con facturas anexas y firmadas de los funcionarios ICAI
3. Coteja con estados de cuenta bancarios, relacionando la información recibida del funcionario con la
emitida por el banco, (estado de cuenta previamente recibido) alimentando con esta información el formato
ICAI-DA-F-06. las columnas de Importe facturado incluye iva, propina facturada y total facturado Una
vez que dicho formato esta alimentado y conciliado,
3. Se alimenta el sistema SIIF, de la siguiente manera:
1* Se ingresa al icono SIIF ubicado en el escritorio de la computadora
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2* Se ingresa el nombre del usuario y contraseña, como se muestra en la pantalla, con lo que nos despliega el
acceso al menú principal del SIIF, seleccionando en el apartado de Egresos, la opción de Ejercicio Presupuesto
3* Seleccionas proceso, Administrar solicitudes de pago, y das clic.
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4*Nos despliega la pantalla mostrada en la que seleccionamos la opción Nueva, dando clic.
5* Se capturan los datos solicitados en esta pantalla, como Dependencia, Justificación, Beneficiario, Concepto de
la Solicitud y Descripción, Guardando al finalizar.
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6* Dentro de la pestaña DETALLE se ingresa la información en los campos de:
-Evento especifico
-La clave presupuestal
-El monto.
-Agregando los conceptos ya mencionados en la solicitud
Y guardando, esto nos genera un número de control.
7* Se imprime la solicitud de pago, se archiva junto a la comprobación física (fiscal) del empleado. Generando con
esto la solicitud de pago
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8* Con lo anterior, nos emite un numero de solicitud de pago, nos despliega la misma en pantalla dándole enter.
Aquí se tendrán que dar los estatus contables siguientes: emitida, recibida, validada, ejercida, en caja, en caja
confirmada; para que dicha solicitud pase al módulo de caja general para su respectiva impresión de cheque.
9* Una vez estando la solicitud en el estatus de EN CAJA ingresamos en el menú principal a la opción de CAJA
GENERAL.
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10* Dentro de caja general, seleccionamos la opción de procesos, pagos:
11* Dentro de la pestaña: Todos, se selecciona la clasificación indicada, además de la cuenta bancaria en la que
se generará el solo cargo, identificando el número de solicitud a trabajar, y seleccionando la misma.
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12* Una vez seleccionada la solicitud, se selecciona la opción de solo cargo.
13.- Ingresamos nuevamente al menú de SIIF, ejercicio presupuestal,
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14.- Procesos, administrar solicitud de pago,
15.- Opción Nueva,
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16.- Se capturan los datos solicitados en esta pantalla, como Dependencia, Justificación, Beneficiario, Concepto
de la Solicitud y Descripción, Guardando al finalizar.
17.- Dentro de la pestaña DETALLE se ingresa la información en los campos de:
-Evento especifico
-La clave presupuestal
-El monto.
-Agregando los conceptos ya mencionados en la solicitud
Y guardando, esto nos genera una póliza de diario, afectando con esto nuestra contabilidad según el catálogo de
cuentas y el clasificador del SIIF
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18.- Póliza de diario. Emitida
19.-Cuando se contabilizan comprobaciones de gastos de representación de los empleados, automáticamente el
SIIF, nos emite pólizas de DIARIO, en esta opción se selecciona el tipo de solicitud Póliza de Diario, en el
campo de no. de solicitud se ingresa el número antes generado, nos despliega la misma en pantalla dándole
enter. Aquí se tendrán que dar los estatus contables necesarios para que dicha póliza se refleje en nuestra
contabilidad y estados financieros, los cuales: emitida, recibida, validada, ejercida y en contabilidad.
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20. Con lo anterior se afecta contablemente nuestras cuentas según el clasificador y catalogo de cuentas utilizado
bajo el criterio contable del responsable.
21. Una vez captura la comprobación y si existieran cantidades en las columnas CARGO EN ESTADO DE
CUENTA BANCARIO NO HAY COMPROBANTE Y PROPINA PAGADA CON TARJETA DE DEBITO, se
procede a hacer un descuento vía nomina.
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VIII-. Diagrama de Flujo
INICIO DEL PROCEDIMIENTO
FIN DEL PROCEDIMIENTO
EL JEFE DE
CONTABILIDAD RECIBE EL
ESTADO DE CUENTA
BANCARIO Y DEL
FUNCIONARIO LA
COMPROBACIÓN FISCAL
(FACTURAS Y ARCHIVO
ELECTRONICO PDF Y
XLM)
NO
¿SE AUTORIZO?
SE REALIZA LA CONCILIACIÓN
BANCARIA DE LA CUENTA
CORRESPONDIENTE A LOS
GASTOS DE REPRESENTACIÓN
SI
EL JEFE DE CONTABILIDAD
REVISA QUE LOS
DOCUMENTOS CUMPLAN CON
LOS REQUISITOS FISCALES
INDISPENSABLES, ASÍ COMO
LA FECHA Y QUE LOS
MISMOS ESTÉN REFLEJADOS
EN LOS ESTADOS DE CUENTA
BANCARIA
NO
PROCEDE A
DESCUENTO
SE COTEJA CON ESTADOS DE
CUENTA BANCARIOS,
RELACIONANDO LA INF.
RECIBIDA DEL FUNCIONARIO
CON LA EMITIDA POR EL
BANCO (EDO CUENTA) SE
ALIMENTA FORMATO ICAI-DA-F06
SE VERIFICA EN AUXILIARES
CONTABLES QUE SE HAYA
REALIZADO EL CORRECTO
CARGO A LA COMPROBACIÓN
DEL EMPLEADO
SI
SE EMITE UNA SOLICITUD DE
PAGO Y UNA PÓLIZA DE DIARIO
COMO RESULTADO DE
CAPTURA EN EL SISTEMA SIIF
AL OBTENER LOS RESULTADOS
FINALES DEL FORMATO ICAI-DAF-06 SE CAPTURA EN EL SIIF
SE REPORTA AL
DEPARTAMENTO DE
RECURSOS HUMANOS PARA
PROCEDER AL DESCUENTO
VIA NOMINA
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Instrucciones de trabajo:
SIIF. Sistema Integral de Información Financiera
Sistema Integral de información Financiera (SIIF).
*Las que se indican según Manuel del SIIF, al cual se accesa, ingresando en el modulo indicado en el SIIF, y
seleccionando la opción de ayuda “?”, dentro de la cual se indican los pasos específicos a seguir. (SISTEMA
INTUITIVO)
Formatos:
Formato ICAI-DA-F-06
Fin de procedimiento.
Control de Cambios.
Rev. Ant.
Fecha
00
30/08/2011
01
12/10/2012
Descripción del cambio a la siguiente versión.
Se modifico el desarrollo del procedimiento en el punto n° 1 del sujeto involucrado:
jefe de contabilidad y el punto n°3 y se agrego el paso n° 21 del desarrollo del mismo
y el diagrama.
Se modifican procedimientos para dar cumplimiento a la obligación que se
fundamenta en la Resolución Miscelánea Fiscal para el 2014 publicada en el Diario
Oficial de la Federación. El CFF y la ley de ISR