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LINEAMIENTOS PARA ORGANIZADORES DE EVENTOS
CAMPUS DE CIUDADES SOSTENIBLES HABITAT III
1. Comunicación e
Imagen
Todos los eventos dentro del Campus de Ciudades
Sostenibles - Hábitat III deben cumplir con los
lineamientos de comunicación e imagen para
invitaciones, presentaciones y materiales de difusión
provisto por la Secretaría de Ambiente (ver anexo 1).
Cualquier duda en relación a temas de comunicación
contactarse al: s.ambientedmq@gmail.com.
Los idiomas oficiales del Campus de Ciudades
Sostenibles-Hábitat III son español e inglés.
Para asegurar que los eventos sean inclusivos, abiertos
y con alta convocatoria se sugiere que los eventos
ofrezcan una traducción inglés-español.
Todos
los
materiales
comunicacionales
(presentaciones, invitaciones, materiales de difusión,
fichas) deben tener versión en inglés y español
Los organizadores de eventos tienen la autorización de
utilizar un máximo de dos banners que serán colocados
al inicio de cada evento y deberán ser retirados al final
del mismo. Otro material comunicacional o de trabajo
asociado con el evento podrá ser distribuido en el salón
al inicio o durante el evento. Todo material deberá ser
retirado al finalizar el evento.
La Secretaría de Ambiente habilitará un micro sitio
donde se difundirá la agenda del Campus más
información básica de cada uno de los eventos.
Los organizadores son responsables de la convocatoria
a sus eventos
Para la difusión y promoción de los eventos que se
desarrollarán dentro del Campus se debe siempre
referir
para
más
información
dirigirse
a
quitocultura.info
Para la promoción en redes sociales de contenido del
evento se debe utilizar el #QuitoCasaHabitat3
2. Buenas Prácticas
Ambientales
Todos los eventos dentro del Campus de Ciudades
Sostenibles-Hábitat III deben regirse estrictamente a
los criterios de sostenibilidad y buenas prácticas
ambientales establecidos por la Secretaría de
Ambiente en la " Guía de Buenas Prácticas
Ambientales para Eventos" (ver anexo 2)
Se realizará la medición de la Huella de Carbono del
Campus de Ciudades Sostenibles- Hábitat III. Para esto
los organizadores de eventos tienen la obligación de
proporcionar a la Secretaría de Ambiente la
información solicitada en la " Guía de Buenas Prácticas
Ambientales para Eventos" (ver anexo 2).
Para reducir la Huella de Carbono del Campus, se
desarrollará la Campaña " Adopte un Árbol" dónde los
organizadores de eventos dependiendo de la huella
producida contribuirán y participarán en la
reforestación con especies nativas en zonas degradas
dentro del Distrito Metropolitano de Quito. Las
emisiones generadas serán retribuidas con una
cantidad de árboles equivalentes. La retribución de la
Huella de Carbono se realizará en coordinación con la
Secretaría de Ambiente.
3. Logística
La Campaña Adopta un Árbol inicia todos los años en el
mes de Octubre y es liderada por la Secretaría de
Ambiente del Distrito Metropolitano de Quito.
Los organizadores de eventos son responsables del
financiamiento necesario para llevar a cabo el evento,
incluyendo gastos adicionales como equipo técnico,
coffee breaks, almuerzos, logística, traducción y
materiales comunicacionales u otros que pudieran
requerir.
Al ser aceptado para participar dentro del Campus de
Ciudades Sostenibles-Hábitat III, los organizadores de
eventos tienen derecho de uso de la sala asignada por
el tiempo determinado.
En el caso de la cancelación de un evento, los
organizadores deben asumir toda la responsabilidad de
todas las posibles repercusiones que puedan existir.
Los organizadores de evento deben presentarse frente
al equipo de la Secretaría de Ambiente 30 minutos
antes de que empiece el evento.
El evento debe empezar puntualmente y cumplir con el
horario establecido. De no hacerlo el evento será
suspendido.
Todas las salas serán equipadas con sillas y mesas
dependiendo de las necesidades del evento. Además,
contarán con equipo técnico básico (proyector,
pantalla, dos micrófonos y audio). Todo equipo o
mobiliario adicional deberá ser cubierto por el
organizador del evento.
El organizador del evento deberá proveer con 7 días de
anticipación la distribución de sillas y mesas.
Se realizará un registro previo a los eventos a través
del micro sitio habilitado por la Secretaría de
Ambiente.
Todas las salas contarán con una mesa de registro al
ingreso de las mismas. El organizador del evento será
responsable de designar a una persona encargada para
el registro. El registro deberá a su vez ser compartido
con la Secretaría de Ambiente.
4. Contenido y
Sistematización
En el caso que el evento ofrezca servicio de catering,
los organizadores son responsables de la contratación
de los proveedores para la logística requerida.
El Campus de Ciudades Sostenibles trabajará con:
-Grupo Barlovento
-Hotel Hilton Colón
Los servicios de catering deben regirse a la Guía de
Buenas Prácticas Ambientales.
Los organizadores de eventos deberán proveer con una
semana (7 días) de anticipación la siguiente
información a) nombre y cargo de los expositores y
facilitadores; b) objetivos y descripción resumida del
evento; c) agenda con distribución clara del tiempo. El
formato de entrega se especifica en el anexo 4 parte 1.
Los organizadores de eventos deberán informar con
anticipación, por motivos de organización y logística, el
nombre y cargo de autoridades que participarán de sus
eventos.
El contenido de los eventos debe estar relacionado con
uno de los seis ejes de la Nueva Agenda Urbana
1. Cohesión Social y Equidad
2. Marcos Urbanos
3. Desarrollo Espacial
4. Economía Urbana
5. Ambiente y Ecología Urbana
6. Vivienda y Servicios Básicos
Una vez finalizado el evento, los organizadores deberán
entregar de manera digital a la Secretaría de Ambiente
las presentaciones realizadas y material de trabajo y
comunicacional.
Al finalizar el evento, los organizadores son
responsables de entregar la parte 2 del anexo 4 que
contiene la siguiente información: a) Tres conclusiones
de su evento con respecto a los objetivos del mismo; b)
Dos mensajes producto de su evento que permita
construir el Acuerdo de Quito y c) Dos mensajes para
redes sociales (Twitter y Facebook), producto de sus
conclusiones y el mensaje para el Acuerdo de Quito.
Anexos
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Anexo 1. Manual de Comunicación
Anexo 2. Guía de Buenas Prácticas Ambientales para Eventos
Anexo 3. Ficha de Sistematización