Examen especial a las operaciones administrativas y financieras

N OC . C . :
N ON I S :
PERIODO:
" 7961
2009
N OI N G R E S O D P E C C :
CONTRALORIA
GENERALDEL ESTADO
:li
DIRECCIÓNDE AUDITORíAI
'.*,';{
DAt -0036-2009
fNSTTTUTODE ALTOS ESTUDTOSNACTONALES
(|AEN) ./
INFORME
GENERAL1
EXAMENESPECIALA LAS OPERACIONESADMINISTRATIVAS-FINANCIERAS
TIPO DE EXAMEN:
EE
./
PERIODO DESDE: 2OO5tO2tO1
J7c?o6c{
-/
HASTA: 2OO8lO3lOl/
Orden de Trabajo
Fecha O/T
026200-DA1
17t10t2008
INSTITUTO
DE ALTOSESTUDIOS
NACIONALES,
IAEN
EXAMENESPECIALA LAS OPERACIONES
Y
ADMINISTRATIVAS
FINANCIERAS,
POR EL PERÍODOCOMPRENDIDO
ENTRE EL 1
DE FEBRERODE 2OO5
Y EL 30 DE SEPTIEMBRE
DE 2OO8
DIRECCIÓNDE AUDITOR|A1
Quito Ecuador
INSTITUTO
DE ALTOSESTUDIOS
NACIONALES,
IAEN
EXAMENESPECIALA LAS OPERACIONES
ADMINISTRATIVAS
Y
FINANCIERAS,
POR EL PER|ODOCOMPRENDIDO
ENTRE EL 1
DE FEBRERODE 2OO5
Y EL 30 DE SEPTIEMBRE
DE 2OO8
DIRECCIÓN
DE AUDITORÍA
1
QuitoEcuador
CONTRALORÍA
GENERALDELESTADO
DIRECCIÓN
DEAUDITORíA
T
Examenespeciala lasoperaciones
y financieras
administrativas
del Instituto
de Altos
Estudios
Nacionales,
IAEN
Período:Del2005-02-01
y el 2008-09-30.
SIGLAS
i leeru:
oáÁiióó-rsiüóióó-ñaóióñáiós
I lñsiiiuto
i COSENA:
: Consejode SeguridadNacional
li
:
!i
jj
ii
i LOSGGA:
Lét oisáni¿a*dé*Sérvició*Ciüii
t-cáiiéiá
y Homologación
Unificación
Salarial
l
i
i SENRES:
SENPLADES:
de Remuneraciones
del SectorPúblico
i SecretaríaNacionalde Planificación
y Desarrollo
Cóñóéjo-ñációñáidé
Eoüóilióñ
Süüioi
GONESUP:
!
,
NCt:
i Normade Controllnterno
E.SIGEF:
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Hümáñó;
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E;üatóriánó-áé-séé
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i
iilt¡tütó
ñá¿lónáidé
estáotétióáó
t eóñsó;
I
INSTITUTO
DE ALTOSESTUDIOS
NACIONALES,
IAEN
EXAMENESPECIALA LAS OPERACIONES
Y
ADMINISTRATIVAS
FINANCIERAS,
POR EL PERíODOCOMPRENDIDO
ENTRE EL 1
DE FEBRERODE 2OO5
Y EL 30 DE SEPTIEMBRE
DE 2OO8
iruorce
r
ornecc¡óN
DERuorroRíR
QuitoEcuador
INDICE
INFORMACION
INTRODUCTORIA
Exclusión
del alcance
ii
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¡i 8 / eOit ' l a
I
I
CAPITULOll
-:-r--r--
i-f--D;;mbóÍioi
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pói v¡¿t¡cos que no tienen la suficiente
23124
I
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La Guerra1
if--óóñiiáiós v convéniopara el Seminariodenominado
25126 I
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27
suscritocon el Ministeriode i
Jüiciiio
Conveniode co-financiamiento
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para la administración
de los recursosi
Falta de planificación
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humanos
42144
ante el Ministeriode i
No se ha gestionadooportunamente
parael pagode los aportesde los i
E"onomíalal transferencias
49152 i
i
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parala t 44t46 i
oe personat,
ir--erióiét-éñ-rá-emióion-üé*iil*ilióñéi
---i--4i,6¡4ii--j
i
i
-
ii
INSTITUTO
DE ALTOSESTUDIOS
NACIONALES,
IAEN
EXAMENESPECIALA LAS OPERACIONES
Y
ADMINISTRATIVAS
FINANCIERAS,
POR EL PERÍODOCOMPRENDIDO
ENTRE EL ,l
DE FEBRERO
DE 2OO5
Y EL 30 DE SEPTIEMBRE
DE 2OO8
CARTADE PRESENTACION
DIRECCIÓN
DE AUDITORÍA
T
QuitoEcuador
Ref. Informe aprobado el
Quito,
Señor
Director
Institutode Altos EstudiosNacionales,
IAEN
Presente
Hemosefectuadoel examenespeciala las operaciones
y financieras
administrativas
del lnstitutode AltosEstudiosNacionales,
por
período
IAEN, el
comprendido
entreel
2005-02-01
al 2008-09-30.
Nuestroexamense realizóde acuerdocon las NormasEcuatorianas
de Auditoria
Gubernamental,
emitidaspor la ContraloríaGeneraldel Estado.Estas normas
que el examensea planificado
requieren
y ejecutadoparaobtenercertezarazonable
que la información
y documentación
examinada
no contengan
exposiciones
erróneas
de caráctersignificativo;
que las operaciones
igualmente,
a las cualescorresponden,
se hayanefectuadode conformidad
con las disposiciones
legalesy reglamentarias,
políticas
y demásnormasaplicables.
Debidoa la naturalezaespecialde nuestroexamen,los resultadosse encuentran
expresados
en los comentarios,
y recomendaciones
que constanen el
conclusiones
presenteinforme.
Lasrecomendaciones
emitidasen esteinforme,de conformidad
con lo dispuesto
en el
artículo92 de la Ley Orgánicade la Contralorla
Generaldel Estado,son de carácter
y de aplicación
obligatorio
inmediata.
Atentamente,
DIOS,PATRIAY LIBERTAD
M*¿4
CPA"lng.ManuelTapiaTapia
Directorde Auditoría1
INSTITUTO
DE ALTOSESTUDIOS
NACIONALES,
IAEN
EXAMENESPECIALA LAS OPERACIONES
Y
ADMINISTRATIVAS
FINANCIERAS,
POR EL PERÍODOCOMPRENDIDO
ENTRE EL 1
DE FEBRERO
DE 2OO5
Y EL 30 DE SEPTIEMBRE
DE 2OO8
CAPITULOI
INFORMACIÓNINTRODUCTORIA
DIRECCIÓNDE AUDITORíAI
Quito Ecuador
CAPITULO
I
INFORMACIÓN
INTRODUCTORIA
Motivodelexamen
y financieras
del Institutode
El examenespeciala las operaciones
administrativas
a la ordende trabajo026200se realizóen cumplimiento
AltosEstudiosNacionales,
2008de
de ControlAño
IntegralÁrea
concargoal PlanOperativo
DA1de 2008-10-17,
1.
la Dirección
de Auditoría
Objetivosdel examen
y más
reglamentarias
legales,
el cumplimiento
de lasdisposiciones
Comprobar
y financieras.
administrativas
vigenterelacionada
conlasoperaciones
normativa
financieras,
Verificarla propiedad,legalidady veracidadde las operaciones
debidamente
y si éstasse encuentran
realizadas
duranteel períodoexaminado
de
y obedecenal cumplimiento
pertinente
con la documentación
respaldadas
institucionales.
losobjetivos
Alcancedel examen
y financieras
del Institutode Altos
administrativas
Examenespeciala las operaciones
y el
entre el 2QO5-02-01
IAEN, por el períodocomprendido
EstudiosNacionales,
2008-09-30.
Exclusióndelalcance
i\\
l\\
- COSENA,
ejecutó
Nacional
de Seguridad
InternadelConsejo
de Auditoría
N t-" Dirección
tr\ Oo. exámenes
por la Contraloría
General
los mismosque estánaprobados
especiales,
q
S delestaoo.así:
. ExamenEspecial
i RRHH: Reclutamiento,
selección,
2005-02-01 i Of 16423-DCAId" I
i
i, 2007-002-SG/CSN-A|
ZOOz-OOz-SC/CSN-AI ;i clasificación
personal
i
clasificación
delpersonal
del
delIAEN.
del
IAEN. i: 2007-09-30
ZOOZ-OS-SO
zOOAOO-ZO
OO-ZO
i zOOAlii
jurídica
Gonocimiento
de la entidady la naturaleza
BaseLegal
El 1972-05-22,
conDecretoSupremo375-A,publicado
en el RegistroOficial84
de 1972-06-20,
se creóel Instituto
Nacionales,
deAltosEstudios
subordinado
a
la Secretaría
Generaldel Consejode Seguridad
Nacional.
Con DecretoSupremo275 se expidióla Ley de SeguridadNacional,la que se
promulgó
en el Registro
Oficial892de 1979-08-09;
cuyoartículo16,dispone:
"...Dependende la SecretaríaGeneraldel Consejode SeguridadNacional,la
DirecciónNacionalde Movilización,la Dirección Nacionalde DefensaCivil, la
DirecciónNacionalde lnteligenciay el lnstituto de Altos Esfudios Nacionales,
cuya organización y funcionamiento constarán en /os Reglamentos
respectivos...".
En la LeyReformatorial24,
publicada
en el Registro
Oficial982de 1996-07-05,
articulo1, dispusoque el Instituto
Nacionales
una
de AltosEstudios
constituye
jurídicay sin fines
entidadde educación
superiorde postgrado,con personería
de lucro,destinadaa investigary analizarde forma permanentela realidad
nacional,desarrolloy consolidar,conocimientosrelacionadoscon la
planificación,
coordinación,
direccióny ejecuciónde las políticasnacionales
en
losaltosniveles
gubernamentaldel
de la conducción
estado.
La Ley de Educación
Superior,publicada
en el RegistroOficial77 de 2000-05párrafo
15,en el penúltimo
de la Undécima
Disposición
General,
señala:
r\\
L\\
\ ii,
"...E|lnstitutode AltosEsfudiosNacionales
es un centrode educaciónsuperior
que funciona de acuerdo con la Ley de su creación y realiza actividades
académicas
en e/ nivelde postgrado...".
ü
\
MedianteDecretoEjecutivo1584 de 2004-04-14,
se expidieron reformasal
Reglamento
General
delInstituto
de AltosEstudios
Nacionales;
así:
Artículo.l.- Sustitúyaseal Artículo32 por el siguiente:
"...Ellnstitutode Altos EstudiosNacionales(IAEN)es una entidadacadémica
superiorde postgrado,con personeriajurídica y sin fines de lucro; reconocido
por la Ley Orgánica de EducaciónSuperior,como un centro de educación
superiorque funcionade acuerdocon la ley de su creacióny realizaactividades
académicasen e/ nivel de postgrado...Salvandosus normas constitutivas,
el
lnstituto de Altos Esfudios Nacionales(AEN) está obligadoa cumplir con lo
dispuesfopor la Ley orgánica de Educación superior, los Reglamentos
y
Resolucionesdel CONESUP...
"
Artículo 2.- A continuacióndel artículo39, añádaseun artículocon el
siguientetexto:
"...4tt.40.- Confiéraseal Directoriodel lnstitutode AltosEsfudiosNacionales,
comosu Órganodet másaltonivel, tas atribuciones
y facultadesnecesarias
para
que emitasu Estatuto,Reglamentosy más normasque regulensu organización
y funcionamiento;
en los aspecfos,académico,administrativo
y económico. En
concordanciacon su Ley de Creación;la Ley Orgánicade EducaciónSuperiory
más Leyes,Reglamentos
y disposiciones
que emitael CONESUp...".
Artículo 3.- A continuaciónde las DisposicionesGenerates,
añádasela
siguienteDisposición
Transitoria:
"...4rt.41.-En un plazo de 90 días,a partir de la publicacióndel presente
DecretoEjecutivoen el RegistroOficial,el Directoriodel IAEN,deberáemitir et
Estatuto del lnstituto de Altos Esfudios Nacionales,el mismo que guardará
conformidadcon /as disposicionesde la Ley de su creación,la Ley Qrgánicade
Educación superior, su Reglamento General y más Resolucionesdel
CONESUP...
El Estatutodel lnstitutode AttosEsfudiosNacionales
(AEN)
deberá ser aprobadopor el consejo Nacionatde Educaciónsuperior CONESUP...".
El Estatutodel IAEN,emitidocon DecretoEjecutivo178 de 2005-05-31,
se
publicóen el Registro
Oficial41 de 2005-00-17.
Con DecretoEjecutivo1011de 2008-04-09,
se dispusola reorganización
del
IAENy su adscripción
a la Secretaria
y Desarrollo,
Nacional
de Planificación
SENPLADES;
así:
"...Artículo1.- Reorganizase
el lnstitutode AltosEsÍudiosNacionales(|AEN)
creadomedianteDecretoSupremoNo.375,publicadoen et RegistroOficiatNo.
84 de 20 de junio de 1972,el cual, en adelanteestará adscritoa la Secretaría
Nacionalde Planificación
y Desarrollo.El lnstitutode AltosEsfudiosNacionales
IAEN,para el ejerciciode sus actividadestécnicasinvestigativas,académicas,
administrativas y financieras actuará de manera desconcentrada e
independiente,como Centro de EducaciónSuperior,conforme establecela
disposiciónGeneral undécima de la Ley orgánica de Educaciónsuperior.-
,N
\\
\J
ñ
ñ
.\
n
U
Artículo 2.- Determínase como finalidad del lnstituto de Altos Esfudios
Nacionales(IAEN) ofrecer a /os funcionarios,servidoresy demás personas
vinculadasal eierciciode la potestadpública,el apoyoacadémicoe investigativo
necesarioque contribuyaa su formacióny especializacióna fin de gue esfas
personas puedan actuar en la administraciónpública con competencia,
profesionalismoy honestidad,y con su trabajo contribuyaal desarrotlodet
país..."
El artículo5 del citadoDecretoEjecutivo1011,estableceque el Secretario
Nacional
de la SENPLADES,
queregulela organización.
expedirá
el Estatuto
El IAEN es un centrode educaciónsuperiorreconocidopor la Disposición
GeneralUndécima
de la Ley Orgánicade Educación
Superiory comotal forma
partedelcatálogo2 de instituciones
y descentralizadas.
autónomas
Reglamento
internode contrataciones
del IAEN,expedidocon Resolución
IAEN2004-010
del 2004-06-22.
I
EstructuraOrgánica
Con ResoluciÓn
de DirectorioIAEN-2004-001
de 2004-03-2$se resuelveaprobarla
estructura
orgánicadel Instituto
en lossiguientes
términos:
¡
vvtttr9tvtt
I
\Jg
t_
lNl
1 \\\
]N
, \ \ ¡ --s-----', ) 'i
V^
OfganOS
d g Apo-yo
de
ApOVO
\) I¡ org_anosi
\ :
U
|
-
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Lte r9\ilgtiáUu
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. -- Ibép;rt;méñió
Aomin¡stráiivo
r¡ñá*üó**--;
i
i
!
Jepartamento
I tqt I tgt ttv
de
w
9
vComunicación
vt
I tut ilvctvtvl
I \Social
)tJulcll
vvyq
l
i
I
Objetivoinstitucional
El lnstitutode Altos EstudiosNacionalesIAEN,en el Plan Estratégico
2006-2010,
actualizado
el 2007-06-20,
definiólo siguiente:
Visión
Institutolíderen Educación
Superiorde postgrado,
a nivelnacional,
estructuralmente
organizado,
eficientemente
administrado.
Con un cuerpodocentey administrativo
altamentecompetentey con una estructurapedagógica,
física,y tecnológicade
vanguardia,que permitanbrindar una alternativade formaciónacadémicade
que promuevay desarrollecapacidades
excelencia,
de liderazgopúblicoy privado
proactivoy prospectivopara la planificación
y conducciónpolíticadel Estado
ecuatoriano.
I
Misión
Proporcionar
una Educación
Superiorde postgrado
integraly de excelencia,
mediante
actividades
de docencia,
investigación
y extensión
orientadas
a la formación
de líderes
nacionales
con capacidad
planificación
de dirección,
y/o asesoramiento
de alto nivel,
medianteel análisiscientífico
en la concepción
y el diseñode políticas
de Estado,que
permitanal Ecuadorla cohesióninternacomonacióny la independencia
e importancia
de EstadoSoberano.
En el artículo3 del DecretoEjecutivo1011 de 2008-04-09,
se dio at |AEN,las
siguientes
atribuciones:
Lr
IN
'\\
v\
N
\l
t1
"...a) Levantary sistematizarinformaciónretacionadacon las demandasde
capacitaciónde los funcionariosy servidorespúblicos,en coordinacióncon la
Secretaría Nacional Técnica de Desarrollo de Recursos Humanos y
Remuneracionesdel Sector Público, SENRES;.- b) Desarrollarprogramas
académicosorientadosa safisfacerlas necesidades
de capacitaciónde /os
funcionariosy seruidorespúblicos en e/ marco de /os objetivosde desarrollo
nacional, estableciendoun enfoque de gestión pública común a todas las
dependenciasgubernamentales.c) - Ofrecer et respaldo académico que
sosfengaun sistemameritocráticopara ingreso,permanenciay ascensoen la
carreraadministrativa
de la funciónpública,to que se hará medianteel desarrollo
de programasacadémicosde formaciónque la Ley correspondienterequiera
para accedery ascenderen la funciónpública.-d) Formary capacitarde manera
integrala /os actualesy potencialesfuncionariospúblicosdesarro
llando sus
competenciasestratégicas,analíticas,operacionales
y emocionalescon el fin de
fortalecer la acción del Estado.- e) Coordinary desarrollaruna Red de
Formaciónde /os FuncionariosPúblicosa las que estánobligadosa adscribirse
fodas las Escuelas,lnstitutos,Academiaso Programasde Formaciónque se
mantenganen el Secfor Público.- f) Fortalecerconvenioscon universidades
locales o extranjeras así como con organismos de investigaciónpara la
generaciÓnde competenciasestratégicasen el sectorpúblico y privado que
apuntalen y potencien el desarrollo socioeconómico.-g) Crear y ejecutar
programasacadémicos
paralo cualpodrá establecer
convenioscon instituciones
de educación superior para otorgar títulos académicos de cua¡to nivel
debidamenteavaladosy reconocidospor el organismotécnicocompetente.-h)
Crear programasy otorgar títulos académicosde cuarto nivel de Educación
Superiordebidamente
por el organismocompetente..."
avaladosy reconocidos
Montosde los recursosexaminados
Para cumplircon los objetivosy actividadesinstitucionales,
el Institutode Altos
EstudiosNacionales
IAENduranteel períodocomprendido
entreel 1 de enerode
2005al 31 dejuliode 2008,contóconlossiguientes
recursos:
INGRESOS
o
4t 2008-07-31
GASTOS
i
PARTIDAS i
TOTAL
/\
o
\N
\\
Y
]
At2008-07-31
principales
Funcionarios
N
\
Se adjuntaen anexo1
NACIONALES,
IAEN
INSTITUTO
DE ALTOSESTUDIOS
Y
ADMINISTRATIVAS
EXAMENESPECIALA LAS OPERACIONES
EL
1
ENTRE
FINANCIERAS,
POR EL PERÍODOCOMPRENDIDO
DE 2OO8
DE FEBRERO
Y EL 30 DE SEPTIEMBRE
DE 2OO5
II
CAPITULO
DELEXAMEN
RESULTADOS
1
DE AUDITOR¡A
DIRECCIÓN
QuitoEcuador
CAPITULO
II
RESULTADOS
DELEXAMEN
Seguimientode recomendaciones
La Contraloría
Generaldel Estadoefectuóel examenespeciala las operaciones
y el
por el períodocomprendido
entre el 2003-10-01
y financieras,
administrativas
a:
especiales
y la AuditoríaInternadel COSENArealizólos exámenes
2005-01-31
del IAEN,porel
del personal
clasificación
reclutamiento,
selección,
recursoshumanos,
y el 2007-09-30;
e, ingresosde autogestión
períodocomprendido
entreel 2005-02-01
los
emitiéndose
y el 2006-01-31,
por el períodocomprendido
entreel 2005-02-01
aprobadosel
y 2007-002-SG/CSN-A|
2006-001-SG-CSN-AI
informesDA1-032-05,
y 2008-06-26,
respectivamente.
0-05,2007-03-14
2005-1
emitidasen los informes
de las recomendaciones
al cumplimiento
Del seguimiento
las siguientes
señalados,se determinóque se han cumplidoparcialmente
recomendaciones:
lnforme:DAl-032-05
,...A1 Dírectordet ,AEN.- Recomendac¡On
General
al Secretario
¿.! Dispondrá
Procuradory DirectorAdministrativoFinanciero,la elaboracióndel Reglamento
por procesos,el mismoque deberá
orgánicofuñcionaty organigramaestructural
paraluego serdifundidoa nivel
correspondientes
sir aprobadopor tás¡nstancias
niveles
/os
definirán
general, en ellos se
ierárquicos, funciones y
una adecuadaseparación
que
garanticen
a nivel de cargos,
iesponsabitidades
de funciones y de procedimientos de autorizaciones,para el normal
y financierode ta entidad.- Recomendación
administrativo
desenvolvimiento
Financierorealicelas gestionesen el
at DirectorAdministrativo
15.-'Dispondrá
Ministeriode Economíay Finanzas,a fin de que el mÓdulode lnventarios
y Bienes de Larga DuraciÓn) se integre al sisfema'(Existencias
'Recomendaclón
ZS.-'Dispondráal DirectorAdministrativoFinancierorealice
presupuesfanas
a travésde indicadoresde gestiÓncon la fin-alidad
evaluaciones
que
situaciÓn
de los resultados,
de medirsu gestióny et gradode cumptimiento
y
oportuna'ágil
permitirá a lós directivosta toma de decisionesde manera
Recomendación 29.- Dispondráat DirectorAdministrativoFinancieroque en
a
formaperiódicarealiceun informey evaluaciónde losrecursosde autogestiÓn
Administrativo
Jefe
Al
institucionales.rnúereses
los
fin de salvaguardar
para el
11.-Prepararáun ptan de capacitaciÓn
Financiero.--Recomendación
permitiría
meior
que
un
y
situación
personal administrativo financiero,
'desempeño
un
Preparará
16.en sus laboreshabituales.-Recomendación
particulares
diseñadoseg(tnlas necesidades
de contabilidad,
manualespecífico
det instituto.-A ta Jefa de Recursos Humanos.- Recomendacíón9'Procederáa elaborarel manualde ctasificaciónde puesfos,que será sometidoa
\
conocimientoy aprobacióndel Directorio,el mismoque contendrála descripción
,q
mínimosde fodos y cada uno de /os cargos,lo que permitirá
de tos requisítos'
l.
U
contar con un instrumentopara e/ proceso de reclutamiento,selección y
0
de personal..."
evaluación
N
Informe:2007-002-SG/CSN-Al
u...Al Director del IAEN.- Recomendación11.- Dispondráa la Jefa de
RecursosHumanoselabore,el Manualde DescripciónValoracióny Clasificación
de PuesfosInstitucional,el mismoque contendrálos requisitosmínimosde todos
y cada uno de los cargos que soportanla estructuraadministrativadel IAEN;
documentogue se utilizaráprevioa la contratación
delpersonal..."
-SG-CS
Informe:2006-001
N-Al
"...41 Director del IAEN.- Recomendación7.- Dispondráal Tesoreroprepare
un repofte diario de recaudación,lo que permitiráque el lnstitutomantengaun
controlde recaudaciones
confiable..."
parcialde las recomendaciones
El incumplimiento
a
obedecea que losfuncionarios
por lo que
los que se dispusosu implantación,
no efectuaron
las accionescorrectivas,
no observaronlo señaladoen el artículo92 de la Ley Orgánicade la Contraloría
General, referentea la obligatoriedadde aplicar de manera inmediatalas
recomendaciones
de auditoría,
unavez comunicadas
del Estadoy a
a las instituciones
susservidores.
Gonclusión
Losservidores
y que actuaronen el
a quienesestabandirigidaslas recomendaciones
períodocomprendidoentre el 2005-02-01y el 2008-09-30,no aplicaronen su
totalidad,
paramejorarla estructura
accionescorrectivas
inmediatas
de controlinterno,
Recomendación
Al Rectordel IAEN
1.
Cumpliráy hará cumplir las recomendaciones
emitidas en los informes
por la Contraloría
formulados
Generaldel Estadoy la AuditoríaInterna,a fin de
y
fortalecerla estructurade controlinternode las actividades
administrativas
financieras.
Viajesde actividadesacadémicasal interiory exteriordel país
promocionó
En el períodode examen,el IAEN,dentrode las actividades
académicas
y desarrollo,
7 cursosde maestrías,
de loscuales3 fueronen Seguridad
conmención
y 3 en Alta
en gestiónpúblicay gerenciaempresarial,
1 en Seguridady desarrollo
de los cuales2 fueronen Alta gerencia,1 en
i \\ gerencia;además,4 diplomados,
\\
y
proyectosy el restanteen Gestiónintegralde riesgosy
\ Gestión evaluaciónde
desastres.Concluidaslas maestríasse desarrollaronviajes de actividades
N
\
\ académicas
al interiory exteriordel país.
\
\\,
que sustentanlos gastosque se realizaronen los
Del análisisa los documentos
viajespor lasactividades
lo siguiente:
académicas,
se determinó
y
que reglamente
lascondiciones
El Director
del IAEN,no propusoal Directorio
por lo que paracadagirase emitióel
generalidades
de los viajesacadémicos,
documentodenominadoDirectivasde Viaje que fue elaboradopor los
en
y aprobadopor el Directordel IAEN;documento
académicos
coordinadores
entrelo
y la coordinación
del viaje,señalando
el que se describela planificación
principal:el objetivo, cronogramaS,itinerarios,coordinaciónacadémica,
listados
asesoresy coordinadores,
responsables,
administrativa,
coordinación
de viajerosque incluyena directivosy servidoresdel IAEN, cursantes,
particulares
y familiares
de losviajerosindicados.
y
de Viajese definióa las autoridades
Directivas
denominado
En el documento
que por lo general
el viajeacadémico,
del IAENque integraban
funcionarios
fueron: el Directory Subdirectordel IAEN, como directivosprincipales;
coordinadores generales; coordinadores académicos; coordinadores
en cadacasola
definiendo
asesores;y, personalde servicios;
administrativos;
y asesores,
que ibana cumplir.Parael casode coordinadores
responsabilidad
del lnstitutoni se ha emitidoacciones
no existeen el ManualOrgánicoFuncional
sin embargo,es prácticaen esta entidad
de personalcon estadenominación,
conestoscargos,
oficiales
documentos
suscribir
del IAENen los viajes,no
de variosservidores
En algunoscasos,la inclusión
aportesa los
y tampococonstituían
académicas
a necesidades
obedecieron
en abrilde 2005y junio
programas
como,losviajesa Galápagos
académicos;
de Viajea 11 y 10 servidores
en lasDirectivas
de 2006,en el quese incluyeron
del IAEN, entre ellos, personalde las áreas. financiera,comunicación,
y servicios.
administrativa
del IAENparaque se desplacen
El Directordel IAENautorizóa 2 o 3 servidores
de días o semanasa los lugaresa ser visitadoscon los
con anticipación
en
viáticos,pasajesaéreoso terrestres,movilización
cursantes,pagándoles
i\\
N
$
N
{
\
fueroncon el
Esos desplazamientos
vehículosde la entidado contratados.
y autoridades
del sector,reservarhotelesy
con instituciones
objetode coordinar
internas;no obstante,esas
conseguirtransportepara las movilizaciones
porteléfono,
pudieron
correoo email'
cumplirse
actividades
10
En el ManualOrgánico
Funcional
comofuncióno
delIAEN,no constadelimitada
responsabilidad
de alguna área o funcionariosdel IAEN para que realice
gestioneso negociaciones
con
contactos,coordinaciones,
entendimientos,
gobiernos,organismoso entes extranjeros,
a fin de conseguirauspicioso
y
paraque los viajerosse beneficien
alojamiento
de movilización,
invitaciones
como
sin embargo,servidoresdel IAENque se desempeñaron
alimentación;
gestionespor escritoy
y diplomados,
realizaron
coordinadores
en las maestrías
sin que tenganalguna
en forma verbalante embajadasy entesextranjeros,
oficialy porescritodel Directordel IAEN.
disposición
no
académicos,
Los servidoresdel IAEN que actuaroncomo coordinadores
y de
de los antecedentes
proporcionaron
losexpedientes
al equipode auditorÍa,
a fin de evidenciarlas
los procesospreviosde los viajes internacionales,
así
o entesextranjeros,
organismos
e invitaciones
de gobiernos,
negociaciones
y finesacadémicos.
coordinaciones
comoel alcancede lasvisitas,losobjetivos,
que previoa los viajesal exteriordel Directory Subdirector
No existeevidencia
resoluciones
del IAEN, el Directoriohayan expedidolas correspondientes
en comisiónde servicioal exterior;así como,en los casosque
declarándoles
de entesextranjeros.
teníaque resolversobreinvitaciones
paravisitarpaísescomo:México,
fueronorganizados
Losviajesde investigación
EstadosUnidos,España,lsrael, Egipto,RepúblicaPopularChina,Chile,
que el IAENhayasuscrito
y Brasil;sínembargo,no se tieneevidencia
Argentina
con el fin de
extranjeros,
convenioscon esos gobiernosu otros organismos
réditostangiblesen beneficiodel institutoy para la
conseguiroficialmente
de loscursantes.
especialización
En las Directivasde Viaje al Exteriorpreparadaspor los coordinadores
académicosy aprobadaspor el Directordel IAEN y en otros documentos
analizadospor auditoría,claramentese describenlos paquetesturísticosa
IN
\
U,lJ
\
y familiaresde los
cumplirse.En estas giras se incluyerona particulares
de las gestionesy ayudas(transporte,
viajeros,mismosque se beneficiaron
a nombredel IAENen los gobiernos
entreotras)conseguidas
alimentación,
de las giras al
No existeevidenciade que como consecuencia
extranjeros.
los programas
extranjero,el IAEN haya alcanzadolog¡osque robustezcan
académicos,alianzasestratégicaspara alcanzarbeneficios:de cienciay
etc.
humanos,
económicos,
talentos
tecnología,
por el IAEN,se realizaron
comoactividades
Losviajesal exteriorprogramados
para los profesionales
que cursaronlas maestrías,
en las cuales
académicas
oficialdel
ningúndirectivoni funcionario
del IAENcumplíauna representación
estadoecuatoriano
ante los gobiernosa visitar,ya que para ello se requería
segúnlo previstoen el artículoI del
DecretoEjecutivo,
contarconel respectivo
en el RegistroOficial107de 2003Reglamento
de viáticosal exterior,publicado
06-19.
el IAEN realizógestionesoficialesante
Previoa los viajes internacionales,
facilidadesa fin de que se
solicitando
extranjeros,
embajadasy organismos
Tal es el casodel pedido
otorguenlas visasy la consecuciónde auspicios.
con
Exteriores,
de Relaciones
realizadopor el Directordel IAENal Ministerio
en el quese solicitó:
de 2005-06-01,
oficioIAEN-D-036-05
*... En virtudde que tos siguientes
y
alumnos,utilizaránpasaporlediplomático
oficial,mucho apreciarése digne disponerque la DirecciÓnde Documentosde
nofas diplomáticas,solicitandovisa para la
Viaje facitite las correspondientes
Embajadade EsfadoslJnidosy ta Embajadade ta RepÚblicaPopularChina,así
' . '"
oficiales
de salidaen los pasaportes
comoet sellode autorizaciÓn
oficial
que constituyó
un documento
de ViajesInternacionales,
En las Directivas
y
a personasparticulares
del IAEN,se incluyeron
aprobadopor las autoridades
del
familiaresde los cursantesde las maestríasy de los propiosfuncionarios
de tercerosque no tuvieronninguna
IAEN, asumiendoresponsabilidades
relacióncon la gestión públicay brindandobeneficiosexclusivosde los
tal es el caso, de la gira
cursantesy a favor de interesesinstitucionales;
a la RepúblicaPopular
realizadasegún DirectivaIAEN-DOC-AG-001-2008
a
China,duranteel2y 19 de abrilde 2008,en la cualviajaron12 particulares,
oficialesdel IAEN,
quienesinclusose los hizo constaren comunicaciones
enviadasa la Embajadade EstadosUnidos,en las cualesse señalóque
de los cursantes.En tal virtud,se inobservólo
viajabancomo acompañantes
vigente
de la República,
Política
en el artículo119de la Constitución
dispuesto
públicosno
en el períododel presenteexamen,respectoa que losfuncionarios
en la Constitución.
que lasconsignadas
podránejercerotrasatribuciones
i\
\\
vt{
\
No se disponede datosconfiablesde los nombresy el númeroreal de las
personasque viajaronal exteriory de su retorno,en razónde que existe
comoen el casodel listadode la Directivade viaje
incongruente,
información
''|2
parael viajeinternacional
a lsraely Méxicorealizado
IAEN-DOC-SD-003-2008
desdeel 2008-05-23
en el queconstanqueviajan1 coordinadora
al2008-06-08,
sin embargoen el informede la
académica,12 cursantesy 9 particulares,
coordinadora
se indicaqueviajaronun totalde 25 personas.
de
quefueronincluidos
en las Directivas
No existeun registrode losparticulares
númerode cédulade
Viajeal Exteriora fin de conocerlos nombrescompletos,
y cursantes,
día y hora
parentesco
ciudadanía,
con los directivos,funcionarios
de saliday retornoal país;entreotrainformación.
a
se realizóel viaje internacional
Según DirectivaIAEN-DOC-OO1-XXXIV
la mismaque fue
al 2007-06-19,
España,lsraely Egiptodel 2007-05-31
2 asesores,1
aprobadapor el Directordel IAENparael viajede 2 directivos,
y otros,
familiares
y 11 particulares
entrecónyuges,
28 cursantes
administrativo,
viajeen elquese determinó:
que a su vez era Presidente
Nacional,
del Consejode Seguridad
El Secretario
del Directoriodel IAEN,viajÓcomo DirectorGeneralde la gira, pero en la
algunaactividad.
Directiva
no constaquese le hayaasignado
No se tuvo evidenciasi el Directoriodel IAEN conocióy resolviÓesa
para solventarel viajey si obtuvoel
la fuentede financiamiento
designación,
de la Repúblicay el dictamendel Ministeriode
informede la Presidencia
en el artículo4 del Reglamento
establecidos
Economíay Finanzas,requisitos
en el registrooficial 346 de
parael pagode viáticosen el exterior,publicado
2006-08-31.
del IAENrealizÓ
el Director
al buenfuncionario,
Comopolíticade reconocimiento
un sorteo para incorporarleen el viaje a la personaque debía cumplir
la misma que recibió los viáticosy pasajes
actividadesadministrativas,
de
al retornodelviajese le ordenóla devolución
sin embargo,
correspondientes;
en su totalidad.
mismaquecanceló
esosvalores,
A
u
I \\\1
'i.
$
\
N
el equipode auditoría
de 2009-01-16121,
Con oficios28 y 32-LTA-IAEN-2009
al Directordel IAENque actuóen el períodocomprendido
solicitóinformación
respectodel viaje internacional
entre el 2005-10-01hasta el 2OO8-04-10,
a España,lsraely Egiptodel
realizadosegúnDirectivaIAEN-DOC-QO1-XXXIV
2OO7-05-31
al 2007-06-19,sin embargo,no proporcionóla información
requerida.
13
por las agencias
El IAENse benefició
de pasajesaéreosgratuitos,
concedidos
de viajestantoparael interiorcomoparael exteriordel país, sobrelos que no
que se
por funcionarios
y fueronutilizadas
existióningúncontroladministrativo
como es el personal
incluyeroninnecesariamente
en las giras académicas,
que viajóa Galápagos
administrativo
en mayode 2006.
pasajesy gastos
Determinados
de pagode viáticos,movilización,
comprobantes
y de la
de viajesno se legalizaron
formalmente
con la firmadel JefeFinanciero
Contadora en los casilleros respectivosde aprobado y elaborado,
en
lgualmente,
respectivamente;
así comodel recibíconformedel beneficiario.
no constanlas firmasdel Directordel IAEN
algunasórdenesde movilización,
y la delbeneficiario.
autorizando
lascomisiones
Los hechosdescritosse producenpor cuantoel respectivotitularde la entidad
así como el Jefe
con las observaciones,
actuanteen las fechas relacionadas
todos los elementosde controlque
Administrativo
Financiero,no incorporaron
permitan que las operacionesaseguren el cumplimientode los objetivos
por lo que se inobservóla Normade ControlInterno110-08Actitud
institucionales,
1 y 2 del ariiculo77
la letraa) de los numerales
Haciael ControlInterno,e incumplió
conla obligación
Generaldel Estado,relacionado
de la LeyOrgánicade la Contraloría
de controlinterno.
de implantar
el sistema
Puntosde vista de ex Directoresy ex funcionariosdel IAEN
al
entreel 2005-10-01
El Directordel IAENque actuóen el períodocomprendido
indicó:
entreotrospuntos,
de 2009-01-21,
2008-04-10,
en comunicación
[N,
\y
\
{
N
\
tl
" ... Si bienes cieftoque en el ManualOrgánicoFuncionaldel lnstitutono existe
la denominaciónde coordinadoresni de asesores,se debe entenderque dichas
tareasdesempeñanlosmismosdocentescomounafuncióntemporalde gestiÓn
académica. Además,en las diferentesformas organizacionalesdel proceso
a los docentes
pedagógico,et viajede estudioses uno de ellos,se desrgtnan
de tribunalde mesas
moderadores,presidentes
como asesores,consultores,
redondas,debates,comités,efc.Srnquepara ello seanecesarioemitiracciones
de personalpor tratarsede tareasproprasde la docenciauniversitaria.4ft. 50
de h LAES.- Sobre el número de funcionariosque viajarona Galápagos,se
inscribeen la potítica de incentivosa la calidad académicay administrativa
estabtecidosen e/ respectivoPOA del DepartamentoAdministrativo,área de
Superior.recursoshumanos.Att.41 del Regtamentodelsisfemade EducaciÓn
Et desptazamientode los servidoresdel IAEN a realizar las coordinaciones
previasa lasgiras de estudio, obedecea la necesidadde coordinarde manera
personalcon los funcionariosde /as entidadespúblicas y privadas a ser
yisffadas.
.. .- En el Manual OrgánicoFuncionalno constacomo delimitada
para algunaárea o cargodel IAENpara que realice
funcióno responsabilidad
contactos, coordinaciones, gesfiones o negociaciones Con gobiernos,
organismoso enfesextranjeros,pero si /o esfab/ecen:a) DecretoSupremo37Ú
Art 1.- literalesa y c; b) Ley No. 124 del Congreso
A: segundoconsiderando;
Nacional:Att. 1.- literatesa y c; c) DecretoPresidencialNo. 178 que expideel
Estatutodet tnstitutode AltosEsfudiosNacionales:Art. 6... .- La nÓminade
acompañantesque constaen la Directivapara el viajede estudiosse debe a la
para viajaracompañadosde sus esposas,espososo
solicitudde los estudiantes
familiaresante la posibilidadde establecerrelacionescomercialescon las
públicasy privadasa ser visitadas,atendiendocon ello los
diferentesentidades
para los
de los estudiantes....-El beneficiode las gratuidades
beneficios
los
erogue
que
no
el lnstituto
directivos,docentesy funcionariosha permitido
gasfos
gasfos que de otra forma debería realizarlospara sufragar los
El Sr. General(...), que fue
mencionado....al personal
óorrespondientes
Presidentedet Directoriodet tnstitutode AltosEsfudiosNacionalesdemostrósu
interéspara acompañara ta delegacióndet tnstitutoen el viaiede esfudiosa
Españai,lsrael,y Egipto.Para tal efectohizo conocerque para evitartodo tipo
para
y la autorización
correspondiente
de probtemasiba a solicitarvacaciones
pasaies
gasfos
de
viajaral exterior.Cabe señalarque et tnstitutono sufragó/os
y iiáticos.Los gasfosde viaje fueroncubiertospor el Sr. General(...) y las
cumptidasconstanen losinformesde estudioque obligatoriamente
actividades
de Docencia....at Departamento
deben presentarlos docentesy estudianfes
comoel alcance,
viaie,
así
procesos
y
del
con los antecedentes
Losexpedienfes
expuesfosen
y finesacadémicos
esfánclaramente
coordinaciones
tosobjetivos,
ta respectiva Directiva. Los oficios de invitación deben constar en el
de realizartodas las coordinaciones
Depaiamentode Docencia,responsable
para esfos eventosde carácteracadémico....- No se considerala
necesarias
resolución del Directorio, en razÓn de que no consta como deberes y
sin
suyosen el Estatutodet tnstitutode AltosEstudiosNacionales;
atribuciones
de
viaies
los
sobre
Directorio
al
embargo, siempre se mantuvo informado
país.
.."
estudioal interiory exteriordel
al
entreel 2003-05-20
El Directordel IAENque actuóen el períodocomprendido
señalÓ:
entreotrosasuntos,
de 2009-01-23,
en comunicación
2005-09-30,
iN,
q
to
s
ü
"...el viajede esfudiosrealizadoen marzode 2005a /as /s/asgalápagos(slc)se
a una gentilezade la Armadanacional(sic),que,aprovechando
efectuó'gracias
un viaji togísticoat archipiélago,nos facititó el aloiamiento,la alimentaciÓn,
a visitar,y lo que es más
previascon autoridades
e instituciones
coordlnaciones
entre las is/as.-Es necesarioaclarar,que los
importante,el desplazamiento
no disponende personaladicionalpara realizar
buquesde la ArmadaNacional,
y atender a un número considerablede
/ogísficos
funcionesde servicios
expuesto,la
personasque no constanen su orgánico.Por lo anteriormente
gasfos
alimentaciÓn
de
/os
FuerzaNavalnoshizo conocer,que apaftede cubrir
para satisfacerlasnecesidades
deberíamoscolaborarcon personalde servicios
públicos
designarun grupode servidores
fue indispensable
Entonces
togísticas.
dét tnstitutopara que realicenfuncionestogísticasy atiendana losmiembrosdel
Se indicaque
en el mencionadoviaje de estudios....1AENque participamos
de 2 o 3
previo'a los viajes de estudios,se autorizael desplazamiento
15
funcionariosdel lnstitutopara realizar coordinacionesen los lugares a ser
yisffados.-El éxito de /os viajes de estudio en lo que dice relación al
aprovechamientodel tiempo es gracrasal trabajo realizadopor la comisión
encargada de las coordinacionescorrespondientescon las institucionesy
interna.-... El
autoridades
del secfor,resetvarhotelesy conseguirmovilización
grupo militar de /os EEUU en conocimientode que el IAEN viaió a China,
manifestóque para el siguientecursola invitaciónestaba lista.
inmediatamente
Mas, cuandoestábamosa la mitad del año lectivo,noshacenconocerque la
quepeñenezcana los ministerios
para los cursantes
invitaciónseríaúnicamente
manifestéque comoDirector
de Defensao de Gobierno,ante estacircunstancia,
del IAENno aceptabala invitaciónsi no era extensivapara todos/os cursanfes,
ettomotivópara que el suscritono encabecela delegaciónque posteriormente
a /osdospaises...".
se desplazópor motivoseconómicos
y el
entreel 2006-01-01
El Jefe de Docenciaque actuóen el períodocomprendido
señaló:
entreotrosasuntos,
de 2009-01-30,
2008-05-31,
en comunicación
que fueronentregadosde acuerdo
"...Eslamentableque todoslosdocumentos
a ta Ley y Directivasdel lnstituto no estén debidamenteregistradosen /os
archivos pertinentes,posiblementeen el cambio de administraciÓndeben
haberseextraviadoya que segúnhicenotaren una reuniónque tuvimoscon el
y financiero,que se
nuevoDirectordet IAEN,docentes,personaladministrativo
de las mismas
habían vaciado nuesfras oficinasy que la documentaciÓn
edificio...".
del
los
corredores
reposaban
en
totalmenteconfundidas
académicas
Criteriosque auditoríano compartepor cuantolos viajespor actividades
y con controlesque permitanque éstosse
sustentados
debidamente
no estuvieron
y en beneficiodel Instituto,por lo que los
realicende acuerdoa las necesidades
de los ex funcionariosse transcribenen la parte pertinente,de
razonamientos
a lo dispuestoen el artículo91 de la Ley Orgánicade la Contraloría
conformidad
conla opinióndelequipode auditoría'
Generaldel Estado,porser divergentes
Accionestomadaspor la Entidad
en memorando
El Directordel IAENque actúaen el cargoa partirdel 2008-08-25,
dispusolo siguiente.
de 2009-01-14,
IAEN-D-O11-09
circular
$
I
\
c\
v
ñ
prohibidoplanificarviaies
"... estaDireccióninformaque quedaterminantemente
(conocidostambiéncomo viaiesde
de obseruaciónnacionalese internacionales
estudio),con cargoa los recursosdel IAEN,comopafte de las actividadesde
formaciónde /osprogramasdocentes...".
Gonclusiones
El IAEN no ha reglamentadolos procesosde las giras de actividades
de pagos
dentroy fueradel país.Varioscomprobantes
realizadas
académicas
de los
de respaldocon los antecedentes
documentación
no tienenla suficiente
16
procesospreviosde los viajestantonacionales
a fin de
comointernacionales,
evidenciarlas negociaciones
nacionales,
e invitaciones
de instituciones
gobiernos,
organismos
o entesextranjeros,
así comoel alcancede las visitas,
los objetivos,
y finesacadémicos.
coordinaciones
No existesuficiente
evidencia
de que comoconsecuencia
de las girasal extranjero,
el IAENhayaalcanzado
réditostangibles
querobustezcan
losprogramas
académicos.
que constituye
En las Directivas
de ViajesInternacionales,
un documento
oficial
y
aprobadopor las autoridades
del IAEN,se incluyeron
a personasparticulares
familiaresde los cursantesde las maestríasy de los propiosfuncionarios
del
que no tienenningunarelación
IAEN,asumiendo
responsabilidades
de terceros
que deberíanser exclusivamente
con la gestiónpúblicay brindandobeneficios
para los cursantesy a favor de sus interesesinstitucionales;
sobre esas
personas,el IAEN no mantuvoun archivoo registropara realizarposibles
seguimientos.
Recomendaciones
Al Rectordel IAEN
2.
Suspenderá
los viajesde investigación
al interiory exteriordel país;
académica
y cuandosea estrictamente
viajes
en casosde excepción
necesario,
autorizará
por los
de actividades
académicas,
los mismosque deberánser promocionados
cursantes,sin intervención
del IAEN y sobre la base de programaciones
de la Ley
curriculares aprobadas,en concordancia
con las disposiciones
que se
reglamentarias
Orgánicade Educación
Superiory las disposiciones
expediráporpartedel Instituto.
3.
y gestiones
Vigilaráque ningúnfuncionario
del instituto
realicecoordinaciones
administrativas,
financieras,
docentesa nombredel IAEN,sin su disposición
expresay porescrito.
4.
(,N
\\\
\-l
Dispondráa la Jefa Financiera, que los comprobantesde pago y órdenesde
movilizaciónsean debidamentelegalizadoscon las firmas de las personasque
tiene la responsabilidadde autorizar,aprobar, elaborar y
la recepcióndel
beneficiario.
5.
N
,ü
y demás servidoresdel IAEN,suscriban
Dispondráa los Jefes Departamentales
¡
ü
\)
funciones y responsabilidades
descritasen el Manual Orgánico Funcional
\
aprobado.
los documentossegún la denominacióndel cargo,observandoestrictamentelas
6.
efectuargestionesoficialesdel IAEN
Por ningúnconceptorealizará
ni permitirá
o terceros.
cursantes
funcionarios,
a favorde familiares
de directivos,
7.
a
elaborenun instructivo
Dispondrá
a la AsesoraJurídicay JefeAdministrativo,
fin de regular los beneficiosque adquierael institutopor gratuidades,
por
mismoqueseráaprobado
y otrosde las mismascaracterísticas,
donaciones
la máximaautoridad.
8.
y Financiera,que cuandose adquiera
Dispondráa fos JefesAdministrativo
y que por su númerola
pasajesaéreosparala movilización
de los funcionarios
se elaboreun registroa efectosde
agenciade viajesotorguegratuidades,
para los
mismosque serán utilizadosexclusivamente
controladministrativo,
del IAEN.
del personal
oficiales
desplazamientos
9.
correo,fax, teléfono,ede mediosde comunicación,
Dispondrála utilización
mail, para la coordinaciónde accioneso actividadescon instituciones,
entreotras.
compañías,
empresas,
de otrasprovincias,
autoridades
A la Gontadora
y demás
de pago todos los antecedentes
10. Archivaráa los comprobantes
documentosque justifiquenla propiedad,veracidady legalidadde los
desembolsosen forma íntegra,confiabley exacta, a fin de permitirsu
y verificación.
seguimiento
Viajea lsraely Méxicodel CursoXXXVde la Maestríade Seguridad,sin la debida
autorizaciónpertinente
a lsraely
se programóel viajeinternacional
Con DirectivaIAEN-DOC-SD-003-2008,
cuyoscostosfueronasumidos
desdeel 2008-05-23al2008-06-08,
Méxicorealizado
observaciones:
lassiguientes
porloscursantes,
delcualse determinó
N
s
a
I
\
$
La Directivaseñalada,no fue aprobadapor el Directory solotienela firmade
En
de Docencia.
del IAEN,en calidadde Jefadel Departamento
unafuncionaria
de 2008-05-06,suscrito por el Jefe del
memorandoIAEN-DOC-176-08
de esaJefaturaa
constaqueencargalasfunciones
de Docencia,
Departamento
que firmóla Directiva
antesindicaday que fue con conocimiento
la funcionaria
del nuevoDirectordel IAEN.
El 2008-04-11,se posesionóel nuevo Directordel IAEN y posteriormente
de 2008-04-14,
suscribió,entreotros,los oficios:IAEN-DOC-COOR-111-2OOg
a fin de que se
solicitando
al Embajadorde Méxicoen Ecuador,facilidades
otorguenvisasa variaspersonas.El Contralor
Generaldel Estado,Encargado,
del
copiacertificada
con oficio01781de 2009-01-30,
solicitóa esa Embajada,
así comoel detallede las personasa quienesse otorgóy
oficiode respuesta,
nególa visa,sin obtenerrespuesta.
de 2008entrante
Así mismo,el Director
suscribió
el oficioIAEN-RHU-O11-2008
Públicasolicitando
Generalde la Administración
04-25,dirigidoal Subsecretario
parala comisión
de la Coordinadora
de servicios
la licenciacon remuneración
que los gastosque demandeserán
que presidió
el viaje,indicando
Académica
porla funcionaria.
cubiertos
que presidióel viajefue la únicapersonadel IAEN
Académica
La Coordinadora
del viaje; no obstante,no
que centralizóel archivode la documentación
y
completode losantecedentes
proporcionó
el expediente
al equipode auditoría
el alcancede las gestionese
del procesopreviodel viaje,a fin de evidenciar
así comoel alcance
o entesextranjeros,
de gobiernos,
organismos
invitaciones
y finesacadémicos.
coordinaciones
de lasvisitas,losobjetivos,
quienen
Académica,
En la Directivade Viajecitadaconstauna Coordinadora
de 2009-01-22,indicóal equipode auditoría:
comunicación
de /os alumnosa
"...Losgasfosde mi viajefueronasumidos
con lasgratuidades
pesarque era obtigaciónde ta instituciónasumir/os gasfosque demandaba
dichodesplazamiento,puesfui a cumplirfuncionesoficialesconformeconstaen
el Eco.
específicamente
nuevasautoridades,
et PtanGeneralde Estudios(...JLas
(...) conocíaperfectamente
del uso gue se iban a dar a las gratuidades.En
elviaie de estudiosy el
reuniónmantenidacon el Crnl.(...)y la Dra.(...)autorizÓ
."
usode gratuidades..
sobre
del IAENconocieron
escritade que las autoridades
No se tieneevidencia
no obstante,
que tuvola Coordinadora
de los cursantes;
Académica
el beneficio
paraelviajede la referidaservidora.
la entidadno realizóningúndesembolso
t.
!
N
g
\t
\
t"
q
no
Académica,
del IAENque viajóen calidadde Coordinadora
La funcionaria
al exterior,
contócon la acciónde personalrespectode la comisiónde servicios
según lo estableceel artículo10 del Reglamentode viáticos,transportey
19
IAEN-2005-022
subsistencias
en el paísy en el exterior,emitidocon Resolución
de 2005-05-17;tampoco,solicitó permiso institucionalo particularpara
ausentarse
del2008-05-23
al 2008-06-08.
de 2008-01-20,
La Jefa de RecursosHumanos,con oficioIAEN-RHU-003-08
certificó:
"...nose emitióacciónde personalde la Econ.(...)del 23 de mayoal I deiunio
por partede
det 2008,ya que RecursosHumanosno recibióningunadisposiciÓn
vacaciones.permiso
a
con cargo
ta Dirección,ni tampocola servidorasolicitó
Adicionalmente,certificoque no se ha realizadoacciónde personalde encargo
de la Jefaturade Docenciaa favorde la Dra.(...),en el año 2008...".
Al respecto,no se tiene evidenciaque la Jefa de RecursosHumanoshaya
o tomado
de la funcionaria
reportadoa la máximaautoridadde la inasistencia
algunaacción.
Académicaen
que viajócomoCoordinadora
la funcionaria
Sobreel particular,
-22,señalÓ:
de 2009-01
comunicación
al viaie,
permisoparticularen las fechasque corresponden
"...nohe presentado
he
demostrado
lo
porque
estaba cumpliendouna función oficial, conforme
'insistentemente.
Lo quesi debomanifesfares que hastael propiodía delviaiele
pedí a ta Dra. (...) que elabore la acciÓnde personalpara legalizarmi
desplazamiento..."
documentooficialdel IAEN,constan
En la Directivade Viaje,que constituye
Académica,12 cursantesy 9
del viaje: 1 Coordinadora
como participantes
éstosúltimos,no teníanningunarelacióncon el
particulares,
total22 personas;
se
Académica,
por la Coordinadora
IAEN.En el informede comisiónpresentado
en 3 el
por lo que se coligeque Seincrementó
indicaque viajaron25 personas,
número de personasparticularesque se beneficiaronde las gestiones
realizadas
a nombredel IAEN.
N
N
iN{
.N
\
un archivo
al equipode auditoría,
Académicano proporcionó
La Coordinadora
que fueronincluidos
en el viaje,a fin de conocer
y/o registrode los particulares
parentesco
con la
númerode cédulade ciudadanía,
los nombrescompletos,
y cursantes,día y hora de saliday retornoal país;entreotra
Coordinadora
información.
Los titularesde la entidadque actuaronen el períododel viaje referidoy la
Coordinadora
Académica
de la gira,inobservaron
las Normasde ControlInterno11008 ActitudHaciael Control,210-04Documentación
y su archivoy 210-07
de Respaldo
y documentos.
Formularios
Puntosde vista de ex Directoresdel IAEN
El Directordel IAEN,que actuóen el período2005-10-01al 2008-04-10,
en
y comorespuesta
comunicación
de 2009-01-23
de resultados
a la comunicación
provisionales,
señaló:
'... El viajede esfudiosrealizadoa Méxicoe lsraelpor la XXXV PROMOCTÓN
DE LA MAESTR(A
ENEfECtO
EN SEGURIDADY DESARROLLO,
SEhA IIEVAdO
en fechas que no correspondea mi período de gestión como Director del
lnstitutode AltosEsfudiosNacionales...".
En Directordel IAENque actuóen el períodode 2008-08-11
de abrilal 2008-0824,en comunicación
de 2009-01-20,
entreotrosasuntos,señaló:
"...Unavez posesionado
como Directordel IAENse /ne informóque se tenía
previstoun viaje académicoa lsraely Méxicoen el que estabacontempladala
participacióninstitucionalcon la asistenciadel director y un coordinador,
prohibidala realización
inmediatamente,
dispusegue quedabaabsolutamente
de esfos viajes y que la instituciónno erogaría recurso alguno por esfos
conceptos,razón por la que ningún funcionariodel IAENhizo el mencionado
viaje con financiamientoinstitucional.-... Como mencionéantes, durante el
por
"académicos"
períodode mi gestiónse prohibieronlos viajesinternacionales
p?ra
lo que
el viaie a lsrael v México no se autorizó a ninqún funcionario
para que asista con carácter oficial...". Lo resaltadocorrespondeal equipo
de auditoría.
indicó:
Así mismo,en comunicación
el mismoex Director,
de 2009-01-30,
s
n
N
....a) El 11 de abrilde 2.008fui nombradoDirectordel IAENy el 14 de Abrildel
2.008 se me hizo la entregaoficialdel cargopor parte del ex Director,es decir,
las funciones /as comencé a ejercer ese día.- b) Ese día fui informado
por el Crnel.(. ) V la Eco. (...) sobreel viajeplanificadoa lsraely
verbalmente
Méxicocon los estudiantesde la XXXV Maestríaen Seguridady Desarrolloen el
que se había contempladotambiénla presenciadel Directory la Coordinadora
del programa.-c) Esemismodía se dio la disposiciónde que el IAENno financie
por ningún concepto,a ningúnfuncionariode la institución,para que realiceel
viaje.-d) Sinembargo,existióla insistencia
del Crnel.(..) V la Eco.(...) paraque
se facilitea los estudiantesel viaje pueslo considerabanirreversibledebidoa
que /os alumnos habían comprometidoya recursos personalespara su
en el extranjero
desplazamiento,
se habíacoordinadocon distintasinstituciones
y Ia suspensióncomprometeríala imagen institucional.-e) También,los dos
funcionariosrnsisfieronen que se facilitarael viaje de Ia Eco. (...) pues /os
21
estudiantesrequeríande su apoyoen la coordinacióndel desplazamiento.f) En
estecontexfo,se decidióque la Eco. (...) podríaacompañara los estudiantes
siempre y cuando esto no le ocasioneningún perjuicio a la institución,ella
autofinanciesu viaje y el desplazamientose lo cargue a las vacacionesde la
funcionaria.-g) El mismo 14 de Abril, los dos funcionariosacudierona mi
despachopara que se firme de forma urgenteel oficio Nro.IAEN-DOC-COOR111-2008dirigido al Embajadorde México solicitándolefacilite el trámite de
otorgamientode visaspara /os esfudrantesde la Maestría.En relación,a este
oficio se debe observar:- Fue generadoy redactadoen el área de Docencia,
como se desprendedel númerocorrespondienfe.Se hace mencióna una lista
adiuntade personaspara el otorgamientode yisas en la que soloconstabanla
Eco. (...) y los esfudranfes
del IAEN.-Sin embargo,despuésde la lecturadel
informedel examenespecialdel IAENpude constatarque se aumentó,sin mi
consentimiento,una hoja adicional con nombres de personas ajenas a la
institución.-Lo anterior,se puede demostrarpuesla hoja adicionaltiene en la
parte inferior izquierda la fecha en la que fue impresa y/o elaboradaque
correspondeal 17 de abril del 2.008, es decir, tres días posterioresa la
suscripcióndel oficio.La intención,de ocultaresfehechose ratificacuandoen la
copia del oficio gue se le entregaal Eco. (...) se rubrica sobre esa fecha,
mientrasque en la copia gue se entregapara los archivosde la Direcciónno
existetal rúbrica...".
Lo indicadopor el ex Directordel IAEN, ratificalo comentadopor el equipode
y conrespectoa que la funcionaria
auditoría,
queviajócomoCoordinadora
Académica
sin la autorización
correspondiente,
éstano fue otorgadaen formaexpresa,puesse lo
concediópor las circunstancias
y la no ejecucióndel
de que el viajeera irreversible
mismocomprometería
la imageninstitucional,
conformelo señaladopor el ex Director
delIAEN.
Conclusión
El viajeinternacional
a lsraely Méxicorealizado
desdeel 2008-05-23
al2008-06-08,
no fue aprobadoni autorizado
por la máximaautoridaddel IAEN,sin
expresamente
embargouna funcionaria
del IAENviajó presidiendo
la delegación
en calidadde
gira en la que se incluyóa personasparticulares
Coordinadora
Académica,
que no
teníanningunarelación
conel cursode la maestría.
Recomendaciones
Al Rectordel IAEN
\
\A
11. Emitirápor escritotoda disposición
y delegaciónoficiala favor de los
y servidores
funcionarios
del IAEN,señalando
el alcancede las mismas,sobre
s
lascualesrealizará
y evaluación
\
el seguimiento
de su cumplimiento.
\
N
A la Jefa de RecursosHumanos
y serv¡dores
12. Realizaráun estrictocontrolde asistencia
del
de los funcionarios
que estén en
IAEN, incluyendoa los profesionales
de otras instituciones
y demásque tenganrelaciónlaboralcon
comisiónde servicios,
los contratados
el IAEN.
Desembolsospor viáticos que no tienen la suficiente documentac¡ónde
respaldo
Delanálisisal pagode viáticosal interiory exteriordel país,se determinó
lo siguiente:
y
Los Directores
del IAENactuantes
al2005-09-30
en los períodos2003-05-20
para
girasacadémicas
del 2005-10-01
al 2008-04-01,
a Galápagos,
aprobaron
lo cual designarona variosfuncionarios
el pago de
del IAEN y autorizaron
viáticosy pasajesaéreos;no obstante,
buquescruceros
en esosviajesutilizaron
paratrasladarse
de la ArmadaNacional,
sobrelo cual
entrelasislasy pernoctar,
el equipode auditoría
no tuvoevidencia
interinstitucionales;
de entendimientos
que a continuación
se indican,
en tal razón,no se justificanlos desembolsos
cuyodetalleconstaen anexo2 de esteinforme:
i
co¡nsroH
i
o'REcnvA
j
uave
urLrzADA
i
o".i35ooo
i
que actuóen el período2004-03-01
al
Lo anteriorlo confirmael JefeFinanciero
quienconoficioIAEN-EEGAP-EB-002-2009
2008-04-22,
señaló:
de 2009-01-20,
" ... el viajede esfudiosrequeríael trasladoa las diversasis/asdel archipiélago,
se debió tomar contactocon la Armada Nacional,para realizarel transporle,
habiendoobtenidode la ComandanciaGeneralde la Marinala gratuidaden el
transporte,pero debiendocubrir/os gasfosde alimentaciónque se realizabaen
el BAE Hualcopo".
Así mismo,el Directoractuanteen el período2005-10-01
aprobó
al 2008-04-01,
para los
las DirectívasIAEN-DOC-AG-003-2007
e IAEN-DOC-AG-001-2008,
viajesde los cursantes
PopularChinadel2 al
de las maestríasa la República
19de abrilde 2A07y del2 al 19de abrilde 2008.
\i
\
\\
\ v\
En el primercaso,el Directorviajóconjuntamente
del IAEN
con unafuncionaria
R
\
r),
\
y en el segundo,designó sólo al Subdirector,para lo cual autorizóel
desembolsó
de viáticosy pasajesaéreospor7 152USD(el detalleconstaen el
anexo2), mismosque no sejustifican,
en razónde que no se presentóal equipo
23
de auditoríala documentación
suficiente,competentey pertínente,como:
expediente
y del procesopreviodel viaje,negociaciones
de los antecedentes
e
invitaciones
del gobierno,organismoo ente extranjero,
alcancede las visitas,
y fines académicos;así como, la resolucióndel
objetivos,coordinaciones
Directoriodel IAEN, informesde la Presidencia
de la República,dictamen
favorable
del Ministerio
(entreotros,constituye
de Economía
requisito
obligatorio
paradeclararal funcionario
públicoen comisiónde serviciosal exterior),
tickets
de aviónutilizados,
facturasde hotely demásjustificativos
delviaje.
-
Adicionalmente
a losdesembolsos
no existedocumentación
suficiente
descritos,
y competente
que justifiqueel pagode 2 349,31USD
por viáticosal interiory
exterior del país, en razón de que no se adjuntana los respectivos
comprobantes
de pago:los informesde comisión,pasesa bordode pasajes
aéreosy facturasde hotel;así como, dictámenes
favorables
del Ministerio
de
paralosviajesalexterior.
Economía
En ningunode las observaciones
antes descritasy que asciendena un total de
que se detallanen anexo2 de esteinforme,
17 908,81USD,
ni la
el JefeFinanciero
Contadora
realizaron
un eficiente
losdesembolsos.
controlprevio,parasustentar
Por lo señalado,los Directoresdel IAEN indicadosen el presentecomentario
pertinente;
dispusieron
la
los viajesy pagosde viáticos,sin observarla normatividad
Contadoray el Jefe Financieroque actuaronen el período2004-03-01al2008-05-04
y 2004-03-01
la
al 2008-04-22,
en su orden,no realizaron
el controlprevioni exigieron
presentación
de la documentación
de respaldoque justifiquenesos viajes;en tal
razón,se incumplió
1y
lo establecido
en el artículo77, letrasa) y c) de los numerales
3 de la Ley Orgánicade la ContraloríaGeneraldel Estado,en su orden e
inobservaron
los artículos9 del Reglamento
de viáticosal exterior,publicadoen el
publicado
RegistroOficial107 de 2003-06-19;4
y 7 del Reglamento
en el Registro
Oficial346 de 2006-08-31;
6, 15 y la Disposicíón
Final Segundadel Reglamento
emitidopor el IAENmedianteResolución
las Normas
IAEN-2005-022
de 2005-05-17;
de ControlInterno110-09ControlInternoPrevio,210-04Documentación
de Respaldo
y su archivoy 210-07Formularios
y documentos.
,\
INPuntos
\\l
de vista de funcionaria
$.
desdeel 2008-05-05
t La Contadoradel IAEN,actuanteen el períodocomprendido
il
N hastala fechade cortedel presente
examen,2008-09-30,
conoficioIAEN-FIN-004-09
I
V
N
t\
\
de 2009-01-21,
entreotrospuntos,señaló:
24
"... 7. Deboindicarque la Sra.l. ..), el día 20 de enerode 2009,alrededorde las
14H30,se acercóal DepartamentoFinanciero,donderevisóciertosdocumentos
y constatóque no existíaninformeso pasesa bordou otro documentonecesario
para losviajes...".
La Contadora
y el
del IAEN,actuanteen el períodocomprendido
entreel 2004-03-01
2008-05-04,
en comunicación
de 2009-01-30,
expusosus puntosde vista,los mismos
que no aportanconcriterios
que modifiquenel comentario
de auditoría.
Gonclusión
No existedocumentación
quejustifiquen
y competente
suficiente
variosdesembolsos
porel IAEN,porconceptode viáticosal interiory exteriordel paísy pasajes,
realizados
losmismosqueascienden
a 17908,81
USD.
Recomendaciones
Al Rectordel IAEN
13. Dispondrá
y funcionarios
a losjefesdepartamentales
del IAEN,que sobretodas
las transaccionesfinancieras,operacionesadministrativas
o decisiones
institucionales
se mantenganarchivos con la documentaciónsuficiente,
pertinentey legal, a efectosde permitirla identificación
de la transacción
y estédisponible
paraacciones
y auditoría.
ejecutada
de verificación
A la JefaFinanciera
'14. Dispondrá
que mantengaun archivoadecuadosobretodaslas
a la Contadora,
transacciones
financieras,
de soporte
a efectosde mantenerla documentación
suficientey pertinenteque justifiquenlas operacionesque por cualquier
conceptorealiceel IAEN.
Contratosy conveniopara el SeminariodenominadoLa Guerrade Golombia,su
importanciay desafíosparaEcuador
El IAEN contratóexpositoresinternacionales
para que participenen el ciclo de
3 conferenciasdentro del SeminariodenominadoLa Guerra de Colombia,su
ñ
ü
\
y desafíospara Ecuador,sin embargoque no contabacon los recursos
importancia
necesarios,
en razónde que posterioral primerciclode conferencias,
suscribióun
$ convenio
conel Ministerio
de Defensaparaco-financiar
eseevento,segúnse indica:
25
FECHADELASCONFERENCIAS
i HON.O.RARIO
i,
i
ttcn
IUSDi
óéi2óóB:óó:3óD{l
2óó8:ó6
i 4299;fI
i
i Ai?999;g?:9I
Del2008-09-08
i A 1 2 0 0 8 - 0 9 - 1 2 i 2 8 5 5 , 0 j0
Respecto
de loscontratos
referidos,
se evidenció
lassiguientes
observaciones:
Contratosuscr¡toel 2008-06-30
quefue contratado
porel IAENel 2008-07-01,
Un profesional
se encargóde gestionar
la participación
y solicitóla certificación
de la conferencista
norteamericana
de la
partidapresupuestaria
y de disponibilidad
sin tener
de fondospara la contratación
autorización
expresaparahacerlo,inobservando
Interno
el artículo60 del Reglamento
de Contrataciones
del IAEN.Además,participóen la determinación
del montodel
contrato,actividadque le correspondía
al Jefe Financiero,
de acuerdoa lo señalado
en el artículo62 del reglamento
antesreferido.
presentóal equipode auditoría
El mismoprofesional,
fotocopia
del proyectoquesirvió
y fue aprobadopor el Directordel IAEN,a pesarde que no
de baseparael seminario
y no se consideraba
reuníalos elementossuficientes
la fuentede financiamiento.
En
estedocumento
se señalóque el seminario
debÍarealízarse
duranteun semestrecon
y discusiones
8 ciclosde conferencias
programadas
de maneramensualentre200807 y 2009-02.
Respectodel cumplimiento
de actividades
estipulada
en
de la contratada,
obligación
la cláusulatercera3er incisodel contrato,la Coordinadora
de GestiónAcadémica
presentÓ
un informemuysucinto,
lo que no permitió
evidenciar
el cumplimiento
cabal
del objetodel contrato.
N
\
\ \¡
Contratosuscritoel 2008-08-21
La JefaFinanciera,
y
el 2008-07-24,
cerlificó
la existencia
de la partidapresupuestaria
de fondosparala comprade un ticketaéreopor729,30USD,parael
Y de disponibilidad
"*
N
desplazamiento
del conferencista
desdelos EEUU;sin embargoque a esa fecha,el
seminariono estuvo considerado
$
en el presupuesto
ni en las actividades
de la
tY'
N
\
entidad.
26
que se cumplieron
entreel 18 y el
El contratofue suscritoposterior
a lasconferencias
22 de agosto de 2008 y las certificaciones
de la existenciade la partida
presupuestaria
gastosde
y de disponibilidad
de fondosparael pagode honorarios,
y estadía,se emitieron
alimentación
inclusode una partidaque no
el 2008-08-21,
quepreviamente
delevento.
correspondía,
lo queevidencia
no existióplanificación
Gonveniode co-financiamiento
suscritocon el Ministeriode Defensa
el 2008-07Lostitularesdel Ministerio
de DefensaNacionaly del IAEN,suscribieron
denominadoLa
28 el conveniode co-financiamiento
del seminariointernacional
las partesa
Guerrade Colombia,
su i¡npactoy desafíosparael Ecuador,obligándose
financiar
13402,00USDcadauno.
Lasobligaciones
de laspartesfueron:
9 325,00
l p--0-?,-q0-
2275,00
por el IAEN para el año 2008, no estuvo
programadas
Dentrode las actividades
previstoel seminario
por lo que no se contabacon la correspondiente
antesindicado,
partidapresupuestaria
y los recursosdisponibles.
en varios ciclosde
En el conveniose estipulóque el seminariose desarrollará
su vigencia
que se ejecutaráhastadiciembrede 2008,concluyendo
conferencias,
publicaciones.
Lostérminosdel conveniono se han
cuandose haganlas respectivas
cumplidosegúnlo previstoy no se hafiniquitado.
Gontratosuscritoel 2008-09-12
entregados
Parala contratación
extranjera,se contóconlos recursos
de la expositora
por el Ministerio
de Defensa,sin embargoprevioa la compradel pasajeaéreode la
certificóa la partidapasajes
conferencista,
la JefaFinanciera
del IAEN,erróneamente
porcontrato.
personales
al exterioren lugarde aplicara la de servicios
sinque hayatenido
internacional,
Comose puedeapreciar,
un seminario
se programó
delegación
expresaparagestionaroficialmente
a nombrede la entidad,ocasionando
por
que los eventosse realicensin los controlesy el financiamiento
correspondiente,
27
y
lo que se inobservó
losartículos58 de la LeyOrgánicade Administración
Financiera
Control,33 de la Leyde Presupuesto
a la disponibilidad
del SectorPúblico,referentes
y recursosprevioal compromiso;
de partidapresupuestaria
5, 60 y 62 del Reglamento
Internode Contrataciones
y la Normade
del Institutode Altos EstudiosNacionales
ControlInterno220-02ControlInternoPrevioal Compromiso.
Puntosde vista de ex Directordel IAEN
El Directordel IAEN que actuó en el períodode 2008-04-11al 2008-08-24,
en
comunicación
de 2009-01-20,
entreotrosasuntos,señaló:
"... El presupuestoinstitucionalse estructuraen función del POA, en
consecuencia,en las partidas presupuestariasse reflejabanesfos objetivos
y para la contratación
institucionales
en su momento,se
de los conferencisfas,
certificó la disponibilidadde recursos.- Por otro lado, como es de su
conocimiento,el IAENfue adscritoen el mesde Abril de 2008a /a SENPLADES
y el Dr. (...) presentóla propuestadel Seminarioen el tiempoen que mantenía
un contratode Consultoríacon estainstitución.-(...) Todaslas negociaciones
con los conferencistasfueronrealizadaspor funcionariosde la instituciónlo que
se prueba con Ia comparecenciadel Directora la suscripciónde los debidos
contratos,jamás el Dr. (...) intervino,ni llegó a acuerdosque comprometanlos
recursosdel IAEN.-En relaciónal correoelectrónicoque en forma equivocada
envió Ia Dra. (...) al Dr. (...), debo manifestarque me lo reenvióen forma
inmediatapara que institucionalmente
se tome una decisión, esto puede ser
comprobadoobteniendode /os servidoresdel IAENuna copia de los correos
electrónicos.Entiendoquela Dra.(...) conocíade la vinculación
del Dr. (...) a la
SENPLADES
en calidadde consultory por estarazónme parece supuso(sic)
que podía dirigirle esa comunicacióna é1.-En la contrataciónde la Dra. (...)
por lo que estuve obligadoa enviar un
detectéalgunoserroresadministrativos
correoelectrónicoel día 11 dejulio del 2008para que se corrijanprocedimientos
parafuturascontrataciones...".
Criteriosque auditoríano comparte,puestoque los documentos
objetodel análisis
demuestranque las operaciones
en referencia, no contaroncon los recursosy
controles
necesarios.
La AsesoraJurídica,con oficioIAEN-AJU-002-200
expusosus puntos
de 2009-01-28,
de vista,los que no aportaroncon criteriosque puedanmodificarlos comentarios
de
auditoría.
Conclusión
s
i'
N
¡
\ñ
para que participenen el ciclo de
El IAEN contratóexpositoresinternacionales
conferenciasdentro del SemínaríodenominadoLa Guerra de Colombia,su
y desafíospara Ecuadory así mismose suscribióel conveniode coimportancia
28
y desafíospara Ecuadory así mismose suscribióel conveniode coimportancia
financiamiento
con el Ministeriode Defensa,sin embargoque no contabacon los
recursosparacumplirconla contraparte.
El primercontratose realizósobrela basede
que a esa fecha no tenía
un proyectoy gestionesrealizadaspor un profesional
ningunarelaciónde dependencia
expresapara
con el IAENy no recibiódelegación
ello. Los ínformesde las obligaciones
son muy sucintos,lo que no
contractuales,
permitióevidenciar
el cumplimiento
cabaldelobjetodel contrato.
Recomendaciones
Al Rectordel IAEN
que la
15. Dispondráa los diferentesJefes de las unidadesadministrativas,
programación
anualesdel instituto,se realicen
de las actividades
académicas
sobre la base de proyectosdebidamente
elaboradosy que cuentencon la
correspondiente
fuentede financiamiento.
16. En ningúncasopermitirá
que personas
que no tienendebidamente
legalizada
en asuntosoficialesy suscriban
su relaciónlaboralcon el IAEN,intervengan
documentosa nombre del instituto.Cuando requieradelegary autorizar
porescrito.
expresamente
unaactividad,
lo realizará
A la AsesoraJurídica
17. Elaborarálos proyectosde los contratos,previoa ejecutarseuna obra o
y
recibirseun bien o servicio,para lo cual recabarátodos los antecedentes
anualaprobada
observaráque el objetoesté relacionado
con la programación
por el IAEN.Entrelas cláusulascontractuales,
con el
incluirála relacionada
y recepcióndel objetodel contrato,la suscripciones
de actasde
seguimiento
entrega recepcióno de un informe pormenorizadopara evidenciarel
/\
.\\
cumplimiento
de lasobligaciones
contractuales.
\ \I
>_/ A la Jefa Financiera
l
ts
.!
\
y de disponibilidad
18. Emitirácertificaciones
de fondos,
de la partidapresupuestaria
ñ
y únicamente
en los casosque
siemprey cuandodispongade los antecedentes
(
tengael respaldopresupuestario
aprobado.
29
Gontrataciónparala remodelacióny manten¡miento
del edificio
El 2008-05-07se suscribióel contratocon la empresaLAVAMAVICía. Ltda.,por
parala remodelación
y mantenimiento
de la plantabajay cafetería,
21 158,13USD,
planta baja áreas externasy fachada,auditorio,salón rojo, piso I y edificio
pagaderos
administrativo,
a la entregatotalde lostrabajos,cuyoplazodebióiniciarse
es deciren 45
en la fechaque se firmóel contratoy debíaculminarel 2008-06-20,
días.
Del análisisal procesoprecontractual,
contractualy ejecucióndel contrato,se
un procesológicoy observando
siguiendo
determinóque éstosno fueronrealizados
así
los controlesnecesarios
a fin de cumplircon las metasy objetivospropuestos,
a continuación:
contractuales,
segúnse demuestra
comorespetando
lascláusulas
del
la Jefa Financiera
de 2008-04-18
Con memorandoIAEN-ADM-F|N-236-08
IAEN,en respuestaa una disposición
Institutode Altos EstudiosNacionales,
su proyectosobrela remodelación,
verbaldel Director,puso a consideración
y mantenimiento
del edificio;a esa fecha,la indicada
construcción,
adecuación
de la JefaturaAdministrativa.
funcionaria
ademásestuvoencargada
iniciólos trabajosy de un
No existeconstancia
de la fechaque el contratista
cronograma
de avancede la obra.
Transcurridos
19 días calendariodel plazo establecidoen el contrato,el
de 2008-05-26dirigidaa la Jefa Administrativa
contratista,
en comunicación
que cumplió
el
argumentando
de 20 000,00USD,
Financiera,
solicitóun anticipo
90Vode los trabajos,el mismo que fue atendidocon comprobantede
que haya
sin que existaconstancia
transferencia
2008-13835
de 2008-05-28,
conocidoy autorizadoel Directordel IAEN,así como un informetécnicodel
en el contrato.
avancede la obra;anticipoque no estabacontemplado
A
t\\
de 2008IAEN-FIN-507-08
La JefaAdministrativa
Financiera.
con memorando
de los trabajosy la prórroga
06-09,dirigidoal Director,propusola paralización
\\
del plazohastael 2008-10-24,
señalandoque lo realizópor pedidoverbaldel
se dirigió
de 2008-06-10,
IAEN-FIN-74-08
Director.
Así mismo,con memorando
U
Nr
t
tr
que el
la suspensiónde los trabajos,indicándole
al contratistasolicitándole
que el
Institutodebecumplirciertasactividades
oficiales.No existeconstancia
30
Directordel IAENhayadispuesto
se dirijaal contratista
funcionaria,
a la indicada
y solicitela suspensión
de lostrabajos,losque a esafechateníanun avancedel
90% como lo señalóel contratista,
tampocoexisteevidenciade los tipos de
paraquese paraliceeltrabajo.
eventosquese realizaron
Desdela fechaqueel contratista
señalóqueteníaun 90%de avancede la obra
parala paralización
2008-05-26,
hastala de notificación
de los trabajos,200806-10,transcurrieron
el1Q%quefaltaba,
15 días,tiempoen el cualno completó
avanzóel
sinembargo,
comose señalóanteriormente,
en 19 díasel contratista
90%de la obra.
El 2008-07-14,la Jefa Financieraque ya no tenía el encargode Jefe
Administrativo,
conjuntamente
con el contratistay un Supervisorde Obras,
parcialpor 14 883,37USD,
equivalente
suscribieron
el actade entregarecepción
y, el 2008-10-02,
al70o/odel montodel contrato;
el actade entrega
suscribieron
porel restante30%,estoes por6 274,76U5D.
recepción
El 2008-10-27,la
mismafuncionaria
dispusoel pagodel saldodel contrato,
por el contratista.
sobrela base de las facturaspresentadas
Tampocoexiste
para procedercon la suscripción
del
evidenciaque haya recibidodisposición
y conel pagocorrespondiente.
actaentregarecepción
participódirectamente
en los
De lo comentado,
se estableceque la Jefa Financiera
procesosprecontractual,
y ejecucióndel contrato,sin que de por medio
contractual
evitando
existacontrolesque permitany facilitenuna revisióny verificación
oportuna,
erroresy verificandoel cumplimiento
vigentes;hechosque se
de disposiciones
produjeronpor cuantoel Directory Jefa Financieradel IAEN, no observaronel
Reglamento
Internode Contratación
del IAENy las Normasde ControlInterno140-02
.I
il
500-02
Separación
Incompatibles,
140-03Autorización
de Operaciones,
de Funciones
Autorización,
500-04Gestíónde la Institución,
500-06Aplicaciónde Controlesde
Nr
V Calidaden Obrasy Reportes.
\_4
\
\
\
\
i
ri
l\
\
Puntosde vista de ex Directory Funcionariosdel IAEN
en
El Directordel IAENque actuóen el períododel 2008-04-11
al 2008-08-24,
comunicación
de 2009-01-20,
entreotrosasuntos,señaló:
31
"...el estadoen que se encontrabanlas instalacionesdel IAENera bastante
malo Io que no permitíaque cumplaadecuadamente
con su misióninstitucional,
se
en consecuencia,existiendolas partidaspresupuesfanascorrespondienfes
dispuso sean usadas para hacer una readecuaciónque no implicaba la
ejecuciónde obrascivilesde envergadura.-Para la contrataciónrespectiva,se
siguieron los procedimientosestablecidosen el reglamento interno y ley
tomándose/a decisiónde contratara quien presentabala mejor
correspondiente
para
alternativa
el IAEN,- El proyecto contemplaba fundamentalmente
adecuacionescomo pintura, dfuisionesmodulares,pisos flotantesy trabaios
menoresde albañileríapor lo que la contrataciónde un fiscalizadorde las "obras
innecesariamente
el proyecto...".
civiles"habríanencarecido
expusosus
de 2009-01-22,
del IAENcon oficioIAEN-F|N-008-09
La JefaFinanciera
puntosde vista,deduciéndose
que:
El cuadrocomparativo
de ofertasfue elaboradopor ella,peroaprobadopor la
luegode revisado
máximaautoridad,
todoel expediente.
Participóen todo el procesodel contratocon LAVAMAVIpor que no existía
no era de construcción
de funciones;el proyectopresentado
incompatibilidad
y
para ser consideradocomo obra pública,ya que fueron adecuaciones
técnicascomola
por endeel contenido
de las especificaciones
remodelaciones,
de obra
de un fiscalizador
técnicoy la contratación
formulación
de un expediente
no ameritaba.
elformatodonde
a la autorización
del anticipode 20 000,00USD,
En lo referente
el Directorautorizóel pago,estátraspapelado.
por
eventosorganizados
de lostrabajosobedecióa losdiferentes
La suspensión
quienes utilizaronlas instalaciones
el IAEN,así como por otrasinstituciones,
paradisertary realizarreunionescon las adscritas.
puestoque no
en los comentarios,
Estospuntosde vistano tienenningunaincidencia
de
con la suficientedocumentación
ni respaldados
se encuentranfundamentados
losmismos.
soporte,porlo quese ratifican
Conclusión
(\
YR Los procesosprecontractuales,
y ejecucióndel contratopara la
contractuales
\
ñ
Jft'
N
por la JefaAdministrativa
y mantenimiento
fueronrealizados
deledificio,
remodelación
eficientedel
Financiera,
sin los controlesque permitandeterminarel cumplimiento
\J
&proyectoejecutado.
32
Recomendac¡ones
Al Rectordel IAEN
o financieraspor escrito
19. Autorizarátodas las operacionesadministrativas
incluyendolos
directamentea los funcionariosy empleadosinvolucrados,
términosy condiciones
bajolascualesse concedela autorización.
que tienena su cargola
20. Definiráy vigilaráque en las tareasde los servidores
y separaciónde funciones
ejecuciónde proyectos,existanindependencia
y pagos.
ejecución
incompatíbles,
aulorización,
talescomoplanificación,
de bienesy servicios
21. Cumpliráy hará cumplirlos procesosde contratación
Generaldel SistemaNacionalde
dispuestos
en la Ley Orgánicay Reglamento
a
que se emitanen cumplimiento
Públicay demásdisposiciones
Contratación
estaLey.
Registroy controlde Bienesde LargaDuración
registro,pagoy controlde los bienesde
Delanálisisa los procesosde adquisiciones,
los controles
observando
que éstosno fueronrealizados
se determinó
largaduración,
a continuación:
parael efecto,comose demuestra
y normasestablecidas
Para los ejercicios2006, 2007 y 2008 no se dispusode un Plan Anual de
Adquisicionesque permita programarlas compras de bienes, mantener
informaciónactualizadapara decidirsobre nuevascomprasen cantidades
y economía;
efectividad
y bajolos criteriosde austeridad,
eficiencia,
apropiadas
se realizarona base del pedido de los
en tal razón las adquisiciones
de cadaárea,por lo que el Directordel IAENy Jefe
funcionarios
responsables
Financieroinobservaronel artículo4 del ReglamentoSustitutivopara la
emitidocon
de la República,
Adquisición
de BienesMueblesde la Presidencia
(\
y la Normade Controllnterno250-01Adquisición.
Acuerdo196de 2007-10-23
\\\r
\\) \
$
\
Las adquisiciones
no se realizaronde acuerdoal ReglamentoInternode
Generalde SeguridadNacionaly Organismos
Contrataciones
de la Secretaría
N\
I\N
t
\
5
r),
N
N
de soporte
dependientes,
es así que en variasde éstasfaltadocumentación
y en las que existen,no disponendel RUCo ésteno
comofacturasproformas,
concuerdacon la base de datosde Serviciode Rentaslnternasy no tienen
33
con el
firmasde responsabilidad;
otras comprasse realizarondirectamente
proveedor,
existiendo
la factura;y en unoscasos,el comprobante
únicamente
legalizado
con las respectivas
de transferencia
no se encuentradebidamente
y beneficiario.
firmasdel JefeFinanciero
Las invitacionespara que participenlas empresas con sus ofertas,
eventualmente
se realizaron
víatelefónica,
En variasadquisicion",,", ofertasno hacenreferenciaa la garantíaque la
empresavendedora
otorgaráen el casode serfavorecida.
de pago,en algunoscasos,
No existesecuencia
numérica
en loscomprobantes
de
éstosno contienen
lo quedificultóel controly seguimiento
dichanumeración,
los documentos
fuentea travésdel sistemacontable,ademásno se encuentran
de
archivadosadecuadamente,
conformea la NCI 210-04Documentación
y Documentos.
y su Archivoy 210-07Formularios
Respaldo
de los bienesde larga
La Contadora
no abriótarjetasde controlindividualizados
del activofijo y registren
duración,en los que se detallenlas características
físicay custodiodurantela
cronológicamente
los cambiosen su valor,ubicación
existenciadel bien; inobservando
el artículo3, literala) incisos5 y 6 del
de Bienesdel
parael Manejoy Administración
Reglamento
GeneralSustitutivo
Generaldel Estadoy
SectorPúblico,emitidoconAcuerdo025-CGdel Contralor
y las Normasde Control
promulgado
en el RegistroOficial378 de 2006-10-17
y ProtecciÓn.
250-04ldentificación
Interno250-03Sistemade Registro,
\\
\\\
\ \NI
\\ \ \\l
Y
Y
R
\
\)
U
\
R
\
¡
ñr
N.
Durante el período del 2005-02-01al 2008-09-30,no se efectuaron
físicasanualesgeneralesde los bienesde larga duracióny
constataciones
inventarios
se presentaron
aquellosno considerados
ActivosFijos;únicamente
parciales
por la Responsable
realizados
de ActivosFijos,en el momentoen que
y
los bienesadquiridosfueronentregados
a los usuariosque los requirieron
cuandose produjeroncambiosde los custodios.Se inobservóla Normade
y bienesde larga
ControlInterno250-08 Constatación
físicade existencias
parael Manejoy
duracióny el artículo12 del Reglamento
GeneralSustitutivo
Administración
de Bienesdel SectorPúblico.
34
No se evidencióla entregade los bienesde largaduracióny de control,con
de Activos
entre los responsables
actaso formularios
de entrega-recepción
y, entreel jefe de
Fijosy cadauno de losjefesde las unidadesadministrativas;
del uso y
responsable
y cada servidordirectamente
la unidadadministrativa
y Jefe
conservación
de los bienesa su cargo;por lo que el JefeAdministrativo
Financieroinobservaronlos artículosI del Reglamentopara el Control
ActivosFijosy 3, literalesb) y c)
Administrativo
de los Bienesno Considerados
de Bienes
parael Manejoy Administración
del Reglamento
GeneralSustitutivo
del SectorPúblico.
Los mobiliarios,
equipo informáticoy edificios no cuentancon pÓlizasde
anualesparacumplir
seguros,al no haberprevistovaloresen los presupuestos
razónporlo que no cumplenconlo indicadoen la NCI250conestosrequisitos,
y Protección.
04 ldentificación
incluyebienesen mal
al 2008-09-30,
El lnventario
de Bienesde LargaDuración
en las bodegasde ActivosFijos,
estado,los cualesen Sumayoríapermanecen
sin que se inicie el trámite para su baja definitiva,por lo que los Jefes
y Financiero
los artículos13 y 79 del Reglamento
inobservaron
Administrativo
de Bienesdel Sector
GeneralSustitutivopara el Manejoy Administración
Públicoy la Normade ControlInterno250-09Bajade bienespor obsolescencia,
pérdidao robo.
porparte
El valorde los BienesInmuebles
de la entidad,no fueronactualizados
conformelo señalael Acuerdo183expedidopor el Ministerio
de la Contadora,
del RegistroOficial249de
y Finanzas,
publicado
en el suplemento
de Economía
por lo que la presentación
del saldode estacuentaen los estados
2001-01-22,
financieros
se encuentra
subvaluada.
,rt\\\
NJ
N
\\ N
tl
!t
de 2005,2006,
al 31 de diciembre
LosActivosF¡osy Bienesde Administración
2007 y al 2008-09-30presentadoen los estadosfinancieros,no fueron
respaldados
adecuadamente
concuentasde mayorauxiliar,el registrocontable
Los
de las adicionesy retirosde bienesde la entidadse realizómanualmente.
E-SIGEF,expedidopor el
registrosno se sometenal nuevosistemainformático
h'
N
f
rI
La Jefa
Ministeriode Economíay Finanzascon Acuerdo444 de 2008-12-27.
Financieray Contadora,no observaronla Normade ControlInterno250-03
N
Sistemade Registro.
\l
35
y la corrección
La Contadoraregistróla depreciación
monetariade los Bienes
al 2008-09Muebleshastael 2QO5-12-31,
cuyossaldosse vienenarrastrando
236-01Basesy
30. No se observaronlas NormasTécnicasde Contabilidad
y, el Acuerdo031emitidoporel Contralor
Contabilización,231-14
Depreciación;
Generaldel
Estado.
Los Bienesde Larga Duraciónno llevanimpresoun códigoque permitasu
y localización,
identificación
de tal formaque permitauna fácil identificación,
y protecciónde los mismos.La encargadade los ActivosFijosno
organización
y ProtecciÓn.
observóla Normade ControlInterno250-04ldentificación
y completos.
Losinventarios
no se encuentran
actualizados
de 2008IAEN-BIENES-O1
Lo comentado
se ratifica,con lo señaladoen memorando
en el
05-17,dirigidopor la encargada
de Controlde Bienesa la JefaAdministrativa,
queindicólo siguiente:
'...A1 respectodebo informar que hasta la presente fecha, no se me ha
entregado ninguna acta de entrega recepción de /os 8/ENES DE LARGA
DURACTÓN
de la tnstitución.-Por lo que he procedidoa realizarel Manualde
y posteriormente
Controlde Bienesdel lnstitutode AltosEsfudiosNacionales,
procederéa realizarel levantamientode losinventariosde Bienespor mediode
Ia constatación física, con elaboración de acfas determinándosea /os
empleadosresponsab/esde la custodiade /os bienesy el inventariogeneral,
clasificación,codificacióny valoraciónde los mismos.Además se realizarála
depuraciónde /os bienesen mal estado,fuera de uso y reparaciÓncon sus
respectivosinformes.AI 31 de diciembredel 2004, los inventariosde bienes
realizadospor contabilidadfueronreylsadospor la auditoríade la Contraloría,y
de losnuevosinventarios...".
en basea ese listadose realizaráel levantamiento
Con oficioIAEN-BIENES-016-2008,
sin fecha,recibidopor el equipode auditoresel
señaló:
2008-11-25,
el Responsable
de Control
de Bienes,
r\
{\\
\\
\\
\_¿
\
\
N
N
$
N
de los
"...qLte a pañir de 2008-05-17asumióla funcióny responsabilidad
activos fijos,y que no ha recibidoel Acta entregarecepciónde los activosfijos
donde debía constar:.-lnformaciónde las actas de entregarecepciónde /os
bienesa los funcionarios.-lnventariosde /os activosfijos de losperíodos2005,
con
2006,2007.- Listadode fodos/osóienesdel IAEN,depuradosy conciliados
Contabilidad.-Revalorizaciónde /os bienes.- Listado de /os activos en las
bodegas para dar de baja.- lngreso de /os activos con /os formatos
respectivos..
.".
36
y
entreel áreaAdministrativa
Lo expuestose debe a la ausenciade coordinación
Financieray en la aplicaciónde las normasde controlinternopara el área de
porlo que lostitularesde esas
y Bienesde LargaDuración,
Inversiones
en Existencia
áreas inobservaron
la Normade ControlInterno110-08ActitudHaciael Control
lnterno.
Puntosde vista de los funcionariosy ex funcionariosdel IAEN
El Directordel IAEN que actuó en el período2005-10-10al 2008-04-10en
comunicación
de 2009-01-30,
expusolos puntosde vistasobrelos planesanualesde
que no prestanningúnservicioal instituto,
y vehículos
adquisiciones,
bienesobsoletos
quesustentelo expuesto.
sin adjuntardocumentación
al 2008-10-26con
que actuóen el períododel 2A08-07-02
La ex Jefe Administrativa
indicóque no se pudocumplircon las constataciones
de 2009-01-30,
comunicación
que se estabanrealizandoen el edificioy que se
físicaspor las remodelaciones
jurídicorespectode la bajade los bienesen malestado.
esperaun criterio
manifestó
de 2009-01-30,
La Responsable
de Controlde Bienescon comunicación
perono
conel Guardalmacén,
que ha realizado
conjuntamente
tomasfísicasparciales
de soporte.
anexóningunadocumentación
de 2009-01con oficioIAEN-F|N-008-09
La ContadoraGeneraly la Jefa Financiera,
22. señaló.
del 2008,por no
si se ha elaboradoel plande adquisiciones
Que desconocen
habersidosu responsabilidad.
iN\
iN
\\
\
\i
\
N
conlo
Queno se ha remitidoel listadode los bienesa dar de bajaparaproceder
que se estipulaen el ReglamentoGeneralSustitutivopara el Manejo y
Administración
de Bienesdel SectorPúblico.
paraconciliarlos bienesde larga
los ajustespertinentes
Que estánrealizando
cuandose determine
de los activosse realizará
duracióny que la revalorización
$
$
cuadrelos
el plazode entregade los ActivosFijosy una vez que contabilidad
N
valores.
37
que en unos casos ratificanlo
y ex funcionarios
Puntosde vista de funcionarios
y otrosno se encuentran
con la suficiente
ni respaldados
fundamentados
comentado
de auditoría.
el comentario
de soportepor lo que no modifican
documentación
Gonclusión
no cuentacon un adecuadocontrolde
El Institutode Altos EstudiosNacionales,
que los procesosde adquisiciÓn,
Bienesde LargaDuración,lo que no ha permitido
vigente,lo que ha
registroy control,se lleven de acuerdoa la normatividad
que la información
determinado
contableno seaconfiable.
Recomendaciones
Al Rectordel IAEN
y Financiera,coordineny realicenla
22. Dispondráa los Jefes Administrativo
físicatanto de los bienesde largaduracióncomo de bienesde
constatación
de las funcionesde
independientes
servidores
control,en la que intervendrán
que
unaactay lasdiferencias
registroy custodia,
de estadiligencia
se elaborará
con la
físicay conciliación
se obtenganduranteel procesode constatación
y luego se registraránlos ajustes
informacióncontable,serán investigadas
los
Se identificarán
previaautorización
responsable.
del funcionario
respectivos,
bienesen malestadoo fuerade usoparaprocedera la baja,donacióno remate
legales.
de acuerdoa lasdisposiciones
segúncorresponda
los valoresque
23. Dispondráa la Jefa Financiera,incorporenal presupuesto
de
parala contratación
de las pólizasde segurosparaprotección
correspondan
eventualidad
de losbienesde la entidad.
cualquier
AlJefe Administrativo
de la custodia,cuidadoy controlde los
a las personasresponsables
24. Dispondrá
que:
bienesde largaduración
/.\
fN\\
\\
\\\
\L
c
$
\
ft
i:\
tJ'
\tN,
^J
N
y de
contables
y realicenla comparación
conregistros
Depurenlosregistros
queseannecesarias.
ser el caso,efectúenlosajustesy/oreclasificaciones
de
los bienesen una partevisibley procedana la suscripción
Codifiquen
que utilizarán
los bienesen
actasde entregarecepción
con losfuncionarios
de
los mismosque seránlos responsables
el desempeño
de susfunciones,
su cuidadoy conservacíón.
A la Jefa Financiera
25. Dispondráa la Contadora,que a partir del ejerciciofiscal 2009, proceda
informandoen los
periódicamente
a realizarlos ajustesde depreciación,
registros
contables
losvaloresrealesde los mismos.
Controly registrode vehículos
internaparael controly uso de los vehículos,
El IAENno cuentacon reglamentación
de estos
procesosparala administraciÓn
tampocoel titularde la entidadha impulsado
Generalde Bienesdel Seetor
bienes,comolo señalael artículo118del Reglamento
Públicoy la disposicióntransitoriaúnica del Acuerdo007 CG de 2003-04-02,
1, que prevén la emisiónde
publicadoen el RegistroOficial60 de 2003-04-1
parafacilitarsu aplicación,
de ahí que el controlde éstosno
instructivos
específicos
a continuación:
es el apropiado
comose demuestra
Los formulariosOrden de circulaciónde vehículos,Orden de recorrido
y
y el Librode Vida,son llenadospor los conductores
Institucional
de vehículos
no
por el JefeAdministrativo,
legalizados
la mayoríade ellosno se encuentran
que
nombredelfuncionario
y/o actividades,
contieneel objetode la movilización
de saliday
parala movilización,
horasy kilometraje
se desplazóy autorización
entrada;y, firmade solicitud.
del usoy custodiade vehículos'
individuales
registros
No se mantienen
se encuentran
física se observóque cinco automotores
De la constatación
sin prestarningúnservicio,hechoque
inmovilizados
en fos patiosdel Instituto,
de 2008-08-25 presentadopor la
ratificael memorandoIAEN-BIENES-O7
\
\N
\\
Ñ
\
\
N
l,'
a'
t
N
en el que indicaqueel
de Controlde Bienesa la JefaAdministrativa,
encargada
parqueautomotorde la entidadha sido renovadoy que los vehículosJeep
Omnibuss
JeepNissanPatrol 1982PEC-358,
NissanPatrol1982 PEC-361,
y, OmnibussBotar1986
Botar1986 PEG-238;
Botar 986 PEG-228,Omnibuss
en los patiosdel IAEN
PEG-227dejaronde prestarel servicio,encontrándose
técnicasy por
preventivo
y que de acuerdoa las condiciones
sin mantenimiento
ya que mantenerlos
tenermásde 26 añosde vidaútil,estosdeberíanrematarse
parala entidad.
significaincurriren gastossin ningúnbeneficio
39
El Jefe Administrativo,
inobservóel artículo7 del Acuerdo007 CG, los artículos13
previay 14 Procedencia
GeneralSustitutivo
Inspección
del remate,del Reglamento
parael Manejoy Administración
de Bienesdel SectorPúblico,y las Normasde Control
y, 250-08
lnterno250-03Sistemade Registro,250-7Controlde VehículosOficiales,
y Bienesde LargaDuración.
Constataciones
Físicasde Existencias
Conclusiones
internapara el control de los
El Institutono cuenta con reglamentación
vehículos,lo que ocasionóque su controlno sea el más apropiadoy cumpla
vigente.
conla normativa
Determinados
vehículosque conformanel parqueautomotordel IAEN,tienen
sin prestarningúnservicio,su
más de 26 años de vida útil y se encuentran
y reparaciónpuedenser muy costososfrenteal beneficioque
mantenimiento
éstospudieranprestar.
Recomendaciones
Al JefeAdministrativo
parael uso de vehículos
26. lmpulsarála aprobación
de un proyectode instructivo
en
que se enmarqueen las disposiciones
sobreel uso de bienesestablecidos
de Bienes
parael Manejoy Administración
el Reglamento
GeneralSustitutivo
en el RegistroOficial060
del SectorPúblicoy en el Acuerdo007-CGpublicado
de 2003-04-1
1.
y
preventivo
2 7 . Diseñaráy utilizaráregistros
talescomo:controlde mantenimiento
de cada
informediario de movilización
correctivo,orden de movilización,
combustibles
y accidentes,
vehículo,partede novedades
controlde lubricantes,
y repuestos,registrode entraday salidade vehículosy libro de novedades;
,a\
\\)
Y
s 28.
sx
N
\
ñ
U
quese mantendránen archivosorganizados.
formularios
y realicela constatación
física
Dispondrá
a la Responsable
de Bienes,programe
periódicade los vehículosy accesorios,dejandoconstanciaescritade los
resultadosobtenÍdosparala tomade accionescorrectivas.
40
29. Dispondráse realiceel avalúotécnicode los vehículosque no se utilizan,a
o no paraser dadosde baja,
basedel cualse decidirási estossonsusceptibles
de conformidadcon el ReglamentoGeneralSustitutivopara el Manejoy
de bienesdel SectorPúblico.
Administración
Faltade seguimientosobredenunciade bien perdido.
marca
del IAENquetuvoa cargola custodiadel proyector
Administrativo
UnAsistente
Sharp, con comunicaciónde 2007-07-20,informó al Jefe Administrativola
la
de ese activo,por lo que el Directory la AsesoraJurídicapresentaron
desaparición
el 2007-07-31.
anteel Fiscal,
denuncia
15 mesesy para continuarcon el trámiteprocesalante la Fiscalía,la
Transcurrido
de 2008-11-04solicitóa la Jefa
AsesoraJuridicacon oficio IAEN-AJU-070-08
copia certificadade la facturade la adquisicióndel
Financiera,le proporcione
antela Fiscalia'
proyector,
conla finalidaddejustificarla propiedad
de 2008-01-23(ingresadoal
La AsesoraJurídicacon oficio IAEN-AJU-OO1-2008
a la Fiscalíael escrito
indicóque ha presentado
equipode auditoríael 2009-01-23),
a lo cual,elAgenteFiscalencargado
correspondiente,
se emitaeldictamen
solicitando
por que'
del caso ha indicadoque no va a emitirloya que es un caso reciente, lo
porescritohastaque existael pronunciamiento'
seguiráinsistiendo
la AsesoraJurídicay el
que durante15 mesesaproximadamente,
No existeevidencia
responsablede la custodiade bien perdido,hayan impulsadoen la Fiscalíala
del trámitejudicial;en tal
de la causa hasta alcanzarla finalización
investigación
que la entidadno dispongade eseactivo
ha ocasionado
tazón,lafaltade seguimiento
el artículo88 del
inobservando
y se afectea los saldosde la cuentacorrespondiente,
de Bienesdel Sector
parael Manejoy Administración
GeneralSustitutivo
Reglamento
púbfico,que señalaentre otros asuntos,que el abogadode la entidadvigilarála
iN
N
deltrámitejudicial'
la finalización
de la causahastaalcanzar
tramitación
a
\
\
Gonclusión
antela Fiscalía,
y gestionesparaimpulsarla investigación
N No se realizoseguimiento
15 mesesde su
sobrela pérdidade un proyectorSharp,pesea que hantranscurrido
$
$
.\
q
imputación.
41
Recomendación
A la AsesoraJurídica
30. En casosde pérdidasde bienesde la institución,
con la máxima
conjuntamente
autoridad,presentarála correspondiente
denunciaante la Fiscalíay con los
del
servidoresresponsables
de la custodiadel bien,efectuaráel seguimiento
procesohastaquese resuelvalo pertinente.
Faltade planificaciónparala administraciónde los recursoshumanos
Para la administración
del talento humanode la entidad,la Jefa de Recursos
planesy programas,
Humanosno ha establecido
objetivosa corto,medianoy largo
paraevaluarsu gestión;en tal
plazo,asi como políticas,rendímíentos
y estándares
de las
tazón, esa funcionariase constituyóen ejecutorade las disposiciones
y decisionespropias,lo que ha impedidoque la Jefaturade Recursos
autoridades
y actualizada.
Humanoscuenteconinformación
organizada
que presentanlos funcionarios
del IAEN,se
Analizadas
las vacaciones
acumuladas
que la Contadora
y la JefaFinanciera
másde 30 díasde
han acumulado
determinó
con los perfiles
vacaciones,
debidoa que no se ha previstoque otrosfuncionarios
de las titulares
puedanreemplazarlos
necesarios,
en los períodosde las vacaciones
de esoscargos.
que
parasusfuncionarios,
situación
La entidadno cuentaconun plande capacitación
permitiría
un mejordesempeño
en sus laboreshabituales.
en el Reglamento
estándefinidas
Lasfunciones
de la Jefaturade Recursos
Humanos,
OrgánicoFuncionalaprobadopor la entidad,como son la elaboraciónde un
y
culturales
de actividades
reglamento
internode RecursosHumanos,coordinación
deportivas,ejecuciónde los planes de salud, bienestarsocial y programasde
'\*
seguridade higiene,entre otros; no obstante,éstas no se han cumplidoen su
totalidad,como es el caso de la elaboración
del reglamentointernode Recursos
\\
\
q
Y
Humanos.
con oficioIAENN El Manualde Procesosdel áreade RecursosHumanos,presentado
ñ'
ñ
f,.
\
ü
por la Jefade Recursos
del IAENal equipode
RHU-014-08
Humanos
el 2008-11-05,
pago
auditores,
de personal,
tieneomisiones
sobrelosprocedimientos
de contratación
42
que a la
horasextras,viáticosy anticipos
de sueldos;actividades
de remuneraciones,
de la
faltade éstosprocesos,
de acuerdoa la rutinay experiencia
son desarrolladas
Humanosy en formamanual.
Jefade Recursos
lo establecido
Por lo descritoanteriormente,
la Jefade RecursosHumanosincumplió
en fos artículos63 y 78 de la LOSCCA,referentea que las unidadesde
planesde desarrollo
administrativo;
de recursoshumanos,estructuran
administración
y, los recursoshumanosque se requerirán,serán en función de los planes,
proyectos
programas,
de
y procesosa ser ejecutados;
así como,que la designación
un servidorseráa la personaque hubiereganadoun concursode ingresoo ascenso;
además,inobservólas NormasTécnicasde ControlInterno120-01Ambientede
y Entrenamiento
Controly 300-04,Capacitación
Permanente.
Puntosde vista de funcionariosy ex funcionarios
indicólo
Humanos,
En oficioIAEN-RHU-004-09
de 2009-01-21,la
Jefade Recursos
siguiente:
r.
\\
\\
\\l
d
\
\
\
Ñ
\
ü
"...Desdeel año 2006et Áreade RecursosHtJmanos,
at iguatque los otros
departamentosha realizadola PlanificaciónOperativaAnual (POA),los archivos
reposanen el Depaftamentode Planificación,en donde se fia establecidolos
planes y programas anuales.- Dentro de las funciones de la Jefatura de
RecursosHumanos,establecidasen el ReglamentoOrgánicoFuncionalestá la
elaboracióndel Reglamentolnterno de RecursosHumanos,el mismo gue se
realizó conjuntamentecon el Departamentode Recursos Humanos de la
Secretaríadel Consejode SeguridadNacionalen una comisióndesignadapor el
señor Secretariodel Consejode SeguridadNacional,ya que el lnstitutode Altos
Esfudios Nacionaleshasta el 11 de abril del 2008, era una institución
subordinadadel COSENA. El mencionadoReglamentose expidió mediante
Acuerdo No. 2007-002-SG-CSN
de fecha 22 de enero del 2007,y aprobado
posteriormente
por /a SENRES.A partirdel 11 de abrildel 2008,en que el IAEN
pasó a ser una entidad adscritaa la SENPLADES,se fia elaboradodos
instructivos : 1) para regularizar los permisos del personaly 2) para la
contrataciónde personal. El Reglamentode Personalpara el IAEN, esfá
previsto entregarlo el próximo mes para que sea aprobado por el nuevo
Directorioque en los últimosdías se conformó.-La coordinaciónde actividades
culturalesy deportivaslas realiza el Área de RecursosHumanos,un ejemplo
recientefue hace dos meses aproximadamente,
el campeonatoorganizadopor
la SENPLADESy sus rnsfÍucionesadscritas,en donde RecursosHumanos
organizólo correspondiente
al IAEN.-En lo referentea los planesde salud,debo
informar que se han realizado gesfiones con el COSENA para que /os
funcionariosdel IAEN,a pesarde que ya no formanparte de dicha lnstitución,
incluyanal IAENdentro det Ptan de MedicinaPreventivay adicionalmentenos
proporcionenel serviciomédico, odontológicoy bienestar social,hasta que el
/AEN pueda contratar los serviciosde profesionalesen esúas áreas.Adjunto
remtlocopiadel oficiodel COSENAen dondeincluyenal IAENen los planesde
sa/ud..."'
43
El Directordel
en oficiode
IAEN,que actuóen el período2005-10-01
al 2008-04-10,
2009-01-30,
expusosus puntosde vista;que al igualde lo citado,no modificael
comentario
de auditoría.
por cuantono hubouna
por auditoría,
Los criteriosenunciados,
no son compartidos
del
suficienteplanificación
de los recursoshumanos,de acuerdoa las necesidades
lnstitutoy en casoslas actividades
en tal razón,
fueroniniciativas
de otra institución;
de
los puntosde vistade los ex funcionarios
en la partepertinente,
se transcriben
conformidad
a lo dispuestoen el artículo91 de la Ley Orgánicade la Contraloría
Generaldel Estado,que señala que las opinionesdivergentesentre auditores
gubernamentales
y losauditados,
constarán
en el informe.
Gonclusión
La Entidadno cuentacon una planificación
específicade recursoshumanosy el
parael control
manualde procesosno contienetodoslos procedimientos
necesarios
de susrecursos.
Recomendaciones
Al Rectordel IAEN
y
necesarias
31. Dispondráa la Jefa de RecursosHumanos,emitalas directrices
de
diseñelos instrumentos
anualy la formulación
básicosparala planificación
quefaltanen el Manualde Procesos.
los procedimientos
Errores en la emisión de las acciones de personal, para la reubicaciónde
servidores
/i\
La Jefa de RecursosHumanosemitióaccionesde personalpor la reubicación
de
del instituto,
relacionadas
en las que se determinóciertasinconsistencias
\Nservidores
con los cargos,como los sucedidos,entre otros,con los casosque se indicana
\\
ñ
K
\
\
il
\
\
{i
N
\
ü
continuación:
Un funcionarioque se desempeñaba
de Comunicación
en el Departamento
Socialen el año 2005comode AcadémicoTitular,con una remuneración
de
950,00USD,se le reubicóvarias veces en diferentesdepartamentos
del
Instituto,
así:
44
El 2006-01-02,
con acciónde personalsin número,fue reubicadoal área de
extensióncon el mismo sueldo y puesto de AcadémicoTitularTlC2, de
conformidadcon la nueva EstructuraOrgánicadel IAEN, aprobadapor el
2-14.
Directorio
Institucional.
de 2QO5-1
en Resolución
IAEN-2005-031
El 2006-05-23,
de
con acciónde personalse le reubicóen el Departamento
Docencia,con el mismosueldoy puesto,de acuerdoal memorandoIAEN-Dy de conformidad
con el artículo65, literalb) de la
062-2006de 2006-05-23
LOSCCA.
El 2006-09-28,
conacciónde personalse le concedióunacomisiónde servicios
que estabaubicadoen el
sin remuneración,
haciendoconstarerróneamente
3.
Departamento
de Comunicación
Socialconel puestode profesional
con acciónde
Una vez reintegrado
el 2007-09-25,
de la comisiónde servicios,
personalse le concedióvacaciones,haciendoconstar nuevamenteque
perteneceal Departamento
5, es
Socialcomo Profesional
de Comunicación
peromanteniéndose
inicia,.
decirconun puestosuperior,
la remuneración
que
El 2008-03-26,
conacciónde personalse le autorizóun permiso,indicando
perteneceal Departamento
Socialpero con el puestode
de Comunicación
Profesional
3. conla mismaremuneración.
El 2008-07-02,
a la Unidad
con acciónde personal136,constaque pertenece
Administrativa
3 y con
de Investigación
Estratégica,
conel puestode Profesional
la mismaremuneración.
De igual manera,en la emisiónde la acciónde personala favor de una
que se desempeñaba
funcionaria
Titular2, al reubicarla
conla
comoAcadémico
mismaremuneración,
se cometióun errorhaciendoconstarque el puestoera
Profesional
6, siendolo correctoProfesional
4 segúnla escalade la SENRES.
Los referidoserrorese inconsistencias
de Recursos
cometidaspor la Responsable
$
\
de esas accionesde
\ Humanos,ocasionóreclamosde los servidoresbeneficiarios
mismaque segúncertificación
reconoció
de 2009-01-09,
IAEN-RHU-OO1-08
\ñ personal,
del puestoen las accionesde personal,más
$ que se tratóde erroresen la digitación
\
$ no en la remuneración.
45
y
Lo comentadoincumplela Normade Controllnterno300-01,Título:Descripción
Análisisde Cargos.
Puntosde vista de funcionariosy ex funcionarios
En oficioIAEN-RHU-004-09
Humanos,
indicólo
de 2009-01-21,
la Jefade Recursos
siguiente:
"...Los dosfuncionarioshan solicitadosu reclasificación
de acuerdoa loserrores
mecanográficos,se /es ha explicado oportunamentetanto verbal como por
escritoque no se puede realizar sin un procesoprevio de revalorizacióndel
puesto..
."
Emitieron
tambiénsus puntosde vista,el Directordel fAEN,que actuóen el período
2005-10-01al 2008-04-10en oficio de 2009-01-30;la responsabledel Área de
Planificación
en oficio003-IAENde 2009-01-27;y,
el Docentede Escuelade Gobierno
en oficio003-EC-09
de 2009-01-29.
Criteriosque no aportanmayoresargumentos
que puedanmodificar
el comentario
de
auditoría.
Gonclusión
Se emitieronaccionesde personalpor la reubicación
de servidores
del Instituto,
en
las que se determinóciertasinconsistencias
relacionadas
con los cargos,lo que
ocasionóreclamode funcionarios.
Recomendaciones
Al Rectordel IAEN
32. Dispondráa la Jefa de RecursosHumanos,analicetodas las accionesde
personalemitidasa los funcionarios
del IAEN,con el fin de verificarlos datos
',N'
/.\
N
como cargosy remuneraciones,
de existirerroresprocederáa la corrección,
emitiendo
nuevasacciones,
y accionesde losfuncionarios.
evitandoreclamos
\
Faltade sistemainformáticoparael áreade RecursosHumanos
\
En la Jefaturade Recursos
Humanos,
la documentación
e información
del personal
se
N
manejaen formamanual,sin que se hayadiseñadoun sistemaautomatizado
para
t
\
sobrelos
N manteneruna basede datosque contengala informaciónpormenorizada
46
actualesy ex servidores,por lo que no se disponede fuentes para futuras
paralos concursosinternos
selecciones
de personal,ni de un bancode información
con la información
de promoción
de cargos,lo que no permitecontaroportunamente
pertinente
parala tomade decisiones
del
y consecución
de unaóptimaadministración
talentohumano.
Situaciónque se producepor cuanto la Jefa de RecursosHumanos,no ha
por lo que
automatizado,
determinado
las necesidades
de un sistemade información
o
Adquisición
incumplela Normade ControlInterno400-02,Título:PlanInformático,
Actualización
de Sistemas.
Gonclusión
La falta de un sistemainformático
en el área de RecursosHumanos,no permite
de los
disponerde una base de datos, para obtenerreportes pormenorizados
funcionarios.
Recomendación
Al Rectordel IAEN
diseñeo gestioneun softwarepara
33. Dispondrá
al Jefede la Unidadde Sistemas,
la Unidad de RecursosHumanos,el mismo que permitirámantenerla
informaciónde cada uno de los funcionariosdel IAEN; esta información
constituiráel record personal,que permitirárealizarun seguimientode su
durante
en la entidad.
desempeño
eltiempode permanencia
HechoSubsecuente
En ofício|AEN-RHU-004-09
de 2009-01-21.la
Jefade RecursosHumanos,indicólo
siguiente:
"...Desdeel mes de noviembrese implementarontres bases de datos que
correspondena: 1) Carpetase informaciónde personal de la lnstitución;2)
Carpetasde /os aspirantesa puesfos;y 3) Registrode permisosy atrasosdel
personal.-La informacióncitada se esfá ingresandoa través de un gestor de
óase de dafos IACCESS),para constanciaremito copiasde /as pantallasde /as
basesutilizadas..
."
Reclasificación
de la SecretariaGeneral
La SecretariaGeneraldel IAEN, con acción de personalde 2007-01-01,fue
3
de Profesional
de 620,00USDa Profesional
2 con una remuneración
\s reclasificada
de la Jefa
.on una remuneración
de 734,00USD,
sobrela basede la recomendación
{
y
parael puesto,al puntajealcanzado
al informede valoración
$ de RecursosHumanos,
\
ñ'
deldesempeño.
$ a la evaluación
47
que emitióla SENREScon
A partirde juliode 2007,con la nuevatablaremunerativa
de la Secretaria
resoluciónSENRES-2007-000048
la remuneración
de 2007-06-29,
734,00USD
debióser 800,00USD
siguiópercibiendo
de Profesional
3, sin embargo,
2,
con un descuentode 9,00USDpor cuantocorrespondía
a la escalade Profesional
cuyaremuneración
erade 725,00USD.
comunicóal
el Jefe Financiero
Con memorando
IAEN-FIN-211-07
de 2007-07-13.
Directordel IEAN:
"... estaJefaturaprocedea disponerla suspensióndel registrode incrementode
sue/dospara el pagode haberesdejulio..."
Con oficio IAEN-SGN-073-07
de 2007-07-26,dirigidoal Directordel IAEN, la
Generalsolicitóse dejesinefectola retención
Secretaria
de losvalores.
dirigido
Al respecto,la JefaAdministrativa
de 2007-12-29,
en oficioIAEN-ADM-145-07
al Dírector
del IAENy a peticiónverbaldel mismo,expusolo siguiente:
"...b) Revisadala valoraciónde la Ab. (..) V confrontada
con losprocedimientos
que realizay que constanen el Manualde Procesosde la SecretaríaGeneral,no
quemantenercomoProfesional
2..."
le permiteque seareclasificada
teniéndose
En relacióna la sumillainsertaporel ex Directordel IAEN,en la hojade trámite0001de 2008-01-15,
2008 de 2008-01-02,
la AsesoraJurídicaen oficioIAEN-AJU-08-08
a la máximaautoridad
dirigido
delIAEN,indicólo siguiente:
*... la Unidadde RecursosHumanosde cadainstituciónes /a responsable
de la
valoraciónde puesfosy es quiendebeaplicarlosmecanismose instrumentosde
para el efecto,tantomás cuantoque el Añ. 27,
carácter técnicoestablecidos
literalg) del Reglamento
OrgánicoFuncionaldel 4AEN...".Así mismo en oficio ¡AEN-AJU-028-08
de 2008-02-18la AsesoraJurídicade la
Institución,
señala:
\\
\\
\\
\4
!
"...invocando
el Art.25 numeralb) de la Ley Orgánicade ServicioCivily Carrera
Administrativaque estableceque uno de /os derechosde /os servrdoreses
percibiruna remuneraciónjusta que seráproporcionala su función,eficienciay
responsabilidad;
se debe hacer efectivala reclasificaciónen forma inmediatael
puestode SecretariaGeneralcomoprofesional3..."
!
\
jurídicos
queel ex Directordel IAENestuvoinformado
conlosoficiosy criterios
N Pesea
^\ sobre la reclasificación
de la SecretariaGeneral,no realizó ningunagestión,
Y
*.
N'
incumpliendo
la Normade ControlInterno140-03Autorización
de Operaciones.
U
48
Puntosde vista de las Jefasde RecursosHumanosy Financiera
en la parte
En oficioIAEN-RHU-004-09
Humanos,
de 2009-01-21,|a
Jefade Recursos
pertinente
indicólo siguiente:
"...Nose da cumplimiento
por partedel Departamento
se emitenuna
Financiero,
seriede memorandos..."
lo siguiente:
manifestó
En oficioIAEN-FlN-005-09
de 2009-01-20,la
JefaFinanciera,
"...Deboindicarque las accionesde personalde la Ab.Aguirreestáncon fechas
de eneroy agostode 2007 mismosque remiteel 22 de diciembrede 2007y el
31 de octubrede 2007,lo que evidenciaque no se remitióa su debidotiempoal
para el pago..."
Depañamento
Financiero
no aportancon
Lo expresadopor las Jefas de RecursosHumanosy Financiera,
que modifiquen
mayoresargumentos
de auditoría.
el comentario
Conclusión
y Financiero,
El Directory los JefesAdministrativo
no tomaronningunadecisiónpara
pesea los criteriosexpuestospor
definirlo pertinente
en relacióna la reclasificación,
losdistintos
relacionados
departamentos
conel proceso.
Recomendación
Al Rectordel IAEN
y de RecursosHumanos,legalicenlos actos
34. Dispondráa las JefasFinanciera
que
administrativos,
sobrela basede criteriostécnicosy jurídicos,asegurando
suficientey
sólo se efectúenacciones sustentadascon la documentación
competente.
No se ha gestionado oportunamenteante el Ministerio de Finanzas las
N
transferenciasparael pagode los aportesde los Fondosde Reserva
\
\
\
Porfaltade recursosfinancieros,
el IAENno cancelóal IESSlos Fondosde Reserva
puesestos
en los porcentajes
determinados
en el artículo282de la Leyde Seguridad,
correspondieron
al 24o/o
de acuerdoal siguiente
detalle:
\'
s
N
ü
49
desdelosaños
Analizado
las gestiones
de Finanzas,
administrativas
anteel Ministerio
que lostitularesy JefeFinanciero
2004al2007,se determinó
del IAENque actuaron
ante esa Carterade Estadolas
en esos años, no han gestionadooportunamente
parael pagode losfondosde reserva
de los valorescorrespondientes
transferencias
Social;en tal razón,
de los servidores
de Seguridad
del IAENal InstitutoEcuatoriano
existenvalorespendientes
de cancelación
desdeel año20Q4al2007.
El Directordel Instituto
de AltosEstudiosNacionales,
medianteoficio IAEN-D-220-08
de Finanzas
de 2008-07-30,
del Ministerio
solicitóa la Subsecretaría
de Presupuesto
la asignación
de los recursospara la reliquidación
de los aportesde los fondosde
reservacorrespondientes
a los años 2004,2005,2006y 2007,que asciendena 87
649,56USD,
de acuerdo
al siguiente
detalle:
24 248.71
2006
22610.95i
tóoi
I róiÁt i
20 335,25|
87 649,56 i
por el Directordel IAEN,estábasadoen fasdisposíciones
legales
El pedidorealizado
jurídicos
quese indican:
y pronunciamientos
de casosanálogos,
El artículo275 de la Ley de SeguridadSocialdisponeque el IESSserárecaudador
públicos,afiliadosal
del Fondode Reservade los empleados,
obrerosy servidores
que prestenserviciospor másde un año paraun mismo
SeguroGeneralObligatorio,
de conformidad
empleador,
con lo previstoen el Códigodel Trabajoy otrasleyes
sobrela mismamateria.Así mismo,el artículo282 del mismocuerpolegalseñala,
que:
"...la aportaciónobligatoriadel empleadorpara el Fondo de Reseruaserá
equivalentea un mes de remuneración,por cada año completoposterior al
primerode sus servicios,conformelo disponeel Códigode Trabaio...".
007071de
En un casoanálogo,el Procurador
Generaldel Estadoen pronunciamiento
que:
2007-12-18,
dirigidoal Defensor
del Puebloconcluye
\
\
ü
\
ü
"...Del análisisde lasnormasinvocadasse concluyeque el valoral que tienen
derecho los funcionariosde la Defensoríadel Pueblocomo fondo de reseNa,
correspondeal equivalentea una remuneraciónmensualunificadapor cada año
completoposterioral primerode sus servicios...".
La Subsecretaría
en oficio0156MF-SGJGeneralJurídicadel Ministerio
de Finanzas,
2008,dirigido
altitularde esaCartera
de Estado,
expuso:
50
".. . señorMinistro,desdeel punto de vistajurídico, estaSubsecrefa
ría considera
para
que exisfe suficiente susfenfo legal
atender favorablemente el
planteamientodel señor Presidentede la Asociaciónde Empleadosde esfa
Cartera de Estado, más aún si se foma en cuenta que sobre el tema en
emanadosdel máximo
referenciaexistende por medio variospronunciamientos
organismo de control de la legalidad, a través de /os cuales disfrnfos
ProcuradoresGeneralesdel Esfado,de manera coincidentey reiterativa,han
concluidoque procede el pago de fondos de rese¡vaen el equivalentea una
remuneración
mensualunificada.
..".
a fin
El IAENno ha recibidorespuesta
a su pedido,sin realizargestionesadicionales
para cubrir los fondosde reservaque por Ley les
de obtenerel financiamiento
y que en la actualidad
impedidos
de su
corresponde
a losfuncionarios
se encuentran
retiro.
del Directory I
Hechosque incumplen
el numeral24 de lasfuncionesy atribuciones
institucional.
del JefeFinanciero,
determinadas
en el OrgánicoFuncional
Puntosde vista de funcionariosy ex funcionarios
-20,laJefaFinanciera,
lo siguiente:
manifestó
En oficioIAEN-FIN-005-09
de 2009-01
"...CondocumentoNo.4 del 1 de agostode 2008y OficioNo.IAEN-FIN-|26-08
se so/icifaal Ministeriode Finanzasla acreditaciónde los fondosde reservay
cumplircon la Resoluciónemanadapor el ProcuradorGeneraldel Estado.Se ha
acudido al Ministeriode Finanzaspara hablar sobre esfe asunfo, donde nos
estárealizandogestionescon el
supieronmanifestarque estacafteraministerial
que no se
/ESSpor las multasy la formade pagopor lo tantoque recomendaba
generela planillade /os fondosde reseruay que una vez que ellos tenganla
soluciónse daráa conocera las instituciones.Con OficioNo.IAEN-FIN-006-09
de fecha 20 de enero de 2009, el Rector acogiendola observaciónde la
transferenciapara el pago de los aportesde /os fondos de reserua, insisteal
Ministeriode Finanzas..."
i\
\\
Y
I
Ademásexpusieron
IAENen oficiode 2009-01-30
suspuntosde vista,el Directordel
que actuó en el período2005-10-01al 2008-04-10,
el ex DirectorAdministrativo
-22 y la Jefade Recursos
Financiero
en oficioIAEN-EEGAP-EB-004-2009
de 2009-01
Humanos
en oficioIAEN-RHU-004-09
de 2009-01-21.
\
gestiones,
éstasno fueron
N Puntosde vista,que si bien se demuestrase realizaron
N
paraobtenerel financiamiento
que permitaobtenerlos recursos
suficientes
necesario
N
{ parael pagode losfondosde reserva.
$.
tl
51
Conclusión
del IAENque actuaronen los años2005,2006y 2007,
Lostitularesy JefeFinanciero
no han gestionadooportunamente
ante el Ministeriode Finanzas,el financiamiento
parael pagode fondosde reserva,lo que impidecontarcon recursosque por Leyles
a losfuncionarios.
corresponden
Recomendación
Al Rectordel IAEN
a fin de
realicetodaslas gestionespertinentes
35. Dispondrá
a la Jefa Financiera,
de los valoresde los
que el Ministeriode Finanzastransfieralas diferencias
a cadafuncionario.
Fondosde Reservaque le corresponde
Deficienciasdetectadasde la evaluacióndelÁrea Informática
lo siguiente:
se determinó
Delanálisisal áreainformática,
En el ReglamentoOrgánicoFuncional,no se define la ubicacióndel Área
y atribuciones
entrelas que
Informática,
sin embargose le asignó26 funciones
a
e informesdebenpresentarse
constanque el cumplimiento
de sus actividades
y Subdirección.
la Dirección
por cuatrotécnicoscon formaciónen
La Unidadde Sistemasestáconformada
a la
provisional
incorporados
unocon nombramiento
informática,
dosa contrato,
y
1 a nombramiento
y una Profesional
entidadhaceI mesesaproximadamente
en comisiónde serviciosen el Ministeriode Cultura.Estostécnicosdeben
de 49 usuarios.
atenderlos requerimientos
en el ámbitode su
El Directordel IAENy el responsable
del área informática,
Orgánicode
no han cumplidocon lo dispuestoen el Reglamento
competencia,
la Entidadsobrelassiguientes
aspectos:
q
y desarrollode las
Numerales1, 2, 4 y 6: relacionados
con la planificación
de la entidad;por lo que se inobservóla Normade
actividades
informáticas
\
\
rt
Y
ü
Control Interno 400-02 Plan Informático,Adquisicióno Actualizaciónde
de contarcon un plan integral
Sistemas,en la que se establecela necesidad
informáticoaprobadopor la máximaautoridadque regule y determineel
rl
a cortoy medianoplazo.
desarrollo
informático
de la institución
52
comopartede las políticas
el áreainformática
Numeral10: no se ha organizado
las
asignadoformalmente
y en consecuencia
en el área de su competencia
que laboranen
a cada uno de los funcionarios
funcionesy responsabilidades
esta unidad;por lo que el Directordel IAENinobservóla Normade Control
que le
en la que se establece
delÁreaInformática,
Interno400-01Organización
a la máximaautoridadde la entidadaprobarlas políticasque
corresponde
y asignarlos recursos
permitanorganizar
el áreade informática
apropiadamente
y
que orientenel procesode organizaciÓn
así comolos lineamientos
calificados,
que la conforma.
y responsabilidades
del personal
lasfunciones
Numeral I y 17: El responsabledel área informática,no ha definido
la
al respecto,
de la Unidadde Sistemas;
paraelfuncionamiento
procedimientos
estipulaque:
y Mantenimiento
Normade Controllnterno400-03Operación
"...en cada entidad se elaboraránprocedimientosformales y detalladosdel
funcionamientoy operación,tanto a nivel de usuarioscomo de la unidad de
-.".
sisfemasde informacióncomputarizados.
funciona
de información,
7 y g: el IAENno tieneun sistemaintegrado
Numerales
aisladas,en las distintasáreasde la Institución
informáticas
con aplicaciones
tales como: DirecciónFinanciera,SIGEF,Sistemade GestiónAcadémica'
y Sistemade RecursosHumanos'Cada
SIGAEN,en procesode implantaciÓn
en
generaday almacenada
de la información
unade estasáreases responsable
basesde datosde losaplicativos.
lasdiferentes
l*\
I \\\
por estardesarrolladas
informáticas,
de las aplicaciones
La faltade integración
no le permitea la entidad
tecnológicas,
en diferenteslenguajesy plataformas
por lo que el
completay útil para la toma de decisiones;
tener información
las Normasde Controllnterno400inobservó
del áreainformática
responsable
relacionadacon la elaboraciónde
\\ 03 Operación y Mantenimiento,
tantoa
y operación,
formalesy detalladosdel funcionamiento
J proceOimientos
*
y
K nivelde usuarioscomo de la unidadde sistemasy 400-07Procesamiento
de controlesen los
\ ,n,r"n. de Datos,relacionadacon el establecimiento
procesadosy la
\ sistemasde informaciónpara asegurarque los datos
al períodocorrecto'
y
$ inforr".ión obtenidaseancompletos correspondan
53
de las aplicaciones
de cursosde capacitación
Numeral11:faltade planificación
de los usuarios,por lo que el responsabledel área
existentesy actualizadas
de los
informáticainobservóla Normade ControlInterno400-10Utilización
en la que se señalaque se
Institucional,
e Información
Equipos,Programas
paraasegurarel usoeficiente,eficazy económico
procedimientos
establecerán
computarizada'
e información
de computación
de losequipos,programas
y ejecuciónde un plande
Numeral15, 19 y 24: no se evidencióla existencia
ni el
preventivoy correctivode los equiposde computación,
mantenimiento
que
de un inventarioactualizadode los bienesinformáticos
mantenimiento
inobservó
del área informática
disponela entidad;en tal razón,el responsable
parael Manejoy
GeneralSustitutivo
los artículos95, 96 y 97 del Reglamento
y
de Bienesdel Sector Público,CapítulolX Mantenimiento
Administración
que señalanque todaslas entidadespúblicas,
Controlde EquiposInformáticos,
el
de EquiposInformáticos,
deberántener un Plan Anual de Mantenimiento
y estaraprobadopor
financiamiento
mismoque debecontarcon cronogramas,
de estaactividad;
y a cargode la Unidadresponsable
las máximasautoridades
que
del inventario
independientemente
así mismo,que la Unidadde Informática,
de
mantengala Unidadde ActivosFijos,debe mantenerun listadoactualizado
y un registro
de la institución
el parqueinformático
los equiposque conforman
delsoftwareadquirido'
del licenciamiento
actualizado
completaparala
que la entidaddispongade información
Hechosque no ha permitido
por
desarrolladas
de las actividades
y parael controly evaluación
tomade decisiones
el IAEN.
t\
Gonclusión
definiciónde funciones,de políticasy procedimientos
La falta de organización,
N
la
\ formalmente
del escasopersonaldel área informática,
e inestabilidad
establecidos
\
i
N
y de los
de un sistemaintegradode información
ausenciade un plan informático,
\
ñ
\
ñ
¡)
c
t\
que la entidaddisponga
no permitieron
parasu funcionamiento,
recursosnecesarios
de
y parael controly evaluación
completaparala tomade decisiones
de información
porel IAEN.
desarrolladas
las actividades
54
Recomendaciones
Al Rectordel IAEN
que la Jefade Recursos
Humanos:
36. Dispondrá
preparenUn
del áreainformática,
con el responsable
Queen coordinación
proyectopara que en el OrgánicoFuncionalse ubiquea la Unidad
como una unidadde apoyo con la definiciónde las áreas
Informática
de
entre las que Se considerarán:
necesariaspara su funcionamiento
de la basede datosy soporte
administración
comunicaciones,
desarrollo,
técnico a usuarios,con la asignaciónde los recursos (humano,
tecnológico,materiales)necesariospara su funcionamientoy la
que debencumplircada una de ellas'así
de las funciones
descripción
con
del áreafísicaadecuadaparasu funcionamiento,
comola asignación
de acceso'
seguridades
las respectivas
Gestionela suspensiónde la comisiónde serviciosotorgadaa la
1, con la finalidadde que apoyey refuerceel áreatecnológica,
Profesional
se proveaal Área
los nuevosobjetivosinstitucionales
y considerando
del recursohumanonecesario'
Tecnológica
de la Unidadde lnformática:
al Encargado
3 7 . Dispondrá
con los
Que elaboreel plan informáticode la entidadconjuntamente
involucradas,
de su áreay unidadesadministrativas
técnicosinformáticos
y serviciosque requieranlos
las aplicaciones
en el que Se identifiquen
usuariosinternosy externosde maneraque Se genere información
y la dotación
de las aplicaciones
oportunay confiable.Parael desarrollo
de
cronogramas
de servicios,se definiránproyectoscon SuSrespectivos
N
\\,
V
$
\
N
ñ
f\
N
$
\)
ejecucióny los recursosa ser utilizados. El Plan lnformáticoserá
aprobadoporla máximaautoridadparasu implantación'
por los técnicos
que seránobservados
Elaborepoliticasy procedimientos
que
y servicios
y los usuariosde los sistemaso aplicaciones
informáticos
parala entidad,paraapoyara lasactividades
o se desarrollen
se contraten
operativas.Estaspolíticasseránrevisadasy aprobadaspor la máxima
parasu imPlantación.
autoridad
55
el inventariode bienesinformáticos,
Organicey mantengaactualizado
o actualización.
renovación
técnicosparasu asignación,
criterios
aplicando
Al Encargadode la Unidadde Informática
de maneraque las basesde datosde
todaslas accionesnecesarias
38. Efectuará
sean
o en procesode explotación
sistemasqueestánimplantados
losdiferentes
de
asegurándose
a los equipostipo servidordel área informática,
trasladadas
de
parael controlde acceso,definición
que cuentencon todaslas seguridades
de respaldos'
perfilesde usuarioy generación
sistemade recaudación,controly archivode documentación
las siguientes
de la entidadse determinaron
Del análisisal sistemade recaudación
observaciones:
Los tesorerosactuantesen el períododel presenteexamen,no utilizaronel
módulo de tesorería que contiene las opciones de catálogos,pagos,
por el contrariolos valorescobradosa
y garantías,
registrando
recaudaciones
por cuantono
los cursantesen una hoja en excel,mismaque es incompleta
de
estoes, fechade pago,comprobante
necesaria,
reflejatoda la informaciÓn
abonosetc.
depósito,
matrículas'
por inscripciones,
sobre las recaudaciones
No existeinformación
paraemitir
y derechosde tesisdel año 2006,lo que es un limitante
colegiaturas
los certificadoseconómicossolicitadapor los cursantes,previoa la entregade
tesis.
\
\,
\\l
Y
$
\
N
I
$
{
como es el caso,de los
No existeuna políticaclara en las recaudaciones,
cobrosa los becarios,forma de pago,garantíapor el crédito,que una vez
de las becas.El
porquehan sidobeneficiados
tieneque devolverse,
recaudado
internaparc la determinación,
Directoriodel IAEN no emitióla normatividad
de lastasasy derechospor la
de losfondosoriginados
e inversión
recaudación
prestaciónde serviciosacadémicos,derechode grado, asesoríatécnica,
físicay otros,recursosque no provienen
alquilerde infraestructura
donaciones
a lo estipuladoen los artículos87 de la Ley
del Estado,de conformidad
y
para la Recaudación
superiory 6 del Reglamento
orgánicade EducaciÓn
56
IAEN-2004'009
emitidocon Resolución
Manejode los Fondosde Autogestión,
que establecen
normasenunciadas
vigentehastael2006-12-19;
de 2004-06-22
del Estado,las
que para el uso de los fondosque no Seanprovenientes
internade
estaránsujetasa normatividad
y escuelaspolitécnicas
universidades
superior.
su órganocolegiado
no obedecea la realidadinstitucional
no estáactualizada,
La tablade aranceles
y la regulaciónde los valoresy no está de conformidadcon el índice
y Censos,INEC;
dictadopor el InstitutoNacionalde Estadísticas
inflacionario
varios rubros deben estar agrupados,así como los mecanismospara Su
aplicación.
lasórdenesde cobro,el
quesustenten
en losdocumentos
No existeuniformidad
no es claro,preciso,concisoy no delimita
de fondosde autogestión
reglamento
de susresponsabilidades'
de cadaáreaparael establecimiento
lasfunciones
de los diferentes
La Tesorerano tienelas garantíasde los créditoseducativos
su vigencia'
y no llevaun registroparacontrolar
programas
que normelos plazosparalos pagospor partede los
No existeun instructivo
no programe
Financiero
queel Departamento
lo que ha ocasionado
estudiantes,
los ingresosporautogestión'
óptimamente
i\
N
t'
t\
{
)
\
N
N
ñ
{
ñ
que ha generado
No existeun adecuadosistemade archivode los documentos
a la fecha del
desdeel 2006-02-Q1
efectuadas
Tesoreríade las operaciones
del
cortedel presenteexamen,por lo que el IAENno disponede informaciÓn
en la parte
paraque se puedarealizarun seguimiento
de los cursantes,
historial
que la carterade cobroestéde
lo que no ha permitido
y académica,
financiera
así como' ha
y a los módulosacadém¡cos;
acuerdoa las programaciones
incididopara que las autoridadesno hayan tomado decisionesoportunas'
existen
pues en los reportesde ingresOs
cuandose realizanexoneraciones,
que estácomocarteravenciday no se ha
casoscomoel de SUNMOUNTAIN
en el
tomadouna decisiÓnpor parte del titulardel IAEN y Jefe Financiero,
Así mismo, la falta de archivossobre la
ámbito de su responsabilidad.
ha
que involucreingresoscomo egresos,exoneraciones,
documentación
57
que el Departamento
no conozcasobreel casode un
Financiero
ocasionado
cancelóel valorde
que el 2006-10-19
en AltaGerencia,
alumnodel Diplomado
30,O0USDpor conceptode inscripcióny sobre el resto de pagos no hay
que demuestreque se le
evidenciade que haya cumplidoo documentación
consólohaberrealizado
se le otorgóel diplomado
no obstante,
hayaexonerado;
esepago.
no
Financiero,
de Docenciahaciael Departamento
Por la faltade notificaciones
conozcasi un alumnose ha retiradoo ha
permiteque éste departamento
de ingresossea
reprobadoel curso,lo que no permiteque la planificación
objetiva.
No se adoptóuna políticaen el sistemade manejocontable,dondeal alumno
y
se le registreen cuentaspor cobrarcomocompromiso
una vez matriculado
se puedair devengando;
los módulosde las asignaturas,
comovayaaprobando
se constató que en el 2OO7se registró en Cuentas por Cobrar lo
a la facturaque va pagandoel alumnoy no por el total del
correspondiente
programa
académico.
que han actuadoen el períodode examen,no han
Los Jefes Financieros
provenientes
de los
elaboradoun plan de gastosde los recursosrecaudados
el Directordel IAENno ha emitidolos
igualmente,
proyectosde autogestiÓn;
así
de los recursosde autogestión;
acuerdosa efectosde regularla utilización
los arlículo24 y
inobservando
como,a optimizarlos sistemasde recaudación,
del IAEN'
25 del Reglamentopara el manejode los fondosde autogestión
IAEN-2006-036.
Resolución
las Normasde
inobservaron
por lo indicadolos titularesdel IAENy Jefe Financiero
documental
230-03Constancia
de los ingresos,
ControlInterno:230-01Determinación
y,
financiera;
delflujode cajaen la programación
230-13Utilización
de la recaudación;
y fianzas.
230-14Controly custodiade garantías
/il
\\
*.
s Gonclusión
\
N
N
ñ
!
ü
controly archivode la
de los ingresosde autogestión,
El sistemade recaudación
que respaldalos ingresos,no es adecuado,lo que impidetener
documentación
y vercz.
confiable
tt información
58
Recomendaciones
Al Rectordel IAEN
con la AsesoraJurídicay la
que conjuntamente
a la Jefa Financiera
39. Dispondrá
elaborenun proyectode reglamentopara la
responsablede Planificación,
recaudacióne inversiónde los fondos originadosde la
determinación,
en el cual se actualicenlas tasasy derechospor la prestacióndel
autogestión,
de
y otros;así como se delimitelas responsabilidades
serviciosacadémicos
a
de conformidad
de sus responsabilidades,
aadaáteaparael establecimiento
lo estipuladoen al artículo87 de la Ley Orgánicade EducaciónSuperior,
del Estado'
respectoa que,parael usode losfondosque no seanprovenientes
superior.
internade su órganocolegiado
se sujetena normat¡vidad
a
sus acciones,
que coordinen
a las Jefasde Docenciay Financiera
40. Dispondrá
completay
a cada área,dispongande informaciÓn
fin de que en lo pertinente
de
de lasobligaciones
paramantener
un controlsobreel cumplimiento
oportuna,
conel IAEN.
loscursantes
A la Jefa Financiera
por partede los
que normelos plazosparalos pagos
un instructivo
4 1 . Elaborará
del
de la máximaautoridad
que pondráa consideración
documento
estudiantes,
IAEN,parasu aProbación.
r\\
N
t\
apertureel momentoque el cursantese matricule'
a la Contadora,
42. Dispondrá
registrosauxiliaresen Cuentaspor Cobrar por el monto total del curso
segúnel cursantevaya aprobandolos
las que irán acreditándose
académico,
y cumpliendolos pagos;lo que le permitiráal
módulosde las asignaturas
\)
N
N
$
\
\
\
N.
i43
ft
v
ñ
U
elaborarel plande gastosde los recursosrecaudados
Financiero
Departamento
de autogestión.
provenientes
de losproyectos
que genereTesoreríaa
lmplantaráun sistemade archivode los documentos
pararealizarlas
históricade los cursantes,
efectosde disponerde información
y programar
el plande gastosinstitucional'
conoportunidad
recaudaciones
59
y fianzas,que reciba
a la Tesorera,elaboreun registrode garantías
44. Dispondrá
de bienesy servicios,
de obras,adquisición
el IAENcomorespaldode contratos
que deberán
documentos
así comode las garantíasde los créditoseducativos;
V)!l1::pytes
parano Permitir
la caducidad'
/
il^,¿4
CPA.Ing.MlñuelTapiaTapia
Directorde AuditoríaI
60