Papel timbrado en español con nuevo apartado

Universidad de Puerto Rico
Recinto Universitario de Mayagüez
Oficina del Decanato de Administración
Archivo Central e Histórico
Transferencia de Documentos
En el Recinto Universitario de Mayagüez, los documentos entran en el Archivo Central e Histórico
por Transferencia de Documentos desde los Archivos de Oficina de acuerdo con la política universitaria, los
reglamentos del Archivo General de Puerto Rico y las normas e instrucciones del propio Archivo Central e
Histórico, en la medida en que se va reduciendo la frecuencia de su consulta como resultado de la pérdida
de su utilidad administrativa, fiscal o legal, lo cual supone un estudio anticipado que determina los plazos
de conservación de cada serie documental, que en algunos casos es de retención permanente1. Esto hace
viable que el Archivo Central e Histórico le brinde un servicio apropiado a los Archivos de Oficina mediante
la consulta o préstamo de los documentos. Se debe asegurar la conservación de éstos ubicándolos en
depósitos adecuados, controlados y tratados convenientemente por personal capacitado para esos fines.
Con el objetivo de coordinar con el Archivo Central e Histórico el proceso de transferencia, el
director de cada unidad designará un funcionario como el custodio de los documentos2 quien colaborará
con el Administrador de Documentos en la implantación de la política universitaria y las normas del Archivo
Central e Histórico, para evitar la acumulación y la destrucción inapropiada de los documentos. Por tanto,
en ningún momento podrá considerarse como transferencia el descuido de documentos en locales o
contenedores, el traslado físico de documentos a depósitos improvisados, ni el traslado físico de
documentos de un archivo de oficina a otro archivo de oficina.
El director de cada unidad o el funcionario elegido por éste delegado de los documentos, se
responsabilizará de realizar unas tareas relacionadas con los documentos las cuales comprenden, entre
otras, la clasificación3 de los expedientes, la ordenación4 de los documentos en los correspondientes
expedientes que en algunos casos está reglamentado por la Universidad de Puerto Rico y el Inventario
Anual de Documentos inactivos y oficiales que permanecen en su oficina 5.
1 Certificación Número 040 1998-1999, según enmendada, de la Junta de Síndicos—Guía para la Conservación de
Documentos de la Universidad de Puerto Rico. http://www.certifica.upr.edu/PDF/CERTIFICACION/1998-1999/40%2019981999.pdf
Certificación Número 040 1998-1999, según enmendada, de la Junta de Síndicos, Artículo X C – Conservación de
Documentos.
3 Certificación Número 040 (1998-1999), según enmendada, de la Junta de Síndicos: Artículo VIII – Clasificación de los
Documentos.
2
4 Circular Número 36, Año 2002-2003 (UPR-RP)—Disposiciones Ley HIPAA sobre Protección de la Confidencialidad
de la Información Médica de los Empleados; Directrices sobre los Expedientes de Personal en la Universidad de Puerto Rico
(Administración Central, 2010) y Ley Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA), entre otras.
5
Certificación Número 040 (1998-1999), según enmendada, de la Junta de Síndicos: Artículo VII –Inventario de
Documentos.
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Deberá realizar una serie de procedimientos previos a la transferencia de los documentos, para que
no se perjudique el proceso de transferencia, disposición, reciclaje y trituración de los documentos:
1.
Quitar todos aquellos componentes de metal, plástico u otro material que perjudique su
trituración, como lo son las bandas de goma, presillas (clips), grapas industriales, herrajes,
argollas, espirales y fastener, entre otros.
2.
Reemplazar sobres plásticos o con ventanilla, carpetas de argollas, papel carbón y papel
brilloso o encerado, entre otros.
3.
Reciclar las cajas de resmas de papel tamaño carta y poner exclusivamente los
documentos que se van a disponer en cajas suplidas por el Archivo de Oficina remitente.
4.
Fortalecer la caja de resma de papel con cinta adhesiva plástica para prevenir se abra con
el peso de los documentos al ser transportada.
5.
Acomodar los expedientes de Documentos Administrativos, Esenciales; Fiscales, Títulos
de Propiedad; que se van a retener por un período prolongado de tiempo y los
Documentos de Retención Permanente en cajas de cartón corrugado acorde al modelo
establecido por el Archivo Central e Histórico. El Archivo de Oficina remitente adquirirá
a través de la Oficina de Compras las cajas (6.5” ancho x 12” alto x 16” largo), para lo cual
deben solicitar los datos del distribuidor al Archivo Central e Histórico.
6.
Se intentará que la cantidad de documentos contenidos en cada caja sea la justa, es decir,
que no sobre ni falte, porque si la caja no está completamente llena se deteriorará al
transportarse, además de que al acomodarse en el estante del Archivo Central e Histórico,
ocupa un espacio que no se puede emplear para colocar otros documentos. Por el
contrario, si está llena en exceso puede abrirse y romperse cuando los responsables del
proceso de transportación de las cajas las manipulan para ubicarlas en el camión o
bajarlas para acomodarlas en los espacios designados por el Archivo Central e Histórico.
7.
No se juntarán en una misma caja expedientes de documentos impresos en papel con
otros documentos en soportes diferentes, tales como:

Bibliográfico: libros, revistas, periódicos, publicaciones periódicas producidos en la
Universidad, que relaten sucesos acontecidos en la Universidad o que resalten las
ejecutorias de profesores, empleados o estudiantes y que sirvan para delinear
eventos históricos del Recinto.

Gráfico: catálogo de exposiciones, programas, invitaciones, postales

Cartográfico: planos, dibujos, mapas, técnicos

Fotográfico: diapositivas, transparencias, negativos, radiografías, fotos
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
Audiovisual y tecnológico: película, microfilm, microficha, cinta magnética para
audio o vídeo (compact cassette o VHS), disco magnético o flexible (floppy), disco
compacto (CD)
6. Reexaminar todos los expedientes que se van a transferir para cerciorase que no falta
ninguno y que concuerde con el formulario Relación de Entrega de Documentos.
7.
En ambos lados de la caja de resma de papel que mide 10 ½ x 12 se colocará un rótulo 6.
Igualmente en el frente de la caja de cartón corrugado que mide 5” ancho se pondrá un
rótulo.
8.
Estos rótulos deben registrar el decanato, la oficina, el año o los años académicos y el
número de la caja.
9.
Es imprescindible indicar el contenido de la caja, con la clasificación 7 de los documentos
que corresponda: Administrativos; Fiscales; Recursos Humanos; Salud, Seguridad
Ocupacional y Ambiental; Labor Académica, Históricos; cubiertos por legislación o
contrato; Título de Propiedad; o documentos Esenciales. NO se clasificarán, bajo ningún
concepto como “documentos varios”, “documentos diversos”, “documentos misceláneos”
o “documentos generales”, entre otros.
10. El número de la caja será en orden consecutivo, empezando desde el número 1 y
coincidirá con el número de caja indicado en el formulario Relación de Entrega de
Documentos del Archivo de Oficina al Archivo Central e Histórico.
Estas tareas anticipadas que debe llevar a cabo el director de cada unidad o el funcionario elegido
por éste delegado de los documentos, además debe asegurarse de no transferir al Archivo Central e
Histórico8:

documentos educativos o culturales transferidos a la Universidad de Puerto Rico por
determinación del Director del Archivo General de Puerto Rico, salvo excepciones autorizadas
por el Archivo Central e Histórico

libretas de apuntes (encuadernadas o sin encuadernar), salvo excepciones autorizadas por el
Archivo Central e Histórico

excedentes de formularios en blanco
6 Certificación Número 040 (1998-1999), según enmendada, de la Junta de Síndicos: Artículo XI B – Transferencia
de Documentos al Archivo de Documentos Inactivos.
7
Certificación Número 040 (1998-1999), según enmendada, de la Junta de Síndicos: Artículo VIII – Clasificación de los
Documentos.
8
Certificación Número 040 (1998-1999), según enmendada, de la Junta de Síndicos: Artículo XI C – Transferencia de
Documentos al Archivo de Documentos Inactivos.
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
excedentes de copias de documentos informativos

excedentes de los centros de reproducción o impresos

documentos activos

documentos educativos generados u obtenidos por profesores como parte de sus funciones
en la docencia

documentos informativos o de referencia como convenios, guías telefónicas, folletos,
opúsculos, boletines y catálogos para la adquisición de materiales, equipo y/o mobiliario

documentos educativos no recibidos oficialmente en la Universidad de Puerto Rico que son
utilizados de forma privada por funcionarios
Formulario de Relación de Entrega de Documentos Instrucciones para
Llenar el Formulario de Entrega
Una vez se lleven a cabo las operaciones de preparación de los documentos, el director de cada
unidad o el funcionario elegido por éste delegado de los documentos, preparará una lista de los
documentos que serán transferidos al Archivo Central e Histórico y utilizará para ello el formulario Relación
de Entrega de Documentos del Archivo de Oficina al Archivo Central e Histórico 8, el cual se hará llegar en
formato Word a través de la dirección electrónica lesliam.rodriguez@upr.edu para su revisión. En las fechas
que anticipadamente determine el Archivo Central e Histórico con cada una de las dependencias o
unidades del Recinto Universitario de Mayagüez, se gestionará la transferencia y se someterá el formulario
igualmente en formato impreso junto con el envío de las cajas de documentos. El propósito fundamental
del formulario, es permitir el control de los documentos que se trasfieren y, sobre todo, traspasar la
responsabilidad de la custodia del Archivo de Oficina al Archivo Central e Histórico.
El director de la unidad o el funcionario elegido o custodio de los documentos designado por éste,
especificará el expediente en el formulario del modo que le sea más conveniente para su futura
recuperación cuando lo necesite para consulta. Es importante que el director de la unidad o el funcionario
elegido o custodio de los documentos delegado por éste conserven una copia del formulario, ya sea en
formato digital o en papel, porque es su registro de la transferencia, con el cual actualizará
consecutivamente el Inventario Anual de Documentos inactivos y oficiales que permanecen en su oficina.
Si se encontrasen desaciertos en el formulario de Relación de Entrega de Documentos del Archivo
de Oficina al Archivo Central e Histórico, se devolverá para su corrección. Luego de que se le notifique su
aprobación, se coordinará con el Administrador de Documentos del Archivo Central e Histórico el envío de
las cajas a través de la Oficina de Servicios Especiales.
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Instrucciones para Llenar el Formulario de Entrega
En el formulario aparecen tres apartados distintos que para su mejor comprensión se especifican a
continuación:
1.
Encabezamiento

Dependencia Remitente — Se anotará el nombre de la dependencia que corresponda
desde la que se realice la transferencia (Rectoría, oficina de un decano, oficina de un
director u oficina de un supervisor).

Localización
Física
—
Edificio
u
oficina
en
donde
se
encuentran
los
documentos/expedientes.

Teléfono—Número de teléfono o de extensión telefónica de contacto.

Facsímil—Número de teléfono o de extensión telefónica del Fax.

Dependencia Productora de los Documentos—En caso de que el organismo remitente
no sea el productor de los documentos, porque los haya recibido de una dependencia
extinta o sea solamente el encargado o custodio de la documentación, debe expresarse
claramente el nombre del organismo productor. En ocasiones puede concordar con la
Dependencia Remitente.

Clasificación Documental o Tipo Documental—Los expedientes se deben clasificar de
acuerdo con lo dispuesto en la Guía para la Conservación de Documentos de la
Universidad de Puerto Rico e indicarlo en este apartado, es decir: Documentos
Administrativos; Documentos relacionados con Recursos Humanos; Documentos
Fiscales; Documentos relacionados con Salud, Seguridad Ocupacional y Ambiental;
Documentos Históricos; Documentos cubiertos por legislación o contrato y propuesta o
programa; Documentos de Título de la Propiedad; o Documentos Esenciales y
Expedientes de Facilidades de Servicios de Salud Ambulatorios y Hospitales De La UPR.
No se clasificarán, en ningún momento como “documentos varios”, “documentos
diversos”, “documentos misceláneos” o “documentos generales”, entre otros.

Serie Documental— Se indicará el Título del grupo de Expedientes que se transfiere
según la Guía para la Conservación de Documentos de la Universidad de Puerto Rico,
como por ejemplo: Expedientes Clínicos de Sala de Emergencia, Expediente de Informes
Parciales y Finales, Expediente Correspondencia General, Expediente Médico de
Exposición del Empleado, Expediente de Asistencia Económica, Expediente de
Préstamos Personales, entre otros.
2.
Datos de identificación, control y descripción de los documentos que se transfieren

Número de Caja—Se escribirá el número que las oficinas asignaron como control a cada
una de las cajas que se van a transferir al Archivo Central e Histórico. En la caja se
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pondrá el número que corresponde con el de la Relación de Entrega. El número de
orden será consecutivo, empezando siempre por el número 1 en cada envío.

Título del Documento o Contenido (sub-serie) — Es el apartado que tiene como finalidad
la identificación y localización de los expedientes que se transfieren. Debe ser una
descripción breve y clara de qué contiene cada grupo de expedientes como por
ejemplo: hojas de trámite, memorandos, evaluaciones, cartas, nóminas (si se utilizan
formularios indicar el título de éste), entre otros de los expedientes que incluye. Entre
otros datos, nombres y apellidos de individuos, lugares y/o asuntos. Si la descripción
está correcta, cuando la oficina necesite un documento transferido dispondrá de todos
los datos para solicitarlo. Esto incidirá positivamente en la agilización del servicio, puesto
que permite la localización rápida del documento que interese consultar.

Fechas Extremas—Años comprendidos, preferiblemente académicos, de los expedientes
en cada caja.
3. Documentos Públicos, Administrativos, Fiscales, Legales

Inactivos: Se refiere a documentos que ya se venció el término establecido para su
retención.

Duplicados: Se refiere a si son copias adicionales de un mismo documento, a los cuales
se les fijará un término de conservación igual o menor que al documento oficial. La
copia se denomina como documento oficial cuando, en ausencia del original, es
necesario que la oficina lo conserve por el término que establece la Certificación
Número 040 1998-1999, enmendada, de la Junta de Síndicos para evidenciar
transacciones realizadas.

Período de Retención—De acuerdo con lo establecido en la Certificación Número 040
1998-1999, enmendada, de la Junta de Síndicos.

Acceso—Indicar si existen condiciones de uso y reproducción. Si el acceso es restringido,
indicar el año a partir del cual los expedientes pueden ser consultados.

Evaluación del Archivo Central e Histórico —Este renglón lo llenará el Archivo Central e
Histórico. Se anotarán datos, entre otras cosas, relacionados con la transferencia, el
estado de conservación de los documentos y la comprobación del cotejo de los
expedientes transferidos sí estuvo correcta o si existen errores. Si los documentos no
son en papel y son en digital, se indicará la tecnología de acceso y/o el equipo requerido
para acceder a la información.
 Código de Referencia—Es el número de formulario del Archivo Central e Histórico
Registro Entrada Unidades Documentales.
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 Relación de Entrega—Se anotará un número que se asignará como control del recibo
del formulario Relación de Entrega de Documentos.

El número de orden será consecutivo, empezando siempre por el número uno (1)
al comienzo de cada año académico.

Página—Se anotará el número de la página del formulario Relación de Entrega de
Documentos. El número de orden será consecutivo, empezando siempre por el
número uno (1).
 Fecha—Es la fecha en que el Archivo Central e Histórico analiza la transferencia.
4.
Certificación
Es el apartado destinado para certificar la transferencia de documentos y traspasar al Archivo
Central e Histórico la responsabilidad de la custodia de los documentos. Este apartado sirve además
para certificar el endoso de la retención o la disposición de los documentos. En éste deben quedar
consignados claramente el nombre, el cargo y la firma del director de la unidad o el funcionario
custodio de los documentos delegados por éste que realiza la certificación. Una vez realizadas las
debidas corroboraciones, el Archivo Central e Histórico firmará y sellará el documento y le hará
llegar una copia del formulario Relación de Entrega de Documentos al Archivo de Oficina
remitente, que debe conservarlo para su control.
Revisado: 9-2014
Editado: 6-2015