“Cómo obtener el máximo provecho en su participación en

“Cómo obtener el
máximo provecho en tu
participación en Ferias Comerciales”
Julio Valdés
www.marketech360.com
Contenido

Conceptos básicos

Razones de peso por las que su empresa debe
exhibir

Actividades previas a la Feria

Preparación del personal

Participación en la Feria

Seguimiento y cierre de ventas
Conceptos básicos

VENTA A TRAVES DE FERIAS
Las ferias facilitan el proceso de venta.
 Reducen el tiempo para llegar a un prospecto
de comprador, comparado con la manera
tradicional de prospectar.
 Con un adecuado seguimiento, facilitan el cierre
de la venta.

Conceptos básicos
Expsiciones o
Ferias Comerciales
Conceptos básicos

Mercado


Segmentación de mercado


Es la serie de consumidores reales y potenciales
de productos y servicios
Proceso que consiste en dividir un mercado en
diversos grupos de compradores, quienes
podrían requerir productos y estrategias de
mercadotecnia diferentes
Selección de mercado meta

Proceso por medio del cual se evalúa el atractivo
de cada segmento y se selecciona uno o más
segmentos de mercado
Segmentación de mercado
a) Mercado
general
b) Segmentación
completa
1
2
1
A
A
3
1
B
1A
3
c) Segmentación
por ingresos
1A
B
B
2B
3B
1B
A
d) Segmentación
por tamaño
3A
e) Segmentación por
ingresos y tamaño
Las exposiciones segmentan aun mas por que
atraen al comprador calificado
5 razones de peso por las que su empresa
debe exhibir*





Puedes cerrar ventas más rápido
Los tomadores de decisiones utilizan ferias para
informarse sobre sus decisiones de compra
El costo por comprador calificado es menos de la mitad
que cuando contactamos un cliente calificado el campo
Las exposiciones comerciales son el método preferido
de la interacción cara a cara
Las empresas que exhiben sienten confianza de que las
exposiciones son eficaces
* The Trade Group / Trade Group Blog / 06/06/2014
Datos sobre participación en ferias y
exposiciones*



Los asistentes a Ferias y Exposiciones han aumentado
488% desde 1982 hasta 2010
92% de los visitantes buscan un producto nuevo
84% de los expositores mencionan que los compradores
calificados en es razón más importante par decidir si
participan o no en una exposición
* Center for Exhibition Industry Research (CEIR)-2013
Datos sobre participación en ferias y
exposiciones*



81% de los asistentes a Exposiciones tiene poder de
compra, de acuerdo don CEIR
78% de los asistentes a Exposiciones viajan más de 400
Km para visitar una exposición o conferencia
67% de los asistentes a Exposiciones representan
nuevos prospectos para los expositores
* Center for Exhibition Industry Research (CEIR)-2013
Datos sobre participación en ferias y
exposiciones
Exposiciones generan un ambiente real de ventas

72% de los
compradores
reportaron que
fueron
influenciados
durante la Feria
en su decisión de
compra*
Compras Acutales
72%
* Center for Exhibition Industry Research (CEIR)-2013
Exposiciones o Ferias Comerciales son una
herramienta integrada por mercadotecnia y
comunicación
Atrae prospectos pre-calificados
Generador de encuentros
cara a cara
Preguntas y dudas recurrentes
 ¿Por
qué gastamos mucho dinero en ferias
comerciales?
 ¿Qué valor y beneficios recibimos exponiendo?
 ¿Hicimos una buena inversión?
 ¿Debí haber invertido todo en publicidad?
 Tal vez debí haber dejado a mis vendedores en su
venta diaria
 ¿Cómo puedo ser más exitoso en la Exposicón?
Preguntas y dudas recurrentes
 ¿Qué
tan bien está integrado mi plan para exhibir en
la exposición o feria con el programa de
mercadotecnia de la empresa?
Elegir la Exposición adecuada
Actividades previas a la Feria
Perfil del Prospecto



¿Quién es tu
prospecto ideal?
¿Qué lo caracteriza?
¿Puedes describir
qué factores estas
buscando?
Actividades previas a la feria
¿Por qué exhibir?

¿Qué busca mi compañía en la exposición?

¿Qué buscarán los vendedores que voy a enviar, y que
para ello tengo que sacarlos de su rol de ventas por
varios días?

¿Qué busco como empresario/director en la exposición?

¿Cómo voy a medir el resultado?
Actividades previas a la feria
Establecimiento de objetivos para la Exposición

Realizar Ventas

Lanzamiento de nuevos productos o servicios

Atender a distribuidores y representantes

Entrevistarse con clientes: actuales, potenciales y perdidos

Reforzar la imagen de la empresa

Demostración de productos

Compararse con la competencia

Entrevistarse con los medios de comunicación

Desarrollar estudios de mercado
Actividades previas a la feria
Definición de prioridades para los
objetivos por los cuales se participa
en la Exposición
 Escribirlos
 Establecer
cuales son prioritarios
Actividades previas a la feria
Actividades previas a la feria
Establecer objetivos medibles

Cerrar ventas en los ___ meses posteriores al
evento por $_____

Lograr ventas en el piso por $____

Generar __ prospectos de clientes calificados

Incrementar imagen de marca en la región

Recuperar ___ clientes

Localizar distribuidores

Presentar nuevos productos
Actividades previas a la Feria
Pre promoción de nuestra empresa

Tiene como objetivo hacerle saber a la mayor cantidad posible de
clientes actuales y de prospectos de clientes, el que estaremos
participando en la exposición, comunicándoles claramente:



Fecha del evento
Localización
Indicarles por que deben visitarnos
Actividades previas a la Feria

Pre-Promoción
Para ello podemos utilizar
 Correo directo
 E-mail
 Telemarketing
 Redes Sociales:
 Publicidad
 Publicidad
en revistas especializadas
cooperativa
Programar Citas
Pre-Promoción



Muchos no saben que
estás en la exposición
hasta que les dices
Generar la acción de la
visita
Debes estar en su lista
de “deben visitarnos”
Estamos en el stand
#212. Visítanos.
¡Alto porcentaje de los visitantes llegan la exposición
con una agenda!
Pre-promoción

Para que nos vean debemos estar en
la lista...
El tiempo es competencia
Actividades previas a la Feria


Anunciarse en Directorio de Expositores
Conferencias durante la Feria
Actividades previas a la Feria
Promoción en el stand






Obsequios
Demostraciones y muestras
Folletería
Sí Promotores y no sólo edecanes
Personajes
Concursos
Muchas veces se ve una Feria como un
costo
Es una inversión
Que genera ventas
¿Por qué no son las exposiciones un
generador de negocios?





No hay un plan, objetivos ni misión
La feria no forma parte del Plan de Mercadotecnia
de la Empresa
La información generada son contactos no clientes
calificados
Las clientes calificados generadas no tienen un
seguimiento adecuado
La fuerza de ventas no tiene un interés genuino en
la Feria
Para que las exposiciones sean eventos
rentables necesitas…...



La dirección debe estar comprometida con el éxito
del evento
Se establecen objetivos son específicos,
alcanzables y medibles
Se ve a la Feria como un generador de ventas
Preparación del personal
El personal del stand



El personal que participara es la columna vertebral de
esta herramienta.
La calidad del personal en tu stand es definitivamente la
variable mas importante para lograr una participación
exitosa en un evento.
La mejor forma para mejorar el ROI es seleccionar al
personal indicado y darles la preparación necesaria.
Selección del personal
El personal ideal cuenta con las siguientes
características:
 Extrovertido, agradable y cortés.
 Bien informado sobre los productos.
 Profesionalmente consiente del interés y nivel de la
audiencia.
 Al seleccionar al personal de ventas, no
selecciones ni a los novatos, ni a los veteranos de
la empresa.
 Considera al personal de tu “callcenter”
 “Outsourcing”.
Reclutar al personal





Ofrece un incentivo.
Haz la logística y los itinerarios tan fácil como sea
posible.
No utilices al personal de ventas, como mano de obra
barata.
Un evento de negocios no es el lugar indicado para los
nuevos empleado.
Después del evento envía notas de agradecimiento al
personal que participó.
Material del evento

Una vez que se ha seleccionado al personal,
envíales material que contenga una introducción al
evento y porque la participación en el evento va de
acuerdo a la estrategia de ventas y de
mercadotecnia de tu empresa.
Material del evento

El material puede contener los siguientes elementos:








Carta de bienvenida felicitándolos por ser parte del personal del
stand.
Una declaración de los objetivos específicos para el evento.
El folleto a utilizar.
Planes de promoción previos y posteriores al evento.
Información básica sobre la agenda, las fechas y las locaciones.
Lista del personal que asiste
Análisis de la audiencia.
Beneficios para el personal por haber atendido al evento
Motivar al personal de ventas durante el
evento.




Recompensa la generación de prospectos en el evento
con una comisión porcentual de la futura venta.
Convierte el participar en el stand en una recompensa.
Permite al personal que generó el prospecto darle el
seguimiento para cerrar la venta, aunque no
corresponda a su territorio.
Organiza equipos, y recompensa al equipo que genere
mas o mejores prospectos de venta durante el día.
Establecer metas INDIVIDUALES

El personal trabajará mejor si se le asignan metas
especificas, alcanzables y en un nivel individual.

En vez de decir que la meta de la compañía es de 100
prospectos diarios; es mejor si la meta principal se divide entre
el numero de personal y el numero de horas.
 Ejemplo: La meta es de 100 prospectos diarios, hay 4
personas trabajando en el stand y el evento tiene una
duración de 5 horas diarias.
La meta es de 5 prospectos por hora por cada persona del stand.
Temas a cubrir en el entrenamiento






Auto-presentaciones
Resumen del evento (Objetivo del evento, historia,
programa)
Análisis de los asistentes (perfil de la audiencia,
categoría de gafetes de los asistentes)
Información de los productos, incluyendo comparaciones
con la competencia.
Itinerario para los días de trabajo y labores asignadas,
incluir agenda de las reuniones diarias, vestimenta y
otras instrucciones.
Objetivos específicos con objetivos cuantitativos diarios
para cada miembro del equipo.
Temas a cubrir en el entrenamiento






Directrices al hablar con los medios.
Taller de simulación de una venta en un stand.
Como utilizar las demostraciones.
Proceso de captura de la información de los
prospectos.
Visita al stand, de ser posible.
Un evento social para unir al equipo y
recompensarlo, ya sea una comida, cena, o alguna
salida.
Manual para el evento

Prepara un manual para cada participante el cual
contenga
 Agenda del trabajo dentro del stand y las reuniones
con el equipo.
 Agenda de las reuniones con los clientes.
 Mapa de la sala de exhibición y mapa de la ciudad.
 Información de contacto de los miembros del
equipo (# de cuartos de hotel, # de teléfonos
móviles.)
 Información de los productos.
 Muestra de respuestas para objeciones y preguntas
difíciles.
¿Qué SI hacer?








Llegar 15 minutos antes.
Mantener el stand limpio y
ordenado
Colocar tu gafete en el hombro
derecho.
Vestir cómodo.
Utilizar zapatos cómodos
Verse interesado y alerta.
Comer bien.
Evitar alcohol, comida picante y
ajo.





Seguir el itinerario del staff del
stand.
Saludar a todos los que pasen por
el stand.
Hablar claramente (los eventos
son ruidosos)
Tomar nota en las
conversaciones.
Estar alerta incluso en los
momentos callados.
Participar en el stand de un evento de
negocios es:
TRABAJAR, NO ES UN PASEO.
¿Qué NO hacer?










Comer o beber.
Masticar chicle.
Parecer aburrido.
Fumar.
Sentarse.
Usar zapatos nuevos.
Usar laptop o similar.
Dar la espalda.
Hablar con los colegas.
Decir chistes.




Hablar por el celular.
Entregar volantes
indiscriminadamente.
Abandonar el stand.
Posturas
En el evento
Proceso de venta
9. Buscar el prospecto de cliente
8. Calificar el prospecto de cliente
7. Escuchar las necesidades del prospecto
6. Mostrar que tú puedes satisfacer las necesidades
5.Tomar información específica
4. Hacer una presentación con las necesidades
encontradas
3. Establecer un compromiso
Después
Información
2. Hacer una presentación final
1. Cerrar la venta
Proceso de Conversación en un stand


La venta en un stand es una serie de conversaciones
El proceso de una conversación en el stand se divide en
5 pasos:
1. Romper el hielo
2. Calificar
3. Examinar y Demostrar
4. Capturar Información
5. Despedida y Compromiso para seguimiento
1 : Romper el hielo






Estar alerta e interesado.
Párate en la orilla del pasillo
Haz contacto visual con las personas que pasen.
Salúdalos por su nombre, leyendo de sus gafetes.
Presta atención a quien esta caminando por los pasillos.
Observar los gafetes para eliminar prospectos no
calificados.
1 : Romper el hielo


Algunos tácticas para abrir una conversación son mejores que
otras. Evita preguntas tipo SI-NO como «¿Conoce a nuestra
empresa?» en su lugar utiliza una pregunta abierta como:
«Que es lo que le interesa de nuestra industria?».
A continuación se presentan algunas buenas frases para iniciar
conversaciones.





¿Qué es lo que busca en el evento el día de hoy?
Platíqueme un poco sobre su empresa.
¿Cuales son sus necesidades con respecto a (producto)?
¿Qué le esta pareciendo el evento?
¿Qué productos o servicios esta buscando?
1 : Romper el hielo

Ten a la mano tu «discurso breve».



Resumen de 30 segundos de tu empresa
Discurso de elevador
Escrito al reverso de una tarjeta de presentación
Una descripción de tu producto o servicio.
 Como es diferente (mejor) que la competencia.
 Alguna evidencia de su credibilidad.
 La audiencia meta del producto o servicio.
 Beneficios claves para la audiencia meta ( o más
específicamente, para el oyente.)
 Una invitación a actuar o la indicación de que hay una
oportunidad de continuar la conversación.
Todo esto en 30 segundos. Si se puede. La clave esta en prepararse,
con tiempo.

1 : Romper el hielo
Ejemplo de breve presentación:
Trabajo para PROSER Marketing. Somos una empresa privada de telemarketing
tanto para generar y recibir llamadas. Tenemos como empresas a VISA,
American Express y Sears, entre otras. Contamos con más de 200 clientes y
generamos cerca de 75,000 pedidos a la semana. Si haz comprado o renovado
por teléfono la subscripción de alguna tarjeta, es probable que nosotros
hayamos atendido la llamada.
2 - Calificar

Objetivo: de descubrir si el prospecto vale tu
tiempo.
 La
duración del evento es limitada.
 La función es identificar los prospectos de clientes.

Formas de calificar a un prospecto de cliente:
 Producto
de interés
 Industria
 Tamaño
 Puesto
de la compañía
2 - Calificar

Calificarlos todavía mas
 Presupuesto
 Autoridad
 Necesidad
 Tiempo para comprar
 Volumen de la compra
Regla del .5-2-3



30 segundos para
lograr la atención del
visitante
2 minutos para
determinar si cumple
con el perfil
3 minutos para
comunicar el mensaje
3 - Examinar y Demostrar

Si el prospecto es calificado, el objetivo de esta
etapa
es proporcionar información acerca de tu
producto ó servicio, conocer mas sobre las necesidades
del prospecto y seguir el rumbo de la conversación.





Practica la demostración.
Enfócate en los beneficios y no en las características. Recuerda
se trata de ELLOS, no de TI.
Mantenlo simple y sencillo, no mas de dos o cuatro minutos.
Repite suficientemente las cosas, para reforzar los puntos clave.
Si el prospecto muestra un interés serio por el producto, sugiere
moverse a una ubicación alternativa en donde puedas seguir
proporcionándole información.
4 – Captura de información


Una vez que el prospecto se ha calificado y hecho la
demostración, la información del contacto es capturada.
Información del Contacto









Nombre
Puesto
Compañía
Email
Teléfono
Medio de contacto preferido (Teléfono, email, visita)
Necesidad
Si existe algún obstáculo visible
Promesa de Seguimiento
TARJETA DE
PRESENTACIÓN
TARJETAS DEL PERFIL
DEL PROSPECTO
4 – Captura de información
Despedida y Compromiso para seguimiento


Información capturada de manera segura
Pasos para el seguimiento decididos
Definir manera amable de terminar la conversación.
Reunión diaria del personal

Una reunión diaria del personal es parte
fundamental para el éxito en tu participación.
Márcala en la agenda para el final del día o bien en
el desayuno del día siguiente.

La reunión diaria te ayudara a identificar problemas
y
oportunidades,
y
hacer
correcciones
provisionales El curso diario puede abordar los
siguientes temas.
Reunión diaria del personal

La reunión diaria puede tratar los siguientes temas:
 Revisar
los prospectos y las ventas generadas ese
día.
 Comparar experiencias
 Revisar clientes claves que visitaron el stand.
 Revisar la agenda de trabajo.
 Conocer y resolver cada problema que se haya
presentado.
 Entregar un premio al «VENDEDOR DEL DÍA»
Recopilación y Proceso de Información

¿Por qué no se generan las ventas?
 Información
pobre en las tarjetas
 Las información no es la que realmente necesita
el departamento de ventas
 El énfasis es en cantidad y no en calidad
 El proceso es muy lento que las oportunidades se
pierden.
Las ventas se pierden
Seguimiento y Cierre de ventas
Administración de Clientes potenciales

Cuatro componentes
 La
tarjeta de ventas o el perfil del prospecto.
 Cumplimiento de compromiso
 Seguimiento
 Cerrar venta
Administración de Clientes potenciales
Los contactos calificados deben de ser
recopilados, categorizados y clasificados
diariamente.
 Las de compra urgencia deben de atenderse al
momento.
 No deben de tardar mas de dos semanas
 La semana después del evento crea confusión
en la comunicación -- esperar

Tarjeta de ventas o perfil del prospecto
Cumplimiento de compromiso
Claves para vender a través de las Ferias
Comerciales

Entender las Ferias como una herramienta de
ventas

Actividades previas a la Feria

Preparación del personal

Participación en la Feria

Seguimiento y cierre de ventas
“Cómo obtener el
máximo provecho en su
participación en Exposiciones”
Julio Valdés
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