UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO ANÁLISIS DE NO CONFORMIDADES E IDENTIFICACIÓN DE CAUSAS AUDITORÍA INTERNA (AU – 06) FECHA 01 AL 05 DE SEPTIEMBRE DE 2008 ÁREA DE ANÁLISIS DEPARTAMENTO DE DIFUSIÓN Y COMUNICACIÓN SOCIAL (M = Mayor y m = menor) No. NO CONFORMIDAD No hay o no se conocen los criterios para análisis medición y seguimiento de los resultados/operación de Procesos: 1M A SI CAUSAS NIVEL 1 C-1. El grupo de trabajo no se reúne sistemáticamente para analizar el desempeño del proceso, ni aplica la metodología establecida para ello. CAUSAS NIVEL 2 No en todos los casos se encuentra evidencia documental de que se realice la evaluación del desempeño de los procesos y/o productos. Ejemplo: Formación Profesional P-1, Gestión Subproceso Secretaria General SEG-001, Generación y Aplicación Innovadora de Conocimiento P2, Centro Emprendedor de Negocios CEN001, Bufete Jurídico Universitario BUJ0001, Centro de Información Geográfica CIG-001). Revisión 0, Octubre 17, 2007 Página 1 de 6 Código: PO-05/FO-03b Documento impreso o electrónico que no se consulte directamente en el portal SIGC (http://sigc.uqroo.mx/) se considera COPIA NO CONTROLADA No. 2M NO CONFORMIDAD A No se utiliza el SIGC como una SI herramienta para medir la satisfacción del Cliente, y aplicar las acciones necesarias para hacerlo de forma coherente y en lo posible aumentarla: CAUSAS NIVEL 1 C-2. El grupo de trabajo no aplica de manera sistemática las encuestas de satisfacción. CAUSAS NIVEL 2 No en todos los casos se analizan los resultados de la medición de la satisfacción del Usuario y no se toman las acciones necesarias para minimizar el impacto de la insatisfacción del mismo. Ejemplo: Formación Profesional P-1, Gestión Subproceso Secretaria General SEG-001, Generación y Aplicación Innovadora de Conocimiento P-2, Director de Administración y Finanzas, Bufete Jurídico Universitario BUJ-001, Centro de Información Geográfica CIG-001. Existen instrumentos de evaluación de la satisfacción del usuario que no están siendo aplicados correctamente: caso Servicios Generales Procesos de Soporte S-3Existen procesos que han realizado la evaluación de la satisfacción de sus usuarios pero no se han registrado en SIGC. Ejemplo: Servicios Jurídicos E-3, Vinculación y Extensión DVE-001, Procesos de Soporte S-2, formación profesional, Programa de Innovación Educativa PIE-001, Centro Emprendedor de Negocios CEN-001. Revisión 0, Octubre 17, 2007 Página 2 de 6 Código: PO-05/FO-03b Documento impreso o electrónico que no se consulte directamente en el portal SIGC (http://sigc.uqroo.mx/) se considera COPIA NO CONTROLADA No. NO CONFORMIDAD A CAUSAS NIVEL 1 CAUSAS NIVEL 2 No se lleva un adecuado control de la NO documentación del SIGC: Se encontró evidencia documental del uso de formatos no declarados en el SIGC, Ejemplos: Para proyectos internos; Convocatoria, Formato de Programa de Trabajo del Cuerpo Académico, formato para evaluación de propuestas, dictaminación de proyectos de investigación. Formación profesional: formato de inscripción a examen especial, Minuta para reuniones del Consejo Divisional de la DCPH, Reunión del Departamento de Estudios Políticos e Internacionales (28/04/08), Formato de eventos académicos Procesos de Apoyo P-1A-6 (SAC), formato de sugerencias para las sesiones de círculos de conversación, La Dirección de Administración y Finanzas: tarjetas para servicios de Hotel, restaurantes y avión, entre otros. Se encontró evidencia documental del uso de formatos declarados en la página web del SIGC y que no están accesibles en la ficha del proceso ejemplos: Anexo 1.2 del Procedimiento Evaluaciones Especiales, 3M Se encontró evidencia de que no en todos los casos, las fichas de proceso están concluidas en el SIGC: G-1 / Secretaría General, Formación Profesional P.-1/vinculación y Extensión, DVE001 Gestión G-3, Centro de Información Geográfica CIG-001, Bufete Jurídico Universitario BUJ-001. Los formatos declarados para oficios del Dr. Raúl Arístides aún aparece el nombre del Dr. Alfredo Marín Marín, en el área jurídica aparece aún el nombre de la abogada Denisse Alcasena. Revisión 0, Octubre 17, 2007 Página 3 de 6 Código: PO-05/FO-03b Documento impreso o electrónico que no se consulte directamente en el portal SIGC (http://sigc.uqroo.mx/) se considera COPIA NO CONTROLADA No. NO CONFORMIDAD No se revisa, verifica o valida la conformidad del producto con los requisitos del Cliente: 4M CAUSAS NIVEL 1 SI C-3. No se han establecido los criterios para el desarrollo de los productos o servicios. SI C-4. No se realiza una inducción al personal de nuevo ingreso. CAUSAS NIVEL 2 No en todos los casos se efectúan acciones de revisión verificación y validación, concernientes a la realización de los productos de los procesos. No están definidos, o los entrevistados no los conocen o no los aplican, Ejemplos: Formación Profesional P-1, Gestión Subproceso Secretaria General SEG-001, Generación y Aplicación Innovadora de Conocimiento P-2, Bufete Jurídico Universitario BUJ-001. No se lleva un adecuado control en la inducción, contratación y formación de las competencias del personal: 5M A No existe un programa de inducción, capacitación, seguimiento y evaluación de la eficacia de la formación de los recursos humanos. El personal en muchas de las ocasiones no recibe capacitación de acuerdo a las actividades que desempeña. Revisión 0, Octubre 17, 2007 Página 4 de 6 Código: PO-05/FO-03b Documento impreso o electrónico que no se consulte directamente en el portal SIGC (http://sigc.uqroo.mx/) se considera COPIA NO CONTROLADA No. NO CONFORMIDAD A CAUSAS NIVEL 1 CAUSAS NIVEL 2 No se realiza el seguimiento a las NO observaciones de las auditorías anteriores: 6m No en todos los casos se encuentra evidencia documental que sustente el cumplimiento del plan de acciones correctivas de las auditorías anteriores. Ejemplo: Administración de Recursos Materiales y Servicios Generales S-4, Centro Emprendedor de Negocios CEN001, Bufete Jurídico Universitario BUJ-001, Programa de Innovación Educativa PIE-001 No se utiliza el SIGC como NO herramienta para la operación de la institución y la gestión de los requisitos de los usuarios: 7m Existen actividades, funciones, áreas y departamentos no declarados en la documentación del SIGC. Ejemplos: Participación Social, Imagen Institucional, Programa de Internacionalización, Secretaría Técnica, Dirección de Investigación y Posgrado (PROMEP), Centro de Información Geográfica CIG-001, Bufete Jurídico Universitario BUJ-001. Revisión 0, Octubre 17, 2007 Página 5 de 6 Código: PO-05/FO-03b Documento impreso o electrónico que no se consulte directamente en el portal SIGC (http://sigc.uqroo.mx/) se considera COPIA NO CONTROLADA No. NO CONFORMIDAD A CAUSAS NIVEL 1 CAUSAS NIVEL 2 No se conoce o no se identifica a los NO clientes de los procesos, los productos que esperan ni la interrelación entre procesos: 8m Existen formatos declarados como registros de procesos antecesores que no están documentados en tales procesos y sus dueños no los reconocen, ejemplos Recursos Financieros Procesos de Soporte S-2, Servicios Jurídicos Gestion-3, Formación Profesional P-1, Vinculación y Extensión DVE-001 Revisión 0, Octubre 17, 2007 Página 6 de 6 Código: PO-05/FO-03b Documento impreso o electrónico que no se consulte directamente en el portal SIGC (http://sigc.uqroo.mx/) se considera COPIA NO CONTROLADA