GUÍA PARA EL USO DE LA HERRAMIENTA DE CÁLCULO DE LA PLANILLA PATRONAL La Legislación laboral costarricense establece que todo patrono debe de cumplir con el pago de las garantías sociales tanto para protección al trabajador, como para apoyo de las instituciones de bien social. Todo patrono debe registrar en la Caja su nombre o razón social con su firma o la de sus representantes legales, según sea el caso. Dicho trámite debe realizarlo tan pronto como inicie su empresa, construcción o negocio: aunque éste sea sin fines de lucro, como en el caso del servicio doméstico. El patrono debe solicitar el Aseguramiento de sus Trabajadores y su incorporación en el Registro de Patronos en el Departamento de Inspección en San José, o en la Sucursal o Agencia de la Caja de su localidad, dentro de los 8 días siguientes a la fecha de ingreso de sus trabajadores. Para tal efecto, debe suministrar la información que contempla el trámite de Inscripción Patronal y mensualmente se le hará llegar la planilla con la nómina completa de sus trabajadores, con los salarios reportados, el aviso de cobro y la comprobación de derechos. La carga impositiva en materia de garantías sociales, en la actualidad se puede dividir en tres rubros: 1. Pago del seguro de enfermedad y maternidad (SEM), así como de invalidez, vejez y finalmente el de muerte (IVM) al trabajador. Este pago se hace a la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS). 2. Pago de cuotas al Fondo de Asignaciones Familiares, al Instituto Nacional de Aprendizaje (INA), al Instituto Mixto de Ayuda Social (IMAS) y al Banco Popular y de Desarrollo Comunal (BP). 3. Aportes al régimen de Protección al Trabajador La Caja Costarricense del Seguro Social, se encarga de recoger estos pagos y los traslada a las instituciones correspondientes. Dichas cargas se dividen en un aporte que debe pagar el trabajador y otro aporte mayor que debe de pagar el patrono. Porcentajes de Cotización Planilla Patronal A continuación se presenta una tabla donde se muestra la distribución porcentual de las cotizaciones dentro de los tres grandes rubros de cargas impositivas: Institución Patrono Trabajador CCSS Salud 9.25% 5.50% IVM 4,92% 2,67% Banco Popular 0,50% 1,00% INA (*) 1,50% — IMAS 0,50% — ASFA 5,00% — F. Capitalización. L. 3.00% — Pensión Complementaria 1,50% — Total 26.17% 9.17% (*) La cotización del INA es un 1.5% sobre el total de salarios para las planillas con 5 ó más trabajadores; 0.50% para planillas en actividad agropecuaria con más de 10 trabajadores. La herramienta presentada ya contempla el porcentaje a aplicar al INS (1%) según la Ley de Protección al Trabajador. Por otro lado, los cálculos se hacen sobre los salarios reportados por el patrono. Sin embargo para el cálculo de las cargas de IVM y SEM, la CCSS fija una cotización mínima para dicho cálculo, si el patrono reporta un salario mensual menor al anterior, la CCSS utiliza la cotización mínima establecida para calcular los montos a pagar por el concepto de IVM y SEM. ¿Cómo realizar el cálculo? La realización del cálculo es sumamente sencilla. Luego de digitar el número de identificación y el nombre de cada trabajador de digite en la columna de "Salario Devengado" el salario bruto mensual (en colones) de cada trabajador. El sistema automáticamente calcula cada uno de los valores, arrojando los totales, e indicando el salario neto una vez rebajadas las cargas sociales. Para mayor comodidad se adjuntan varios espacios para que se pueda realizar el cálculo de la planilla de todos los trabajadores. Manejo y cambios en la planilla Hay algunos aspectos muy importantes que debe tener presentes cuando presenta la planilla ante la CCSS: 1. Las planillas se presentan a la Caja en los 3 primeros días hábiles de cada mes, con la información del mes anterior. 2. El pago de la planilla debe efectuarlo, a más tardar, en la fecha que indica el comprobante de pago, con esto evitará el pago de recargos y el cobro de prestaciones otorgadas a los trabajadores. 3. No debe confundir la fecha de pago de la planilla con el período para presentarla, porque no necesariamente estas fechas coinciden. 4. Debe entregar puntual y oportunamente a sus trabajadores la "Comprobación de Derechos" (Orden Patronal), que entrega la Caja al cancelar su planilla (una por cada trabajador).