Contabilidad Nacional República de Costa Rica DIRECTRIZ Nº DCN-003-2011 LA CONTADORA NACIONAL Con fundamento en las potestades conferidas en los artículos 90, 91, 93 y 94 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos Nº 8131; así como lo establecido en el Decreto Ejecutivo número 32988-H-MP-PLAN, publicado en La Gaceta número 74 del 18 de abril de 2006, denominado “Reglamento a la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos” y en la Ley N°6227, “Ley General de la Administración Pública, CONSIDERANDO 1°- Que el artículo 93 de la Ley N° 8131, Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, establece el deber de la Contabilidad Nacional de asesorar técnicamente a todas las entidades del sector público nacional, en las materias de su conocimiento. Asimismo, dicho numeral establece la obligación de archivar documentalmente o por otros medios, la información originada en las operaciones de la Administración Central durante un lapso de cinco años. 2°- Que el artículo 130 del Reglamento a la Ley supracitada, establece que el archivo contable documental resultante de las operaciones contables se mantendrá por 5 años, salvo en el caso de los salarios devengados por los funcionarios del Gobierno de la República, que se mantendrá por lo menos 50 años, quedando facultada la Administración para establecer plazos mayores. 3°- Que de la relación de los numerales 4, 5, 18 y 47 de la Ley N°8754, Ley Contra la Delincuencia Organizada, se concluye que el plazo para conservar documentación es de diez años. 4°- Que en razón de lo indicado en el considerando anterior, mediante oficio DCN-756-2010, la Contabilidad Nacional, remitió consulta al Archivo Nacional, quien manifestó que: “(…) 1) En nuestro criterio, lo que dispone la Ley 8754, Ley contra la delincuencia organizada, está por encima de cualquier otra normativa anterior, (y en particular por supuesto, es de mayor jerarquía que una disposición reglamentaria). De manera que los documentos de operaciones contables, cuentas, operaciones financieras, documentos tributarios, etc deben conservarse por lo menos 10 años” (ver artículos 4, 5, 18 y 47, de la supracitada ley). (…)” Teléfonos (506) 22-58-20-09 (506) 22-58-19-83 FAX: (506) 22-58-18-26 Página web www.hacienda.go.cr/Msib21/Espanol/Contabilidad+Nacional/Bienvenida.htm 1 Contabilidad Nacional República de Costa Rica 5°- Que adicionalmente, la Contabilidad Nacional solicitó criterio a la Dirección Jurídica del Ministerio de Hacienda, quien mediante oficio DJMH-0849-2011, manifestó: “(…) esta Dirección ratifica lo indicado por la Licenciada Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional, mediante oficio DG-712-2010 de repetida cita, respecto a que el plazo de conservación de los documentos contables debe ser por lo menos de 10 años.” Por tanto, emite la siguiente directriz, DIRECTRIZ “CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS CONTABLES” Artículo 1°- Ámbito de aplicación. La presente directriz es de acatamiento obligatorio para todas las entidades y órganos comprendidos en el artículo 1 inciso a) de la Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos, los cuales se encuentran sujetos al Subsistema de Contabilidad Pública. Artículo 2°- Plazo de conservación de los documentos contables. Toda documentación originada en las operaciones contables deberá conservarse por un periodo de al menos diez años. Dichos archivos documentales podrán ser sustituidos por archivos electrónicos al amparo de las disposiciones legales establecidas. Cuando se cumpla dicho período, cada entidad deberá consultar sobre lo establecido por la Junta Administrativa del Archivo Nacional sobre la custodia de los documentos públicos. Artículo 3°- Régimen de responsabilidad. Aquella entidad que no cumpla con lo señalado en la presente directriz, estará sujeta a la aplicación del régimen de responsabilidad establecido en el Título X de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N° 8131. Artículo 4°- Vigencia Rige a partir de su publicación. Dado en la Contabilidad Nacional, San José, a las nueve otras horas del catorce de junio del dos mil once. Msc. Irene Espinoza Alvarado CONTADORA NACIONAL Teléfonos (506) 22-58-20-09 (506) 22-58-19-83 FAX: (506) 22-58-18-26 Página web www.hacienda.go.cr/Msib21/Espanol/Contabilidad+Nacional/Bienvenida.htm 2