Manual de Procedimientos de Control Unión Perú e. Procesos e.1 Procesos principales Existen dos procesos principales: Proceso de certificación de acuerdo a ISO/IEC 17065 e ISO17021, Proceso de inspección de acuerdo a ISO17020 tipo A. Ambos procesos principales y los procesos de soporte se describen en este capítulo y en el esquema de proceso (ver figura e.2): e.2 Procesos de certificación Todas las actividades se encuentran bajo responsabilidad de Control Union Perú. Desarrollo y Mantenimiento de Programas (P01) Todas las actividades son llevadas a cabo por Control Unión Perú S.A.C., y existe un procedimiento para el desarrollo y mantenimiento de programas (ver Procedimiento 1). Parte de este procedimiento consiste en el asesoramiento por parte del Consejo Asesor (ver Anexo A5) en representación de las partes interesadas. Marketing y ofertas (P02) Las partes interesadas para un programa de certificación deben llenar un formulario con la información básica y necesaria para una oferta. El formulario debe estar firmado por una persona legalmente autorizada. Aceptación de ofertas (P03) Se hace una oferta, que incluye los Términos de Contrato (Anexo A03 Términos de Contrato, y los Términos y Condiciones CUWG 1999_CUP). Una vez aceptada la oferta, se registra al solicitante en la base de datos de clientes (ver Procedimientos 2 y 3). Inspecciones (P04, P05) Existen procedimientos para la planificación, preparación, realización y reporte de las auditorías/inspecciones (ver Procedimientos 4 y 5). Existen instrucciones de seguridad, establecidas sobre la base de instrucción de Control Union World Group. Toda la información relevante (criterios, instrucciones, formularios, informes, etc.) se reúne en el Manual de Programas para cada (o combinación de) programa(s) de certificación. Los reportes se hacen disponibles al cliente, incluyendo no conformidades si las hubiera. Las sanciones son tratadas en base a dichas no conformidades (ver e.5). Certificación (P06) La decisión de certificación se realiza por una persona competente, quien no realizó la auditoría/inspección y en base a los hallazgos del reporte y otros documentos de soporte si fueran necesarios (ej. Resultados de análisis, comentarios de terceras partes, re-evaluación de no conformidades, etc). Se emite un certificado por un periodo limitado de tiempo de acuerdo a lo especificado en los manuales de programa, con información e identificación relevante y libre de ambigüedades. El certificado es firmado por una persona competente (ver Procedimiento 6). Los certificados y lista de clientes emitidos bajo la acreditación de CUC se encuentran disponibles en una base de datos pública. Los certificados emitidos bajo la acreditación de CUP se encuentran en la base de datos de clientes CUSI. Post-Certificación (P07) En los Manuales de Programas se determinan las fechas límite para los distintos pasos. Después de la certificación, la supervisión se efectúa por medio de auditorías/inspecciones de seguimiento (ver Procedimiento 7). Reclamos y Apelaciones (P08) Existe un procedimiento para presentar reclamos y apelaciones. Personal y Organización (P09) Las oficinas locales son responsables de todo el proceso de certificación, incluyendo el designar al personal adecuado. El contacto con los clientes se mantiene y sigue a través de las oficinas locales. Todas las comunicaciones internacionales son en inglés. Las oficinas locales pueden comunicarse con sus clientes en el idioma del lugar; todos los documentos oficiales pueden traducirse del inglés; sin embargo, la versión en inglés es la obligatoria. Las oficinas en el exterior son responsables de las traducciones y de las consecuencias (por ejemplo, auditorías internas y externas). Calificación y Capacitación (P10) Los requisitos de calificación y capacitación del personal están definidos y están establecidos los procedimientos. Proveedores (P11) Los análisis de laboratorio, si lo hubiera, se subcontratan. Documentos (P12) Los cambios en las regulaciones o programas de certificación son monitoreados y, de ser necesario, se adaptan los Manuales de Programas y se informa a los clientes. Se elaboran paquetes de información y criterios con los detalles necesarios del programa de certificación, los cuales están disponibles para aquellos que sostienen relaciones comerciales o para los titulares de licencias. Mejoras (P13) Existe un procedimiento de mejoras; con el que se manejan las quejas y no conformidades resultantes de auditorías internas o externas. Fecha: 01/12/14 Versión: 4.1 Página 1 de 2 Manual de Procedimientos de Control Unión Perú e. Procesos Auditorías Internas (P14) Control Union verifica cada aspecto de los procesos de auditoria/inspección y certificación por medio de auditorías internas regulares. CUP recibe anualmente auditorías internas de CUC. Revisión de la Gestión (P15) Existe un procedimiento para la revisión de la Gestión. Procesos de Soporte - P01: Desarrollo y mantenimiento de programas. - P12: Documentos. Procesos de Certificación/Inspección Procesos de Soporte - P02: Marketing y ofertas. - P03 Aceptación de ofertas. - P08: Reclamos y apelaciones. - P13: Mejoras. - P14: Auditorías internas. - P15: Revisión de la gestión. - P04: Inspecciones. - P05: Reportes. - P11: Proveedores. - P09: Personal y organización. - P10: Capacitación y calificación. - P06: Certificación. - P07: Post Certificación. Fig. e.2 Procesos de certificación/auditoria/inspección. e.3 Proceso de Inspección Para los programas de auditoría/inspección lo anterior es aplicable a excepción de la decisión de certificación. Para los programas de auditoría/inspección se hace una revisión de los informes. Y no es emitido ningún certificado de producto ni de alcance. e.4 No conformidades Los procedimientos para no conformidades dependen del programa auditoría/inspección y por lo tanto se especifican por cada programa. de certificación o del programa de e.5 Sanciones Los procedimientos de sanción dependen del programa de certificación y por lo tanto son especificados por programa. e.6 Referencias Procedimiento: Anexo: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14 y 15 A3, A5, Términos y Condiciones de Negocio 1999 Fecha: 01/12/14 Versión: 4.1 Página 2 de 2