Procedimiento Servicios Tecnológicos

PROCEDIMIENTO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS TECNOLÓGICOS
OBJETIVO
Facilitar el proceso de enlace entre la comunidad universitaria, el sector productivo e instituciones
gubernamentales mediante el aprovechamiento de las fortalezas tecnológicas, la transferencia de
conocimiento y la oferta de servicios tecnológicos.
ALCANCE
Vincular a las empresas, organizaciones gubernamentales y sociales con las capacidades e
infraestructura de la UNAM para prestar servicios tecnológicos dirigidos a innovar productos,
procesos o servicios que respondan a las necesidades de la sociedad y el mercado así como
proponer soluciones a problemas reales mediante asesoría, consultoría y capacitación a la medida.
NORMATIVIDAD
El procedimiento de contratación de Servicios Tecnológicos se rige por la normativa universitaria
vigente, en particular acatando los lineamientos para la suscripción de instrumentos legales y el
Reglamento de Ingresos Extraordinarios.
RESPONSABILIDADES
1. Brindar atención eficiente a los clientes desde la solicitud de información hasta la
conclusión del servicio solicitado.
2. Enviar el formato de solicitud de Servicio Tecnológico inmediatamente después de recibir
la solicitud, explicar el trámite y procedimiento que siguen las solicitudes.
3. Revisar y analizar el formato de solicitud de Servicio devuelto por la empresa y su
posterior registro en la base de datos ST.
4. Vincular efectivamente a las empresas con los expertos UNAM adecuados de modo que el
Servicio Tecnológico solicitado sea prestado.
5. Apoyar a los expertos UNAM en conjunto con la empresa solicitante a definir el problema
y sus alcances; elaborar propuesta conceptual.
6. Apoyar a los expertos UNAM a preparar la propuesta técnico-económica.
7. Elaborar los Convenios de Colaboración de acuerdo a las necesidades de cada servicio
tecnológico solicitado.
8. Dar seguimiento a los Servicios Tecnológicos de modo que se respeten los tiempos y
costos propuestos.
9. Organizar reuniones periódicas de seguimiento o entregas parciales de resultados para
garantizar la satisfacción del cliente mediante un avance claro y ordenado.
10. Aplicar encuestas de satisfacción a los solicitantes.
“La presente información y sus anexos son de carácter confidencial y privilegiado, estando prohibida
su reproducción, distribución y divulgación parcial o total ya que dichos actos podrían ser ilegales”
DEFINICIONES
Servicio Tecnológico.- Nombre genérico que se le da a las solicitudes que recibe la Dirección de
Servicios Tecnológicos, también, de acuerdo a su duración y alcance se nombran
proyectos. Se dividen en 9 categorías: 1. Desarrollo de procesos y/o productos; 2. Pruebas
y análisis de laboratorio; 3. Metrología; 4. Asesoría y/o consultoría; 5. Capacitación; 6.
Proyectos CONACYT; 7.Estancias estudiantiles, profesores e investigadores; 8. Acceso
temporal a instalaciones UNAM; 9. Otro.
Formato único de solicitud de servicios tecnológicos.- Documento digital que se envía a las
empresas con el propósito de recabar los datos de contacto del solicitante así como una
explicación detallada del Servicio Tecnológico que solicita.
Vinculación.- colaboración formal entre la Universidad Nacional Autónoma de México y una o
varias entidades (pública, privada, etc.) con el propósito de realizar acciones conjuntas en
por lo menos alguno de los siguientes rubros: investigación en sus diferentes modalidades,
desarrollo tecnológico, estancias de investigación, formación y capacitación de recursos
humanos, promoción de talento, uso de instalaciones, movilidad académica y prestación
de servicios tecnológicos, cursos básicos para docentes.
Convenio.- Instrumento legal en el cuál al menos dos partes formalizan y convienen acuerdos.
Propuesta conceptual.- documento escrito elaborado por parte de la UNAM a partir de las ideas y
necesidades que planteó la empresa. Su objetivo es asegurar que las partes están de
acuerdo en los alcances y posibles resultados del proyecto a desarrollar.
Propuesta técnico-económica.- documento escrito elaborado por parte de la UNAM que
considera la propuesta conceptual aprobada o aceptada por la empresa, desglosa el
proyecto en actividades, tiempos y costo.
Seguimiento.- Labor que realiza el área de Servicios Tecnológicos para monitorear el avance de los
servicios tecnológicos a lo largo de sus fases.
Encuesta de satisfacción.- Documento que se envía a la empresa una vez que ha aceptado o
rechazado una propuesta. Busca identificar oportunidades de mejora y detectar
debilidades en la prestación de servicios.
“La presente información y sus anexos son de carácter confidencial y privilegiado, estando prohibida
su reproducción, distribución y divulgación parcial o total ya que dichos actos podrían ser ilegales”
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
El proceso de prestación de servicios tiene 22 pasos.
1. Contacto con la empresa. En el portal www.vinculacion.unam.mx se encuentra
información y datos de contacto de la Dirección de Servicios Tecnológicos (DST). Vía
electrónica o telefónica el solicitante se pone en contacto con la DST y plantea su solicitud.
Se le pide su correo electrónico.
2. Envío de formato único de solicitud de servicios tecnológicos. La DST se encarga de enviar
inmediatamente el formato para recabar la información mínima necesaria para formalizar
la solicitud y proceder a atenderla.
3. Llenado y devolución de formato único. La empresa llena el formato en el tiempo que
considera necesario y lo envía vía electrónica a la DST.
4. Revisión de información y registro en base de datos. La DST al recibir el formato lo revisa
para verificar que la información está completa y la solicitud sea coherente. Se vacía la
información en la base de datos DST.
5. Búsqueda de expertos. Con la información y el formato, a través de la Red de Vinculadores
UNAM y mediante búsquedas electrónicas se identifican a los expertos UNAM que debido
a sus líneas de investigación, adscripción y experiencia pudieran tener las capacidades
para atender la solicitud de servicio.
6. ¿Interés y disponibilidad? Dadas las circunstancias variables por las que atraviesan los
investigadores durante el ciclo escolar, a estos expertos seleccionados en la búsqueda, se
les plantea la solicitud recibida. En caso de que el experto cuente con las capacidades, el
tiempo y el interés, se le asigna la solicitud. El objetivo es garantizar una atención eficiente
de la solicitud.
¿La Coordinación de Innovación y Desarrollo (CID) agrega valor? Existen solicitudes que
por su poca complejidad o naturaleza pueden ser directamente atendidas por los expertos
y el aparato administrativo–institucional de cada Entidad UNAM, es decir, la CID no agrega
valor. Por otro lado, existen solicitudes que por su naturaleza representan un reto en por
lo menos, alguno de los siguientes términos: i. requiere la integración de un equipo
multidisciplinario para su solución; ii. Por su costo, duración o alcance requiere de una
coordinación y equipo multidisciplinario variable; iii. Por el impacto social, económico o
ambiental, requiere de una coordinación que garantice los resultados esperados; en estos
casos la CID se incorpora al equipo de trabajo para facilitar el desarrollo del proyecto.
7. Reunión empresa, entidad UNAM y CID. Esta reunión se da en el caso de que se haya
identificado que la CID agrega valor. El objetivo de esta reunión es permitir un dialogo
abierto entre la empresa y los expertos para delimitar la solicitud y conocer de primera
mano qué es lo que espera la empresa. En ocasiones permite también plantear otras
alternativas que la empresa no conocía o no había considerado.
“La presente información y sus anexos son de carácter confidencial y privilegiado, estando prohibida
su reproducción, distribución y divulgación parcial o total ya que dichos actos podrían ser ilegales”
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
Reunión empresa y entidad UNAM. Esta reunión tiene como objetivo entregar muestras o
documentación necesaria para puntualizar el alcance del trabajo, generalmente las dudas
que se resuelven son de carácter técnico sin que afecte la solicitud.
Desarrollo y entrega de la propuesta conceptual. En este paso los expertos UNAM, usando
la información recabada durante el paso 7, elaboran un documento que plantea
concretamente las acciones a seguir para alcanzar los resultados esperados por la
empresa, esta propuesta contiene lo que a los expertos les parece la mejor manera de
abordar el problema. Se envía la propuesta vía electrónica para que sea analizada por la
empresa.
¿Se logran acuerdos? Una vez analizada por la empresa la propuesta conceptual, se le
solicita una respuesta por escrito. En caso de ser aceptada, se procede a su desarrollo, en
caso negativo se analizan las causas y se determina sí es posible replantear la propuesta.
Elaboración de propuesta técnico-económica. En colaboración o no con la CID, los
expertos desarrollan la propuesta conceptual: especifican actividades, estiman costos y
tiempos de duración. Se envía a la empresa.
¿Se acepta la propuesta? La empresa una vez analizada la propuesta técnico-económica
enviada por la CID, envía por escrito su aceptación o rechazo a la propuesta. En caso de ser
negativo se le pide ampliar la información de esta decisión para identificar si existe una
posibilidad de ajustar la propuesta.
¿Se puede ajustar? Con la información recabada, los expertos analizan si hay posibilidad
de ajuste, se realiza y se envía a la empresa, en caso de no poder ajustarla se informa a la
empresa y se termina la vinculación.
Elaboración de Convenio General y/o Específico. Al ser aceptada la propuesta, se procede
a la formalización-contratación del servicio. La DST se encarga de elaborar los Convenios
necesarios, incluyendo la información de la propuesta técnico-económica (entregables y
ministraciones).
Revisión y correcciones a Convenio propuesto. Una vez armado el Convenio por la DST, se
envía a la empresa para su visto bueno; existen algunos servicios que por su naturaleza
resultan en generación de nuevos conocimientos por lo que se acuerdan los derechos de
propiedad intelectual, entre otros.
Revisión y envío al Abogado General. Una vez que se reciben los cambios propuestos por
la empresa, se revisan por la DST y si no se consideran improcedentes, el documento se
turna a la oficina del Abogado General, quién emitirá su dictamen.
¿Requiere ajustes el Convenio? El dictamen se recibe en la CID; Esta opinión puede señalar
la necesidad de hacer ajustes, si es el caso, se realizan y se someten a consideración de la
empresa, en caso de no tener observaciones, se devuelve al Abogado General quién
revisará el documento y asignará un número de registro y estará listo para ser firmado.
Firma de Convenio y pago de primera ministración. El Convenio validado y con número de
registro se envía a la empresa para su firma, también se realizan los trámites necesarios
para que cubra el primero de los pagos o el monto total del costo del Servicio.
“La presente información y sus anexos son de carácter confidencial y privilegiado, estando prohibida
su reproducción, distribución y divulgación parcial o total ya que dichos actos podrían ser ilegales”
18. Realización del proyecto. Con el comprobante del depósito, el proyecto arranca
formalmente, la DST se encarga mediante seguimiento de garantizar que se cumplan los
tiempos propuestos en el cronograma anexo al Convenio.
19. Reuniones de seguimiento. En los casos donde el servicio o proyecto señala la entrega de
varios documentos o “entregables”, la DST programa reuniones previas para garantizar
que el proyecto sigue el curso planeado, de lo contrario, se encarga de tomar las acciones
pertinentes para prevenir la desviación e incurrir en una falta al Convenio.
20. Conclusión del proyecto. Al acercarse el final del proyecto, se realiza una reunión para
informarle a la empresa que los resultados estarán listos en tiempo y forma, se les solicita
que realicen el pago final y se pacta otra reunión para entrega o presentación de
resultados.
21. Aplicación de encuesta de satisfacción. Cinco días después de concluido el servicio se envía
electrónicamente una encuesta de satisfacción para conocer la opinión de la empresa.
22. Devolución y registro de encuesta de satisfacción. La mayoría de las veces, la empresa
llena la encuesta y la envía vía electrónica a la DST. Se vacía la información en la base de
datos DST que sirve para calcular indicadores.
“La presente información y sus anexos son de carácter confidencial y privilegiado, estando prohibida
su reproducción, distribución y divulgación parcial o total ya que dichos actos podrían ser ilegales”
DIAGRAMA DE FLUJO
“La presente información y sus anexos son de carácter confidencial y privilegiado, estando prohibida
su reproducción, distribución y divulgación parcial o total ya que dichos actos podrían ser ilegales”
“La presente información y sus anexos son de carácter confidencial y privilegiado, estando prohibida
su reproducción, distribución y divulgación parcial o total ya que dichos actos podrían ser ilegales”
ANEXOS
Anexo 1. Formato único de solicitud de Servicios Tecnológicos.
“La presente información y sus anexos son de carácter confidencial y privilegiado, estando prohibida
su reproducción, distribución y divulgación parcial o total ya que dichos actos podrían ser ilegales”
“La presente información y sus anexos son de carácter confidencial y privilegiado, estando prohibida
su reproducción, distribución y divulgación parcial o total ya que dichos actos podrían ser ilegales”
Anexo 2. Encuesta de satisfacción.
“La presente información y sus anexos son de carácter confidencial y privilegiado, estando prohibida
su reproducción, distribución y divulgación parcial o total ya que dichos actos podrían ser ilegales”
HISTORIAL DE CAMBIOS
N/A
“La presente información y sus anexos son de carácter confidencial y privilegiado, estando prohibida
su reproducción, distribución y divulgación parcial o total ya que dichos actos podrían ser ilegales”