Nombre del documento: Procedimiento para el Código: ITCK-AD-PO-001 Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de la Revisión: 0 Infraestructura y Equipo. Referencia a la Norma ISO 9001:2008 6.2.2 Página 1 de 7 1. Propósito Mantener la Infraestructura y equipo del Instituto Tecnológico de Conkal en condiciones, para lograr la conformidad con los requisitos del Servicio Educativo. 2. Alcance Este procedimiento es aplicable para cubrir el servicio de mantenimiento de la Infraestructura y equipo del Instituto Tecnológico de Conkal. 3. Políticas de Operación 3.1 El jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios y el jefe de la Oficina de Cómputo y Telecomunicaciones, junto con el Jefe del Área, realizarán la verificación de la Infraestructura y equipo semestralmente. 3.2 El jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios y el jefe de la Oficina de Cómputo y y Telecomunicaciones, reciben de los Departamentos correspondientes, la solicitud de mantenimiento que éstos requieran. 3.3 El jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios junto con el jefe de la Oficina de Cómputo y Telecomunicaciones, elaborarán un Programa de Mantenimiento Preventivo de la Infraestructura y Equipo, que será considerado en el respectivo PTA, APOA y POA Departamental para la administración de los recursos correspondientes. 3.4 El jefe del Departamento de Recursos Materiales y Servicios junto con el jefe de la Oficina de Cómputo y Telecomunicaciones, de acuerdo a los recursos financieros y humanos disponibles en la Institución, realizarán internamente o a través de los proveedores autorizados, el mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de la infraestructura y equipo que lo requiera, usando el formato ITCK-AD-PO-001-05 para los equipos de computo y telecomunicaciones y el formato ITCK-AD- PO-001-02 si se trata de cualquier otro bien. 3.5 Se considerará Mantenimiento Preventivo todo aquel que se realice de acuerdo al Programa de Mantenimiento Preventivo; y Mantenimiento Correctivo todo aquel que se realice de acuerdo a una solicitud de servicio o debido a una contingencia que requiere atención inmediata y que afecta la prestación del servicio. “Toda impresión o descarga es un documento no controlado, a excepción del original y de los documentos que se encuentran en el portal de I.T. de Conkal” Nombre del documento: Procedimiento para el Código: ITCK-AD-PO-001 Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de la Revisión: 0 Infraestructura y Equipo. Referencia a la Norma ISO 9001:2008 6.2.2 Página 2 de 7 3.6 Al elaborar el programa de mantenimiento preventivo y/o atender los mantenimientos correctivos que se soliciten, se deberá priorizar la distribución presupuestal de los recursos, para aquellas áreas que impactan directamente en el logro de la conformidad con el servicio educativo, por ejemplo: aulas, laboratorios, talleres, salas y equipos audiovisuales, Centro de Información, sanitarios entre otros. 3.7 En el caso de hardware, material y equipo didáctico del Instituto, el Jefe de Departamento de Recursos Materiales y Servicios, podrá realizar sus solicitudes de mantenimiento a los CRODES. 3.8 Es responsabilidad del Instituto Tecnológico de Conkal, cubrir los gastos de operación para realización del mantenimiento prestado por los CRODES. ELABORÓ CONTROL DE EMISIÓN REVISÓ AUTORIZÓ C.P. José Dolores Borges Cabrera Jefe de Departamento de Recursos Materiales y de Servicios Ing. Camilo Barrera Candila L.A. Carlos Tzec Pool Subdirector de Servicios Administrativos M.C. Roger Fernando Vázquez Aguilar Director Jefe de la Oficina de Computo y Telecomunicaciones Firma: Firma: 11 de Febrero de 2011 Firma: 13 de Febrero de 2011 Firma: 15 de Febrero de 2011 “Toda impresión o descarga es un documento no controlado, a excepción del original y de los documentos que se encuentran en el portal de I.T. de Conkal” Nombre del documento: Procedimiento para el Código: ITCK-AD-PO-001 Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de la Revisión: 0 Infraestructura y Equipo. Referencia a la Norma ISO 9001:2008 6.2.2 Página 3 de 7 4. Diagrama del procedimiento Departamento de Recursos Materiales y Servicios Oficina de Cómputo Jefe de departamento o Responsable de área Mantenimiento preventivo Mantenimiento correctivo Incio A 1 Detecta falla o contingencia Verifican infraestructura y equipo 2 B Elaboran programa de mantenimiento preventivo Solicita mantenimiento correctivo 3 Determinan el tipo de servicio 4 Notifica al usuario sobre el tipo de servicio ¿Es un mantenimiento interno? NO SI 5 Asigna al personal que realizará el mantenimiento 6 Identifica posibles proveedores para la realización del servicio 7 Solicita cotización del servicio 8 Selecciona el proveedor y asigna el servicio 10 9 Requisita la orden para atención de la solicitud Verifica y evalúa el servicio SI NO ¿Libera el servicio ? 11 Registra el cierre de la solicitud Término “Toda impresión o descarga es un documento no controlado, a excepción del original y de los documentos que se encuentran en el portal de I.T. de Conkal” Nombre del documento: Procedimiento para el Código: ITCK-AD-PO-001 Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de la Revisión: 0 Infraestructura y Equipo. Referencia a la Norma ISO 9001:2008 6.2.2 Página 4 de 7 5. Descripción del procedimiento. Secuencia de etapas. Actividad Responsable 1. Verifican Infraestructura y equipo 1.1 Los Jefes de los departamentos con el jefe del área responsable de realizar el mantenimiento, realizan un recorrido con el fin de verificar las instalaciones. 1.2 Evalúan los espacios y equipos que necesitan mantenimiento. 1.3 E laboran la lista de verificación de infraestructura y equipo, mediante el formato ITCK-AD- PO-001-01 con los hallazgos encontrados. Departamento de Recursos Materiales y Servicios Oficina de Cómputo y Telecomunicaciones Jefe de departamento o Responsable de área 2. Elaboran Programa de mantenimiento preventivo 2.1 Departamento de Recursos Materiales y Servicios Oficina de Cómputo y Telecomunicaciones A. Detecta falla o contingencia A1 En la operación del equipo detecta la necesidad de mantenimiento correctivo al presentarse una falla o contingencia. A2 Detecta necesidad de mantenimiento a la infraestructura derivadas del deterioro o factores no considerados. Jefe de departamento o Responsable de área B. Solicita mantenimiento correctivo B1 Requisita el formato de solicitud y lo entrega al área correspondiente para su atención: ITCK-AD-PO- 001-02 Si se trata de mobiliario, herramientas, equipos, vehículos o infraestructura. Se entrega al Departamento de Recursos Materiales. Jefe de departamento o Responsable de área Con base en la lista de verificación de Infraestructura y las solicitudes de servicio recibidas elaboran el Programa de Mantenimiento Preventivo ITCK- AD-PO-001-03. ITCK-AC-PO-001-05 Cuando se trate de equipo de cómputo. Se entrega a la oficina de Cómputo y Telecomunicaciones. 3. Determinan el tipo de servicio 3.1 Determinan si el servicio solicitado corresponde a un mantenimiento interno o externo. Departamento de Rec. Materiales Oficina de Cómputo y Telecomunicaciones “Toda impresión o descarga es un documento no controlado, a excepción del original y de los documentos que se encuentran en el portal de I.T. de Conkal” Nombre del documento: Procedimiento para el Código: ITCK-AD-PO-001 Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de la Revisión: 0 Infraestructura y Equipo. Referencia a la Norma ISO 9001:2008 6.2.2 Página 5 de 7 4. Notifica al usuario sobre el tipo de servicio 4.1 Notifica al usuario sobre el tipo de servicio. Solicitud de soporte técnico y apoyo informático ITCK-ACPO-001-05. SI es Interno pasa a la etapa 5. No es interno, se le indica al usuario que tramite su requisición ante el departamento de Recursos Materiales. Pasa a etapa 11. Departamento de Rec. Materiales Oficina de Cómputo y Telecomunicaciones Solicitud de mantenimiento correctivo ITCK-AD-PO- 001-02 SI es Interno pasa a la etapa 5. No es Interno pasa a la etapa 6. 5. Asigna al personal que realizará el mantenimiento 6. Identifica posibles proveedores para la realización del servicio 5.1 Verifica los recursos disponibles y asigna al personal que realizará el servicio. 5.2 Para el caso del mantenimiento preventivo a infraestructura, este se realiza en base al Programa de mantenimiento ITCK- AD-PO-001-03 Pasa a etapa 9. 6.1 Identifica a los proveedores autorizados para realizar el servicio de acuerdo al Catálogo de Pasa al puntosolicitado, 9. proveedores aprobados ITCK-AD-FO-04. 6.2 En caso de no contar con proveedores autorizados en el catálogo para el tipo de servicio, requisita el formato de selección de proveedores ITCK-AD-FO-01. Departamento de Recursos Materiales y Servicios Oficina de Cómputo y Telecomunicaciones Departamento de Recursos Materiales y Servicios Departamento de Recursos Materiales y Servicios 7. Solicita cotización del servicio 7.1 Solicita a los proveedores la cotización del servicio a contratar. 8. Selecciona el proveedor y asigna el servicio 9. Requisita la orden para atención de la solicitud 8.1 En base a as cotizaciones recibidas y a las Departamento de Recursos necesidades y características del servicio, asigna al Materiales y Servicios proveedor que realizará el mismo. 9.1 En el caso de mantenimiento correctivo, requisita la orden para la atención de la solicitud. 9.2 Si el servicio corresponde a equipo de cómputo y telecomunicaciones, se asigna mediante la sección 5 (atención de la solicitud), del mismo formato de solicitud ITCK-AD-PO- 001-05 previamente recibido. 9.3 Si el mantenimiento corresponde a mobiliario, herramientas, equipo, vehículos o infraestructura, requisita formato Orden de Trabajo de Mantenimiento ITCK-AD-PO- 001-04. 9.3.1 Solicita al área la Requisición de Bienes y/o Servicios ITCK-AD-RC-003, en apego al Instructivo de Compras Directas ITCK-AD-IT-001 para abastecer los insumos requeridos en para el mantenimiento. Departamento de Recursos Materiales y Servicios Oficina de Cómputo y Telecomunicaciones “Toda impresión o descarga es un documento no controlado, a excepción del original y de los documentos que se encuentran en el portal de I.T. de Conkal” Nombre del documento: Procedimiento para el Código: ITCK-AD-PO-001 Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de la Revisión: 0 Infraestructura y Equipo. Referencia a la Norma ISO 9001:2008 6.2.2 Página 6 de 7 10. Verifica y Evalúa el Servicio 10.1 El encargado de ejecutar el servicio, reporta la realización del mismo al jefe de área que solicitó el servicio. 10.2 El jefe del área solicitante verifica y evalúa el servicio de mantenimiento. SI es Satisfactorio firma de conformidad el formato de acuerdo con el tipo de servicio. Pasa a la etapa 11. Jefe de departamento o Responsable de área NO es satisfactorio informa al área prestadora del servicio y regresa a la etapa 3. Nota: En caso de que el servicio amerite ser evaluado directamente por Recursos Materiales, el jefe de esta área podrá firmar de conformidad el servicio realizado. 11. Registra el cierre de la solicitud. 11.1 Cierra la solicitud u orden de mantenimiento, con la fecha y firma en la sección correspondiente. 11.2 Integra expediente de mantenimiento. Departamento de Recursos Materiales y Servicios Oficina de Cómputo y Telecomunicaciones 6. Documentos de referencia DOCUMENTO Programa de Trabajo Anual Vigente del Plantel Programa Operativo Anual Vigente del Plantel Anexo 11 Lista de procesos externos del Manual de Calidad 7. Registros Código de registro Tiempo de retención Responsable de conservarlo 1 año Departamento Responsable de realizar la verificación. ITCK-AD-PO-001-01 Solicitud de Mantenimiento Correctivo. 1 año Departamento de Recursos Materiales y Servicios ITCK-AD-PO-001-02 Programa de Mantenimiento Preventivo 1 año Departamento Responsable de realizar mantenimiento ITCK-AD-PO-001-03 Orden de Trabajo de Mantenimiento 1 año Departamento de Recursos Materiales y Servicios ITCK-AD-PO-001-04 Solicitud de Soporte Técnico y Apoyo Informático 1 año Oficina de Cómputo y Telecomunicaciones ITCK-AD-PO-001-05 Registros Lista de Verificación Infraestructura y equipo de “Toda impresión o descarga es un documento no controlado, a excepción del original y de los documentos que se encuentran en el portal de I.T. de Conkal” Nombre del documento: Procedimiento para el Código: ITCK-AD-PO-001 Mantenimiento Preventivo y/o Correctivo de la Revisión: 0 Infraestructura y Equipo. Referencia a la Norma ISO 9001:2008 6.2.2 Página 7 de 7 8. Glosario Verificación de Instalaciones. Actividad de inspección de la infraestructura de los espacios educativos . Infraestructura. Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento del Instituto Tecnológico. Equipo. Maquinaria, mobiliario, herramientas, vehículos, enseres, material y equipo didáctico en los laboratorios y demás objetos similares para la prestación del servicio educativo 9. Anexos 9.1 Formato para la Lista de Verificación de Infraestructura y equipo. ITCK-AD-PO-001-01 9.2 Formato para Solicitud de Mantenimiento Correctivo. ITCK-AD-PO-001-02 9.3 Formato para Programa de Mantenimiento Preventivo. ITCK-AD-PO-001-03 9.4 Formato para Orden de Trabajo de Mantenimiento 9.5 Formato para la Solicitud de Soporte Técnico y Apoyo Informático 9.6 Formato para la Requisición de Bienes y Servicios ITCK-AD-PO-001-04 ITCK-AD-PO-001-05 ITCK-AD-FO-03 10 Cambios de esta versión Número de Fecha de revisión actualización 0 11 Febrero 2011 Descripción del cambio Primera emisión del documento individualizado para el Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto Tecnológico de Conkal. “Toda impresión o descarga es un documento no controlado, a excepción del original y de los documentos que se encuentran en el portal de I.T. de Conkal”