Elección de ERP: Criterios y Costes de implantación de un ERP

Elección de ERP:
Criterios y Costes de
implantación de un ERP
en la implantación
de soluciones
Microsoft®
nº
Business
Solutions
Miguel Ángel Ortuño
Director – IBdos
Participante en más de 300 proyectos de implantación ERP
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Índice
1
2
3
4
5
Introducción y concepto - ERP
Enterprise Resource Planning
Costes en la implantación
Adecuada asignación de esfuerzos
y recursos
Factores críticos y Administración
de Riesgos en la implantación
ROI - Retorno de la inversión
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Introducción y concepto - ERP
Enterprise Resource Planning
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
¿ERP?
Enterprise Resource Planning (formal)
El ERP es una herramienta que ayuda
a integrar todos los procesos del
negocio y a optimizar los recursos
disponibles.
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Estructura lógica de un sistema ERP - Funcionalidad
Área de Gestión
Contabilidad y Finanzas
Gestión de cobros (Cartera)
Activos Fijos
Área de Negocio
Compras y Ventas
Existencias
CRM
Gestión de Servicios + SAT
Gestión de Relaciones (MKT+VTAS)
SCM – Supply Chain
FABRICACIÓN
DISTRIBUCIÓN
e-Products
Portal de Usuario
Portal de Negocio
Herramientas Conectividad
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Características principales buscadas en un ERP
Integrado
Flexible
Modular y abierto
Multifuncional
Tiempo real
Conectividad
e-business
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Expectativas de la implantación...
1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa.
2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...)
3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión.
4.- Reducir costes de operación (ROI).
5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI).
6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI).
7.- Mejorar la imagen de la empresa
6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad
7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios.
8.- ERP debe tener herramientas e-business
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Expectativas de la implantación...
1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa.
2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...)
3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión.
4.- Reducir costes de operación (ROI).
5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI).
6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI).
7.- Mejorar la imagen de la empresa
6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad
7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios.
8.- ERP debe tener herramientas e-business
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Expectativas de la implantación...
1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa.
2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...)
3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión.
4.- Reducir costes de operación (ROI).
5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI).
6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI).
7.- Mejorar la imagen de la empresa
6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad
7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios.
8.- ERP debe tener herramientas e-business
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Expectativas de la implantación...
1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa.
2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...)
3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión.
4.- Reducir costes de operación (ROI).
5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI).
6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI).
7.- Mejorar la imagen de la empresa
6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad
7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios.
8.- ERP debe tener herramientas e-business
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Expectativas de la implantación...
1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa.
2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...)
3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión.
4.- Reducir costes de operación (ROI).
5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI).
6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI).
7.- Mejorar la imagen de la empresa
6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad
7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios.
8.- ERP debe tener herramientas e-business
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Expectativas de la implantación...
1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa.
2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...)
3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión.
4.- Reducir costes de operación (ROI).
5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI).
6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI).
7.- Mejorar la imagen de la empresa
6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad
7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios.
8.- ERP debe tener herramientas e-business
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Expectativas de la implantación...
1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa.
2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...)
3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión.
4.- Reducir costes de operación (ROI).
5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI).
6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI).
7.- Mejorar la imagen de la empresa
6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad
7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios.
8.- ERP debe tener herramientas e-business
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Expectativas de la implantación...
1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa.
2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...)
3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión.
4.- Reducir costes de operación (ROI).
5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI).
6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI).
7.- Mejorar la imagen de la empresa
6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad
7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios.
8.- ERP debe tener herramientas e-business
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Expectativas de la implantación...
1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa.
2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...)
3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión.
4.- Reducir costes de operación (ROI).
5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI).
6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI).
7.- Mejorar la imagen de la empresa
6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad
7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios.
8.- ERP debe tener herramientas e-business
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Expectativas de la implantación...
1.- Sistema integral para todas las áreas de la empresa.
2.- Información financiera y operativa en línea (oportuna, veraz...)
3.- Definición y mejora de procesos y herramientas de control de gestión.
4.- Reducir costes de operación (ROI).
5.- Incrementar ingresos operativos del negocio (ROI).
6.- Mejorar eficiencia operativa en todas las áreas (ROI).
7.- Mejorar la imagen de la empresa
6.- Mejora en procesos = incremento de la competitividad
7.- ERP como base para proyectar nuevos negocios.
8.- ERP debe tener herramientas e-business
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Expectativas vs. resultados de la implantación
Una vez arrancado el sistema es importante hacer
balance entre logros obtenidos y resultado de la
implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y
hacerse la siguientes preguntas:
¿ Se establecieron las expectativas
antes de invertir?
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Expectativas vs. resultados de la implantación
Una vez arrancado el sistema es importante hacer
balance entre logros obtenidos y resultado de la
implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y
hacerse la siguientes preguntas:
¿ Se establecieron los procesos de
medición de cumplimiento de expectativas?
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Expectativas vs. resultados de la implantación
Una vez arrancado el sistema es importante hacer
balance entre logros obtenidos y resultado de la
implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y
hacerse la siguientes preguntas:
¿ Se controlaron los
procesos de implantación?
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Expectativas vs. resultados de la implantación
Una vez arrancado el sistema es importante hacer
balance entre logros obtenidos y resultado de la
implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y
hacerse la siguientes preguntas:
¿ Se midieron los resultados
de la implantación?
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Expectativas vs. resultados de la implantación
Una vez arrancado el sistema es importante hacer
balance entre logros obtenidos y resultado de la
implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y
hacerse la siguientes preguntas:
¿ Se consiguieron ventajas competitivas
al termino de la implantación?
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Expectativas vs. resultados de la implantación
Una vez arrancado el sistema es importante hacer
balance entre logros obtenidos y resultado de la
implantación del ERP de cara a nuevos proyectos y
hacerse la siguientes preguntas:
¿Realizaría otra implantación?
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Expectativas concretas
Se debe traducir en mejoras concretas
Mejorar servicio a cliente
Inventario reducido
Manufactura estabilizada
Personal cuente con información de calidad que les permita
tener una mejor “visibilidad” para realizar su trabajo.
Unido a:
Retorno de la inversión realizada en hardware, software,
servicios y tiempo invertido por la Organización.
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
ERP - Enterprise Resource Planning
Costes en la implantación
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Costes a considerar en una implantación
COSTES EXTERNOS
Infraestructura Técnica (Hardware, red, comunicaciones...)
Software (licencias, modulos add-on, actualizaciones)
Servicios de consultoría, desarrollo, implantación y mantenimiento
COSTES INTERNOS
Dedicación necesaria por parte de los recursos de la compañía
Costes asociados a la aparición del ERP en la empresa
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Distribución lógica de los Costes Externos
COSTES EXTERNOS
Infraestructura Técnica (Hardware, red, comunicaciones...)
10%
Software (licencias, modulos add-on, actualizaciones)
30%
Servicios de consultoría, desarrollo, implantación y mantenimiento
60%
Infraestructura
10%
Software
30%
Servicios
60%
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Distribución lógica de los Costes Internos
20%
Dedicación necesaria
por parte de los
recursos de la
compañía.
Costes asociados a la
aparición del ERP en la
empresa
80%
LA RELACION ENTRE COSTES EXTERNOS E INTERNOS
PUEDE IR DESDE UN
1:1 A 1:3 EN ALGUN CASO...
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
INFRAESTRUCTURA TÉCNICA
Los avances en infraestructura técnica están haciendo viables
proyectos que en el pasado no lo eran, pero...
...un mal dimensionamiento técnico puede echar abajo el resto de trabajos
asociados a la implantación de un ERP.
COSTE VISIBLE
Hardware
Red
Comunicaciones
COSTE MENOS VISIBLE (OCULTOS)
Dedicación necesaria por parte de los
recursos de la compañía.
Análisis de las necesidades
Reasignaciones y Reutilizaciones
Petición y seguimiento de ofertas con
proveedores
Coste de comunicaciones
Coste de seguridad
Contratos de mantenimiento
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
SOFTWARE
Los costes del Software son marcados por los fabricantes
Un software va íntimamente ligado al proveedor de servicios.
La solución es completa. Un buen software lo hace malo una mala implantación...
COSTE MENOS VISIBLE (OCULTOS)
COSTE VISIBLE
Módulos propios del software
Licencia
Dedicación necesaria por parte de los
recursos de la compañía.
Coste de seguridad
Elección del Software
Coste de la actualización
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
SERVICIOS DE CONSULTORIA, DESARROLLO, IMPLANTACIÓN Y MANTENIMIENTO.
Un proyecto de implantación se realiza por un equipo de trabajo
formado por recursos de la compañía y recursos del proveedor
de servicios.
COSTE VISIBLE
COSTE MENOS VISIBLE (OCULTOS)
Servicios de consultaría y
organización
Dedicación necesaria por parte de los
recursos de la compañía...con una dedicación
en todas las fases similar a la del proveedor
de servicios...
Nuevos desarrollos
Implantación y Formación
Mantenimiento
Coste de “fuera de alcance”
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
ERP - Enterprise Resource Planning
Adecuada asignación de
esfuerzos y recursos
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Clave principal...
La única manera de no errar en la adecuada asignación de esfuerzos y recursos al proyecto
es seguir la metodología proporcionada por la empresa consultora de implantación. Sólo
con la repetición se consigue ir depurando los métodos.
“…El ÉXITO de un
proyecto, depende
más de la
metodología de
implantación…que
del propio
software…”
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Proceso metodológico en la implantación...
ÁNALISIS Y DISEÑO
Definición
del
Proyecto
Presentación
del
Proyecto
Alcance del
proyecto
Equipo
ProveedorCliente
Calendario
estimativo
Calendario
Final
DESARROLLO DE LA SOLUCIÓN
Definición
de
Requisitos
Requisitos
funcionales
Desarrollo
de
adaptaciones
Planificación
Cadena de
pruebas
(testing)
Infraestructura
técnica
Configuración
del
Sistema
Configuración
realizada
Recepción y
aceptación
(desarrollos)
Equipo de
trabajo
Conversión
de
datos
maestros
Validación de
migración de
ficheros
maestros
IMPLEMENTACIÓN
Formación
Documentación
de usuarios
(desarrollo
realizados)
Puesta en
explotación
Aceptación
final del
sistema
Contrato
de
mantenimiento
Seguimiento
de incidencias
Infraestructura técnica
Formación
Gestión del cambio
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
ERP - Enterprise Resource Planning
Factores críticos y
Administración de Riesgos en
la implantación
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Principales riesgos de una implantación
Las razones principales de fallos de una implantación son:
Paquetes de software que no cubren las
necesidades básicas.
Mala migración de datos.
Involucración parcial de la compañía en el
proyecto.
Salida del patrocinador del proyecto.
Capacitación insuficiente en el sistema y en
nuevos procesos.
Uso ineficiente de los consultores.
Administración del cambio no ejecutada o de
manera insuficiente.
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Medidas para controlar los riesgos de implantación
Control de procesos y seguridad...
La implantación de un ERP es relativamente sencilla.
1.
2.
El ERP debe almacenar información fija que la compañía necesita para
administrar el negocio, materiales y datos basados en cifras (tiempos
estimados, cantidades a ordenar, stock de seguridad, etc.).
A esta información se le agregan
procesos como ordenes de venta,
trabajo, compra, control de
inventario, lista de materiales, etc.
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Medidas para controlar los riesgos de implantación
Algunas consideraciones....
Si la información
que maneja
la compañía
no es depurada
y los procesos de
negocio no se adecuan
al nuevo modelo de
trabajo
Solo se automatiza información
y los procesos no mejoran
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Medidas para controlar los riesgos de implantación
Algunas consideraciones....
Si la información
que maneja
la compañía
no es depurada
y los procesos de
negocio no se adecuan
al nuevo modelo de
trabajo
Si hay controles y seguridad sobre
Procesos e Información
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Medidas para controlar los riesgos de implantación
Algunas consideraciones....
...con la implantación del ERP,
obtendremos
y los procesos de
Si la información
mejoras significativas:
que maneja
la compañía
no es depurada
negocio no se adecuan
al nuevo modelo de
trabajo
Mejor servicio a clientes,
Inventario reducido,
Mejoras enyproducción
Si hay controles
seguridad sobre
Información
de calidad
Procesos
e Información
Etc.
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Medidas para controlar los riesgos de implantación
Reingeniería de Procesos...
1.
No se obtendrán beneficios en la implantación
si no hay cambio cultural en la
organización.
2.
El ERP de habilitar y
establecer nuevos
procesos para la gestión de los negocios.
3.
El ERP debe crear confianza en la información
que fluye por los procesos de la organización sea
oportuna, veraz y segura.
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Medidas para controlar los riesgos de implantación
Administración de riesgos...
1.
Establecer mecanismos
que administren los riesgos.
2.
Crear un
de control
equipo que permita:
Que los procesos de negocio se conduzcan de forma adecuada.
Que se apoye la reingeniería de procesos
Que se apoye la nueva tecnología
Administre de forma correcta la gestión del cambio.
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
ELECCION DEL ERP...
Parámetros que debemos considerar...
Requerimientos resueltos por ERP estándar
Flexibilidad
Coste de la solución
Experiencias y casos de éxito en el sector
Calidad de los distribuidores
Solidez financiera del vendedor
Tecnología empleada y su estabilidad
Cantidad y perfil de clientes
Inversión en I+D
Capacidad de customización
Cantidad de módulos adaptables
Facilidad de uso
Escalabilidad
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
ELECCION DEL IMPLANTADOR...
Parámetros que debemos considerar...
Experiencia en el sector
Coste
Conocimiento y experiencia del personal en el producto
Metodología de implantación
Presencia global
Proximidad geográfica
Compromiso en la implantación
Experiencia en integración de sistemas
Disponibilidad de recursos
Estabilidad financiera del implanador
Servicio de soporte post-implantación
Formación
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
ERP - Enterprise Resource Planning
ROI - Retorno de la inversión
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
El ROI como concepto...
•
El ROI mide el beneficio que obtenemos por cada
unidad monetaria invertida durante un período
de tiempo.
•
Formalmente sería el valor actualizado de la
corriente de beneficios generada por la inversión
a lo largo de su vida útil; partido por el valor
actual de la inversión realizada.
ROI=(Beneficios/Costes)x100
•
Medir el coste puede llegar a ser sencillo, medir el
beneficio es muy complicado ya que queda
mezclado con multitud de factores.
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
El método ROI. Período de Recuperación
•
Cantidad de tiempo en recuperar la
inversión realizada.
•
Tiene una carencia: no contar con los
intereses del capital.
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Áreas clave para incrementar el ROI
1.
Incremento de la productividad,
reduciendo el tiempo empleado por los
trabajadores para realizar sus tareas, e
incrementando la eficacia de los procesos
de negocio.
2. Reducción de costes, en la medida en
que la mejora en la eficacia lo permita.
3. Generación de ingresos.
Se puede abordar negocios que antes
estaban vedados por las limitaciones de las
aplicaciones y la ineficiencia de los
procesos.
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Algunos ejemplos prácticos...
Empresa de
Ingeniería
SITUACIÓN INICIAL
Intensivo en personal y control analítico.
Empresa buscando un ahorro en costes.
Disgregación de sistemas.
Dobles y triples imputaciones de datos.
ACTUACIONES PREVIAS EN GESTION
Detección de tareas duplicadas.
Tareas manuales
Tareas mejorables, procesos ineficientes.
ACTUACIONES
Consultoría de organización y mejora de procesos.
Implantación de un ERP de fácil uso.
Reducción de tareas y ahorro de costes de personal.
Personal para tareas de control y seguimiento de procesos.
Evaluación de 1 año en retorno de la inversión.
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Algunos ejemplos prácticos...
Empresa venta
y distribución
de libros
SITUACIÓN INICIAL
Parado expansión de Delegaciones (imposibilidad de control)
Dobles imputaciones
Decenas de personas dedicadas sólo a revisión de duplicaciones.
ACTUACIONES PREVIAS EN GESTION
Detección de tareas duplicadas.
Tareas manuales
Tareas mejorables, procesos ineficientes.
Análisis del lugar de entrada de datos
ACTUACIONES
Consultoría de organización y mejora de procesos.
Implantación de un ERP.
Organización de tareas y mejoras del control
Personal reducido en IT y en los puntos de control.
Imputación del dato donde se produce.
Posibilidad de continuar la política expansiva de la compañía.
Evaluación de 6 meses en retorno de la inversión.
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Proceso típico
Antes
Medir situación actual en el caso de existir aplicación.
Identificar procesos básicos susceptibles de mejora.
Recolección de datos para cada proceso (Tiempo, tareas, costes...).
Estimar los costes del proyecto
¿Puedo incrementar la productividad?¿en qué procesos?
¿me permitirá ahorrar costes?
¿qué oportunidades de negocio podría abordar?
Durante el desarrollo
Control de tiempos, costes y equipo de desarrollo.
Después
Números resultante tras la inversión (costes finales, beneficios
obtenidos)
Conversión de estos datos en valores monetarios.
Analizar su incidencia en ahorro de costes, incremento de ventas,
aumentos de márgenes respecto a la situación anterior.
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación
Exposición basada en la experiencia y
conocimiento acumulado, en más de 300
proyectos de implantación de Sistemas de
Gestión Empresarial (ERP)
Más información:
902 119 437
marcom@ibdos.com
Elección de un ERP – Criterios y Costes de Implantación