Títulos formales admisibles

CURSO CADRI DERECHO REGISTRAL.
CORPME - AECID
LA ANTIGUA, GUATEMALA, 2 DE OCTUBRE 2014.
TEMA 8.- Títulos formales admisibles en el procedimiento registral.
Ponente: Beatriz Corredor1.
Sesión de mañana: Título material y formal. Títulos formales admisibles en el
procedimiento registral: concepto, requisitos, documentos públicos,
documentos complementarios, supuestos de admisión de documentos
privados, documentos otorgados en país extranjero o idioma no oficial.
Sesión de tarde: La conveniencia de la exigencia de autenticidad en el
procedimiento registral. Especial referencia al documento electrónico. La
interconexión registral internacional: proyecto CROBECO.
1. INTRODUCCIÓN. TÍTULO MATERIAL Y FORMAL.
La expresión genérica de "título inscribible" se emplea, tanto en la legislación
hipotecaria como en la doctrina, en una doble acepción: una sustantiva o
material y otra meramente formal o instrumental.
• Desde el punto de vista sustantivo o material: Es la causa o razón jurídica
de una mutación jurídico real, esto es: la constitución, adquisición,
reconocimiento, transmisión, modificación o extinción de un derecho
real. Así, el título material sería el objeto de la inscripción en el registro,
en sentido amplio.
• Desde el punto de vista instrumental o formal: Es el documento, el
soporte físico o digital, en que se constata, “formaliza” o autentica aquella
causa o razón de pedir.
En rigor, el título inscribible, por antonomasia, es el título material, pues en un
sistema registral de derechos como es el español, lo que realmente accede a los
libros hipotecarios es el derecho que el Registro está llamado a proteger y
publicar, a través del acto o contrato productor de la mutación jurídico real.
1
Registradora de la Propiedad. Ex Ministra de Vivienda del Gobierno de España (2008‐2010) y Secretaria de Estado de Vivienda (2010‐2011). Actualmente ocupa el cargo de Directora de Relaciones Institucionales en la Junta de Gobierno del Colegio de Registradores de la Propiedad y Mercantiles España. 1
Así, son títulos materiales:
• Los actos o negocios que contienen alguna mutación jurídico-real
inmobiliaria
• Las resoluciones sobre el estado civil de las personas
• El contrato de opción de compra o arrendamientos inscribibles
• Los títulos de inmatriculación o modificación de entidades hipotecarias.
• Parte de la doctrina incluye también la decisión o convenio que puede
originar una anotación preventiva.
En el presente tema nos vamos a centrar en la segunda de las acepciones
propuestas, el título en sentido instrumental o formal.
2. TÍTULOS
REGISTRAL.
FORMALES
ADMISIBLES
EN
EL
PROCEDIMIENTO
2.1. Concepto de título formal:
Es aquel medio o soporte adecuado para que el título material pueda tener
acceso al Registro. Este soporte o documento (en sentido amplio) constituye la
prueba del acto o contrato a efectos registrales, pero el objeto de la inscripción,
como hemos visto, es el derecho real.2 Una aproximación sencilla sería decir que
en el Registro se presentan títulos formales que contienen títulos materiales, y
se inscriben y publican situaciones jurídicas con trascendencia real inmobiliaria.
De esta forma, en la legislación española se determina que para que puedan ser
inscritos los títulos (materiales), deberán estar consignados en escritura
pública, ejecutoria o documento auténtico (títulos formales) expedido por la
Autoridad judicial o por el Gobierno o sus Agentes, en la forma que prescriban
los reglamentos.
Desde un punto de vista jurídico, la doctrina elogia la exigencia de
documentación pública o auténtica – que según su origen, por la naturaleza del
la autoridad que los expide, puede ser notarial, judicial o administrativa- como
vestidura formal imprescindible para el acceso de los derechos al Registro, ya
que de esta forma se refuerza el principio de legalidad; luego se abundará en la
importancia de esta exigencia de autenticidad en el ámbito del procedimiento
registral.
2
De ahí que, a nuestro juicio, sean inexactas algunas expresiones o cláusulas de estilo que se han venido utilizando en la redacción de los asientos registrales, como la referencia al título, escritura o documento “objeto de inscripción”, siendo más ajustado a los efectos de un registro de derechos la expresión “título en que se formaliza el derecho objeto de inscripción”. 2
Sin embargo, desde un punto de vista económico, debe además diferenciarse
entre los documentos administrativos y judiciales, que contienen en general
actos debidos3, y los notariales, que son negocios convencionales o basados en la
libertad de contratación de las partes4.
Podría además, desde este enfoque, criticarse la exigencia de documento
notarial para prácticamente cualquier actuación ante el Registro de la
Propiedad, ya que se encuentra sumamente restringida la posibilidad de que el
titular registral pueda presentarse —debidamente identificado— ante el
Registrador de la Propiedad y realizar los negocios oportunos sobre su finca
mediante una instancia (formulario, solicitud) privada5.
Piénsese, por ejemplo, en el caso de cancelaciones de hipotecas, declaraciones
de obra nueva, constitución del régimen de propiedad horizontal o
segregaciones, en las que no resulta tan justificada la intervención del Notario,
con el agravamiento de la carga económica de la operación que ello supone6.
El concepto hipotecario de ¨título formal” quedaría por tanto delimitado, para
los efectos de la inscripción, como el documento o documentos públicos en que
funde inmediatamente su derecho la persona a cuyo favor haya de practicarse
aquélla y que hagan fe, en cuanto al contenido que sea objeto de la inscripción,
por sí solos o con otros complementarios, o mediante formalidades cuyo
cumplimiento se acredite.
2.2. Requisitos:
Según lo expuesto, las condiciones generales y básicas que ha de reunir un
documento para merecer la calificación de título inscribible serían:
2.2.1. Requisitos sustantivos de los títulos inscribibles:
a) Debe contener un acto o contrato con trascendencia real
inmobiliaria; más exactamente, un acto inscribible o anotable según
lo determinado por la legislación hipotecaria aplicable.
b) Ha de ser válido el acto que contiene, lo que es objeto de calificación
por el registrador; en la legislación hipotecaria española, la
inscripción no convalida los actos o contratos que sean nulos con
arreglos a las leyes.
3
Aunque no siempre, ya que pueden referirse a convenios o transacciones acordados en vía judicial, como un convenio regular en un divorcio, o una transacción 4
De nuevo, no siempre, pues pueden contener actos debidos en caso, por ejemplo, de la elevación a público de un contrato privado decretado por la autoridad judicial, o una venta forzosa. 5
Sí se aceptan en la legislación española la instancia de heredero único, la legalización de libros de actas de las comunidades de propietarios o la distribución de la responsabilidad hipotecaria, previamente inscrita, entre varias fincas. 3
c) Debe concordar con la situación previa de la titularidad registral, por
exigencia del principio de tracto sucesivo.
2.2.2. Requisitos formales:
Debe tratarse de un documento público, en el que se fundamente
inmediatamente el derecho que se inscribe, original, fehaciente, otorgado por
funcionario competente, y que cumpla las solemnidades establecidas por la
legislación registral, notarial y fiscal aplicables.
2.2.2.1. Que se trate de un documento público:
a) Según la clasificación antes enunciada, son documentos públicos los
autorizados por Notario o empleado público competente con las
solemnidades requeridas por la Ley. Es decir, serán públicos los
documentos notariales, judiciales o administrativos. Estos documentos
hacen prueba plena de:
• El hecho, acto o estado de cosas que documenten.
• La fecha en que se produce la documentación.
• La identidad de los fedatarios y demás personas que
intervengan en ellos.
b) Son documentos públicos, pues:
•
•
•
•
•
Los autorizados por Notario con arreglo a Derecho.
Las resoluciones, mandamientos, decretos, sentencias y
diligencias de actuaciones judiciales de toda especie, y los
testimonios que de las mismas expidan los Secretarios judiciales
(o funcionarios depositarios de la fe pública judicial).
Las certificaciones que expidan los Registradores de la
Propiedad y Mercantiles de los asientos correspondientes.
Los expedidos por funcionarios de las diversas administraciones
públicas que estén legalmente facultados para dar fe, en lo que
se refiere al ejercicio de sus funciones.
Los que, con referencia a archivos y registros de órganos del
Estado, o de Administraciones públicas o de otras entidades de
Derecho público, sean expedidos por funcionarios facultados
para dar fe de actuaciones de aquellos órganos.
c) Clasificación doctrinal de los documentos públicos formales:
4
•
Documentos notariales: lo son las escrituras públicas
(compraventa, permuta, donación, partición hereditaria, etc.),
actas (por ejemplo, las que acrediten el pago del precio aplazado o
el cumplimiento de condiciones resolutorias; las de declaración de
heredero abintestato; la de terminación de obra nueva; la de
reorganización de propiedad en concentración parcelaria, etc.) y
testimonios, (de legitimación de firmas, de traducción de
documentos extranjeros, etc.) aunque éstos últimos no se
protocolizan, y por tanto no serían propiamente documentos
públicos, pero acceden al registro como documentos
complementarios.
•
Documentos judiciales: Supuestos
dependerá de la legislación aplicable):
-
(la
denominación
Sentencias que tengan trascendencia registral.
Autos (adjudicación de bienes, expediente dominio,
declaración de herederos, etc.).
Providencias, que sirven de base a los mandamientos o
decretos, que se emplean para obtener la práctica de
anotaciones o la expedición de certificaciones.
Mientras que las providencias acceden al Registro a través de
mandamiento, -la expedición de certificaciones o la práctica de
cualquier actuación de los registradores requiere la expedición de
mandamientos que, como veremos, podrán ser remitidos por
medios electrónicos y telemáticos-, las sentencias y autos acceden
a través de testimonio expedido por el Secretario judicial. Las
resoluciones judiciales que hayan de decidir sobre anotaciones e
inscripciones registrales, adoptarán la forma de auto. También es
posible que a través de mandamiento se ordene la práctica de
operaciones acordadas en sentencia o auto (como el mandamiento
de cancelación de cargas en procedimiento de ejecución).
Por regla general las sentencias y autos deben ser firmes, y si la
sentencia se ha dictado en rebeldía, deben haber transcurrido los
plazos para el recurso de audiencia al rebelde.7
7
Según ha mantenido tradicionalmente la Dirección General de los Registros y del Notariado española, no deben considerarse como documentos judiciales, a efectos de calificación, las escrituras públicas en las que interviene el Juez supliendo el consentimiento de alguno de los interesados, ni las escrituras o actas aprobadas judicialmente (como la escritura de partición de herencia o el acta de notoriedad). Y parece que tampoco deben calificarse como documento judicial el convenio aprobado en acto de conciliación y las actas judiciales de deslinde. También es doctrina del Centro Directivo que quedan fuera de la fe pública notarial todas las actuaciones que acontecen y se perfeccionan en la esfera judicial, aunque se hayan establecido sin contienda entre partes, como la cesión de remate, o el convenio regulador aprobado judicialmente en los procesos matrimoniales, que deberán constar en el documento judicial oportuno. 5
Mientras no sean firmes, sólo procederá la anotación preventiva de
sentencias que dispongan o permitan la inscripción o cancelación
de asientos en el Registro de la Propiedad. Deben ser firmes,
además, a todos los efectos, sin que sea admisible que el
mandamiento señale que el mismo es “firme a los efectos
registrales”.
Ahora bien, en la legislación española, tras la última modificación
de la Ley Orgánica del Poder judicial, será el Secretario Judicial,
por medio de un nuevo documento denominado “decreto” (que
sustituye a los mandamientos) quien tiene la competencia para
impulsar el procedimiento, de suerte que “dictará las resoluciones
necesarias para la tramitación del proceso, salvo aquéllas que las
leyes procesales reserven a jueces o tribunales. Estas resoluciones
se denominarán diligencias, que podrán ser de ordenación, de
constancia, de comunicación o de ejecución. Las diligencias de
ordenación serán recurribles ante el juez o el ponente, en los
casos y formas previstos en las leyes procesales”.
•
Documentos administrativos:
Han de considerarse tales no sólo los derivados de autoridad o
funcionario estrictamente administrativo, - de cualquiera de los
ámbitos de la administración territorial de cada Estado, sea
nacional o estatal, federal, regional o autonómico, municipal, de
una mancomunidad o diputación, etc.- sino también los
procedentes de órganos legislativos y autoridades militares o
eclesiásticas, con los requisitos que exija en cada caso su
legislación específica.
Hay numerosos supuestos de actos administrativos inscribibles a
través de certificación administrativa, como los expedientes de
expropiación,
deslindes,
adjudicaciones
en
apremio,
inmatriculación y obra nueva, actos urbanísticos, etc.
Además, por su trascendencia, cabe citar los embargos decretados
por la Hacienda pública o la seguridad social, las inscripciones
derivadas de procedimientos de apremio fiscal o los títulos de
concesiones administrativas.
2.2.2.2. Inmediatividad:
En el documento ha de fundar inmediatamente su derecho la persona a
cuyo favor haya de practicarse la inscripción. Es decir: es preciso que en
el documento se contenga directamente el acto inscribible, no siendo
suficiente que se hagan referencias a él como ya existente.
6
Esta exigencia es criticada por parte de la doctrina, pues una
interpretación estricta de esta tesis implicaría negar la condición de
título inscribible a aquellos documentos (como ejecutorias de
incapacidad, sentencias o títulos extintivos de derechos) que, aunque no
impliquen titularidad, son también inscribibles, por servir de base a un
asiento practicable. En cualquier caso, no deben hacerse constar en el
registro las referencias que puedan hallarse contenidas en el título
formal relativas a materias sin trascendencia real.
2.2.2.3. El documento debe ser fehaciente:
a) Es preciso que el documento haga fe en cuanto al contenido que sea
objeto de inscripción y que contenga directamente el acto
inscribible. El documento ha de hacer fe:
• Bien por sí solo (escritura pública de compraventa).
• Bien, en su caso, debidamente cumplimentado (como el
testamento acompañado de certificado de defunción y del
registro de actos de última voluntad, o del registro de póliza
de seguros de vida).
• Bien mediante formalidades adicionales y preceptivas cuyo
cumplimiento se acredite (como el testamento ológrafo
protocolizado).
b) La doctrina considera que constituye una reiteración innecesaria
exigir que el título haga fe, pues esta circunstancia va ya implícita en
el propio concepto de documento público. Y por la misma razón es
inexacto considerar que el documento necesita (aunque sólo sea en
ocasiones) ser completado en su fehaciencia, ya que el documento al
ser público, hará fe por sí solo, y las formalidades o documentos
complementarios servirán para darle eficacia a efectos registrales,
pero no para aumentar o complementar su autenticidad.
c) La distinción entre documento fehaciente y documento auténtico. A
efectos de la registración, se distinguen:
•
Documento fehaciente. Hace fe de determinadas
circunstancias, como su fecha o la identidad de los
otorgantes, pero no del contenido. Hay documentos que son
fehacientes pero no públicos, y por tanto, No cumplen los
requisitos para ser título formal para el procedimiento
registral, por lo que no son inscribibles, aunque pueden ser
aportados como documentos complementarios8.
8
Como ejemplo, según el Código Civil español, la fecha de un documento privado no se contará, respecto de terceros, sino desde el día en que hubiese sido incorporado o inscrito en un registro público, desde la muerte de cualquiera de los que le firmaron, o desde el día en que se entregase a un funcionario público por razón de su oficio. También según serían fehacientes, según parte de la doctrina, los testimonios notariales y las fotocopias autenticadas; 7
•
Documento auténtico: se considerarán como tales los que,
sirviendo de títulos al dominio o derecho real o al asiento
practicable, estén expedidos por el Gobierno o por autoridad
o funcionario competente para darlos y deban hacer fe por sí
solos. De esta definición resulta que el documento auténtico
es el que hace prueba, además de sus circunstancias, de su
contenido, lo cual viene a coincidir con la expresión que
hemos utilizado para definir el documento público. Ambos
conceptos se consideran pues como sinónimos -y así lo
entiende en España la jurisprudencia del Tribunal Supremo y
de la Dirección General de los Registros y del Notariado. La
única diferencia que puede encontrarse entre ambas
expresiones estriba en que el documento auténtico alude más
a su origen o formalización y el documento público se refiere
más al resultado de hacer fe o autenticidad.
•
Todo documento público es, por definición,
fehaciente: hacen prueba plena del hecho, acto o estado de
cosas que documenten, de la fecha en que se produce esa
documentación y de la identidad de los fedatarios y demás
personas que en su caso intervengan en ella.
2.2.2.4. El documento debe ser original:
El título inscribible ha de ser el documento mismo, no siendo
susceptibles de inscripción las reproducciones de él, salvo las copias
notariales o los testimonios de documentos judiciales expedidos en forma
legal. Así ocurre con testimonios notariales, las fotocopias (se consideran
también rechazables las fotocopias autentificadas) u otras
reproducciones, aunque conste su identidad con el original. Más
específicamente:
•
•
•
Escrituras notariales: con relación a las mismas, es indiferente que
las copias sean primeras o segundas, a los efectos de su
inscripción.
Testimonios notariales: los testimonios notariales sólo hacen fe de
la existencia del documento, no de su contenido, lo que ha llevado
a la doctrina a rechazarlos como documentos inscribibles.
Documentos judiciales: en cuanto a ellos, hay que tener en cuenta
que, como regla general, sentencias, decretos y autos serán
inscribibles en virtud de su simple testimonio, sin necesidad de
mandamiento específico, salvo cuando se exija expresamente.
8
•
Documentos administrativos: como regla general, se aportan por
duplicado, y su autenticidad y carácter original se desprende de los
sellos y firmas que contienen, en relación con el órgano, organismo
o empresa pública que lo expide e identidad y competencia de la
autoridad que lo firma en nombre de aquel.
Mención aparte merece el capítulo de los documentos públicos
electrónicos,
tanto
notariales
como
judiciales
y
administrativos, a los que nos referiremos después.
2.2.2.5. Competencia del funcionario autorizante:
El documento ha de ser expedido por autoridad o funcionario competente.
Esta competencia está sujeta a la calificación del registrador. Así, para que
la autoridad o funcionario sea competente, es preciso que:
•
•
•
Su nombramiento sea legal
Se halle en el ejercicio de sus funciones
Obre en su esfera de actuación, por razón del lugar, objeto y,
cuantía del asunto.
La exigencia de la competencia del funcionario autorizante también abarca
la reproducción de los documentos auténticos, como la expedición de las
copias, testimonios, certificaciones o traslados, que deben ser librados en
debida forma por quien se halle facultado para darlos, y deben hallarse
provistos de la correspondiente legalización, apostilla o legitimación.
2.2.3. Requisitos de la legislación hipotecaria o registral:
Deben ser observados por el notario y calificados y exigidos por el registrador.
Así, los documentos relativos a actos o derechos que deban inscribirse,
expresarán, por mandato del principio de especialidad registral, por lo menos,
todas las circunstancias que necesariamente debe contener la inscripción, y sean
relativas a las personas de los otorgantes, a las fincas y a los derechos inscritos.
Las circunstancias a las que se alude, sin ánimo de exhaustividad, dependerán
de la legislación aplicable, pero en general serían:
•
Para las inscripciones:
-
la naturaleza, situación (polígono y parcela, nombre de la calle,
número de policía…) y linderos del inmueble a que se refiera el
derecho, su medida superficial, y en su caso, el código de
identificación catastral.
9
-
-
derecho que se inscribe y su extensión: naturaleza, condiciones,
extensión, su valor.
las cargas o limitaciones previas de la finca o derecho que se
inscriba.
datos relativos a la persona (física, jurídica) beneficiaria de la
inscripción, y aquella de la que proceda el derecho o bien que se
inscribe, así como las circunstancias de la representación
voluntaria (apoderamiento, cargo societario, etc.) que ostentare.
expresión y datos del título formal y autoridad que lo autoriza y
expide, y el momento de su presentación en el registro.
•
Para las anotaciones preventivas, además de las indicadas, las
circunstancias de la obligación que causa la anotación; específicamente, la
cuantía reclamada y en qué concepto, el domicilio del anotante y la
identificación del deudor.
•
Para las cancelaciones: expresión del derecho que se cancela (en todo o en
qué parte), la causa de la cancelación, quién la solicita, y expresión de
quedar cancelado el derecho de que se trate.
Como norma general, además, no se deben expresar las estipulaciones que
carezcan de trascendencia real y, siempre, debe contenerse en el asiento el acta
de la operación registral realizada y debe cerrarse con la fecha y la firma del
registrador.
Además, a fin de prevenir el fraude fiscal, la legislación española exige que,
en las escrituras relativas a actos o contratos por los que se declaren,
transmitan, graven, modifiquen o extingan a título oneroso el dominio y los
demás derechos reales sobre bienes inmuebles, se identifiquen, cuando la
contraprestación consistiere en todo o en parte en dinero o signo que lo
represente, los medios de pago empleados por las partes. A tal fin deberá
identificarse si el precio se recibió con anterioridad o en el momento del
otorgamiento de la escritura, su cuantía, así como si se efectuó en metálico,
cheque, bancario o no, y, en su caso, nominativo o al portador, otro instrumento
de giro o bien mediante transferencia bancaria. Igualmente, el Notario deberá
incorporar la declaración previa del movimiento de los medios de pago
aportadas por los comparecientes, en los términos previstos en la legislación de
prevención del blanqueo de capitales.
En caso de incumplirse la normativa aplicable al tiempo del otorgamiento, el
Notario puede autorizar la escritura y ésta queda válidamente otorgada, pero se
entenderá aquejada de un defecto subsanable que impide su inscripción.
10
Tampoco puede ésta practicarse si la contraprestación consistiera, en todo o en
parte, en dinero o signo que lo represente, si el fedatario público hubiere hecho
constar la negativa de los comparecientes a identificar, en todo o en parte, los
datos o documentos relativos a los efectos empleados, como son:
•
•
•
En caso de efectivo metálico (cash): expresión de su importe9.
Cheques, pagarés, letras de cambio: debe constar el código de cuenta. Si
se entregan en el momento del otorgamiento, debe constar su testimonio
y la nota de cargo en los cheques bancarios.
Transferencia o domiciliación: se requiere la expresión de la cuenta
bancaria de cargo y abono.
2.2.4. Requisitos fiscales:
En general, la legislación fiscal impone al registrador el control, como
gatekeeper, del cumplimiento de la obligación de pago de los impuestos
aplicables a las transacciones inmobiliarias. La legislación española impone al
efecto el llamado “cierre registral”, estableciendo que ninguna inscripción se
hará en el Registro de la Propiedad, sin que se acredite previamente el pago de
los impuestos establecidos o que se establecieren por las leyes, si los devengare
el acto o contrato que se pretenda inscribir.
En la actualidad, las leyes que regulan los impuestos de trasmisiones y de
sucesiones, han simplificado este requisito, al indicar que, para la práctica de la
inscripción, basta que conste la correspondiente autoliquidación,
salvaguardándose los derechos de la Hacienda Pública a través de la oportuna
nota marginal de afección al pago de lo que resulte de la liquidación definitiva.
Respecto al impuesto de plusvalía o incremento de valor de los inmuebles, se
exige que se acredite fehacientemente la comunicación al municipio
correspondiente por parte del obligado al pago.10
2.2.5. Consecuencias del incumplimiento de los requisitos formales.
Puede ocurrir:
a) Que el título no acceda al Registro, ya que si el Registrador encuentra
defectos, suspenderá o denegará la inscripción:
9
La legislación española es sumamente restrictiva en cuanto a las cantidades entregadas en efectivo metálico, a fin de limitar y controlar el uso de dinero “B” u opaco para la Hacienda pública. 10
La DGRN española ha declarado que la acreditación exigida puede hacerse no sólo mediante la nota acreditativa del pago extendida al pie del documento por la Oficina Liquidadora, sino por otros medios de prueba como la carta de pago, siempre que contenga las especificaciones necesarias para apreciar su correspondencia con el acto o negocio inscribible. 11
•
Si el defecto es imputable al Notario debe subsanarlo él mismo, sin
necesidad de nueva comparecencia, bajo su responsabilidad y a su
costa, mediante diligencia bien en la matriz o bien en la copia (si se
trata de un error de expedición de copia). En ningún caso son
admisibles los interlineados y sobrerraspados ni en la matriz ni en la
copia
•
Si es imputable a los interesados, será necesaria una nueva
declaración de los comparecientes, bien por el otorgamiento de una
nueva escritura complementaria, bien por diligencia de
comparecencia en la que se otorgó de manera incompleta. No cabe en
la legislación española la subsanación por declaración de los
interesados en acta de manifestaciones ni en instancia privada.
b) Que acceda indebidamente al Registro; en cuyo caso, además de la
responsabilidad del registrador que la autorizara, la legislación
hipotecaria española determina que las inscripciones serán nulas si en
ellas se omite o se expresa, con inexactitud sustancial, alguna de las
circunstancias esenciales exigidas, sin perjuicio de lo establecido sobre
rectificación de errores.
2.3. Documentos complementarios.2.3.1. Concepto: Son documentos complementarios aquellos cuya finalidad es
integrar el documento inscribible respecto de aquellos aspectos y circunstancias
que, siendo necesarios para la inscripción, no se acreditan ni justifican
directamente por aquel. Por tanto, completan la susceptibilidad de inscripción
de los mismos, en el sentido de aportar "datos", hechos o circunstancias que,
siendo necesarios para la práctica del asiento que se pretende, no constan en el
documento principal.
Por tanto, el documento complementario no es el título inscribible, pues no
sirve de base al dominio o al derecho real o al asiento practicable, sino que esta
función la cumple siempre el documento principal. De ahí que no les sea
aplicable la exigencia de ser documento público, sin perjuicio de que por otros
motivos –su naturaleza, contenido o funcionario autorizante) hayan de revestir
tal carácter.
Respecto a los documentos complementarios, no se impone la exigencia de la
originalidad a que antes nos referíamos respecto del documento principal, ya
que los complementarios podrán acompañarse mediante su inserción por
testimonio o copia en la escritura del acto inscribible.
12
2.3.2. Características: A partir de lo dicho, serían las siguientes:
• Por su naturaleza hipotecaria, no es en sí mismo inscribible y carece de
autonomía a efectos registrales, pero es presupuesto para la inscripción;
• Por su contenido, no contiene una modificación jurídico real, por lo que
no sirve de base al asiento;
• Por su forma, como estos documentos no son en sí mismos inscribibles,
pueden ser privados (excepto en aquellos casos en que, por disposición
legal, requieran la forma pública). No obstante, para no prescindir de
toda su autenticidad, los documentos privados complementarios deberán
estar legitimados o legalizados, es decir, se suelen imponer firmas
legitimadas notarialmente, o ratificadas ante el Registrador, excepto
cuando se hayan incorporado al protocolo junto con el título inscribible y
el Notario de fe del conocimiento y legitimidad de las firmas de los
interesados.
• Estos documentos deberán presentarse, según los casos:
-
Por medio de su original, testimonio, copia o certificación.
Por medio de la inserción, transcripción o testimonio en la
escritura que constituya el documento principal.
• Por su finalidad, pueden acreditar:
-
la personalidad, capacidad, el estado civil, , fallecimiento, etc.;
-
la legitimación y la representación de una persona física o jurídica,
-
un hecho, un acto, una circunstancia necesaria para la inscripción,
ciertas formalidades, etc.
2.3.3. Supuestos: Sin ánimo de exhaustividad:
• Escrituras de poder y ratificación, mandato, representación voluntaria u
orgánica, etc. 11
• Certificaciones del Registro Mercantil, para a acreditar la inscripción de
una sociedad o el nombramiento de los cargos orgánicos, así como las
derivadas de los procedimientos concursales.
11
Es imprescindible señalar que desde 2001, en España el Registrador de la Propiedad no puede exigir al Notario autorizante o al interesado que le aporten la escritura de apoderamiento, de suerte que la legitimación y las facultades jurídicas del interviniente, su suficiencia y los documentos materiales de los que parten aquéllas deberán ser consignados suficientemente en la redacción del título por el Notario correspondiente, con indicación de haberlos tenido a la vista y de que el nombramiento, de ser el compareciente representante de una persona jurídica, está inscrito en el Registro Mercantil, en caso de representación orgánica o poder general. 13
• Certificaciones del Registro Civil, que se emplean, por ejemplo, para la
cancelación de usufructo vitalicio por fallecimiento del titular, o para
acreditar el estado civil, el régimen económico matrimonial, o el cambio
de apellidos o de nombre, etc.
• Certificaciones del Registro General de Actos de Última Voluntad,
necesarias a los efectos de conocer si el causante otorgó testamento. En
caso negativo, se requerirá acta de notoriedad; en caso positivo, deberá
revisarse la citada certificación para conocer el último testamento.
• Certificación del registro de seguros de fallecimiento;
• Certificaciones catastrales, que son necesarias a los efectos de
inmatriculación de una finca, de modificación de entidades hipotecarias,
de cambio de calificación urbanística, de inscripción o modificación de
obra nueva terminada;
• Certificaciones de técnico competente, para la descripción de obras
nuevas, para acreditar la antigüedad de una edificación o su descripción
coincidente con la del título, para acreditar la medida superficial de una
determinada finca, para determinar la calificación a efectos de eficiencia
energética, para acreditar estar al corriente en el pago de los gastos de la
comunidad de propietarios, etc.;
• Documentos acreditativos de autorizaciones o licencias administrativas:
entre éstas, aparte de las relacionadas con el urbanismo, tienen especial
relevancia las exigidas por la legislación sobre control de cambios;
• Actas de notoriedad complementarias de títulos inscribibles o
inmatriculadores;
• Autorización judicial para disponer de bienes de los menores o
incapacitados, etc.
• Instancias privadas, con firma legitimada, para la solicitud de
distribución de responsabilidad entre varias fincas hipotecadas, para
solicitar la legalización de los libros de actas de una comunidad de
propietarios, o para pedir la subsanación de defectos de títulos cuya
inscripción ha sido suspendida, para pedir la inscripción parcial de un
documento; para determinar el orden de despacho de documentos
presentados simultáneamente, etc.
14
2.4. Supuestos de admisión de documentos privados.
La exigencia de titulación auténtica para el acceso hace que, como regla general,
los documentos privados queden excluidos del Registro. Sin embargo, esta
exclusión no alcanza sólo a los Libros de Inscripciones, sino también al Libro
Diario, puesto que la legislación hipotecaria española impide extender asiento
de presentación respecto de los documentos privados, salvo en los supuestos en
que las disposiciones legales les atribuyan eficacia registral.
Los supuestos en que se admite el acceso al registro de documentos privados
dependerá de la legislación hipotecaria aplicable, pero en relación a la española,
cabría citar:
a) Inscripciones: la legislación hipotecaria española admite diferentes casos,
aunque ninguno de ellos constituye propiamente una excepción al
principio de titulación auténtica. Así, podemos mencionar:
•
La inscripción de cuadernos particionales formados por
comisarios o contadores-partidores, que pueden constar en
documento privado protocolizado por acta notarial.
•
La inscripción a favor del heredero único o de los legatarios
cuando toda la herencia se haya distribuido en legados; pueden
constar en solicitud privada con las firmas legitimadas. Para la
inscripción de adquisiciones hereditarias a favor de heredero
único, sin existir ningún otro interesado con derecho a legítima, ni
tampoco comisario o persona autorizada para adjudicar la
herencia, basta la presentación del título sucesorio y una instancia
privada en que se describan los bienes. No obstante, hay que tener
en cuenta que, en estos casos, lo que se inscribe propiamente es el
título sucesorio, respecto del cual no existen excepciones que
permitan su constancia en documento privado.12
•
La inscripción de foros: que puede realizarse en virtud de
documento privado aprobado por convenio ante Notario.13
b) Anotaciones preventivas: pueden constar en documentos privados:
•
La solicitud de anotación preventiva de crédito refaccionario.
•
Las de derecho hereditario, aunque la solicitud privada se apoya
en un testamento, que es el propio título de la sucesión.
12
No obstante, señala la doctrina que sólo hasta cierto punto es una excepción, porque el título inscribible sigue siendo el testamento, contrato sucesorio o declaración de herederos, y la descripción de los bienes se hará tal como conste registralmente a nombre del causante; la instancia, pues, con la relación de bienes, en último análisis no pasa de ser un documento auxiliar o complementario. 13
Aunque hay que recordar que en España, en la actualidad, la regulación de foros, subforos y gravámenes análogos se encuentra definitivamente derogada. 15
•
De legados, por convenio heredero y legatario, acompañando
también el título sucesorio.
•
Las anotaciones a favor de los acreedores en las adjudicaciones
para pago de deudas, aunque tampoco en puridad existe
excepción, puesto que el título inscribible es la escritura pública o
sentencia en que se consignan los créditos.
c) Notas marginales. Pueden citarse:
• La nota marginal del derecho de retorno arrendaticio, mediante
solicitud del interesado acompañada del contrato de
arrendamiento y el título del que resulte el derecho de retorno.
• La del cumplimiento de la condición suspensiva de que dependa la
obligación asegurada con hipoteca, mediante solicitud firmada por
ambas partes.
d) Cancelaciones. Podemos citar:
•
La cancelación de las anotaciones preventivas extendidas en
documento privado, que pueden cancelarse en virtud de otro
documento privado.
•
De la inscripción de censos, foros y subforos por redención,
mediante convenio de los interesados.14
•
La cancelación de las hipotecas en garantía de títulos endosables o
al portador, que pueden igualmente cancelarse en virtud de
solicitud privada, acompañando inutilizados los referidos títulos.
•
La cancelación de hipoteca que garantice créditos sujetos a
condición resolutoria, que también pueden cancelarse en virtud de
la acreditación del cumplimiento de la condición por solicitud
privada, suscrita por ambas partes.
• La cancelación de condiciones resolutorias e hipotecas, así como
de derechos que, teniendo un plazo de vigencia para su ejercicio
convenido entre las partes, hubiesen caducado; podrán cancelarse,
mediante petición expresa del titular registral que no hubiera sido
parte en el acto en virtud del cual se constituyó el derecho a
cancelar, presentando instancia al efecto con firma legitimada
notarialmente o ratificada ante el Registrador.
14
Legislación derogada en España, como vimos. 16
En todos estos supuestos: las
firmas
deben
estar
legitimadas
notarialmente, o bien ser extendidas o ratificadas en presencia del
registrador.
2.5. Documentos otorgados en país extranjero o en idioma no oficial.
2.5.1. Documentos otorgados en país extranjero.
También se podrán admitir los títulos otorgados en país extranjero, que tengan
fuerza en el país en cuyo Registro deban ser inscritos, con arreglo a las leyes, y
las ejecutorias pronunciadas por Tribunales extranjeros a que deba darse
cumplimiento en dicho país, según lo dispuesto en cada legislación nacional.
La legislación procesal española establece que se considerarán documentos
públicos los documentos extranjeros:
• a los que, en virtud de tratados o convenios internacionales o de leyes
especiales, haya de atribuírseles fuerza probatoria.
• Cuando no sea aplicable ningún tratado o convenio internacional ni ley
especial, se considerarán documentos públicos los que reúnan los
siguientes requisitos:
•
-
Que en el otorgamiento o confección del documento se hayan
observado los requisitos que se exijan en el país donde se hayan
otorgado para que el documento haga prueba plena en juicio;
-
Que el documento contenga la legalización o apostilla y los demás
requisitos necesarios para su autenticidad.
Cuando los documentos extranjeros a que se refieren los apartados
anteriores incorporen declaraciones de voluntad, la existencia de éstas se
tendrá por probada, pero su eficacia será la que determinen las normas
españolas y extranjeras aplicables en materia de capacidad, objeto y
forma de los negocios jurídicos;
Podemos distinguir los siguientes supuestos:
-
Documentos extrajudiciales otorgados en el extranjero.
Resoluciones judiciales dictadas en el extranjero.
Laudos arbitrales dictados en el extranjero.
Documentos Pontificios.
17
2.5.1.1. Documentos extrajudiciales otorgados en el extranjero.15
a) Distinguimos dos supuestos, según la legislación española.
•
Si se trata de escrituras otorgados ante funcionarios
diplomáticos o consulares españoles: harán fe en toda España,
habiéndose se suprimido el requisito de su legalización;
•
Si se trata de escrituras otorgadas ante funcionarios extranjeros,
estos documentos podrán ser inscritos si reúnen los requisitos
exigidos por las normas de derecho internacional privado, siempre
que contengan la legalización y demás circunstancias necesarias
para su autenticidad.
b) Requisitos:
•
Asunto lícito y permitido por las leyes.
•
Capacidad legal para el acto inscribible y observancia de las formas
y solemnidades legalmente exigidas, conforme a los puntos de
conexión previstos por las normas de derecho internacional
privado.
•
Observancia de las formas y solemnidades establecidas en el país
donde se han verificado los actos y contratos.
c) Medios de acreditación de la observancia de las formalidades y
solemnidades extranjeras y la aptitud y capacidad legal necesarias para el
acto:
•
Aseveración o informe de un Notario o Cónsul o de Diplomático
español, o de funcionario competente del país de la legislación que
sea aplicable.
•
Por los mismos medios podrá acreditarse la capacidad civil de los
extranjeros que otorguen en territorio español documentos
inscribibles.
•
El Registrador puede, bajo su responsabilidad, prescindir de
dichos medios si conociere suficientemente la legislación
extranjera de que se trate, haciéndolo así constar en el asiento
correspondiente.
d) Legalización y demás
autenticidad en España.
requisitos
necesarios
para
su
15
Seguiremos como guía en este punto la legislación, española, en el bien entendido de que cada Estado determinará los requisitos pertinentes según sus propias leyes y con base, o no, en el principio de reciprocidad. 18
•
Según el Convenio Internacional de la Haya 5 de diciembre 1961,
cada país firmante designa los órganos internos autorizados para
legalizar documentos con validez internacional. La legalización se
materializa mediante el reconocimiento de firmas por la
autoridad a la que cada Estado atribuya competencia al efecto,
estampando en el documento una cláusula denominada
“apostilla”, ajustada al modelo oficial y que tendrá la forma de un
cuadrado de al menos 9 cm de lado.
•
Convenio 1968: Suprime la legalización de documentos
extranjeros extendidos por agentes diplomáticos o consulares para
los países miembros del Consejo de Europa.
•
Desde 1985, los documentos otorgados ante funcionarios de países
no firmantes del Convenio de la Haya, o ante funcionarios
españoles en el extranjero, requieren legalización por el Ministerio
de Asuntos Exteriores, salvo en las escrituras públicas autorizadas
por Cónsules y Vicecónsules.
e) Jurisprudencia española sobre documentos extranjeros:
La DGRN venía sosteniendo que los documentos notariales redactados
en la forma exigida en el país respectivo, tienen plena eficacia
transfronteriza, en cuanto forma de acreditar la prestación del
consentimiento de las partes, pero cuando se trata de documentos que
producen la transmisión de dominio de un inmueble, es exigible la
intervención de Notario español como requisito de control de la
adaptación del documento a la legalidad nacional, protegiéndose a las
partes (asesoramiento, acceso telemático –excluido a Notarios
extranjeros- y a los terceros (entre ellos AAPP). [RDGRN 7 de febrero
2005].
Esta resolución fue objeto de recurso de casación interpuesto ante el
Tribunal Supremo, que en sentencia de 19 de junio de 2012 dictaminó
anulando la citada resolución de la DGRN por entender que no aplicaba
correctamente las normas de Derecho Internacional Privado aplicables a
las formas y solemnidades de los contratos, que se rigen por la ley del
país de otorgamiento, y que el requisito del Derecho español de que la
propiedad y demás derechos reales sobre inmuebles se rijan por la ley
española se respetan al considerar nuestro Derecho cumplida la traditio
con el otorgamiento de la escritura pública por notario reconocido como
tal por la legislación del país.
19
f) Está pendiente de culminar la tramitación parlamentaria de la Ley
sobre Cooperación Jurídica Internacional en materia civil, cuyo
anteproyecto fue aprobado por el Gobierno español en julio de 2014, con
el objeto de actualizar la regulación de los mecanismos de cooperación
jurídica internacional, y que aborda también el ámbito extrajudicial, en
cuanto representa la normalidad de las relaciones jurídicas económicas y
familiares. Es por ello que la dedica parte de su articulado a la ejecución y
a la notificación y traslado de documentos públicos, singularmente
notariales, así como a la inscripción en los Registros públicos españoles
de la Propiedad, Mercantil y de Bienes Muebles de títulos extranjeros
Por lo que respecta a los documentos públicos, el anteproyecto de Ley
considera, de una parte, que no es preciso un previo procedimiento de
reconocimiento del documento público pero, de otra, que habrá de ser
valorada su eficacia en el país de origen, a fin de establecer que allí posee
al menos el mismo efecto equivalente. En todo caso, un parámetro común
con las resoluciones judiciales es que el contenido que incorporan no
puede contravenir el orden público. Se prevé asimismo que los notarios y
funcionarios públicos españoles favorecerán la ejecución en España de
los documentos públicos extranjeros mediante la adecuación, en su caso,
de instituciones extranjeras desconocidas.
Elemento esencial de la seguridad jurídica es la inscripción en los
Registros públicos españoles de los documentos públicos extranjeros. Los
documentos públicos extranjeros extrajudiciales podrán ser inscritos en
los Registros públicos españoles sin necesidad de recurrir a ningún
procedimiento especial, solo si cumplen los requisitos establecidos en la
legislación específica aplicable.
La ley prevé asimismo la adaptación de los títulos extranjeros. Como una
aplicación específica de esta técnica, el registrador la podrá utilizar para
el caso de que se ordenen medidas o incorporen instituciones o derechos
que resulten desconocidos en Derecho español, en cuyo caso se
adaptarán, en lo posible, a una medida u orden prevista o conocida en el
ordenamiento jurídico español que tenga efectos equivalentes y persiga
una finalidad e intereses similares, sin que tal adaptación tenga más
efectos que los dispuestos en el Derecho del Estado de origen. Queda a
salvo, en todo caso, que pueda ser impugnada la adaptación realizada. La
inscripción de los documentos públicos extranjeros se regirá por la ley
española específica aplicable.
20
2.5.1.2. Resoluciones judiciales dictadas en el extranjero.
En principio las resoluciones extranjeras no pueden tener la efectividad de las
resoluciones emanadas de órganos nacionales. Por ello, se precisa un previo
examen y control del título extranjero y de los requisitos exigidos a fin de
otorgarle fuerza en España. El contenido que incorporan no puede contravenir
el orden público.
La competencia para ello se atribuye a los Juzgados y Tribunales españoles de
orden civil en materia de reconocimiento y ejecución, en territorio español, de
resoluciones judiciales y decisiones dictadas en el extranjero.
Para que la sentencia extranjera se convierta en título ejecutivo deben cumplirse
los requisitos contenidos en la legislación procesal, hasta que entre en vigor la
Ley sobre Cooperación Jurídica Internacional en materia civil, que
regula el proceso de reconocimiento y ejecución de las resoluciones judiciales
extranjeras en España.
Las principales novedades que introducirá esta ley son:
• Se incluyen los actos de comunicación de documentos judiciales y
extrajudiciales, así como la práctica y obtención de prueba, permitiendo
que en aquellos supuestos en los que no haya podido acreditarse el
contenido y vigencia del Derecho extranjero, pueda aplicarse el Derecho
español.
• Se modifica también el exequátur, el proceso especial civil dirigido a
reconocer y a ejecutar en España las resoluciones extranjeras,
estableciendo un nuevo diseño que contempla la subsidiaridad de esta
regulación respecto a la normativa española especial y a los Tratados y
Convenios internacionales aplicables en España, y se regula con detalle
el reconocimiento y la ejecución de las resoluciones extranjeras, así como
el procedimiento judicial acorde a las actuales tendencias doctrinales y
jurisprudenciales.
• La regulación establece que notarios y registradores favorecerán la
ejecución de documentos públicos extranjeros y la inscripción en los
registros públicos mediante la adecuación de las instituciones extranjeras
que pudieran resultar desconocidas.
• En relación al reconocimiento incidental de las resoluciones judiciales, no
se requerirá procedimiento especial para la inscripción en los Registros
españoles de la propiedad, mercantil y de bienes muebles de las
resoluciones judiciales extranjeras que ya no admitan recurso con arreglo
a su legislación, ya se trate de resoluciones judiciales firmes o de
resoluciones de jurisdicción voluntaria definitivas. Si no fueren firmes o
definitivas, solo podrán ser objeto de anotación preventiva.
21
2.5.1.3. Laudos arbitrales dictados en el extranjero
Son inscribibles cuando hayan sido reconocidos por Tribunal o autoridad
competente con arreglo a las leyes y convenios internacionales (principalmente
el Convenio de Nueva York, que se remite a las normas de procedimiento
interno; será competente la Sala 1ª TS y se aplicará el procedimiento de
exequátur.
2.5.1.4. Documentos Pontificios
Los documentos Pontificios expedidos con el fin de acreditar el cumplimiento de
requisitos prescritos en el Derecho Canónico para el otorgamiento de actos y
contratos en que esté interesada la Iglesia, traducidos y testimoniados por los
Ordinarios Diocesanos, son documentos auténticos, sin necesidad de estar
legalizados.
Los actos de enajenación y gravamen (incluido arrendamiento) de entidades
católicas territoriales y entes corporativos no exentos requieren licencia de la
Santa Sede si exceden del 1.500.000 € o se trata de exvotos donados a la Iglesia
o de bienes preciosos por razones artísticas o históricas, se requiere también,
para la validez de la enajenación, licencia de la Santa Sede.
2.5.2. Documentos otorgados en idioma no oficial.
a) Idioma extranjero: Los documentos no redactados en idioma español podrán
ser traducidos, para los efectos del Registro, por la Oficina de Interpretación de
Lenguas o por funcionarios competentes autorizados en virtud de leyes o
convenios internacionales, y, en su caso, por un Notario, quien responderá de la
fidelidad de la traducción.
Los extendidos en latín y dialectos de España o en letra antigua, o que sean
inteligibles para el Registrador, se presentarán acompañados de su traducción o
copia suficiente hecha por un traductor o intérprete jurado o por funcionario
competente.
El Registrador podrá, bajo su responsabilidad, prescindir del documento oficial
de traducción cuando conociere el idioma, el dialecto o la letra antigua de que se
trate.
b) Lenguas autonómicas oficiales:
• Fuera de la CCAA: las reglas citadas para documentos en idioma
extranjero se aplican a todas las lenguas cooficiales españolas, fuera de
los territorios en que lo sean.
22
• Dentro de la CCAA: se admiten los documentos redactados en su
respectiva lengua cooficial, aunque los asientos, al producir efectos en
todo el territorio nacional, se redacten en castellano.16
16
No obstante, la Ley Catalana va más lejos y dispone que en todos los registros públicos los asientos deben realizarse en la lengua oficial en que esté redactado el documento o se realice la manifestación; también, la legislación de Navarra prescribe que se extiendan los asientos en lengua castellana o euskera en que esté redactado el documento inscribible, y en todo caso, en castellano. 23