INFORME DE EVALUACIÓN FINAL FI El Informe de Evaluación Final detecta la evolución y desarrollo de las distintas fases del proyecto, como por ejemplo, diseño, ejecución, gestión de recursos y producción, entre otros puntos. Para los Fondos de Incentivo Cultural (FI) este informe permite medir los resultados del proyecto y la concreción de los objetivos planteados para el mismo, materializándose en este documento, de forma clara y estratégica, cada uno de los pasos que el proyecto realizó en su desarrollo. Presentación: - El Informe de Evaluación Final deberá ser presentado al cierre del proyecto o bien una vez vencida la inscripción en el Registro de Proyectos de Fomento Artístico Cultural. (30días) Además, el Informe de Evaluación Final deberá ser presentado junto con el último Informe de Rendición de Cuentas (IRC). Debe estar correctamente identificado con el Nombre y Número del proyecto más la fecha de presentación. Proyecto de referencia: (descargar PDF desde la aplicación FI) Deberán anexar constancias de ejecución (libro, fotos, afiches, discos, película, resumen de prensa, etcétera) ¿Qué es la Evaluación? Es un proceso sistemático mediante el cual se obtiene la información necesaria acerca de los resultados (previstos o no) y el funcionamiento de un proyecto cultural. Esta información permite saber en qué medida se lograron los objetivos del proyecto y cómo se desarrolló su producción, ya que aportan indicadores para valorar el cumplimiento e impacto de la propuesta. Además, la evaluación ofrece, tanto al gestor como al equipo de trabajo que lleva adelante esta tarea gestión, tomar decisiones oportunas para reconducir dicho proyecto mediante la modificación de cualquiera de sus aspectos (por ejemplo, mejorar el plan de difusión, redefinir los destinatarios, ajustar el presupuesto) o bien para entregar información del desarrollo de un proyecto futuro a sus patrocinadores. Para los FI, como ya se dijo, un informe de resultados le permitirá no sólo controlar el cumplimiento como ordena la Ley y está expresamente manifestado en las Bases de la convocatoria, sino también para analizar diferentes aspectos del impacto de este mecanismo. ¿Para qué evaluar? Toda propuesta artística cultural tiene un impacto en el medio y en los destinatarios a quienes está dirigido, por este motivo resulta relevante que cada uno de los proyectos analice cómo han cumplido sus propósitos y cómo han desarrollado las diversas fases del proyecto. La evaluación, si bien constituye una fase del proyecto, debe estar presente de manera transversal en todo el ciclo del mismo. CICLO DEL PROYECTO DISEÑO Y FORMULACIÓN GESTIÓN DE RECURSOS PRODUCCIÓN EVALUACIÓN Desde esta perspectiva, desarrollar el proceso de evaluación es principalmente relevante para la toma de decisiones, ya que permite impulsar los cambios necesarios en los objetivos, los procesos, las actividades, el equipo humano y la definición de los recursos, entre otros aspectos, valiendo tanto para el proyecto ya finalizado o bien para futuras versiones o nuevos proyectos que quiera emprender como organización. ¿Por qué evaluar? La evaluación tiene cuatro elementos fundamentales: - Analiza el desarrollo de los objetivos y actividades comprometidas en la elaboración del proyecto. De esta forma no sólo se observan las actividades realizadas sino también el cronograma del proyecto y los materiales y recursos financieros gestionados y utilizados. - Genera información de cada una de las etapas del proyecto. En el análisis de las diversas fases se extrae información necesaria como, por ejemplo, el cumplimiento de las actividades a través de la revisión del cronograma del proyecto, los ajustes presupuestarios a través del flujo de caja y el desempeño del equipo, entre otros. Esta información se extrae en cada una de las fases del proyecto y no sólo al final. - Aporta valoración de cumplimientos, ya que con la información necesaria se puede valorar cómo se desarrolló el proyecto, estudiando si se cumplieron los objetivos, si se desarrollaron las actividades en el tiempo previsto, si se cumplieron las funciones y responsabilidades dentro del equipo, si se gestionaron los auspicios necesarios, si se ajustó el presupuesto a lo programado, si los destinatarios respondieron a la convocatoria como se esperaba, si se difundió el proyecto según el plan realizado, etcétera. - Entrega recomendaciones para la toma de decisiones, dado que toda la información y valoración que se realice sólo es importante si realmente cumple la función de recomendar claramente la toma de una decisión respecto al proyecto en una nueva versión, tanto para mejorar el plan de difusión, redefinir los destinatarios, ajustar el presupuesto o para entregar información para el desarrollo de un proyecto futuro. ¿Cómo? Tipos de evaluación Dentro del proceso de evaluación se pueden distinguir dos partes: una cuantitativa y una cualitativa; combinar ambas es básico para conocer diversos aspectos del proyecto. La evaluación cuantitativa será todo aquello que puede ser medido e incluye todo tipo de cuantías: cantidad de público asistente, medios de comunicación que cubrieron el proyecto, costos gestionados con terceros, cantidad de artistas locales en el proyecto, etcétera. La evaluación cualitativa será todo aquello que se evalúa vía la percepción de un determinado tema. Incluye todos los aspectos relacionados con la opinión y percepción de destinatarios, beneficiarios, gestores, patrocinadores, medios de comunicación y otros. También es necesario establecer criterios de eficacia, eficiencia e impacto que permitan visualizar los alcances que tendrán los resultados que se obtendrán. En este sentido se puede agregar que la eficacia observará en qué medida se han logrado los objetivos del proyecto, la eficiencia observará la relación entre el logro de los objetivos y los recursos involucrados en el desarrollo del proyecto y el criterio de impacto buscará describir las consecuencias para el medio cultural -entorno y beneficiarios– de la realización del proyecto en el mediano y largo plazo, evaluando su continuidad. El Informe de Evaluación Final, entonces, ayuda a detectar en qué medida se han logrado los objetivos y si han funcionado adecuadamente las diversas fases del proyecto, materializándose así eb un documento todos los resultados del proyecto. Además este informe permitirá generar un dossier con el que pueden dar a conocer al medio -beneficiarios, patrocinadores y futuros patrocinadoreslos grandes logros del proyecto. Ejemplo: En el desarrollo de una muestra artística y cultural anual, en una comuna determinada, se puede evaluar: • Detección de falencias y corrección de la marcha de la muestra en cada año (evaluación permanente e interna). • Resultados según los objetivos de cada muestra, especialmente cuantitativos y cualitativos respecto a la percepción y grado de satisfacción de los beneficiarios (evaluación final). • ¿Cuál es el impacto que ha producido en el medio cultural, en la ciudad, en los creadores y el público, el desarrollo de esta muestra artística durante tres años? El informe FI deberá incluir los tres tipos o dimensiones de la evaluación • De resultados: mide el cumplimiento de los objetivos del proyecto –eficacia–, observa los resultados que se propusieron al inicio del proyecto y nuevos resultados observados. Apoya la evolución de los objetivos planteados y de la proyección futura de ellos. Es una visión cualitativa, un informe descriptivo. • De proceso: analiza el funcionamiento de las diversas etapas del ciclo del proyecto, el cumplimiento del cronograma, del presupuesto, del plan de difusión y otros componentes de todo el desarrollo del proyecto. Mide la eficiencia del proyecto. Para los FI implica, también, el cumplimiento con las formalidades administrativas. • De impacto: observa los logros del proyecto y los cambios que se producen en el medio, los beneficiarios y la propia organización. Esta evaluación permite observar y proyectar las consecuencias del proyecto en el largo plazo. Es un análisis que suma y complementa los datos cuantitativos. Indicadores definidos para esta evaluación El informe deberá tener en cuenta los siguientes indicadores (según corresponda) Cuantitativos: 1234- Público (alumnos, entradas, convocatoria, etc.) Artistas implicados (cantidad, nombre y localidad) Territorio (localidades / departamentos) Financiamiento esperado / recibido (a través de los FI, institucionales, propio. todos los casos desglosar porcentajes) 5- Otros: alcance, prensa, impacto En Cualitativos: 1- Adecuación a objetivos planteados 2- Alianzas estratégicas (otras instituciones implicadas) 3- ¿De qué manera se reflejan las características especificadas en las bases? A- Potencialidad de establecer estructuras estables, con permanencia en el tiempo de manera continua o periódica. B- Incentiven la producción artístico cultural de diferentes zonas del país y sectores de la sociedad. C- Sean compatibles con una política de apertura e intercambio con el exterior D- Promuevan la inclusión social (Ejemplo: Muestra Artístico Cultural) Objetivo del Indicador Lograr alto porcentaje de difusión de la muestra en la prensa nacional Indicador Meta deseada Fórmula % de notas de prensa a nivel nacional 60% de las notas de difusión de la muestra en prensa nacional Número de notas en prensa nacional (8) y en prensa local (8) Medio de verificación Registro de prensa Resultado del indicador 50% Nota: 1. El promotor es completamente responsable del informe. Un Informe de Evaluación no es objeto de aprobación técnica por parte del CONAEF, aunque los FI son responsables de la garantía de calidad de todos los informes de evaluación. 2. El Informe de Evaluación presentará las pruebas encontradas que responden a las cuestiones, preguntas y criterios de evaluación que figuran en los términos de referencia. Incluirá además un resumen ejecutivo. Cuando se considere importante para completar el informe principal, se podrán incluir en anexos datos y análisis de apoyo. 3. Entre los anexos al informe de evaluación se incluirán, aunque no de forma excluyente, los siguientes documentos según convenga: Términos de referencia para la evaluación (proyecto presentado). Miembros del equipo. Listado de las instituciones y partes implicadas en el desarrollo del proyecto. Listado de los productos transversales del proyecto. Calendario de ejecución.