Departament d`Acció Social i Ciutadania de la Generalitat

Ejemplos reales
Departament d’Acció Social i Ciutadania
de la Generalitat de Catalunya
Los formularios de Adobe permiten al Departament agilizar el proceso de valoración
de las personas que se encuentran en situación de dependencia
Cliente
Departament d’Acció Social i Ciutadania
http://www.gencat.net/benestar/index.htm
Sector
Administración Pública
Retos
• Proporcionar al personal una
herramienta de fácil utilización para
realizar la valoración de dependencia
• Que la aplicación pudiera utilizarse de
forma off line
• Obtener los resultados de la valoración
sin ningún tipo de interpretaciones
• Integrar la aplicación en las diversas
plataformas utilizadas por los servicios
de valoración de la dependencia
(SEVAD)
Solución
• Adobe LiveCycle Designer permite
el diseño del formulario según las
necesidades del usuario
• Adobe LiveCycle Reader Extensions
permite dar permisos a una plantilla de
formulario para realizar modificaciones
• Adobe LiveCycle Forms permite fusionar
datos con plantillas de formularios
Resultados
• El personal utiliza los formularios en
Tablet PC, lo que facilita su utilización
• Los formularios permiten estandarizar la
aplicación del baremo de dependencia,
disminuyendo la disparidad de
interpretaciones
• Los formularios se integran
automáticamente en los sistemas de
información del Departament
En colaboración con:
Seidor
www.seidor.es
La ley de dependencia marca el inicio del proyecto
En diciembre del 2006, el parlamento español aprobó la Ley de promoción de la autonomía
personal y atención a personas en situación de dependencia, la cual tiene como finalidad
promover la autonomía personal y mejorar la calidad de vida de las personas, en atención a sus
dificultades para la realización de las actividades básicas de la vida diaria, en un marco de
efectiva igualdad de oportunidades. La ley señala que son las Comunidades Autónomas las que
deben gestionar el proceso de valoración de cada persona.
En Catalunya, el organismo encargado de llevar a cabo la gestión de las valoraciones es el
Departament d’Acció Social i Ciutadania, el cual tiene como objetivos la definición, planificación,
implantación y control de las políticas sociales en la Comunidad Autónoma de Catalunya, cuyas
líneas de actuación básicas engloban los servicios sociales, mayores, jóvenes, infancia y
adolescencia, mujer, inmigración y personas con discapacidad, entre otras. Actualmente el
Departament cuenta con diversas sedes y centros repartidos por todo el territorio catalán, donde
trabajan aproximadamente 3.221 empleados.
En busca de sencillez y agilidad en el proceso
Aunque el gobierno central proporcionó a las C.C.A.A. un sistema de información para llevar a
cabo el proceso de valoración, Sergi Rubí y David Franco, pertenecientes al Centre de
Telecomunicacions i Tecnologies de la Informació de la Generalitat de Catalunya y responsables
del Àrea TIC del Departament, afirman que era un sistema que no se adecuaba al modelo de
gestión definido en Catalunya. “Por un lado, tanto el personal que realiza las valoraciones como los
asistentes sociales son colectivos en los que no está muy extendido el uso de tecnologías de la
información, además de que para realizar su trabajo deben trasladarse a lugares que pueden no
contar con conexión a aplicaciones centralizadas”. Estas circunstancias determinaban que la
aplicación debía contar con dos características fundamentales, por un lado debía ser tan sencilla
como el uso de papel y bolígrafo y por otro debía tener la capacidad de utilizarse de forma off line.
Además, el Departament deseaba que los cuestionarios tuvieran la capacidad de guiar al
personal que realiza la valoración, con el objetivo de que ésta fuera más rápida, ágil y segura,
intentando evitar cualquier tipo de error humano en el momento de rellenar el cuestionario,
consiguiendo además que no fuera necesaria una formación compleja del personal en el uso de
la herramienta.
Sergi Rubí añade que otro reto importante era que la aplicación pudiera ser compatible con los
diferentes sistemas utilizados por los servicios de valoración de la dependencia (SEVAD ) y los
del propio departamento. “Teníamos un problema para hacer coincidir todas las plataformas
que se utilizaban”.
Formularios ágiles, inteligentes y seguros
Ante los diferentes retos a los que se enfrentaba el Departament d’Acció Social i Ciutadania, se
decidió buscar en el mercado una herramienta adecuada para realizar las valoraciones.
Finalmente consideraron que los formularios interactivos de Adobe se adecuaban a sus
El uso de los formularios de Adobe
permite estandarizar la aplicación del
baremo de dependencia, disminuyendo
la disparidad de interpretaciones, ya
que el mismo formulario se encarga de
realizar los cálculos y guiar la valoración.
necesidades. Seidor fue la compañía
encargada de desarrollar el proyecto junto
con el Departament.
Para diseñar los formularios se utilizó Adobe
LiveCycle Designer, el cual permite crearlo
con tecnología Java Script que proporciona la
lógica del formulario, facilita las llamadas a
Web y le da dinamismo, ya que permite que
un mismo formulario pueda ser más grande
o más pequeño, o pueda aparecer o
desaparecer cierta información en función de
lo que se necesite. Sergi Rubí explica que
“estos instrumentos de valoración están
definidos para trabajar como tablas. Al final
son cuestionarios en los que se deben rellenar
una serie de casillas, las cuales tienen ciertos
condicionantes que van guiando a la persona
que realiza la evaluación”. Al finalizar la
entrevista, el personal que realiza la
valoración obtiene de forma automática el
grado y nivel de dependencia de la persona.
Con el objetivo de permitir a los usuarios realizar ciertas acciones avanzadas con el formulario
se utiliza Adobe LiveCycle Reader Extensions. Francisco José Jiménez Velasco, jefe de proyecto
de Seidor, explica que Reader Extensions “permite dar permisos a una plantilla de formulario
para que un usuario que utiliza Adobe Reader, producto gratuito y que se encuentra en casi
cualquier ordenador, pueda realizar funcionalidades especiales como hacer modificaciones del
formulario y poderlas grabar o llamar a servicios Web”.
Antes de enviar los formularios a los servicios de valoración, el Departament debe introducir los
datos personales y de contacto de la persona que solicitó la valoración, además de anexar la
imagen escaneada en PDF del informe médico. Para cargar esta información desde las bases de
datos del Departament utiliza Adobe LiveCycle Forms, pues tiene la capacidad de fusionar datos
con plantillas de formularios.
“Las soluciones de
Adobe nos permiten
homogeneizar los
criterios de valoración
de la dependencia,
ganamos tiempo y
reducimos errores”
Carme Capdevila i Palau,
Consellera del Departament
d’Acció Social i Ciutadania de la
Generalitat de Catalunya
Resultados y futuro
Sergi Rubí asegura que el uso de los formularios de Adobe les ha permitido estandarizar la
aplicación del baremo de dependencia, disminuyendo la disparidad de interpretaciones. “No
hace falta ser un experto en la aplicación del baremo de valoración pues el mismo formulario se
encarga de realizar los cálculos y guiar la valoración, reduciendo los errores de aplicación del
baremo”.
La tecnología también les ha permitido reducir los errores en la incorporación de los datos a los
sistemas de información de la dependencia, ya que se realiza automáticamente desde el
documento PDF sin necesidad de introducirlas a mano en la aplicación, ahorrando tiempo en
este proceso.
Para los usuarios también ha sido de gran ayuda la aplicación, asegura Rubí, pues “la
presentación electrónica de los formularios es muy parecida al tradicional de papel y bolígrafo”.
Para utilizar los formularios solo es necesario disponer del programa Adobe Reader, programa
multiplataforma, gratuito y estándar de facto del mercado para la lectura de documentos PDF.
Cuando finalmente las valoraciones son realizadas y enviadas al Departament, los formularios
se integran automáticamente en los sistemas de información de la dependencia, tanto los datos
contenidos, como el propio documento PDF que se integra en el expediente electrónico.
Sergi Rubí asegura que en el Departament están muy satisfechos con los resultados que han
obtenido hasta ahora e incluso planifican crear nuevos formularios para el Plan Individual de
Atención, los cuales tendrán una mayor complejidad debido al número de prestaciones y
servicios que la Ley ofrece al ciudadano para su atención. No obstante, confían en que esta
primera experiencia les servirá para desarrollar el nuevo proyecto.
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