DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA PROCESO DOCUMENTO PROCESO GESTIÓN DE PROYECTOS FLUJOGRAMA PROCESO PROCESO DEFINIDO DECISION TERMINADOR DATOS ALMACENAMIENTO REF. A OTRA PAGINA FLUJOGRAMA PRESENTAR SOLICITUD DE PROYECTO 1 2 FORMATO PG02-F01. SOLICITUD PROYECTO ANEXAR A LA DOCUMENTACIÓN ANTERIOR COPIA DE CONTRATO Y COPIA DE ACTA DE INICIO ESTUDIO PREVIO NO 3 EVALUAR LOS PROYECTOS PROPUESTOS CON BASE EN EL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL Y PLAN NACIONAL DE DESARROLLO APROBADO REGISTRAR COMO PENDIENTE POR APROBAR PARA LA SIGUIENTE VIGENCIA NO ACTA DE REUNIÓN 4 FIN 1 SI 5 MONTO SUPERA LO ESTABLECIDO EN LA NORMATIVIDAD NO SI APROBACIÓN FINAL DE LOS PROYECTOS PRIORIZADOS APROBADO NO 1 ACTA DE REUNIÓN 6 SI 1 ELABORO: S.Marquez, D.Rodriguez, I.Garcia FECHA: Mayo 31 de 2010 CODIGO: PG02 REVISO: M. Villamil – Jefe División Planeación y Sistemas FECHA: Junio 4 de 2010 PAGINA: 1 de 8 APROBO: Director General - Resolución No. 612 FECHA: Julio 15 de 2010 VERSION: 02 REF. EN PÁGINA. DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA PROCESO DOCUMENTO PROCESO GESTIÓN DE PROYECTOS FLUJOGRAMA PROCESO PROCESO DEFINIDO DECISION TERMINADOR DATOS ALMACENAMIENTO REF. A OTRA PAGINA FLUJOGRAMA 1 SI REGISTRAR COMO PROYECTO APROBADO EN BANCO PROYECTO SENADO 7 PLAN DE ACCION SENADO NOMBRAR GERENTE DE PROYECTO 8 9 FORMULAR PROYECTO PERFIL DE PROYECTO PROYECTO ES DE INVERSION SI REGISTRAR EN B-PIN 10 NO 11 12 EVIDENCIAR LA EXISTENCIA DE RECURSOS FINANCIEROS DESAGREGADOS EN EL PGN (INVERSIÓN) Y EN EL PLAN DE COMPRAS (INVERSIÓN Y FUNCIONAMIENTO ELABORAR PLAN GLOBAL Y SUS COMPLEMENTARIOS (PLAN COMPRAS, PRESUPUESTO, COMUNICACIÓN, CAPACITACIÓN Y CRONOGRAMA) FORMATO PG02-F02. SEGUIMIENTO GENERAL PLAN GLOBAL Y COMPLEMENTARIOS 2 ELABORO: S.Marquez, D.Rodriguez, I.Garcia FECHA: Mayo 31 de 2010 CODIGO: PG02 REVISO: M. Villamil – Jefe División Planeación y Sistemas FECHA: Junio 4 de 2010 PAGINA: 1 de 8 APROBO: Director General - Resolución No. 612 FECHA: Julio 15 de 2010 VERSION: 02 REF. EN PÁGINA. DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA PROCESO DOCUMENTO PROCESO GESTIÓN DE PROYECTOS FLUJOGRAMA PROCESO PROCESO DEFINIDO DECISION TERMINADOR DATOS ALMACENAMIENTO REF. A OTRA PAGINA FLUJOGRAMA 2 SI 13 MODIFICACION DE PROYECTO SI APROBACIÓN COMITÉ DIRECTIVO FORMATO PG02-F03. SOLICITUD MODIFICACIÓN NO REALIZAR AJUSTES AL PROYECTO HASTA EL ALCANCE DEL PRESUPUETO SI REALIZAR AJUSTES Y ACTUALIZAR EN EL APLICATIVO ESTABLECIDO POR EL DNP 2 NO 14 COMUNICAR ALCANCE Y OBJETIVOS A LOS INVOLUCRADOS EN EL PROYECTO ACTA 15 REALIZAR PROCESO PRECONTRACTUAL Y CONTRACTUAL ACTA DE INICIO 16 REUNIÓN DE APERTURA (KICK-OFF MEETING) ACTA DE REUNIÓN 17 CUMPLIMIENTO DEL CRONOGRAMA (EJECUCIÓN DEL PROYECTO) 3 4 SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE METAS FÍSICAS Y FORMATO PG02-S01-F04. FINANCIERAS SEGUIMIENTO POR RESPONSABLE REGISTRAR SEGUIMIENTO EN EL APLICATIVO DNP 18 3 ELABORO: S.Marquez, D.Rodriguez, I.Garcia FECHA: Mayo 31 de 2010 CODIGO: PG02 REVISO: M. Villamil – Jefe División Planeación y Sistemas FECHA: Junio 4 de 2010 PAGINA: 1 de 8 APROBO: Director General - Resolución No. 612 FECHA: Julio 15 de 2010 VERSION: 02 REF. EN PÁGINA. DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA PROCESO DOCUMENTO PROCESO GESTIÓN DE PROYECTOS FLUJOGRAMA PROCESO PROCESO DEFINIDO DECISION TERMINADOR DATOS ALMACENAMIENTO REF. A OTRA PAGINA FLUJOGRAMA 3 SI 19 EXISTEN CAMBIOS AFECTAN PPTO Y ALCANCE SI NO FORMATO CONTROL DE CAMBIOS INFORMAR A SUPERVISOR APRUEBA CAMBIOS SI REALIZAR AJUSTES Y COMUNICAR AL EQUIPO DE PROYECTO SI 2 NO NO 3 20 21 PROYECTO SE HA EJECUTADO EN SU TOTALIDAD NO 4 LISTA DE CHEQUEO Y VERIFICACIÓN ENTREGABLES 22 CIERRE DEL PROYECTO 23 SOLICITAR AUDITORIA 24 DESARROLLAR PROGRAMA DE SEGUIMIENTO DE ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS LECCIONES APRENDIDAS, 25 4 ELABORO: S.Marquez, D.Rodriguez, I.Garcia FECHA: Mayo 31 de 2010 CODIGO: PG02 REVISO: M. Villamil – Jefe División Planeación y Sistemas FECHA: Junio 4 de 2010 PAGINA: 1 de 8 APROBO: Director General - Resolución No. 612 FECHA: Julio 15 de 2010 VERSION: 02 REF. EN PÁGINA. DIRECCIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA PROCESO DOCUMENTO PROCESO GESTIÓN DE PROYECTOS FLUJOGRAMA PROCESO PROCESO DEFINIDO DECISION TERMINADOR DATOS ALMACENAMIENTO REF. A OTRA PAGINA FLUJOGRAMA 4 26 DEFINIR ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO, INCLUYENDO ACUERDOS DE SERVICIOS CRONOGRAMA MANTENIMIENTO 27 28 29 RECOMENDACIONES PARA FUTUROS PROYECTOS EN BPS O NECESIDAD DE RECURRENCIA DEL PROYECTO REUNIÓN CIERRE FINAL ACTA DE REUNIÓN DEFINIR CRONOGRAMA PARA EVALUACIÓN EXPOST CRONOGRAMA EVALUACIÓN EXPOST 30 ALMACENAR LA DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO EN EL BPS 31 CUMPLIMIENTO DEL CRONOGRAMA PARA EVALUACIÓN 32 ACTUALIZAR LECCIONES APRENDIDAS Y DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO EN EL BPS FIN ELABORO: S.Marquez, D.Rodriguez, I.Garcia FECHA: Mayo 31 de 2010 CODIGO: PG02 REVISO: M. Villamil – Jefe División Planeación y Sistemas FECHA: Junio 4 de 2010 PAGINA: 1 de 8 APROBO: Director General - Resolución No. 612 FECHA: Julio 15 de 2010 VERSION: 02 REF. EN PÁGINA.